pengurusan bawahan. Autoriti diletakkan pada sesuatu jawatan tanpa mengambil kira faktor-faktor peribadi pemegang jawatan tersebut. Hak ini wujud berdasarkan kedudukan rasmi dalam sesebuah organisasi. Apabila seseorang meninggalkan kedudukan rasminya, autoriti masih kekal dengan jawatan tersebut.
4.3.1 Rantaian Arahan
Dalam Rajah 4.6, terdapat garisan-garisan yang menghubungkan segi empat tepat di bahagian paling atas dengan segi empat tepat yang berada di bahagian yang lebih rendah. Garisan-garisan ini dikenali sebagai rantaian arahan. Rantaian arahan menerangkan tentang siapa melapor kepada siapa dalam sesebuah organisasi. Individu-individu dalam segi empat tepat yang paling atas mempunyai kuasa terhadap individu-individu dalam segi empat tepat yang lebih rendah, mengikut garisan-garisan yang menghubungkan mereka. Individu-individu di peringkat paling atas mempunyai hak untuk memberi arahan, mengambil tindakan dan membuat keputusan tentang kerja individu-individu (subordinat) yang berada di bawah mereka. Individu-individu di peringkat yang lebih rendah mesti melaporkan semua aspek kerja mereka kepada orang-orang di peringkat atas daripada mereka mengikut rantaian arahan tersebut.
Bagi mengelakkan peringkat bawahan daripada kekeliruan dan konflik kuasa akibat daripada keperluan untuk melaporkan kepada lebih daripada seorang pengurus, perpaduan arahan diperlukan dalam sesebuah organisasi. Kesepakatan arahan adalah prinsip pengurusan yang menyatakan bahawa pekerja-pekerja hanya melaporkan kepada seorang pengurus pada satu-satu masa. Dalam erti kata lain, hanya seorang pengurus diberi kuasa untuk menjadi pemimpin pada satu-satu masa atau untuk sebarang aktiviti dalam sesebuah organisasi.
4.3.2 Autoriti Lini dan Staf
Dimensi autoriti yang seterusnya membezakan antara autoriti lini dengan autoriti staf. Perbezaan antara kedua-duanya ditunjukkan dalam Jadual 4.1. Autoriti lini dan autoriti staf perlu bekerjasama antara satu sama lain untuk mengekalkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi. Untuk memastikan kedua-duanya bekerja dengan produktif, pihak pengurusan mesti memastikan yang kedua-dua kumpulan autoriti ini memahami misi organisasi tersebut, mempunyai objektif-objektif yang khusus dan yakin bahawa perkongsian mereka itu dapat membantu organisasi mencapai objektif-objektifnya.
Jadual 4.1: Perbezaan antara Autoriti Lini dan Autoriti Staf Autoriti Lini Autoriti Staf Autoriti lini berhak membuat keputusan
dan memberi arahan kepada pekerja-pekerja yang diletakkan di bawah rantaian arahannya. Pengarah, yang mempunyai autoriti lini, berhak memberi arahan kepada pengurus-pengurus di bawahnya. Pada umumnya, autoriti lini adalah berhubung kait dengan urusan-urusan yang melibatkan sistem pengurusan organisasi terutamanya dalam semua aspek yang berkaitan dengan kerja dan perlakuan yang berhubung kait dengan usaha-usaha untuk mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan. Autoriti lini membantu mereka yang menerimanya untuk bekerja dan memastikan kecekapan aktiviti-aktiviti di bawah tanggungjawab mereka.
Autoriti staf pula melibatkan hak untuk memberi nasihat dan bantuan kepada pihak-pihak yang mempunyai autoriti lini dan juga pekerja-pekerja lain, meskipun mereka bukan bawah rantaian tersebut. Perlu diingatkan bahawa autoriti staf adalah hanya untuk memberikan nasihat dan bantuan dan bukannya memberi arahan seperti autoriti lini. Autoriti staf membolehkan sesetengah pihak untuk membantu dalam meningkatkan keberkesanan autoriti lini melaksanakan tugas-tugas di bawah tanggungan mereka.
4.3.3 Fungsi Lini dan Staf
Istilah „lini dan staf‰ digunakan untuk menerangkan pelbagai fungsi dalam sesebuah organisasi. Fungsi lini adalah satu aktiviti yang menyumbang secara langsung kepada pengeluaran dan jualan produk dan perkhidmatan sesebuah organisasi kepada pengguna-pengguna. Sebagai contoh, aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan pengeluaran dan pemasaran dikenali sebagai fungsi lini. Fungsi staf pula merupakan satu aktiviti yang menyumbang secara tidak langsung kepada pengeluaran dan jualan produk dan perkhidmatan sesebuah organisasi termasuklah aktiviti-aktiviti pendukungnya. Khususnya, fungsi staf
dalam sesebuah organisasi adalah aktiviti yang dijalankan oleh jabatan-jabatan seperti akaun, sumber manusia dan undang-undang. Sebagai contoh, pengurus jabatan pemasaran boleh meminta nasihat daripada jabatan undang-undang untuk memastikan yang perkataan-perkataan yang digunakan dalam iklan-iklan tertentu adalah selaras dengan undang-undang.
4.3.4 Jangkauan Kawalan
Jangkauan kawalan merujuk kepada bilangan pekerja yang melapor terus kepada seseorang pengurus atau penyelia.
Ahli-ahli teori pengurusan klasik seperti Henri Fayol percaya bahawa struktur- struktur organisasi adalah menegak dan terdiri daripada beberapa peringkat pengurusan yang mempunyai jangkauan kawalan yang terhad. Jangkauan kawalan yang terhad ini membolehkan organisasi untuk meningkatkan usaha-usahanya dalam memantau kakitangannya. Jangkauan kawalan yang terhad bermakna bilangan pekerja yang diletakkan di bawah penyeliaan seorang pengurus adalah kecil; justeru memastikan penyeliaan yang lebih rapi.
Walau bagaimanapun, organisasi-organisasi yang mempunyai struktur organisasi yang panjang dan jangkauan kawalan yang terhad akan menanggung kos yang lebih tinggi terutamanya gaji pekerja. Kos yang tinggi adalah disebabkan oleh struktur organisasi menegak yang mana ia memerlukan peringkat pengurusan yang berganda. Selain itu, peringkat pengurusan berganda ini merupakan punca kelewatan dalam pembuatan keputusan dan kakitangan/pengurus mempunyai kecenderungan untuk merujuk masalah mereka kepada pihak pengurusan atasan. Kreativiti di kalangan pekerja akan menjadi terhad kerana kawalan ketat dan kurang kebebasan yang diberikan oleh pihak pengurusan.
Pada masa ini, kebanyakan organisasi mengamalkan jangkauan kawalan yang luas kerana ia mampu mengurangkan kos, mempercepatkan proses pembuatan keputusan, meningkatkan kreativiti dan kefleksibelan, mengurangkan jurang terhadap pengguna-pengguna dan memberikan kuasa kepada pekerja-pekerja.
Sebelum anda menyambung bacaan, sila renung sejenak. Apakah yang anda faham dengan terma „jangkauan kawalan‰?