2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Manajemen Gudang
Sistem manajemen gudang digunakan untuk mengontrol kegiatan pergudangan dan biasa disebut dengan warehouse management system.
Pengontrolan terhadap gudang dilakukan untuk dapat mengurangi biaya yang ada di dalam gudang, dapat menyediakan informasi stok barang di gudang secara akurat serta penempatan dan pengambilan barang di dalam gudang secara efektif dan efisien. Tujuan dari warehouse management system (Mulcahy, 1994) yaitu:
Menurunkan tingkat persediaan
Meminimalkan pengeluaran produksi heraperusahaan
Menjamin perlindungan aset perusahaan
Memaksimalkan utilitas sumber daya, ruang penyimpanan dan perlengkapan gudang
Manajemen pergudangan dirancang untuk mengontrol seluruh kegiatan yang ada di gudang. Syarat penggunaan manajemen pergudangan adalah memiliki lokasi yang fleksibel, menggunakan dokumen untuk informasi gudang serta memiliki bangunan yang berintegrasi langsung dengan data yang ada di dalam gudang (Hill, 2006). Tujuan dari manajemen pergudangan adalah untuk menyediakan prosedur yang menangani permintaan dan pengembalian dalam suatu model fasilitas perusahaan dalam mengelola storage, stok barang dan barang yang akan keluar dari gudang (Hill, 2006).
Pengaturan dalam manajemen gudang meliputi pengaturan proses, sumber daya, produk, layout dan sarana pendukung lainnya. Manajemen gudang yang baik dapat membuat produk diterima, disimpan dan dikeluarkan dalam kondisi dan jumlah yang sesuai serta waktu yang seminimal mungkin. Manajemen gudang yang baik juga menyebabkan kapasitas penyimpanan bertambah dikarenakan pengaturan layout gudang yang maksimal.
2.1.1 Gudang
Gudang merupakan sebuah ruangan atau bangunan secara fisik yang mempunyai kriteria tertentu dan digunakan untuk menyimpan barang dan bahan serta terdapat proses pergudangan berupa material handling dan storage (Emmett, 2005). Fungsi dari gudang dapat dibagi ke dalam tiga kategori (Yunarto, 2005) antara lain:
1. Storage (penyimpanan)
Fungsi gudang sebagai storage merupakan fungsi gudang yang paling utama.
Fungsi ini memiliki kegiatan menerima barang dari supplier atau manufaktur untuk memenuhi permintaan konsumen. Fungsi penyimpanan membuat gudang berperan untuk menjaga dan menjamin ketersediaan produk dengan siklus order yang sesuai. Permintaan barang dari gudang yang fluktuatif dapat diantisipasi dengan penyimpanan stok dalam jumlah tertentu.
2. Movement (perpindahan)
Fungsi perpindahan bertujuan untuk memperbaiki perputaran inventory sehingga dapat mempercepat perputaran keluar masuk barang. Aktivitas dari fungsi perpindahan dapat dibagi menjadi (Yunarto, 2005):
Receiving (penerimaan)
Aktivitas penerimaan terdiri atas aktivitas membongkar muatan, menghitung kuantitas barang yang diterima, melakukan inspeksi kualitas barang yang diterima dan aktivitas lain mengenai proses penerimaan barang di gudang.
Prepackaging
Aktivitas prepackaging dilakukan setelah semua material yang masuk dicatat.
Putaway
Putaway merupakan proses transportasi barang dari penerimaan menuju ke gudang untuk disimpan.
Storage
Aktivitas penyimpanan barang selama barang masih belum digunakan dalam proses produksi.
Customer order picking
Aktivitas customer order picking merupakan proses pemindahan barang dari gudang penyimpanan untuk kemudian diproses untuk dikirim.
Packing
Aktivitas packing merupakan proses mempersiapkan barang sebelum dikirim ke konsumen.
Sortation
Aktivitas penyortiran barang-barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi order dari konsumen.
Cross docking
Aktivitas cross docking merupakan aktivitas penerimaan barang yang langsung disiapkan untuk dikirim tanpa harus disimpan terlebih dahulu.
Shipping
Aktivitas shipping merupakan aktivitas pengiriman barang ke konsumen yang meliputi proses pengeluaran produk atau barang kemudian dikirim menggunakan alat pengangkut (transportasi).
3. Information Transfer (transfer informasi)
Fungsi information transfer dari gudang adalah untuk menyediakan informasi untuk pihak gudang maupun pihak luar gudang. Aktivitas information transfer biasanya berisi stok barang yang ada di gudang, lokasi barang di gudang serta beberapa informasi lainnya. Fungsi ini sangat diperlukan untuk membantu apabila akan melakukan purchasing barang yang akan digunakan dengan melihat stok barang yang ada di gudang terlebih dahulu.
2.1.2 Layout Gudang
Layout gudang (Mulcahy, 1994) merupakan salah satu aspek yang harus diperhatikan dalam manajemen gudang. Layout perusahaan yang baik akan berdampak pada aliran barang dapat berjalan lancar. Layout gudang juga harus mencakup lokasi untuk menyimpan raw material dan produk jadi. Aspek yang perlu diperhatikan dalam pengaturan layout gudang adalah penempatan produk, pengaturan Aisle dan transportasi .
2.1.2.1 Penempatan Produk
Kecepatan pergerakan produk dari raw material sampai ke konsumen menjadi salah satu prioritas utama dari layout gudang. Kecepatan dari pergerakan produk dapat diatasi dengan penempatan lokasi barang yang baik pada gudang.
Sistem penempatan produk dapat dilihat berdasarkan kecepatan aliran produk dan dibagi menjadi tiga yaitu slow moving, medium moving dan fast moving (Harmon, 1993).
Barang slow moving
Barang dengan aliran sangat lambat sehingga akan tersedia di gudang dalam jangka waktu yang lama
Barang medium moving
Barang dengan aliran yang sedang, tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lama.
Barang medium moving relatif lebih lama dibanding dengan fast moving.
Barang fast moving
Barang dengan aliran sangat cepat dan berada di gudang dalam waktu yang relative cukup singkat.
Penempatan lokasi berdasarkan kecepatan perpindahan barang dapat dibedakan dengan menggunakan sistem klasifikasi produk. Klasifikasi produk digunakan sebagai pertimbangan untuk menempatkan produk dan menggolongkan produk yang ada. Klasifikasi produk fast moving, medium moving dan slow moving dilakukan dengan mengunakan frekuensi perpindahan bahan yang digunakan di perusahaan.
Produk dengan klasifikasi fast moving seharusnya diletakkan di tempat yang paling mudah dijangkau. Penempatan tersebut dikarenakan adanya transportasi pengambilan barang dengan klasifikasi fast moving yang cukup sering dilakukan untuk proses produksi. Produk dengan klasifikasi slow moving seharusnya diletakkan di tempat yang paling sulit dijangkau. Penempatan tersebut dikarenakan transportasi barang dengan klasifikasi slow moving cukup jarang dilakukan.
2.1.2.2 Pengaturan Jarak Aisle
Salah satu aspek penting dalam layout gudang adalah dengan melihat pengaturan jarak Aisle. Hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan jarak Aisle (Mulcahy, 1994) adalah ukuran pallet, susunan produk dan jarak transportasi.
Lebar dari aisle menyesuaikan dengan ukuran pallet dan lebar dari forklift yang digunakan. Permasalahan yang umum terjadi adalah ketika perusahaan memiliki beberapa jenis pallet dengan ukuran berbeda. Solusi dari perbedaan pallet tersebut dapat menggunakan ukuran pallet terbesar untuk menjadi acuan. Solusi tersebut memiliki kerugian yaitu akan terdapat banyak ruang sisa untuk ukuran pallet yang lebih kecil. Solusi lain yang dapat digunakan adalah dengan memisahkan pallet dengan ukuran yang berbeda. Pengukuran jarak rectilinier dengan pengaturan Aisle diukur menggunakan jarak sepanjang lintasan yang dilalui oleh alat pemindah bahan. Contoh gambar pengaturan jarak aisle dapat dilihat pada Gambar 2.1. Pengukuran jarak pada Gambar 2.1 dengan menambahkan jarak pada huruf a,b,c dan d.
Gambar 2.1. Jarak Rectilinier dengan Pengaturan Aisle Sumber: Facilities Design 3rd edition (Heragu, 2008).
2.1.2.3 Transportasi
Transportasi digunakan perusahaan untuk memindahkan barang dari suatu tempat ke tempat lain. Fasilitas transportasi harus didesain untuk meminimalkan operator, aman dalam penggunaan, ekonomis dan tidak merusak barang yang diangkut (Emmett, 2005). Contoh dari fasilitas transportasi yang umumnya digunakan oleh perusahaan adalah forklift, crane dan conveyor.
Penggunaan fasilitas transportasi memiliki kelebihan dan kelemahan tersendiri.
Kelebihan dari penggunaan alat transportasi adalah minimalnya penggunaan operator untuk memindahkan bahan sehingga juga meminimalkan adanya cidera akibat membawa barang yang cukup berat. Kelemahan dari adanya transportasi yaitu terdapat waktu yang digunakan dalam proses transportasi tersebut atau disebut waktu delay akibat tidak adanya nilai tambah dari produk saat dipindahkan.
Minimalnya jarak tempuh transportasi dapat mengurangi waktu delay sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Cara untuk meminimalkan waktu transportasi dapat dilakukan dengan menempatkan bahan yang akan digunakan dengan jarak yang tidak jauh dari lokasi proses selanjutnya. Cara lain adalah dengan mengatur layout dari gudang sehingga barang yang sering digunakan berada di daerah yang mudah dijangkau. Penempatan bahan tersebut membuat waktu transportasi bahan yang sering digunakan menjadi relatif lebih singkat.
2.1.3 Inventory
Inventory merupakan sejumlah barang yang disimpan kemudian digunakan untuk tujuan tertentu seperti proses produksi, suku cadang mesin atau untuk dijual kembali. Jenis inventory dapat dibedakan menjadi beberapa (Tersine, 1994) yaitu:
Supplies (bahan pendukung)
Bahan yang digunakan untuk mendukung proses produksi seperti ampelas, mata bor, dan peralatan lain.
Raw materials (bahan baku)
Bahan yang digunakan sebagai input utama dari proses produksi dan akan diproses sedemikian rupa dengan memberikan nilai tambah sehingga akan menjadi produk jadi.
In process goods (barang setengah jadi)
Produk yang masih dalam proses pengerjaan atau belum selesai dikerjakan.
Produk ini biasanya menjadi inventory apabila terdapat antrian dari proses selanjutnya yang belum selesai dikerjakan.
Finished goods (barang jadi)
Produk akhir yang telah siap dijual ke konsumen setelah melalui proses produksi hingga inspeksi tahap akhir.
Pengaturan inventory yang baik dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dengan lokasi dan jumlah yang sesuai. Jumlah inventory apabila kurang dari kebutuhan akan merugikan perusahaan dikarenakan proses produksi akan berhenti apabila bahan yang diperlukan tidak ada. Jumlah inventory yang berlebihan juga akan merugikan perusahaan dikarenakan adanya biaya-biaya tambahan yang tidak terlihat. Biaya-biaya yang muncul akibat adanya inventory (Tersine, 1994) adalah sebagai berikut:
Purchasing cost (biaya pembelian)
Purchasing cost adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli bahan dari supplier. Purchasing cost dapat diminimalkan dengan kondisi level kuantitas pembelian dengan kondisi quantity discount atau diskon yang diberikan oleh supplier dengan pembelian dalam jumlah tertentu.
Order atau setup cost (biaya pemesanan)
Biaya pemesanan adalah biaya yang muncul ketika melakukan pesanan ke supplier. Order cost dapat berupa penerimaan barang dan inspeksi barang yang datang. Setup cost dapat berupa persiapan yang dilakukan untuk proses produksi.
Holding cost (biaya simpan)
Holding cost adalah biaya yang muncul karena adanya barang yang diam di gudang untuk investasi, menunggu proses produksi, dan beberapa alasan lain.
Holding cost dapat berupa biaya modal barang tersebut dan biaya tempat inventory yang digunakan.
Stockout cost (biaya kehabisan stok barang)
Stockout cost adalah biaya yang muncul sebagai konsekuensi yang harus diterima akibat material yang kurang. Konsekuensi yang ditimbulkan dapat berupa backorder, kehilangan kepercayaan customer dan kehilangan profit serta penundaan waktu penyelesaian produk.
Perangkat untuk penyimpanan bahan dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti penggunaan pallet dan penggunaan rak (Mulcahy, 1994). Penggunaan
Pallet dapat mempermudah pergerakan produk untuk diangkat menggunakan forklift dan melindungi produk dari kerusakan akibat gesekan dan suhu lantai.
Penggunaan rak dapat menambah kapasitas gudang tanpa adanya perluasan gudang. Penggunaan sistem rak biasanya dilakukan secara bertingkat untuk mempermudah pengaturan layout gudang.
2.1.4 Pengendalian Persediaan
Pengendalian dari persediaan merupakan hal yang penting untuk perusahaan dalam mengatur inventory agar tidak tejadi stockout ataupun kelebihan inventory. Tujuan pengendalian persediaan adalah sebagai berikut:
Menyediakan bahan agar proses produksi tidak terganggu.
Meminimalkan biaya investasi untuk membeli bahan.
Mengatasi fluktuasi permintaan.
Meminimalkan persediaan untuk mengatasi pergantian demand dari customer.
Pengendalian persediaan dapat diatur dengan cara mengatur jumlah pemesanan. Sistem persediaan dapat dibagi menjadi dua yaitu periodic inventory review system dan continuous review inventory system. Perhitungan level base stock pada periodic inventory review system adalah:
S = (r+L)µ + zσ√ (2.1)
Dimana:
S = base stock (persediaan maksimum) r = periodic review
L = lead time
µ = rata-rata permintaan produk selama lead time z = service level (distribusi normal)
σ = standar deviasi permintaan produk selama lead time
Service level (Tersine, 1994) merupakan kemampuan perusahaan untuk memenuhi keinginan customer. Service level pada umumnya ditentukan sendiri secara subjektif oleh perusahaan menggunakan persentase. Service level yang 100% menunjukkan bahwa keinginan customer selalu terpenuhi.
Jumlah barang yang dipesan pada akhir periode dengan melihat jumlah
barang on hand tidak boleh melebihi batas base stock yang ditentukan.
Perhitungan jumlah barang yang dipesan yaitu:
Q = S - I (2.2)
Dimana :
Q = jumlah barang yang dipesan S = base stock (persediaan maksimum) I = inventory on hand
2.2 Tata Letak Fasilitas
Tata letak merupakan salah satu hal yang memiliki pengaruh yang cukup besar untuk produktivitas perusahaan. Perancangan tata letak yang baik dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari proses produksi perusahaan. Tata letak pabrik (Wignjosoebroto, 2009) didefinisikan sebagai tata cara pengaturan untuk menunjang kelancaran proses produksi. Pengaturan yang dilakukan akan memanfaatkan luas area (space) untuk penempatan produk bahan baku, penempatan mesin, kelancaran aliran material, penyimpanan material yang baik dan sebagainya. Menurut Wignjosoebroto, tata letak yang baik memiliki tujuan:
Memaksimalkan penggunaan ruang
Memaksimalkan penggunaan peralatan
Memaksimalkan penggunaan pekerja
Memaksimalkan kemudahan penerimaan material dan pengiriman barang
Memaksimalkan perlindungan aset material perusahaan
Tata letak gudang adalah penataan lokasi penyimpanan barang yang ada di dalam gudang. Penataan tersebut bertujuan untuk mempermudah transportasi barang di dalam gudang serta adanya informasi barang di gudang yang jelas.
Informasi barang yang jelas dapat digunakan pihak internal gudang maupun pihak external dari departemen lain seperti perencanaan pembelian dengan melihat stok di gudang oleh departemen purchasing. Keuntungan yang bisa diperoleh dari penataan letak yang baik: (Wignjosoebroto, 2009)
Mengurangi delay
Menghemat penggunaan area
Mengurangi adanya transportasi
Mengurangi work-in process
Meningkatkan output dengan mempersingkat waktu proses produksi
Meningkatkan kualitas produk
2.2.1 Jenis-jenis Pengukuran Jarak
Jenis perkiraan pengukuran jarak pada tata letak dapat dibagi menjadi beberapa yaitu:
1. Jarak Euclidean 2. Jarak Rectilinier 3. Square Euclidean
4. Jarak Rectilinier dengan Pengaturan Aisle 5. Adjacency
2.2.2 Analisa Hubungan Aktivitas
Ketidaksesuaian tata letak dengan pola aliran bahan material seringkali menyebabkan aliran bahan menjadi tidak lancar. Ketidaksesuaian tata letak tersebut dievaluasi menggunakan beberapa teknik analisis untuk tata letak yang lebih baik dan sesuai dengan pola aliran. Beberapa metode yang dapat digunakan untuk merencanakan tata letak adalah sebagai berikut:
1. From-To chart
2. Activity relationship chart (ARC) 3. Inflow atau outflow
4. Perhitungan jarak antar fasilitas 5. Ongkos Material Handling (OMH) 6. Tabel Skala Prioritas (TSP)
2.3 Racking System
Racking system adalah suatu metode yang dapat digunakan untuk memaksimalkan fungsi dan kapasitas gudang. Metode racking system dilakukan dengan menggunakan rak sehingga dapat menyimpan bahan dalam jumlah yang lebih banyak. Metode racking system harus didukung oleh klasifikasi barang yang
terjangkau. Identifikasi barang juga harus digunakan agar bahan dalam inventory mudah dicar apabila akan digunakan. Klasifikasi dan identifikasi bahan dapat membantu meminimalkan jarak tempuh (transportasi) dalam pengambilan bahan yang digunakan.
