FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh:
MORA AMALIA NASUTION 102102157
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : MORA AMALIA NASUTION
NIM : 102102157
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ... Juli 2013 Dosen Pembimbing Tugas Akhir
Dra. Naleni Indra, MM, Ak NIP. 19551017 198903 2 001
Tanggal : ... Juli 2013 Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370
Tanggal : ... Juli 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MORA AMALIA NASUTION
NIM : 102102157
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2013
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kasih, berkat serta karunia-Nya kepada penulis sehingga tugas akhir yang berjudul “ Fungsi Anggaran Sebagai Alat Perencanaan dan Pengawasan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” ini dapat terselesaikan dengan baik serta tepat pada waktunya.
Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada kedua orangtua penulis, ibunda tercinta Siti Khadijah Lubis dan Ayahanda terkasih Bangun Nasution yang tidak henti-hentinya mencurahkan kasih sayang, perhatian, bimbingan, dorongan, dan doanya kepada penulis. Terima kasih telah menjadi ayah dan ibu yang terbaik dan juga pahlawan bagi penulis. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini belum ada artinya dibandingkan dengan pengorbanan yang ayah dan ibu berikan kepada penulis selama ini, tapi mudah-mudahan tugas akhir ini akan menjadi awal dari kesuksesan penulis dimasa yang akan datang. Kepada abang-abang, kakak-kakak dan keluarga besarku tercinta terima kasih atas cinta, kasih sayang, dan doa yang diberikan selama ini.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis juga banyak menerima bantuan, bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak. Pada kesempatan yang baik ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
ii
ii
3. Bapak Chairul Anwar, SE, M.Si, selaku sekretaris program studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
4. Ibu Dra. Naleni Indriani MM, Ak, yang juga merangkap sebagai dosen pembimbing tugas akhir yang telah meluangkan waktu dan pikiranya untuk membimbing penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini.
5. Ucapan teristemewa untuk kedua orang tua (Ayahanda Drs. Bangun Nasution dan Ibunda Siti Khadijah Lubis S.pd) yang telah memberikan semangat dan dukungan baik materi maupun doa sampai akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat diselesaikan.
6. Teman-teman semasa kuliah (Nurul Ayu Nareswari, Rizka Agustina, Ilma Mawaddah, Leily Wahyuni, Cahya Mutiara, Erlinda, Satriani N Hutajulu, Vestry Arta Sembiring, Inggit Dara Siregar, dan Ananta Widyasti Nasution ) yang selalu melewati hari-hari bersama semasa kuliah suka maupun duka yang selalu menemani sepanjang hari.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, di dalamnya masih terdapat kekurangan yang disebabkan keterbatasan pengetahuan dan kemampuan penulis. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak guna kesempurnaan tugas akhir ini dan kebaikan penulis pada masa yang akan datang. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat dan menambah ilmu pengetahuan bagi kita semua. Amin.
Medan, Juli 2013 Penulis
iv
iv DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
BAB I : PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Permasalahan... 3
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian... 3
D. Rencana Penulisan... 4
1. Jadwal Survey/Observasi... 4
2. Rencana Isi... 6
BAB II FAKULTAS EKONOMI USU... 7
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU... 7
B. Struktur Organisasi Dan Personalia... 10
C. Job Description... 12
D. Jaringan Usaha/Kegiatan... 16
E. Kinerja Usaha Terkini... 17
F. Rencana Kegiatan………... 18
BAB III FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA FAKULTAS EKONOMI USU…. 19
A. Penyusunan Anggaran ……… 19
B. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan……… 21
D. Anggaran Sebagai Alat Pengawasan ... 25 E. Hubungan Anggaran dengan Pengawasan... 30 BAB IV PENUTUP... 35
A. Kesimpulan... 35
vi
vi
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan, baik perusahaan yang berskala kecil, menengah, ataupun besar tentunya memiliki tujuan utama yang akan dicapai, yakni untuk memperoleh keuntungan (laba) yang maksimal pada setiap periodenya. Untuk meningkatkan laba tersebut, tentunya perusahaan harus memaksimalkan pendapatan bersih dan meminimalkan biaya. Dalam mencapai tujuan untuk memperoleh laba yang maksimal, perusahaan memerlukan perencanaan dan pengawasan yang baik. Untuk itu perusahaan perlu menyusun suatu anggaran. Anggaran merupakan titik fokus dari keseluruhan proses perencanaan dan pengawasan. Oleh karena itu, anggaran harus terorganisasi, rapi, jelas, komperhensif serta disesuaikan dengan kondisi dan perkembangan pada saat ini. Bila perusahaan berkembang menjadi besar, maka perencanaan dan pengawasan kegiatan yang dilakukan harus seimbang dengan besarnya perusahaan tersebut.
2
2
Di dalam suatu perencanaan, kita harus memperhitungkan berbagai kondisi yang terjadi di berbagai perusahaan. Perencanaan harus menghubungkan sasaran jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Anggaran tahunan harus sesuai dengan sasaran bisnis jangka panjang. Perencanaan juga harus saling berhubungan dengan pengawasan agar dapat meningkatkan profitabilitas. Tujuan utama perencanaan adalah untuk memberikan proses umpan maju agar dapat memberikan arahan kepada setiap manager dalam pengambilan keputusan.
Pengawasan sangatlah penting dalam proses penganggaran, karena pengawasan diperlukan untuk mengevaluasi kinerja karyawan yang memerlukan perbaikan atas setiap aktivitas yang dilakukan perusahaan, apakah telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Pengawasan terhadap kegiatan finansial maupun non finansial harus ada. Pengawasan dicapai melalui pelaporan kemajuan dan pembelajaran aktual dibandingkan dengan perencanaan yang terus menerus. Dengan demikian, apa yang menjadi tujuan perusahaan akan dapat dicapai dengan semaksimal mungkin.
B. Permasalahan
Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ apakah anggaran yang dibuat dan digunakan oleh Fakultas Ekonomi USU telah berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
C. Manfaat dan Tujuan Penelitian
Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah :
1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang anggaran yang berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU
2. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi perusahaan agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran perusahaan dalam mencapai tujunnya.
4
4
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah:
1. Untuk mengetahui sejauh mana anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU berfungsi sebagai alat perencanaan dan pengawasan.
2. Untuk mengetahui perbandingan antara realisasi dengan anggaran yang dibuat oleh Fakultas Ekonomi USU.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei/Observasi
Tempat : Fakultas Ekonomi USU
Berikut ini adalah penjelasan dari jadwal survei / observasi penulis: Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO KEGIATAN
JUNI MINGGU
I II III IV
1 Menerima surat persetujuan judul tugas akhir dari Dosen Pembimbing
2 Menerima data mengenai profil Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
3 Menerima data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang diteliti yaitu mengenai Sistem Pelayanan Kemahaiswaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan dan sampai sejauh mana Sistem Pelayanan Kemahasiswaan tersebut berjalan dengan baik.
4 Melengkapi data-data yang telah diperoleh sebelumnya dengan meminta penjelasan atas hal-hal yang belum dimengerti.
6
6 1. Rencana Isi
BAB I : PENDAHULUAN
Menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, dan rencana penulisan yang terdiri dari jadwal survei / observasi dan rencana isi.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI USU
Menguraikan sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha / kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu mengenai fungsi anggaran sebagai alat perencanaan dan pengawasan pada Fakultas Ekonomi USU.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
8
8
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf Nasional dan Internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualtas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan Nasional maupun Internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
10
10 B. Struktur Organisasi Dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Gambar 1.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Buku Pedoman Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan dan Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian
Tata Usaha Unit Penunjang
Ketua Program Studi Inter Departemen
Ketua Program Studi Intra Departemen
Ketua
Lab/Studio/Bengkel
Kepala Sub Bagian Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Fakultas Rektor dan
12
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan Fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan Fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan Fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
14
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan Fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan Sistem Informasi Keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas Sub Bagian Kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
16
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Usaha / Kegiatan
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dila
pangan kerja nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
18
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian jug tetap dilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil b. Perkuliahan semester genap / ganjil
BAB III
FUNGSI ANGGARAN SEBAGAI ALAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Penyusunan Anggaran
Dalam menjalankan kegiatan operasinya, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu menetapkan atau menyusun suatu anggaran. Penyusunan anggaran di dalam suatu perusahaan tersebut dimaksudkan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja dan sebagai alat perencanaan dan pengawasan kerja perusahaan.
Anggaran merupakan suatu rencana periodik yang di susun berdasarkan program yang telah di buat dan merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang sebagai pedoman bagi pimpinan perusahaan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan dalam suatu perusahaan.
20
( Master Bugdet ) yang berhubungan dengan aktifitas perusahaan dalam memperoleh laba pada periode yang akan datang.
Hasil akhir proses penyusunan anggaran tersebut adalah laporan pendapatan dan belanja yang diproyeksikan atau perhitungan pendapatan dan belanja yang dianggarkan.
Adapun yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU dalam prosedur penyusunan anggaran pendapatan dan belanja adalah sebagai berikut :
1. Anggaran yang disusun diperinci lagi menjadi anggaran bulanan dengan maksud untuk dapat menilai prestasi kerja perusahaan pada periode setiap bulan, dengan cara membandingkan data aktual dengan anggaran.
2. Kemudian anggaran yang telah disusun tersebut dilaporkan kepada pimpinan perusahaan untuk disahkan menjadi pegangan atau pedoman perusahaan dalam menjalankan operasi kegiatannya.
3. Jika anggaran tersebut ditolak oleh pimpinan perusahaan maka anggaran tersebut harus direvisi kembali dan jika diterima maka anggaran tersebut harus menjadi pedoman kerja bagi perusahaan.
Penyusunan anggaran dalam suatu perusahaan merupakan tahap akhir dari proses perencanaan menyeluruh dan persetujuan untuk :
a. Menentukan tujuan-tujuan maupun sasaran yang dicapai oleh perusahaan b. Membantu dan mendorong dilaksanakannya kebijakan-kebijakan
perusahaan
c. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia
e. Membantu perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya yang ada di perusahaan
f. Membantu memprediksi kinerja perusahaan. B. Anggaran Sebagai Alat Perencanaan
Perencanaan merupakan proses pemanfaatan fakta-fakta yang berhubungan dan asumsi-asumsi masa yang akan datang guna merumuskan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam rangka upaya mencapai tujuan-tujuan yang spesifik. Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa dengan adanya suatu perencanaan kita dapat mengetahui apa yang harus kita lakukan, bagaiman acaranya, kapan waktu yang tepat untuk melakukannya dan siapa yang harus melakukannya.
Setiap perusahaan mempunyai tujuan masing-masing. Tujuan ini bertingkat-tingkat, ada tujuan umum dan ada tujuan khusus, ada tujuan jangka pendek dan ada tujuan jangka panjang. Perusahaan harus mempunyai perencanaan yang baik untuk mencapai tujuannya, dalam hal ini untuk memperoleh laba yang maksimal. Dengan kata lain perencanaan merupakan fungsi yang paling utama selain fungsi pelaksanaan dan fungsi pengawasan. Dengan adanya perencanaan kita dapat mengawasi pelaksanaan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
22
Anggaran yang angkanya terlalu tinggi sering kali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang direncanakan. Apabila anggaran menjadi terlalu besar, maka seluruh rencana anggaran mungkin perlu diperbaiki.
Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas, yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.
Steward Thompson (1989:9) mengatakan ada empat langkah dalam penyusunan perencanaan, yaitu sebagai berikut :
1. Menetapkan tujuan
Perencanaan berawal dengan keputusan mengenai apa yang diinginkan atau yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan. Tanpa rumusan yang jelas, maka perusahaan tidak akan menggunakan sumber dayanya secara efektif.
2. Menentukan situasi sekarang
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai sangat penting agar rencana dapat dirumuskan sesuai dengan kondisi perusahaan.
3. Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan
Segala kemudahan dan hambatan dalam mencapai tujuan harus diidentifikasi dengan memperlihatkan faktor intern dan ekstern perusahaan walaupun sulit hal tersebut merupakan bagian penting dari perusahaan.
4. Mengembangkan serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan
Skedul dari penyusunan anggaran pendapatan dan belanja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat pada tabel 3.1
Tabel 3.1 Anggaran Pendapatan dan Belanja FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Anggaran Pendapatan dan Belanja
Tahun Anggaran 2008
NO PERKIRAAN ANGGARAN
I PENERIMAAN Rp 2.491.618.583
II BELANJA :
a. Belanja Honorium
1. Belanja Uang Honor Tetap 2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap 3. Belanja Vakasi
24
C. Hubungan Perencanaan dengan Anggaran
Komponen utama perencanaan adalah anggaran, yang merupakan rencana keuangan untuk masa yang akan datang. Rencana tersebut mengidentifikasi tujuan dan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya. Sebelum anggaran dsiapkan, pihak manajemen terlebih dahulu harus membangun suatu rencana strategi. Rencana strategi mengidentifikasi strategi-strategi untuk aktifitas dan operasi di masa depan, umumnya mencakup setidaknya untuk lima tahun ke depan. Perusahaan dapat menerjemahkan strategi umum ke dalam tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Rencana strategi ini akan menjadi dasar pembuatan anggaran perusahaan.
Anggaran merupakan bagian yang penting dari proses perencanaan. Karena anggaran menentukan keputusan mengenai pengalokasian sumber daya menuju pencapaian tujuan. Anggaran yang direncanakan dengan baik menyelaraskan strategi dan struktur organisasi menajemen dan personelnya dan tugas-tugas yang perlu diselesaikan.
Anggaran yang angkanya terlampau seringkali merupakan tanda awal bahwa aktivitas tidak berjalan sebagaimana yang direncanakan. Apabila anggaran menjadi terlalu besar, maka seluruh rencana anggaran mungkin perlu diperbaiki. Dengan kata lain, anggaran merupakan kompas, yang menjadi arah dan pedoman kerja bagi perusahaan untuk mencapai tujuan.
penyebab penyimpangan tersebut dan segera dilakukan tindakan korektif atas penyimpangan tersebut.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai anggaran pendapatan dan belanja dan juga anggaran rekapitulasi pendapatan dan belanja per bulan. Dalam penyusunan anggaran ini Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan berbagai analisa, yaitu sebagai berikut :
1. Analisa terhadap pendapatan-pendapatan langsung yang mungkin akan didapat, yang berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan. 2. Analisa terhadap belanja-belanja yang mungkin akan didapat yang
berhubungan langsung dengan operasi normal perusahaan
3. Analisa terhadap belanja-belanja yang terjadi di perusahaan yang naik turunnya belanja tersebut tanpa dipengaruhi volume kegiatan.
4. Analisa terhadap belanja dan pendapatan yang mungkin terjadi dan hal ini tidak dalam operasi normal kegiatan perusahaan.
5. Analisa terhadap belanja dan pendapatan yang biasanya terjadi pada tiap-tiap bulan anggaran.
Berdasarkan analisa-analisa yang telah dilakukan tersebut disusunlah Anggaran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Anggaran Sebagai Alat Pengawasan
26
Untuk mengetahui apakah rencana yang telah ditetapakan dijalankan dengan semestinya, maka dibutuhkan suatu pengawasan atau pengendalian. Seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan harus diawasi secara terus-menerus, jika pihak manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan.
Ackoff (2000:29) mengatakan bahwa pengawasan terdiri dari tiga macam langkah yang bersifat universal, yaitu :
a. Mengukur hasil pekerjaan
b. Membandingkan hasil pekerjaan dengan perencanaan dan memastikan perbedaannya ( apabila ada ).
c. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan dan perbaikan.
Pengawasan dapat dibagi menjadi tiga tipe dasar, yaitu : 1. Pengawasan Pendahuluan ( Preliminary Control )
Pengawasan ini memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya penyimpangan-penyimpangan pada kualitas sumber-sumber daya yang digunakan sebuah perusahaan.
2. Pengawasan Pada Saat Pekerjaan Berlangsung ( Concurrent Control ) Pengawasan ini dilakukan untuk memonitor pekerjaan yang berlangsung, guna memastikan bahwa sasaran yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
3. Pengawasan Umpan Balik ( Feedback Control )
Ada beberapa perbedaan dalam mendefenisikan konsep pengawasan, termasuk di dalamnya pengawasan internal dan pengawasan manajemen. Akuntansi sering menggunakan pengawasan internal dalam mengontrol kegiatan bisnis suatu perusahaan.
Ada tiga elemen dari struktur pengawasan internal suatu perusahaan yaitu : 1. Pengawasan lingkungan yang merupakan kerangka kerja utama diantara
kebijakan pengawasan dan prosedur operasi.
2. Pengawasan sistem akuntansi yang terdiri dari catatan dan prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, melaporkan semua transaksi perusahaan, memelihara tingkat kepercayaan terhadap aset dan hutang perusahaan.
3. Pengawasan prosedur yang merupakan langkah khusus untuk meminimumkan resiko terhadap ancaman tertentu.
Pengawasan manajemen memiliki tiga aspek yaitu :
1. Pengawasan manajemen sebagai suatu bagian dan tanggung jawab manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen. 2. Pengawasan manajemen lebih luas dari pengawasan internal termasuk di
dalamnya merancang sistem untuk mengurangi tingkat kesalahan dan ketidakteraturan serta aktifitas yang positif untuk pencapaian tujuan.
28
Dengan adanya pengawasan dapat dilihat seberapa jauh perencanaan yang telah dicapai dan seberapa banyak penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan yang terjadi akan dianalisis guna mengetahui tindakan apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaikinya.
Adapun pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasinya adalah dengan cara :
a. Mengontrol pendapatan melalui pendapatan yang diterima dan belanja-belanja yang dikeluarkan secara bulanan atau tahunan
b. Disesuaikan dengan keadaan, baik dengan memperhatikan situasi keamanan, politik, dan ekonomi agar tidak melebihi anggaran yang telah disusun.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melaksanakan pengawasan dengan cara :
1. Membandingkan realisasi dengan anggaran. Melalui hasil perbandingan ini perusahaan dapat mengetahui apakah telah terjadi penyimpangan atau tidak. Selanjutnya dicari faktor-faktor penyebab timbulnya perbedaan tersebut dan untuk penyimpangan yang merugikan akan dilakukan tindakan koreksi.
2. Membentuk suatu bagian yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dengan anggaran.
a. Mencegah terjadinya pemborosan
b. Memberikan stándar yang memadai untuk mengukur prestasi
c. Sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang telah dicapai perusahaan
d. Mengendalikan operasi dan belanja serta pengeluaran perusahaan
30
Tabel 3.2 Anggaran Pendapatan dan Belanja (Aktual-Realisasi )
NO. PERKIRAAN ANGGARAN REALISASI
I PENERIMAAN Rp 2.491.618.583 Rp 1.961.025.959 I BELANJA :
a. Belanja Honorium
1. Belanja Uang Honor Tetap 2. Belanja Uang Honor Tidak Tetap 3. Belanja Vakasi
Total Belanja Honorium b. Belanja Barang
1. Belanja Keperluan Perkantoran
2. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat 3. Belanja Barang
4. Belanja Bahan 5. Belanja Sewa 6. Belanja Profesi
7. Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan
8. Belanja Biaya Pemeli haraan Peralatan dan Mesin
9. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)
Total Belanja Barang c. Belanja Modal
1. Belanja Modal Peralatan dan Mesin Total Belanja Modal
Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU
E. Hubungan Anggaran dengan Pengawasan
a. Penyimpangan yang menguntungkan ( Favourable Variance )
b. Penyimpangan yang tidak menguntungkan ( Unfavourable Variance ) Untuk mellihat bagaimana fungsi pengawasan yang terjadi pada anggaran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berlangsung efektif dan efesien dapat dilihat dari hasil yang dicapai, yaitu laporan anggaran aktual tahun anggaran 2008 yang belum mencapai target yang diharapkan. Berikut ini adalah penyimpangan-penyimpanan yang terjadi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berdasarkan anggaran pendapatan daan belanja pada tahun anggaran 2008 :
1. Penerimaan
Realisasi atas penerimaan belum mencapai hasil yang ditargetkan, dari Rp 2.491.618.583,- yang dianggarkan hanya Rp 1.961.025.959,- yang direalisasikan. Terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 530.592.624,-
Anggaran Rp 2.491.618.583 – Direalisasikan Rp 1.961.025.959 (Rp 2.491.618.583 - Rp 1.961.025.959) = Rp 530.592.624 2. Belanja Honorium
Untuk realisasi belanja honorium yang terbagi dalam : a. Belanja Uang honor Tetap
Untuk realisasi Honor Tetap adalah sebesar Rp 337.679.896 sedangkan yang dianggarkan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebesar
32
bagi Fakultas Ekonomi USU karena dana yang dianggarkan untuk honor tetap bertambah.
b. Belanja Uang Honor Tidak Tetap
Anggaran yang direncanakan untuk belanja uang honor tidak tetap sebesar Rp 125.688.000,- dan hasil yang dicapai adalah sebesar Rp 128.976.201,- yang artinya terjadi penyimpangan yang tidak menguntungkan sebesar
Rp 3.288.201,- karena realisasi lebih besar daripada anggarannya. c. Belanja Vakasi
Pada bagian belanja vakasi terdapat belanja sebesar Rp 763.698.562,-, sedangkan yang dianggarkan sebesar Rp 624.342.800,-. Terjadi penyimpangan yang merugikan sebesar Rp 139.355.762,-.
3. Belanja Barang
Untuk realisasi belanja barang yang terbagi dalam : a. Belanja Keperluan Perkantoran
Pada bagian belanja keperluan perkantoran anggarannya sebesar
Rp 80.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp 163.898.400,-. Terjadi penyimpangan yang merugikan sebesar Rp 83.898.400,-.
b. Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos Surat
Rp 1.521.000,-, yang artinya terjadi penyimpangan yang menguntungkan sebesar Rp 8.479.000,- karena realisasinya lebih rendah dari anggaranya.
c. Belanja Barang Operasional Lainnya
Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja barang operasional lainnya adalah Rp 80.100.000,- dan hasil yang dicapi tidak ada, berarti terjadi penyimpangan yang menguntungkan, karena realisasinya tidak ada, padahal sudah dianggarkan oleh Fakultas.
d. Belanja Bahan
Pada bagian belanja bahan anggarannya sebesar Rp 5.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp 17.365.900,- artinya terjadi penyimpangan yang merugikan sebesar Rp 12.365.900,-.
e. Belanja Sewa
Pada bagian belanja sewa anggarannya sebesar Rp 72.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi penyimpangan yang menguntungkan bagi Fakultas.
f. Belanja Jasa Profesi
Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja jasa profesi adalah Rp 50.000.000,- dan hasil yang dicapai tidak ada, berarti terjadi penyimpangan yang menguntungkan, karena realisasinya tidak ada. g. Belanja Biaya Pemeliharaan gedung dan Bangunan
34
Rp 308.580.000,-, ini berarti terjadi penyimpangan yang merugikan sebesar Rp. 189.396.684.
h. Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
Pada bagian belanja biaya pemeliharaan peralatan dan mesin, anggaranya sebesar Rp 25.000.000,- dan hasil yang dicapai sebesar Rp 41.375.000,-, ini berarti terjadi penyimpangan yang merugikan sebesar Rp 16.375.000,-.
i. Belanja Perjalanan Biasa (Dalam Negeri)
Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja perjalanan biasa (dalam negeri) sebesar Rp 97.500.000,- dan realisasinya tidak ada, berarti terjadi penyimpangan yang menguntungkan bagi Fakultas.
4. Belanja Modal
Untuk realisasi belanja modal hanya pada belanja modal peralatan dan mesin.
a. Anggaran yang direncanakan pada bagian belanja modal peralatan dan mesin adalah sebesar Rp 66.000.000,-, dan hasil yang dicapai sebesar Rp 197.931.000,-, ini berarti terjadi penyimnpangan yang merugikan sebesar Rp 131.931.000
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis akan memaparkan beberapa kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, selain itu penulis juga memberikan beberapa saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan perusahaan.
A. Kesimpulan
Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan, yaitu sebagai berikut :
a. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebuah Fakultas yang mampu memenuhi kebutuhan pasar global sehingga menghasilkan lulusan yang mempunyai kompetensi dan karakter dalam ilmu ekonomi, manajemen, maupun akuntansi, sehingga dapat bersaing dengan lulusan perguruan tinggi lainnya.
b. Struktur organisasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah struktur organisasi yang berbentuk garis lurus, yang merupakan struktur organisasi yang sangat sederhana dimana kekuasaan dan tanggung jawab dari pimpinan tertinggi ke tingkat yang paling rendah.
36
d. Anggaran merupakan tolak ukur kinerja perusahaan. Oleh karena itu, tidak baik melakukan revisi anggaran pada periode yang sedang berjalan. Apabila hal tersebut terjadi, anggaran tersebut tidak bisa lagi dijadikan tolak ukur kinerja.
e. Fungsi anggaran sebagai alat perencanaan benar-benar berfungsi dengan baik, karena antara anggaran yang dianggarkan dengan anggaran yang terealisasi hampir sama.
f. Peran utama anggaran sebagai alat pengawasan adalah untuk mengontrol seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan agar apa yang telah ditargetkan dapat tercapai, selain itu juga untuk menemukan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi agar dapat segera dilakukan tindakan korektif.
B. Saran
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat penulis diberikan untuk kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Sebaiknya dibuat parameter ( angka yang menggambarkan kondisi fakultas) seperti Break Event Point. Yang mana parameter tersebut memberikan informasi kepada pimpinan dari jumlah target penerimaan yang dianggarkan, berapa penerimaan yang harus dicapai agar Fakultas tidak mengalami kerugian.
perkembangan internal dan eksternal fakultas, sehingga setiap perubahan yang terjadi dapat ditangani dengan cepat dan tepat oleh fakultas.
38
DAFTAR PUSTAKA
Adisaputro, Gunawan. 2003. Anggaran Perusahaan. Edisi Pertama. BPFE Universitas Gajah Mada. Yogyakarta.
Darsono, Purwanti, Ari. 2007. Penganggaran Perusahaan. Edisi Satu. Penerbit Wacana Media. Jakarta.
Harahap, Sofyan Syafri. 2001. Budgeting Penganggaran, Perencanaan Lengkap untuk Membantu Manajemen. PT Grafindo Persada. Jakarta.
Marwandi. 1985. Bugeting, Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja. Edisi satu. Penerbit BPFE Yogyakarta.
Munandar, 2001. Penganggaran Perusahaan. Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada. Yogyakarta.
Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan. Edisi Revisi, Salemba Empat. Jakarta.
Nasehatun, Apandi, 1999. Sistem Perencanaan dan Pengawasan Terpadu. Edisi Dua. PT Gramedia Widiasarana. Jakarta.
Supriadi, Aris. 2002. Fungsi Penganggaran dan perencanaan Organisasi. Madju Uama. Jakarta.
Welsch, Hilton, Gordon. 2000. Anggaran Perencanaan dan Pengawasan Laba. Diterjemahkan oleh Purwatiningsih dan Maudy Warouw. Buku Satu. Salemba Empat. Jakarta.