63 BAB 3
ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1885, perusahaan dengan nama Lever Brothers didirikan oleh dua bersaudara dari Inggris yaitu William dan Lever. Perusahaan ini memproduksi Sunlight, Lux, dan Lifeboy yang dipasarkan dengan kemasan dan iklan yang baik sehingga semakin lama semakin berkembang. Sementara di Belanda pada waktu yang bersamaan berdiri dua perusahaan keluarga yaitu milik keluarga Anton Jurgens dan Van den Bergh. Kedua perusahaan ini sama-sama memproduksi mentega. Tak lama setelah itu kedua perusahaan ini bergabung dengan nama Margarine Unie yang memproduksi sabun dan mentega. Lever Brothers dan Margarine Unie sama-sama membuat produk untuk konsumen dalam jumlah besar, jalur distribusinya luas, dan material bakunya sama. Akhirnya pada tahun 1930, Lever Brothers dan Margarine Unie menjadi satu perusahaan dengan nama Unilever dengan ciri khas logo “U”. Unilever memiliki dua kantor yaitu di London, Inggris dan Roterrdam.
Sementara itu, Unilever Indonesia didirikan pada 5 Desember 1933 dengan nama Zeepfabrieken N.V. Lever yang ber-akta No. 33 yang dibuat oleh Tn.A.H. van Ophuijsen, notaris di Batavia. Akta ini disetujui oleh Gubernur Jenderal van Negerlandsch-Indie dengan surat No. 14 pada tanggal 16 Desember 1933, terdaftar di Raad van Justitie di Batavia dengan No. 302 pada tanggal 22 Desember 1933 dan diumumkan dalam
Javasche Courant pada tanggal 9 Januari 1934 Tambahan No. 3. Dengan akta No. 171 yang dibuat oleh notaris Ny. Kartini Mulyadi tertanggal 22 Juli 1980, nama perusahaan diubah menjadi PT Unilever Indonesia. Perusahaan mendaftarkan 15% dari sahamnya di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya setelah memperoleh persetujuan dari Ketua Badan Pelaksana Pasar Modal (Bapepam) No. SI-009/PM/E/1981 pada tanggal 16 November 1981.Pada Rapat Umum Tahunan perusahaan pada tanggal 24 Juni 2003, para pemegang saham menyepakati pemecahan saham, dengan mengurangi nilai nominal saham dari Rp 100 per saham menjadi Rp 10 per saham. Perubahan ini dibuat di hadapan notaris dengan akta No. 46 yang dibuat oleh notaris Singgih Susilo, S.H. tertanggal 10 Juli 2003 dan disetujui oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan keputusan No. C-17533 HT.01.04-TH.2003. Perusahaan bergerak dalam bidang produksi sabun, deterjen, margarin, minyak sayur dan makanan yang terbuat dari susu, es krim, makanan dan minuman dari teh dan produk-produk kosmetik. Sebagaimana disetujui dalam Rapat Umum Tahunan Perusahaan pada tanggal 13 Juni, 2000, yang dituangkan dalam akta notaris No. 82 yang dibuat oleh notaris Singgih Susilo, S.H. tertanggal 14 Juni 2000, perusahaan juga bertindak sebagai distributor utama dan memberi jasa-jasa penelitian pemasaran. Akta ini disetujui oleh Menteri Hukum dan Perundang-undangan (dahulu Menteri Kehakiman) Republik Indonesia dengan keputusan No. C-18482HT.01.04-TH.2000.
65
3.1.2 Perkembangan Perusahaan
Pada tanggal 22 November 2000, perusahaan mengadakan perjanjian dengan PT Anugrah Indah Pelangi, untuk mendirikan perusahaan baru yakni PT Anugrah Lever (PT AL) yang bergerak di bidang pembuatan, pengembangan, pemasaran dan penjualan kecap, saus cabe dan saus-saus lain dengan merk dagang Bango, Parkiet dan Sakura dan merek-merek lain atas dasar lisensi perusahaan kepada PT Al. Pada tanggal 3 Juli 2002, perusahaan mengadakan perjanjian dengan Texchem Resources Berhad, untuk mendirikan perusahaan baru yakni PT Technopia Lever yang bergerak di bidang distribusi, ekspor dan impor material-material dengan menggunakan merek dagang Domestos Nomos. Pada tanggal 7 November 2003, Texchem Resources Berhad mengadakan perjanjian jual beli saham dengan Technopia Singapore Pte. Ltd, yang dalam perjanjian tersebut Texchem Resources Berhad sepakat untuk menjual sahamnya di PT Technopia Lever kepada Technopia Singapore Pte. Ltd. Dalam Rapat Umum Luar Biasa perusahaan pada tanggal 8 Desember 2003, perusahaan menerima persetujuan dari pemegang saham minoritasnya untuk mengakuisisi saham PT Knorr Indonesia (PT KI) dari Unilever Overseas Holdings Limited (pihak terkait). Akuisisi ini berlaku pada tanggal penandatanganan perjanjian jual beli saham antara perusahaan dan Unilever Overseas Holdings Limited pada tanggal 21 Januari 2004. Pada tanggal 30 Juli 2004, perusahaan digabung dengan PT KI. Penggabungan tersebut dilakukan dengan menggunakan metoda yang sama dengan metoda pengelompokan saham (pooling of interest). Perusahaan merupakan perusahaan yang
menerima penggabungan dan setelah penggabungan tersebut PT KI tidak lagi menjadi badan hukum yang terpisah. Penggabungan ini sesuai dengan persetujuan Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) dalam suratnya No. 740/III/PMA/2004 tertanggal 9 Juli 2004. Pada tahun 2007, PT Unilever Indonesia Tbk. (Unilever) telah menandatangani perjanjian bersyarat dengan PT Ultrajaya Milk Industry & Trading Company Tbk (Ultra) sehubungan dengan pengambilalihan industri minuman sari buah melalui pengalihan merek “Buavita” dan “Gogo” dari Ultra ke Unilever. Perjanjian telah terpenuhi dan Unilever dan Ultra telah menyelesaikan transaksi pada bulan Januari 2008.
3.1.3 Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan 3.1.3.1 Visi
“To become the first choice of consumer, costumer and community”
Empat pilar utama dari visi yang menggambarkan arah jangka panjang dari perusahaan – kemana tujuan perusahaan dan bagaimana perusahaan menuju ke arah sana:
1. Bekerja untuk membangun masa depan yang lebih baik setiap hari.
2. Membantu orang-orang merasa nyaman, berpenampilan baik dan lebih menikmati kehidupan
67
dengan brand dan pelayanan yang baik bagi mereka dan bagi orang lain.
3. Menjadi sumber inspirasi orang-orang untuk melakukan hal kecil setiap hari yang dapat membuat perbedaan besar bagi dunia.
4. Akan mengembangkan cara baru dalam melakukan bisnis dengan tujuan membesarkan perusahaan dua kali lipat sambil mengurangi dampak lingkungan
1.1.3.2 Misi
1. Menjadi yang pertama dan terbaik di kelasnya dalam memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen.
2. Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan, konsumen dan komunitas.
3. Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses.
4. Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang dengan kinerja yang tinggi.
5. Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang menguntungkan dan memberikan imbalan di atas rata-rata karyawan dan pemegang saham.
6. Mendapatkan kehormatan karena integritas tinggi, peduli kepada masyarakat dan lingkungan hidup.
3.1.3.3 Nilai Perusahaan
1. Selalu bekerja dengan intergritas
Beroperasi dengan integritas dan rasa hormat pada orang-orang, sentuhan bisnis pada organisasi dan lingkungan selalu menjadi pusat dari tanggung jawab corporate.
2. Dampak positif
Unilever bertujuan untuk memberikan dampak positif dengan berbagai cara: melalui brand Unilever, melalui kegiatan komersial dan hubungan Unilever, melalui kontribusi sukarela, serta berbagai cara lain dimana Unilever berhubungan dengan masayarakat.
3. Komitmen yang berlanjut
Unilever juga berkomitmen untuk terus meningkatkan cara dalam menangani dampak lingkungan dan bekerja dengan tujuan jangka panjang dalam mengembangkan bisnis yang berkelanjutan.
4. Menjalankan aspirasi
Tujuan Unilever telah memberikan aspirasi untuk mengelola bisnis. Hal ini diperkuat peraturan Unilever dalam prinsip-prinsip bisnis yang menjelaskan standar operasional yang diikuti semua karyawan Unilever, dimanapun mereka berada
69
diseluruh dunia. Aturan ini juga mendukung pendekatan Unilever pada pemerintah serta tanggung jawab corporate.
5. Bekerja dengan yang lain
Unilever ingin bekerja dengan para penyedia sumber daya yang memiliki nilai dan standar yang sama dengan Unilever dalam bekerja. Peraturan tentang rekanan bisnis, sejalan dengan peraturan prinsip bisnis Unilever, terdiri dari sepuluh prinsip yang meliputi integritas bisnis dan tanggung jawab yang berhubungan dengan karyawan, konsumen dan lingkungan.
3.1.4 Produk
3.1.4.1 Foods and Beverages
Dimulai sejak tahun 1937, Unilever mulai memproduksi margarine dengan merk Blue Band dan memutuskan untuk menjadikannya sebagai produk margarine nomor satu. Sejak itulah merk tersebut merupakan awal dari usaha perusahaan ini memproduksi makanan.
a. Makanan Ringan : Taro b. Minuman Ringan : Buavita c. Margarine : Blue Band
d. Minyak Goreng : Minyak Samin (cap onta) e. Teh: Sariwangi, Lipton
f. Es Krim : Wall’s, Magnum
g. Penyedap Masakan : Royco, Kecap Bango
3.1.4.2 Home Care
Hingga saat ini detergent merupakan produk terbesar perusahaan dan telah membuktikan volume penjualan yang meyakinkan. Pada tahun 1970-an, produk detergen berhasil melipatgandakan penjualannya dan sampai saat ini sabun cuci pertama di Indonesia yang menggunakan material NSP (Non Soap Detergent) yang berhasil menjadi nomor satu di pasaran adalah Rinso.
a. Sabun Cuci : Rinso, Superbusa, Omo, Sunlight, dan Surf
b. Sabun Cuci Piring : Sunlight, Vim Power c. Pewangi Cucian : Comfort, Molto
d. Pembersih : Wipol, Domestos, CIF, Vixal e. Pemurni air : PureIt
3.1.4.3 Personal Care
Dimulai dengan pengakuisisian pabrik Colibri di Surabaya. Saat itu perusahaan hanya memproduksi pasta gigi yang bermerek Pepsodent dan tidak berminat untuk
71
memperluas usahanya dengan memproduksi produk-produk toiletries. Selain karena perusahaan tidak memiliki pengalaman cukup untuk usaha itu, juga karena kesulitan bahan baku dan konsumen pada saat itu lebih pada produk-produk impor dari Inggris.
Setelah tahun 1977, kemampuan daya beli masyarakat meningkat. Perusahaan melihat bahwa produk-produk yang dikeluarkan seperti kecantikan dan shampo dapat terjangkau oleh kemampuan masyarakat, maka perusahaan meluncurkan produk-produk baru seperti minyak goreng, deodorant, shampoo, lotion, skin care, bedak, dan pasta gigi.
Secara menyeluruh tahun 1999, merupakan tahun yang sangat berhasil bagi divisi personal care. Merek-merek personal care berhasil tumbuh kuat, ini dapat tercapai berkat fokus terhadap inti mendasar, pemahaman mendalam akan konsumen dan terjemahan tepat atas pemahaman ini ke dalam kombinasi merek yang mampu memenuhi kebutuhan konsumen dengan lebih baik.
Dibidang bisnis rambut, produk ‘clear’ tergolong berhasil memasuki pasar. Kategori produk skin mengalami pemulihan pada tahun 1999, inovasi dan komunikasi kuat produk Ponds, Vaseline, Citra, dan Hazeline telah meluas kedudukannya di pasar. Adapun jenis produk yang dihasilkan pada divisi ini, adalah:
a. Pasta Gigi : Pepsodent, Pepsodent Junior, dan Close Up
b. Shampo: Sunsilk, Clear, Bricks, dan Organics, Dove, TRESemme
c. Sabun: Lifebuoy, Lux d. Minyak Rambut : Bricks
e. Deodorant: Rexona, dan Axe, She
f. Lotion: Citra, Ponds, dan Hazeline, Vaseline g. Baby Care: Cuddle, Zwitsal
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Unilever Indonesia (Sumber : MDM Manager – PT Unilever Indonesia)
3.2.1 Pembagian Tugas dan Wewenang • Presiden Direktur
Presiden direktur bertugas melakukan pengawasan atas kebijakan direksi dalam menjalankan perseroan, untuk melakukan tugas-tugas lain sebagaimana ditentukan oleh rapat umum pemegang saham tahunan dari waktu ke waktu dan memberi nasehat kepada Direksi serta melakukan hal-hal lain seperti ditentukan dalam anggaran dasar perseroan. Dewan komisaris mengadakan rapat sedikitnya empat kali setahun dan setiap waktu bilamana dipandang perlu sesuai dengan sesuai dengan anggaran dasar perseroan. Panggilan rapat dapat dikirmkan kepada setiap anggota dengan mencantumkan acara, tanggal, waktu, dan tempat rapat Dewan Komisaris. Rapat Dewan Komisaris dilakukan ditempat kedudukan persseroan atau ditempat kegiatan usaha wilayah Republik Indonesia. Risalah rapat dibuat dan ditandatangani sesuai dengan ketentuan anggaran dasar perseroan dan fungsi sebagai berikut sah mengenai pembahasan dan keputusan yang diambil dalam rapat tersebut. Dewan Komisaris mengadakan empat kali rapat pada tahun 2008 dengan persentase kehadiran 95%. President Direktur saat ini adalah Maurits Daniel Rudolf Lalisang, bertanggung jawab dalam:
- Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi serta berperan dalam menentukan, mengimplementasikan dan
75
mengevaluasi secara berkala anggaran serta program kerja perusahaan.
- Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
- Menjalankan program kerja yang telah ditetapkan sesuai dengan standar etika dan hukum, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas.
• Dewan komisaris
Tugas utama dewan komisaris adalah mengawasi direksi dalam menjalankan kiegiatan dan mengelola perusahaan. Sesuai dengan peraturan yang berlaku, dewan komisarismemiliki sepuluh anggota dewan komisaris yang terdiri dari satu orang sebagai komisaris utama, enam anggota komisaris dan tiga anggota komisaris independen yang tidak terafiliasi dengan direksi dan dewan komisaris atau pemegang saham pengendali.
• Direktur / Vice President
Tugas utama dari direktur adalah menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan, memegang kekuasaan secara penuh dan tanggung jawab terhadap pemegang
perusahaan secara keseluruhan, menentukan kebijakan yang dilandaskan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan. Tanggung jawab dari direktur antara lain :
- Membantu tugas Presiden Direktur dalam menentukan, mengimplementasi, dan mengevaluasi anggaran serta program kerja perusahaan secara berkala.
- Membuat keputusan jangka panjang dan jangka menengah untuk perusahaan.
- Melakukan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan administrasi keuangan, kepegawaian, dan sekretariat.
- Membuat perencanaan dan pengembangan terhadap sumber pendapatan, pembelanjaan, dan kekayaan perusahaan.
Direktur pada PT Unilever Indonesia dibagi berdasarkan pada produk yang dihasilkan pada divisi masing-masing dan juga berdasarkan functional nya, seperti berikut :
1. Direktur Keuangan / Chief Financial Officer
Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan dengan semua keuangan yang ada pada Unilever.
2. Customer Development Director
Adalah bagian untuk mengurusi tentang masalah customer, merangkul customer sebanyak banyak nya.
77
3. Supply Chain Director
Adalah bagian untuk mengatasi permasalahan bahan baku hingga distribusi.
4. Personal Care Director
Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan dengan produk Personal Care yang dihasilkan Unilever 5. Homecare Director
Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan dengan produk Home Care yang dihasilkan Unilever
6. Ice Cream & Marketing Service Director
Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan dengan produk ice cream yang dihasilkan Unilever
7. Foods Director
Adalah orang yang mengatur segala kegiatan berkaitan dengan produk makanan yang dihasilkan Unilever.
8. Human Resource Director
Adalah bagian yang menangani perekrutan, pengembangan karyawan perusahaan.
9. External Relation Director
Adalah bagian yang berhubungan bisnis antar perusahaan atau yang bekerjasama dengan perusahaan lain dan pihak lain.
Dapat dilihat pada gambar bagan struktur organisasi di atas, bahwa setiap pembagian director mempunyai sub divisi yang berada di
bawahnya. Contohnya Director Home dan Personal Care (HPC), mempunyai sub divisi yaitu comercial HPC dan Marketing HPC , setiap kegiatan yang dilakukan oleh dua divisi yang ada di bawah director , akan ada dibawah pengawasan director, begitupula pada marketing HPC ada home care dan personal care , home care dan personal care akan berada di bawah pengawasan marketing HPC sehingga segala pengaduan kerja harus melalui marketing HPC dan tidak boleh langsung ke director.
• Audit Internal
Unit Audit Internal dipimpin oleh Group Audit Manager, dibantu oleh beberapa auditor internal dan diatur dengan piagam audit internal. Piagam tersebut menjelaskan struktur unit audit internal, kewajiban, dan tanggung jawab auditor internal dan semua anggota unit audit internal setuju untuk memenuhi sesuai dengan prinsip bisnis Unilever.
Audit internal bertanggung jawab dalam :
- Membantu manajemen dalam menilai risiko-risiko utama yang dihadapi perusahaan dan memberi nasihat kepada manajemen.
- Menyusun rencana internal audit.
- Membahas dan menilai kebaikan dan ketepatan pelaksanaan pengendalian akuntansi, keuangan serta operasi.
79
- Meyakinkan apakah pelaksanaan sesuai dengan kebijaksanaan, rencana dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
- Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut kepada direksi dan komisaris.
Ketua unit audit internal ditunjuk oleh Direksi dan disetujui oleh Dewan Komisaris, tanggung jawab langsung kepada presiden direktur. Unit Audit Internal dalam melaksanakan kewajibannya berhubungan erat dengan Komite Audit
• Komite Nominasi dan Remunerasi
Komite Nominasi dan Remunerasi bertugas untuk menelaah dan merumuskan rekomendasi paket remunerasi Dewan Komisaris dan Direktur serta merencanakan pencalonan dan nominasi calon yang akan diusulkan sebagai anggota Dewan Komisaris, Direksi, dan/atau anggota berbagai Komite lainnya.
Komite Nominasi dan Remunerasi bertanggung jawab dalam: - Melakukan fungsi pengawasan atas kinerja perusahaan yang
berkaitan dengan review sistem pengendalian internal perusahaan, memastikan kualitas laporan keuangan, dan meningkatkan efektivitas fungsi audit.
- Menelaah risiko yang dihadapi perusahaan dan ketaatan perusahaan terhadap peraturan.
- Melakukan penelaahan terhadap kebenaran informasi yang akan disampaikan oleh direksi kepada komisaris.
- Memberikan rekomendasi mengenai peningkatan efektivitas auditor internal untuk meningkatkan sistem pengendalian internal.
3.2.2 Struktur Organisasi Supply Chain pada PT Unilever Indonesia
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Supply Chain pada PT Unilever Indonesia (Sumber: MDM Manager – PT Unilever Indonesia)
Pada setiap kategori produk yang dihasilkan Unilever Indonesia memiliki struktur organisasi yang sama seperti yang dapat dilihat pada gambar 3.2. Kondisi pada PT Unilever di Indonesia yaitu dengan memiliki beberapa Plant untuk memproduksi satu kategori produk sehingga cakupan kekuasaan setiap struktur organisasi pada kategori tertentu adalah pada seluruh plant yang menghasilkan kategori tersebut. Seperti yang kita ketahui, Supply Chain terdiri dari beberapa proses dari pengadaan material dari vendor hingga pengantaran material pada end user, berikut lokasi lokasi manufaktur PT Unilever Indonesia:
1. Jakarta : Head Office
2. Cikarang : Hair Care / Home Care Liquid, Ice Cream 3. Rungkut – Surabaya : Toothpast / Deo, Toilet Soap 4. Gn. Putri : Taro
5. Citeureup : Tea 6. Subang : Bango
Adapun proses keseluruhan supply chain pada PT Unilever Indonesia dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
83
Gambar 3.3 Primary Value Chain pada PT Unilever Indonesia (Sumber : MDM Manager – PT Unilever Indonesia)
Dengan memiliki proses yang banyak di setiap manufaktur dan pabrik yang ada, Unilever mengimplementasi SAP khususnya untuk mengatasi hiruk pikuknya aktivitas pada proses Supply Chain dengan objektif:
- Mengintegrasikan pekerjaan sehari-hari antar rekan kerja di departemen lainnya
- Kemudian dapat mengelola dan menyambung semua uniform data melalui standardised process
- Dapat menghasilkan decision making dan online reporting
Dalam ruang lingkup supply chain, Unilever mengimplementasi modul yang berkaitan seperti Material Management, Production Plan dan Sales and Distribution. Yang selanjutnya akan lebih di bahas pada proses di modul Material Management mengenai pengadaan material PT Unilever Indonesia.
3.2.3 Pihak – Pihak pada Proses Procurement PT Unilever Indonesia Berikut adalah pihak yang terlibat dalam proses procurement Pada PT Unilever Indonesia, dari proses Planned Order sampai Invoice Verification:
1. SU Planning Manager
Bertanggung jawab atas perencanaan material yang akan dibeli dan material yang akan diproduksi berdasarkan perhitungan MRP. Terdapat beberapa SU Planning manager berdasarkan produk yang dihasilkan, dan manager ini memiliki beberapa assistant manager yang dibagi per sub produk lagi. Contohnya, SU Planning Manager FOODS, memiliki 3 Assistant SU Planning Manager :
- Planner Bango, Buavita
- Planner Blue Band, Royco, UFS - Planner TBB
Setiap assistant memiliki progressor yang bertanggung jawab menangani perencanaan kebutuhan raw material dan packaging material dan mempersiapkan perencanaan produksi.
2. Procurement Operation Manager (Buying Team)
Bertanggung jawab atas pembelian material kepada vendor, pemilihan vendor, dan pembuatan PO.
- Asst. Procurement Operation Manager Packaging - Asst. Procurement Operation Manager Raw Material
85
3. Warehouse Receiving
Bertanggung jawab menerima material yang dikirim oleh vendor, mencocokan dengan PO, mengecek kualitas barang dan memperbaharui stok material (create GR). Jika terdapat material yang tidak sesuai maka warehouse receiving akan memberitahukan buying team untuk dibuatkan surat retur kepada vendor.
4. Bagian Finance
Bagian finance yang dimaksud adalah yang berhubungan dengan pembayaran ke vendor yaitu bertanggung jawab dalam membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP untuk memastikan status hutang dan menjaga ketertiban administrasi sehingga memudahkan penelusuran dokumen, menerima dan memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu.
3.2.4 Organizational Level in SAP PT Unilever Indonesia
Gambar 3.4 Organizational Level in SAP PT Unilever Indonesia (Sumber: MDM Manager – PT Unilever Indonesia)
Organization Level yang dijalankan oleh Unilever, yaitu: 1. Client
Client merupakan suatu unit di dalam SAP R/3 yang bersifat resmi dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas master records dan kumpulan tabel yang independen. Dari sudut pandang bisnis, client merupakan representatif dari suatu kelompok korporasi (corporate Group). Client di dalam jaringan Unilever ini adalah Unilever Global, Unilever Global ini merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam system SAP/ R3
87
yang diterapkan oleh Unilever. Spesifikasi atau data yang dimasukkan pada tingkatan ini, berlaku untuk semua cabang Unilever di negara apapun dan unit organisasi lainnya dibawah Unilever Global ini.
2. Company Code
Company code mempresentasikan suatu unit independen yang memiliki laporan keuangan sendiri, contohnya : suatu perusahaan dalam Corporate Group (client). Dalam Jaringan Unilever, Company Code nya adalah PT Unilever Indonesia untuk jaringan yang di Indonesia, sedangkan untuk di India memiliki Company Code yang namanya Unilever India, begitu juga untuk negara-negara lain. Company code didefinisikan dalam sistem dengan menggunakan 4 karakter alfanumerik yang bersifat unik dalam client, untuk Company Code PT Unilever Indonesia yaitu 2408, untuk negara lain pastinya memiliki 4 digit yang berbeda.
3. Plant
Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang memisahkan perusahaan dari sudut pandang produksi, procurement, dan perencanaan material. Company Code 2408 yaitu Unilever Indonesia memiliki 11 (sebelas) plant yang tersebar di Indonesia, sehingga sebelas lokasi ini adalah suatu
tempat pengerjaan logistik untuk produksi, procurement maupun perencanaan material.
Gambar 3.5 Plant Code PT Unilever Indonesia (Sumber : MDM Manager – PT Unilever)
Berikut adalah daftar Plant dari Company Code 2408 :
1. 9000 : Lokasi Cikarang untuk kategori Home & Personal Care (HPC)
2. 9001 : Lokasi Cikarang untuk kategori Food
3. 9002 : Lokasi Cikarang untuk kategori Ice Cream
89
5. 9004 : Lokasi Rukut untuk kategori Home & Personal Care (HPC)
6. 9005 : Lokasi Jawa Barat untuk kategori Bango
7. 9010 : Far West untuk kategori Food
8. 9011 : West untuk kategori Food
9. 9012 : East untuk kategori Food
10. 9013 : West untuk kategori Home & Personal Care (HPC)
11. 9014 : East untuk kategori Home & Personal Care (HPC)
4. Srorage Location
Storage location adalah unit organisasi sebagai tempat untuk membedakan material dalam suatu plant. Manajemen persediaan (Inventory Management) dan persediaan secara fisik (Physical Inventory) terjadi pada tingkat storage location didefinisikan dengan 4 karakter alfanumerik yang unik dalam plant. Terlihat pada gambar, setiap Plant yang di dimiliki Unilever masing masing memiliki Storage Location juga.
5. Purchasing Organization
Level organisasi pada SAP yang bernegosiasi kondisi pembelian dengan vendor untuk satu atau lebih plant atau company dan yang bertanggungjawab secara resmi untuk menyelesaikan kontrak
pembelian. Di Unilever, bagian ini disebut dengan Buying Team. Buying Team bertanggung jawab dalam:
- Pembelian dan pengadaan material bahan baku, mesin, spare part, peralatan kantor dan lain-lain.
- Survei ke vendor atau supplier.
- Melakukan kegiatan pembelian ekspor dan impor. - Melakukan evaluasi vendor atau supplier.
- Negosiasi harga dengan supplier
- Membandingkan harga dari penawaran para supplier - Melakukan pemesanan material (Membuat PO) - Melakukan monitoring pada Delivery Schedule
- Mengisi dokumen yang dibutuhan dalam melakukan pemesanan material
- Persiapan pembayaran tagihan
- Melakukan claim untuk material yang rusak terhadap vendor
Pada Unilever Indonesia, klasifikasi Purchasing Organization bisa dilihat dari tabel berikut :
91
Tabel 3.1 Purchasing Organization pada PT Unilever Indonesia
(Sumber : MDM Manager – PT Unilever Indonesia) No Purchasing Organization Code Purchasing Organization Remarks
1 9001 Raw Material RM + Fragrances & Flavors
2 9002 Packaging Flexible, rigid, paper
3 9003 Commodities Commodities
4 9004 NPI NPI
5 9005 NPI ARIBA NPI
6 9006 Finish Goods FG
7 9007 Engineering Engineering
8 9008 Tea Buying TBB
9 9009 Logistics STO creation
10 9010 Shipment
Cost
Service PO generated from Shipment Cost Doc
11 9011 Consignment Consignment
12 9012 Import Import for Raw Material + Packaging
+ Commodities + FG
13 9013 NPI ARIBA
Import
Import for PO interfaced from ARIBA
14 9014 Engineering
Import
Import for Engineering
15 9015 Tea Buying
Import
6. Purchasing Group
Level organisasi pada SAP yang berperan sebagai kunci utama untuk pembelian, bertanggungjawab untuk aktivitas pembelian tertentu. Berikut klasifikasi Purchasing Group di Unilever:
Tabel 3.2 Purchasing Group pada PT Unilever Indonesia
No Purchasing
Group Code
Purchasing Group
1 901 Raw Material HPC
2 902 Raw Material Foods
3 903 Raw Material IC
4 904 Raw Mat.HPC Sby
5 905 Pack.Mat. Flexible 6 906 Pack.Mat. Rigid 7 907 Pack.Mat. PB&CRT 8 908 Pack.Mat. Others 9 909 Pack.Mat.Flex. Sby 10 910 Pack.Mat.Rigid Sby 11 911 Pack.Mat.PB Sby 12 912 Pack.Mat.OthersSby 13 913 Fragrance&Flavour
93 14 914 Commodities 15 915 NPI 16 916 NPI Surabaya 17 917 FG HPC 18 918 FG Foods&IC 19 919 FG HPC Surabaya 20 920 Tea buying 21 921 NPI Ariba 22 922 Logistics 23 923 Engineering NSD 24 924 Engineering Liquid 25 925 Engineering Foods 26 926 Engineering Bango 27 927 Engineering IC 28 928 Engineering Skin 29 929 Engineering PW 30 930 Engineering PC 31 942 Eng. 3P Foods 32 943 Eng. 3P HPC 33 944 Eng. 3P Office
(Sumber: MDM Manager – PT Unilever Indonesia)
34 945 Mfg 3P HPC East
35 946 Mfg 3P Foods East
36 947 Mfg 3P HPC West
95
3. 3 Proses Procurement PT Unilever Indonesia
3.3.1 Spesifikasi Proses Bisnis yang Berjalan
3.3.1.1 Proses Perencanaan dan Permintaan Material 3.3.1.1.1 Planned Order
Planner akan melakukan pengecekan terhadap stock material. Perencanaan pengadaan material dapat diperoleh dari hasil perhitungan MRP. MRP dapat memberikan usulan mengenai jumlah material yang akan diproduksi untuk melakukan pengadaan material. Planned Order akan secara otomatis di-create dan dapat diakses oleh Planner.
Jika planned order tidak sesuai dengan material yang dibutuhkan, maka planner akan melakukan perubahan terhadap planned order tersebut secara manual sesuai dengan material yang sebenarnya dibutuhkan. Perubahan data planned order ini sebenarnya tidak boleh dilakukan langsung oleh planner karena harus ada persetujuan dari SU Planning Manager terlebih dahulu.
Kemudian dari Planned Order tersebut akan menghasilkan Purchase Requisition atas permintaan pembelian ke Buying Team.
97
Gambar 3.7 Proses Planned Order
3.3.1.1.2 Purchase Requisition (PR)
Planned Order yang sudah dibuat akan diubah ke dalam PR. PR adalah alat utama untuk mengidentifikasi material atau material yang baru
dibeli baik di luar perusahaan atau diproduksi secara internal. Didalam PR, fields yang harus diisi adalah item category, account assignment, delivery date, plant, storage location, purchasing group.
Pembuatan ini dapat dilakukan dengan mengkonversi Planned Order ke PR. namun hasil PR tersebut seringkali salah sehingga planner akan melakukan perubahan terhadap PR sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya. Selain dibuat dari hasil planned order, PR juga dapat dibuat tanpa referensi dari Planned Order yang biasanya dilakukan jika terdapat permintaan secara tiba-tiba dan dalam jumlah yang besar. Namun secara rutin, PR yang dihasilkan tetap berasal dari planned order sesuai dengan penghitungan MRP.
PR yang telah dihasilkan akan dikirimkan kepada Buying Team agar dapat segera dilakukan pembelian kepada vendor.
99
3.3.1.2 Proses Pembelian Material 3.3.1.2.1 Request For Quotation
Buying Team melakukan permintaan penawaran harga tanpa menggunakan fungsi SAP. Proses ini masih dilakukan melalui pengiriman email antara buying team dan vendor.
3.3.1.2.2 Contract
Kontrak pada PT Unilever masih dibuat diluar sistem. Kontrak dibuat dengan menggunakan format kontrak yang biasanya dipakai sebelum mengimplementasi SAP.
3.3.1.2.3 Purchase order
PO adalah permintaan atau instruksi dari buying team yang akan diberikan ke vendor untuk mendapatkan material dalam jumlah tertentu. PO dibuat berdasarkan PR, satu PR dapat dibuat menjadi beberapa PO atau beberapa PR dapat dibuat menjadi satu PO.
PO harus dilakukan approval oleh purchasing manager. Jika PO di-approve maka PO tersebut akan di-release dan dapat langsung dikirimkan
101
kepada vendor. Jika tidak, maka PO dapat dihapus dan batal dikirim kepada vendor.
3.3.1.3 Proses Penerimaan Material 3.3.1.3.1 Good Receipt
Saat material sudah diterima, pencatatan GR wajib dilakukan. Warehouse Receiving harus mencocokkan apakah material yang datang sama dengan yang tertera ada PO, baik dari jumlah dan nama material. Jika tidak sesuai, maka bagian pembelian (buying team) akan melakukan klaim kepada vendor. Jika telah sesuai maka akan dilanjutkan ke proses selanjutnya. Pemeriksaan juga akan dilakukan pada kualitas material. Khusus untuk raw material, apabila telah dihitung akan ditempelkan stiker lot yang kemudian akan di inspeksi oleh bagian Quality Control. Proses inspeksi ini dilakukan untuk mengecek kualitas material yang dikirim oleh vendor sebelum material disimpan di gudang dan digunakan untuk proses produksi. Pada proses inspeksi, bagian Quality Control akan mengambil sample dari beberapa material yang ada. Setelah dilakukan inspeksi, bagian Quality Control akan memasukan hasil inspeksi ke dalam sistem agar operator receipt dapat melanjutkan proses penerimaan berikutnya. Khusus untuk Fuel dan Oli, kualitasnya diperiksa oleh bagian Quality Control dan bagian Power Utility.
103
Bagian Quality Control menginspeksi berat jenisnya, sedangkan bagian Power Utility akan menginspeksi water of content.
Setelah GR dilakukan di SAP, banyak area yang akan terpengaruh seperti PO dan material master.
Gambar 3.10 Proses Good Receipt
System Warehouse Receiving Vendor Buying
Start process Material OK? [NO] [YES] Create GR (T-code : MIGO) Return Processing Receive material Send material Checking process Update stock material
• Inbound Delivery
Pembuatan inbound delivery khusus untuk import material, apabila buying team menerima notifikasi pengiriman dari vendor maka dibutuhkan pembuatan inbound delivery. Pembuatan inbound delivery ini berdasarkan purchase order. Satu PO bisa terbagi menjadi beberapa inbound delivery dan juga beberapa PO bisa digabungkan menjadi satu inbound delivery
105
3.3.1.3.2 Goods Return
Setelah material diterima, status material akan menjadi quality stock supaya material tidak digunakan sebelum diperiksa apakah material yang diterima ini cacat/tidak cacat oleh warehouse receiving. Apabila ditemukan material cacat, maka material ini masuk kategori ‘blocked stock’ dan material ini akan dikembalikan ke vendor. Warehouse receiving akan melapor ke buying team masalah cacat ini dan buying akan melakukan complaint melalui telepon tanpa membuat dokumen retur.
Gambar 3.12 Proses Retur
3.3.1.3.3 Stock Transfer
Dalam proses pengadaan material, Unilever tidak hanya melakukan pembelian ke vendor. Unilever juga melakukan internal purchasing, dimana material dapat diperoleh antar plant atau antar storage location dengan plant yang sama.
107
Merupakan proses perpindahan material dari satu plant ke plant yang lainnya. Stock Transfer antar plant pada Unilever dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 3.3 Stock Transfer between Plant
(Sumber: PT Unilever Indonesia) Stock Transfer
From
Stock Transfer To
BoF Cikarang CDC Cikarang
BoF Surabaya CDC Surabaya
CDC 1 Cikarang CDC 2 Cikarang
CDC Cikarang CDC Surabaya
CDC
Cikarang/Surabaya
Depo
3rd Party Inhouse (Cikarang or Surabaya
• Stock Transfer Between Storage Location Within same Plant
Merupakan proses perpindahan material dari satu Storage Location ke Storage Location yang lainnya pada Plant yang sama. Stock Transfer antar Storage Location pada Unilever dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 3.4 Stock Transfer Between Storage Location Within same Plant
(Sumber: PT Unilever Indonesia) Stock Transfer From Stock Transfer To RMS SS RMS-overflow RMS
109
Gambar 3.13 Proses Stock Transfer
3.3.1.4 Proses Invoice Verification
Invoice verification dibuat untuk mengecek invoice vendor. Invoice verification dilakukan agar tidak terjadi kesalahan pada saat melakukan pembayaran ke vendor. Invoice dibedakan menjadi dua yaitu Invoice dengan PO dan tanpa PO, sistem yang digunakan untuk mencatat dan men-track adalah
System Warehouse
Reservation Requestor
[YES]
[NO]
Post Goods Issue
(T-code MIGO_GI) Update stock
Receive material Start process
Material
available? End process Internal procurement needed? [YES] [NO] End process Checking stock manually Request material by email Send material to another plant/storage location Post GR
logbook, dan sistem integrasi dengan SAP adalah omniFlow. Sistem invoice entry juga menggunakan T-Code yang berbeda untuk invoice tanpa PO dan Invoice dengan PO.
Gambar 3.14 Proses Invoice Verification
3.4 Masalah Pada Proses Procurement
1. Terdapat banyak kesalahan pada data MRP sehingga hasil dari Planned Order sering tidak akurat.
2. PT Unilever tidak melakukan pembuatan RFQ (Request for Quotation) menggunakan fungsi SAP (T-code ME41). Hal ini menyebabkan proses Vendor Selection tidak dapat dilakukan dengan cara membandingkan quotation dari beberapa vendor.
111
3. PT Unilever tidak membuat kontrak menggunakan sistem SAP, kontrak dibuat berdasarkan kesepakatan buying team dengan vendor melalui email.
4. Pembuatan PO sering mengalami keterlambatan karena Source of Supply tidak di-assign pada PR sehingga proses konversi PR ke PO tidak dapat dilakukan secara otomatis.
5. Tidak membuat stock requisition form menggunakan SAP, sehingga proses stock transfer menjadi kurang efektif.
3.5 Length of Effort
Length of effort merupakan suatu daftar rincian aktivitas yang menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. Unilever. Berikut adalah daftar rincian kegiatan yang dilakukan selama melakukan internship di PT. Unilever:
Tabel 3.5 Length of Effort
Tgl Waktu
Kegiat an
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
9 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Briefing MDM Manager Company Profile, Product Hierarchy, Supply Chain Overview Memperoleh penjelasan mengenai company profile, product hierarchy, dan proses supply chain pada PT Unilever Indonesia.
Tgl Waktu Kegiat
an
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
10 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Briefing MDM Manager U2K2, short term planning Memperoleh penjelasan mengenai proyek U2K2 pada
PT Unilever Indonesia 11 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Briefing MDM Manager Production Data Structure Memperoleh penjelasan mengenai production data structure pada PT Unilever Indonesia. 12 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 MDM Manager Master Data for food category, MRP Controller Mempelajari master data untuk kategori makanan, dan mengklasifikasikan data berdasarkan MRP Controller. 13 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Learning MDM Manager Supply Chain Organizatio n, Health check, Production Mempelajari sturktur organisasi, dan proses produksi pada tahap procurement Mempelajari Health check Project
113 Tgl Waktu Kegiat an Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
Process di Unilever. 16 Juli 2012 08.30 - 17.00 8,5 Learning MDM Manager
SAP APO Mempelajari tentang proses keseluruhan SAP APO pada PT Unilever Indonesia. 17 Juli 2012 08.30 - 17.00 8,5 Learning - Demand Planning Process Mempelajari mengenai demand planning process pada PT Unilever Indonesia. 18 Juli 2012 08.30 - 17.00
8,5 Learning - SAP APO Mempelajari
kembali mengenai SAP APO. 19 Juli 2012 08.30 - 17.00 8,5 Briefing & interview SU Planner Masalah yang terjadi, master health project Mendapatkan penjelasan mengenai masalah yang dihadapi dan mendapatkan briefing mengenai proyek perbaikan master data.
Tgl Waktu Kegiat
an
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
20 Juli 2012 08.30 - 17.00 8,5 Briefing & interview SU Planner Masalah yang terjadi, master health project Mendapatkan penjelasan mengenai masalah yang dihadapi dan mendapatkan briefing mengenai proyek perbaikan master data. 23 Juli 2012 09.00 – 17.00 7 Learning - Master Data Mempelajari master data untuk kategori makanan pada PT Unilever. 24 Juli 2012 08.30 - 17.00 8,5 Discussing SU Planner Work plan Mendiskusikan work plan tentang pemulihan master data untuk raw material dan packaging material. 25 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Learning - Minimum Lot Size, GR Time, PDT, etc Mempelajari hal-hal yang akan diperbaiki di dalam master data seperti minimum lot
115 Tgl Waktu Kegiat an Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
size, gr time, etc. 26 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Meeting SU Planner
Safety Stock Mempelajari
bagaimana cara penghitungan safety stock. 27 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Meeting SU Planner Masalah yang dihadapi Mendapatkan penjelasan mengenai masalah-masalah yang dihadapi pada pabrik teh. 30 Juli 2012 08.30 – 17.00 8,5 Requesting SU Planner BW Report Finished goods Product master Meminta BW Report kepada SU Planner meminta data FG dan Product master
31 Juli – 1 Agust 2012 08.30 – 17.00 8,5 Working SU Planner Material Data untuk kategori Bango Memisahkan antara material aktif dan tidak aktif pada kategori Bango. 02 - 03 Agust 2012 08.30 – 17.00 8,5 Working SU Planner Material Data untuk kategori Memisahkan
material aktif dan tidak aktif pada
Tgl Waktu Kegiat
an
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
Blue Band kategori Blue Band. 06 - 08 Agust 2012 08.30 – 17.00 8,5 Working SU Planner Material Data untuk kategori teh. koreksi recipe untuk foods Memisahkan
material aktif dan tidak aktif pada kategori teh.
Mengidentifikasi masalah yang ada. 09 Agust 2012 07.30 – 17.00 9,5 Requesting Buying Team Data terkait material master Meminta data-data terkait material master seperti MOQ, rounding value, PDT, lead time kepada buying team. 10, 13 Agust 2012 08.00 – 16.30 8,5 Working SU Planner Material Master Meng-input data yang diperlukan dalam upaya pemulihan material master untuk kategori Bango. 14 - 16 Agust 2012 08.30 – 17.00 8,5 Working SU Planner Material Master Meng-input data yang diperlukan dalam upaya pemulihan material 27 – 29
117 Tgl Waktu Kegiat an Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
Agust 2012 master untuk kategori teh. 30 - 31 Agust 2012 08.30 – 17.00 8,5 Working SU Planner Material Master Product Master Meng-input data yang diperlukan dalam upaya pemulihan material master untuk Blueband, Royco, food solution. 03 – 04 Sept 2012 05 - 06 Sept 2012 08.30 – 17.00 8,5 Designing - Business Process Mendesain alur proses bisnis sebelum perusahaan mengimplementasi SAP. 07 Sept 2012 08.30 – 17.00
8,5 Arranging - Skripsi Bab 2 – 3
Mengatur format pengerjaan skripsi untuk bab 2 dan 3. 10 Sept 2012 08.30 – 17.00 8,5 Collecting Data Related Division Informasi terkait SAP Melakukan pengumpulan data mengenai sistem SAP pada perusahaan.
Tgl Waktu Kegiat
an
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
11 Sept 2012 08.30 – 17.00 8,5 Briefing Accounti ng Division Invoice Cycle Mendapatkan penjelasan mengenai siklus pembayaran yang dilakukan di PT Unilever Indonesia. 12 Sept 2012 08.30 – 17.00 8,5 Reporting MDM Manager
Report Membuat laporan dan dokumentasi mengenai hal-hal yang dikerjakan selama internship dilakukan.
