MENGEVALUASI PELATIHAN
D. PANDUAN MONITORING DAN EVALUAS
1. Rasional
menjamin mutu semua aspek penyelenggaraan dan hasil pelatihan. Salah satu upaya untuk mewujudkan hal tersebut, secara sistematis perlu dilakukan Monitoring dan Evaluasi (M&E) terhadap pelaksanaan program-program tersebut.
Melalui M&E akan dapat diketahui apakah pelaksanaan program pelatihan berjalan sesuai yang direncanakan, apa saja hambatan yang terjadi, dan bagaimana mengatasi masalah tersebut. Melalui M&E secara komprehensif akan dapat diketahui sejauhmana kemajuan suatu pelatihan dapat dicapai. Tanpa pelaksanaan M&E, tidak dapat dikatakan apakah pelatihan mengalami kemajuan atau tidak.
M&E pada umumnya menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu, M&E yang bermanfaat adalah M&E yang menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan cukup untuk pengambilan keputusan. Berkaitan dengan hal tersebut, penyelenggara pelatihan perlu melakukan M&E terhadap program-program yang diselenggarakannya.
2. Pengertian dan Tujuan
Monitoring dan evaluasi (M&E) pada dasarnya terdiri atas dua aspek kegiatan, yaitu monitoring dan evaluasi. Meskipun ke dua istilah tersebut seringkali dipandang memiliki satu pengertian, sesungguhnya masing-masing memiliki makna dan fokus yang agak berbeda
Monitoring merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengawasi atau memantau proses dan perkembangan pelaksanaan program sekolah. Fokus monitoring adalah untuk mendapatkan informasi mengenai pelaksanaan program pelatihan, bukan pada hasilnya. Lebih spesifiknya, fokus monitoring adalah pada komponen proses pelaksanaan program, baik menyangkut proses pengambilan keputusan, pengelolaan penyelenggaraan, pengelolaan program, maupun pengelolaan proses pembelajaran. Hasil monitoring dgunakan untuk pengambilan keputusan perbaikan proses-proses selanjutnya
Evaluasi merupakan suatu proses sistematis dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan informasi untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksanaan program pelatihan dengan kriteria tertentu untuk keperluan pembuatan keputusan. Informasi hasil evaluasi dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan pada program. Apabila hasilnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan, berarti program tersebut efektif. Jika sebaliknya, maka program tersebut dianggap tidak efektif (gagal).
Monitoring dilakukan untuk tujuan supervisi, yaitu untuk mengetahui apakah program pelatihan berjalan sebagaimana yang direncanakan, apa hambatan yang terjadi dan bagaimana cara mengatasi masalah tersebut. Dengan kata lain monitoring menekankan pada pemantauan proses pelaksanaan program dan sedapat mungkin dapat memberikan saran untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan pelaksanaan program-program di sekolah.
Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program pelatihan mencapai sasaran yang diharapkan. Evaluasi menekankan pada aspek hasil (output). Konsekuensinya, evaluasi baru dapat dilakukan jika program pelatihan sudah berjalan dalam satu periode tertentu, sesuai dengan tahapan sasaran yang dirancang. Misalnya untuk satu tahun pelajaran. Dapat juga untuk satu catur wulan atau satu semester, atau satu daur proyek tertentu
program pelatihan berhasil seperti yang diharapkan. Informasi dan simpulan hasil evaluasi diharapkan untuk mengambil keputusan tentang program pelatihan secara utuh, mulai dari kesesuaian dengan kebutuhan masyarakat dan tuntutan masa depan (konteks), input, proses, output yang ditargetkan maupun outcome yang diharapkan, dan juga untuk program-program tahun berikutnya.
3. Komponen Evaluasi dan Indikator
Secara umum, M&E program pelatihan mencakup lima komponen utama, yaitu: (1) konteks, (2) input, (3) proses, (4) output, dan (5) outcome.
• M&E komponen konteks pada dasarnya mempertanyakan apakah program pelatihan sesuai dengan landasan kebijakan program/proyek, tantangan masa datang, dan kondisi lingkungan
Komponen konteks mencakup indikator yang mempertanyakan apakah program pelatihan sesuai dengan: (a) landasan kebijakan program/proyek yang berlaku, (b) kondisi sosiologis dan fakta target group program/proyek, (c) tantangan kedepan bagi peserta pelatihan, (d) aspirasi target group program/proyek, (d) daya dukung target group terhadap program/proyek
Indikator-indikator tersebut seharusnya menjadi landasan program/proyek dalam merumuskan visi, misi, dan tujuan. Oleh karena itu, dalam pelaksanaan M&E, yang dipertanyakan adalah: apakah visi, misi, dan tujuan serta sasaran yang dirumuskan telah sesuai dengan indikator-indikator eksternal tersebut di atas.
• M&E komponen input pada dasarnya mempertanyakan apakah input-input pelatihan siap untuk digunakan. Siap berarti mencakup keberadaan, kuantitas maupun kualitasnya. Komponen input mencakup indikator antara lain: (a) kebijakan, tujuan, dan sasaran mutu, (b) sumberdaya manusia (staf), (c) sumber daya selebihnya (dana, peralatan, perlengkapan, bahan), (d) harapan prestasi tinggi, (e) fokus pada pelanggan, (f) manajemen, terdiri dari tugas, rencana, program, regulasi (ketentuan-ketentuan, limitasi, prosedur kerja, dan sebagainya). Input mana yang dicermati dalam M&E tergantung sasaran yang ingin dicapai dan program yang dilaksanakan.
Idealnya indikator-indikator input tersebut telah siap sehingga proses pendidikan yang diprogramkan dapat berjalan dengan baik. Di dalam pelaksanaan M&E dipertanyakan apakah sumberdaya manusia (pelaih/fasilitator, tata usaha, peserta/pembelajar), berbagai rancangan pembelajaran sebagai aplikasi kurikulum, berbagai sarana pendukung kegiatan pelatihan yang diperlukan, anggaran, dan sebagainya telah disusun atau diadakan sesuai kebutuhan.
• M&E komponen proses pada dasarnya mempertanyakan apakah proses pengolahan input telah sesuai dengan yang seharusnya. Artinya apakah proses tersebut telah sesuai dengan prinsip yang diyakini atau terbukti baik.
berubah (inovasi), (j) evaluasi dan perbaikan secara berkelanjutan, (k) responsive dan antisipatif terhadap kebutuhan, (l) komunikasi yang baik, (m) akuntabilitas, dan (n)
sustainibilitas.
Idealnya indikator-indikator dalam komponen proses tersebut berjalan sesuai dengan prinsip dan konsep yang dijadikan landasan berpikir. Oleh karena itu, dalam M&E dipertanyakan apakah proses-proses yang terkait dengan program yang diajukan telah berjalan seperti prinsip yang melandasi pembelajaran orang dewasa yang partisipatif
• M&E komponen output pada dasarnya mempertanyakan apakah sasaran yang ingin dicapai pada suatu program tertentu telah tercapai. Dengan demikian untuk komponen output, M&E baru dapat dilakukan pada saat program sudah selesai dan kegiatannya merupakan evaluasi.
Komponen output selalu mengenai kinerja pembelajar, karena pelatihan pada dasarnya fokus pada keberhasilan peserta. Artinya apapun program yang diajukan, wujud outputnya harus berbentuk kinerja peserta atau yang biasa disebut hasil belajar. Hasil belajar dapat bersifat peningkatan kualitas kerja, perbaikan dalam pelayanan, dan sebagainya. Juga dapat bersifat tidak langsung terkait dengan materi pelatihan, misalnya harga diri, kejujuran, kerjasama yang baik, rasa kasih sayang yang tinggi terhadap sesama, solidaritas, toleransi, kedisiplinan, kerajinan, prestasi, dan sebagainya. Juga sangat mungkin ada output yang bersifat antara, misalnya intensitas kehadiran peserta, intensitas dan antusiame proses belajar mengajar, dan sebagainya. Namun hasil antara tersebut harus benar-benar sebagai wahana untuk mewujudkan hasil belajar.
• M&E komponen outcome pada dasarnya mempertanyakan dampak dari program pelatihan. Dampak biasanya muncul setelah output terjadi beberapa lama. Dampak dapat terjadi pada pembelajar (lulusan), misalnya meningkatnya permintaan dan intensitas memfasilitasi pelatihan serupa. Dampak juga dapat mengenai program/proyek, misalnya peningkatan popularitas program/proyek, tingkat kepercayaan kepada program/proyek, perbaikan pelayanan pemda kepada publik, dan terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik. E.
INSTITUSI PELAKSANA M&E
• Penyelenggara melaksanakan M&E terhadap program-program yang dilaksanakan, baik yang fokusnya pada monitoring pelaksanaan program maupun pada evaluasi hasil program. M&E seperti ini disebut M&E internal. Dengan cara itu diharapkan penyelenggara mengetahui perkembangan pelaksanaan program dan memberikan solusi jika terjadi masalah. M&E oleh penyelenggara dilakukan secara periodik dan hasilnya dicatat sebagai dokumen. Dokumen tersebut digunakan sebagai bahan penyusunan laporan kemajuan dan untuk bahan konsultasi
• Pelatih
• Peserta
F.
WAKTU PELAKSANAAN M&E
1. M&E internal oleh penyelenggara yang memfokuskan pada monitoring pelaksanaan program pelatihan dilaksanakan secara periodik, misalnya setiap akhir sesi atau hari.
