Berdasarkan apa yang telah dibincangkan, berikan satu definisi perancangan menurut kefahaman anda. Bandingkan jawapan anda dengan rakan-rakan.
(i) Objektif yang Khusus
Objektif tersebut mestilah dinyatakan secara khusus. Katakan sebuah organisasi ingin meningkatkan pengeluarannya pada tahun ini. Oleh itu, ia mesti menyatakan dengan jelas berapa banyak peningkatan yang ingin dicapai, sebagai contoh 10 atau 20 peratus atau lebih. (ii) Objektif yang Boleh Diukur
Suatu objektif yang baik adalah objektif yang boleh diukur secara kuantitatif. Pengukuran seperti ini adalah penting untuk menentukan sama ada objektif tersebut boleh dicapai atau tidak. Berdasarkan contoh di atas, peningkatan dalam pengeluaran boleh diukur dengan cara mengira produk yang dihasilkan. Andainya selepas pengiraan didapati ada pertambahan sebanyak 10 peratus berbanding dengan apa yang diandaikan sebelumnya, ini bermakna objektif yang dirancang sebelum itu iaitu peningkatan sebanyak 10 peratus telah tercapai.
(iii) Objektif yang Boleh Dicapai
Suatu objektif yang baik adalah objektif yang tidak mustahil untuk dicapai. Objektif yang boleh dicapai akan menaikkan semangat pekerja-pekerja, manakala objektif yang tidak boleh dicapai hanya akan melemahkan semangat mereka.
(iv) Objektif yang Realistik
Objektif yang realistik adalah suatu objektif yang munasabah. Katakan kapasiti pengeluaran Syarikat A telah mencecah tahap yang maksimum. Pihak pengurusan mengambil keputusan untuk menentukan objektif meningkatkan pengeluaran sebanyak 30 peratus daripada tahap maksimum. Objektif ini sememangnya tidak realistik dan tidak boleh dicapai kerana kapasiti pengeluaran sudah pun mencapai tahap maksimum. Oleh itu, adalah penting bagi pengurus sesebuah organisasi untuk menilai keupayaan organisasi tersebut sebelum membuat sebarang perancangan.
(v) Objektif yang Tepat Pada Masanya
Suatu objektif yang baik biasanya akan menyatakan jangka masa yang perlu diambil untuk mencapai objektif tersebut. Misalnya, satu tahun atau tiga tahun. Dalam jangka masa ini, semua sumber akan digabungkan dan ditumpukan ke arah mencapai objektif itu.
(b) Membina Komitmen Individu
diambil adalah untuk memupuk komitmen pada setiap individu dalam organisasi itu ke arah mencapai objektif tersebut. Terdapat empat cara yang boleh digunakan untuk mewujudkan komitmen di kalangan ahli-ahli sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut. Sila rujuk Jadual 2.1 untuk kaedah-kaedah dan penerangannya.
Jadual 2.1: Kaedah-kaedah Mewujudkan Komitmen
Kaedah Penerangan Penentuan objektif-objektif menerusi kerjasama dengan semua ahli dalam organisasi
Biasanya, apabila keputusan dibuat hasil daripada kerjasama dengan ahli-ahli lain, ia akan menimbulkan rasa pemilikan terhadap keputusan yang dibuat. Apabila ahli-ahli merasakan keputusan yang dibuat adalah berdasarkan persetujuan mereka, ia akan mewujudkan komitmen di kalangan mereka untuk memastikan kejayaan pelaksanaannya. Kaedah ini merupakan pendekatan yang terbaik dan lazimnya digunakan dalam organisasi untuk meningkatkan komitmen pekerja-pekerja.
Objektif-objektif yang munasabah
Objektif yang ditentukan perlulah munasabah agar pekerja-pekerja bersemangat untuk melaksanakan tugas mereka sehingga objektif yang telah dirancangkan tercapai. Objektif-objektif yang tidak realistik dengan sasaran yang tinggi sememangnya sukar dicapai, manakala objektif-objektif dengan sasaran yang terlalu rendah hanya akan membosankan pekerja-pekerja.
Pengumuman objektif-objektif kepada ahli-ahli dalam organisasi
Pada amnya, apabila suatu objektif diketahui umum, kita akan rasa malu sekiranya objektif-objektif tersebut gagal dicapai. Oleh itu, kita akan bekerja lebih keras untuk memastikan objektif yang telah dirancang dapat dicapai.
Mendapat sokongan daripada pengurusan atasan
Untuk memudahkan lagi operasi kerja, adalah baik untuk mendapat sokongan daripada pengurusan atasan. Sokongan ini boleh diberi dalam bentuk kewangan, pendapat, nasihat dan sebagainya. Dengan sokongan ini, semua urusan akan menjadi lebih mudah dan secara tidak langsung mendorong kita untuk mencapai objektif-objektif tersebut.
(c) Menyediakan Pelan Tindakan
Pelan-pelan tindakan akan disediakan selepas mengenal pasti komitmen yang akan diberikan oleh ahli-ahli organisasi ke arah mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan. Pelan tindakan ini akan menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk melaksanakan tugas, individu-individu yang terlibat, sumber-sumber dan masa yang diperlukan untuk mencapai objektif-objektif tersebut.
(d) Memantau Kemajuan
Langkah keempat dalam perancangan adalah memantau kemajuan. Ia bertujuan untuk mengenal pasti sama ada pelan-pelan berjalan dengan baik atau sebaliknya. Dua kaedah untuk memantau kemajuan adalah:
(i) Menentukan Objektif Jangka Panjang dan Jangka Pendek
Objektif jangka panjang merupakan objektif sebenar yang perlu dicapai manakala objektif jangka pendek dibentuk bagi tujuan motivasi secara sementara kepada ahli-ahli dan pekerja-pekerja sesebuah organisasi sementara berusaha ke arah pencapaian objektif-objektif jangka panjang.
Misalnya, objektif jangka panjang organisasi A ialah untuk menjana keuntungan bersih sebanyak RM10,000 untuk tahun 2010. Manakala, objektif jangka pendek yang telah ditentukan adalah untuk meningkatkan keuntungan bersih dalam akaun pada setiap bulan untuk tahun 2010. Sekiranya keuntungan bersih meningkat setiap bulan, ini akan mendorong pekerja-pekerja untuk terus menjana lebih banyak keuntungan sehingga mereka dapat mencapai sasaran RM10,000 pada bulan Disember 2010.
(ii) Memperoleh Maklum Balas Prestasi daripada Pihak Peserta
Maklum balas prestasi yang kerap membolehkan pekerja-pekerja dan pengurus memantau tahap kemajuan mereka. Sekiranya terdapat sebarang penyimpangan daripada objektif atau strategi yang asal, maka usaha-usaha penyesuaian, penentuan hala tuju dan strategi kerja akan segera dilakukan. Maklum balas juga dapat memastikan pengurus tidak menyimpang daripada objektif asal dan mengenal pasti kesilapan yang dibuat supaya tindakan pembetulan dapat diambil.
(e) Mengekalkan Kefleksibelan
Perancangan yang baik adalah perancangan yang fleksibel atau elastik. Kadangkala, pelan tindakan dan objektif tertentu tidak dapat dilaksanakan seperti yang dirancangkan. Ada masanya pula, objektif-objektif didapati amat sukar untuk dicapai dan tindakan terpaksa diambil untuk mengubah perancangan tersebut. Perubahan yang dibuat mungkin melibatkan aspek strategi kerja, skop objektif yang perlu dicapai atau sumber yang terlibat. Perancangan fleksibel ini penting kerana sekiranya terdapat sebarang masalah berkaitan dengan proses perancangan ia tidak akan mengganggu perancangan keseluruhan yang telah dibuat dan mungkin hanya sebahagian yang perlu diperbaiki. Oleh itu, perancangan yang baik perlu memasukkan