S EKSI P ERENCANAAN (P LANNING S ECTION )

BAB 6 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM ICS

6.3 S EKSI P ERENCANAAN (P LANNING S ECTION )

Fungsi dari seksi ini adalah untuk membuat rencana tindakan untuk penanggulangan insiden (incident action plan/IAP) dan melapor pada Incident Commander. Seksi ini akan memonitor dan mengumpulkan informasi yang diperlukan dan menggunakan sebagai bahan masukan dalam rencana tindakan ke depan untuk mengatasi dan menyelesaikan semua permasalahan yang timbul selama insiden berlangsung.

Bila diperlukan, seksi ini juga mempersiapkan pengarahan dari Incident Commander terkait degan perkembangan dan status operasi penanggulangan insiden.

Planning Section Chief (Kepala Seksi Perencanaan)

Planning Section Chief adalah anggota dari General Staff dan bertanggung jawab untuk mengkoordinir Seksi Perencanaan dalam memahami situasi terkini,

memperkirakan kemungkinan yang akan terjadi terkait dengan insiden dan mempersiapkan rencana untuk menanggulangi insiden.

Detil tanggung jawab dari Planning Section Chief mencakup:

 Menerima petunjuk dan pengarahan dari Incident Commander dan Operations Officer mengenai status terkini dari insiden.

 Mengaktifkan unit-unit yang diperlukan sesuai dengan kondisi operasi penanggulangan insiden seperti Situation Analysis, Advance Planning, Resources, Technical Specialist Units

 Bertindak sebagai penghubung utuk technical specialist yang diperlukan untuk mengendalikan insiden.

 Memberikan informasi secara berkala tentang potensi insiden.

 Mengumpulkan dan menampilkan rangkuman informasi tentang status insiden.

 Memberitahukan general staff terhadap perubahan yang signifikan dari status insiden.

 Memastikan pelaporan kepada pemerintah atau instansi terkait sudah dipenuhi.

Technical Services (Specialist)

Technical Specialists adalah penasehat dengan skill khusus yang diperlukan untuk mendukung operasi penanggulangan insiden.

Detil tanggung jawabnya mencakup:

 Melapor kepada Planning Section Chief, menerima petunjuk dan pengarahan serta instruksi khusus.

 Berpartisipasi dalam pengembangan dari rencana tindakan penanggulangan insiden dan meninjau objektif pengendalian secara umum, termasuk alternatif strategi yang dibutuhkan.

 Menanggapi permintaan untuk informasi tentang keterbatasan dan kemampuan dari sumber daya yang ada.

 Mengumpulkan dan menyebarkan rekaman data ke documentation unit pada setiap akhir periode operasi penangulangan insiden.

Documentation Unit Leader (Unit Dokumentasi) Documentation Unit Leader bertanggung jawab untuk:

 Memelihara arsip terkait dengan insiden dengan akurat dan lengkap.

 Memberikan salinan arsip kepada personil penanggulangan insiden yang memerlukannya.

 Mengemas dan menyimpan arsip-arsip terkait dengan penanggulangan insiden untuk kebutuhan legal dan maksud analisa dan data hitoris.

 Lebih detil tanggung jawab dari Documentation Unit Leader mencakup:

 Menerima petunjuk dan pengarahan dari Planning Section Chief.

 Membangun dan mengelola arsip-arsip terkait dengan insiden dan penanggulangannya.

 Menjaga dan membuat salinan arsip dari formulir dan laporan resmi.

 Menerima dan menyimpan laporan yang disampaikan ke unit-unit dari organisasi penanggulangan insiden.

 Memeriksa keakuratan dan kelengkapan rekaman data yang disampaikan untuk diarsipkan.

 Membetulkan kesalahan pada arsip (formulir dan laporan serta rekaman data) dengan menghubungi unit yang terkait.

 Memberikan salinan formulir dan laporan-laporan kepada yang memintanya.

 Mempersiapkan dokumentasi insiden untuk Planning Section Chief.

 Memelihara dan menyimpan arsip-arsip insiden untuk penggunaan dikemudian hari.

 Mengumpulkan catatan (log) seksi/unit lain untuk maksud membangun data historis.

 Memelihara rekaman data kegiatan unit.

Situation Unit Leader

Situation Unit Leader bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola status insiden dan informasi situasi. Situation Unit terdiri dari Field Observer, Casualty Information, Display Processor, dan Weather Observer.

Secara umum tanggung jawabnya mencakup:

 Menganalisa dan menampilkan informasi mengenai status dan situasi insiden.

 Melakukan penilaian terhadap kerusakan dan korban jiwa.

 Menyediakan peta dan grafik-grafik.

 Menganalisa keadaan cuaca.

Lebih detil tanggung jawab dari Situation Unit Leader mencakup:

 Menerima petunjuk dan pengarahan serta instruksi khusus dari Planning Section Chief.

 Mengawasi persiapan dan pemeliharaan display informasi situasi insiden pada Command Post (Posko).

 Memberikan pekerjaan kepada personil yang ditugaskan pada Situation Unit.

 Meminta tambahan personil, atau memberhentikan kelebihan personil sesuai kebutuhan.

 Mengumpulkan data insiden sesegera mungkin.

 Memantau siaran TV dan Radio bila diperlukan.

 Mendapatkan rekaman suara, foto-foto, peta dan video tentang insiden bilamana memungkinkan.

 Memantau kebutuhan atau permintaan dari Planning Section Chief dan menyampaikan laporan-laporan sesuai jadwal atau atas permintaan dari Incident Commander.

 Menempatkan data pada diplay kerja unit dan command post secara berkala (interval waktu tertentu).

 Ikut serta dalam pertemuan-pertemuan perencanaan sesuai permintaan dari Incident Commander.

 Menyediakan informasi status sumber daya (resources) and situasi untuk menanggapi permintaan-permintaan khusus.

 Memelihara rekaman data kegiatan unit.

Berikut ini adalah tanggung jawab untuk Field Observer, Casualty Information, Display Processor, dan Weather Observer.

Pengamat Lapangan (Field Observer)

Field Observer bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi dari pengamatan individu di lokasi insiden dan memberikan informasi tersebut kepada Situation Unit Leader.

Detil tanggung jawabnya dari Field Observer mencakup:

 Menerima petunjuk dan pengarahan dari Situation Unit Leader.

 Membuat keputusan tentang:

 Lokasi penugasan

 Jenis informasi yang diperlukan

 Prioritas

 Batasan waktu untuk penyelesaian

 Metode komunikasi

 Metode transportasi

 Mendapatkan salinan incident action plan/IAP untuk setiap periode operasi (operational period).

 Mendapatkan peralatan dan pasokan yang diperlukan.

 Melakukan observasi/pengamatan lapangan.

 Melaporkan informasi kepada Situation Unit sesuai dengan prosedur yang dibuat.

Informasi Korban (Casualty Information)

Casualty information menyediakan dan membangun lokasi terpusat untuk mencatat semua korban terkait dengan insiden dari berbagai sumber informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.

Casualty information harus memastikan:

 Tersedia laporan informasi yang akurat tentang korban meninggal, cidera, hilang dan yang ditemukan.

 Informasi tentang korban tidak akan disampaikan kepada wartawan tanpa izin dari Incident Commander.

 Ada hubungan atau kontak dengan Palang Merah Indonesia (PMI), Rumah Sakit dan Pusat Pengobatan lainnya untuk mendapatkan informasi tentang korban terkait dengan insiden.

 Ada personil yang ditugaskan dan dikerahkan di rumah sakit, pusat pengobatan, dan lokasi lain untuk penghitungan korban jika diperlukan.

 Daftar rumah sakit, pusat evakuasi, tempat pertolongan pertama sementara, kamar mayat yang ditetapkan didata dan disampaikan kepada Operations Section.

 Rekaman catatan kegiatan dan aktivitas unit dipelihara.

Petugas Tampilan (Display Processor)

Display Processor bertanggung jawab untuk menampilkan informasi status insiden yang diperoleh dari field observer, casualty information, laporan status sumber daya, foto udara dan foto lain dan data-data lainnya.

Detil tanggung jawab dari Display Processor mencakup:

 Menerima petunjuk dan pengarahan dari Situation Unit Leader.

 Membuat keputusan tentang:

− Jumlah, jenis dan lokasi dari tampilan yang diperlukan.

− Prioritas.

− Kebutuhan peta untuk incident action plan/IAP.

− Batasan waktu untuk penyelesaian tugas.

 Mendapatkan peralatan dan pasokan yang diperlukan.

 Mendapatkan salinan dari incident action plan untuk setiap peride operasi (operational period).

 Membantu Situation Unit Leader dalam menganalisa dan mengevaluasi laporan-laporan dari lapangan.

 Mengembangkan display yang diperlukan sesuai dengan batasan waktu untuk penyelesaian.

Pengamat Cuaca (Weather Observer)

Weather Observer bertanggung jawab untuk mengumpulkan informasi cuaca terkait dengan insiden dimasa lalu, saat ini, dan dimasa depan dan memberikan informasi tersebut kepada Situation Unit Leader.

Informasi cuaca ini sangat penting bila insiden tersebut terkait dengan kebocoran bahan kimia berbahaya dan beracun atau selama berlangsungnya banjir besar.

Lebih detil tanggung jawab dari Weather Observer mencakup:

 Menerima petunjuk dan pengarahan dari Situation Unit Leader.

 Membuat keputusan tentang:

− Keadaan dan lokasi

− Metoda pengumpulan data cuaca yang digunakan.

− Prioritas pengumpulan data.

− Frekuensi pelaporan.

− Metoda pelaporan.

 Merekam dan melaporkan hasil observasi cuaca pada lokasi yang ditentukan sesuai jadwal.

Resource Unit Leader

Resource Unit Leader berada di bawah arahan dari Planning Section Chief dan bertanggung jawab untuk perencanaan dan penyediaan tenaga kerja serta peralatan untuk penanggulangan insiden termasuk tenaga kerja sukarela (relawan/volunteer) dan bantuan dari pihak yang saling bekerjasama untuk saling membantu (mutual aid).

Resources Unit Leader mengendalikan kebutuhan tenaga untuk operasi penanggulangan insiden dan mengkoordinir dengan Logistics Section untuk penyediaan makanan dan pertolongan untuk personil yang ditugaskan.

Detil tanggung jawab dari Resource Unit Leader mencakup:

 Mendapatkan petunjuk dan pengarahan dari Incident Commander dan Planning Section Chief.

 Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada personil yang akan ditugaskan dan setelah penugasan atau setelah insiden termasuk para relawan dan tenaga bantuan lainnya yang ikut dalam membantu operasi penanggulangan insiden.

 Menghadiri pertemuan-pertemuan perencanaan untuk mengumpulkan informasi mengenai strategi menyeluruh dan kebutuhan serta persyaratan personil.

 Membangun fungsi check-in pada lokasi insiden dan pencatatan informasi daftar check-in terkait dengan staging area unit.

 Mempersiapkan dan memelihara display (tampilan) pada Command Post tentang bagan organisasi dan alokasi serta pengerahan sumber daya.

 Membangun kontak atau hubungan dengan fasilitas insiden dengan menggunakan telefon atau melalui pusat komunikasi dan membuat rekaman data status ketersediaan sumber daya.

 Memelihara cadangan personil dan peralatan yang siap untuk dikerahkan.

 Membuat rekomendasi kepada Logistics Section Chief, mengenai lokasi yang tepat untuk penyediaan dan pemberian makanan untuk personil yang bertugas dan personil cadangan. Hal ini agar dikoordinasikan dengan Service Branch Coordinator.

 Memelihara catatan waktu penugasan dari semua relawan, liaison, dan personil dari instansi luar yang ditugaskan untuk penanggulangan insiden.

 Menjaga ketersediaan tenaga cadangan yang memadai dan siap pakai untuk memenuhi kebutuhan penanggulangan insiden.

 Mengkoordinir semua tawaran bantuan dari para relawan.

 Melakukan konfirmasi terhadap waktu pemberangkatan dan perkiraan kedatangan dari personil yang diminta.

 Memilih lokasi yang sesuai untuk para relawan untuk berkumpul, dan memastikan semua personil diberitahukan lokasi tersebut.

 Menyampaikan informasi check-in ke seksi yang terkait sesuai jadwal berkala.

 Menyampaikan daftar check-in lengkap dan perubahan status kepada Operations Section.

 Menerima dan menugaskan tenaga penanggulangan insiden ke seksi yang terkait sesuai permintaan dari Operations Section, pengaturan waktu makan dan bantuan lain yang diperlukan.

 Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada personil cadangan yang siap untuk ditugaskan untuk memastikan mereka sadar dan mengerti tentang situasi lapangan.

 Menyediakan tempat untuk istirahat bagi personil cadangan yang menunggu penugasan berkoordinasi dengan Facility Unit Leader.

 Memelihara rekaman catatan kegiatan dan aktivitas unit.