PENGUMPULAN dan PENGOLAHAN DATA
4.1 Objek Pengamatan
Master Tools merupakan alat standar kalibrasi yang digunakan sebagai acuan dari peralatan yang akan dikalibrasi. PT. XYZ sendiri memiliki berbagai jenis Master Tools. Dikarenakan banyaknya masalah yang terjadi seperti:
- Hilangnya Master Tools.
- Sulitnya mencari Master Tools ketika ingin digunakan, - Tidak adanya data berapa Master Tools yang tersedia. - Tidak adanya pengontrolan terhadap Master Tools.
Merupakan suatu masalah yang besar pada PT. XYZ dimana master tools itu sangat dibutuhkan untuk keperluan kalibrasi.
4.2 Spesifikasi Master Tools
Setiap mesin yang ingin dikalibrasi memerlukan master tools sebagai bahan acuan mengkalibrasi mesin itu sendiri. Berikut adalah jenis master tools yang dimiliki oleh PT. XYZ:
Tabel 4.1 Jenis Master Tools
Jenis Master Tools Unit Permasalahan Jumlah
kehilangan
X-Axis Length Standard 3 sulit dicari
Working Standard Scale 7
Try Square (L-Square Master) 4
Surface Roughness Specimen 3 sulit dicari
Straight edge 4
Step Gauge 3 sulit dicari
Standard Scale 6
Reference Hemisphere 3
Precision Level 7
Platinum Resistance Thermometer (PRT) 3
Pin Gauge 5 sulit dicari
Optical Flat 4 sulit dicari
Magnification Calibrator 3
Infrared Thermometer 5 sering hilang 2
Indicator 3
Hardness Test Block 25 Sulit dicari
Grid Plate 4
Glass Standard Scale (QV) 5
Glass Standard Scale (Profile) 4
Gauge Block Set 5 sulit dicari
Gauge Block 15
Angle Block 3
Engineer's Try Square 3
Digital Thermohygrometer 10 sering tertinggal/hilang 2
Dial Test Indicator 2
Cylindrical Square 2
CMM Master Ball (Ceramic) 3 sering hilang 1
Checkmaster 7
Total 151
Dari banyaknya master tools yang ada sangat sulit untuk ketika ada aktifitas peminjaman apabila terjadi masalah penempatan tidak ada pada box, bahkan hilang..
4.3 Permasalahan
Proses peminjaman Master Tools petugas kalibrasi hanya mengambil box dan mencocokannya terhadap mesin yang ingin dikalibrasi, dimana master tools sendir sudah ada didalam box tersebut, kemudian mengecek apakah master tools itu sudah lengkap atau belum. Banyaknya hal yang terjadi ketika proses peminjaman adalah ketika master tools tidak ada di dalam box tersebut yang membutuhkan waktu bagi petugas kalibrasi untuk mencarinya, ataupun master tools itu sendiri hilang dari box.. Berikut contoh proses pengambilan master tools:
Untuk pengerjaan kalibrasi pada alat FMM dengan jenis mesin contracer master tools yang perlu dibawa adalah:
1 pcs x axis length standar 1 pcs straight edge 1 pcs pin gauge 1 pcs optical flat 1 pcs angle block 1 pcs gauge block set 1 pcs Digital Thermohygro
Semua master tools dimasukkan kedalam box sesuai jenis mesin yang akan dikalibrasi. Untuk memudahkan petugas kalibrasi ketika perjalan ke pelanggan. Pada proses pengambilan dan pengecekan master tools petugas sering menghadapi masalah seringnya master tools tidak ada ditempat maka proses pengambilan menjadi lama dan memakan waktu. dengan proses pengambilan box dengan master tools sudah berada didalam box tersebut, hal ini terkadang dapat menyebabkan ketidak ketelitian dari para
petugas kalibrasi ketika ingin mengambil master tools dengan hanya mengambil box tanpa melihat isi dari box tersebut sudah lengkap atau belum. Jadi dapat mengakibatkan tidak sempurnanya proses kalibrasi yang akan dilakukan kepada alat pelanggan. Dan ketika proses pengembalian master tools petugas hanya menaruh box langsung ke rak yang telah tersedia, hal ini yang dapat menyebabkan tertinggalnya master tools di pelanggan ataupun hilangnya master tools.
Gambar 4.1 Proses pengambilan dan pengembalian master tools
Pengambilan master tools pada box yang
tersedia
Pengembalian master tools
Proses pencarian yang lama jika terjadi kehilangan, tidak pada
tempatnya. Pengecekan Master
Tools Tidak adanya
pengecekan kembali terhap master tools
Gambar 4.2 Box Master Tools
Pada proses pengambilan data dari September sampai dengan Oktober 2016 terdapat banyak permasalahan yang ada :
Tabel 4.2 Kasus Kehilangan
Permasalahan kasus Sulit Dicari 20 Kasus Sering Hilang / Tertinggal 5 kasus
Dari data kehilangan biaya kerugian yang ditanggung perusahaan adalah :
Tabel 4.3 Biaya kerugian
Jenis Master Tools Harga perunit Kehilangan Jumlah
Infrared Thermometer IDR 2,500,000 2 IDR 5,000,000 Digital Thermohygrometer IDR 1,500,000 2 IDR 3,000,000 CMM Master Ball (Ceramic) IDR 6,633,000 1 IDR 6,633,000
Total IDR 14,633,000
4.4 Pendataan Master Tools
Pendataan adalah salah satu syarat mutlak yang harus dilakukan ketika ada kegiatan pengambilan dan pengembalian master tools, agar lebih mudah untuk mengidentifikasi kapan, kemana dan siapa yang membawa master tools. selama ini pendataan tidak pernah dilakukan oleh PT. XYZ, oleh karena itu dampaknya dapat menimbulkan hilangnya atau tertinggalnya Master Tools di customer.
4.5 Penataan ruang Master Tools
Penataan pada ruangan master tools sendiri sebaiknya diterapkan untuk mengetahui apakah master tools tidak ada yang tertinggal melalui check visual, master tools dalam kondisi layak pakai atau tidak. Dan memisahkan data sertifikat master tools
agar memudahkan saat pengambilan dikarenakan merupakan syarat pembacaan pada master tools. Sebelum diterapkannya 5R tidak adanya penataan master tools sangat membingungkan pada saat ingin dipakai, karena master tools sendiri tidak tertata pada rak terbuka tetapi langsung pada box masing – masing mesin, hal ini yang menjadikan banyak kesalahan ketika petugas kalibrasi sewaktu membawa master tools yang lengkap atau tidak.
4.6 Pemberian Identifikasi master tools
Untuk memudahkan pendataan dan penataan kelengkapan master tool, sertifikat dan tempat master tools diberi label identifikasi penomoran yang disesuaikan pada master data. Langkah ini untuk memudahkan dan mengkontrol ketika adanya proses pengambilan, pengembalian dan ketika sewaktu – waktu master tools diperlukan untuk di kalibrasi ulang.
4.7 Implementasi 5R
Dilihat dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa dampak buruk yang akan terjadi bila tidakdilakukannya proses diatas adalah kehilangan, tertingal, dan tidak dapat mengkontrol setiap master tools yang menjadi asset perusahaan masih bisa terjadi. Hal inilah yang menjadi dasar bahwa pendataan, penataan, identifikasi pada ruang master tools harus dilakukan, salah satu hal yang paling sederhana adalah dengan menggunakan metode 5R pada ruangan master tools.
Gambar 4.3 Alur sebelum dilakukannya 5R 4.8 Tahap Ringkas
Langkah untuk memisahkan segala sesuatu yang diperlukan dan menyingkirkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja.
1. Memisahkan atau memindahkan master tools yang tidak layak. 2. Melakukan pencatatan setiap pengambilan dan pengembalian master
tools
3. Memberikan nomer identifikasi pada master tools.
- Master tools tertinggal
- tertukar / tidak ada pada saat membawa box
Metode Lingkungan Kerja
Tenaga kerja Peralatan / Master tools
Tidak adanya pendataan master tools
Perlu adanya penataan master
tools
Tidak adanya identifikasi pada master tools
Master tools tidak sesuai
4.9 Tahap Rapi
Menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah.
Gambar 4.4 Penataan master tools setelah dilakukannya 5R
1. Melakukan penempatan master tools sehingga kegiatan yang merupakan pemborosan seperti pencarian master tools dapat diminimaslisir.
2. Memisahkan jenis master tools menurut masing – masing mesin pada rak penyimpanan.
4.10 Tahap Resik
Membersihkan tempat/lingkungan kerja, mesin/peralatan dan barang-barang agar tidak terdapat debu dan kotoran.
1. Membersihkan Master tools ketika sudah selesai dipakai. 2. Membersihkan ruangan Tools Room.
3. Meletakkan master tools kembali pada rak yang sesuai dengan nomor identifikasi
4.11 Tahap Rawat
Mempertahankan hasil yang telash dicapai pada 3R sebelumnya dengan membakukannya (standardisasi).
1. Membiasakan cek fisik master tools ketika selesai digunakan. 2. Mengembalikan/meletakkan master tools sesuai tempatnya.
3. Membuat prosedure/mensosialisasikan proses yang benar pada proses peminjaman dan pengembalian pada tools room.
4.12 Tahap Rajin
Terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai.
1. Membiasakan selalu mendata master tools yang ingin dikembalikan dan dipinjam.
2. Mengurangi kebiasaan menaruh master tools pada sembarang tempat. 4.13 Pemberian no Identifikasi pada Master Tools
Selama ini tidak adanya penomoran terhadap master tools yang dapat mengakibatkan hilangnya master tools dan tidak ada pada box menjadi hal yang sangat tidak diinginkan. Pendataan tabung sangatlah berguna untuk proses peminjaman dan pengembalian ke rak master tools. Penomoran di dilakukan pad arak dan master tools itu sendiri agar ketika pengembalian petugas kalibrasi dimudahkan dengan menaruh sesuai dengan no yang sma pada rak master tools
4.14 Pendataan Peminjaman dan Pengembalian Master Tools
Pendataan sewaktu petugas meminjam dan mengembalikan master tools yang sebelumnya tidak ada sekarang menggunakn software excel dengan komputerisasi. Hal ini untuk mencegah hilangnya master tools dan dapat mengetahui kapan diambil dan kapan di kembalikan.
Tabel 4.4 Pendataan Master Tools Master tool ID Serial No Description Date of out ID Name Date of in ID Name Customer 1 400103-AB Angle Block 15-Sep-16 707 Randy 15-Sep-16 707 Randy ABC
Mengambil master tools pada rak dan menaruh pada box
Menginput tanggal keluar master tools dan nama yang meminjam dengan komputerisasi
Menginput tanggal masuk master tools dan nama yang meminjam dengan komputerisasi
Mengembalikan master tools sesuai dengan no pada rak
4.15 Analisa Hasil Penggunaan 5R
Dari Hasil analisa yang didapat bahwa penggunaan metode 5R dengan sistem komputerisasi sangat membantu untuk pendataan dan mengontrol master tools di PT. XYZ
Gambar 4.6 Proses peminjaman dan pengembalian setelah 5R
Dengan penerapan metode 5R dan perubahan proses peminjaman dan pengembalian menjadi sangat terkontrol dan masalah hilangnya master tools, waktu dalam proses peminjaman dan pengembalian sudah tidak diketemukan. Dan kerugian sebesar IDR 14,633,000 sudah tidak perlu lagi ada.
