Sistem Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT. Sharp Electronic Indonesia Cabang Binjai

(1)

SKRIPSI

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. SHARP ELECTRONIC INDONESIA CABANG BINJAI

OLEH :

NICOLAS TARIGAN

070503243

PROGRAM STUDI STRATA-1 AKUNTANSI DEPARTEMEN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan sesungguhnya

bahwa skripsi saya yang berjudul “Sistem Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada

PT. Sharp Electronic Indonesia Cabang Binjai” adalah benar hasil karya saya

sendiri yang disusun sebagai tugas akademik guna menyelesaikan beban

akademik pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Bagian atau data tertentu yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga,

dan saya kutip dari hasil orang lain telah mendapat izin, atau dituliskan sumbernya

secara jelas sesuai dengan norma, kaidah dan etika penulisan ilmiah.

Apabila kemudian hari ditemukan adanya kecurangan dan plagiat dalam

skripsi ini, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Medan, 29 Juli 2013 Yang Membuat Pernyataan

(3)

4. Bapak Drs. Arifin Hamzah, M.M, Ak selaku pembimbing yang dengan

sabar telah memberikan bimbingan dan bantuan serta mengarahkan

Penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku dosen pembaca nilai

yang telah banyak memberikan saran kepada penulis untuk

menyelesaikan skripsi ini.

6. Teristimewa untuk kedua orang tua tercinta (Ayahanda Bersih Tarigan

dan Ibunda Dra. Radukita Br Gurusinga) dan yang telah membesarkan,

mendidik dan memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan

kasih sayang dan yang selalu memberikan doa setiap langkahku, juga

kepada Gabriella Josephin Br Tarigan, S.Ked (adik kandung), Galio

Efrata Tarigan (adik kandung) terima kasih atas bantuan dan

dukungannya.

Demikian skripsi ini disusun dengan segala keterbatasan penulis. Semoga

skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Medan, 29 Juli 2013

Penulis,

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena kasih, berkat serta

anugerahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini yang

berjudul “Sistem Penjualan Dan Penerimaan Kas Pada PT. Sharp Electronic

Indonesia Cabang Binjai”. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu

syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan baik

dari segi isi maupun penulisannya. Oleh sebab itu penulis sangat menerima saran

serta kritik yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini.

Selama proses penyusunan skripsi ini penulis banyak mendapat

bimbingan, semangat dan bantuan baik secara moril maupun materil dari semua

pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada

pihak-pihak di bawah ini yang telah membantu penulis dalam meyelesaikan skripsi ini.

1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M,Ec, Ak selaku Dekan Fakultas

Ekonomi USU.

2. Bapak Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, MAFIS, Ak selaku Ketua

Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dan Bapak Drs.

Hotmal Ja’far, MM, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi

Fakultas Ekonomi USU.

3. Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak selaku ketua Program Studi S1

Akuntansi Fakultas Ekonomi USU dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak

(5)

ABSTRAK

PT. Sharp Electronic Indonesia Cabang Binjai Sumatera Utara merupakan Perusahaan Electronik yang bergerak di bidang Penjualan Alat- alat Elekrtonika Kebutuhan Rumah Tangga dan kebutuhan Kantor ada pun produk yang dihasilkan LCD TV Aquos, Audio, DVD Player, Mesin Cuci, Lemari Es, Air Conditioner (AC), Vacuum Cleaner, Faximile, dan Calculator. PT PT. Sharp Electronic Indonesia mempunyai daerah Pemasaran seperti : Sumatera Utara, Padang, Pekan Baru, Lampung, Jakarta, Bandung, Cirebon, Semarang,Yogyakarta, Banjarmasin,Pontianak,dan Batam.Tujuan Penelitian ini adala untuk mengetahui dan memahami Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada Perusahaan dan juga untuk mengetahui sistem yang diterapkan tersebut dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas atau tidak.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian deskriptif. Jenis data yang di gunakan adalah data primer dan data sekunder. Adapun tehnik pengumpulan data yang digunakan penulis gunakan adalah wawancara dan observasi. Metode penganalisaan data yang digunakan yaitu metode deskriptif, dimana data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di analisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai Sumatera Utara melakukan pencatatan transaksi sudah menggunakan komputer dan sistem pencatatan juga telah terkomputerisasi dengan memakai sistem yang telah di programkan khusus untuk semua fungsi akuntansi. Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan perusahaan dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup jelas antar bagian otorisasi yang telah memadai, perusahaan juga melakukan langkah-langkah untuk penjagaan asset.

(6)

ABSTRACT

SYSTEM SALES ACCOUNTING AND CASH REVENUE AT PT. SHARP ELECTRONIC INDONESIA BRANCH BINJAI

PT. Sharp Electronic Indonesia Branch Binjai North Sumatera is one of the electronic firm that Leading of sales of electronic tools, that requirement at house and requirement at Offices. Some product that has been result like : LCD Aquos Television, Audio system, DVD Player, Wahing Machine, Refrigator, Air Condtioner (AC), Vacuum Cleaner, Faxmile, and Calculator. PT. Sharp Electronic Indonesia has been had a region market such as: North Sumatera, Padang, Pekan Baru, Lampung, Jakarta, Bandung, Cirebon, Semarang, Yogyakarta, Banjarmasin, Pontinak, and Batam. The aim of this research is to know and understand the application of System Sales Accounting and Cash Revenue at the firm and also know the system that has been applicate and help management to control the activity of sales and cash revenue or not.

In this research the writer use the descriptif research method. kind of Data that has been used was Primer Data and Secunder Data. Other wise the technic that has been used of the writer was Interview and Observe. The method to use analysis Data was Descriptif Data. Where the data was collect and then arranged in a stack and then analyzied so that it gives some mention to solve the problem.

In This Research shows that PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai North Sumatera has been done record keeping of transaction has been computerized and has been used Special Program for all system Of Accounting. System Sales Accounting And Cash Revenue has ben Applicable and also helped the management in control the activity of sales and cash revenue. In this case can be see the Firm had been done the isolate function from the other part. And the Firm also done step by step to keep the Asset.

(7)

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR ...viii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 4

1.5. Kerangka Konseptual ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi ... 7 BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Desain Penelitian ... 42

BAB IV ANALISA DAN EVALUASI 4.1. Sistem Akuntansi Perpajakan ... 45

4.1.1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai ... 47

4.1.2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit ... 53

(8)

4.2. Analisis Hasil Penelitian ... 61 4.2.1. Analisa Sistem Akuntansi Penjualan ... 61 4.2.2. Analisis Sistem Akuntansi Penerimaan Kas ... 66 4.2.3. Analisis Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan

dan Penerimaan Kas ... 68

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan ... 71 5.2. Saran ... 73

(9)

DAFTAR GAMBAR

(10)

ABSTRAK

PT. Sharp Electronic Indonesia Cabang Binjai Sumatera Utara merupakan Perusahaan Electronik yang bergerak di bidang Penjualan Alat- alat Elekrtonika Kebutuhan Rumah Tangga dan kebutuhan Kantor ada pun produk yang dihasilkan LCD TV Aquos, Audio, DVD Player, Mesin Cuci, Lemari Es, Air Conditioner (AC), Vacuum Cleaner, Faximile, dan Calculator. PT PT. Sharp Electronic Indonesia mempunyai daerah Pemasaran seperti : Sumatera Utara, Padang, Pekan Baru, Lampung, Jakarta, Bandung, Cirebon, Semarang,Yogyakarta, Banjarmasin,Pontianak,dan Batam.Tujuan Penelitian ini adala untuk mengetahui dan memahami Penerapan Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada Perusahaan dan juga untuk mengetahui sistem yang diterapkan tersebut dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas atau tidak.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian deskriptif. Jenis data yang di gunakan adalah data primer dan data sekunder. Adapun tehnik pengumpulan data yang digunakan penulis gunakan adalah wawancara dan observasi. Metode penganalisaan data yang digunakan yaitu metode deskriptif, dimana data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di analisis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah yang dihadapi.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai Sumatera Utara melakukan pencatatan transaksi sudah menggunakan komputer dan sistem pencatatan juga telah terkomputerisasi dengan memakai sistem yang telah di programkan khusus untuk semua fungsi akuntansi. Sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang diterapkan perusahaan dapat membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan penerimaan kas. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup jelas antar bagian otorisasi yang telah memadai, perusahaan juga melakukan langkah-langkah untuk penjagaan asset.

(11)

ABSTRACT

SYSTEM SALES ACCOUNTING AND CASH REVENUE AT PT. SHARP ELECTRONIC INDONESIA BRANCH BINJAI

PT. Sharp Electronic Indonesia Branch Binjai North Sumatera is one of the electronic firm that Leading of sales of electronic tools, that requirement at house and requirement at Offices. Some product that has been result like : LCD Aquos Television, Audio system, DVD Player, Wahing Machine, Refrigator, Air Condtioner (AC), Vacuum Cleaner, Faxmile, and Calculator. PT. Sharp Electronic Indonesia has been had a region market such as: North Sumatera, Padang, Pekan Baru, Lampung, Jakarta, Bandung, Cirebon, Semarang, Yogyakarta, Banjarmasin, Pontinak, and Batam. The aim of this research is to know and understand the application of System Sales Accounting and Cash Revenue at the firm and also know the system that has been applicate and help management to control the activity of sales and cash revenue or not.

In this research the writer use the descriptif research method. kind of Data that has been used was Primer Data and Secunder Data. Other wise the technic that has been used of the writer was Interview and Observe. The method to use analysis Data was Descriptif Data. Where the data was collect and then arranged in a stack and then analyzied so that it gives some mention to solve the problem.

In This Research shows that PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai North Sumatera has been done record keeping of transaction has been computerized and has been used Special Program for all system Of Accounting. System Sales Accounting And Cash Revenue has ben Applicable and also helped the management in control the activity of sales and cash revenue. In this case can be see the Firm had been done the isolate function from the other part. And the Firm also done step by step to keep the Asset.

(12)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Sebagian besar perubahan menetapkan persoalan laba sebagai tujuan

perusahaan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, maka manajemen perusahaan

harus dapat mengkoordinir secara rasional sumber daya dan alat-alat produksi

yang digunakan, yaitu yang terdiri dari alam, manusia, dan modal dalam suatu

wadah organisasi yang melaksanakan kegiatan berdasarkan uraian tugas dan

dibantu oleh catatan yang terkoordinir untuk menciptakan laporan-laporan guna

disampaikan kepada pimpinan sebagai alat untuk menetapkan kebijakan,

perencanaan, dan pengendalian.

Seorang pimpinan perusahaan memerlukan informasi-informasi dalam

mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Untuk itu, perusahaan

memerlukan sistem akuntansi yang merupakan organisasi dari formulir-formulir,

catatan-catatan dan laporan-laporan yang terkoordinir untuk menciptakan

informasi tertentu yang diperlukan pimpinan atau manajemen perusahaan dalam

mengambil keputusan.

Dalam suatu perusahaan, salah satu komponen pembentukan laba adalah

penjualan. Dalam kondisi perekonomian yang penuh dengan ketidakpastian dan

tingkat persaingan yang semakin tajam, sistem informasi atas penjualan semakin

(13)

Sistem penjualan yang baik dan maksimal pada kegiatan penjualan yang

diterapkan dalam perusahaan dapat mendorong tercapainya tingkat penjualan

yang diharapkan, sehingga laba yang diharapkan dapat dicapai pula.

Sistem akuntansi penjualan yang baik harus didukung dengan sistem

akuntansi penerimaan kas yang baik pula, karena kas adalah harta perusahaan

yang berharga sekaligus merupakan asset yang sangat rentan akan pencurian,

penyelewengan dan penyalahgunaan. Satu diantara pencegahan penyelewengan

kas yaitu dengan cara melakukan pemisahan fungsi dalam penerimaan kas dan

pencatatan, sehingga dapat dilakukan cross check. Sistem akuntansi penerimaan

kas yang baik mutlak dimiliki perusahaan karena dengan sistem akuntansi

penerimaan kas yang baik, maka kas sebagai aset perusahaan dapat dijamin

keamanannya, dengan catatan pelaksanaan sistem harus baik dan tidak terjadi

kolusi.

Objek penelitian penulis dalam menyusun skripsi ini adalah PT. Sharp

Electronics Indonesia Cabang Binjai yang merupakan perusahaan Elektronik yang

bergerak dibidang Alat alat elektronika. Adapun produk yang dihasilkan antara

lain Mesin Cuci Sharp, Televisi, Kulkas, AC, VCD/DVD, dan lain sebagainya.

PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai mempunyai daerah pemasaran

meliputi Sumatera Utara, NAD, dan juga Batam.

Mengingat pentingnya peranan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan

kas dalam mencapai tujuan perusahaan dan terdorong untuk mengetahui

penerapan sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas, maka penulis

(14)

Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas, penulis mencoba merumuskan beberapa

masalah yang menjadi dasar penyusunan skripsi ini, yaitu sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas yang

diterapkan pada PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai?

2. Apakah sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas tersebut dapat

membantu manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan

dan penerimaan kas pada PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang

Binjai?

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui dan memahami tentang penerapan sistem akuntansi

penjualan dan penerimaan kas pada perusahaan.

2. Mengetahui bahwa sistem yang diterapkan dapat membantu

manajemen dalam aktivitas pengendalian atas penjualan dan

(15)

1.4. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini yaitu :

1. Bagi penulis, untuk mengembangkan wawasan pengetahuan yang telah

diperoleh selama perkuliahan, khusus mengenai sistem akuntansi

penjualan dan penerimaan kas.

2. Bagi perusahaan, untuk memberikan sumbangan pemikiran yang

mungkin berguna, khususnya mengenai sistem akuntansi penjualan

dan penerimaan kas.

3. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan acuan dalam melakukan

(16)

1.5. Kerangka Konseptual

Gambar 1.1. Kerangka Konseptual

Pendapatan utama PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai berasal

PT. Sharp Electronics Indonesia Cabang Binjai

Penjualan Produk (Alat Alat Elektronika Kebutuhan Rumah Tangga)

Penerimaan Kas

Sistem Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Sharp Electronics

Indonesia Cabang Binjai

(17)

dilakukan secara tunai maupun kredit. Dari hasil penjualan ini perusahaan akan

memperoleh penerimaan kas, baik yang berasal dari penjualan tunai maupun dari

penagihan piutang. Dari kedua aktivitas ini terbentuklah sistem akuntansi,

khususnya sistem akuntansi penjualan dan penerimaan kas dimana sistem tersebut

(18)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi.

Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan merupakan

kebutuhan yang penting bagi pihak intern maupun pihak ekstern perusahaan.

Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna, maka

didesain suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan subsistem dari

sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi

keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak intern maupun ekstern. Bagi pihak

intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi manajemen untuk memperoleh

informasi keuangan mengetahui, mengevaluasi dan mengambil

keputusan-keputusan dalam menjalankan perusahaan. Sedangkan bagi pihak ekstern, seperti

kreditur, investor, pemerintah dan suplier, memerlukan informasi keuangan dalam

kaitannya dengan kepentingan mereka.

Sebelum membahas mengenai sistem akuntansi, maka terlebih dahulu

akan dibicarakan pengertian akuntansi itu sendiri. Menurut Warren, Reeve, dan

Fees (2005:10) defenisi akuntansi adalah “sebagai sistem informasi yamg

menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai

aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan”.

Menurut Arens dan Loebbecke (1997:3), “Akuntansi adalah proses

pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam

(19)

Agar data keuangan tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen

maupun pihak luar, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu

sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan

suatu informasi yang berguna.

Berikut ini akan diberikan defenisi sistem dan prosedur menurut W. Gerald Cole (Cecil Gillespie, 1971:2):

A system is a network of related procedures developed according to one integreted scheme for performing a major activity of the business. A procedure is a sequence of clerical operations, usually involving several people in one or more departement, established to ensure uniform handling of a recurring transaction of the business.

Maksudnya, sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh,

untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur

adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang

dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang

seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.

Defenisi diatas mengandung arti bahwa sistem dan prosedur saling

berhubungan. Sistem merupakan kumpulan dari prosedur yang saling berkaitan,

sedangkan prosedur merupakan urutan pekerjaan untuk menjamin perlakuan yang

seragam atas transaksi-transaksi yang berulangkali atau secara rutin terjadi

didalam perusahaan.

Menurut James A. Hall (2001:5), “sebuah sistem adalah sekelompok dua

atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau

subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common

(20)

Setelah diuraikan pengertian akuntansi, sistem, dan prosedur, maka

selanjutnya dikemukakan pengertian sistem akuntansi. Menurut Warren, Reeve,

dan Fees (2005:226) menyatakan bahwa “sistem akuntansi adalah metode dan

prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan

melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan”.

Mulyadi (2001:3) memberikan defenisi sistem akuntansi sebagai berikut :

“Sistem akutansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang

dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang

dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.

Penyusunan sistem akuntansi dilakukan dengan berbagai tujuan. Cecil Gellespie (1971:7) mengemukakan tujuan sistem akuntansi :

1. To improve the information provided by the sistem, in quality, timelines, or structure of the information.

2. To improve the accounting control and internal check, that is, to improve the dependability of accounting information and to provide complete records of accountability for the protection of the assets of the business.

3. To decrease the clerical cost of keeping the records.

Dari rumusan diatas dapat diketahui bahwa tujuan sistem akuntansi adalah

untuk membantu meningkatkan mutu informasi yang dihasilkan sistem, baik

mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Sistem

akuntansi juga untuk meningkatkan pengawasan akuntansi dan internal check

guna meningkatkan tingkat kepercayaan terhadap informasi akuntansi dan untuk

menyediakan catatan yang lengkap mengenai pertanggungjawaban untuk

perlindungan kekayaan perusahaan, dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam

(21)

Sejalan dengan tujuan diatas, R. N. Anthony dan J. S. Reece (1983:108)

mengemukakan bahwa sistem akuntansi yang baik dapat mencapai beberapa

tujuan antara lain :

1. To process the information efficiently, that is, at low cost.

2. To obtain reports quickly.

3. To ensure a high degree of accuracy.

4. To minimize the possibility of theft or fraud.

Dari rumusan di atas dapat diketahui bahwa tujuan sistem akuntansi antara

lain untuk memproses informasi secara efisien pada tingkat harga yang rendah,

untuk menghasilkan laporan dengan cepat, untuk menjamin tingkat ketepatan

yang tinggi, serta untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya korupsi atau

kecurangan.

2.2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Oleh karena bentuk perusahaan beragam, maka sasaran sistem akuntansi

juga beragam, meskipun intinya tetap sama, yaitu menyajikan informasi. Tanpa

memandang bentuk perusahaan, suatu sistem akuntansi selalu terbentuk dari :

a. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan

laporan-laporan yang dipergunakan untuk membangun sistem akuntansi dan

administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar

pembuatan ayat-ayat akuntansi.

b. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku

dalam pengertian harafiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca

(22)

c. Serangkaian laporan atau pernyataan, seperti misalnya neraca saldo, abstraksi

buku besar, perhitungan laba rugi, dan neraca.

d. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data elektronik,

yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada

formulir, buku jurnal, buku besar, serta dalam penyusunan laporan dan surat

pernyataan.

Menurut Mulyadi (2001:3) ada 5 unsur yang terdapat dalam akuntansi

yang pokok, yaitu :

1. Formulir 2. Jurnal 3. Buku Besar 4. Buku Pembantu 5. Laporan

Ad. 1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan

formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam

(didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering disebut juga

dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat

peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan. Dengan formulir

ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya

sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Dalam sistem akuntansi manual,

media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi

keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi

(23)

optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan

cats.

Ad. 2. Jurnal

Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang

pertama kali dilakukan adalah menjurnal. Dibanding dengan catatan

akuntansi yang lain, pencatatan dalam jurnal biasanya lebih lengkap dan

lebih terinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Jurnal

merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan

untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Dalam sistem akuntansi,

jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu

transaksi pun yang tidak tercatat; catatan yang dilakukan di dalamnya

lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan

tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya. Perusahaan yang

transaksinya masih sedikit hanya memerlukan jurnal umum dengan dua

kolom, debit dan kredit. Perusahaan yang besar dan terdapat banyak jenis

transaksi di dalamnya memerlukan jurnal khusus disamping jurnal umum.

Prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal adalah sebagai

berikut (Mulyadi, 2001:104) :

1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai.

2. Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian.

3. Penggunaan kolom-kolom khusus dalam jurnal.

4. Nama kolom dan jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

5. Kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

(24)

7. Adanya dukungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban informasi dapat ditentukan.

Ad. 3. Buku Besar

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan

unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Buku besar

merupakan tempat untuk menampung informasi yang akan disajikan

dalam laporan keuangan. Dengan demikian, susunan informasi yang akan

disajikan dalam laporan keuangan merupakan dasar untuk menyusun

rekening yang ada dalam buku besar. Selanjutnya

rekening-rekening yang ada dalam buku besar digunakan sebagai dasar

penggolongan transaksi yang dicatat dalam jurnal. Rekening buku besar

ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan

data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber

informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

Ad. 4. Buku Pembantu

Data keuangan yang digolongkan dalam buku besar memerlukan rincian

lebih lanjut yang dibentuk dalam buku pembantu. Buku pembantu ini

terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang

tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku

pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada

catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan

(25)

setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses

akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan

pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.

Ad. 5. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan. Menurut Ikatan

Akuntan Indonesia (1999:3) : “Tujuan laporan keuangan adalah

menyediakan informasi yang menyangkut posisi keuangan, kinerja serta

perubahan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam

pengambilan keputusan ekonomi”.

Laporan keuanga dapat berbentuk neraca, laporan rugi laba, laporan

perubahan ekuitas, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan.

Agar informasi dalam laporan keuangan berguna bagi pemakai, laporan

keuangan harus mengandung karakteristik kualitatif sebagai berikut : dapat

dipahami, relevan, materialitas, keandalan, penyajian jujur, substansi

mengungguli bentuk, netralitas, pertimbangan sehat, kelengkapan, dan

dapat dibandingkan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran

sistem akuntansi. Laporan yang umumnya dihasilkan oleh sistem

akuntansi penjualan dan penerimaan kas meliputi laporan keuangan,

laporan-laporan yang berkaitan dengan kas, laporan harian, mingguan, dan

bulanan, laporan tercetak dan tayangan pada layar monitor komputer.

Selain unsur-unsur tersebut, defenisi dari Howard F. Stettler juga

menyebutkan alat-alat sebagai unsur sistem akuntansi. Alat-alat adalah alat-alat

(26)

Alat-alat disini dapat berbentuk mesin-mesin pembukuan, mulai dari yang

sederhana sampai dengan yang cukup rumit termasuk komputer.

2.3. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Intern

Berdasarkan definisi sistem akuntansi dan tujuan penyusunan sistem

akuntansi, maka suatu sistem yang efektif selain dapat mengolah data keuangan

perusahaan juga harus dapat menjadi kontrol bagi perusahaan. Alat kontrol ini

selanjutnya didukung dengan sistem pengendalian yang disebut dengan

pengendalian intern.

Menurut Romney dan Steinbart dalam bukunya Accounting Information Systems (2003:95), “Internal control is the plan of organization and the methods a business use to safeguard assets, provite accurate and reliable

information, promote and improve operational efficiency, and encourage

adherence to prescribed managerial polycies”. Maksudnya adalah pengendalian

intern adalah suatu rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk

menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan,

mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional, serta mendorong kesesuaian

dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Sedangkan menurut Standar Auditing seksi 319, Pertimbangan atas

Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraf 06 (2001:319.2) :

(27)

Ada lima komponen pengawasan intern yang saling berkaitan menurut

Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2), yaitu :

1. Lingkungan pengendalian (control environtment) 2. Penilaian risiko (risk assessment)

3. Informasi dan komunikasi (information and comunication) 4. Pemantauan (monitoring)

Ad. 1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari keempat komponen

pengendalian intern lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan corak

atau suasana suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian

para manajemen dan pegawainya.

Menurut Mulyadi (1998:175) :

Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas, antara lain : nilai integritas dan etika, komitmen terhadap kompetensi, dewan komisaris dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia.

Nilai integritas merupakan tanggung jawab yang dijunjung tinggi oleh

pihak manajemen, yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang

dikatakan atau yang telah menjadi komitmennya.

Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen

atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dan paduan antar

kecerdasan, pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam

pengembangan kompetensi.

Untuk menciptakan independensi auditor, perusahaan-perusahaan yang

(28)

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter

bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang

seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh

perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana

operasi suatu entitas harus dilaksanakan.

Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan,

pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas.

Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab merupakan

perluasan lebih lanjut dari pengembangan struktur organisasi. Pembagian

wewenang yang jelas akan dapat mengalokasikan sumber daya yang

dimiliknya serta memudahkan pertanggungjawaban konsumsi sumber

daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi.

Perusahaan juga sangat penting memiliki karyawan yang kompeten

dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Maka dari itu,

perusahaan perlu memiliki metode atau kebijakan yang baik dalam

menerima karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai

prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka.

Ad. 2. Penilaian risiko

Penilaian risiko merupakan komponen kedua dari pengendalian intern.

Penilaian resiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan

(29)

Menurut James A. Hall (2001:156)

Risiko dapat muncul atau berubah dari situasi seperti ini :

• Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau berubah dari perusahaan.

• Restrukturisasi organisasi menghasilkan pengurangan dan/atau pengalokasian kembali personel-personel dari operasi bisnis dan pemrosesan transaksi yang diproses.

• Penerapan prinsip akuntansi yang baru mempengaruhi persiapan pelaporan keuangan.

Ad. 3. Informasi dan komunikasi

Informasi dan komunikasi merupakan komponen ketiga dari pengendalian

intern. Sistem informasi terdiri atas catatan-catatan dan metode yang

digunakan untuk memulai mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat

transaksi organisasi serta untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban

terkait.

Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (1998: 179) adalah :

1. Sah

2. Telah diotorisasi 3. Telah dicatat

4. Telah dinilai secara wajar 5. Telah digolongkan secara wajar

6. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya

7. Telah dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar.

Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (validitas). Pengendalian intern tidak dapat memberikan transaksi-transaksi yang fiktif yang

sebenarnya tidak terjadi didalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya.

Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat (otorisasi). Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat oleh yang berkompeten dan berwenang

(30)

transaksi curang yang mengakibatkan pemborosan atau perusakan

terhadap aktiva perusahaan.

Setiap transaksi yang terjadi dicatat (kelengkapan). Setiap transaksi yang terjadi dicatat, dengan prosedur yang dimiliki oleh

perusahaan memberikan pengawasan untuk mencegah penghilangan setiap

transaksi dari catatan.

Setiap transaksi dinilai dengan tepat (penilain). Pengawasan intern yang memadai selalu disertai prosedur untuk menghindari kesalahan

dalam perhitungan dan pencatatan setiap transaksi pada berbagai langkah

proses pencatatan.

Setiap transaksi diklasifikasikan dengan tepat (klasifikasi). Klasifikasi perkiraan yang tepat sesuai dengan bagan perkiraan yang

dimiliki oleh perusahaan harus ditetapkan didalam jurnal jika laporan

keuangan hendak dinyatakan dengan tepat. Klasifikasi ini juga mencakup

berbagai kategori seperti divisi dan hasil produk.

Setiap transaksi dicatat pada waktu yang tepat (ketepatan waktu). Pencatatan setian transaksi baik sebelum atau sesudah saat terjadinya,

selalu menimbulkan kemungkinan adanya kelalaian untuk mencatatnya

atau dicatat dengan jumlah yang tidak benar. Jika keterlambatan

pencatatan terjadi pada akhir periode, maka laporan keuangan akan

mengandung kesalahan.

(31)

(dirangkum menjadi satu) dan dijumlahkan sebelum dicatat kedalam jurnal

yang bersangkutan. Lalu jurnal itu diposting ke dalam buku besar, dan

buku besar tersebut diikhtisarkan lagi dan digunakan untuk menyusun

laporan keuangan. Selain metode yang digunakan untuk memasukkan

setiap transaksi, pengawasan yang memadai selalu dibutuhkan untuk

memastikan bahwa pengiktisaran tersebut adalah benar.

Ad. 4. Aktivitas pengendalian

Menurut Romney dan Mashall (2003:236) “aktivitas pengendalian, yang

merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang

wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai”.

Dikatakan dalam buku juga (2003:236), secara umum prosedur-prosedur

pengendalian termasuk satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai. 2. Pemisahan tugas.

3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai.

4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai. 5. Pemeriksaan independen atau kinerja.

Didalam organisasi atau perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi atas

dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya

transaksi tersebut. Otorisasi transaksi dapat bersifat umum dan dapat

bersifat khusus. Otorisasi umum adalah otorisasi yang diberikan oleh

pihak manajemen kepada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa

persetujuan khusus. Sedangkan otorisasi khusus adalah otorisasi yang

diberikan oleh pihak manajemen untuk beberapa transaksi tertentu yang

(32)

Pemisahan tugas merupakan aktivitas pengendalian yang paling

penting. Pemisahan tugas mempunyai tujuan pokok yaitu untuk mencegah

dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan

ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada

seseorang.

Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk

memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data

transaksi yang berkaitan dalam membuat rancangan dan penggunaan

dokumen dan catatan yang memadai. Menurut Arens dan Loebbecke

(1997:266) dokumen dan catatan sebaiknya :

1. Berseri dan prenumbered.

2. Disiapkan pada transaksi terjadi, atau segera sesudahnya.

3. Cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat dimengerti dengan jelas.

4. Dirancang sedapat mungkin untuk multiguna, sehingga meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda. 5. Dirancang dalam bentuk mendorong penyajian yang benar.

Penjagaan aset bukan saja aset yang berbentuk kas ataupun fisik, tetapi

pada masa sekarang ini salah satu aset terpenting perusahaan adalah

informasi. Oleh sebab itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga

aset berupa informasi maupun fisik.

Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi

diproses secara akurat. Pemeriksaan ini harus independen, karena

pemeriksaan umumnya akan lebig efektif apabila dilaksanakan oleh orang

(33)

Ad. 5. Pemantauan

Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengawasan

intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan

operasi pengawasan tepat waktu dan tindakan yang dilakukan.

Dalam banyak entitas, auditor intern atau personel yang

melaksanakan fungsi semacam itu, membantu untuk melakukan

pemantauan atas aktivitas entitas melalui evaluasi secara terpisah. Mereka

secara teratur memberikan informasi tentang berfungsinya pengawasan

intern, memfokuskan sebagian besar perhatian mereka pada evaluasi

terhadap desain dan operasi pengawasan intern. Mereka

mengkomunikasikan informasikan tentang kekuatan dan kelemahan serta

rekomendasi untuk memperbaiki pengawasan intern.

Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan

komunikasi dari pihak luar. Customer secara tersirat menguatkan data

penagihan dengan pembayaran faktur mereka atau pengajuan keluhan

tentang pembebanan yang diterimanya. Manajemen dapat

mempertimbangkan komunikasi yang berkaitan dengan pengawasan intern

dari auditor ekstern dalam pelaksanaan pemantauan.

2.4. Sistem Akuntansi Penjualan

Sumber pendapatan utama perusahaan berasal dari penjualan. Jadi

penjualan merupakan salah satu hal yang penting dalam kegiatan operasi

(34)

W.W. Cooper dan Yuri Ijiri (2004:216) mendefinisikan penjualan sebagai

berikut : “sale a business transaction involving delivery of commodity, an item of merchandise of property a right, or a service, in exchange for cash, a promise

to pay, or money equivalent, or for any combination of these items”.

Berdasarkan definisi tersebut penjualan merupakan sebuah transaksi bisnis yang

berkaitan dengan pengiriman komoditi, barang dagangan atau jasa, dalam

pertukaran dengan kas, janji membayar, atau yang setara dengan kas, atau

beberapa kombinasi dari hal-hal tersebut.

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik

secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau

jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah

menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh

perusahaan melalui sistem penjualan tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika

order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan

jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada

pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ditangani oleh perusahaan melalui

sistem penjualan kredit.

2.4.1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai

Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan mewajibkan

pembeli membayar harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh

perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima perusahaan, lalu barang

diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan.

(35)

1. Faktur penjualan tunai. Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai

informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan

tunai.

2. Pita register kas. Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara

mengoperasikan mesin register kas.

3. Bukti setor bank, dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke

bank.

4. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Dokumen ini digunakan oleh fungsi

akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu

periode tertentu.

5. Bukti memorial, yaitu dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan

harga pokok produk yang dijual selama satu periode tertentu.

Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan

catatan akuntansi berikut :

1. Jurnal penjualan, digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan.

2. Jurnal penerimaan kas, yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat

penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

3. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

4. Kartu persediaan. Kartu ini diselenggarakan di fungsi akuntansi dan

digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.

5. Kartu gudang. Catatan ini diselenggarakan fungsi gudang untuk mencatat

mutasi dari persediaan barang yang disimpan digudang dan tidak termasuk

catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang

(36)

Menurut Mulyadi (2001:469) jaringan prosedur yang membentuk sistem

penjualan tunai adalah :

1. Prosedur order penjualan. 2. Prosedur penerimaan kas. 3. Prosedur penyerahan barang.

4. Prosedur pencatatan penjualan tunai. 5. Prosedur penyetoran kas ke bank. 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas.

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan.

Ad. 1. Prosedur order penjualan.

Bagian order penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur

penjualan untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga

barang ke fungsi kas dan agar fungsi gudang dan fungsi pengiriman dapat

menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

Ad. 2. Prosedur penerimaan kas.

Fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan

memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “lunas”

pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan

pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari

fungsi pengiriman.

Ad. 3. Prosedur penyerahan barang.

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada

pembeli.

Ad. 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi

(37)

Disamping itu, fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan

barang yang dijual dalam kartu persediaan.

Ad. 5. Prosedur penyetoran kas ke bank.

Pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera

ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini,

fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank

dalam jumlah penuh.

Ad. 6. Prosedur pencatatan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam

jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari

bank melalui fungsi kas.

Ad. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok

penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.

Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi

membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga

pokok penjualan ke dalam jurnal umum.

Bagan arus dari prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut :

a. Bagian Order Penjualan :

1. Menerima order dari pembeli.

2. Mengisi faktur penjualan tunai 3 lembar.

3. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :

Lembar ke-1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan

(38)

Lembar ke-2 : dikirim ke bagian gudang.

Lembar ke-3 : diarsip bagian order penjualan menurut nomor

urut fatur tersebut.

a. Bagian Kasir :

1. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan

melalui pembeli.

2. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur

penjualan tunai.

3. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas.

4. Membubuhkan cap lunas diatas faktur penjualan tunai dan

menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

5. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada

pembeli untuk kepentingan bagian pengambilan barang ke bagian

pengiriman barang.

6. Mengisi bukti setor bank 3 lembar pada akhir dari kerja.

7. Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank.

8. Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut :

Lembar Ke-1 : Untuk bank yang diserahkan bersama kas yang

disetor.

Lembar ke-2 : diserahkan ke bagian jurnal, buku besar dan

laporan.

Lembar ke-3 : disimpan sebagai arsip.

(39)

2. Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur

penjualan tunai.

3. Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman

barang ke dalam kartu gudang.

4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan

faktur penjualan tunai lembar ke-2.

c. Bagian Pengiriman Barang :

1. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan

barang dari bagian gudang.

2. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita

register kas dari bagian kasir melalui pembeli.

3. Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan faktur

penjualan tunai lembar ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk

menentukan harga barang yang telah dibeli.

4. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :

Lembar ke-1 : diserahkan ke bagian pembeli bersamaan dengan

penyerahan barang.

Lembar ke-2 : diserahkan ke bagian jurnal, buku besar, dan

laporan dilampiri pita register.

d. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan :

1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas

dari bagian pengiriman barang.

(40)

3. Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita register kas

ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.

4. Menerima bukti setoran bank lembar ke-2 dari bagian kasir.

5. Mencatat bukti setor bank lembar ke-2 ke dalam jurnal penerimaan

kas.

6. Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip

berdasarkan urutan tanggal setor.

7. Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga

pokok penjualan dari bagian kartu persediaan dan kartu biaya.

8. Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum.

9. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi

harga pokok berdasarkan nomor bukti memorial.

f. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.

1. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita

register kas dari bagian jurnal, buku besar, dan laporan.

2. Mencatat kuantitas dan hargo pokok produk yang dijual dalam

kartu persediaan atas dasar data kuantitas dan jenis produk yang

dijual dalam faktur penjualan tuna.

3. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang diilampiri dengan pita

register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai.

4. Secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok penjualan

selama periode tertentu berdasarkan atas harga pokok produk yang

(41)

5. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok

produk yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga

pokok penjualan.

6. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi

harga pokok penjualan ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan.

2.4.2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan

barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu

tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk

menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kresit yang pertama

kepada seoarang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau

tidaknya pembeli tersebut diberi penjualan kredit..

Dokumen yang diperlukan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai

berikut:

1. Surat order pengiriman dan tembusannya, yaitu dokumen pokok untuk

memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Tembusan dari surat order

pengiriman ini adalah sebagai berikut:

a. Surat order pengiriman

b. Tembusan kredit (Credit Copy)

c. Surat pengakuan (Acknowledgement Copy)

d. Surat muat (Bill of loading)

e. Slip pembungkus (Packing Slip)

f. Tembusan gudang ( Warehouse Copy)

(42)

2. Faktur penjualan,yaitu dokunen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat

timbulnya piutang. Tembusan dari faktur ini adalah sebagai berikut:

a. Faktur penjualan (Customer’s Copy)

b. Tembusan piutang (Account Receivable Copy)

c. Tembusan jurnal penjualan (Sales Journal Copy)

d. Tembusan analisis (Analysis Copy)

e. Tembusan pramuniaga (Sales Person Copy)

Catatan yang digunakan dalam sistem penjualan kredit yaitu:

1. Jurnal penjualan, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit.

2. Kartu piutang, merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi

piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

3. Kartu persediaan, merupakan buku pembantu yang berisi rincian setiap

mutasi jenis persediaan.

4. Kartu gudang, digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik

barang yang disimpan di gudang.

5. Jurnal umuum, untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama

periode akuntansi tertentu.

Dalam pelaksanaan penjualan kredit tersebut terdapat jaringan prosedur

yang membentuk sistem penjualan kredit yang melibatkan beberapa unit atau

bagian-bagian dalam organisasi. Adapun urutan kegiatan yang sekaligus

merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian dalam prosedur penjualan kredit tersebut

adalah sebagai berikut:

(43)

2. Mengirim surat order pengiriman sebanyak 9 lembar dan

mendistribusikan tembusannya.

3. Menerima otorisasi kredit dari bagiam kredit.

4. Menyimpan surat order dari langganan dan surat order pengiriman ke

dalam pengawasan pengiriman.

5. Menyimpan surat order pengiriman dari bagian pengiriman setelah

barang dikirim.

6. Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam

surat order pengiriman.

7. Mengirimkan surat order pengiriman ke bagian penagihan.

b. Bagian Kredit:

1. Menerima surat order pengiriman dari bagian order pennjualan.

2. Memeriksa status kredit langganan.

3. Memberi otorisasi penjualan kredit kepada tembusan kredit.

4. Menyerahkan kembali surat order pengiriman tersebut ke bagian order

penjualan.

c. Bagian Gudang:

1. Menerima surat order pengiriman dari order penjualan.

2. Mennyiapkan jenis dan kuantitas barang sesuai dengan yang tercantum

dalam surat order pengiriman.

3. mencatat surat order pengiriman ke dalam kartu gudang.

4. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman bersamaan dengan surat

(44)

d. Bagian Pengiriman Barang:

1. Menerima surat order pengiriman untuk arsip bagian pengiriman slip

pembungkus.

2. Menerima surat pengiriman dari bagian gudang bersamaan dengan

barang.

3. Membungkus barang dan menempelkan surat order pengiriman

sebagai slip pembungkus

4. Menyerahkan barang kepada angkutan disertai dengan surat muat.

5. Meminta tanda tangan penerimaan barang kepada surat muat

pengiriman dari angkutan.

6. Mendistribusikan surat order pengiriman.

e. Bagian Penagihan:

1. Menerima surat order pengiriman dari bagian pengiriman via bagian

order penjualan.

2. Membuat faktur penjualan 5 (lima) lembar dan mendistribusikannya.

f. Bagian Piutang:

1. Menerima faktur penjualan dan surat order pengiriman dari bagian

penagihan.

2. Mencatat faktur penjualan ke dalam kartu penjualan.

3. Mempersiapkan faktur penjualan dan surat order pengiriman menurut

nomor urut faktur.

g. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya:

(45)

3. Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomor urut faktur.

4. Membuat rekapitu;asi harga pokok penjualan secara periodik selama

periode tertentu berdasarkan data harga pokok produk yang dijual

dalam kartu persediaan.

5. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok

produk yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga

pokok penjualan.

6. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga

pokok penjualan ke bagian jurnal, buku besar, dan laporan.

h. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan:

1. Menerima faktur penjualan dari bagian penagihan.

2. Mencatat faktur penjualan ke dalam jurnal penjualan.

3. Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomornya.

4. Menerima bukti memorial dengan rekapitulasi harga pokok penjualan

dari bagian kartu persediaan dan kartu biaya.

5. Mencatat bpukti memorial ke dalam jurnal umum.

6. Mengarsipkan bukti memorial berdasarkan nomor urutnya.

Dalam transaksipenjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan

pendapatan bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang

telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli

ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan.

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian

barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi

(46)

perusahaan. Dalam transaksi retur penjualan ini digunakan dua dokumen penting,

yaitu:

1. Memo kredit, merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan

transaksi tersebut ke dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal

retur penjualan.

2. Laporan penerimaan barang, merupakan dokumen pendukung yang

melampiri memo kredit dan dikeluarkan oleh bagian penerimaan barang.

2.5. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Penerimaan kas dapat berasal dari berbagai sumber. Ada sumber-sumber

yang sering terjadi seperti penerimaan piutang, penjualan tunai, tetapi ada juga

sumber penagihan yang jarang terjadi seperti penjualan aktiva tetap. Selain

sumber-sumber tersebut, penerimaan uang bisa juga berasal dari pinjaman, baik

dari bank maupun dari wesel. Setoran modal baru juga merupakan sumber

penerimaan kas. Pada bagian ini penulis hannya akan menguraikan sistem

penerimaan kas dari piutang, karena sistem penerimaan kas dari penjualan tunai

telah diuraikan sebelumnya.

Organisasi untuk penerimaan kas harus disusun sedemikian rupa, sehingga

dapat dipisahkan antara pengelolaan dan pengawasan fisik dengan pencatatannya.

Pada dasarnya semua penerimaan kas harus diterima oleh kasir (kecuali yang

langsung ke bank) dan setiap hari kasir harus menyetor uang yang diterima ke

bank. Semua bukti penerimaan harus diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat

(47)

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas (Mulyadi,

2001:488) adalah:

1. Surat pemberitahuan (remittance advice). Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya.

2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan.

3. Bukti setoran bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari penagihan piutang ke bank.

4. Kuitansi. Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.

Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan,

yaitu:

1. Bagian piutang.

Bagian piutang membuat daftar piutang yang ditagih rangkap 3 dan

didistribusikan sebagai berikut:

Lembar ke-1 : daftar piutang yang sudah saatnya ditagih diberikan

kepada bagian penagihan.

Lembar ke-2 : diserahkan ke bagian kasa.

Lembar ke-3 : arsip bagian piutang urut nomor.

Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat pemberitahuan

diserahkan oleh bagian penagihan kepada bagian piutang. Bagian piutang

membandingkan hasil penagihan yang dilaporkan dalam daftar surat

pemberitahuan dengan daftar piutang yang ditagih. Dengan cara ini

kegiatan bagian penagihan dicek oleh bagian piutang. Selain untuk

keperluan internal cek ddi atas, bagian penagihan menyerahkan surat

(48)

dalam kartu piutang. Daftar surat pemberitahuan dilampiri dengan surat

pemberitahuan lalu diarsip urut nomor.

2. Bagian Penagihan.

Bagian penagihan melakukan penagihan piutang ke debitur berdasarkan

daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh bagian piutang atas dasar

kartu piutang atau arsip faktur yang belum dibayar. Hasil penagihan dari

debitur berupa uang/cek yang disertai dengan surat pemberitahuan dari

debitur bahwa ia telah melunasi utangnya. Hasil penagihan ini dilaporkan

oleh bagian penagihan melalui daftar surat pemberitahuan rangkap 2, yaitu

Lembar ke-1 : beserta cek diserahkan ke bagian kasa.

Lembar ke-2 : dilampiri dengan surat pemberitahuan diserahkan ke

bagian piutang.

Daftar piutang yang ditagih lembar ke-1 lalu diarsipkan sesuai dengan

nomor urut.

3. Bagian kasa.

Bagian kasa menerima hasil penagihan dari bagian penagihan berupa

uang/cek dan laporan hasil penagihan berupa daftar surat pemberitahuan,

lalu membandingkannya dengan daftar piutang yang ditagih yang diterima

dari bagian piutang. Bagian kasa membuat bukti setoran dan kemudian

menyetorkan uang ke bank. Buktin setoran bank bersama dftar surat

pemberitahuan lembar ke-1 dan daftar piutang yang ditagih lembar ke-2

(49)

4. Bagian jurnal.

Bagian jurnal mencatat penerimaan kas dari piutang melalui penagih

perusahaan ini di dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor

bank. Bukti setor bank, daftar surat pemberitahuan lembar ke-1, dan daftar

piutang yang ditagih lembar ke-2 ini lalu diarsipkan sesuai dengan nomor

urut oleh bagian jurnal.

2.6. Aktivitas Pengendalian atas Penjualan dan Penerimaan Kas

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk

memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen

dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan

yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian

tujuan perusahaan.

Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan

dapat digolongkan ke dalam bebberapa kelompok. Salah satu cara penggolongan

menurut Mulyadi (2001:180) adalah:

a. Pengawasan pengolahan informasi 1. Pengawasan umum

2. Pengawasan aplikasi a. otorisasi memadai

b. perancang dan penggunaan dokumen dan catatan memadai

c. pengecekan secara independen b. Pemisahan fungsi yang memadai

(50)

a. Pengawasan pengolahan informasi

Banyak perusahaan sekarang menggunakan komputer untuk pengolahan

informasi umumnya dan terutama informasi akuntansinya. Pengawasan

pengolahan informasi dibagi dua:

1. Pengawasan umum

Unsur pengawasan umum meliputi: organisasi pusat pengolahan data,

prosedur dan standar untuk perubahan program, pengembangan sistem

dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.

2. Pengawasan aplikasi

Pengawasan aplikasi dirancang untuk memenuhi persyaratan

pengawasan khusus setiap aplikasi. Pengawasan aplikasi terhadap

pengolahan transaksi tertentu dikelompokkan menjadi:

a) Prosedur otorisasi yang memadai

Di dalam perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar

otorisiasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui

terjadinya transaksi tersebut. Oleh sebab itu, di dalam perusahaan

harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk

otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

b) Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang cukup

Formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk

pencatatan transaksi di dalam catatan akuntansi. Prosedur

pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di dalam

(51)

dan catatan, unsur pengawasan intern yang harus dipertimbangkan

adalah:

1) Perancangan dokumen bernomor urut tercetak.

2) Pencatatan transaksi harus dilakukan pada saat transaksi

terjadi atau segera setelah transaksi terjadi.

3) Perancangan dokumen dan catatan harus cukup sederhana

untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman dokumen dan

catatan tersebut.

4) Dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai keperluan

sekaligus.

5) Perancangan dokumen dan catatan memndorong pengisian

data yang benar.

c) Pengecekan secara independen

Pengecekan secara independen mencakup verifikasi terhadap (1)

pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau

departemen lain atau (2) penilaian semestinya terhadap jumlah

yang dicatat. Kunci penting yang diperlukan dalam pelaksanaan

verifikasi tersebut.

b. Pemisahan fungsi yang memadai

Struktur organisasi merupakan kerangkapembagian tugas kepada unit-unit

organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok

perusahaan. Pembagian tugas di dalam organisasi ini didasarkan pada

prinsip-prinsip berikut ini:

(52)

2) Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva

yang bersangkutan.

3) Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi akuntansi.

Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk

dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan

dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang.

c. Pengawasan fisik atas kekayaan dan catatan

Cara yang terbaik perlindungan kekayaan dan catatan adalah dengan

menyediakan perlindungan secara fisik.

d. Review atas kinerja

Mencakup review dan analisis yang diilakukan oleh manajemen atas:

1. Laporan yang meringkas rincian jumlah yang tercantum dalam

akun buku pembantu, seperti Draft Umaur Piutang Usaha, laporan

penjualan menurut daerah pemasaran, wiraniaga, produk, dan

customer.

2. Kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan jumlah menurut

anggaran, prakiraan, atau jumlah tahun yang lalu.

3. Hubungan antara serangkaian data, seperti data keuangan dengan

(53)