Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
Dosen Pengampu
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
Oleh
Fazril Azi Nugraha
Universitas Mercubuana
Menurut Indonesia productivity and quality insurance proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas (Anonim, 2012).
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan a. Mengambil pesanan pelanggan b. Persetujuan kredit
c. Memeriksa ketersediaan persediaan d. Menjawab permintaan pelanggan 2. Pengiriman barang
a. Ambil dan pak pesanan b. Kirim pesanan
3. Penagihan dan piutang usaha a. Penagihan
b. Pemeliharaan data piutang usaha
c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan 4. Penagihan kas
a. Menangani kiriman uang pelanggan b. Menyimpannya ke bank
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.
2. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
3. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.
4. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
5. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.
6. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.
7. Menyiapkann seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas 5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan
Siklus produksi adalah berulang kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang berhubungan dengan pembuatan produk. Sebagai imbalannya, sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi siklus pendapatan tentang barang jadi yang telah diproduksi dan tersedia untuk dijual. Meskipun akuntan terlibat terutama pada langkah keempat, akuntansi biaya, mereka harus memahami tiga proses lain untuk dapat merancang laporan yang menyediakan manajemen dengan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola kegiatan siklus produksi perusahaan manufaktur modern (P.J.Steinbart, 2012)
Siklus Produksi adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus-menerus. Keberadaan system informasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi, dengan system informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi pembuat keputusan dalam perancanaan produk atau jasa yang dihasilkan, berapa harga produk tersebut, dan bagaimana perencanaan penyerapan dan alokasi sumber daya yang diperlukan, dan yang sangat penting adalah bagaimana merencanakan dan mengendalikan biaya produksiserta evaluasi kinerja terhadap produktifitas yang dihasikan (Utami, 2014).
Terdapat empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu (Utami, 2014) :
1. Desain Produk
data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.
2. Perencanaan dan Penjadwalan
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan, tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.Terdapat dua metode perencanaan produksi yang umum digunakan adalah Perencanaan sumber daya produksi (manufacturing resource planning = MRP-II) dan Sistem produksi Just-in-time (JIT). MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MRP-II sering disebut sebagai push manufacturing, karena barang diproduksi sebagai ekspetasi atas permintaan pelanggan. Sedangkan Just-in-time (JIT)memperluas prinsip sistem pengendalian persediaan untuk seluruh proses produksi. Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. JIT sering kali disebut sebagai pull manufacturing, karena barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Jadi hanya berproduksi sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan.
3. Operasi Produksi
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk. Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan, perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Penggunaan berbagai bentuk Teknologi Informasi dalam proses produksi, seperti mesin yang dikendalikan oleh komputer, disebut sebagai computer-intergrated manufacturing (CIM) untuk mengurangi biaya produksi.Para akuntan tidak diminta untuk menjadi ahli dalam setiap segi CIM, tetapi mereka harus memahami bagaimana hal tersebut mempengaruhi SIA. Salah satu pengaruh CIM adalah pergeseran dari produksi massal ke produksi sesuai pesanan.
Walau sifat proses produksi dan keluasan CIM dapat berbeda diberbagai perusahaan, namun setiap perusahaan membutuhkan data mengenai empat segi berikut yaitu bahan baku yang digunakan, jam tenaga kerja yang digunakan, operasi mesin yang dilakukan serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi.
4. Akuntansi Biaya
Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Terdapat tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya yaitu :
Memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi. SIA didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat waktu.
Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk. SIA mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya tersebut ke produk & unit organisasi tertentu .
Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.
produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu dan digunakan ketika produk atau jasa yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat di identifikasikan secara terpisah. Sebaliknya, Perhitungan biaya prosesmembebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi. Digunakan ketika produk atau jasa yang hampir sama diproduksi dalam jumlah massal dan unit terpisah tidak dapat dengan mudah diidentifikasi.
Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data. Kedua sistem tersebut membutuhkan akumulasi dan mengenai empat jenis biaya :
a. Bahan Baku
Ketika produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim ke bagian produksi..
b. Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor)
Kartu waktu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja. Dokumen ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu. Para pekerja memasukkan data ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja pabrik.
c. Mesin dan Peralatan
Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut.
d. Overhead Pabrik
Yaitu semua biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses tertentu.
memungkinkan pembaruan yang cepat dan periodik atas database aktiva tetap. Informasi minimum yang seharusnya dijaga mengenai aktiva tetapnya yaitu Nomor identifikasi, Nomor seri, Lokasi,Biaya, Tanggal perolehan, Nama dan alamat pemasok,Umur yg diharapkan, Nilai sisa yang diharapkan,Metode penyusutan, Beban penyusutan ke tanggal,Perbaikan dan Kinerja service pemeliharaan.
Siklus Akuntansi
Secara garis besar, siklus akuntansi, termasuk siklus akuntansi manufaktur, dimulai dari proses pencatatan transaksi-transaksi ke dalam jurnal, pemindahan atau posting menuju buku besar, kemudian melalui neraca lajur dibuatlah laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan. Dalam menjalankan aktivitas-aktivitas seluruh proses manufakturing diatas, akuntan haruslah berpedoman kepada prinsip atau kaidah akuntansi yang dikeluarkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI)
1. Pencatatan Transaksi Ke Dalam Jurnal
Transaksi merupakan peristiwa yang menyebabkan perpindahan uang atau barang dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya. Transaksi yang terjadi antara perusahaan dengan karyawannya dapat berupa perpindahan uang kas untuk gaji atau upah karyawan. Sedangkan transaksi antara perusahaan dengan pemasok misalnya adalah perusahaan membayar rekening atas pembelian bahan baku dari pemasok. Dan masih banyak lagi transaksi yang dilakukan perusahaan dengan pihak-pihak lain. Dan karena perusahaan manufaktur biasanya berhubungan dengan lebih banyak pihak, maka hal ini juga yang dapat menjadikan transaksi dalam siklus akuntansi manufatur
terasa lebih rumit.
2. Pemindahan atau Memposting Menuju ke Buku Besar
Istilah posting digunakan untuk menunjukkan pemindahan nilai-nilai dalam jurnal menuju rekeining-rekening yang sesuai di buku besar. Jadi, buku besar atau general ledger merupakan kumpulan dari catatan rekening-rekening yang digunakan dalam satu rangkaian usaha atau
aktivitas bisnis.
Setiap rekening dalam buku besar ini dapat diibaratkan seperti keranjang khusus yang menampung catatan transaksi yang sejenis. Sehingga, rekening-rekening yang terdapat dalam buku besar inilah yang akan keluar dalam neraca ataupun laporan laba rugi. Diantara rekening-rekening tersebut adalah kas, kas di bank, tanah, utang investasi, persediaan, pendapatan, modal sendiri, laba ditahan, dan masih banyak lagi. Idealnya, pemindahan atau posting dilakukan segera setelah jurnal ditutup setiap harinya. Namun pada prakteknya, ada pula yang melakukan posting setiap minggu atau bulanan bergantung dari kebijiakan masing-masing perusahaan manufaktur. Sebagai tambahan, posting dari jurnal ke buku besar tidak hanya memindahkan angka-angkanya saja, namun juga termasuk tanggal dan referensi posting. Informasi ini dapat bermanfaat bagi akuntan ketika suatu saat nanti ia akan menelusuri data.
3. Penyusunan Neraca Lajur
Neraca lajur berfungsi untuk membantu akuntan dalam mengorganisasi data akuntansi serta menghitung laba rugi perusahaan. Selain itu, neraca lajur juga bermanfaat dalam pembuatan laporan keuangan, pencatatan jurnal penyesuaian, dan pencatatan jurnal penutup. Apabila perusahaan mendapatkan laba, maka kolom laba rugi dalam neraca lajur akan menunjukkan bahwa total kredit lebih besar dibandingkan dengan total debit. Selain itu, dalam kolom neraca, total debitlah yang lebih besar daripada total kredit. Dan juga sebaliknya apabila perusahaan menderita rugi. Sedangkan jika perusahaan tidak mendapatkan laba sekaligus tidak menderita rugi, maka total debitnya sama dengan total kredit, baik di kolom laba rugi maupun kolom neraca.
4. Penyusunan Laporan Keuangan
Pada setiap siklus proses bisnis terdapat tujuan-tujuan perusahaan yang harus terpenuhi oleh karenanya diperlukan sebuah pengendalian untuk memastikan seluruh kegiatan perusahaan berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan pada setiap siklus. sebagai contoh pada siklus pengeluaran (Expenditure).
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi secara optimal.
Tujuan Sistem Pengeluaran
a) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
b) Menerima barang dalam kondisi baik.
c) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
d) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
e) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
f) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
g) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
h) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat
Oleh karenanya untuk mendeteksi ancaman dalam sebuah siklus kita harus mengetahui kegiatan apa saja yang terjadi pada sebuah siklus serta bagaimana keinginan dari perusahaan yang tertuang dalam standar operasional, dengan demikian kita bisa menetapkan ancaman ancaman yang mungkin terjadi dan melakukan pengendalian pada kegiatan-kegiatan yang mungkin membuat tujuan perusahaan tidak tercapai.
Proses /Aktivitas
Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pesan jasa Mencegah keterlambatan penyelesaian jasa
Sistem pengendalian catatan serta perjanjian dengan vendor terkait waktu penyelesaian jasa.
Meminta jasa yang tidak dibutuhkan
Catatan surat perintah kerja; persetujuan surat perintah kerja
Membeli dgn harga yang dinaikkan Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran
Membeli barang berkualitas rendah
Gunakan vendor yang disetujui; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran
Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok
Komisi (kickback) Kebijakan; mintalah bag. Produksi untuk mengungkapkan kepentingan financial dengan
Periksa kembali akurasi faktur; training bagi pegawai bag. Utang usaha
Membayar jasa yang tidak diterima Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli
Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia
Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas
Pengendalian umum
Membayar faktur yang sama 2x Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundle voucher asli
Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha
Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan
menyalahgunakan kas, cek. Batasi akses ke cek kosong, mesin
termasuk positive pay.
Kehilangan data Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis
Kinerja kurang baik Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodic; laporan kinerja yang memadai
Daftar Pustaka
Anonim. (2012, 04 26). Sistem Informasi Akuntansi Transaksi. Retrieved 05 28, 2017, from
http://siaaprecia.blogspot.co.id: http://siaaprecia.blogspot.co.id/2012/04/1-siklus-pendapatan.html
P.J.Steinbart, M. R. (2012). Accounting Informaion System 12th Edition. Newyork: Prentice Hall.
Utami, D. A. (2014, 12). Sistem Informasi Akuntansi. Retrieved 5 28, 2017, from
