khusus atau umum. Mengapakah persekitaran memberi kesan ke atas struktur sesebuah organisasi? Ini kerana perubahan-perubahan dalam persekitaran tidak dapat ditentukan. Sesetengah organisasi akan menghadapi persekitaran statik, manakala sesetengah akan menghadapi persekitaran yang dinamik. Persekitaran yang statik lebih selamat daripada persekitaran yang dinamik kerana tidak perlu risau dengan persekitaran yang tidak menentu. Memandangkan ketidaktentuan dalam persekitaran boleh menggugat keberkesanan organisasi, pihak pengurusan akan cuba sedaya upaya untuk mengurangkan ancaman tersebut. Salah satu cara mengurangkan ketidaktentuan dalam persekitaran ialah dengan membuat perubahan kepada struktur organisasi tersebut.
MEREKA BENTUK STRUKTUR
ORGANISASI
4.2.1 Penjabatanan
Struktur organisasi diwujudkan berdasarkan jenis-jenis penjabatanan. Penjabatanan bermaksud pembahagian kerja dan pekerja kepada unit-unit organisasi yang berbeza, yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberi. Setiap individu dalam unit-unit yang berbeza akan bekerja dan semua hasil kerja akan disasarkan ke arah objektif-objektif yang telah ditentukan. Terdapat lima jenis penjabatanan iaitu penjabatanan berdasarkan fungsi, produk, pelanggan, lokasi geografi dan matriks. Kelima-lima jenis penjabatanan ini boleh dilihat dalam Rajah 4.1 berikut.
4.2
Senaraikan faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi.
Rajah 4.1: Jenis-jenis penjabatanan
(a) Penjabatanan Fungsian
Penjabatanan fungsian menyelaraskan, kerja dan pekerja melalui unit-unit yang berbeza dan setiap unit bertanggungjawab untuk fungsi perniagaan atau bidang kepakaran yang tertentu. Contohnya, penjabatanan yang mengikut fungsi-fungsi atau bidang-bidang yang sama adalah akaun, jualan, pemasaran, pengeluaran, operasi dan jabatan sumber manusia. Penjabatanan yang berasaskan fungsi digunakan secara meluas oleh organisasi. Rajah 4.2 menunjukkan penjabatanan fungsian dengan lebih jelas lagi.
Rajah 4.2: Contoh penjabatanan fungsian
Jabatan jenis ini mempunyai beberapa kelebihan. Pertama, ia membolehkan kerja dilaksanakan oleh individu-individu yang berkelayakan dan berkemahiran dalam bidang berkenaan. Kelebihan kedua pula ialah ia dapat mengurangkan kos dengan mengurangkan pertindihan kerja dan penggunaan sumber-sumber dalam organisasi. Ketiga, setiap individu dalam jabatan yang sama akan memperoleh pengalaman kerja atau latihan, komunikasi dan penyelarasan yang sama, seterusnya ia dapat mengurangkan masalah kepada pengurusan.
Walau bagaimanapun, penjabatan jenis ini juga mempunyai beberapa kelemahan, seperti kesukaran untuk menyelaras antara jabatan-jabatan. Penjabatanan berfungsi boleh menyebabkan kelewatan dalam pembuatan
(b) Penjabatanan Produk
Penjabatanan ini adalah berdasarkan kepada produk-produk dan kerja pekerja-pekerja dalam unit-unit yang berbeza, masing-masing dengan tanggungjawab untuk menghasilkan sesuatu produk atau perkhidmatan. Berdasarkan Rajah 4.3 berikut, setiap jabatan mewakili satu jenis output atau pengeluaran organisasi. Sesebuah organisasi yang mengamalkan penjabatanan jenis output seperti ini mempunyai beberapa kelebihan. Salah satu kelebihan yang utama adalah ia membolehkan pengurus dan pekerja mengembangkan pengalaman dan kepakaran mereka yang berkaitan dengan aktiviti keseluruhan produk atau perkhidmatan yang dihasilkan. Selain daripada itu, struktur jabatan berdasarkan produk membolehkan pengurusan menilai prestasi kerja bagi setiap unit kerja.
Namun demikian, penjabatanan produk juga mempunyai beberapa kelemahan. Pengurus-pengurus mungkin memberi tumpuan kepada produk mereka sehingga mengabaikan aspek lain dalam organisasi. Kos pentadbiran mungkin juga meningkat kerana setiap produk mempunyai pakar-pakar bidang fungsiannya sendiri.
Rajah 4.3: Contoh penjabatanan produk
(c) Penjabatanan Pengguna
Penjabatanan jenis ini menyelaras kerja dan pekerja dalam unit-unit yang berbeza yang bertanggungjawab kepada jenis-jenis pengguna tertentu sahaja. Kelebihan jabatan berasaskan pengguna ini adalah organisasi akan dapat menumpukan segala usahanya dalam memenuhi keperluan pengguna. Oleh itu, sesebuah organisasi akan menubuhkan unit-unit yang berbeza untuk menyediakan perkhidmatan kepada pengguna-pengguna yang tertentu. Di samping itu, ia juga membolehkan organisasi mengkhusus dan menyesuaikan produk dan perkhidmatan untuk memenuhi keperluan dan menyelesaikan masalah-masalah pengguna.
Beberapa kelemahan penjabatanan ini adalah wujudnya pertindihan kerja dan penggunaan sumber dan kesukaran untuk menyelaraskan antara jabatan-jabatan yang menyediakan perkhidmatan kepada jenis-jenis
pengguna yang berbeza. Penjabatanan pengguna menyebabkan pekerja-pekerja terlalu menumpukan usaha kepada memenuhi keperluan pelanggan sehingga ia menjejaskan prestasi perniagaan organisasi tersebut. Sila rujuk Rajah 4.4 berikut untuk memahami dengan lebih baik tentang penjabatanan jenis ini.
Rajah 4.4: Contoh penjabatanan pengguna
(d) Penjabatanan Geografi
Penjabatanan geografi menyelaraskan kerja dan pekerja daripada unit-unit yang berbeza yang bertanggungjawab untuk menjalankan aktiviti-aktiviti perniagaan di lokasi geografi yang tertentu.
Kelebihan jabatan berasaskan lokasi geografi ini adalah keupayaan organisasi untuk bertindak balas dengan cepat dan cekap terhadap keperluan pasaran-pasaran tertentu yang mana merupakan dalam skop tanggungjawab sesebuah jabatan. Kelebihan ini adalah lebih penting apabila produk dan perkhidmatan yang dihasilkan dipasarkan ke negara-negara yang berbeza. Selain itu, ia juga membantu untuk mengurangkan kos dengan mengagihkan sumber-sumber organisasi tersebut lebih dekat kepada pengguna-pengguna sasaran.
Kelemahannya pula ialah ia mewujudkan pertindihan kerja dan penggunaan sumber-sumber organisasi. Selain itu, kesukaran akan timbul dalam menyelaraskan antara jabatan-jabatan memandangkan jabatan-jabatan berada di kawasan geografi yang terletak jauh antara satu sama lain. Rajah 4.5 menggambarkan penjabatanan geografi.
(e) Penjabatanan Matriks
Struktur ini menggabungkan dua atau lebih jenis penjabatanan pada masa yang sama. Terdapat beberapa faktor yang membezakan penjabatanan matriks daripada struktur-struktur yang lain iaitu dalam penjabatanan matriks, pekerja-pekerja melaporkan kepada dua orang penyelia atau pengurus yang berlainan. Selain itu, ia juga menuju ke arah fungsi interaktif bersilang yang tidak boleh dilakukan pada jenis-jenis penjabatanan yang lain. Kelebihan jabatan matriks adalah ia membolehkan organisasi untuk menguruskan dengan cekap projek-projek atau aktiviti-aktiviti yang berskala besar dan kompleks.
Kelemahan struktur matriks adalah ia memerlukan tahap koordinasi yang lebih tinggi untuk menguruskan kerumitan yang terlibat dalam usaha menjalankan projek-projek besar atau projek-projek yang mempunyai banyak peringkat untuk disiapkan. Keadaan ini sering menyebabkan jabatan matriks memberi tumpuan kepada konflik kuasa dan kekeliruan di kalangan pekerja yang perlu melaporkan diri kepada lebih daripada seorang penyelia atau pengurus. Selain itu, jabatan matriks tersebut juga memerlukan kemahiran pengurusan di peringkat yang lebih tinggi berbanding dengan lain-lain jenis penjabatanan.
AUTORITI
Autoriti adalah sebahagian daripada struktur organisasi. Autoriti bermaksud hak untuk memberi arahan, mengambil tindakan dan membuat keputusan yang berkaitan dengan aktiviti-aktiviti untuk mencapai objektif-objektif sesuatu organisasi. Kuasa atau autoriti merujuk kepada hak yang diberi kepada jawatan pengurusan yang merupakan pihak berkuasa dalam sesebuah organisasi. Autoriti biasanya disalurkan daripada atas ke bawah, iaitu, kepada peringkat
4.3
Terangkan konsep penjabatanan dan nyatakan satu kelebihan dan satu kelemahan bagi setiap penjabatanan yang anda tahu.
LATIHAN 4.2
Apakah jenis penjabatanan yang diamalkan oleh organisasi anda?