Universitas Negeri Makassar, Email : [email protected]
Pandemi Covid-19 telah mengubah tatanan kehidupan manusia sehari-hari, termasuk kegiatan penyampaian ide, gagasan atau temuan baru dalam bentuk seminar. Tidak dapat dipungkiri bahwa cukup banyak kegiatan dalam bentuk seminar yang telah dijadwalkan akan dilaksanakan pada bulan Mei-Juni 2020 terpaksa harus ditunda bahkan dibatalkan karena tidak adanya kepastian kapan berakhirnya pandemi ini. Tren menunjukkan adanya peningkatan orang yang positif Covid-19. Hotel yang menjadi rencana tempat pelaksanaan terpaksa harus menerima kenyataan pahit akibat pembatalan ini.
Catering yang menyediakan makananpun merasakan hal yang sama.
Narasumber mau tidak mau membatalkan keberangkatannya dengan memiliki refund. Terakhir, panitia kegiatan sibuk mengkonfirmasi perihal pembatalan ini kepada semua peserta. Bila kegiatannya berbayar, panitiapun direpotkan dalam pengembalian dana tersebut kepada setiap peserta. Tentunya, ada rasa kecewa karena kegiatan yang telah direncanakan jauh hari terpaksa harus dibatalkan.
Dalam menghadapi ketidakpastian kapan berakhirnya pandemi ini, perguruan tinggi didorong untuk bertransformasi melakukan penyesuaian era revolusi industri 4.0 dengan melakukan inovasi dengan memanfaatkan teknologi dan informasi. Salah satu bentuk
inovasi tersebut diimplementasikan dalam pelaksanaan seminar secara daring dengan memanfaatkan platform yang ada. Kegiatan ini disebut webinar yang merupakan gabungan antara 2 kata, yaitu website dan seminar. Platform yang dapat dimanfaatkan antara lain Cisco Webex, Zoom, Microsoft team, dan Google Meet. Keunggulan dari beberapa
platform tersebut adalah tidak berbayar dengan fitur yang terbatas.
Untuk meningkatkan performa pemanfaatan platform sebaiknya dilakukan upgrade ke versi premium atau versi pro. Tentunya untuk memperoleh manfaat dari fitur versi premium atau versi pro, misalnya meningkatkan kapasitas jumlah peserta, diperlukan pembayaran secara berkala (berlangganan).
Hal positif dari pelaksanaan webinar adalah dapat dilakukan minimalisasi biaya dalam penyelenggaraan. Tidak perlu sewa gedung untuk tempat pelaksanaan, tidak perlu menyediakan kudapan dan makan siang, dan tidak perlu menyiapkan seminar kit. Kunci utama keberhasilan kegiatan ini adalah koneksi internet dan jaringan listrik yang stabil. Hanya saja, salah satu aspek yang dapat menarik perhatian calon peserta untuk mengikuti webinar, selain materi yang up to date dan narasumber yang kompeten di bidangnya, adalah sertifikat. Bila webinar diselenggarakan tanpa mengenakan biaya akan menjadi nilai tambah tersendiri. Tentu saja akan menjadi kebanggaan tersendiri bila webinar yang diadakan mendapat animo yang cukup baik.
Sertifikat yang terstandardisasi setidaknya memiliki nomor; mencetak nama peserta (bukan tulis tangan), mencantumkan nama kegiatan, tanggal pelaksanaan, logo penyelenggara, topik dan durasi kegiatan, tanda tangan serta cap stempel penyelenggara. Esensi dari sertifikat ini, khususnya bagi seorang tenaga pendidik atau dosen, dapat digunakan sebagai angka kredit untuk kenaikan pangkat, ataupun untuk pemenuhan kebutuhan Beban Kerja Dosen (BKD). Peserta webinar yang jumlahnya bisa mencapai ratusan tentunya akan cukup merepotkan bagi panitia bila membuatnya secara manual. Akan banyak waktu yang terbuang untuk mengerjakan hal ini. Belum lagi kemungkinan adanya keluhan dari peserta setelah memperoleh sertifikat elektronik berupa kesalahan dalam pengetikan nama.
Pada kesempatan ini, saya ingin berbagi pengalaman terkait bagaimana cara membuat sertifikat elektronik yang telah terstandardisasi secara otomatis. Hal ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan aplikasi-aplilkasi yang telah disediakan secara gratis oleh GOOGLE, misalnya Google Forms, Google Sheets, dan Google
Slides ditambah memanfaatkan salah satu pengaya (add ons), yakni Autocrat. Webinar yang saya jadikan contoh adalah webinar yang
diselenggarakan oleh Fakultas Ekonomi di Universitas Negeri Makassar (UNM) yang mengangkat tema “Berdamai dengan Covid-19: Perubahan Paradigma Pendidikan dan Ekonomi di masa Pandemi Covid-19”. Poster kegiatan ini dapat dilihat pada Gambar 1.
Pada kegiatan tersebut, panitia menawarkan sertifikat elektronik bagi peserta. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah dengan menyiapkan Google Forms berisi pertanyaan yang harus memuat informasi yang akan dicantumkan dalam sertifikat elektornik. Misalnya nama, instansi/afiliasi, dan peran serta sebagai peserta. Agar peserta tetap setia mengikuti kegiatan webinar, sebaiknya tautan Google Forms ini dibagikan pada saat akhir acara dan dikemas dalam bentuk evaluasi kegiatan. Harapannya, hanya peserta yang betul-betul mengikuti kegiatan dari awal hingga akhir yang memperoleh sertifikat elektronik ini dan tautan tidak disebarluaskan. Contoh pertanyaan Google Forms untuk memperoleh data peserta dapat dilihat pada Gambar 2. Pertanyaan sebaiknya diberi deskripsi sedetail mungkin untuk meyakinkan peserta untuk meminimalisir kekeliruan dalam pengetikan nama dan data lainnya.
Gambar 2. Tampilan Google Forms berisi data yang akan dimuat pada sertifikat elektronik
Langkah selanjutnya adalah menyiapkan template sertifikat elektronik yang akan diberikan kepada peserta. Dokumen template sertifikat elektronik disimpan dalam bentuk JPEG dan ditempelkan
pada Google Slides. Lakukan pengaturan slide sesuai ukuran kertas A4, yakni 29,7 cm x 21 cm. Kemudian masukkan teks dan ketik <<NAMA>>. Sistem kerja dari pemanfaatan pengaya Autocrat sama dengan memanfaatkan fitur mail merge pada Microsoft word. Gunakan simbol <<>> untuk menyelipkan teks yang akan ditempelkan. Tulisan “NAMA” sendiri disesuaikan dengan penulisan pada Google Forms. Perhatikan penggunaan huruf kapital dan huruf kecil. Bila penulisan berbeda, maka data akan gagal terbaca. Dokumen Google Slides ini selanjutnya disimpan, sebaiknya dalam satu folder khusus terkait webinar ini di Google Drives. Dokumen Google Forms juga disimpan pada folder yang sama. Tampilan pada Google Slides dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Tampilan Template Sertifikat Elektronik
Setelah itu, buka kembali Google Forms dan klik logo Google Sheets yang merupakan tempat merekap data yang telah masuk (Gambar 4). Kemudian pilih menu add-ons (pengaya) dan dapatkan add-ons (pengaya) seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5. Ketik “Autocrat” pada bagian pencarian (Gambar 6).
Gambar 4. Tampilan google forms yang menunjukkan response (Tanggapan) pada Google Sheets
Gambar 5. Menu Add-Ons (Pengaya) Pada Google Sheets
Gambar 6. Hasil Pencarian Pengaya Autocrat
Klik pilihan Autocrat lalu install. Pengaya Autocrat merupakan buatan pihak ketiga sehingga pada saat meng-install akan muncul notifikasi untuk mengizinkan Autocrat untuk melakukan beberapa hal dalam menjalankan fungsinya. Setelah ter-install maka pengaya Autocrat akan muncul pada Add-Ons. Buka pengaya Autocrat dan lakukan langkah-langkah berikut (pengaturan Bahasa pada aplikasi dalam Bahasa Inggris):
1. Pilih new jobs lalu ketik nama jobs, misalnya Webinar FE UNM. Selanjutnya pilih Next.
Gambar 7. Tampilan Name Your Merge Job
2. Pilih template, dalam hal ini adalah dokumen Google Slides yang ada pada Google Drives. Selanjutnya pilih Next.
Gambat 8. Tampilan Choose Template
3. Memilih data yang akan diselipkan pada sertifikat elektronik, yaitu nama peserta. Selanjutnya pilih Next.
Gambar 9. Tampilan Map Source Data to Template
4. Mengatur penamaan dokumen sertifikat yang akan dikirimkan kepada beserta dalam bentuk format pdf. Selanjutnya pilih Next.
Gambar 10. Tampilan File Settings
5. Memilih folder yang ada di Google Drives sebagai tempat penyimpanan dokumen sertifikat elektronik yang dikirimkan kepada peserta. Selanjutnya pilih Next.
Gambar 11. Tampilan Choose Destination Folder(s)
6. Menambahkan folder dinamik. Bagian ini hanya pilihan saja. Bisa langsung dilewati. Selanjutnya pilih Next.
Gambar 12. Tampilan Add Dynamic Folder Reference
7. Mengatur ketentuan penggabungan. Bagian ini juga hanya pilihan saja. Bisa langsung dilewati. Selanjutnya pilih Next.
Gambar 13. Tampilan Set Merge Condition
8. Membagikan dokumen dan mengirimkannya ke surat elektronik peserta. Pilih share doc dan atur dokumen yang dikirimkan dalam bentuk format pdf. Selanjutnya atur format penamaan dokumen sertifikat elektronik yang dikirimkan kepada peserta dan isi surat. Pada bagian cc, bcc atau reply to dapat diisikan surat elektronik panitia sebagai arsip. Selanjutnya pilih Next.
Gambar 14. Tampilan Share Docs & Send Emails 9. Menambahkan atau menghapus jog triggers. Selanjutnya pilih
Save.
Setalah peserta mengisi Google Forms, maka peserta akan memperoleh surat elektronik seperti pada Gambar 15 dan sertifikat elektronik seperti pada Gambar 16.
Gambar 15. Tampilan Surat Elektronik yang Diterima Peserta
Gambar 16. Tampilan Sertifikat Elektronik yang Diterima Peserta Pengaya Autocrat ini tentunya sangat membantu panitia dalam membuat surat elektronik. Selamat mencoba!