PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
SYAHFITRI MAHA 102103061
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SYAHFITRI MAHA
NIM : 102103061
PROGRAM STUDI : DIII-KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM
MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Juli 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina FawzeeaSembiring, SE, MM) NIP : 19741012200003 2003
Tanggal : Juli 2013 Dekan
NIM : 102103061
PROGRAM STUDI : DIII-KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM
MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli2013 Menyetujui Pembimbing
i
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT, yang
telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua, khususnya kepada
penulis sehingga dapat menyelesaikanTugas Akhir ini dengan baik. Tugas Akhir
yang berjudul “PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN
PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA BAGIAN
KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA”,
merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan
pendidikan Diploma III Program Studi Kesekretariatan Universitas Sumatera
Utara.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari
berbagai pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini
penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnyakepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K),
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM, selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara serta selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan
pikirannya untuk memberikan bimbingan (saran) yang sangat berguna bagi
5. Ibu Zailiana, S.Sos, selaku Kasubbag Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Staf dan Pengajar atau Dosen dan Karyawan maupun Karyawati
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Untuk yang tersayangdan teristimewa Ayahanda Iskandar Maha dan Ibunda Yusnita, yang telah membesarkan, mendidik, mendoakan dan mensupport demi keberhasilan penulis.
8. Untuk seluruh keluarga yang telah ikut mendukung serta mendoakan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Kepada rang-orang tersayang Nanda Siregar, Ana Pharamytha, May Elisa, Yuyut, Riva, Dessy Samosir, Nurhani, Syah Leni, Irma Yodika yang selalu mendengarkan keluhan penulis, pemberi solusi dan berbagi dengan penulis.
10. Kepada teman-teman Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2010 tetap semangat dan terima kasih untuk kebersamaannnya selama ini yang dimana lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.
11. Kepada teman-teman magang Grup 12, terima kasih atas kebersamaan dan kerja samanya selama menjalani proses magang dalam waktu 4minggu.
iii
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan
untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dalam
penulisan ke depan. Akhir kata penulis berharap agar Tugas Akhir ini bermanfaat.
WassalamualaikumWr.Wb.
Medan, Juli2013
Penulis
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I : PENDAHULUAN... 1
A.LatarBelakangMasalah ... 1
B. PerumusanMasalah ... 3
C.TujuanPenelitian ... 4
D.ManfaatPenelitian ... 4
E. JadwalKegiatan ... 5
F. SistematikaPenelitian ... 5
BAB II : PROFIL INSTANSI ... 7
A.SejarahRingkasFakultasEkonomiUniversitas Sumatera Utara ... 7
B. Jenis Usaha danKegiatan ... 9
C.StrukturOrganisasi ... 10
D.Job Description ... 12
E. Kinerja Usaha Terkini ... 12
F. RencanaKegiatan ... 13
BAB III : ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 14
1. KonsepDasarkomunikasi ... 14
A.PengertianKomunikasi ... 14
B. TujuanKomunikasi ... 19
C.BentukdanTeknikKomunikasi ... 20
D.Model Komunikasi ... 24
E. HambatanKomunikasi ... 25
2. Produktivitas ... 27
A.Pengertian Produktivitas ... 27
B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas ... 28
C.Pengukuran Produktivitas ... 32
D.Hubungan Komunikasi dengan Produktivitas ... 33
3. AnalisisdanPembahasan ... 36
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN ... 46
A.Kesimpulan ... 46
B. Saran ... 46
v DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Gambar 2.1Struktur Organisasi FakultasEkonomi
1 BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Masalah
Dalam kehidupan sehari-hari, setiap manusia tidak dapat terlepas dari
dunia komunikasi. Komunikasi sangat diperlukan untuk menjalin hubungan
kerjasama yang baik antar manusia yang berperan pada suatu perusahaan dan
mempunyai pengaruh yang besar dalam proses pencapaian tujuan suatu
perusahaan. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” yang berarti umum
“common” atau bersama. Apabila kita berkomunikasi, sebenarnya kita sedang
berusaha menumbuhkan suatu kebersamaan “commonness” dengan seseorang.
Seperti dalam uraian ini, misalnya seseorang sedang berusaha berkomunikasi
dengan para pembaca untuk menyampaikan ide bahwa hakikat sebuah komunikasi
sebernarnya adalah usaha membuat penerima atau pemberi komunikasi memiliki
pengertian pemahaman yang sama terhadap pesan tertentu (Suprapto, 2006 : 2-3).
Komunikasi memungkinkan setiap anggota dalam suatu perusahaan untuk saling
membantu, saling bekerjasama, dan saling mengadakan interaksi.
Keberhasilan komunikasi akan tercapai apabila pemberi pesan dan
penerima pesan sama-sama mengerti maksud dari penyampaian pesan tersebut
dan telah memiliki kesimpulan yang sama sesuai dengan maksud yang terkandung
dalam pesan yang disampaikan tersebut. Atau dengan kata lain, pemberi dan
penerima pesan mengerti tentang apa yang sebenarnya di informasikan tersebut.
penyampaian informasi tersebut, baik pemilihan kata-kata maupun intonasi yang
digunakan dalam suatu peusahaan demi kelancaran kegiatan perusahaan tersebut.
Tujuan dari komunikasi itu sendiri adalah sebagai informatif, pengendali
dan persuasif, juga menciptakan rasa saling pengertian (understanding) antara
sesama komunikator/pemberi dan komunikannya/penerima, mengandung unsur
kebenaran atau fakta, memiliki keakuratan informasi, lengkap, mencakup
keseluruhan fakta yang ada, menarik dan nyata. Hal yang dimaksudkan diatas
masih memiliki beberapa proses, karena banyak hambatan dalam melakukan
komunikasi tersebut, antaranya: adanya perantara dalam penyampaian informasi,
sehingga keakuratan informasi tersebut bisa dikatakan tidak lagi akurat. Bila hal
ini terus terjadi, maka akan muncul salah pengertian (misunderstanding) yang
mengakibatkan kesalah pahaman yang terjadi karena faktor yang tidak sama
antara komunikator dan komunikannya (Dani Vandiansyah, 2004 : 98). Dalam
pelaksanaan aktivitas suatu perusahaan yang juga akan menjadi penghambat
kinerja karyawan. Karena itu, komunikasi haruslah dipahami dengan seksama.
Peran komunikasi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan sangatlah
penting karena komunikasi yang baik dan benar akan meningkatkan kinerja
karyawan, serta meningkatkan produktivitas perusahaan. Komunikasi pada
dasarnya memiliki peranan penting tidak hanya di perusahaan, tetapi juga
dilembaga-lembaga lain, juga dalam pergaulan dengan masyarakat luas.
Komunikasi memberikan pemahaman pada tugas yang berubah dan
3
pendapat. Tanpa adanya hal tersebut, akan sulit mengadakan koordinasi, karena
itu perwujudan komunikasi memiliki peran yang sangat penting.
Banyak fenomena-fenomena yang terjadi di Fakultas Ekonomi yang
berkaitan dengan komunikasi. Diantaranya kesalahan dalam komunikasi antara
mahasiswa dan karyawan diakibatkan komunikasi yang kurang efektif dan bisa
dikatakan kurang baik. Hal ini memunculkan misscomunication dan perbedaan
persepsi dalam melaksanakan suatu tugas atau perintah-perintah yang terkadang,
hal ini menyebabkan terjadinya konflik antara mahasiswa dan pegawai.
Berdasarkan pemahaman di atas maka penulis melakukan observasi yang
berjudul “Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Staf dan
Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”.
B.Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian tersebut maka perumusan masalah yang dapat diambil
sebagai dasar kajian dalam penelitian yang penulis lakukan adalah : “Bagaimana
peran komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai
C.Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui adanya peran
komunikasi untuk meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai di Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis.
Dapat menambah wawasan dan pengetahuan penulis dalam menambah
ilmu pengetahuan mengenai komunikasi yang baik dan efektif yang harus
dilakukan dalam suatu perusahaan.
2. Bagi instansi
a. Sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk melakukan
kelancaran dalam kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya dalam
berkomunikasi.
b. Untuk memberikan masukan serta saran yang bisa bermanfaat bagi
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
mengenai masalah di bidang komunikasi.
3. Bagi peneliti yang akan datang
Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat meneliti lebih
5
E.Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Jln.T.M.Hanafiah kampus USU Medan. Lebih
[image:14.595.121.492.268.472.2]jelasnya jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Sumber : Penulis (2013)
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 02 Mei 2013, sejak
disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII
Kesekretariatan. Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi
yang akan dilaksanakan pada minggu ketiga dan keempat bulan Mei 2013.
F. Sistematika Penelitian
Adapun sistematika yang disajikan dalam penelitian Tugas Akhir ini
adalah:
No. KEGIATAN
BULAN
Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1. Persiapan
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, permasalahan,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
survei/observasi dan rencana isi.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas tentang sejarah ringkas instansi,
jenis usaha, struktur organisasi, uraian tugas (job description), kegiatan usaha,
kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang pengertian dasar
komunikasi, tujuan komunikasi, bentuk komunikasi, model komunikasi,
hambatan komunikasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran penulis
berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai peranan komunikasi
dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada kegiatan di
7 BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota Medan
atau dengan kata lain di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi
lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota
Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, maka memperoleh status
negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan
R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1
Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan kebudayaan R.I No.
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan No.23/DIKTI/Kep/1987,
No.25/DIKTI/Kep/1987,dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) departemen yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Program studi Kesekretariatan
b. Program studi Keuangan
c. Program studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
9
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan Dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan intitusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi professional dan lembaga lain yang terkait
bertaraf nasional dan internasional.
B.Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah suatu lembaga pelaksana pengembangan pendidikan,
penelitian, pengabdian/pelayanan kepada masyarakat, dan sebgaia Pembina
akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah
lembaga/badan yang menghasilkan jasa pendidikan. Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berorientasi kepada pelayanan pendidikan yang
bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sisoal dalam bentuk pengabdian
masyarakat sesuai dengan azas Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan
Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Dengan
demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara merupakan lulusan yang berdedikasi tinggi dalam ilmu
pengetahuan, memiliki kualitas yang dibutuhkan dalam masyarakat, terutama
dalam pasar tenaga kerja yang berkualitas dan memiliki etos kerja yang tinggi.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batasan-batasan
wewenang dan tanggung jawab yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan
antara setiap bagian untuk memperoleh tujuan yang telah ditentukan. Untuk
tercapainya tujuan umum dari suatu lembaga/instansi dibutuhkan suatu wadah
untuk mengatur semua aktivitas ataupun kegiatan lembaga/instansi tersebut.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi.
Dengan struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efektivitas dan juga efisiensi kerja dapat terwujud melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Suatu lembaga/instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok yang bersifat melaksanakan kegiatan tertentu
juga mancakup tata hubungan secara vertical melalui saluran tunggal. Struktur
Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada
11
[image:20.842.150.755.33.456.2]Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2013. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sri Wardani 1971121560070 2 002 Emma Dahliana, SE
199611202198302 2 001
Saparuddin, SE 19670403200910 1 001 KASUBAG
AKADEMIK Dra. Cut Milawati 19671310 199403 2 007 KASUBAG
KEPEGAWAIAN Maslan, SE 19630428 198802 1 001
KASUBAG KEUANGAN Ahmad Faizul,SE,M.Si
19661220 198703 1 003 KASUBAG
KEMAHASISWAAN Hj. Zailiana, S.Sos 19620206 198802 2 001
KASUBAG PERLENGKAPAN
Sodali, SE 19610430 198701 1 001 KEPALA BAGIAN TATA USAHA
Ridwan Saleh, SH, CN NIP. 19600924 198102 1 001 PUDEK I
Fahmi N Nasution, SE, M. Acc, Ak NIP. 19750408 200212 1 002
PUDEK II
Drs. H.Arifin Lubis, MM, Ak NIP. 19560101 198203 1 005
PUDEK III Drs. Ami Dilham, M.Si NIP. 19670607 199303 1 002 DEKAN
D.Job Description
Dibawah ini tertulis uraian tugas dari unit bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomu Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
a. Menyimpan rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dari
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelola data kemahasiswaan.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kebagian kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
g. Mengoperasionalkan system informasi kemahasiswa.
h. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan.
i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
E.Kinerja Usaha Terkini
Suatu perusahaan memiliki visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga
halnya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Fakultas terus
berupanya agar tujuan tersebut dapat terwujud. Segala sesuatunya harus disertai
dengan kerja keras, disiplin, juga loyalitas dalam bekerja yang harus dimiliki oleh
13
Untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan juga tepat. Kinerja terkini yang dijalankan fakultas adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melalui berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa, dan masyarakat.
Fakultas juga melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat berupa
mengadakan seminar, memotivasi masyarakat agar hidup layak dan mandiri, bakti
social, dan lain sebagainya. Pembinaan kepada civitas akademika juga dilakukan
oleh fakultas agar menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar
berkualitas.
F. Rencana Kegiatan
a. Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
1. Konsep Dasar Komunikasi A.Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses penyampaian atau penerimaan pesan dari satu
orang kepada orang lain, baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis,
lisan maupun bahasa isyarat. Seseorang yang melakukan komunikasi disebut
komunikator.Orang yang diajak berkomunikasi disebut komunikan.Orang yang
mampu berkomunikasi disebut komunikatif. Orang yang komunikatif ialah orang
yang mampu menyampaikan informasi atau pesan kepada orang lain, baik
langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa isyarat
sehingga orang lain dapat menerima informasi/pesan sesuai dengan harapan si
pemberi informasi atau pesan. Selain mampu menyampaikan informasi, orang
yang komunikatif juga mampu menerima informasi atau pesan orang lain yang
disampaikan kepadanya.
Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” yang berarti umum
“common” atau bersama. Apabila kita berkomunikasi, sebenarnya kita sedang
berusaha menumbuhkan suatu kebersamaan “commonness”dengan
seseorang.Yaitu kita berusaha berbagai informasi, ide atau sikap. Seperti dalam
uraian ini, misalnya seseorang sedang berusaha berkomunikasi dengan para
15
adalah usaha membuat penerima atau pemberi komunikasi memiliki pengertian
atau pemahaman yang sama terhadap pesan tertentu (Suprapto, 2006 : 2-3).
Komunikasi antar manusia merupakan suatu rangkaian proses yang halus
dan sederhana. Selalu dipenuhi dengan berbagai unsur-sinyal, sandi, arti tak
peduli bagaimana sederhananya sebuah pesan atau kegiatan itu. Komunikasi antar
manusia juga merupakan rangkaian proses yang beraneka ragam.
Pakar komunikasi lain, Devito mengemukakan komunikasi sebagai
transaksi. Transaksi yang dimaksudkannya bahwa komunikasi merupakan suatu
proses dimana komponen-komponennya saling terkait dan bahwa para
komunikatornya beraksi dan bereaksi sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan.
Dalam setiap proses transaksi, setiap elemen berkaitan secara integral dengan
elemen lain (Suprapto, 2006 : 5).
Menurut Lasswell (Vardiansyah, 2004 : 43) mengartikan komunikasi pada
dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? Mengatakan apa?
Dengan saluran apa? Kepada siapa? Dengan akibat atau hasil apa? (Who? Says
what? In which channel?To whom?With what effect?). Laswell juga menganalisis
5 (lima) unsur yang menjadi bagian dari komunikasi tersebut:
1) Siapa / sumber (Who?)
Komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan
untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi, bias seorang individu,
2) Pesan(Says what?)
Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima
(komunikan), dari sumber (komunikator) atau isi informasi. Merupakan
seperangkat simbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan, nilai,
gagasan/maksud sumber tadi.Ada 3 (tiga) komponen pesan yaitu makna, simbol
untuk menyampaikan makna, dan bentuk/organisasi pesan.
3) Saluran / Media (In which Channel?)
Wahana atau alat untuk menyampaikan pesan dari
komunikator/sumberkepada komunikan/penerima baik secara langsung (tatap
muka), maupun tidak langsung (melalui media cetak, elektronik, dan media lain).
4) Untuk siapa/penerima (To whom?)
Orang, kelompok, organisasi adalah suatu Negara yang menerima pesan
dari sumber.Disebut juga tujuan (destination), pendengar (listener), khalayak
(audience), komunikan, penafsir, penyandi balik (decorder).
5) Dampak / efek(With What Effect?)
Dampak / efek ini adalah yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah
menerima pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya
pengetahuan, dan lain sebagainya.
1. Karakteristik Komunikasi
17
a. Komunikasi merupakan suatu proses, artinya bahwa komunikasi
merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara
berurutan serta berkaitan satu sama lainnya didalam kurun waktu tertentu.
b. Komunikasi adalah upaya yang disengaja serta mempunyai tujuan, artinya
komunikasi yang dilakukan memang sesuai dengan kemauan dari
pelakunya sementara tujuan menunjuk pada hasil atau akibat yang ingin
dicapai.
c. Komunikasi menurut adanya partisipasi dan kerja sama dari para pelaku
yang terlibat, artinya kegiatan komunikasi akan berlangsung dengan baik
apabila pihak-pihak yang berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama
ikut terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang sama terhadap
topik pesan yang dikomunikasikan.
d. Komunikasi bersifat simbolis, artinya komunikasi pada dasarnya
merupakan tindakan yang dilakukan dengan menggunakan
lambang-lambang, misalnya bahasa.
e. Komunikasi bersifat transaksional, artinya komunikasi menuntut dua
tindakan: memberi dan menerima. Dua tindakan tersebut tentunya perlu
dilakukan secara seimbang atau proposional oleh masing-masing pelaku
yang terlibat dalam komunikasi.
f. Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu, artinya para peserta atau
pelaku yang terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada waktu serta
tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi komunikasi
dan waktu) bukan lagi menjadi persoalan dan hambatan dalam
berkomunikasi.
2. Karakteristik Sumber Komunikasi
Proses penyampaian informasi (informing) melibatkan dua sumber:
Communicator sebagai orang yang menyampaikan pesan dan Fasilitator
komunikasi sebagai media/sarana yang menyampaikan pesan.
a. Komunikator
Partisipasi merupakan modal dasar untuk menyelenggarakan komunikasi
yang efektif.Karenanya dibutuhkan kemampuan komunikasi efektif.Kemampuan
ini meliputi kemampuan untuk berbagi ide, mengkritik dari semua aspek,
mendorong dan merangsang imajinasi, menolak buah pikiran yang kurang tepat,
dan mengenal sejak dini solusi yang mungkin bisa diambil.
b. Fasilitator Komunikasi
Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai
pendengar yang peka dan perantara(broker) komunikasi.Fasilitator komunikasi
bertindak sebagai perantara (liaison), interpreter, dan mediator antara organisasi
dan publiknya.Mereka menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi
percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar
saluran komunikasi tetap terbuka.Tujuannya adalah memberi informasi yang
dibutuhkan oleh baik itu manajemen maupun publik untuk membuat keputusan
19
B.Tujuan Komunikasi
Komunikasi memiliki tujuan antara lain:
1. Perubahan sikap (attitude change)
Seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya berubah,
baik positif maupun negatif. Dalam berbagai situasi kita berusaha
mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain bersikap positif
sesuai keinginan kita.
2. Perubahan pendapat (opinion change)
Dalam komunikasi berusaha menciptakan pemahaman.Pemahaman ialah
kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh
komunikator. Setelah memahami apa yang dimaksud komunikator maka akan
tercipta pendapat yang berbeda-beda bagi komunikan.
3. Perubahan Perilaku (behavior change)
Komunikasi bertujuan untuk mengubah perilaku maupun tindakan
seseorang.
4. Perubahan sosial (social change)
Membangun dan memelihara ikatan hubungan dengan orang lain sehingga
menjadi hubungan yang makin baik. Dalam proses komunikasi yang efektif
C.Bentuk dan Teknik Komunikasi 1. Verbal
Simbol atau pesan verbal adalah semua jenis simbol yang menggunakan
satu kata atau lebih.Bahasa verbal menggunakan kata-kata yang
mempresentasikan berbagai aspek realitas individual kita.Konsekuensinya,
kata-kata adalah abstraksi realitas kita yang tidak mampu menimbulkan reaksi yang
merupakan totalitas objek atau konsep yang diwakili kata-kata itu.
Komunikasi Verbal:
a. Perilaku verbal adalah saluran tunggal, contoh: kata-kata datang dari satu
sumber, misalnya yang diucapkan orang yang kita baca dalam media cetak.
b. Pesan verbal terpisah-pisah, artinya orang dapat mengawali dan mengakhiri
pesan verbal kapanpun ia menghendakinya.
c. Komunikasi verbal, kata-kata umumnya digunakan untuk menyampaikan fakta,
pengetahuan atau keadaan.
2. Komunikasi Non Verbal
Kode nonverbal (atau lebih dikenal dengan Komunikasi Non Verbal)
adalah sejumlah perilaku yang digunakan untuk menyampaikan makna. Sistem
kode nonverbal memiliki sejumlah perangkat struktural:
a. Kode Nonverbal cenderung bersifat analog daripada digital. Sinyal digital
bersifat terpisah (discrete), seperti angka dan huruf, sedangkan sinyal analog
bersifat bersambungan (continous) yang membentuk suatu spektrum atau
21
b. Pada sebagian kode nonverbal (berarti tidak semuanya) terdapat faktor yang
disebut iconicity, yaitu kemiripan (resemblance).
c. Beberapa kode nonverbal menyampaikan makna universal. Misalnya, tanda
adanya ancaman serta ungkapan emosi yang bersifat biologis.
d. Kode nonverbal memungkinkan transmisi sejumlah pesan secara serentak:
ekspresi wajah, tubuh, suara, dan tanda lainnya serta beberapa pesan berbeda
lainnya dapat dikirim sekaligus.
e. Tanda nonverbal sering kali menghasilkan tanggapan otomatis tanpa berpikir.
Misalnya, Anda langsung menginjak rem ketika ada orang yang menyeberang
jalan secara tiba-tiba.
f. Tanda nonverbal sering kali ditunjukkan secara spontan. Misalnya, ketika
seseorang merasa cemas (nervous), sering kali ia bermain-main dengan
rambutnya atau menggoyangkan kaki.
Kode nonverbal memiliki tiga dimensi, yaitu dimensi semantik, sintatik,
dan pragmatik.
1. Semantik, yaitu dimensi yang mengacu pada makna dari suatu tanda.
2. Sintatik, yaitu dimensi yang mengacu pada cara tanda disusun atau diorganisir
dengan tanda lainnya di dalam sistem.
3. Pragmatik, yaitu dimensi yang mengacu pada efek atau perilaku yang
ditunjukkan oleh tanda, sebagaimana contoh orang yang meminta Anda diam,
namun yang pertama Anda terima sebagai menunjukkan sikap tidak suka
(antipati) kepada Anda, sedangkan lainnya diterima sebagai sikap yang ramah
Menurut Samovar dan Porter (Zubair, 2006:77), komunikasi nonverbal
mencakup semua rangsangan (kecuali rangsangan verbal) dalam suatu setting
komunikasi, yang dihasilkan oleh individu dan penggunaan lingkungan oleh
individu yang mempunyai nilai pesan potensial bagi pengirim atau penerima. Jadi
defenisi ini mencakup perilaku yang disengaja juga yang tidak disengaja sebagai
bagian dari peristiwa komunikasi secara keseluruhan dimana kita mengirim
banyak pesan nonverbal tanpa menyadari bahwa pesan-pesan tersebut bermakna
bagi orang lain.
Komunikasi Non Verbal:
a. Perilaku Nonverbal bersifat multisaluran, maksudnya: isyarat nonverbal dapat
dilihat, didengar, dirasakan, dibaui, atau dicicipi, dan beberapa isyarat boleh
jadi berlangsung secara simultan.
b. Pesan Nonverbal bersinambung, maksudnya: sepanjang ada orang yang hadir
didekatnya. Ini mengingatkan kita pada salah satu prinsip komunikasi bahwa
kita tidak dapat tidak berkomunikasi; setiap perilaku punya potensi untuk
ditafsirkan. Jadi meskipun anda dapat menutup saluran linguistik anda untuk
berkomunikasi dengan menolak berbicara atau menulis, anda tidak mungkin
menolak berperilaku nonverbal.
c. Komunikasi Nonverbal mengandung lebih banyak muatan emosional dimana
pesan nonverbal lebih potensial untuk menyatakan perasaan seseorang, yang
23
Klasifikasi Pesan Non Verbal
1) Bahasa Tubuh :
a. Isyarat tangan
b. Gerakan kepala
c. Postur tubuh dan posisi kaki
d. Ekspresi wajah dan tatapan mata
2) Sentuhan
3) Parabahasa
4) Penampilan Fisik
a. Busana
b. Karakteristik fisik
5) Bau-bauan
6) Orientasi Ruangan dan Jarak Pribadi
a. Ruang Pribadi Vs Ruang Publik
b. Posisi duduk dan Pengaturan Ruangan
7) Konsep Waktu
8) Diam
9) Warna.
Selain itu kita juga harus mengetahui saluran (media) yang kita gunakan
dalam melakukan komunikasi. Karakteristik saluran komunikasi dibagi atas tiga,
a. Media cetak
Dengan adanya teknologi komunikasi baru, publikasi cetak masih menjadi
media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi.
b. Media Elektronik
Menyediakan informasi dalam bentuk Audible, Visual, dan Audio Visual
terdiri dari: radio, televisi (TV)/TV kabel dan satelit, display, Video,
telekonferensi, hotline, dan internet (blog, facebook, chatting, email letter).
c. Komunikasi Tatap Muka
Studi para peneliti telah menunjukkan bahwa jenis pesan yang paling
diingat dan efektif bagi karyawan adalah komunikasi tatap muka.
D.Model Komunikasi Model Stimulus - Respon
Model stimulus – respon (S – R) adalah model komunikasi paling dasar.Model
ini dipengaruhi oleh disiplin psikologi, khususnya yang beraliran
behaviorstik.Model tersebut menggambarkan hubungan stimulus – respon. Model
S – R mengasumsikan bahwa kata-kata verbal (lisan – tulisan), isyarat-isyarat
nonverbal, gambaran, dan tindakan-tindakan tertentu akan merangsang orang lain
untuk memberikan respon dengan cara tertentu. Model ini juga memiliki 2 input,
yaitu komunikasi yang positif dan yang negatif, maksudnya adalah hasil atau
dampak stimulus – respon yang dihasilkan saat melakukan komunikasi. Misalkan
saat anda sedang berjalan menuju ruangan kuliah anda.Anda berpapasan dengan
25
dosen,lalu sang dosen bereaksi dengan melontarkan senyum juga kepada anda.
Dalam hal ini, yang terjadi adalah komunikasi yang bersifat positif. Sebaliknya
ketika anda berurusan pada bagian kepegawaian kampus anda, namun anda
melakukan kesalahan dengan cara mengeluarkan kata-kata dengan intonasi yang
bernada tidak sopan atau kasar, pegawai itu pun membalas dengan intonasi yang
kasar atau bahkan sampai memunculkan rasa kesal, itu berarti komunikasi yang
timbul adalah komunikasi yang bersifat negatif.
E.Hambatan Dalam Komunikasi
Komunikasi memiliki hambatan-hambatan dalam prakteknya, antara lain :
1. Hambatan dari proses komunikasi
a. Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan
belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh
perasaan atau situasi emosional sehingga mempengaruhi motivasi, yaitu
mendorong seseorang untuk bertindak sesuai dengan keinginan, kebutuhan
atau kepentingan.
b. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa
yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu,
simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama
atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c. Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media
komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga
d. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi
oleh si penerima.
e. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat
menerima/mendengarkan pesan, sikap prasangka, tanggapan yang keliru
dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f. Hambatan dalam memberikan umpan balik (respon). Balikan yang
diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan
interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat menggangu komunikasi yang efektif, cuaca,
gangguan alat komunikasi, dan lain-lain.
3. Hambatan Semantik
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang
mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan
dan penerima pesan, dengan kata lain bahasa yang digunakan berbeda.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan social kadang-kadang menggangu komunikasi.
Secara sederhananya, ada 18 (delapan belas) hambatan komunikasi yang terjadi,
antara lain:
a. Komunikator menggunakan bahasa yang sukar dipahami
b. Perbedaan persepsi akibat latar belakang yang berbeda
27
d. Kegaduhan
e. Reaksi emosional seperti terlalu bertahan (depensif) atau terlalu menyerang
(agresif)
f. Gangguan fisik (gagap, tuli, buta)
g. Semantik yaitu pesan bermakna ganda
h. Belum berbudaya baca dan tulis, serta budaya diam
i. Kecurigaan
j. Teknik bertanda yang buruk
k. Teknik menjawab yang buruk
l. Tidak jujur
m.Tertutup
n. Destruktif
o. Kurang dewasa
p. Kurang respek
q. Kurang menguasai materi
r. Kurang persiapan
s. Kebiasaan menjadi pembicara dan pendengar yang buruk.
1. Produktivitas
A.Pengertian Produktivitas
Para ekonom biasanya mendefinisikan produktivitas sebagai “ratio output”
dibandingkan dengan “input fisik”. Hal tersebut biasanya dihubungkan dengan
industri-industri secara keseluruhan pada sektor-sektor dalam suatu
Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi
barang-barang. Ukuran produktivitas yang paling terkenal berkaitan dengan
tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah
yang digunakan atau jumlah jam kerja karyawan.
B.Faktor –Faktor Yang Mempengaruhi Produktivitas
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas, antara lain :
a. Bersumber dari pekerjaan
Suatu pekerjaan yang banyak memerlukan gerakan yang dapat
mengakibatkan produktivitas kerja menjadi rendah.Oleh karena itu, agar gerakan
dalam melakukan pekerjaan cepat dan tepat terlebih dahulu diadakan “Time and
Motion Study”.Dengan dua studi tersebut dapat tercipta gerakan - gerakan yang
efektif dan dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan
karyawan.
b. Bersumber dari karyawan itu sendiri
Semangat dan kegairahan kerja para karyawan merupakan unsur penting
guna mencapai produktivitas yang tinggi. Maka sebaiknya pimpinan
memperhatikan unsur penting tersebut seperti melalui :
1. Gaji yang memadai
2. Kebutuhan karyawan perlu diperhatikan
29
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, unsur-unsur ini juga
diperhatikan oleh Pimpinan. Sebab apabila unsur ini tidak deperhatikan akan
membuat semangat kerja menjadi rendah dan menyebabkan produktivitas juga
menjadi rendah.
Selain dari kedua sumber tersebut diatas maka faktor-faktor lain yang
mempengaruhi produktivitas kerja adalah:
1) Pendidikan
Tingkat kecerdasan karyawan dilihat dari tingkat pendidikannya .Semakin
tinggi pendidikan semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan tujuan
kejenjang yang lebih baik.Oleh karena itu, pendidikan berhubungan dengan
produktivitas kerja karyawan.
Menurut pengamatan penulis, pendidikan tidak mempengaruhi
produktivitas kerja staf dan pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Pendidikan hanya membedakan posisi staf
dan pegawai atas pekerjaan yang dibebankan kepadanya.
2) Kesehatan jasmani dan rohani
Salah satu tugas pimpinan perkantoran adalah menjamin kesehatan
karyawan yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur dan
mendirikan poliklinik sehingga dapat menciptakan kegiatan kerja para karyawan.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
kesehatan jasmani dan rohani para staf dan pegawai juga selalu diperhatikan,
sebab staf dan pegawai yang sehat akan dapat meningkatkan produktivitas
kerjanya. Staf dan Pegawai Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara berhak untuk berobat di Poliklinik yang disediakan Universitas
Sumatera Utara.
3) Lingkungan kerja
Lingkungan kerja yang baik akan berpengaruh besar dalam meningkatkan
produktivitas. Lingkungan kerja yang bersih dapat mempengaruhi karyawan untuk
bekerja lebih giat.
Lingkungan kerja ini juga diatur sebaik mungkin, sehingga membuat
suasana kerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara menjadi lebihnyaman yang dapat membuat para staf dan pegawai menjadi
lebih semangat bekerja, sehingga produktivitas kerja juga akan meningkat.
4) Faktor Manajerial
Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan, dan
menggerakan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan
31
5) Motivasi
Pemberian motivasi oleh seseorang pimpinan yang baik akan membimbing
dan melatih karyawannya. Memotivasi setiap karyawan tidaklah mudah, sebab
setiap karyawan mempunyai latar belakang, pengalaman, harapan dan keinginan
yang berbeda.
Motivasi juga merupakan faktor utama pendukung tingginya produktivitas
kerja staf dan pegawai pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Staf dan pegawai yang memiliki motivasi yang
tinggi, tentu saja produktivitas kerjanya akan meningkat.
6) Peralatan yang digunakan
Peralatan yang digunakan mempunyai efek yang sangat penting dalam
meningkatkan produktivitas kerja. Produktivitas kerja seorang karyawan perlu
mendapat perhatian dari perusahan karena produktivitas kerja akan meningkatkan
keuntungan bagi perusahaan. Produktivitas dapat dimaksudkan sebagai
penggunaan sumber-sumber ekonomi yang digerakan secara efektif dan
memerlukan keterangan organisator dan teknik sehingga mempunyai tingkat hasil
guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang
diolah.
Metode-metode yang ada untuk meningkatkan produktivitas kerja Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan
dorongan itu yaitu memberikan upah/gaji yang memadai, kenyamanan dan
keamanan pekerja saat bekerja lembur dan adanya jaminan sosial.
C.Pengukuran Produktivitas
Pengukuran atau penilaian produktivitas perusahaan merupakan pengukuran
terhadap produktivitas atau prestasi kerja karyawan, yaitu suatu sistem yang
digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seseorang karyawan telah
melaksanakan pekerjaannya dengan baik.Pengukuran atau penilaian produktivitas
karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai
setiap karyawan.Apakah baik, sedang, atau kurang.Penilaian prestasi penting bagi
setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan.Hal inidigunakan untuk
menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan pengukuran produktivitas
atau prestasi kerja berarti para bawahan mendapat perhatian atasan sehingga
mendorong bawahan untuk lebih bergairah dalam bekerja, asalkan proses
pengukurannya atau penilaiannya jujur dan objektif serta ada tindak lanjutnya.
Tindak lanjut pengukuran ini memungkinkan karyawan untuk dipromosikan,
didemosikan, dikembangkan atau balas jasa (kompensasi) nya dinaikkan.
Pengukuran produktivitas atau penilaian prestasi kerja staf dan pegawai Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dalam
waktu setahun sekali yakni pada akhir tahun, dimana yang melakukan pengukuran
atau penilaian langsung terhadap staf dan pegawai adalah Pimpinan. Adapun
hal-hal yang dinilai atas diri karyawan adalah hal-hal-hal-hal yang dapat mendorong
33
karyawan, kejujuran, kepemimpinan, kerja sama, dedikasi dan partisipasi
karyawan didalam perusahaan.
Manfaat yang diharapkan perusahaan dari pengukuran atau penilaian ini adalah
untuk mengetahui keadaan keterampilan dan kemampuan setiap karyawan secara
rutin, sebagai dasar perencanaan bidang personalia khususnya penyempurnaan
kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja sebagai dasar pengembangan dan
pendayagunaan karyawan seoptimal mungkin. Sedangkan bagi karyawan tersebut
adalah bahwa ia dapat mengetahui setiap kemampuannya melalui nilai yang
kurang, cukup atau baik. Dengan mengetahui kekurangan- kekurangan berarti dia
(karyawan) dapat memperbaikinya untuk waktu yang akan datang.
D.Hubungan Komunikasi dengan Produktivitas
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan
informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak
dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi.Seorang
pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu
tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran
organisasi, dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan
memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi.Dengan mengetahui
peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan
perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi
Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim informasi
hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta menggunakan bahasa
yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dari penerima pesan
dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya
tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan
disampaikan.
American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Effendy(2005:27)
telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan“The
Commandements Of good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang
baik ), yaitu :
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi
akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan
komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama
dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan
balik.
35
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para
pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi, apabila para pimpinan
mampu melaksanakan tugas kepemimpinan yang baik maka akan dapat
mengambil manfaat atau keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas
dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan
partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa setiap organisasi membutuhkan
organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah
pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak
dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut
tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi
yang efektif.
Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya
menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu,
akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.
Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara
memperbaiki komunikasi denganmembuatnya lebih efektif secara terus-menerus.
Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar
ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
3. Analisis dan Pembahasan
Komunikasi pada dasarnya sangat dibutuhkan dalam mencapai
tujuan.Tanpa adanya komunikasi yang baik, dapat dipastikan hasil yang dicapai
belum maksimal.Pada lembaga atau organisasi pun komunikasi sangat
diperlukan.Salah satu contoh lembaga tersebut adalah lembaga yang bergerak di
bidang pendidikan seperti Universitas, dalam hal ini Universitas yang dimaksud
adalah Universitas Sumatera Utara.Yang menjadi acuan penelitian berada pada
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tersebut.
Komunikasi yang dilaksanakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik dan dapat berjalan dengan
lancar.Hal ini dapat dilihat dari penyelesaian tugas tugas yang diberikan kepada
para staf dan pegawai sesuai dengan waktu yang ditentukan.Dengan komunikasi
yang baik pula, maka produktivitas kerja pegawai pada Bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi tersebut dapat meningkat.Peningkatan produktivitas kerja staf
dan pegawai ini dapat menghemat biaya, waktu, dan metode kerja (tenaga dan
pikiran).
Penulis menilai bahwa hambatan–hambatan komunikasi yang terjadi di
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara masih
37
pendapat antara para pegawai, para dosen di bagian Kemahasiswaan. Dan ini
merupakan hal yang biasanya karena dapat diatasi setelah adanya saling
pengertian antara kedua belah pihak atas pesan atau informasi yang disampaikan.
Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses komunikasi yang terjadi di Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tetap
berjalan dengan lancar. Para staf dan pegawai di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga diberikan kesempatan untuk
memberikan saran maupunide – ide mereka kepada atasan dengan komunikasi
yang baik dan sopan.
Dalam kinerjanya pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, para staf dan pegawai bekerja menggunakan
komunikasi sebagai salah satu bagian terpenting demi tercapainya tujuan.Hal ini
terbukti dengan adanya pelayanan yang baik bagi mahasiswa Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.Ada dua konsep komunikasi yang terjadi ataupun
yang digunakan dalamkinerja Bagian Kemahasiswaan. Adapun komunikasi
tersebut adalah :
1.Komunikasi Secara Langsung
Secara teori, komunikasi langsung merupakan komunikasi yang paling
sering dilakukan dalam kinerjanya sehari-hari, dimana para staf dan pegawai
melayani mahasiswa secara langsung (tatap muka).Komunikasi ini dilakukan
secara verbal dalam arti kata dilakukan dengan peyampaian kata-kata yang baik
dan benar. Komunikasi ini telah dilakukan secara efektif, seperti saat melayani
Beasiswa, juga penulisan format surat pengajuan ataupun surat-surat rekomendasi
lainnya.
Dalam hal ini juga, sikap yang ramah dan bersahabat menjadi nilai tambah
tersendiri bagi staf dan pegawaiBagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Hal ini dapat ditunjukan dari cara mentoring para staf
pegawai Bagian Kemahasiswaan kepada mahasiswa peserta magang.
Penyampaian maksud yang jelas dan mudah dimengerti sangat membantu
mahasiswa peserta magang dalam melakukan tugas magangnya.Dengan
komunikasi yang seperti ini, Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara telah mencapai tujuannya untuk memberikan
pelayanan yang baik bagi mahasiswa yang memiliki urusan di bagian ini.
2. Komunikasi Tidak Langsung
Komunikasi tidak langsung biasanya disertai dengan media pendukung
dalam penyampaiannya. Secara teori, komunikasi ini dapat berupa penyampaian
informasi melalui surat, pengumuman, selebaran, ataupun media lainnya. Pada
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
menggunakan komunikasi ini.Hal ini dapat dilihat dari adanya pembuatan
pengumuman-pengumuman, seperti pengumuman nama-nama mahasiswa yang
belum mengisi daftar mahasiswanya, daftar nama-nama mahasiswa yang
menerima beasiswa, pembuatan surat-surat rekomendasi, atau pun pembuatan
informasi yang lainnya.Sampai saat ini komunikasi tidak langsung ini berjalan
dengan lancer, namun ada beberapa bagian yang membuat komunikasi ini
39
digunakan dalam pembuatan informasi tersebut.Beberapa fasilitas pendukung
seperti computer atau printer yang digunakan mengalami kerusakan. Hal ini
menyebabkan terhalangnya informasi yang akan disampaikan. Hambatan ini
sampai sekarang belum mendapatkan perhatian intensif dari fakultas.Dan bila hal
ini tetap berlangsung, maka bisa menjadi suatu penghalang tersendiri bagi kinerja
staf pegawai di Bagian Kemahasiswaan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Klasifikasi Penggunaan Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal mencakup aspek-aspek yang berhubungan dengan
hal yang dilakukan atau dirasakan oleh tubuh manusia, diantaranya yaitu bahasa
tubuh (isyarat tangan, gerak kepala, postur tubuh dan kaki, ekspresi wajah dan
tatapan mata), sentuhan, parabahasa, penampilan fisik (busana, karakteristik fisik),
bau-bauan, orientasi ruangan, konsep waktu, diam, dan warna.
Dari beberapa aspek diatas, beberapa diantaranya sudah dilakukan oleh
staf pegawai Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.Bahasa tubuh yang sering digunakan adalah isyarat tangan (melambaikan
tangan/menyatakan tidak, menggerakan tangan keatas dan kebawah/mengartikan
memanggil).Parabahasa yang digunakan juga sudah pasti bahasa yang mudah
dimengerti dan sopan.Penampilan fisik (berupa busana dan karakteristik fisik)
juga sangat diperhatikan oleh para staf pegawai, terutama kepada para mahasiswa.
Mahasiswa yang tidak mengikuti peraturan berbusana yang layak tidak akan
dilayani. Hal ini dilakukan selain menerapkan tata tertib, juga sebagai bagian yang
Orientasi ruangan yang diterapkan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Ada pembagian dalam hal ruangan, yaitu
ruangan pribadi dan ruangan public.Dalam hal ini, ruangan dari pembantu rektor
III sebagai ruangan pribadi dan bagian lain pada Bagian Kemahasiswaan tersebut
adalah ruangan public.Apabila mahasiswa memiliki urusan atau kepentingan
kepada Pembantu Rektor III, mahasiswa tidak dapat seenaknya memasuki
ruangan tersebut, melainkan harus melalui persetujuan staf pegawai Bagian
Kemahasiswaan tersebut.Hal ini juga dapat mempermudah kinerja para staf
pegawai Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Karakteristik Komunikasi
Pada dasarnya, proses komunikasi di Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utaramemiliki tujuan tersendiri, yaitu
penyampaian informasi yang akurat kepada mahasiswa.Pemberian informasi yang
akurat telah membantu para mahasiswa untuk menyelesaikan urusan mengenai
data diri maupun pengurus surat-surat penting lainnya. Media komunikasi juga
sudah digunakan secara maksimal dalam tujuan penyampaian informasi kepada
mahasiswa, misalnya pada saat pengurusan data untuk penerimaan beasiswa, para
pegawai di Bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara secara personal
menghubungi mahasiswa yang belum melengkapi data yang ada melalui telepon
genggam (HP). Hal ini telah menggambarkan bahwa karakteristik dalam
berkomunikasi, yaitu komunikasi yang menembus ruang dan waktu sudah
41
Sebagai pemberi informasi (komunikator), para staf pegawai di Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah memenuhi
aspek-aspek yang harus dipenuhi sebagai komunikator yang efektif. Pemberian
solusi dalam berbagai permasalahan mahasiswa, dalam hal ini pengurusan
beasiswa ataupun surat-surat rekomendasi lainnya, pengarahan yang sederhana
dalam praktik kerja mahasiswa peserta magang, serta suasana nyaman yang
terbentuk pada Bagian Kemahasiswaan tersebut telah memberikan bagian
tersendiri untuk kelancaran komunikasi demi meningkatkan kinerja dan
pelayanannya kepada mahasiswa.
Selain itu, adanya partisipasi dan respon dari mahasiswa itu sendiri
membuktikan bahwa komunikasi sudah berjalan dengan baik.Karena komunikasi
itu sendiri memiliki karakteristik memberi dan menerima, staf pegawai sebagai
pemberi informasi dan mahasiswa sebagai penerima informasi.Kelancaran
komunikasi ini juga secara langsung meningkatkan produktivitas bagi staf
pegawai di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Kualitas Komunikator Efektif
Komunikasi juga memiliki beberapa hal penting yang menjadi acuan atas
kualitas dari komunikator yang efektif. Beberapa hal tersebut antara lain:
a. Mendengarkan secara aktif, yaitu berusaha keras memahami keinginan dan
masalah orang lain.
b. Memberikan pujian, yaitu menghargai orang lain dan kontribusi mereka di
c. Memberikan contoh yang baik, yaitu melakukan apa yang diharapkan orang
lain.
d. Menggunakan bahasa jelas, lugas, dan tepat, yaitu penggunaan kata-kata yang
lazim, kongkret, pemberian petunjuk yang menyentuh perasaan pendengar,
menghindari kata-kata yang bercitarasa buruk, ataupun kata-kata langsung.
Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, beberapa aspek tersebut telah dipenuhi dalam praktek komunikasinya
kepada mahasiswa. Misalnya dalam hal mendengarkan secara aktif, para staf
pegawai senantiasa mendengarkan segala bentuk pertanyaan ataupun maksud
yang disampaikan oleh para mahasiswa, terutama juga yang paling terlihat saat
pengurusan data beasiswa.Mahasiswa yang kekurangan informasi tentang
pengurusan tersebut dilayani dengan baik oleh para staf pegawai.
Para staf pegawai juga memberikan apresiasi berupa pujian kepada
mahasiswa peserta magang atas kerja yang telah terlaksana, baik dalam praktek
kerjanya dalam pembuatan data, maupun dalam penyampaian informasi secara
tidak langsung. Misalnya dalam hal hasil kerja berupa ketikan ataupun pendataan
berkas, para staf pegawai akan memuji hasil dari kinerja mahasiswa peserta
magang tersebut. Hal ini menumbuhkan rasa nyaman dan komunikasi yang
menyenangkan bagi mahasiswa itu sendiri.
Dalam prosesnya, para mahasiswa magang juga membutuhkan arahan dan
bimbingan dalam praktek kerjanya, karena para peserta magang menemukan
banyak hambatan, misalnya dalam penggunaan fasilitas pada Bagian
43
dalam penggunaan fasilitas tersebut.Hal ini selain membantu mahasiswa magang
dalam kinerjanya, juga membantu meningkatkan kinerja staf pegawai, karena
beberapa dari pekerjaan yang dikerjakan bisa selesai tepat waktu dan dengan hasil
yang memuaskan.
Komunikasi yang berlangsung pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai saat ini berjalan dengan baik. Hal ini
terjadi karena dalam proses komunikasinya para staf pegawai menggunakan
bahasa yang jelas, lugas, dan tepat dalam penyampaian informasinya kepada
mahasiswa. Pemilihan kata yang tepat, sikap ramah, dan mau mendengarkan
mahasiswa menjadikan proses komunikasi berjalan dengan baik. Informasi yang
dibutuhkan oleh mahasiswa pun dapat diterima secara jelas, dan inti dari
permasalahan mahasiswa dapat terpecahkan.
6. Bentuk Komunikasi Yang Digunakan
Bentuk dari komunikasi yang paling lazim dijumpai dalam prakteknya
adalah Stimulus-Respon atau lebih dikenal dengan bentuk S-R. Bentuk ini
memungkinkan komunikasi yang diberikan akan merangsang orang tertentu untuk
memberikan respon untuk menanggapi komunikasi tersebut. Respon yang
diberikan pun tergantung stimulus yang diberikan, apakah berdampak negatif atau
positif. Apabila berdampak positif, maka respon yang diberikan juga akan bersifat
positif, begitu pula sebaliknya apabila respon tersebut bersifat negatif, maka
respon yang diberikan juga pastilah akan negatif. Pada Bagian Kemahasiswaan
komunikasi ini, karena bentuk ini memang merupakan bentuk yang paling dasar
dalam berkomunikasi.
Dalam prakteknya, baik kepada sesama staf pegawai, mahasiswa, bahkan
atasan tertinggi dalam hal ini Pembantu Rektor III, komunikasi ini berjalan
dengan baik.Namun terkadang dalam berbagai kesempatan ditemui juga hal yang
menyebabkan respon yang diberikan bukanlah yang bersifat positif, melainkan
negatif. Sebagai contoh dalam pengurusan berkas berupa surat rokomendasi
ataupun surat ijin, dijumpai beberapa mahasiswa yang memberikan tingkah laku
yang tidak sopan, juga kata-kata yang bertele-tele. Hal ini menimbulkan respon
yang negatif, karena para staf menilai mahasiswa tersebut memiliki sifat yang
tidak sopan.Walaupun informasi bisa dikatakan telah diberikan dan komunikasi
tetap berjalan, namun respon negatif tersebut menjadi hambatan tersendiri, karena
dapat menimbulkan perubahan dalam keadaan lingkungan kerja di Bagian
Kemahasiswaan tersebut.
Walaupun demikian hal ini merupakan beberapa hambatan yang masih
bisa diatasi dalam prakteknya dan tidak berdampak besar dalam komunikasinya,
namun hal ini tidak boleh dibiarkan berlangsung secara terus-menerus karena
dampaknya sedikit banyak akan sangat mempengaruhi efektivitas pelayanan
kepada mahasiswa.
7. Hambatan Komunikasi
Selain dari hambatan media tersebut, terdapat beberapa hambatan
komunikasi yang terjadi di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
45
faktor internal, sebagai contoh, tidak hadirnya staf pegawai menjadi hambatan
dalam penyampaian komunikasi. Mahasiswa yang ingin berurusan dengan
pegawai tersebut harus menunggu sampai pegawai tersebut datang, ataupun
kembali lagi lain waktu untuk menjumpai pegawai tersebut. Hal ini juga dapat
mempengaruhi kinerja pada Bagian Kemahasiswaan tersebut.
Sedangkan dari faktor eksternal, banyaknya mahasiswa yang tidak
menggunakan teknik komunikasi yang benar, sehingga memunculkan kesan
negatif bagi staf pegawai Bagian Kemahasiswaan.Dalam penyampaian informasi,
mahasiswa menggunakan komunikasi yang bertele-tele, alasan-alasan yang tidak
dimengerti oleh staf pegawai, bahkan dengan ekspresi tubuh yang tidak
baik.Misalnya dalam pengurusan formulir penerimaan beasiswa, banyak
mahasiswa yang tidak melengkapi data secara valid, sedangkan informasi yang
disampaikan melalui pengumuman sudah cukup jelas.Hal ini juga menjadi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
1. Komunikasi memiliki peranan yang penting bagi pelayanan mahasiswa
sekaligus meningkatkan kinerja para pegawai di bagian kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara, komunikasi telah berjalan dengan baik antara staf dan pegawai,
namun beberapa hambatan masih terjadi dalam pelaksanaannya.
3. Komunikasi yang baik dapat menjadi penunjang akan mutu dari Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara bila dilakukan secara berkelanjutan
dan berkesinambungan.
B.Saran
1. Staf Pegawai pada Bagian Kemahasiswaan lebih lagi meningkatkan
komunikasi yang baik bagi para mahasiswa agar Bagian Kemahasiswaan
bisa lebih baik lagi dalam pelayanannya kepada mahasiswa Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Agar selalu menjalin komunikasi yang baik antara satu dengan yang
lainnya karena mengingat betapa besarnya pengaruh komunikasi dalam
meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawai pada Bagian
47
3. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus memperhatikan
kekurangan-kekurangan sarana yang terdapat pada Bagian
Kemahasiswaan demi peningkatan penyampaian informasi dan kelancaran
kom
