15 SI PI Asalila Hapzi Ali Sistem Inform

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

SISTEM INFORMASI PADA PT KIA (ILUSTRASI)

Disusun oleh:

Asalila (55516120053)

Dosen Pengampu:

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

MAGISTER AKUNTANSI

UNIVERSITAS MERCU BUANA

ABSTRAK

Perkembangan organisasi yang semakin kompleks dan tuntutan untuk selalu melakukan adaptasi terhadap lingkungan organisasi, mengakibatkan proses pengambilan keputusan dan manajemen juga berkembang. Proses tersebut berkaitan dengan informasi yang merupakan hal penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini, karena informasi yang akurat dancepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi. Maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisis perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Hal tersebut menuntut pembelajaran Sistem Informasi Manajemen dalam menciptakan, mendistribusikan dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan manajemen, khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik.

DAFTAR ISI 1.3. Tujuan Dan Manfaat Pembelajaran ...

BAB II LANDASAN TEORI...

2.1. Pengertian Sistem Informasi ... 2.2. Jenis-jenis Sistem Informasi ... 2.3. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pajak...

BAB III METODE PENELITIAN...

BAB IV STUDI KASUS...

4.1 Sistem informasi pada PT. KIA... 4.2 Hambatan dalam penerapan SIM... 4.3 Peran Utama SIM... 4.4 Manfaat SIM bagi PT. KIA...

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Teknologi informasi sudah lazim digunakan dimana-mana, mulai bangun tidur dipagi hari kita sudah disajikan alarm dari hp (handphone) kita, hingga jadwal meeting sekaligus tercatat dan mengingatkan pemiliknya. tren teknologi informasi saat ini sudah berbasis jaringan internet dan semua terakses tanpa batas waktu dan ruang.

Implementasi sistem informasi berbasis teknologi informasi dalam bidang tertentu juga sudah sangat tertinggal apabila hanya sekedar membuat otomatis tetapi belum dapat bersinergi antara suatu sub sistem informasi dengan sub sistem informasi lainnya. analoginya seperti halnya kita sehari-hari dirumah tidak akan dapat hidup tanpa berkomunikasi dengan lingkungan. (biasa hal ini dalam teknologi informasi dikenal dengan enterprise system yang terintegrasi). apabila kerangka pikir pengguna di level manajemen atas dan menengah sudah berusaha untuk ideal dalam mewujudkan sistem informasi yang saling bersinergi tentunya pengembangan-pengembangan sistem di institusinya

Salah satu kendala utama yang disampaikan penentu kebijakan dalam mewujudkan sistem yang sering penulis jumpai adalah beaya pengembangan sistem dan pegadaan infrastrukturnya. Namun seringkali kendala ini tidak mendapatkan solusi yang tepat apabila dihadapkan dengan kebutuhan dan regulasi yang mensyaratkan penggunaan sistem informasi. Sebagai langkah praktis untuk mewujudkan pengadaan sistem dengan membuat sistem informasi tanpa perencanaan desain dan proyeksi kebutuhan jangka panjang. Biasanya sistem hanya dibangun dengan pertimbangan merubah pekerjaan manual menjadi otomatis dengan biaya murah. Bahkan sering dijumpai juga menggunakan sistem informasi yang bersifat retail untuk suatu instansi yang seharusnya perlu mengakomodir kebijakan-kebijakan manajemen lokal sehingga memaksa kebijakan atau peraturan lokal tersebut hilang karena merujuk software yang baru yang sebenarnya tidak cocok.

1.2. Perumusan Masalah

yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Meningkatnya penggunaan sistem informasi, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai kegiatan dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan sistem informasi dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai kegiatannya.

Pada makalah ini penulis menyajikan salah satu sistem informasi dalam kegiatan operasional pada PT KIA (nama ilustrasi),perusahaan yang bergerak dalam layanan jasa perpajakan dengan perumusan masalah sebagai berikut

1) Bagaimanakah Sistem Informasi yang diperlukan untuk nenunjang kegiatan operasional perusahaan sehingga bisnis berjalan efektif dan efisiensi ?

2) Apakah kelebihan dan kekuranan pada Sistem Laporan pada PT KIA?

1.3. Tujuan dan Manfaat Pembelajaran

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna dengan kebutuhan yang diinginkan. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai: Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Sistem informasi mengandung tiga kegiatan dasar, yaitu : kegiatan masukan

(input), kegiatan pemrosesan (processing), dan kegiatan keluaran (output). Tiga kegiatan dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Input berperan di dalam pengumpulan data mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Processing berperan untuk mengkonversi data mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan,

Output dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau kegiatan-kegiatan yang akan menggunakan Sistem Informasi. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya. Sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, dapat memberikan informasi yang lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen (SIM) dibedakan dengan sistem informasi biasa karena Sistem informasi manajemen (SIM) digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan pada kelompok metode manajemen informasi yang mendukung terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

2.2. Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem informasi pada dasarnya bisa terbagi menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis dari sistem informasi tersebut biasanya terdiri dari spesifikasi dan juga fungsi tertentu yang ada di dalam suatu perusahaan atau suatu organisasi. Paling tidak ada 7 jenis sistem informasi yang saat ini banyak diimplementasikan dalam perusahaan dan juga organisasi.

Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah suatu sistem yang dibangun untuk meneruskan pada sistem tertentu, sehingga membuat data yang ada menjadi lebih terkoordinir. Berikut ini adalah ketujuh jenis sistem informasi yang banyak diimplementasikan di dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi:

A. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. sistem informasi manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management dalam hal:

 Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah

 Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah

 Menerima laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan  Melaksanakan fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan

dan juga anak buah

 Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah

 Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah

 Melakukan komunikasi antar level manajerial untuk kepentingna organisasi dan juga perusahaan.

 Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan

 Menganalisa suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi

 Meningkatkan efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan

B. Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif. Sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:

 Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu

 Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif

 Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi

 Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut

 Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham

C. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:

 Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan

 Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan

 Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan  Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan

 Memperjelas informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan proses akuntansi

 Merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi

 Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan

 Menyediakan proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan

Sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi.

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:

 Sistem informasi keuangan membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun

 Sistem informasi keungan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca keuangan suatu perusahaan

 Dengan adanya sistem informasi keuangan, para pegawai yang berada pada bagian keuangan bisa melakukan kroscek mengenai transaksi jual beli yang sudah prnah dilakukan oleh perusahaan tersebut.

 Membantu mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan

 Mempercepat proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi jual beli yang sudah pernah dilakukan

 Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan

 Melakukan monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman

 Memonitoring mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan

 Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan

E. Sistem Informasi Manufaktur

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi.

Fungsi dari implementasi sistem informasi manufaktur:

 Pada dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:

 Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran  Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara

 Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi  Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya

manusia di dalam proses produksi

 Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung

 Membantu bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya

 Membantu analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut

 Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi

F. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:

 Data diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan

 Total gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh karyawan

 Jabatan dan masa kerja dari karyawan

 Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

 Sistem informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat, terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:

 Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan

 Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan  Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta

pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan

 Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut

 Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.

Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:

 Jumlah produk yang sudah terjual  Produk yang laris dan banyak dipesan  Produk yang jarang diminati oleh pasar

 Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk  Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan

 Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:

- Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)

- Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut

10

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penelitian untuk makalah ini adalah menggunakan metode deskriptif, dimana informasi diperoleh penulis berasal dari salah satu gambaran yang dijalankan oleh PT KIA (nama ilustrasi) dalam mengimplementasikan salah sistem informasi operasional perusahaan. Gambaran yang disajikan dalam makalah ini adalah

11

BAB IV

STUDI KASUS

Sistem informasi pada dasarnya merupakan serangkaian prosedur untuk memproses data menjadi informasi dan mendistribusikannya kepada para pemakai. Berikut contoh implemantasi sistem informasi pada perusahaan.

4.1 Sistem informasi pada PT. KIA

Kita semua tentu tahu bahwa dalam sebuah perusahaan, diperlukan adanya

sistem informasi manajemen untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam

perusahaan yang bersangkutan. Dengan sistem informasi manajemen yang

terorganisir, manajemen dapat mengambilkeputusan yang tepat bagi perusahaan.

Tanpa adanya sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan mengalami

kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya.

Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih

dikembangkan secara sederhana. Sistemm yangada akan diaturdan dikembangkan

sendiri oleh manajemen perusahaan. Tetapi memasuki era globalisasi dimana

teknologi menjadi salah satu komponen penting dalam kehidupan manusia, sistem

informasi manajemen pun mengalami kemajuan. Mulai banyak perusahaan yang

melirik sistem informasi manajemen berbasis TI untuk meningkatkan kinerja

perusahaan. Memang banyak manfaat dan kemudahan yang akan didapat, tidak

hanya bagi pihak perusahaan, tapi juga untuk para customer yang melakukan

hubungan dengan perusahaan. Kendati telah dibuktikan bahwa penerapan TI pada

perusahaan dapat meningkatkan kinerja dan performa, namun bukan berarti semua

perusahaan serta merta memutuskan untuk menggunakan SIM berbasis TI bagi

perusahaan mereka. Masih ada juga perusahaan yang bertahan dengan sistem yang

telah mereka miliki. Terlepas dari semua itu, dalam laporan ini kelompok kami

akan menjelaskan tentang pengaplikasian SIM berbasis teknologi pada salah satu

perusahaan distributor bahan bangunan yang ada di Indonesia, yaitu PT Kokoh Inti

Arebama. Perusahaan ini adalah salah satu contoh perusahaan yang telah merasakan

12

Dengan penerapan SIM yang baru dan berbasis teknologi, perusahaan ini telah

mengalami kemajuan. Untuk selanjutnya, kami akan menguraikan hal – hal yang

terkait dengan SIM dan penerapan SIM pada PT Kokoh Inti Arebama.

Sebelum pembahasan mengenai penerapan SIM berbasis teknologi pada

PT. KIA, ada baiknya kami akan menjelaskan terlebih dahulu hal – hal yang

berkaitan dengan SIM.Sistem informasi manajemen terdiri dari tiga kata.sistem,

informasi dan manajemen. Adapun arti dari sistem adalah suatu sususan yang

teratur dari kegiatan – kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur –

prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah

kegiatan – kegiatan utama organisasi/institusi. Sedangkan informasi sendiri

memiliki arti sebagai data – data yang telah diolah/diproses sehingga memiliki arti

atau manfaat yang berguna. Yang terakhir yaitu manajemen. Manajemen sebagai

proses, adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan secara

bersama – sama atau melibatkan orang lain demi mencapai tujuan yang sama.

Sedangkan arti manajemen sebagai subyek adalah orang atau orang – orang yang

melaksanakan kegiatan tersebut. Dari semua penjelasan diatas, dapat disimpulkan

bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data

yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan

informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar

pengambilan keputusan. Memandang bahwa nilai dan informasi amatlah

berharga,oleh karena itu harus dikelola dengan baik. Sebagai seorang wirausaha,

staff manajemen atau terlebih sebagai manajer harus dapat menghargai dan mampu

mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan atau usahanya.

Komponen dari SIM antara lain adalah Input (aktivitas masukan),

Processing (pemrosesan), dan Output (keluaran/hasil). Input sendiri terdiri dari

berbagai hal yang berperan sebagai alat dalam memasukkan data – data yang ada.

Pemrosesan adalah tahap dalam mengartikan segala data yang didapat guna

menghasilkan informasi yang bermanfaat. Sedangkan output sendiri adalah segala

alat yang dapat menampilkan hasil dari data – data yang telah diproses (informasi).

Informasi yang telah dihasilkan tadi kemudian akan dijadikan sebagai dasar dalam

13 4.2 Hambatan dalam penerapan SIM.

Dalam penerapan SIM juga terdapat beberapa hambatan yang bisa terjadi

diantaranya adalah :

a. Kekurangpahaman para pemakai tentang komputer.

Dalam hal ini, tidak semua orang mengerti dan menguasai tentang

penggunaan komputer. Masih banyak orang yang masih sangat awam tentang

pengoperasian komputer itu sendiri. Oleh karena itu, kekurangpahaman

terhadap komputer menjadi salah satu hambatan dalam dalam penerapan SIM.

b. Kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan

peran manajemen.

Beberapa tahun yang lalu,para ahli di bidang TI mungkin belum menemukan

hubungan antara teknologi dan bisnis/manajemen. Tapi tahun – tahun

belakangan ini, para ahli TI sudah memikirkan adanya manfaat yang sangat

besar jika teknologi dijadikan sebagai bagian dari bisnis dan manajemen.

Oleh karena itulah, sekarang mulai berkembang kegiatan – kegiatan bisnis

dan manajemen yang didukung dengan teknologi.

c. Pemikiran bahwa komputer merupakan kebutuhan yang tidak terlalu

penting.

Sekarang, sudah banyak perusahaan yang melirik SIM berbasis TI dengan

bantuan komputer untuk melancarkan kegiatan – kegiatan perusahaan. Tapi

bukan berarti semua perusahaan berpikiran seperti itu. Masih ada pula

perusahaan yang mempertahankan SIM dengan proses manual. Tetapi dapat

dilihat bahwa SIM yang didukung dengan teknologi (komputer) lebih efisien

dibandingkan yang tidak menggunakan komputer.

4.3 Peran Utama SIM

Sedangkan peran utama dari SIM ada tiga, yaitu :

a. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi.

Ini adalah peran paling dasar dari sebuah SIM.Dengan SIM, proses bisnis

yang dilakukan oleh para karyawan akan berjalan baik. SIM yang terorganisir

14 b. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan SIM yang baik,

maka pengambilan keputusan yang tepat akan lebih mudah dilakukan.

Informasi yang jelas akan membantu pihak manajemen dalam menentukan

langkah yang akan diambil perusahaan.

c. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan

dibandingkan kompetitor. Ketika sebuah perusahaan sudah memiliki SIM

yang baik, maka perusahaan dapat memikirkan langkah – langkah baru yang

inovatif agar bisa lebih maju dari para pesaingnya dalam melayani customer.

Setelah mengetahui tentang hambatan penerapan serta manfaat dari SIM itu sendiri,

padabahasan selanjutnya, kami akan menjelaskan tentang penerapan SIM pada

perusahaan.

Contoh penerapan SIM yang cukup bagus dapat kita lihat pada PT. Kokoh Inti

Arebama. PT Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar

bahan-bahan bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Dalam tahun pertamanya,

perusahaan telah berhasil mengembangkan bisnisnya dengan pesat didukung oleh

jaringan distribusi yang kuat di 14 kota di Indonesia. Selama tahun 2004,

perusahaan telah mendistribusikan produk-produk bahan bangunan kepada sekitar

2.500 outlet-outlet ritel di seluruh Indonesia. Salah satu prinsipal terbesar

perusahaan saat ini adalah PT KIA Keramik yang baru-baru ini memenangkan

ICSA Awards kedua kalinya dari majalah SWA. Tahun ini, PT Kokoh Inti Arebama

berencana menambah jaringan distribusinya menjadi 16 cabang di akhir tahun nanti

dan target menjadi 20 cabang di 20 kota pada tahun 2006 mendatang. Dengan

penambahan jumlah cabang diharapkan perusahaan dapat melayani sekitar 2.940

outlet pada akhir tahun ini dan sebanyak 3.500 di tahun 2006. Sebagai salah satu

pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus

berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal

dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan

sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan

bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI

15

efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan

mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di

Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk

menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta

informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005

disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang hendak diterapkan.

Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke perusahaan

sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah

Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle

dan Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai

solusi dari Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan,

juga sistemnya dianggap relatif lebih mudah digunakan (user-friendly).

PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi

terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk

menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta

yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang

terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses

bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time

tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih

mudah, cepat dan akurat.

Ketersediaan data dan informasi yang cepat adalah salah satu kunci sukses

untuk bisa unggul dalam persaingan bisnis. Axapta menawarkan itu semua, plus

segala kemudahan dari Microsoft. Microsoft Axapta adalah sebuah aplikasi bisnis

yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply

chain management, financial management, distribution, project accounting,

customer relationship management, human resources management, sampai business

analysis. Istimewanya, karena menggunakan platform Microsoft, solusi ini amat

mudah diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya, umpamanya Microsoft

Word, Excel dan lain-lain. Tampilannya pun mirip aplikasi Microsoft pada

umumnya. Jika dibanding solusi sejenis lainnya, Microsoft Axapta sangat fleksibel

16

pelanggan. Artinya sistem prosedur kerja dan pemasukan data yang sudah biasa

dilakukan sebelumnya tak perlu mengalami perubahan berarti. Dari sisi investasi,

jelas lebih efisien buat perusahaan. Microsoft Axapta menggunakan sistem lisensi

berbasis concurrent, maksudnya customer hanya membeli lisensi sejumlah klien

yang terhubung ke server pada saat yang bersamaan. Apabila perusahaan memiliki

500 unit komputer, namun pada saat yang bersamaan hanya ada 20 komputer yang

terhubung ke server Axapta, maka perusahaan ini hanya perlu membeli 20 buah

lisensi, bukan 500 buah. Apalagi Microsoft Axapta hanya memerlukan satu atau

dua buah server dengan konfigurasi standar berbasis Microsoft Windows Server.

Lalu untuk komputer klien juga tidak memerlukan spesifikasi khusus karena

Microsoft Axapta masih keluarga Microsoft seperti halnya Microsoft Word, Excel,

dan Power Point.

Fleksibilitas Microsoft Axapta tidak sampai disitu, solusi ini juga sangat

scalable-solusi yang sangat mudah diaplikasikan dengan performa yang tinggi guna

mendukung perkembangan perusahaan. Dan, tak kalah penting, Microsoft Axapta

merupakan solusi global yang mampu mendukung kebutuhan perusahaan yang

menggunakan bahasa atau mata uang yang berbeda.

Implementasi sistem Enterprise Resources Planning (ERP) baru ini mulai

dilakukan pada Oktober 2005, di 8 cabang. Sasarannya adalah mengintegrasikan

sistem logistik Kokoh dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan

keuangan, serta mengintegrasikan cabang-cabang. Dan hanya dalam rentang tiga

bulan, implementasi sudah kelar (go live). Total investasi yang mencapai US$ 500

ribu. Itu sudah termasuk biaya pembelian hardware, software dan lisensi. Sejak

awal implementasi, PT KIA sudah mengantisipasi kemungkinan yang dapat

menghambat migrasi sistem. Upaya pendekatan yang dilakukan, antara lain:

manajemen memberikan dukungan top-down dan penuh ke semua jajaran

operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum

dilakukan pelatihan untuk end user, serta berbagi informasi dengan melakukan

demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang.

Mengingat cabang Kokoh tersebar di berbagai kota, maka untuk koneksi

dari cabang seluruhnya menggunakan fasilitas jaringan dari Lintasarta (VPN-IP).

17

Terminal server ini menghubungkan user ke aplikasi sistem melalui server aplikasi.

Sementara data disimpan di server database, yang secara fisik terpisah dari server

aplikasi. Adapun untuk koneksi para user yang ada di kantor pusat, dibuatkan

jaringan LAN. Dengan sistem terpusat seperti itu dan dikontrol melalui pembagian

hak akses ke user, memudahkan tim TI memonitor pemakaian sistem yang sedang

berjalan. Dengan koneksi jaringan seperti itu, semua transaksi apa pun – seperti

penjualan, pembelian, inventori dan pencatatan keuangan – bisa dilakukan melalui

sistem secara real time.

PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management

System (WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat

memudahkan proses penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk

pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap

kesiapan pengiriman (bagian transporter dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan

yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya lainnya, seperti

untuk loading dan unloading barang. Setiap hari diusahakan tidak ada DO yang

belum selesai diproses. Umur maksimum DO hanya satu hari. Dengan kata lain,

untuk setiap DO yang sudah dibuat oleh staf penjualan, pengiriman barangnya

harus segera dilakukan dan ditindaklanjuti oleh bagian pengiriman yang ada di

warehouse. Setiap pengiriman yang telah dilakukan akan dicatat sebagai penjualan

untuk kemudian ditagihkan ke pelanggan. Informasi tagihan ini akan secara

otomatis muncul di Bagian Collection dan Keuangan untuk dapat dimonitor kapan

jatuh tempo dan pembayarannya.

4.4 Manfaat SIM bagi PT. KIA

Dengan pengaplikasian sistem yang baru,banyak manfaat yang didapat

oleh PT KIA. Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI

baru pada PT KIA berhasil mencakup tiga tataran dari peran system informasi

manajemen. Yaitu :

a. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi.

Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan

dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih cepat. Selain itu lebih

18

dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena

aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data –

data perusahaan yang ada.

b. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.

Dengan sistem yang baru, manajemen lebih mudah menentukan keputusan –

keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada

pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera

mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.

c. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan

dibandingkan kompetitor.

Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA

dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli

kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna

menjaring lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan

kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat

nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan

bangunan terbesar di Indonesia.

Dari contoh di atas, dapat kita simpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI

sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan

bagi para customer. Selain itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas

manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang

bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi para

customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan

semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan

oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang

lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses

manajemen menjadi semakin lancar. Kami rasa cukup tepat jika kami menyimpulkan

bahwa dukungan teknologi dalam sistem informasi manajemen akan membawa

banyak nilai tambah. Ada baiknya jika perusahaan lain mulai memikirkan pentingnya

5.1. Kesimpulan

BAB V PENUTUP

Penggunaan sistem informasi saat ini memudahkan pelaku bisnis dan organisasi sehingga dalam mencapai tujuannya dilakukan efektif dan efisien secara keseluruhan. Sehiingga pengendalian internal dapat memenuhi fungsinya untuk menghasilkan informasi akuntansi yang tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya serta resiko terjadinya kekeliruan dalam pencatatan atau perhitungan dapat diminimalisasiakan sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian.

Kelebihan dari sistem ini adalah mudah di operasionalkan dan bugdet rendah serta mudah untuk dikembangkan lebih lanjut sesuai kebutuhan layanan terhadap klien.

Kekurangan dari sistem ini adalah belum bisa mengakomodir dalam melayani klien yang kewajiban pajaknya sangat komplek.

5.2. Saran

DAFTAR PUSTAKA

1. Hapzi Ali, 2016. Modul Sistem Informasi & Pengendalian Internal.Mercu Buana (Diakses 11 Juni 2017)

2. Dini S.Kom, 2015.

http://dosenit.com/kuliah-it/sistem-informasi/jenis-jenis-sistem-informasi (Diakses 11 Juni 2017)

3. Ferry Rinaldi, 2016.

http://www.kembar.pro/2016/01/pengertian-fungsi-dan-contoh-sistem-informasi-manajemen.html (Diakses 11 Juni 2017)

4. Milanovira, 2015.

https://milamashuri.wordpress.com/2015/04/05/sistem-informasi-eksekutif/ (Diakses 11 Juni 2017)

5. Nadyagusnitas, 2014. https://nadyagusnitas.wordpress.com/2014/10/13/sistem-informasi-akuntansi-dan-contoh-penerapannya-dalam-perusahaan-kecil/ (Diakses 11 Juni 2017)

6. Maudy Ayunda,

https://mutiarakharisma.wordpress.com/sistem-informasi-keuangan-financial-information-system/ (Diakses 11 Juni 2017)

7. Rhino Erlando, 2015. http://rhinoerlando.blogspot.co.id/2015/11/sistem-informasi-manufaktur.html (Diakses 11 Juni 2017)

8. Achmad Sultoni, 2015.

http://www.kompasiana.com/sultoniachmad/sistem-informasi-sumber-daya-manusia_5529a518f17e610b13d623e4 (Diakses 11 Juni

2017)

9. Nursantika Inriani, Febrita Sari Simbolon, 2015.

http://sisteminformasipemasaransak.blogspot.co.id/2015/10/makalahsistem-informasi-manajemen.html\ (Diakses 11 Juni 2017)

10.IT Narotama, 2011. http://pengembangansisteminformasinarotama.blogspot.co.id/

(Diakses 11 Juni 2017) 11.Taufq Kurniawan, 2015.

https://www.academia.edu/15050420/PERMASALAHAN_SISTEM_INFORMA

SI_MANAJEMEN_DI_INDONESIA (Diakses 11 Juni 2017)

12.Darono_{, 2009. http:/}/journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1067/994

(Diakses 11 Juni 2017)

13.Guritno Adi Wicaksono, 2015,