KOMPONEN B:TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN DAN PENJAMINAN MUTU
B.7. Perencanaan dan Pengembangan Program, dengan Memanfaatkan Hasil Evaluasi Internal dan Eksternal
Dalam merencanakan dan mengembangan program, Unnes merujuk pada hasil evaluasi baik internal maupun eksternal. Hasil-hasil evalusi internal, sebagaimana disampaikan di bagian awal,sebagiannya diperoleh dari forum-forum rapat pimpinan dan rapat kerja universitas dan fakultas. Selain itu, hasil evaluasi diperoleh dari kegiatan audit yaitu untuk audit akademik dilaksanakan oleh BPM melalui kegiatan Audit Mutu Internal dan audit non akademik dilakukan oleh BAI melalui kegiatan audit rutin.
Melalui AMI, dilakukan pengukuran kinerja sasaran mutu yang berbasis Renstra, mulai tingkat program studi, Fakultas, Badan,Lembaga, UPT sampai dengan sasaran mutu Institusi. Hasil pengukuran kinerja akan dianalisis dan dilaporkan secara terbuka dalam sistem informasi audit mutu (laman bpm.unnes.ac.id). Dan secara akuntabilitas akan dilakukan pembahasan akar penyebab masalah dan program perbaikan berkelanjutan melalui Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan diakhir tahun, sekaligus sebagai acara refleksi akhir tahun6.
Hasil RTM digunakan sebagai rekomendasi semua unit untuk merencanakan lebih matang perencanaan program tahun berikutnya, dimana hasil kinerja sasaran
6
mutu yang masih belum memenuhi target dijadikan sebagai prioritas program untuk mencapai target ditahun depan.
1. Dampak hasil evaluasi program terhadap pengalaman dan mutu pembelajaran mahasiswa.
Evaluasi program dilakukan sebagai bagian dari siklus penjaminan mutu internal untuk melihat output yang dihasilkan dari pelaksanaan program akademik baik dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Evaluasi dilakukan setiap akhir semester gasal dan genap untuk setiap tahun akademiknya. Melalui evaluasi diukur kualitas output dari proses akademik, dibidang pendidikan dan pengajaran akan menghasilkan capaian kinerja dosen dalam pembelajaran, prestasi akademik mahasiswa, kinerja bimbingan akademik dari dosen wali, kinerja bimbingan skripsi dari dosen pembimbing. Dibidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat akan dievaluasi kuantitas dan kualitas penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan setiap dosen.
2. Pengelolaan mutu secara internal pada tingkat program studi (misalnya kajian kurikulum, monitoring dan mekanisme balikan bagi mahasiswa, dosen dan penguji eksternal).
Pengelolaan Mutu di Unnes didasarkan pada Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Unnes berbasis SMM ISO 9001:2008. Pelaksanaaan Penjaminan Mutu di Universitas Negeri Semarang dibingkai dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) yang berbasis pada Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Mekanisme kerja penjaminan mutu diatur dalam mapping proses bisnis yang terintegrasi mulai dari bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat serta Kemahasiswaan. Secara internal mekanisme kerja penjaminan mutu mulai dari institusi sampai dengan Jurusan/Program Studi dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Internal, dimana dalam pelaksanaannya semua unit harus memenuhi persyaratan SMM yang ditandai dengan keberadaan dokumen kebijakan mutu, standar mutu, sasaran dan rencana mutu, manual mutu, prosedur mutu, formulir mutu dan instruksi kerja7. Adapun untuk kerangka Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), Unnes menjalankan penjaminan mutu berdasarkan standar akreditasi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) baik pada tingkat Institusi maupun Program Studi. Disamping itu dalam rangka memastikan penjaminan mutu berjalan sesuai dengan visi dan misi Unnes, maka dalam siklus penjaminan mutu menggunakan pola Plan DO Check Action (PDCA), siklus ini menjamin bahwa
target kinerja mutu yang telah ditetapkan secara benar dan konsisten dilaksanakan oleh semua unit, dan dalam rangka semangat perbaikan berkelanjutan maka dilaksanakan monitoring dan audit mutu internal (AMI). Monitoring dilaksanakan secara kontinui pada awal dan pertengahan semester, sedang AMI bidang akademik dilaksanakan dua kali pada setiap akhir semester gasal dan semester genap, tapi khusus AMI kinerja sasaran mutu dilaksanakan satu kali diakhir tahun akademik. Adapun yang terakhir dalam rangka perbaikan hasil AMI, maka secara rutin Unnes melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen Untuk melaksanakan evaluasi hasil AMI dan merencanakan perbaikan berkelanjutan untuk tahun akademik berikutnya bersama pimpinan tingkat Institusi sampai dengan pimpinan Jurusan/Program Studi.
Komitmen SMM ISO 9001:2008 baru dideklarasikan pada tanggal 30 Juli 2010 dan secara resmi implementasinya dilaksanakan sejak 1 Maret 2011 tepatnya diawal semester genap 2010/2011. Diawal implementasi penjaminan mutu banyak sekali kendala yang dihadapi, yaitu antara lain: (1) komitmen pimpinan mutu yang masih rendah khususnya pimpinan ditingkat Unit, (2) kesadaran akan mutu yang belum ada, (3) sistem akademik yang antar unit (Fakultas/Prodi) mempunyai standar dan mekanisme kerja yang berbeda, (4) belum mempunyai dokumen mutu yang lengkap. Cara yang dilakukan Unnes, adalah pada akhir tahun 2009 dibentuk Badan Penjaminan Mutu (BPM) sebagai penguatan lembaga penjaminan mutu yang sebelumnya bernama Pusat Penjaminan Mutu (PPM), dengan kelembagaan yang lebih baik diharapkan mampu mengawal pelaksanaan penjaminan mutu di Unnes, Kemudian pada aspek komitmen perlu dikuatkan dengandeklarasi bersama semua pimpinan mulai dari Rektor, Pembantu Rektor, Dekan, Ketua Lembaga, Ketua Badan, Ketua Biro, Sampai denga Ketua Jurusan sebagai bentuk komitmen bersama dalam penjaminan mutu. Pada aspek dokumen mutu, semua dokumen dibuat dan dikendalikan oleh BPM jadi semua unit menerapkan dokumen mutu dengan standar yang sama mulai dari proses penerimaan mahasiswa baru sampai dengan wisuda. Dan pada akhirnya sejak implementasi SMM, maka secara resmi Unnes menerima sertifikasi ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 pada tanggal 4 November 2011 dan berlaku sampai dengan 4 november 2014
SPMI dilaksanakan melalui siklus penjaminan mutu yang berkelanjutan dengan pola Plan (Penetapan Standar Mutu), Do ( Pelaksanaan Standar Mutu), Check (Pengendalian Standar Mutu) , dan Action ( Perbaikan Berkelanjutan)
1. Penetapan Standar Mutu
a. Penetapan Kebijakan Akademik
Sebagai institusi pendidikan yang mendasarkan pada nilai-nilai akademik yang diaplikasikan dalam kegiatan sehari-hari, Universitas Negeri Semarang memiliki Kebijakan Akademik yang memuat Bidang Pendidikan, Bidang Penelitian dan Bidang Pengabdian Masyarakat. Masing-masing Bidang tersebut dibahas tentang Arah Kebijakan, Program, Sumber Daya, Evaluasi Program, dan Kelembagaan.
b. Penetapan Kebijakan Mutu
Universitas Negeri Semarang berkomitmen memberikan pelayanan yang berfokus pada pelanggan melalui peningkatan mutu penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi secara berkelanjutan untuk menghasilkan lulusan berdaya saing tinggi.
c. Penetapan Manual Mutu
Manual Mutu merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang berfungsi sebagai kerangka dasar dalam penyusunan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu. Selain sebagai kerangka dasar. Manual Mutu juga berfungsi sebagai pedoman bagi Universitas Negeri Semarang dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu. Terkait dengan pihak-pihak di luar Universitas Negeri Semarang, Manual Mutu akan memberikan sajian yang informatif dalam melihat dan menilai kebijakan, komitmen serta Sistem Manajemen yang diterapkan oleh Universitas Negeri Semarang.
d. Penetapan Prosedur Mutu
Prosedur Mutu (PM) atau Standard Operational Procedures disusun sebagai panduan dalam melaksanakan standar dan sasaran mutu. Beberapa Prosedur Mutu telah disusun Badan Penjaminan Mutu yang dapat diunduh di laman bpm.unnes.ac.id. Adapun jenis PM yang telah disusun sebagai berikut:
1) Prosedur Mutu BPM 2) Prosedur Mutu Akademik
3) Prosedur Mutu Sarana Prasarana 4) Prosedur Mutu Kepegawaian 5) Prosedur Mutu Penelitian
6) Prosedur Mutu Pengabdian pada Masyarakat 7) Prosedur Mutu Perpustakaan
8) Prosedur Mutu Laboratorium 9) Prosedur Mutu Perencanaan
2. Pelaksanaan Standar Mutu (Do)
a. Pelaksanaan Penjaminan mutu internal di tingkat universitas, fakultas, jurusan/ program studi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin: (1) Kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik, standar, dan sasaran mutu; (2) Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan disetiap progam studi; (3) Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi; (4) Relevansi progam pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya.
b. Penjaminan Mutu Internal merupakan bagian dari tanggung jawab pimpinan universitas, pimpinan fakultas, pimpinan jurusan/bagian, pengelola program studi serta dosen. Sistem penjaminan mutu di Universitas Negeri Semarang dirancang dan dilaksanakan untuk dapat menjamin mutu gelar akademik yang diberikan. Hal ini berarti bahwa sistem penjaminan mutu harus dapat menjamin bahwa lulusan akan memiliki kompetensi yang ditetapkan dalam spesifikasi progam studi.
3. Pengendalian Standar Mutu (Check)
a. Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin)
1) Monev dilaksanakan secara kontinu oleh Gugus Penjaminan Mutu (GPM) Fakultas dan Tim Penjaminan Mutu (TPM) Jurusan
2) Ruang lingkup monev terdiri monev pelaksanaan perkuliahan, monev ujian skripsi, monev pelaksanaan ujian dan yudisium pelaksanaan bimbingan Akademik, monev bimbingan skripsi, monev pelaksanaan prosedur mutu. b. Audit Mutu Internal
1) AMI dilaksanakan secara berkala meliputi (1) Audit Kinerja Akademik dan (2) Audit Kinerja Unit
2) Audit Kinerja Akademik meliputi Audit Kinerja Dosen dalam Pembelajaran, Pengukuran Kepuasan Mahasiswa terhadap Layanan Akademik, Audit Kinerja Pencapaian Sasaran Mutu Akademik
3) Audit Kinerja Unit meliputi Audit kinerja Sasaran mutu layanan unit pelaksana akademik unit pendukung
c. Audit Kinerja Akademik
1) Audit Kinerja dosen dalam pembelajaran: audit ini dilaksanakan setiap semester berdasar penilaian persepsional mahasiswa terhadap kinerja dosen secara on line (sifat wajib)
2) Audit Kinerja sasaran mutu akademik dan pengukuran kepuasan mahasiswa dilaksanakan setahun sekali pada akhir semester genap (bulan November) 3) Audit Kinerja Unit dilaksanakan dalam rangka mengukur dan mengaudit
ketercapaian sasaran mutu layanan masing-masing unit pelaksana akademik (Bagian akademik Fakultas dan Prodi) dan sasaran mutu layanan unit pendukung (bagian perlengkapan, bagian kepegawaain).
4) Audit kinerja unit dilaksanakan setahun sekali diakhir tahun (november)
4. Perbaikan Berkelanjutan (Action)
1) Prinsip continuos improvement menjadi dasar dalam peningkatan pelaksanaan penjaminan mutu Unnes
2) Pelaksanaan peningkatan mutu bisa dilakukan dengan menyusun standar baru, penyempurnaan sasaran mutu setiap tahun an perbaikan rencana mutu 3) Pelaksanaan peningkatan mutu didasarkan hasil evaluasi monev dan audit
mutu internal
4) Hasil evaluasi monev dan audit mutu internal dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)