S EKSI K EUANGAN (F INANCE S ECTION )

BAB 6 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM ICS

6.5 S EKSI K EUANGAN (F INANCE S ECTION )

Finance Section bertanggung jawab untuk mengumpulkan semua informasi terkait dengan biaya operasi penanggulangan keadaan darurat. Termasuk dan tidak terbatas pada biaya peralatan dan penggunaannya, biaya untuk membayar personil yang terlibat, dan pasokan yang lainnya.

Kepala Seksi Keuangan (Finance Section Chief)

Finance Section Chief bertanggung jawab untuk semua aspek analisa mengenai financial dan biaya serta mengawasi atau mensupervisi anggota Finance Section.

Lebih detil tanggung jawabnya mencakup:

 Menerima petunjuh dan pengarahan dari Incident Commander.

 Memberikan masukan pada semua sesi perencanaan terhadap masalah analisa biaya dan financial.

 Memelihara hubungan dengan instansi atau departemen yang terkait permasalahan keuangan.

 Mengidentivikasi dan memesan kebutuan pasokan dan dukungan untuk Finance Section.

 Memastikan bahwa semua waktu kerja personil yang terlibat dalam operasi penanggulangan sudah tercatat.

 Berperan dalam semua rencana demobilisasi.

 Memastikan semua dokumen yang diperlukan sudah dibuat dan dilengkapi dengan benar.

 Memelihara catatan kerja dan kegiatan seksi Pimpinan Unit Pengadaan (Procurement Unit Leader)

Procurement Unit Leader bertanggung jawab untuk mengurus semua masalah finansial terkait dengan pemasok/vendor.

Tanggung jawab lebih detil mencakup:

 Mendapatkan petunjuk dan pengarahan dari Finance Section Chief.

 Berkoordinasi dengan pihak yang terkait mengenai rencana dan sumber pasokan.

 Mendapatkan dan memahami rencana penanggulangan insiden Logistik.

 Mempersiapkan kontrak dan perjanjian penggunaan tanah bila diperlukan.

 Membuat dan menginterpretasikan kontrak/perjanjian dan penyelesaian klaim atau perselisihan yang timbul.

 Melengkapi proses dan pengiriman dokumen untuk pembayaran.

 Menerima salinan semua pesanan pembelian dan kuitansi dari peralatan/pasokan yang dipesan.

 Memelihara catatan kegiatan unit.

Pimpinan Unit Tagihan/Konpensasi (Compensation/Claims Unit Leader)

Compensation/Claims Unit Leader bertanggung jawab untuk keseluruhan pengelolaan dan arahan semua spesialis kompensasi/tagihan yang ditunjuk untuk penanggulangan insiden.

Tangung jawab lebih detil mencakup:

 Mendapatkan petunjuk dan pengarahan dari Finance Section Chief.

 Menentukan kebutuhan untuk spesialis kompensasi/tagihan dan permintaan personil jika diperlukan.

 Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada spesialis kompensasi/tagihan tentang aktivitas penanggulangan insiden.

 Mengkoordinir dan memproses tagihan yang masuk untuk cidera dan kerugian harta benda atau kerusakan terkait dengan insiden.

 Memastikan semua konpensasi/tagihan, catatan dan formulir diperbaharui dan diedarkan ke semua instansi yang terkait untuk pemrosesan setelah kejadian keadaan darurat (pasca insiden).

 Membuat prosedur-prosedur dengan bagian pimpinan unit medis untuk pemberitahuan bila ada yang cidera atau meninggal dunia kepada instansi yang terkait.

 Memberikan formulir tagihan untuk disampaikan ke dokter atau rumah sakit.

 Memelihara catatan semua cidera yang terjadi selama insiden.

 Melakukan pemeriksaan tagihan seperti tagihan cidera dan kerusakan harta benda.

 Memelihara catatan rekaman kegiatan unit.

Pimpinan Unit Waktu (Time Unit Leader)

Time Unit Leader bertanggung jawab untuk pencatatan waktu penggunaan sumber daya berupa tenaga manusia dan peralatan yang digunakan untuk penanggulangan insiden.

Detil tanggung jawab dari Time Unit Leader mencakup:

 Mendapatkan petunjuk dan pengarahan dari Finance Section Chief.

 Menentukan persyaratan untuk fungsi pencatatan waktu.

 Membangun hubungan dengan orang dan perwakilan instansi yang terkait.

 Membuat objektif, melakukan penugasan dan mengevaluasi kinerja.

 Memastikan semua catatan rekaman data diperbaharui sebelum demobilisasi.

 Memastikan pelaporan waktu dari instansi yang membantu dikeluarkan kepada instansi masing-masing sebelum demobilisasi.

 Memberikan penjelasan kepada Finance Section Chief mengenai masalah yang dihadapi dan rekomendasi.

 Membuat dan memelihara arsip untuk laporan waktu karyawan dalam periode operasi pertama.

 Membuat atau memperbaharui laporan waktu dari semua personil yang ditugaskan dalam penanggulangan insiden untuk setiap periode operasi.

 Memastikan semua identifikasi karyawan diverifikasi untuk laporan waktu.

 Memastikan laporan waktu ditanda tangani.

 Menutup dokumen waktu sebelum personil meninggalkan insiden.

 Menyarankan unit/cabang terkait tentang persyaratan untuk membuat dan memelihara arsip untuk pencatatan harian penggunaan peralatan.

 Membuat system untuk mengumpulkan laporan penggunaan peraltan.

 Memelihara semua pencatatan terkini untuk semua tagihan atau kredit untuk bahan baker, suku cadang, perbaikan, dsb.

 Memelihara daftar semua kerusakan atau kehilangan peralatan untuk tagihan setelah insiden.

 Mendistribusikan salinan semua peralatan yang rusak atau hilang ke setiap instansi.

 Memelihara catatan rekaman data kegiatan unit.

BAB 7

FACILITAS PENANGGULANGAN INSIDEN (INCIDENT FACILITIES)

Ada tiga fasilitas utama yang dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dalam penanggulangan insiden, yaitu Pos Komando Penanggulangan Insiden, Staging Areas dan Base. Fasilitas-fasilitas ini diperlukan untuk hampir semua insiden. Incident Commander dapat memutuskan/menentukan fasilitas kebutuhan yang lain bergantung pada faktor-faktor khusus dalam sebuah insiden, seperti misalnya tempat pemakaman sementara, casualty collection points, triage centers atau helibase.

Ketika menentukan fasilitas mana yang diperlukan seorang Incident Comander akan,

 Memprioritaskan kebutuhan penanggulangan insiden

 Menentukan lamanya fasilitas tersebut akan digunakan

 Memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk mendirikan dan mengoperasikan fasilitas tersebut

 Mengidentifikasi kondisi lingkungan (environmental considerations) yang dapat mempengaruhi fasilitas tersebut.

7.1 Pos Komando Penanggulangan Insiden (Incident Command Post/ICP)

Pos Komando Penanggulangan Insiden (ICP) adalah sebuah tempat yang berfungsi sebagai pusat komando utama. Seorang Incident Commander bertempat di sini.

Tanggungjawab pertama seorang Incident Commander adalah memberikan perintah.

Dengan memberikan perintah, berarti juga memberikan arahan dan otoritas / kewenangan serta komunikasi yang jelas dalam penanggulangan insiden. Sebuah syarat dimana seorang Incident Commander dapat memberikan perintah adalah dengan mendirikan ICP pada setiap insiden.

Hanya ada satu ICP dalam setiap insiden-meskipun melibatkan banyak perwakilan dan atau banyak wilayah kekuasaan pada insiden, apakah di jalankan di bawah satu atau lebih komando/perintah. Pada awalnya ICP mungkin berlokasi di sebuah mobil pemadam kebakaran, atau mobil patroli. Setelah keadaan memungkinkan dan insiden telah meluas, semakin kompleks dan berisiko, maka seorang Incident Commander akan membangun fasilitas yang lebih permanen.

Ketika mendirikan ICP seorang Incident Commander harus mengikuti beberapa petunjuk berikut ini :

 Lokasi ICP jauh dari kebisingan dan kesibukan yang berhubungan dengan insiden.

 Lokasi ICP diluar daerah yang baru saja dan berpotensi terkena bahaya

 Lokasi ICP dapat memantau daerah insiden, bila memungkinkan.

Seorang Incident Commander juga mengidentifikasi lokasi yang pasti dimana ICP dapat :

 Memperluas lokasi ICP jika diperlukan, apabila insiden meluas. ICP harus cukup besar sehingga dapat menampung tempat kerja dan fasilitas lain yang diperlukan

(seperti kamar mandi, kakus, dll.) yang dapat menampung orang banyak dan para pekerja.

 Menjamin keamanan dan mengendalikan jalan masuk menuju ICP. Orang yang tidak diberi kuasa/ tidak mempunyai ijin tidak diperbolehkan masuk/mencapai/

menggunakan fasilitas tersebut.

 Diidentifikasi dengan jelas oleh semua penanggung jawab. ICP harus di identifikasi/ditandai dengan sebuah bendera hijau-putih, lampu atau tanda-tanda yang lainnya. Lambang standar untuk menandai/mengidentifikasi ICP terlihat seperti dibawah ini:

Sesudah memilih lokasi ICP, Incident Commander harus memastikan bahwa lokasinya telah diumumkan kepada semua penanggung jawab dan disebar luaskan sehingga semua personil mengetahui lokasinya.

7.2 Staging Areas

Staging Areas adalah lokasi-lokasi yang didirikan di daerah insiden dimana sumber daya (orang, peralatan, dll) ditempatkan sambil menunggu penugasan. Staging Area dikelola dibawah Operations Section. Dengan berkembangnya insiden, tambahan sumber daya diperlukan untuk penanggulangan insiden. Untuk menghindari masalah yang dapat terjadi dari penumpukan terlalu banyak sumber daya dan untuk mengelola sumber daya yang tersedia secara efektif, Incident Commander akan mengidentifikasi kebutuhan untuk satu atau lebih Staging Area.

Untuk menjaga rentang kendali yang efektif, Incident Commander akan menunjuk seorang Manager untuk Staging Area yang akan:

 Melapor kepada Operation Section Chief atau kepada Incident Commander sesuai dengan skala operasi penanggulangan insiden

 Mengawasi prosedur check in untuk orang dan peralatan

 Menanggapi permintaan untuk sumber daya dengan menugaskan sumber daya yang tersedia.

 Memantau status sumber daya

 Memberikan informasi kepada Incident Commander atau Operation Section Chief status dari sumber daya yang berada di Staging Area

Menjaga status sumber daya akan sangat penting bagi Manager Staging Area karena tidak semua sumber daya yang tersedia di lokasi insiden dapat digunakan pada waktu yang ditetapkan. Beberapa sumber daya mungkin sudah dikerahkan atau mungkin dalam keadaan out- of- service untuk sementara waktu.

Penerapan Staging Area akan bervariasi sesuai dengan variasi dari struktur ICS.

Staging Area pada insiden yang sederhana mungkin hanya berupa tempat untuk melapor untuk waktu yang singkat sebelum dikerahkan. Pada insiden yang komplek Staging Area akan memerlukan prosedur untuk pengerahan yang formal.

Sama halnya dengan ICP, Staging Area diberikan nama dan identifikasi. Simbol baku untuk Staging Area diperlihatkan pada gambar di bawah ini.

Faktor-faktor untuk pemilihan lokasi Staging Area diantaranya adalah sebagai berikut:

 Jarak pada penugasan operasional. Staging Area harus jauh dari insiden, tetapi sedekat mungkin pada penugasan operasional. Staging Area sebaiknya tidak lebih dari 5 menit dari lokasi insiden.

 Jarak pada kemungkinan bahaya. Staging Area diharapkan cukup jauh dari kemungkinan bahaya langsung dari insiden

 Jalan masuk dan keluar. Staging Area harus memiliki jalan masuk dan keluar yang berbeda untuk sumber daya.

 Ruang. Staging Area harus cukup luas untuk menampung sumber daya yang tersedia dan cukup luas untuk diperluas bila terjadi eskalasi terhadap insiden.

 Keamanan. Staging Area harus aman untuk orang dan peralatan.

Staging Area dapat dipindahkan jika diperlukan tetapi harus selalu dapat diidentifikasi dengan jelas.

7.3 Base

Base adalah lokasi yang berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengelola keperluan logistik utama dalam penanggulangan insiden. Hanya ada satu Base dalam tiap insiden. Pos Komando Penangulangan Insiden (ICP) mungkin juga bertempat di lokasi Base.

Jika sebuah insiden mencakup areal yang sangat luas atau jika Incident Commander memperkirakan insiden akan berlangsung untuk beberapa waktu kedepan, membutuhkan sumber daya dalam jumlah yang besar untuk rotasi masuk dan keluar penugasan operasi, Incident Commander dapat mendirikan sebuah Base, yang memberikan pelayanan utama dan aktivitas pendukung untuk penanggulangan insiden. Biasanya, Base digunakan untuk menyediakan tempat untuk sumber daya yang out-of-service. Base adalah tempat dimana Logistic Section ditempatkan.

Sebaiknya hanya ada satu Base untuk insiden dan seperti halnya ICP dan Staging Area, Base juga diberi nama. Incident Commander akan menunjuk seorang Base Manager bila Base didirikan, yang akan mengelolanya dibawah Facilities Unit dari Logistic Sections dalam sebuah struktur ICS yang diperluas penuh. Bila Logistic Section tidak diaktifkan Base Manager akan melapor langsung kepada Incident Commander atau deputinya.

Standar simbol untuk Base adalah seperti gambar di bawah ini:

S

B

7.4 Fasilitas Lainnya

Fasilitas penanggulangan insiden lainnya yang juga mungkin diperlukan adalah camps, helibases dan helispots dan casualty collection point. Camp terpisah dari Incident Base, dilengkapi dengan fasilitas dan tenaga untuk menyediakan makanan, air, tempat tidur dan sanitasi untuk personil penanggulangan insiden. Helibase dan Helispots diperlukan bila operasi penanggulangan insiden memerlukan operasi transportasi udara khususnya helikopter. Simbol untuk masing-masing fasilitas ini adalah sebagai berikut:

Camp Helibase Helispots

Casualty Collection Points bukan merupakan fasilitas penanggulangan insiden yang ofisial dan tidak akan diuraikan disini.

C H H

BAB 8

PENGELOLAAN SUMBER DAYA PENANGGULANGAN INSIDEN (INCIDENT RESOURCE MANAGEMENT)

Pengelolaan yang efektif terhadap sumber daya operasional untuk penanggulangan insiden merupakan sebuah pertimbangan yang vital dalam setiap insiden. Kemampuan dalam memilih sumber daya yang tepat bagi suatu tugas sangat penting, untuk:

 Penyelesaian tugas-tugas

 Memastikan keselamatan dari sumber daya tersebut

 Memastikan efektifitas biaya operasi penanggulangan insiden.

Pengelolaan sumber daya juga mencakup pemeliharaan status semua sumber daya yang ditugaskan untuk penanggulangan insiden. Bab ini akan membahas konsep dari pengelolaan sumber daya untuk penanggulangan insiden, mengidentifikasi kategori sumber daya utama, dan menentukan pengelompokannya. Bab ini juga akan menjelaskan tentang bagaimana Incident Commander menelusuri status dari sumber daya yang ada untuk menanggulangi insiden.

8.1 Sumber Daya untuk Operasi

Sumber daya yang digunakan dalam operasi terdiri dari semua personil dan peralatan utama yang tersedia untuk ditugaskan menanggulangi insiden. Setiap peralatan dilengkapi dengan operator dan personil untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan. Untuk menjamin konsistensi dalam operasi penanggulangan insiden, sumber daya digambarkan dalam dua hal yaitu Kind dan Type.

Kind adalah sumber daya yang dikelompokkan berdasarkan fungsinya (mobil patroli, atau bulldozer). Ketika Incident Commander meminta sebuah sumber daya Kind, dia mungkin meminta sebuah mobil patroli, helikopter, pemadam kebakaran, atau bulldozer. Sumber daya Kind dapat lebih luas sesuai kebutuhan penggunaannya dalam menanggulangi insiden. Penting untuk diingat bahwa instansi yang berbeda mungkin menggunakan sumber daya operasional Kind yang sama atau mirip untuk insiden yang bervariasi.

Incident Commander juga perlu mempertimbangkan Type dari sumber daya yang diperlukan untuk memastikan sumber daya yang ditugaskan telah sesuai dengan objektif penanggulangan insiden.

Type adalah sumber daya yang dikelompokkan oleh kemampuan kinerja (kapasitas atau faktor tekanan) untuk sebuah sumber daya yang khusus. Type dari sumber daya biasanya digambarkan dengan angka, 1 untuk kapasitas atau kemampuan paling tinggi, 2 untuk urutan berikutnya dan seterusnya. Contoh Helikopter Type 1, memiliki kapasitas 16 orang. Helikopter Type 3 memiliki kapasitas 5 orang.

Kapasitas yang paling tinggi tidak selalu yang terbaik untuk melakukan pekerjaan, sebagai contoh Pemadam Kebakaran dengan Type 1, dapat memompakan air dengan kapasitas besar tetapi mungkin tidak bisa masuk areal yang sempit dimana terjadi kebakaran. Untuk itu penting untuk menyatakan dengan jelas kapasitas dari sumber daya yang diperlukan sesuai Type.

8.2 Kategori Sumber Daya

Sumber daya untuk penanggulangan keadaan darurat dikelompokkan menjadi kategori sebagai berikut:

 Sumber daya tunggal (single resources)

 Task Force

 Strike Team

Sumber daya tunggal (single resources) adalah peralatan atau kru secara individu, dengan Supervisor kerja yang jelas yang dapat digunakan dalam operasi penanggulangan insiden. Sumber daya tunggal biasanya sering digunakan pada awal-awal terjadinya insiden. Sumber daya tunggal juga diberikan Type untuk mengetahui kapasitasnya. Contoh dari sumber daya tunggal yang berupa Type diantaranya adalah:

 Sebuah sepeda motor polisi

 Sebuah mobil pemadam kebakaran

 Sebuah tim medis

 Sebuah Helikopter

 Sebuah tim SAR

Sebuah Task Force adalah suatu kombinasi dari sejumlah sumber daya tunggal dalam batas rentang kendali (span of control) yang dikumpulkan untuk suatu kebutuhan operasional tertentu. Task Force mungkin berupa sebuah sumber daya campuran dari Kind yang berbeda. Beberapa contoh dari Task Force adalah sebagai berikut:

 Pekerjaan umum : dua bulldozer, dua dump truck

 Pemadam Kebakaran : dua mobil pemadam kebakaran, satu bulldozer

 SAR : satu helikopter, dua tim SAR

Setiap Task Force harus memiliki pemimpin dan transportasi sendiri, dan setiap Task Force harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi antara pemimpin dan supervisor pada level dibawahnya. Task Force dapat melapor langsung kepada Incident Commander, Operation Section Chief, Supervisor Divisi atau Group, tergantung pada pengembangan dari organisasi ICS.

Strike Teams, adalah sumber daya dengan Kind dan Type yang sama. Strike Teams harus memiliki pemimpin dan harus ada komunikasi diantara sumber daya tunggal yang membentuknya dan komunikasi antara Strike Team dan pimimpinnya. Strike Team biasanya digunakan untuk insiden berskala besar. Mereka melapor kepada Incident Commander, Operation Section Chief atau Supervisor Divisi atau Group, tergantung pada pengembangan dari organisasi ICS

Pengelompokan Single Resources menjadi Task Force dan Strike Team memberikan beberapa keuntungan bagi Incident Commander untuk pengelolaan sumber daya sebagaimana di bawah ini:

 Memberikan cara yang lebih efektif untuk merencanakan sumber daya

 Memberikan cara yang efektif untuk permintaan sumber daya

 Mengurangi lalulintas komunikasi radio

 Meningkatkan kemampuan pengembangan organisasi untuk operasi dengan skala besar dengan tetap menjaga span of control yang baik.

8.3 Penelusuran Status Sumber Daya (Tracking Resources Status)

Semua sumberdaya operasi pada penanggulangan insiden akan dikelompokkan ke dalam salah satu dari tiga kondisi status berikut:

 Assigned, sumber daya yang sedang aktif melakukan fungsinya

 Available, sumber daya yang siap untuk segera ditugaskan

 Out-of-service, sumber daya yang belum siap untuk status assigned atau available Sumber daya mungkin dalam status out-of-service karena

 Memerlukan perawatan dan pemeliharaan mekanis terhadap kendaraan atau peralatan

 Personil yang memerlukan masa istirahat.

 Kendala lingkungan, seperti cuaca atau gelap

 Pertimbangan biaya, ada pembatasan biaya untuk penggunaan sumber daya tersebut.

Biasanya sumber daya dengan status out-of-service ditempatkan di Base jika Base didirikan.

Status sumber daya selama penanggulangan insiden ditangani dan dan datanya diperbaharui oleh supervisor yang mengendalikan sumber daya tersebut. Tergantung pada pengembangan organisasi ICS, perubahan status dari sumber daya dapat dilakukan oleh Incident Commander, Operation Section Chief, atau Supervisor Divisi atau Group. Jika Staging Area diaktifkan, maka Staging Area Manager akan menangani perubahan status dari sumber daya yang ada di Staging Area dan melaporkannya kepada atasannya sesuai dengan rantai komando (chain of command).

Perubahan status lebih dari beberapa menit harus dikomunikasikan kepada elemen organisasi yang sesuai. Pada insiden berskala besar, seorang Resource Unit Leader akan menangani status dari sumber daya yang ditugaskan. Ada beberapa metode untuk mencatat status dari sumber daya sesuai dengan pengembangan dari organisasi ICS.

BAB 9

PENUGASAN ICS (ICS ASSIGNMENT)

Pada bab ini akan diuraikan mengenai informasi yang berhubungan dengan pengerahan sumber daya penanggulangan insiden yang meliputi hal-hal sebagi berikut:

 Kesiapan Sebelum Penugasan

 Prosedur Penugasan

 Prosedur Demobilisasi

9.1 Kesiapan Sebelum Penugasan

Jika anda mengetahui bahwa anda termasuk dalam daftar personil yang akan dipanggil dan terlibat dalam operasi penanggulangan insiden, atau posisi anda sehari-hari merupakan salah satu yang akan diaktifkan bila terjadi insiden, maka anda harus mempersiapkan diri sebelumnya. Ikuti pelatihan-pelatihan yang diperlukan.

Mengenali posisi apa yang akan anda tempati dalam organisasi penanggulangan insiden, akan membantu dalam persiapan, tetapi meskipun anda tidak tahu dengan pasti kapan dan bagaimana anda akan dikerahkan, ada beberapa hal yang harus anda persiapkan sebelumnya. Mempersiapkan sebuah “Go Kit” sebelumnya akan membantu memastikan bahwa anda memiliki segala sesuatu yang diperlukan dan akan menghemat waktu antara pengerahan dan check in.

Go Kit anda diharapkan terdiri dari barang-barang yang akan anda perlukan dalam setiap insiden:

 Tanda pengenal

 Pena, pensil, spidol

 Kertas

 Formulir-formulir ICS dan lainnya

 Kebijakan, prosedur, dan instruksi yang akan diperlukan dalam penanganan insiden

 Peta/tataletak

 Selotip dan paku tancap

 Clipboard

Pekerjaan anda mungkin memerlukan komputer lap top dan software, printer, disket, CD, dan sebagainya. Diharapkan anda memiliki daftar periksa untuk semua kebutuhan yang diperlukan ini.

Anda juga harus mempertimbangkan kebutuhan pribadi anda untuk selama penugasan. Persiapkan keperluan ini sebelumnya. Beberapa barang-barang keperluan pribadi yang juga perlu dimasukkan dalam Go Kit anda diantaranya adalah sebagai berikut:

 Satu atau lebih pakaian ganti (termasuk sepatu), khususnya jika anda akan dikerahkan beberapa periode waktu.

 Pakaian dalam

 Jaket

 Lampu senter

 Obat-obatan

 Makanan ringan

 Bacaan dan radio tape player untuk pengisi waktu istirahat.

Jika anda sering ditugaskan secara rutin, anda harus mengusahakan agar semua kebutuhan ini siap sedia setiap saat. Jika anda jarang ditugaskan, sebaiknya anda cukup punya daftar periksa saja untuk barang-barang kebutuhan tersebut, sehingga pada saat diperlukan anda dapat mempersiapkannya dengan cepat.

9.2 Prosedur Penugasan

Penugasan akan menjadi waktu yang sibuk, khususnya untuk insiden berskala besar atau komplek. Tetapi hal ini jangan sampai membuat proses penugasan menjadi menyulitkan dan menghambat.

Ada beberapa pertanyaan yang anda harus tanyakan ketika anda menerima pemberitahuan tentang penugasan anda sebagai berikut:

 Kapan anda harus melapor dan dimana?

 Apa penugasan anda?

 Kepada siapa anda akan melapor (nama, jabatan)?

 Berapa lama anda akan ditugaskan?

 Apa peran anda? Apakah anda punya otoritas untuk mengambil keputusan?

Apakah anda seorang Supervisor? Jika ya, berapa orang yang akan anda awasi?

 Prosedur apa yang berlaku untuk menghubungi Supervisor anda sehari-hari?

 Bagaimana keluarga anda dapat menghubungi anda bila dalam keadaan darurat?

Mungkin anda tidak akan mendapatkan semua informasi ini saat anda diaktifkan, tetapi usahakan untuk mendapatkan sebanyak mungkin informasi yang diperlukan.

Anda harus check in sebagaimana diarahkan ketika anda ditugaskan. Setelah check in, melapor kepada areal penugasan anda sesegera mungkin. Cari atasan langsung anda untuk mendapatkan informasi penting untuk melakukan pekerjaan anda:

 Apa status terkini?

 Apa tanggung jawab kerja anda yang khusus

 Apakah anda akan memiliki bawahan yang akan melapor kepada anda?

 Siapa teman sekerja anda?

 Dimana anda akan bekerja?

 Peralatan apa yang tersedia untuk membantu pekerjaan anda?

 Apa prosedur untuk mendapatkan tambahan pasokan dan peralatan?

 Jam kerja anda?

 Dimana anda akan makan?

 Dimana anda akan tidur?

Buat catatan selama briefing, khususnya bila anda memiliki bawahan yang juga perlu mendapatkan briefing dari anda. Buat catatan terhadap kegiatan-kegiatan yang anda lakukan, yang mungkin akan diperlukan dikemudian hari.