28
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Sejarah Singkat Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
Wilayah Kalimantan yang terdiri dari Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, Kalimantan Timur dan Kalimantan Utara, untuk kegiatan pendidikan dan pelatihan bidang Pekerjaan Umum sebelumnya menjadi bagian dari wilayah layanan Balai Diklat PU Wilayah III yang berlokasi di Yogyakarta.
Dalam perkembangannya, berdasarkan keputusan Menteri Permukiman dan Prasarana Wilayah, Nomor: 01/KPTS/M/2001 Tanggal 4 Januari 2001, di bentuk Balai Pendidikan dan Pelatihan Wilayah VIII, yang berlokasi di Banjarmasin dengan layanan wilayah kerja meliputi Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan tengah, Kalimantan Timur dan Kalimantan Selatan.
Dengan adanya reorganisasi dan Departemen Permukiman dan Prasaran Wilayah menjadi Departemen Pekerjaan Umum pada Tahun 2005, dasar hukum terbentuknya Balai Diklat PU Wilayah VIII, ditetapkan kembali melalui Peraturan Menteri Pekerjaan Umum, nomor: 537/PRT/M/2005, tanggal 13 Desember 2005, tentang organisasi dan tata kerja Balai Pendidikan dan Pelatihan Pekerjaan Umum.
Pada tahun 2010 terjadi lagi perubahan dari Departemen Pekerjaan Umum Menejadi Kementerian Pekerjaan Umum, maka dasar Penetapan organisasi Balai Diklat, juga berubah menjadi tertuang dalam Keputusan Menteri PU No. 21/PRT/M/2010, tanggal 31 Desember 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pengelola Teknis Kementerian Pekerjaan Umum.
Tahun 2016, terjadi lagi perubahan nomenklatur organisasi, yaitu menjadi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, dan dasar penetapan organisasi Balai Diklat, juga diubah kembali, yaitu ditetapkan kembali melalui pemen PUPR No.20/PRT/M/2016, tentang Organisasi dan
29
Tata Kerja Unit Pengelolaan teknis Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan rakyat, denga layanan wilayah kerja tetap yaitu seluruh Kalimantan, dengan struktur berada dibawah Badan pengembangan Sumber Daya Manusia.
2. Struktur Organisasi Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
Berikut struktur organisasi Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin dapat di lihat pada Bagan 4.1.
Bagan 4.2. Struktur Organisasi Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (2018)
30
3. Uraian Tugas Pimpinan serta Pegawai Instansi
Berdasarkan struktur organisasi diatas, maka uraian tugas masing-masing bagian dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Kepala balai
Kepala balai memiliki tugas sebagai berikut :
1) Melaksanakan pengadaan peralatan fasilitas perkantoran.
2) Menetapkan rencana, program dan anggaran di lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Menetapkan laporan kinerja Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Melaksanakan system informasi pendidikan dan pelatihan serta diseminasi.
5) Melaksakan pemantauan dan evaluasi pemyelenggaraan pendidikan dan pelatihan.
6) Melaksanakan penyusunan laporan akuntansi keuangan dan akuntansi barang milik Negara dilingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
7) Melaksanakan layanan perkantoran dan layanan sarana pendidikan dan pelatihan dilingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
8) Melaksakan penyusunan laporan PNBP.
9) Melaksanakan urusan Tata Usaha dan Rumah Tangga Balai. 10) Menyelenggarakan layanan pelatihan teknis bidang pekerjaan
umum dan perumahan rakyat kepada pegawai pemerintah sebanyak 850 orang.
b. Kepala subbag TU
Kepala subbag TU mempunyai tugas yaitu:
1) Melaksakan kegiatan pembinaan dan peningkatan kapasitas SDM (character building).
2) Melaksanakan kegiatan pembinaan dan peningkatan kapasitas SDM (kursus-kursus).
31
3) Melaksanakan kegiatan peningkatan kualitas penyelenggaraan kegiatan (SMM dan SPIP).
4) Melaksanakan kegiatan pengeloaan barang milik Negara, keuangan dan SAI.
5) Melaksanakan pembayaran gaji dan tunjangan.
6) Melakukan pemeliharaan gedung, kantor, dan rumah Negara. 7) Melakukan perawatan kendaraan bermotor.
8) Melakukan perbaikan peralatan.
9) Melakukan pembayaran langganan daya dan jasa. 10) Melakukan operasional perkantoran.
11) Menyiapkan pakaian dinas pegawai.
12) Melakukan penyusunan laporan akuntansi keuangan, dan akuntansi milik Negara di lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
13) Melakukan penyusunan laporan PNBP.
14) Melakukan urusan kepegawaian, tata persuratan, tata kearsipan, perpustakaan, dan dokumentasi.
Kepala subbag TU mengkoordinir beberapa bagian, yaitu: 1) Bendahara
Bendahara memiliki tugas yaitu :
a) Membukukan seluruh transaksi keuangan yang dilakukan satuan kerja pada buku kas umum (BKU), buku pembantu kas, serta buku lainnya melalui aplikasi SILABI.
b) Menyiapkan rincian jumlah pengajuan SPPUP, SPPTUP, SPPGUP serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
c) Mengarsipkan bukti-bukti keuangan secara layak.
d) Menguji kebenaran tagihan pembayaran UP sebelum dilakukan pembayaran.
e) Melakukan pembayaran melalui uang persediaan atas persetujuan PPK.
32
f) Menerima dan penyetor pajak dan penerimaan lainnya ke rekening kas Negara, serta melaporkannya dengan tepat waktu. g) Melakukan pengamanan kas serta surat-surat berharga lainnya
yang berada dalam pengurusannya (brankas).
h) Menyusun dan melaporkan laporan pertanggung jawaban bendahara (LPJ) dan kelengkapannya.
2) Penata keuangan
Penata Keuangan memiliki tugas yaitu :
a) Mengumpulkan bahan terkait administrasi keuangan.
b) Menyiapkan kelengkapan dokumen SPM LS kontraktual dan non kontraktual.
c) Membuat data specimen pejabat kesatkeran serta kelengkapan surat dan berkasnya.
d) Mengumpulkan data dan mengolah laporan penghematan energy perkantoran.
e) Melaksanakan penyimpanan dan penataan berkas SP2D. f) Membuat kelengkapan data perjalanan dinas pengajar dan
kepala balai.
g) Melaksanakan pembayaran hononarium. h) Membuat daftar pembayaran gaji PPNPN.
i) Membuat kartu pengawasan kontrak dan realisasi kontrak. j) Mengelola aplikasi SAS terkait SPM.
k) Membuat laporan keuangan.
l) Melakukan penyimpanan surat-surat dan dokumen administrasi keuangan.
m) Melakukan monitoring pendaftaran kontrak di web SPAN per bendaharaan dan email satker.
3) Pengatur sarana kantor
Pengatur sarana kantor memiliki tugas yaitu :
a) Menyiapkan perlengkapan dan lokasi pelaksaan diklat. b) Menyiapkan materi/modul, ATK dan pedoman diklat.
33
c) Menyiapkan kebutuhan/bahan persiapan dan pelaksanaan survey lapangan dan mendampingi pelaksaan praktik kerja lapangan.
d) Menginventarisir biodata dan daftar hadir peserta dan pengajar. e) Mengumpulkan dan menginventarisir bukti/rekaman penyelenggaraan diklat meliputi materi/modul (hardcopy/softcopy), absensi dan lain-lain terkat penyusunan laporan penyelenggaraan diklat.
4) Penata kepegawaian
Penata kepegawaian memiliki tugas yaitu :
a) Menyusun analisis beban kerja dan analisis jabatan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b) Mengerjakan administrasi usul kenaikan pangkat. c) Mengerjakan administrasi usul pembinaan/PNS.
d) Menyusun kebutuhan diklat pegawai Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
e) Mengerjakan administrasi penghargaan/tanda jasa PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
f) Mengerjakan pengelolaan informasi data kepegawaian pada aplikasi Ehrm.
g) Mengerjakan administrasi disiplin dan pengendalian kepegawaian.
h) Mengerjakan administrasi pemberhentian (pengusulan pension) PNS.
i) Mengerjakan pengelolaan aplikasi absensi sidik jari pegawai Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
j) Mengerjakan administrasi ijin perceraian. k) Mengerjakan administrasi cuti.
34
m) Mengerjakan pengelolaan penilaian prestasi kerja PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin dan evaluasi kinerja pegawai.
n) Menyusun bisnis proses Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
o) Menyusun daftar kenaikan gaji berkala PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
p) Menyusun daftar urut kepangkatan (DUK) PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
q) Mengerjakan administrasi siswa magang.
r) Mengelola dan mengerjakan administrasi aplikasi TNDE. 5) Penata BMN
Penata BMN memiliki tugas yaitu :
a) Menyiapkan dan mengirimkan data SIMAK BMN ke petugas SAIBA untuk rekon bulanan sebelum tanggal 10.
b) Membuat laporan BMN semesteran dan tahunan.
c) Melakukan rekonsiliasi BMN semesteran dan tahunan ke kantor KPKNL.
d) Melaksanakan penghapusan BMN. e) Membuat laporan wasdal.
f) Membuat PSP Laptop dan KDO.
g) Menyiapkan dan memeriksa kelengkapan kontrak pemeliharaan gedung kantor, rumah dinas, mess, dan kontrak per/diklat. h) Membuat nomor kode BMN.
i) Menempelkan kode barang BMN
j) Membuat rekap penomoran dokumen kontrak (SPK, SPMK, BAST, dan Berkoordinasi dengan petugas kesatkeran lainnya untuk pendaftaran kontrak ke KPPN.
k) Menyusun rencana pemeliharaan perkantoran (triwulan). l) Menyiapkan kontrak pengadaan toner.
35
n) Memeriksa tagihan lapangan internet (bulanan). 6) Driver
Driver mempunyai tugas yaitu :
a) Mengantar ataupun menjemput para pejabat dan pegawai. b) Mencuci mobil.
7) Satpam
Satpam mempunyai tugas yaitu :
a) Menjaga dan memeriksa keamanan kantor. b) Mencatat pemakaian kendaraan dinas.
c. Kepala seksi program dan evaluasi
Kepala seksi program dan evaluasi mempunyai tugas yaitu : 1) Melakukan kegiatan penyusunan akan diklat (KAD) serta
desiminasi di Kalimantan.
2) Melakukan penyusunan rencana, program dan anggaran di lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Melakukan penyusunan laporan kinerja Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Melakukan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan.
5) Melakukan penyusunan system pelaporan secara elektronik ( e-monitoring).
Kepala seksi program dan evaluasi mengkoordinir beberapa bagian, yaitu:
1) Penyusunan program & anggaran
Penyusunan Program & Anggaran mempunyai tugas yaitu : a) Menjalani tugas belajar Magister Pembangunan wilayah dan
kota pada universitas di Ponegoro.
b) Menyusun analisa beban kerja dan analisa jabatan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
36
d) Mengerjakan administrasi usul kenaikan/pembebasan jabatan fungsional.
e) Menyusun kebutuhan diklat PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
f) Mengerjakan administrasi penghargaan/tanda jasa PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
g) Mengerjakan pengelolaan informasi data kepegawaian pada Ehrm.
h) Mengerjakan administrasi disiplin dan pengendalian kepegawaian.
i) Mengerjakan administrasi pemberhentian (pengusulan pension) PNS.
j) Mengerjakan pengelolaan aplikasi absensi sidik jari pegawai Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
k) Mengerjakan administrasi ijin perceraian. l) Mengerjakan administrasi cuti.
m) Mengerjakan administrasi pemindahan (usul mutasi) pegawai. n) Mengerjakan pengelolaan penilaian prestasi kerja PNS Balai
Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
o) Menyusun bisnis proses Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
p) Menyusun daftar kenaikan gaji berkala PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
q) Menyusun daftar urut kepangkatan DUK PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
2) Pengelolaan monev dan pelaporan
Pengelolaan monev dan pelaporan mempunyai tugas yaitu : a) Membuat laporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan.
b) Membuat laporan realisasi triwulan dan akhir tahun. c) Membuat LAKIP.
37
d) Melakukan pengukuran kinerja kegiatan (PKK) dan pengukuran pencapaian sasaran (PPS).
e) Melakukan perekaman dan pemutakhiran dan pelaksanaan RKT dan kinerja unit organisasi.
f) Melakukan evaluasi kinerja atas pelaksaan RKA/KL.
d. Kasi penyelenggara
Kasi penyelenggara mempunyai tugas yaitu :
1) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang jalan dan jembatan. 2) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang permukiman. 3) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang perumahan.
4) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang pengembangan infrastruktur wilayah.
5) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang sumberdaya air. 6) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang konstruksi. 7) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang manajemen. 8) Melaksanakan pelatihan teknis PUPR bidang jabatan fungsional.
Kasi penyelenggara mengkoordinir beberapa bagian, yaitu: 1) Penata diklat
Penata diklat mempunyai tugas yaitu :
a) Menyiapkan perlengkapan dan lokasi pelaksanaan diklat. b) Menyiapkan materi/modul, ATK dan pedoman diklat.
c) Menyiapkan kebutuhan/bahan persiapan dan pelaksanaan survey lapangan dan mendampingi pelaksaan praktik kerja lapangan.
d) menginventarisir biodata dan daftar hadir peserta dan pengajar. e) Mengumpulkan dan menginventarisir bukti/rekaman penyelenggaraan diklat meliputi materi/modul (hardcopy/softcopy), absensi dan lain-lain terkat penyusunan laporan penyelenggaraan diklat.
f) Mengelola arsip surat masuk dan surat keluar seksi penyelenggara.
38
e. Kelompok jafung
Kelompok jafung mempunyai tugas yaitu : 1) Mengikuti pendidikan dan pelatihan. 2) Melaksanakan tatap muka kelas. 3) Menyusun bahan ajar.
4) Menyusun bahan tayang. 5) Menyusun GBPP/SAP. 6) Menyusun soal ujian. 7) Memeriksa soal ujian.
8) Mengikuti kegiatan penunjang widyaiswara (lokakarya/seminar)
B.Pembahasan
1. Sistem Akuntansi Penggajian Pegawai Negeri Sipil di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin
a. Deskripsi Pokok
Sistem akuntansi penggajian Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi pembuatan daftar gaji, fungsi penginputan data, fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam mengeluarkan surat keterangan kenaikan gaji berkala dan surat daftar perubahan pegawai.
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PNS yang dilakukan secara otomatis oleh mesin kehadiran fingerprint. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam membuat daftar gaji dan rekapitulasi gaji induk PNS. Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam menginput beberapa dokumen ke dalam aplikasi Gaji Pegawai PNS (GPP), input data surat pernyataan pertanggungjawaban, daftar gaji dan rekapitulasi gaji induk yang disimpan dalam bentuk softcopy di flashdisk. Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi surat-surat yang terkait dengan daftar gaji, rekapitulasi gaji induk dan dokumen terkait lainnya.
39
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas pengarsipan data permanen dokumen-dokumen terkait penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah: 1) Daftar nama dan jumlah PNS.
2) Nomor Induk Pegawai (NIP) dan golongan PNS. 3) Jumlah gaji PNS yang menjadi beban pemerintah.
4) Jumlah gaji PNS yang diterima oleh PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok PNS yang menjadi beban pemerintah selama periode tertentu.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi kepegawaian dilakukan oleh 2 bagian, yaitu:
a) Bagian kepegawaian mengeluarkan surat keterangan untuk kenaikan gaji berkala dan surat perubahan pegawai.
b) Bagian Petugas Pengelola Administrasi Belanja Pegawai (PPABP) mengeluarkan Surat Daftar Perubahan Pegawai (SDPP), dan Surat Keterangan Kenaikan Gaji Berkala (SKKGB). 2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PNS yang dilakukan secara otomatis oleh mesin kehadiran fingerprint. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji beserta Rekapitulasi Gaji Induk (RGI), dan Surat Setoran Pajak (SSP). Fungsi ini dilakukan Bagian PPABP.
40
4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data dilakukan oleh 3 bagian, yaitu:
a) Bagian PPABP memasukkan data gaji PNS dari beberapa dokumen menggunakan aplikasi Gaji Pegawai PNS (GPP). Penginputan ini harus dilakukan oleh Bagian PPABP sebelum semua dokumen dilanjutkan ke tahap selanjutnya.
b) Bagian Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memasukkan data daftar gaji PNS dan rekapitulasi gaji induk setelah dokumen tersebut sudah diverifikasi oleh PPK dan disimpan dalam bentuk softcopy di flashdisk. Penginputan ini hanya dilakukan oleh bagian PPK.
c) Bagian Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSPM) memasukkan data daftar gaji PNS dan rekapitulasi gaji induk untuk mencetak SPM setelah dokumen tersebut di verifikasi oleh bagian PPSPM.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data dilakukan oleh 5 bagian, yaitu:
a) Bagian Kepegawaian melakukan verifikasi daftar hadir PNS setelah dokumen tersebut direkam oleh mesin kehadiran fingerprint.
b) Bagian Bendahara Pengeluaran melakukan verifikasi data daftar gaji PNS, rekapitulasi gaji induk, dan surat setoran pajak.
c) Bagian Kuasa Pengguna Anggaran melakukan verifikasi dokumen lanjutan yang telah diverifikasi oleh bagian bendahara pengeluaran.
d) Bagian PPK melakukan verifikasi dokumen lanjutan yang telah diverifikasi oleh bagian KPA.
e) Bagian PPSPM melakukan verifikasi data surat setoran pajak, rekapitulasi gaji PNS, dan surat perintah pembayaran.
41
6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen diverifikasi dan dikembalikan.
7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data dilakukan oleh 4 bagian, yaitu:
a) Bagian Kepegawaian melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir PNS.
b) Bagian PPABP melakukan pengarsipan permanen urut tanggal surat daftar perubahan pegawai dan surat keterangan kenaikan gaji berkala.
c) Bagian Bendahara Pengeluaran melakukan pengarsipan permanen urut tanggal pada surat perintah membayar lembar pertama, rekap gaji induk, dan daftar gaji pegawai setelah diverifikasi oleh bagian PPSPM, kemudian melakukan arsip permanen urut tanggal pada surat perintah membayar lembar kedua, surat setoran pajak, dan surat perintah pencairan dana setelah seluruh dokumen diverifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
d) Bagian PPSPM melakukan pengarsipan secara permanen urut tanggal surat perintah pembayaran.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir PNS. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh bagian kepegawaian dengan menggunakan mesin kehadiran otomatis fingerprint di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
42
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat daftar gaji, rekapitulasi daftar gaji , surat setoran pajak, dan surat daftar perubahan pegawai dengan menggunakan surat keterangan kenaikan gaji berkala sebagai dasar dalam penginputan data di aplikasi GPP yang akan dihitung secara otomatis dalam perhitungan potongan PPh pasal 21 masing-masing PNS.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa surat-surat keterangan dan pernyataan apakah sudah memenuhi syarat secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bagian kepegawaian melakukan verifikasi daftar hadir PNS dan di arsip permanen urut tanggal. Bagian bendahara pengeluaran melakukan verifikasi data daftar gaji PNS, rekapitulasi gaji induk, dan surat setoran pajak dan diserahkan ke Bagian KPA.
Apabila daftar gaji PNS, rekapitulasi gaji induk, dan surat setoran pajak memenuhi persyaratan selanjutnya akan diotorisasi Kepala Bagian KPA yang melakukan verifikasi data tersebut dan akan dilanjutkan ke bagian PPK. Apabila belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian Bendahara Pengeluaran.
Bagian PPK melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari bagian KPA apabila data penggajian PNS sudah memenuhi persyaratan akan diotorisasi kepala bagian PPK. Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian KPA.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari Bagian PPK apabila data penggajian PNS sudah memenuhi persyaratan akan diotorisasi Kepala Bagian PPSPM,. Apabila dokumen belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke
43
bagian PPK untuk diperiksa dan dilengkapi ulang sesuai dengan prosedur sebelum diserahkan ke Bagian Bendahara Pengeluaran. 4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara pengeluaran (Operator SPM) secara online dari KPPN setelah dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan dokumen lampiran.
5) Prosedur pembayaran gaji PNS
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara Umum Negara (BUN) setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. BUN secara langsung akan mencairkan dana ke akun Anjungan Tunai Mandiri (ATM) masing-masing PNS melalui Bank yang telah melakukan kerjasama dalam pembayaran gaji PNS setelah SP2D dikeluarkan oleh KPPN.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji dibuat oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat yang terkait dengan PNS, surat seperti Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala (SKKGB) yang diberikan oleh Kepala Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia (BPSDM) setelah diverifikasi terlebih dahulu. Tembusan ini kemudian dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar gaji.
2) Daftar Hadir PNS (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil rekaman mesin kehadiran fingerprint. DHP diarsip secara permanen urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
44
3) Daftar Gaji Pegawai (DGP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak satu lembar sebagai lampiran dokumen bersamaan dengan dokumen lainnya yang akan diverifikasi oleh bagian yang berwenang. DGP berisi informasi penggajian PNS, seperti nama PNS dan jumlah PNS, Nomor Induk Pegawai (NIP) dan golongan PNS, jumlah gaji PNS yang menjadi beban pemerintah, jumlah gaji PNS yang diterima oleh PNS selama periode tertentu, rincian biaya gaji pokok PNS yang menjadi beban pemerintah selama periode tertentu.
4) Rekapitulasi Gaji Induk (RGI)
Dokumen ini digunakan untuk membuat rekap gaji pokok PNS sebagai lampiran dokumen untuk diserahkan ke KPPN dalam bentuk softcopy di flashdisk. Setelah dibuat rekap dan diverifikasi oleh Bendahara Pengeluaran, KPA, PPK, dan PPSPM, dokumen RGI akan dikembalikan dan di arsip permanen urut tanggal di Bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Surat Setoran Pajak (SSP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak 4 lembar. SSP akan diverifikasi oleh bagian Bendahara Pengeluaran, KPA, PPK, dan PPSPM sebelum diserahkan ke KPPN. Lembar pertama dan kedua akan diarsipkan oleh KPPN setelah diverifikasi. SSP lembar ketiga dan keempat diarsipkan permanen urut tanggal di Bagian Bendahara Pengeluaran.
6) Surat Daftar Perubahan Pegawai (SDPP)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPABP sebanyak dua lembar, lembar pertama untuk keperluan verifikasi sebagai lampiran dokumen bersamaan dengan lampiran lainnya yang diserahkan dan diarsip oleh KPPN, dan lembar kedua di arsip secara permanen urut tanggal di Bagian PPABP .
45
7) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh PPK sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSM. Dokumen ini kemudian di arsipkan secara permanen urut tanggal di Bagian PPSPM.
8) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh bagian PPSPM sebanyak tiga lembar untuk keperluan verifikasi di Bagian PPSPM setelah dilakukannya pemeriksaan dokumen oleh bagian PPSPM dan diserahkan ke Bagian Bendahara Pengeluaran untuk diverifikasi oleh KPPN bersamaan dengan dokumen lampiran lainnya. SPM lembar pertama diarsip permanen urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran, SPM lembar kedua dan ketiga diserahkan ke KPPN, kemudian lembar ketiga diarsip oleh KPPN setelah diverifikasi dan lembar kedua dikembalikan ke Bagian Bendahara Pengeluaran setelah diverifikasi oleh KPPN.
9) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran secara online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran bersama dokumen lainnya.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Untuk catatan akuntansi yang digunakan di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu pada saat penginputan ke aplikasi SAS dan akan terinput ke laporan bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
46
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.3. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian PNS pada Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
47
Lanjutan
48
Lanjutan
49
50
Lanjutan
51
Lanjutan
52
53
Lanjutan
54
55
Keterangan:
DHP : Daftar Hadir Pegawai DKGB : Data Kenaikan Gaji Berkala
SKKGB : Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala RGI : Rekap Gaji Induk
DGP : Daftar Gaji Pegawai SSP : Surat Setoran Pajak
SDPP : Surat Daftar Perubahan Pegawai SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana SPM : Surat Perintah Membayar SPP : Surat Perintah Pembayaran
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajia PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian. Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Kepegawaian dan PPABP yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan dokumen yang berkaitan dengan PNS. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir PNS.
b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam pembuatan daftar gaji PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu beserta dengan rekapitulasinya. Sedangkan fungsi penginputan data hanya
56
bertanggung jawab dalam memasukkan data dari hardcopy ke komputer dalam bentuk softcopy.
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
a) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
b) Daftar gaji diotorisasi oleh fungsi kepegawaian di Bagian PPABP.
c) Seluruh dokumen penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin beserta lampiran diserahkan dan diverifikasi oleh KPPN.
d) Sebagian dokumen penggajian PNS Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin beserta lampiran yang sudah diverifikasi oleh KPPN dikembalikan dan arsip oleh bagian-bagian terkait di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. 3) Prosedur pencatatan
Prosedur pencatatan dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
a) Penginputan dokumen SKKGB ke dalam aplikasi GPP oleh fungsi penginputan data di Bagian Bendahara Pengeluaran. b) Penginputan dokumen RGI dan DGP ke komputer untuk
diserahkan ke KPPN dalam bentuk softcopy yang disimpan di dalam flashdisk.
4) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
a) Absensi PNS dengan menggunakan mesin daftar hadir fingerprint diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
57
b) Perhitungan pajak penghasilan direkonsiliasi dengan jumlah gaji yang diterima oleh PNS.
c) Dokumen beserta lampiran-lampiran penggajian PNS di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN dan sebagian dikembalikan dan diarsip di Bagian Bendahara Pengeluaran setelah selesai diverifikasi oleh bagian yang berwenang.
2. Sistem Akuntansi Penggajian Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri
di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
a. Deskripsi pokok
Sistem akuntansi penggajian Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi operator SPM, fungsi pembuatan daftar gaji, fungsi penginputan data, fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak PPNPN.
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PPNPN yang dilakukan secara otomatis oleh mesin kehadiran fingerprint. Fungsi operator SPM bertanggung jawab dalam mencetak SPP, SPM, dan SP2D. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam membuat daftar pembayaran penghasilan untuk PPNPN. Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam melakukan daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak PPNPN. Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi daftar hadir PPNPN, SPP, dan SPM.
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas pengarsipan data permanen dokumen-dokumen terkait penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
58
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah: 1) Daftar nama dan jumlah PPNPN.
2) Jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Jumlah gaji PPNPN yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Jumlah gaji PPNPN yang diterima oleh PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok PPNPN yang menjadi beban Pemerintah selama periode tertentu.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi Kepegawaian bertanggung jawab untuk mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak yang diotorisasi oleh Kepala Balai yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran. 2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir PPNPN yang dilakukan secara otomatis oleh mesin kehadiran fingerprint. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat dan mencetak daftar pembayaran penghasilan PPNPN yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data bertanggung jawab memasukkan data daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan
59
tenaga kerja kontrak PPNPN ke komputer yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam melakukan verifikasi daftar hadir PPNPN yang dilakukan oleh bagian Kepegawaian. Fungsi ini juga melakukan pemeriksaan dan verifikasi data SPP dan SPM yang dilakukan oleh bagian PPK dan PPSPM. 6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen dan lampiran diverifikasi dan dikembalikan. Fungsi ini juga mencetak SPP dan SPM, fungsi ini dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran. 7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak PPNPN setelah dilakukan peginputan data serta pengarsipan data permanen urut tanggal SPP dan SPM setelah diserahkan, kemudian diverifikasi dan dikembalikan oleh KPPN ke Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin di bagian Bendahara Pengeluaran. Fungsi ini juga melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir PPNPN di bagian Kepegawaian.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir PPNPN. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh bagian kepegawaian dengan menggunakan mesin kehadiran otomatis fingerprint di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
60
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat dan mencetak daftar pembayaran penghasilan dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak PPNPN sebagai dasar penginputan data dan pencetakan SPP dan SPM.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa surat-surat keputusan dan dokumen lain apakah sudah memenuhi persyaratan secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bagian PPK melakukan verifikasi SPP, SPM, DPPP, dan NRP apabila penggajian PPNPN sudah memenuhi persyaratan, akan diotorisasi oleh Kepala Bagian PPK dan menyerahkan ke bagian PPSPM. Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari bagian PPK apabila data penggajian PPNPN sudah memenuhi persyaratan akan diotorisasi oleh Kepala bagian PPSPM, apabila belum memenuhi persyaratan, dokumen akan dikembalikan ke bagian PPK untuk dilengkapi data-datanya sebelum diserahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara pengeluaran (Operator SPM) secara online dari KPPN setelah dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan dokumen lampiran.
5) Prosedur pembayaran gaji PPNPN
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara Umum Negara (BUN) setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian PPNPN di Balai Diklat
61
PUPR Wilayah VII Banjarmasin. BUN secara langsung akan mencairkan dana kea kun Anjungan Tunai Mandiri (ATM) masing-masing PPNPN melalui Bank yang telah melakukan kerjasama dalam pembayaran gaji PPNPN setelah SP2D dikeluarkan oleh KPPN.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji dibuat oleh fungsi kepegawaian berupa Daftar Pembayaran Penghasilan PPNPN (DPPP) dan Surat Keputusan Pengangkatan Tenaga Kontrak (SKPTK) PPNPN. Dokumen ini diotorisasi oleh Kepala Balai dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk keperluan pencetakan SPP dan SPM. SKPTK berisi informasi penggajian PPNPN, seperti daftar nama dan jumlah PPNPN, jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir PPNPN, jumlah gaji PPNPN yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai, dan jumlah gaji PPNPN yang diterima oleh PPNPN selama periode tertentu. Sedangkan DPPP berisikan informasi penggajian PPNPN, seperti rincian biaya gaji pokok PPNPN yang menjadi beban pemerintah selama periode tertentu.
2) Daftar Hadir Pegawai (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil rekaman mesin kehadiran fingerprint. DHP diarsip secara permanen urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
3) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSM. Dokumen ini kemudian di serahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran kemudian di arsip oleh KPPN setelah diverifikasi.
62
4) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendara Pengeluaran sebanyak tiga lembar untuk keperluan verifikasi di Bagian PPK dan PPSPM. SPM lembar pertama dan kedua di arsip oleh KPPN setelah diverifikasi. Lembar ketiga diarsip permanen urut tanggal di bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran secara online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Untuk catatan akuntansi yang digunakan di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu pada saat penginputan ke aplikasi SAS dan akan terinput ke laporan bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
63
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.4. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian PPNPN pada Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
64
Lanjutan
65
66
Lanjutan
67
Lanjutan
68
Keterangan:
DHP : Daftar Hadir Pegawai DKPPNPN : Data Kontrak PPNPN
SKPTK : Surat Keputusan Pengangkatan Tenaga Kontrak DPPP : Daftar Pembayaran Penghasilan PPNPN
SPM : Surat Perintah Membayar SPP : Surat Perintah Pembayaran NRP : Nomor Rekening Pegawai SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajia PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian. Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Bendahara Pengeluaran yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan SKPTK PPNPN. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir PPNPN. b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data.
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam pembuatan daftar pembayaran penghasilan PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sesuai dengan masa kontrak PPNPN dalam SKPTK. Sedangkan fungsi penginputan data hanya bertanggung jawab dalam memasukkan data ke komputer.
69
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
a) Setiap PPNPN yang namanya tercantum dalam DPPP memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai tenaga kontrak PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yang diotorisasi oleh Kepala Balai.
b) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
c) Daftar pembayaran penghasilan untuk PPNPN diverifikasi oleh Bendahara Pengeluaran.
d) SPP dan SPM untuk penggajian PPNPN diverifikasi oleh bagian PPK dan PPSPM.
e) SPP dan SPM yang sudah diverifikasi akan diarsip oleh KPPN. 3) Prosedur pencatatan
Penginputan dokumen DPPP dan SKPTK ke aplikasi SAIBA oleh fungsi penginputan data di bagian Bendahara Pengeluaran. 4) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Absensi PPNPN menggunakan mesin daftar hadir fingerprint diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
b) SPP dan SPM penggajian PPNPN di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN kemudian diarsip setelah diverifikasi oleh KPPN.
3. Sistem Akuntansi Penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR
Wilayah VII Banjarmasin
a. Deskripsi pokok
Sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi
70
kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi operator SPM, fungsi pembuatan daftar gaji, fungsi penginputan data, fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Konsultan Individu.
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir Konsultan Individu yang dilakukan secara manual dan dilakukan oleh bagian Kepegawaian. Fungsi operator SPM bertanggung jawab dalam mencetak SPP, SPM, dan SP2D. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam membuat daftar honor untuk Konsultan Individu. Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam melakukan daftar honor dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Konsultan Individu. Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi daftar hadir Konsultan Individu, SPP, dan SPM. Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas pengarsipan data permanen dokumen-dokumen terkait penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah: 1) Daftar nama Konsultan Individu.
2) Jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Jumlah gaji Konsultan Individu yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Jumlah gaji Konsultan Individu yang diterima oleh Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok Konsultan Individu yang menjadi beban Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
71
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak yang diotorisasi oleh Kepala Balai yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran. 2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir Konsultan Individu yang dilakukan secara manual dengan menandatangani buku absen. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat dan mencetak daftar nota Konsultan Individu yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data bertanggung jawab memasukkan data daftar nota dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Konsultan Individu ke komputer yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam melakukan verifikasi daftar hadir Konsultan Individu yang dilakukan oleh bagian Kepegawaian. Fungsi ini juga melakukan pemeriksaan dan verifikasi data SPP dan SPM yang dilakukan oleh bagian PPK dan PPSPM. 6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen dan
72
lampiran diverifikasi dan dikembalikan. Fungsi ini juga mencetak SPP dan SPM, fungsi ini dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran. 7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar nota dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Konsultan Individu setelah dilakukan peginputan data serta pengarsipan data permanen urut tanggal SPP dan SPM setelah diserahkan, kemudian diverifikasi dan dikembalikan oleh KPPN ke Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin di bagian Bendahara Pengeluaran. Fungsi ini juga melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir Konsultan Individu di bagian Kepegawaian.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir Konsultan Individu. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh bagian kepegawaian dengan menggunakan buku absen secara manual di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. 2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat dan mencetak daftar nota dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Konsultan Individu sebagai dasar penginputan data dan pencetakan SPP dan SPM.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa surat-surat keputusan dan dokumen lain apakah sudah memenuhi persyaratan secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bagian PPK melakukan verifikasi SPP apabila penggajian Konsultan Individu sudah memenuhi persyaratan, akan diotorisasi oleh Kepala
73
Bagian PPK dan menyerahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran. Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian PPSPM untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari bagian Bendahara Pengeluaran apabila data penggajian Konsultan Individu sudah memenuhi persyaratan akan diotorisasi oleh Kepala bagian PPSPM, apabila belum memenuhi persyaratan, dokumen akan dikembalikan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi data-datanya sebelum diserahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran. 4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara pengeluaran (Operator SPM) secara online dari KPPN setelah dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan dokumen lampiran. 5) Prosedur pembayaran gaji konsultan individu
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bendahara Pengeluaran menggunakan Uang Persediaan (UP) untuk pembayaran gaji Konsultan Individu dan diserahkan secara manual.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Daftar Hadir Pegawai (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil buku absen yang diisi oleh Konsultan Individu. DHP diarsip secara permanen urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
74
2) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSM. Dokumen ini kemudian di serahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk di arsip permanen urut tanggal setelah diverifikasi.
3) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendara Pengeluaran sebanyak tiga lembar untuk keperluan verifikasi di Bagian PPK dan PPSPM. SPM lembar pertama dan kedua di arsip oleh KPPN setelah diverifikasi. Lembar ketiga diarsip permanen urut tanggal di bagian Bendahara Pengeluaran.
4) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran secara online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Data Kontrak (DK)
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Kepegawaian untuk keperluan membuat dokumen BAP dan BAPP, DK berisikan informasi penggajian, seperti daftar nama konsultan individu, jangka waktu kontrak dan jenjang pendidikan terakhir, jumlah gaji konsultan individu yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai, jumlah gaji konsultan individu yang diterima oleh konsultan individu selama periode tertentu, dan rincian biaya gaji pokok konsultan individu yang menjadi beban balai diklat selama periode tertentu.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Berupa penginputan data ke aplikasi SAS dan akan terinput ke laporan bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
75
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.5. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian Konsultan Individu pada Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
76
Lanjutan
77
Lanjutan
78
Lanjutan
79
Keterangan:
KI : Konsultan Individu DHP : Daftar Hadir Pegawai DK : Data Kontrak
BAP : Berita Acara Pemeriksaan
BAPP : Berita Acara Pemberian Penjelasan SPM : Surat Perintah Membayar
SPP : Surat Perintah Pembayaran SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajia Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian. Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Bendahara Pengeluaran yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan Data Kontrak Konsultan Individu. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir Konsultan Individu.
b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data. Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam pembuatan daftar nota Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sesuai dengan masa kontrak Konsultan Individu dalam Data Kontrak. Sedangkan fungsi penginputan data hanya bertanggung jawab dalam memasukkan data ke komputer.
80
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
a) Setiap Konsultan Individu yang namanya tercantum dalam Data Kontrak memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai tenaga kontrak Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yang diotorisasi oleh Kepala Balai.
b) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
c) Daftar nota untuk Konsultan Individu diverifikasi oleh Bendahara Pengeluaran.
d) SPP dan SPM untuk penggajian Konsultan Individu diverifikasi oleh bagian PPK dan PPSPM.
e) SPP dan SPM yang sudah diverifikasi akan diarsip oleh KPPN. 3) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Absensi Konsultan Individu menggunakan buku absen dan diisi secara manual akan diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
b) SPP dan SPM penggajian Konsultan Individu di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN kemudian diarsip setelah diverifikasi oleh KPPN.
4. Sistem Akuntansi Penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah
VII Banjarmasin
a. Deskripsi Pokok
Sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin melibatkan beberapa fungsi, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu, fungsi operator SPM, fungsi penginputan data, fungsi verifikasi data dan fungsi pengarsipan data. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga
81
kerja kontrak Officeboy. Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir Officeboy yang dilakukan secara manual dan dilakukan oleh bagian Kepegawaian. Fungsi operator SPM bertanggung jawab dalam mencetak SPP, SPM, dan SP2D.
Fungsi penginputan data bertanggung jawab dalam melakukan daftar honor dan surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Officeboy. Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam memverifikasi daftar hadir Officeboy, SPP, dan SPM. Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab atas pengarsipan data permanen dokumen-dokumen terkait penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
b. Informasi yang diperlukan manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen adalah: 1) Daftar nama Officeboy.
2) Jangka waktu kontrak Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
3) Jumlah gaji Officeboy yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
4) Jumlah gaji Officeboy yang diterima oleh Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
5) Rincian biaya gaji pokok Officeboy yang menjadi beban Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin selama periode tertentu.
c. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu:
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi Kepegawaian bertanggung jawab untuk mencetak surat keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak yang diotorisasi oleh Kepala Balai yang dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran. 2) Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pengawasan terhadap waktu dan daftar hadir
82
Officeboy yang dilakukan secara manual dengan menandatangani buku absen. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian Kepegawaian.
3) Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat dan mencetak data kontrak yang dilakukan oleh pihak ketiga yang bekerjasama dengan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. 4) Fungsi penginputan data
Fungsi penginputan data bertanggung jawab memasukkan data kontrak yang dilakukan oleh pihak ketiga yang bekerjasama dengan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
5) Fungsi verifikasi data
Fungsi verifikasi data bertanggung jawab dalam melakukan verifikasi daftar hadir Officeboy yang dilakukan oleh bagian Kepegawaian. Fungsi ini juga melakukan pemeriksaan dan verifikasi data SPP dan SPM yang dilakukan oleh bagian PPK dan PPSPM. 6) Fungsi operator Surat Perintah Membayar (SPM)
Fungsi operator SPM melakukan pencetakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) secara online yang dikirimkan oleh Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) setelah dokumen dan lampiran diverifikasi dan dikembalikan. Fungsi ini juga mencetak SPP dan SPM, fungsi ini dilakukan oleh bagian Bendahara Pengeluaran. 7) Fungsi pengarsipan data
Fungsi pengarsipan data bertanggung jawab melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal keputusan pengangkatan tenaga kerja kontrak Officeboy setelah dilakukan peginputan data serta pengarsipan data permanen urut tanggal SSP PPn, SSP PPh dan FP setelah diserahkan, kemudian diverifikasi dan dikembalikan oleh KPPN ke Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin di bagian Bendahara Pengeluaran. Fungsi ini juga melakukan pengarsipan data permanen urut tanggal daftar hadir Officeboy di bagian Kepegawaian.
83
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan yang membentuk sistem akuntansi penggajian terdiri dari: 1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir Officeboy. Pencatatan waktu hadir ini dilakukan oleh bagian kepegawaian dengan menggunakan buku absen secara manual di lobby pintu masuk Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. 2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji berfungsi untuk membuat dan mencetak data kontrak Officeboy sebagai dasar penginputan data dan pencetakan SPP, SSP PPh, SSP PPh, SPM, RK, KK, FP.
3) Prosedur verifikasi data
Verifikasi data merupakan pemeriksaan data penggajian berupa surat-surat keputusan dan dokumen lain apakah sudah memenuhi persyaratan secara obyektif sesuai dengan prosedur penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bagian PPK melakukan verifikasi SPP apabila penggajian Officeboy sudah memenuhi persyaratan, akan diotorisasi oleh Kepala Bagian PPK dan menyerahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran. Apabila data belum memenuhi persyaratan, maka akan dikembalikan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi.
Bagian PPSPM melakukan verifikasi dokumen lanjutan dari bagian Bendahara Pengeluaran apabila data penggajian Officeboy sudah memenuhi persyaratan akan diotorisasi oleh Kepala bagian PPSPM, apabila belum memenuhi persyaratan, dokumen akan dikembalikan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk dilengkapi data-datanya sebelum dilanjutkan di bagian PPSPM.
4) Prosedur perintah pengeluaran dana
Prosedur perintah pengeluaran dana merupakan pencetakan Surat Perintah Pengeluaran Dana (SP2D) oleh bagian bendahara pengeluaran (Operator SPM) secara online dari KPPN setelah
84
dilakukannya verifikasi dokumen oleh KPPN beserta dengan dokumen lampiran.
5) Prosedur pembayaran gaji Officeboy
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran setelah dokumen diserahkan dan di verifikasi oleh KPPN sesuai dengan prosedur penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin. Bendahara Pengeluaran menggunakan Pembayaran Langsung (LS) untuk pihak ketiga, kemudian pihak ketiga membayarkan secara manual kepada Officeboy.
e. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
1) Daftar Hadir Officeboy (DHP)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Kepegawaian dari hasil buku absen yang diisi oleh Officeboy. DHP diarsip secara permanen urut tanggal di Bagian Kepegawaian.
2) Surat Pemintaan Pembayaran (SPP)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak satu lembar untuk keperluan verifikasi oleh Bagian PPK dan verifikasi dokumen oleh Bagian PPSM. Dokumen ini kemudian di serahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran untuk di arsip permanen urut tanggal setelah diverifikasi.
3) Surat Perintah Membayar (SPM)
Dokumen ini dibuat oleh Operator SPM di bagian Bendara Pengeluaran sebanyak tiga lembar untuk keperluan verifikasi di Bagian PPK dan PPSPM. SPM lembar pertama dan kedua di arsip oleh KPPN setelah diverifikasi. Lembar ketiga diarsip permanen urut tanggal di bagian Bendahara Pengeluaran.
85
4) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Dokumen ini dicetak oleh Bagian Bendahara Pengeluaran secara online dari KPPN sebanyak satu lembar kemudian diarsip urut tanggal oleh Bagian Bendahara Pengeluaran.
5) Realisasi Kontrak (RK)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak 2 lembar. Lembar pertama diserahkan ke KPPN, dan lembar kedua di arsip permanen urut tanggal.
6) Kartu pengawas Kontrak (KK)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak 2 lembar. Lembar pertama diserahkan ke KPPN, dan lembar kedua di arsip permanen urut tanggal.
7) Surat Setoran Pajak Pertambahan Nilai (SSP PPn)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak 5 lembar dan diserahkan ke KPPN, setelah diverifikasi oleh KPPN, pihak KPPN menyerahkan kembali ke bagian Bendahara Pengeluaran yaitu SSP PPn lembar 1, 3, dan 5. Setelah diserahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran, Bendahara Pengeluaran akan menyerahkan SSP PPn lembar pertama dan ketiga ke CV CAKRAWALA (pihak ketiga) dan lembar ke lima akan di arsip permanen urut tanggal.
8) Surat Setoran Pajak Penghasilan (SSP PPh)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak 5 lembar dan diserahkan ke KPPN, setelah diverifikasi oleh KPPN, pihak KPPN menyerahkan kembali ke bagian Bendahara Pengeluaran yaitu SSP PPh lembar 1, 3, dan 5. Setelah diserahkan ke bagian Bendahara Pengeluaran, Bendahara Pengeluaran akan menyerahkan SSP PPh lembar pertama dan ketiga ke CV CAKRAWALA (pihak ketiga) dan lembar ke lima akan di arsip permanen urut tanggal.
86
9) Faktur Pajak (FP)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran sebanyak 5 lembar dan diserahkan ke KPPN, setelah diverifikasi oleh KPPNm pihak KPPN menyerahkan kembali ke bagian Bendahara Pengeluaran yaitu FP lembar 1, 2, dan 3.
10) Data Kontrak (DK)
Dokumen ini dicetak oleh bagian Bendahara Pengeluaran untuk keperluan membuat SPM, SPP, RK, KK, SSP PPh, SSP PPn, dan FP. Data kontrak berisikan informasi penggajian, seperti daftar nama OB, jangka waktu kontrak OB, jumlah gaji OB yang termasuk dalam anggaran belanja pegawai, jumlah gaji OB yang diterima oleh OB selama periode tertentu, dan rincian biaya gaji pokok OB yang menjadi beban di balai diklat selama periode tertentu.
f. Catatan akuntansi yang digunakan
Untuk catatan akuntansi yang digunakan di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin yaitu pada saat penginputan ke aplikasi SAS dan akan terinput ke laporan bulanan Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
g. Bagan alir dokumen
Berikut adalah bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin.
87
Bagian Kepegawaian
Bagan 4.6. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian OfficeBoy pada Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin
88
89
90
91
Lanjutan
92
93
Lanjutan
94
Keterangan:
DHP : Daftar Hadir Pegawai DK : Data Kontrak
SP2D : Surat Perintah Pencairan Dana SPM : Surat Perintah Membayar SPP : Surat Perintah Pembayaran RK : Realisasi Kontrak
KK : Kartu pengawas Kontrak
SSP PPn : Surat Setoran Pajak Pertambahan Nilai SSP PPh : Surat Setoran Pajak Penghasilan FP : Faktur Pajak
Sumber : Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin (diolah oleh penulis)
h. Sistem pengendalian internal
Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian Konsultan di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah: 1) Organisasi
Organisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Fungsi pencatatan waktu terpisah dengan fungsi kepegawaian. Fungsi kepegawaian dikelola oleh Bagian Bendahara Pengeluaran yang bertanggung jawab dalam mengeluarkan Data Kontrak Officeboy. Sedangkan fungsi pencatat waktu ada pada Bagian Kepegawian yang bertanggung jawab dalam melakukan pengawasan terhadap waktu kerja dan daftar hadir Officeboy. b) Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dengan penginputan data.
Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab dalam pembuatan data kontrak Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sesuai dengan masa kontrak Officeboy dalam Data Kontrak. Sedangkan fungsi penginputan data hanya bertanggung jawab dalam memasukkan data ke komputer.
95
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin adalah:
a) Setiap Officeboy yang namanya tercantum dalam Data Kontrak memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai tenaga kontrak Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin melalui pihak ketiga yang diotorisasi oleh Kepala Balai.
b) Daftar hadir diverifikasi oleh Bagian Kepegawaian.
c) SPP dan SPM untuk penggajian Officeboy diverifikasi oleh bagian PPK dan PPSPM.
d) SPP dan SPM yang sudah diverifikasi akan diarsip oleh KPPN. 3) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam unsur pengendalian internal sistem akuntansi penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin sebagai berikut:
a) Absensi Officeboy menggunakan buku absen dan diisi secara manual akan diawasi oleh fungsi pencatatan waktu.
b) SPP dan SPM penggajian Officeboy di Balai Diklat PUPR Wilayah VII Banjarmasin diserahkan ke KPPN kemudian diarsip setelah diverifikasi oleh KPPN.
