PT ASURANSI JASA INDONESIA MEMO
A. Setelah kalian membaca perintah kerja tertulis berupa surat edaran,
pengumum-an, dan memo kerjakan soal di bawah ini! 1. Ciri-ciri apa yang kalian temukan dalam surat
edaran?
3.3.2 Bagan atau Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah aturan yang harus dipahami dan diterima oleh semua orang yang terlibat. Apabila prosedur kerja tersebut dibuat oleh sebuah organisasi, semua anggota organisasi itu harus mengikuti prosedur kerja yang dibuat.
Prosedur kerja muncul karena adanya sebuah perintah dari atasan (orang yang memiliki kuasa) ke-pada bawahannya (orang yang dikuasai). Contoh se-derhana, Kepala Sekolah yang mempunyai kuasa di sekolah Anda, memberikan perintah kerja tertulis kepada ketua OSIS sekolah Anda untuk membentuk kepanitiaan Pentas Seni Akhir Tahun. Ketua OSIS yang menerima perintah kerja tertulis tersebut harus menindaklanjuti perintah tersebut dengan membuat prosedur kerja untuk kepanitiaan itu.
Prosedur kerja meliputi 3 hal, yaitu:
a. pengaturan pembagian tugas yang jelas dan tegas (siapa melakukan apa),
b. pengaturan hubungan kerja sama antarsatuan organisasi (siapa bekerja sama dengan siapa), dan
c. pengaturan tentang garis wewenang dan tang-gung jawab (siapa yang memerintah dan siapa pula yang bertanggung jawab kepada siapa). Berikut ini contoh bentuk tindak lanjut yang dibuat oleh Ketua OSIS setelah menerima perintah kerja tertulis dari Kepala Sekolah untuk membentuk panitia Pentas Seni Akhir Tahun.
2. Ciri-ciri apa yang kalian temukan dalam peng-umuman?
3. Ciri-ciri apa yang kalian temukan dalam memo?
B. Buatlah masing-masing 1 buah surat edar-an, pengumumedar-an, dan memo!
Setelah kalian mengenal tiga macam perintah kerja tertulis, sekarang kalian harus mampu menanyakan kebenaran isi perintah dan rencana kegiatan yang akan dilakukan kepada pemberi perintah. Selain itu, kalianjuga harus mampu merencanakan tindak lanjut dan membuat bagan atau prosedur kerja berdasarkan perintah kerja terulis.
3.3.1 Kebenaran Perintah
Ketika kalian menerima suatu perintah, baik se-cara lisan maupun tertulis, tentunya kalian akan mengonfirmasi perintah tersebut kepada pemberi pe-rintah. Sebaiknya kalian tidak langsung mengerjakan perintah tersebut, tetapi menanyakan kebenaran isi perintah dan rencana untuk menindaklanjuti perintah tersebut.
Misalnya, kalian adalah Ketua OSIS. Pada suatu waktu kalian mendapat sebuah perintah kerja tertulis dari kepala sekolah yang berisi perintah untuk mem-buat kepanitiaan acara akhir tahun. Kalian tentu tidak langsung membentuk kepanitiaan itu, bukan? Hal pertama yang harus kalian lakukan adalah me-ngonfirmasi perintah tersebut kepada pemberi perin-tah, yaitu kepala sekolah. Konfirmasinya dapat be-rupa pertanyaan berikut:
a. kapan acara itu akan diadakan? b. siapa saja yang akan dilibatkan? c. berapa jumlah panitia yang dibutuhkan? d. berapa biaya yang disediakan?
Bentuklah kelompok, 3-4 siswa, kemudian ikutilah langkah-langkah berikut:
1. Kelompok kalian mendapat perintah kerja tertulis dari Kepala Sekolah untuk mengadakan acara bakti sosial membersihkan lingkungan di daerah sekitar sekolah kalian.
2. Diskusikan pertanyaan-pertanyaan untuk kon-firmasi kepada pemberi perintah dan tindak lanjut yang akan kelompok kalian lakukan! 3. Ungkapkan secara lisan
pertanyaan-pertanya-an untuk mengonfirmasi perintah tersebut! 4. Ungkapkan pula secara lisan prosedur kerja
yang akan kelompok kalian lakukan!
Pada bagian kedua kalian telah mempelajari perintah kerja tertulis surat edaran, pengumuman, dan memo. Sekarang, kalian akan mempelajari nota dinas, disposisi, dan surat kuasa.
3.4.1 Nota Dinas
Istilah nota berasal dari kata note (Inggris) yang berarti catatan. Mengingat isi nota terutama bersifat catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan, maka peredaran nota umumnya vertikal ke bawah. Nota yang vertikal ke bawah berisi perintah dan bahkan penugasan. Namun demikian, ada juga nota secara horizontal yang isinya tidak bersifat memberi perintah. Bagian-bagian nota dinas adalah sebagai beri-kut:
1. kepala nota dinas,
2. petunjuk nota dan nomornya, 3. tujuan/yang dituju,
4. yang membuat nota dinas,
5. hal yang dicantumkan dalam nota dinas, 6. salam pembuka nota dinas,
7. isi nota dinas yang sebenarnya, 8. salam penutup nota dinas,
9. tempat dan tanggal penulisan nota dinas, 10. tanda tangan dan nama terang pembuat nota
dinas, dan
11. tembusan nota dinas. Contohnota dinas: Struktur Panitia Pentas Seni Akhir Tahun
Kepala Sekolah
Ketua OSIS
Sekretaris Bendahara
Konsumsi
3.4.2 Disposisi atau Surat Penugasan
Surat penugasan adalah surat yang diperguna-kan untuk menugasdiperguna-kan seseorang atau lebih agar melakukan pekerjaan tertentu. Definisi tersebut menunjukkan adanya unsur perintah dalam surat penugasan. Karena itu, surat penugasan selalu da-tang dari atasan selaku pemberi tugas kepada ba-wahannya selaku penerima tugas. Dengan perkataan lain, surat penugasan datang dari pejabat yang menu-gasi kepada pejabat atau karyawan yang ditumenu-gasi sesuatu.
Sepintas lalu surat penugasan sama dengan surat perintah atau instruksi karena sama-sama di-buat berjudul. Tetapi, teknik pemdi-buatan dan bunyi kedua surat itu berbeda. Surat perintah mempunyai
konsiderans, yaitu hal-hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah. Diktum, yaitu bunyi perintah itu sendiri. Surat penugasan tidak mempunyai konsi-derans. Isi surat penugasan dapat langsung menge-nai penugasan yang diberikan atau kadang-kadang diawali dengan bagian pengantar yang melandasi pemberian tugas.
Jika suatu organisasi memberikan tugas yang sama secara berulang-ulang atau berpola tetap, untuk penugasan itu dibuat blanko. Tersedianya blangko dimaksudkan agar proses pembuatan surat penu-gasan menjadi lebih praktis. Rincian keterangan yang lain bergantung pada jenis aktivitas dan banyaknya unsur yang akan dirinci.
3.4.3 Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang kepada orang lain. Dengan demikian, penerima kuasa berwenang untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Jadi, dalam surat kuasa terlibat dua pihak yang berkepentingan, yaitu pihak yang memberi kuasa dan yang diberi kuasa.
Surat kuasa dapat dibedakan menjadi surat kuasa horisontal dan vertikal tergantung pada siapa pemberi dan penerima kuasanya. Surat kuasa hori-zontal ialah surat kuasa yang bisa diberikan dan diterima oleh siapa saja; tidak terikat oleh struktur Berikut ini contoh disposisi/surat penugasan.
Nota Dinas No.08/SMR/2006
Kepada : Drs. Bondan (pembina OSIS) Dari : Ir. Broto (Kepsek)
Hal : Undangan Seminar Dengan hormat,
Harap hadir pada acara seminar sehari tentang “Penanggulangan Bahaya AIDS Bagi Remaja” di Fakultas Kedokteran UI Jalan Salemba No. 4 Jakarta Pusat, tanggal 16 Juli 2006, pukul 10.00. Terima kasih.
Jakarta, 15 Juli 2006
tanda tangan
Tembusan: Bendahara OSIS
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS INDONESIA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK Kampus Baru UI Depok Telepon 510986-510987
SURAT PENUGASAN Nomor 1182/PT.02.H4.FISIP/Q/2007 Dengan ini Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia menugasi
Drs. Bernad Key
untuk mengasuh mata kuliah : Politik Dalam Negeri pada program diploma : Bidang Ilmu
Administrasi program pendidikan : Administrasi
Perkantoran dan Sekretaris
sebagai : Dosen
pada semester : Ganjil 2007/ 2008
Surat penugasan ini hanya berlaku untuk satu semester dan pada akhir perkuliahan akan diada-kan evaluasi pelaksanaan perkuliahan.
Demikian agar penugasan ini dapat dilaksana-kan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 10 September 2007 Dekan,
Dr. Aminudin NIP 12345610 Tembusan:
1. Koordinator Program Diploma
2. Ketua bidang Diploma Ilmu Administrasi 3. Ketua Program Pendidikan
4. Bagian Perkuliahan Program Diploma 5. Bagian Keuangan Program Diploma
semacam ini biasanya dibuat atas nama pribadi. Oleh karena itu, tergolong sebagai surat pribadi.
Surat kuasa yang diberikan oleh atasan kepada bawahan disebut surat kuasa vertikal. Surat kuasa semacam ini biasa dilakukan dalam suatu organisasi, maka termasuk surat resmi/surat dinas.
Pemakaian surat kuasa dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi surat kuasa untuk keperluan intern organisasi dan ekstern organisasi. Surat kuasa yang dipakai di dalam lingkungan intern suatu orga-nisasi lebih bersifat formalitas saja. Karena itu, dalam surat kuasa yang bersifat intern data pribadi kedua belah pihak tidak perlu dicantumkan secara rinci.
Sebaliknya dalam surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi, beberapa hal berikut ini harus dicantumkan secara jelas dan rinci, yaitu:
a. data pribadi pihak yang memberi kuasa; b. data pribadi pihak yang diberi kuasa; dan c. bentuk kekuasaan yang diberikan beserta
batas-batasnya.
Rincian data pribadi, baik untuk pihak yang mem-beri kuasa maupun pihak yang dimem-beri kuasa meliputi: a. untuk surat kuasa dinas: nama, NIP/NRP,
pang-kat/golongan, dan pekerjaan atau jabatan; b. untuk surat kuasa pribadi: nama, identitas lain,
pekerjaan, dan alamat.
Surat kuasa memiliki kekuatan hukum yang sah. Bila menyangkut aspek hukum atau uang yang ber-nilai Rp 500.000,00 atau lebih, surat kuasa harus bermeterai. Besarnya nilai meterai disesuaikan de-ngan peraturan yang berlaku pada saat pembuatan surat kuasa. Meterai diletakkan pada posisi pemberi kuasa. Bila surat kuasa dibuat di atas kertas segel, meterai tidak diperlukan lagi.
Surat kuasa dianggap sah apabila sudah ditan-datangani oleh kedua belah pihak, pemberi dan peneri-ma kuasa. Yang mula-mula membubuhkan tanda ta-ngan adalah pihak yang diberi kuasa. Pelaksanaan-nya harus di hadapan pihak yang memberi kuasa. Setelah itu, baru pemberi kuasa yang membubuhkan tanda tangan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat kuasa, yaitu:
a. pemberi dan penerima kuasa harus sudah dewa-sa serta sehat jasmani dan rohani;
b. penerima kuasa hendaknya orang yang dapat dipercaya;
c. surat kuasa untuk penerima kuasa perorangan tidak perlu nomor surat; dan
d. surat kuasa untuk mengambil gaji tidak perlu bermeterai.
Contohsurat kuasa (2):
PT HARAPAN SENTOSA Jalan Melati No.15
Jakarta Utara SURAT KUASA No. 20/Dir-HK/V/07
Direktur PT HARAPAN SENTOSA, Jalan Melati No. 15 Jakarta Utara dengan ini
MEMBERI KUASA KEPADA: nama : Hari Gunawan
pekerjaan : Staf Keuangan PT HARAPAN SENTOSA, Jalan Melati No.15 Ja-karta Utara
alamat : Jalan Kramat Mulya No. 3 Jakarta Pusat
untuk : mengambil uang sejumlah Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta ru-piah) dengan Cek No. 832458 A di Bank Lippo Cabang Pluit, Ja-karta Utara.
Surat kuasa ini kami buat sebenarnya dengan maksud agar yang berkepentingan maklum.
Jakarta, 12 Mei 2007 Penerima kuasa, Pemberi kuasa,
meterai Hari Gunawan Drs. Pamungkas Staf Keuangan Direktur
SURAT KUASA Yang bertanda tangan di bawah ini: nama : Dra. Natalia Permata alamat : Jalan Kutilang Tengah No. 5,
Yogyakarta No. KTP : 09.5106.051264.
Dengan ini memberi kuasa kepada: nama : Rosita Dewi
alamat : Jalan Kutilang Tengah No.5, Yogyakarta
No. KTP : 05.6236.120458
untuk mengambil uang di BRI sebesar Rp 700.000,00 (tujuh ratus ribu rupiah).
Demikian surat kuasa ini kami buat agar dapat dipergunakan seperlunya.
Yogyakarta, 7 Maret 2007 Penerima kuasa, Pemberi kuasa,
meterai Rosita Dewi Dra. Natalia Permata
Kerjakan aktivitas-aktivitas berikut ini dalam buku tugasmu!
1. Tulislah sebuah surat kuasa tentang pengam-bilan sejumlah uang di Bank Mandiri! Kalian sebagai pemberi kuasa dan sebagai peneri-ma kuasa salah satu tepeneri-man kalian.
2. Tulislah sebuah nota dinas yang diberikan oleh Kepala Sekolah kalian kepada kalian untuk menghadiri pembukaan pameran buku! 3. Tulislah sebuah surat penugasan yang berisi
penugasan kepada kalian untuk memimpin se-buah kepanitiaan!
Rangkuman:
1. Perintah kerja tertulis diberikan oleh atasan langsung maupun tidak langsung dalam suatu lembaga atau departemen dan berupa surat edaran dan pengumuman yang ditujukan untuk perorangan maupun masyarakat, seperti surat tugas, nota dinas, dan memo.
2. Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ke tangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua orang yang dituju (sikuler), atau semua orang yang dituju mendapat surat yang sama isinya.
3. Persamaan edaran dan pengumuman, yaitu sama-sama menyampaikan informasi kepada orang banyak dan bersifat umum, tidak rahasia, tetapi pengumuman digunakan untuk memberi-tahukan atau mengumumkan sesuatu kepada masyarakat.
4. Jenis-jenis pengumuman, yaitu pengumuman untuk (a) kepentingan niaga, (b) penerangan, pendidikan, dan yang berasal dari keluarga. 5. Penulisan pengumuman yang baik, harus
mengetahui (a) tujuan pengumuman, (b) isi pengumuman, (c) sasaran, dan (d) media pengumuman yang sesuai dengan sasarannya. 6. Memo singkatan dari “memorandum” yang ber-asal dari kata memoryyang berarti ingatan. Isi memo selalu menyangkut informasi yang bersifat mengingatkan.
7. Isi memo singkat, tetapi harus jelas isi pesannya, entah itu meminta ataupun memberi informasi, meminta atau memberi petunjuk.
8. Prosedur kerja adalah aturan yang harus di-pahami dan diterima serta dipatuhi oleh semua orang yang terlibat di tempat kerja tersebut. Prosedur kerja muncul karena ada perintah dari atasan kepada bawahannya.
9. Prosedur kerja meliputi tiga hal, yaitu (a) pengatur-an pembagipengatur-an tugas ypengatur-ang jelas dpengatur-an tegas, (b) pengaturan hubungan kerja sama antar-satuan organisasi, dan (c) pengaturan tentang garis wewenang dan tanggung jawab.
10. Nota dinas berasal dari kata note (Inggris) yang berarti catatan. Jadi, isi nota bersifat catatan tentang hal-hal yang harus dilakukan. Jadi, peredaran nota umumnya vertikal ke bawah, dan berisi perintah ataupun penugasan. Ada juga nota horisontal yang isinya tidak bersifat perintah. 11. Bagian-bagian nota dinas adalah kepala nota
dinas, petunjuk nota dan nomornya, tujuan/yang dituju, yang membuat nota dinas, hal yang dicantumkan dalam nota dinas, salam pembuka, isi, salam penutup, tempat dan tanggal penulisan, tanda tangan dan nama terang pembuat nota dinas, dan tembusan nota dinas. 12. Disposisi atau surat penugasan adalah surat yang dipergunakan untuk menugaskan se-seorang atau lebih agar melakukan pekerjaan tertentu. Jadi, surat penugasan selalu datang dari atasan. Perbedaannya dengan surat perintah adalah teknik pembuatan dan bunyi suratnya. 13. Surat perintah memiliki konsiderans, yaitu
hal-hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah, sedangkan diktum atau bunyi perintah dari surat penugasan tidak memiliki konside-rans. Isi surat penugasan dapat langsung mengenai penugasan yang diberikan atau kadang-kadang diawali dengan bagian pengantar yang melandasi pemberian tugas.
14. Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang kepada orang lain, sehingga ia berwenang untuk bertindak atas nama pemberi kuasa. Ada surat kuasa hori-sontal, yaitu surat kuasa yang diberikan dan diterima oleh siapa saja, dan dibuat atas nama pribadi, maka tergolong surat pribadi. Ada surat
A. Pilihlah salah satu jawaban yang paling