A.Konteks-Analisis Situasi
Apa itu analisis situasi?
Analisis situasi adalah langkah pertama dalam proses logis merancang sebuah kegiatan pelatihan. Ini merupakan analisis ‘gambar keseluruhan’ atau konteks bagi pelatihan yang akan dilakukan, termasuk identifikasi penyebab timbulnya masalah yang ingin diselesaikan melalui pelatihan. Disamping itu, analisis situasi juga dapat menguji asumsi-asumsi yang menjadi dasar hubungan sebab-akibat permasalahan yang ingin diatasi dengan training.
Untuk apa melakukan analisis situasi?
Berdasarkan analisis situasi, kita bisa menilai apakah pelatihan bisa mengambil peran penting dalam menyelesaikan masalah. Dengan kata lain, sebelum kita bersusah payah menghabiskan tenaga, waktu dan uang untuk merancang dan melakukan suatu pelatihan, ada gunanya melakukan penilaian kritis tentang tepat atau tidaknya pelatihan dilakukan untuk mengatasi permasalahan. Dalam banyak kasus, pelatihan bukan satu-satunya solusi bagi suatu masalah dan berbagai strategi perlu dikembangkan sambil memantau asumsi-asumsi yang ada.
Bagaimana melakukan analisis situasi?
Ada banyak cara melakukan analisis ini. Berikut beberapa hal yang dapat menjadi panduan umum proses analisis:
1. Pengamatan dan refleksi. Kita harus bertanya pada diri kita, apa yang sedang terjadi. Kita harus mulai secara tepat menggambarkan situasi dimana pelatihan akan dilangsungkan
2. Klarifikasi. Dari penggambaran di atas, kita ingin mengidentifikasi isu-isu apa saja yang terkait dalam hal ekonomi, politik, nilai dan budaya
3. Keterkaitan. Bagaimana hal-hal tersebut saling berkaitan? Kita harus menempatkan semua fakta yang ada secara bersama-sama dalam gambaran yang besar
4. Pendalaman. Kita melihat hubungan-hubungan yang ada, dan mencoba mencari apa saja yang menjadi sebab dan apa akibatnya? Bagaimana semuanya saling berkaitan? Apa yang penting dan tidak penting?
5. Interpretasi. Mencari cara-cara untuk memungkinkan terjadinya perubahan dan peran apa yang bisa dimainkan oleh pelatihan dalam konteks tersebut. Ada banyak alat untuk menganalisis situasi, seperti analisis SWOT (strengths, weaknesses, opportunities & threats) atau analisis KELAPA (kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman) dan pohon masalah atau problem tree. Selama pelatihan ini kita menggunakan pohon masalah untuk menganalisis situasi pelatihan kita sendiri.
6.2
Bagaimana membuat pohon masalah?
1. Memilih dan mendeskripsikan masalah utama yang ingin diatasi/ diubah melalui pelatihan anda.
2. Menemukan penyebab langsung masalah itu dan menempatkannya pada post-it di bawah
LATIHAN
Analisis Situasi Tujuan
Pada akhir sesi ini para peserta dapat...
• Menggunakan metode pohon masalah untuk menganalisis situasi pelatihan mereka. Bahan/alat: Post-it atau kartu metaplan dengan tape
Waktu: 2.5 jam Proses:
• Ingatkan peserta akan perkenalan sesi analisis situasi dan tanyakan apakah ada pertanyaan setelah mereka membaca hand out.
• Bentuk kelompok kecil (sesuai dengan proyek/lokasi) dan minta agar mereka memilih masalah utama kemudian melatih penggunaan teknik pohon masalah. Berikan mereka paling sedikit satu jam untuk diskusi kelompok.
• Pastikan anda memberikan waktu pada setiap kelompok untuk memastikan bahwa mereka
memahami prosesnya. Ingatkan bahwa ini hanya sebuah metode untuk melakukan analisis situasi. Semua peserta masih harus berpikir, menghubungkan satu hal dengan hal lain serta mengambil keputusan.
• Setelah semua kelompok selesai membuat pohon, kumpulkan seluruh peserta dan minta agar satu orang dari masing-masing kelompok memberikan presentasi kelompok dan menjelaskan logika pohon masalah mereka.
• Mulailah diskusi dengan pertanyaan-pertanyaan berikut:
o Masalah-masalah apa yang anda temukan ketika menyelesaikan pohon masalah anda?
(satu masalah umum adalah kebingungan antara sebab dan akibat. Jelaskan bahwa ini memang sering terjadi dan akan menjadi lebih jelas setelah ada diskusi dan lebih banyak latihan.)
o Bagaimana metode ini membantu dalam merancang sebuah kegiatan pelatihan?
(Jelaskan bahwa ini merupakan langkah penting dan ketepatan pohon masalah akan membantu menentukan efektif tidaknya pelatihan itu sendiri.)
• Tutup sesi ini dengan menegaskan bahwa:
o Tegaskan bahwa seringkali pelatihan dianggap sebagai solusi bagi masalah apapun, tetapi
sebagai seorang pelatih kita harus realistis dan berani mengakui kapan dan dimana pelatihan tidak tepat maupun efektif.
o Pada tahap-tahap awal, banyak hubungan dalam pohon masalah dibuat berdasarkan
asumsi-asumsi. Setelah pohon masalah dibuat bersama semua mitra, penting untuk mengidentifikasi dimana saja informasi lebih dibutuhkan, yang dapat dikumpulkan dan dipelajari lagi selama latihan TNA dilakukan.
Catatan. Bagi kebanyakan peserta, ini latihan yang sulit karena mereka dipaksa untuk berpikir keluar batasan-batasan sempit pelatihan pada umumnya. Meskipun demikian, latihan ini bermanfaat untuk menganalisis konteks training secara sistimatis.
B.
Menguji Asumsi
LATIHAN
Mengapa TNA? Tujuan
Pada akhir sesi ini peserta akan...
• Menyadari bagaimana kita seringkali membuat asumsi-asumsi secara tidak sadar ketika
memutuskan untuk siapa, tentang apa materi yang ingin disampaikan, dan bagaimana merancang sebuah pelatihan.
• Berbagi pengalaman tentang bagaimana menguji asumsi-asumsi tersebut. Bahan/alat: Photocopy studi kasus
Waktu: 2.5 jam Proses:
• Dengan mengacu pada siklus perencanaan pelatihan, jelaskan bahwa sebelum mendalami TNA, pertama-tama kita harus melihat mengapa kita perlu melakukan hal ini, dan mengapa dalam praktek seringkali tidak dilakukan.
• Perkenalkan metode studi kasus. Tanyakan pada peserta berapa orang yang sudah mengenal metode ini, dan minta agar mereka menjelaskan apa yang dimaksud dengan metode studi kasus serta keuntungan metode tersebut.
• Perkenalkan pengelompokan peserta, dan jelaskan mengapa kelompok-kelompok disusun
sedemikian rupa.
• Bagikan studi kasus dan minta agar peserta membentuk kelompok lalu membaca kasus serta menjawab pertanyaannya dalam waktu setengah jam.
• Ikuti diskusi masing-masing kelompok dan jawab pertanyaan seperlunya.
• Minta setiap kelompok memberikan presentasi hasil kerja kelompoknya. Jangan membiarkan diskusi berlarut-larut yang berkaitan dengan kurangnya informasi dalam studi kasus. Usahakan agar fokus diskusi pada informasi yang ada dan masalah-masalah yang berkaitan dengan pelatihan.
• Diskusikan jawaban dari masing-masing kelompok terhadap pertanyaan studi kasus. Gunakan waktu sebanyak mungkin untuk saling berbagi tentang:
o Pengalaman peserta dalam pelatihan yang dirancang berdasarkan asumsi-asumsi yang
salah
o Alasan mengapa asumsi-asumsi itu sering tidak diuji kembali; misalnya karena kurang
pemahaman (kurang analisis dampak), kurang keahlian, waktu, uang, dsb.
o Pengalaman peserta menggunakan cara-cara yang cukup mudah untuk mengidentifikasi
dan menguji asumsi-asumsi yang telah dibuat.
o Apakah selayaknya kita merasa bertanggung jawab atas dampak kegiatan-kegiatan
pelatihan yang kita selenggarakan.
• Rangkum poin-poin utama dan jelaskan bahwa contoh-contoh tadi menggambarkan mengapa
penting untuk tidak saja membuat penilaian tentang calon peserta tetapi juga tentang komunitas serta organisasi dimana mereka bekerja.
Hand out
STUDI KASUS-1
Pelatihan Nasional tentang Pengelolaan Partisipatif Pelayanan publik, diselenggarakan oleh sebuah institut pelatihan manajemen
Mengapa pelatihan ini diselenggarakan?
Salah seorang staf pengajar di pusat pelatihan manajemen menghadiri pelatihan tentang Pengelolaan Partisipatif pelayanan publik di luar negeri. Ia begitu terkesan akan pelatihan tersebut sehingga mengusulkan agar pelatihan tersebut dimasukkan dalam program di institutnya. Rekan- rekan pengajarnya menyambut baik usulan tersebut. Tetapi karena pelatihan itu tidak direncanakan, dan waktu serta uang untuk melakukan persiapan tidak banyak, maka ia memutuskan untuk merancang sendiri pelatihan itu berdasarkan pengalaman serta materi dari pelatihan internasional yang telah diikutinya. Ia berbagi pengalaman dengan beberapa staf pengajar lainnya, dan bersama-sama mereka menyelenggarakan pelatihan bagi peserta dari beberapa daerah yang bertugas sebagai petugas pelayanan publik di tiap kabupaten/kota. Para peserta sangat antusias karena pelatihan itu menggunakan metode-metode aktif dan memberikan banyak kesempatan bagi mereka untuk saling berbagi pengalaman.
Apa hasil dari pelatihan itu?
Beberapa bulan setelah pelatihan diselenggarakan, salah seorang pelatih bertemu dengan seorang peserta pelatihan. Pelatih itu bertanya, kegiatan tindak lanjut apa saja yang sudah dilakukan peserta tersebut sesudah mengikuti pelatihan. Pada awalnya, peserta itu menjawab secara umum saja. Tetapi, setelah si pelatih dengan hati-hati mengajukan beberapa pertanyaan lainnya, peserta itu menjawab bahwa sekembalinya ke kantor ia tidak mempunyai kesempatan untuk menerapkan gagasan-gagasannya karena atasannya tidak mendukung keterlibatan masyarakat lokal dalam pengelolaan pelayanan publik. Berdasarkan pengalaman ini, si pelatih menjadi ingin tahu bagaimana dengan peserta-peserta lainnya dan menelpon mereka untuk mendengarkan kisah mereka. Meskipun cerita satu sama lain berbeda, rata-rata mempunyai pengalaman yang serupa.
Pertanyaan
• Menurut anda, mengapa hal ini terjadi? Asumsi-asumsi apa saja yang dimiliki pihak penyelenggara pelatihan?
• Apa yang seharusnya dilakukan untuk mencegah hal itu? Cara-cara apa yang mungkin digunakan untuk menguji asumsi-asumsi tadi?
• Apakah contoh ini cukup realistis? Apakah anda memiliki contoh-contoh lain tentang asumsi- asumsi yang sering dibuat oleh pelatih?
• Apa yang harus anda lakukan sebelum merancang sebuah pelatihan untuk menguji asumsi- asumsi yang anda miliki?
Hand Out
STUDI KASUS-2
Lokakarya Peningkatan Ekonomi Pedesaan Studi diselenggarakan oleh sebuah LSM lokal kasus Mengapa pelatihan ini dilakukan?
Sebuah LSM yang biasa menyelenggarakan pelatihan-pelatihan singkat tentang peningkatan ekonomi masyarakat didatangi oleh salah satu lembaga donor untuk menyelenggarakan pelatihan khusus bagi staf lembaga donor itu yang menangani berbagai proyek. Fokus pelatihan adalah pemasaran hasil pertanian untuk peningkatan pendapatan komunitas-komunitas yang tinggal di wilayah pedesaan. Karena kegiatan tersebut terkait erat dengan mandat LSM tadi, maka mereka bersedia menerima tawaran itu meskipun anggaran dan waktu untuk persiapan terbatas. Mereka memutuskan untuk menyelenggarakan pelatihan dua bulan ke depan karena proyek-proyek lembaga donor itu sudah harus mempunyai kegiatan dalam waktu enam bulan mendatang. Untung saja, LSM itu mempunyai kontak dengan beberapa orang narasumber bagus untuk pemasaran hasil pertanian masyarakat pedesaan, dan mereka yang diundang untuk membantu dalam persiapan dan fasilitasi pelatihan tersebut. Staf lembaga donor dari berbagai proyek mengikuti pelatihan yang berlangsung selama tiga minggu, dengan fokus pada bagaimana menganalisis dan mengembangkan strategi pemasaran hasil-hasil pertanian. Evaluasi pelatihan menunjukkan bahwa baik peserta maupun penyelenggara sangat puas.
Apa hasil dari pelatihan itu?
Beberapa bulan setelah pelatihan diselenggarakan, seorang pelatih bertemu peserta lokakarya dalam kesempatan lain. Ia bertanya tentang tindak lanjut apa saja yang sudah dilakukan. Pada mulanya, staf proyek itu menjawab secara umum saja. Tetapi, setelah si pelatih mengajukan beberapa pertanyaan lain secara hati-hati, staf proyek itu mengatakan bahwa pada awalnya proyeknya mengidentifikasi beberapa produk Analisis Situasional dan Penjajagan Kebutuhan Pelatihan ((TNA) yang menjanjikan. Tetapi penduduk desa tidak tertarik untuk berpartisipasi. Mereka tidak melihat keuntungan dari menanam jamur, memelihara kupu-kupu, maupun merawat anggrek kalau semuanya sudah ada di lingkungan desa dan di hutan dekat desa masih saja mereka masuki secara ilegal.
Temuan ini mendorong si pelatih untuk menanyakan pengalaman peserta-peserta lainnya, dan ia kemudian menelpon mereka. Meskipun cerita mereka berbeda-beda, pada dasarnya pesan yang mereka sampaikan serupa.
Pertanyaan
• Menurut anda, mengapa hal ini terjadi? Asumsi-asumsi apa saja yang dimiliki pihak penyelenggara pelatihan?
• Apa yang seharusnya dilakukan untuk mencegah hal itu? Cara-cara apa yang mungkin digunakan untuk menguji asumsi-asumsi tadi?
• Apakah contoh ini cukup realistis? Apakah anda memiliki contoh-contoh lain tentang asumsi- asumsi yang sering dibuat oleh pelatih?
