Apabila sesebuah organisasi melaksanakan proses untuk menarik minat calon-calon untuk memohon jawatan-jawatan yang ditawarkan dan membangunkan sekumpulan calon-calon, proses mengumpulkan maklumat bagi menilai dan memilih calon yang paling sesuai harus dilaksanakan. Proses ini dipanggil proses pemilihan. Proses ini sangat penting kerana kesilapan dalam memilih calon akan membawa kesan yang buruk kepada organisasi. Demi mengurangkan ketidaktentuan dalam pemilihan pekerja, pakar-pakar sumber manusia mencadangkan empat kaedah pemilihan pekerja.
5.3.1 Borang Permohonan dan Resume
Kaedah pemilihan yang pertama adalah menerusi borang permohonan dan penerangan ringkas calon atau resume ă kedua-duanya mengandungi maklumat yang sama tentang calon tersebut iaitu maklumat peribadi, latar belakang akademik, pengalaman pekerjaan dan lain-lain.
Biasanya, borang permohonan digunakan sebagai alat untuk memperoleh maklumat tentang calon dan ia disediakan oleh organisasi itu sendiri. Resume pula disediakan oleh calon mengikut format calon itu.
5.3
Dalam beberapa organisasi di Malaysia, sesetengah majikan, pengurus atau perekrut adalah lebih cenderung ke arah mengambil rakan-rakan mereka untuk mengisi jawatan kosong padahal terdapat lebih banyak calon yang berkelayakan. Apakah pandangan anda dalam perkara ini? Bincangkan dengan rakan-rakan anda.
AKTIVITI 5.1
Jelaskan secara ringkas dua kaedah perekrutan yang boleh dilaksanakan oleh organisasi.
Kebanyakan organisasi lebih gemar menggunakan borang permohonan kerana ia disediakan untuk maklumat-maklumat yang dikehendaki sahaja. Maklumat-maklumat yang ada akan dimasukkan ke dalam sistem Maklumat-maklumat sumber manusia yang akan digunakan sebagai bahan untuk penilaian pemilihan.
5.3.2 Rujukan dan Semakan Latar Belakang
Kebanyakan organisasi menghendaki calon-calon menyediakan rujukan kerja umpamanya daripada majikan atau kawan-kawan, guru atau pensyarah yang mana mereka boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lebih lanjut tentang calon terbabit. Tujuan semakan latar belakang calon adalah untuk menyemak kesahihan dan ketepatan maklumat yang telah diberi oleh calon seperti dinyatakan dalam borang permohonannya atau resume yang dihantar. Dengan pemeriksaan maklumat ini, ia membolehkan organisasi menyemak balik sesuatu maklumat. Dengan cara ini, majikan mungkin dapat tahu tentang perkara-perkara negatif atau penerangan latar belakang calon yang tidak dinyatakan oleh calon sebelum itu. Pemeriksaan ini selalunya diuruskan dengan pusat pengajian, majikan terdahulu, rekod mahkamah, rekod polis, agensi kerajaan dan sumber lain melalui panggilan telefon, surat atau penyiasatan secara persendirian.
5.3.3 Ujian Pemilihan
Mengapakah sesetengah pekerja dapat melaksanakan kerja-kerja mereka dengan baik, manakala sebahagian lain tidak? Prestasi kerja sesuatu calon dapat diketahui selepas dia mula bekerja. Walau bagaimanapun, ujian pemilihan dapat membantu organisasi membuat keputusan yang betul dalam memilih seseorang yang paling layak untuk sesuatu jawatan. Ujian pemilihan ini boleh mengukur secara langsung atau tidak langsung sama ada seseorang calon itu dapat menjalankan kerjanya dengan baik. Jadual 5.2 menunjukkan empat jenis ujian pemilihan yang digunakan oleh organisasi.
Jadual 5.2: Ujian Pemilihan Jenis Ujian Penerangan Ujian Kebolehan
Spesifik
Ujian ini mengukur kebolehan yang diperlukan untuk suatu kerja tertentu. Ia juga dikenali sebagai ujian aptitud atau kebolehan. Biasanya ujian jenis ini digunakan untuk bidang kerja seperti mekanikal, perkeranian, penjualan dan kerja fizikal.
Ujian Kebolehan Kognitif
Tujuan ujian ini adalah untuk mengukur kepantasan pengamatan, kefahaman lisan, kebolehan mengira, penaakulan umum (general reasoning) dan keupayaan ruangan. Ujian ini akan menunjukkan kepantasan serta tahap pemahaman seseorang calon terhadap perkataan, angka, logik dan dimensi ruang. Ujian kebolehan boleh menentukan prestasi kerja sesetengah bilangan kerja sahaja tetapi ujian kebolehan kognitif boleh menentukan prestasi kerja untuk semua kerja. Seseorang calon yang berjaya dengan baik dalam ujian kognitif atau kebolehan selalunya cekap dalam mempelajari perkara yang baru, mampu memproses maklumat yang rumit dan boleh menyelesaikan masalah serta dapat membuat keputusan dengan baik.
Data Biografi Data biografi atau lebih dikenali sebagai biodata adalah kajian terperinci tentang latar belakang dan pengalaman calon yang terbabit. Asas kajian ini adalah tingkah laku yang lepas (latar belakang peribadi dan pengalaman hidup) yang merupakan ramalan terbaik untuk menentukan tingkah laku seseorang itu di masa hadapan.
Ujian Personaliti Ini adalah ujian untuk mengukur personaliti seseorang calon terhadap kerja. Ujian ini akan menunjukkan dimensi personaliti calon.
Siri-siri ujian yang diselenggarakan oleh pusat-pusat penilaian termasuk latihan „in-basket‰, permainan peranan, persembahan kumpulan kecil dan perbincangan berkumpulan tanpa ketua. Latihan „in-basket‰ ini adalah ujian tulisan di mana calon-calon akan diberi perkara-perkara yang berkaitan dengan tugas pengurus contohnya, memo, mesej telefon, polisi organisasi dan lain-lain bentuk komunikasi. Calon-calon akan diberi masa yang terhad untuk membaca, memperincikan butiran perkara dan membuat keputusan berhubung cara menguruskan setiap butiran perkara terbabit. Seorang pengurus yang berpengalaman akan kemudiannya menilai, memberi komen dan memberi cadangan-cadangan.
Perbincangan berkumpulan tanpa ketua adalah perbincangan dalam kumpulan yang terdiri daripada enam calon dan mereka diberi dua jam untuk
kumpulan itu. Pemerhati-pemerhati yang terlatih akan memantau dan memberi komen kepada setiap calon berdasarkan sejauh mana seorang calon itu dapat berbincang, mendengar, memimpin dan berurusan dengan orang lain.
5.3.4 Temu Duga
Setiap orang dikalangan kita yang memohon sesuatu jawatan tidak boleh lari daripada ditemu duga. Jika kita telah menghadiri lima temu duga di organisasi yang berlainan, ini bermakna kita telah menghadapi lima cara temu duga yang berlainan.
Temu duga merupakan satu kaedah di mana wakil-wakil syarikat akan menanyakan soalan-soalan bersiri tentang kerja tersebut untuk mengetahui sama ada seseorang calon itu layak atau tidak untuk memegang jawatan yang ditawarkan. Terdapat beberapa jenis temu duga yang kerap digunakan oleh organisasi iaitu temu duga tidak berstruktur, berstruktur dan separa berstruktur. Temu duga tidak berstruktur adalah temu duga di mana wakil syarikat akan menanyakan apa-apa soalan kepada calon tersebut. Untuk temu duga ini, seseorang calon akan ditanya soalan-soalan yang berlainan daripada calon-calon lain.
Sebaliknya, temu duga berstruktur adalah temu duga di mana penemuduga akan menanyakan sekumpulan soalan yang disediakan dan telah dirangka dengan lebih awal. Tiap-tiap calon akan ditanya soalan-soalan yang sama atau seperti calon-calon yang lain. Terdapat empat jenis soalan yang kerap ditanya semasa temu duga seperti ini:
(a) Soalan Berdasarkan Situasi
Soalan-soalan di mana calon dikehendaki memberi jawapan tentang apa yang beliau akan lakukan apabila menghadapi sesuatu situasi (misalnya: Apa yang anda akan lakukan jika ...)
Sebelum menghadiri temu duga, seseorang calon mungkin menyiapkan dirinya dengan jawapan-jawapan bagi soalan yang bakal ditanya oleh penemu duga. Beliau mungkin telah mempunyai jawapan sebelum memasuki bilik temu duga. Dalam senario ini, apakah pendapat anda tentang keberkesanan temu duga kepada pihak majikan?
(b) Soalan Berkenaan Latar Belakang
Soalan yang ditanya adalah tentang pengalaman kerja, kelayakan akademik dan kelayakan-kelayakan lain.
(c) Soalan Berkenaan Perangai
Soalan-soalan tentang pekerjaan calon yang terdahulu. (d) Soalan Berkenaan Kerja
Soalan-soalan yang mana calon dikehendaki untuk menunjukkan pengetahuan tentang kerja.
Contohnya, soalan untuk doktor perubatan „Jika sesuatu ubat diberi kepada seorang pesakit dan beliau memberi maklum balas yang negatif, bagaimana anda akan menangani keadaan sedemikian?‰