REALISASI DAN EVALUAS
NO RENCANA INTERVENSI KEBIJAKAN/ KEGIATAN CAPAIAN 1 Perubahan kebijakan pendaftaran tanah dari Stelsel Negatif menjadi Stelsel Positif
2.6. SEKRETARIATAN DIREKTORAT TRP
Bagian Tata Usaha atau Kesekretariatan Direktorat TRP terdiri dari satu orang Staf Tata Usaha (PNS) dan dibantu oleh satu orang Sekretaris (Non-PNS) yang bertugas melayani pimpinan (Di-
rektur) dan Staf Direktorat dalam hal pengelolaan administrasi persuratan dan kerumahtanggaan Direktorat.
Bagian Tata Usaha atau Kesekretariatan mempunyai tugas dan fungsi dalam melaksanakan me-
nerima surat masuk/keluar, melaksanakan pengarsipan surat-surat (Filing), pendisitribusian, pe- nyampaian bahan bagi pimpinan, menerima tamu yang akan bertemu pimpinan, pemeliharaan,
dan penatausahaan barang persediaan dan barang inventaris. Oleh karenanya, dalam mendukung pelaksanaan tugas dan tugas-tugas Direktorat TRP, Kesekretariatan telah melaksanakan beberapa kegiatan yaitu:
Pengaturan Jadwal Kegiatan
Setiap hari bagian sekretariat Direktorat TRP selalu membuat jadwal kegiatan berupa waktu dan tempat dari penyelenggaraan rapat internal, undangan dari instansi lain (K/L, Pemda, Mitra Kerja). Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah alur kerja direktur setiap harinya agar tidak tumpang tindih antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya. Begitu juga dengan adanya pengaturan jad-
wal ini setiap staf juga dapat mengetahui kegiatan apa saja dan dimana saja kegiatan pada hari tersebut dilaksanakan.
Persuratan
dan disimpan sebagai file elektronik sehingga dapat mengurangi penggunaan kertas yang berlebih- an (paper less). Surat yang masuk dan surat yang keluar menggunakan nomor secara berurutan dan disimpan dalam sistem aplikasi persuratan yang disimpan dalam data base (nota dinas). Tidak
hanya dalam memasukan surat dan mendistribusikan surat keluar, persuratan ini juga langsung
melakukan pendokumentasian surat yang dilakukan oleh staf dalam satu dokumen kearsipan. Penggunaan Naskah Dinas
Sejak tahun 2013 sampai dengan sekarang, Direktorat TRP sudah menggunakan tata kelola naskah dinas yaitu berupa pendisposisian baik surat/memorandum/undangan yang masuk ataupun surat keluar menggunakan naskah dinas atau Nasdin. Penggunaan Nasdin ini cukup efektif dimana se-
tiap harinya semua staf dapat melihat dan mengecek tugas-tugas apa saja yang ditugaskan oleh Direktur pada hari itu. Hal ini sangat membantu karena sistem aplikasi tersebut dilink-an dengan
email para staf sehingga mudah untuk diakses darimana dan dimana saja berada.
Pengumpulan BTOR (Back to Office Report)
Back to Office Report (BTOR) merupakan salah satu kewajiban dari setiap orang staf jika yang bersangkutan telah menghadiri suatu pertemuan rapat ataupun kunjungan ke luar kota. Hal ini dimaksudkan agar hasil yang diperoleh dari kegiatan staf yang diikuti dapat diketahui pula oleh
staf lain atau lebih dapat memberikan knowledge sharing. Hasil dari BTOR yang sudah dibuat oleh staf tersebut selanjutnya dikumpulkan oleh Sekretariat untuk dikompilasi dan menjadi laporan mingguan dan bulanan BTOR.
Sistem Filing
Pengelolaan kearsipan atau pendokumentasian surat/bahan/dokumen telah dilakukan dalam
suatu sistem Filing yang diatur dalam folder ataupun box dalam lemari di ruangan sekretariatan. Selain itu juga, pengadministrasian untuk dokumen yang besar ataupun tebal seperti buku, lapor- an atau lainnya telah discankan dalam suatu sistem dokumen yang masuk dalam bagian kegiatan Knowledge Management TRP.
Penyelenggaraan Rapat Staf
Bagian Sekretariat di Direktorat TRP juga membantu pimpinan dan staf dalam menyelenggarakan rapat ataupun pertemuan baik di dalam kantor maupun di luar kantor. Tugasnya adalah menyiap- kan ruangan rapat, membuat absensi kehadiran, penerimaan tamu, pembagian snack dan makan
Pemesanan Tiket
Selain melakukan kegiatan persuratan, Filing, mengatur jadwal pimpinan, bagian sekretariatan
Direktorat TRP juga membantu dalam hal pemesanan tiket dan konfirmasi tiket bagi direktur dan staf yang melakukan perjalanan dinas dalam rangka melaksanakan kegiatan seperti monitoring dan evaluasi tata ruang dan pertanahan, FGD Kajian, dan beberapa undangan sebagai narasumber di daerah yang menjadi pelaksana kegiatan.
Inventarisasi Kehadiran
Selain melakukan kegiatan administrasi persuratan seperti tersebut diatas, kesekretariatan Direk-
torat TRP juga melakukan pengumpulan data kehadiran staf PNS maupun staf Non-PNS. Bagi Staf
PNS kehadiran dilakukan dengan menggunakan finger scan lima jari yang terhubung langsung de-
ngan bagian SDM Bappenas sehingga dapat cepat diketahui kapan Staf itu mulai bekerja dan pulang meninggalkan kantor. Begitu pula dengan staf Non PNS menggunakan juga absensi elektronik dan terhubung dengan sistem komputer yang ada di Direktorat agar dapat mudah diketahui kapan mu-
lai datang ke kantor dan pulang meninggalkan kantor. Hal ini cukup efektif karena dapat digunakan sebagai penilaian kinerja staf yang bersangkutan dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Inventarisasi Barang Milik Negara
Barang-barang yang ada di Direktorat TRP juga harus dicatat dan dilaporkan sebagai barang mi-
lik negara. Barang-barang tersebut antara lain: meja, kursi, komputer, laptop, papan tulis, AC,
rak buku, lemari, meja rapat, meja tamu dan sebagainya yang memang pengadaan pembiayaan
menggunakan dana APBN Kementerian PPN/Bappenas. Setiap tahunnya hal ini dilaporkan ke Biro Umum sebagai penanggungjawab dari barang-barang milik negara di Kementerian PPN/Bappenas. Pengadministrasian Keuangan
Pengadministrasian keuangan dalam hal ini dimaksudkan untuk membantu penanggungjawab ke-
giatan dan keuangan Direktorat TRP dalam mengelola dan mengatur secara teknis apa saja yang menjadi pengeluaran operasional Direktorat TRP selama setahun.
Selain melaksanakan beberapa kegiatan rutin kesekretariatan tersebut diatas, sekretariat Direk-
torat TRP mempunyai tugas tambahan khususnya terkait dengan hal-hal apa saja yang sudah di-
lakukan oleh staf sebagai bahan evaluasi pekerjaan staf yang telah dilakukan. Jenis tugas tambah-
an tersebut: (1) mengagendakan rapat staf mingguan, bulanan dan triwulanan (membahas BTOR), (2) mengumpulkan BTOR dari staf, (3) menyiapkan bahan rapat staf mingguan dan triwulanan, (4) menyusun notulensi rapat staf, (5) menyusun rekapitulasi BTOR mingguan, dan (6) mengumpulkan laporan dari BTOR untuk dirapatkan pada saat rapat staf setiap minggu. Untuk laporan bulanan,
bahan yang dipaparkan adalah evaluasi bulan saat ini dan rencana kerja bulan selanjutnya. Sedang- kan rapat triwulanan membahas kegiatan internal maupun eksternal dalam tiga bulan terakhir. Jumlah SDM (PNS dan Non-PNS)
Untuk melaksanakan kegiatan tata ruang dan pertanahan, Direktorat TRP didukung oleh 12 orang PNS dan 28 orang Non-PNS (outsource). Jumlah ini tersebar merata di 3 (tiga) Kasubdit, Sekretariat BKPRN dan Koordinasi Strategis Reforma Agraria Nasional (RAN). Baik jumlah PNS maupun Non PNS sudah termasuk tenaga tata usaha, sekretaris, pramubakti dan pengemudi. Untuk Staf Non-
PNS terdiri dari tenaga ahli dan tenaga teknis yang membantu bidang tata ruang dan pertanahan,
kegiatan kajian, monitoring dan evaluasi serta kegiatan Knowledge Management. Mereka bekerja saling bantu membantu dan sinergi satu sama lain, sehingga pekerjaan di Direktorat TRP yang cukup banyak tetap diselesaikan pada waktunya. Rincian jumlah pegawai PNS dapat dilihat pada Tabel 12. dibawah ini:
Tabel 12. Daftar Staf PNS Direktorat TRP Tahun 2015
NO. N A M A Jabatan
1 Mia Amalia Kasubdit Tata Ruang
2 Uke Moh Hussein Kasubdit Pertanahan
3 Santi Yulinti Kasubdit Infosos TRP
4 Rinella Tambunan Fungsional Perencana Madya
5 Hernydawarti Fungsional Perencana Madya
6 Aswicaksana Fungsional Perencana Muda
7 Raffli Noer Fungsional Perencana Pertama
8 Nana Apriyana Staf Perencana
9 Elmy Yasinta Staf Perencana
10 Sylvia Krisnawati Tata Usaha
11 Cecep Saryanto Pramubakti
Sumber: Direktorat TRP 2015
Tabel 13. Daftar Staf Non-PNS Direktorat TRP Tahun 2015
NO. N A M A Jabatan
A Kegiatan Kajian Penyusunan Materi Teknis Pedoman Sinkronisasi Tata Ruang dan Rencana Pembangunan
1 Idham Khalik Tenaga Ahli
2 Yovi Dhulhijjah R Tenaga Ahli
3 Gita Chandrika Tenaga Ahli
4 Gina Puspitasari Rochman, S.T. Tenaga Teknis
B Kegiatan Koordinasi Strategis Sekretariat Reforma Agraria Nasional (RAN)
1 Gita Nurrahmi,ST Tenaga Teknis
2 Reza Nur Irhamsyah,ST Tenaga Teknis
3 Edi Setiawan,S.Si (Mei) Tenaga Teknis
4 Fadiah Adlina Ulfah,S.Si Tenaga Teknis
5 Pratiwi Khoiriyah,SS Tenaga Sekretaris
6 Sukwad Pengemudi
7 Agung Pribadi Yahya Pramubakti
C Kegiatan Koordinasi Strategis Sekretariat Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN)
1 Chandrawulan Padmasari,ST Tenaga Teknis
2 Cindie Ranotra Pradiumnati,ST Tenaga Teknis
3 Riani Nurjanah,ST Tenaga Teknis
4 Zaharatul Hasanah,ST Tenaga Teknis
5 Aulia Oktriana Latifiadji,SH Tenaga Teknis
6 Indra Ade Saputra,S.Kom Tenaga Administrator
7 Redha Sofiya,ST Sekretaris Bilingual
8 Maman Hadiyanto Pengemudi
9 Widodo Pramubakti
D
Kegiatan Pemantapan dan Sosialisasai Sistim Knowledge Management (KM) Tata Ruang Pertanahan dilingkup dikedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah
1 Rini Aditya Dewi,S.I.Kom Tenaga Teknis
NO. N A M A Jabatan
3 Ibnu Muakhori Tenaga Ahli Programer
4 Meddy Chandra Himawan Tenaga Database
E Kegiatan Sinkronisasi RPJMN 2015 - 2019 dalam Penyusunan Rencana Kerja Pemerintah Bidang Tata Ruang dan Pertanahan Tahun 2016
1 Sukino Tenaga Administrasi
2 Mahfudin Tenaga Pramubakti
F Kegiatan Si Pemantauan dan Evaluasi Penyelenggaraan Tata Ruang dan Reforma Agraria 2015
1 Miya Irawati, S.T., M.Sc Tenaga Ahli Bidang Pertanahan
2 Irfan Wahyudi,ST,MT. Tenaga Ahli Bidang Tata Ruang
2.6.1. Evaluasi
Dari beberapa kegiatan bagian kesekretariatan Direktorat TRP tersebut, perlu dilakukan evalu-
asi yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja Staf Tata Usaha dalam melaksanakan tugas kead- ministrasian tersebut. Hal-hal yang perlu mendapat perhatian sebagai berikut:
1. Berdasarkan pengalaman dalam scanning persuratan selama ini, diketahui rata-rata Dit. TRP menerima surat masuk sekitar ± 13 surat/harinya. Namun demikian, hal ini tergantung pula dari banyak atau tidaknya kegiatan yang dilaksanakan berkaitan dengan tata ruang dan per- tanahan.
2. Masih adanya BTOR dari staf yang tidak diserahkan tepat waktu. Hal ini dapat menghambat pengumpulan BTOR yang dilakukan oleh kesekretariatan.
3. Terkait dengan sistem penyimpanan arsip atau pendokumentasian yang selama ini sudah dikembangkan oleh pusdatin, dirasakan kurang praktis untuk diterapkan. Hal ini dikarenakan sistem pengklasifikasian atau pengkodian arsip tersebut terlalu rumit, terlalu banyak memakai istilah dan nomor yang sukar diingat.
2.6.2. Rekomendasi
1. Perlu penataan kembali pengaturan file surat/bahan/dokumen yang sudah discan agar mudah
dicari atau ditemukan jika diperlukan hardcopy maupun softcopynya.
2. Perlu ditetapkannya pengumpulan BTOR setelah menghadiri rapat sehingga tidak menumpuk di meja staf. Perlu inisiatif untuk memantau secara intensif.
3. Perlu koordinasi dengan pihak Pusdatin untuk mengatasi permasalahan sistem Filing, arsip dan
pendokumentasian yang baik dan benar. Hal ini agar Pusdatin dapat menyusun pedoman yang dapat digunakan dengan sistem pengarsipan yang lebih sederhana dan mudah dimengerti dalam kode dan istilah yang digunakan.