35
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Industri Manufacturing di Indonesia cukup berkembang dan memiliki prospek bisnis yang baik, komponen alas kaki meliput midsole injection phylon di jaman sekarang ini sangat diminati para Investor asing untuk mengembangkan perekonomian. Perusahaan yang melayani Customer tersebut menerima order dari dalam maupun luar negeri dengan bahan baku polymer yang di import dari perusahaan induk ataupun perusahaan asing di luar negeri, sehingga perusahaan dengan mesin injection dapat menghasilkan produk yang berkualitas yang dapat mendatangkan minat para customer atau buyer dari brand-brand ternama seperti Nike , Adidas, Mizuno.
3.2. Tinjauan Perusahaan
PT. Yc Tec Indonesia adalah perusahaan dengan penanaman modal asing yang bergerak di bidang industri manufacturing yang dapat menghasilkan komponen alas kaki berupa injection phylon. Perusahaan ini mulai di bangun pada tahun 2012 di atas tanah seluas 42.000 m² dan luas bangunan 37.000 m² dengan akta pendirian no : 9 Th 2012 AHU-AH.01.03-0931491 kemudian memulai produksinya pada bulan November 2012 perusahaan yang memproduksi komponen alas kaki ini masih bertahan hingga saat ini meskipun penjualan local
lenih besar dibandingkan dengan penjualan ekspor, sehingga memberatkan perusahaan untuk melakukan pembayaran bahan baku kepada pihak luar negeri dengan menggunakan mata uang valutta asing usd. Perusahaan ini memiliki karyawan aktif dengan total 1.100 orang dan 11 Tenaga Kerja Asing dengan jam kerja 7 jam perhari. Bahan baku yang di Import berupa polymer sebelumnya dilebur terlebih dahulu di mesin compound sehingga menghasilkan bahan baku yang kemudian di cetak sesuai mold yang dikirim dan atau di pinjamkan dari customer kemudian bahan baku tersebut di proses pada mesin injection dan menghasilkan alas kaki yang berkwalitas.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Mr. Park Soo Kwan selaku pemegang saham telah sukses mengembangkan bisnis di negaranya sendiri yaitu di Korea dengan mendirikan perusahaan YC Tec Corporation dan Jungsan Development kemudian membuka cabang perusahaan di Vietnam yaitu Yc Tec Vietnam Corporation , tidak sampai disitu pemegang saham ini memulai mengembangkan kembali bisnisnya di Indonesia pada tahun 2012 yang dipercayakan kepada Direktur Mr. Lee Young Joo. dengan produksi yang sama. PT Yc Tec Indonesia berdomisili di Kp. Cisantri Ds. Cilandak Kec.Cibatu Kab. Purwakarta. Dengan banyaknya persaingan dunia industri PT Yc Tec Indonesia tetap konsiten dengan mengutamakan kwalitas dan kesejahteraan karyawan, karena hasil yang baik dihasilkan dari sumber daya manusia yang terdidik terampil dan terlatih.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang di tuangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang penting untuk menjalankan peran dan fungsinya masing masing, dengan adanya struktur organisasi dalam perusahaan, maka sumber daya yang ada di dalam perusahaan akan semakin jelas dalam mengelola segala urusan yang ada pada perusahaan tersebut, dan semua mempunyai peranan dan tugas masing-masing di dalam perusahaan.
Sumber: Dept Accounting PT.Yc Tec Indonesia
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Yc Tec Indonesia
Berikut ini adalah fungsi dan wewenang dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi PT Yc Tec Indonesia, antara lain
1. Komisaris
Merupakan pengawas jalannya perusahaan. Komisaris juga merupakan pemilik perusahaan PT Yc Tec Indonesia.
Tugasnya adalah :
a. Mengawasi jalannya perusahaan
b. Bertanggung jawab, dan penanggung resiko terhadap maju mundurnya, serta keuntungan maupun kerugian yang di alami perusahaan.
c. Mencari dana sebagai tambahan modal perusahaan. 2. Direktur
Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan. Tugasnya
a. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari b. Mengawasi jalannya perusahaan sesuai prosedur
c. Sebagai penghubung antara bagian lain dengan komisaris
d. Menyusun dan meningkatkan jumlah produksi, mutu produksi , serta sarana prasarana perusahaan.
e. Mengesahkan laporan dan mengirim laporan kepada komisaris
3. Purchasing
Merupakan department yang bertanggung jawab menangani kebutuhan jalannya perusahaan , meliputi kebutuhan pabrik , kebutuhan kantor , dan juga kebutuhan bahan baku.
4. Produksi
Merupakan bagian penting dari perusahaan yang dapat menghasilkan produk sebanyak-banyaknya dan dengan kwalitas sebaik mungkin.
Merupakan bagian yang mengatur semua administrasi kekaryawanan mencari dan memenuhi kebutuhan manpower perusahaan dengan sumber daya manusia yang berpotensi tunggi untuk memajukan perusahaan.
6. Accounting
Merupakan bagian yang mengatur seluruh arus dana keuangan perusahaan mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan, dan membuat penagihan kepada Customer. Serta menyusun laporan keuangan perusahaan yang akhir nya menjadi acuan komisaris untuk mengambil keputusan.
7. Marketing
Merupakan bagian dari perusahaan yang melakukan pemasaran di pasar bisnis sehingga banyaknya peminat untuk membeli produk yang dihasilkan perusahaan. Kemudian menjalankan proses penjualan , menerima pemesanan barang dan mengirimkan pesanan.
8. Research & Development
Merupakan bagian yang menjaga kwalitas hasil produksi sebaik-baiknya sehingga mengurangi hasil reject yang dapat menimbulkan kerugian terhadap peusahaan.
9. PPIC (Production Planning and Inventory Control)
Merupakan bagian yang bertanggung jawab dengan stock barang persediaan di produksi baik bahan baku, barang jadi dan atau barang dalam proses . sehingga memudahkan manajemen untuk membuat rencana produksi sesuai pesanan dari pelanggan.
Merupakan bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab atas kelancaran pengiriman dari luar negri berupa pembelian import bahan baku, mesin spareparts dan bertanggung jawab juga dengan kelancaran penjualan ekspor dengan memenuhi dokumen bea dan cukai.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses sistem penjualan kredit pada PT YC Tec Indonesia adalah sebagai berikut :
a. Proses Pemesanan
Customer memberikan informasi via e-mail kepada bagian Marketing bahwa Customer akan memesan barang kepada PT.Yc Tec Indonesia, setelah itu Bagian Marketing membuat kontrak jual beli kredit antara kedua belah pihak perusahaan, kontrak jual beli disetujui oleh Manager Marketing dan Customer. setelah ada kontrak jual beli kredit, Customer mengirimkan Purchase Order ke perusahaan PT Yc Tec Indonesia dan bagian Marketing akan mencatat pesanan Customer.
b. Prosedur Pengiriman
Bagian PPIC menerima informasi Purchase Order dari bagian Marketing setelah itu bagian PPIC cek persediaan barang yang tersedia. Bagian PPIC memberikan form packing kebagian gudang untuk packing pesanan, jika barang pesanan sudah selesai di packing bagian Gudang akan menyerahkan form packing kepada bagian Marketing, kemudian Markeiting membuat packing list dan surat jalan rangkap tiga. Pengiriman barang telah selesai
dilakukan ketika Customer telah menerima barang pesanan Packing List beserta surat jalan.
c. Prosedur Penagihan
Customer menyerahkan surat jalan rangkap pertama kepada perusahaan sebagai konfirmasi bahwa barang sudah diterima sesuai pesanan. Kemudian bagian Accounting membuat dokumen penagihan berdasarkan surat jalan yang diterima, invoice, faktur pajak, kwitansi. Dokumen penagihan dikirimkan kepada customer setelah 3 hari barang diterima dan surat jalan dilampirkan kembali di dalam dokumen penagihan. Customer akan melakukan pembayaran 90 hari sejak tanggal invoice diterbitkan. Pembayaran penjualan kredit tidak dilakukan secara cicilan, jadi bila telah jatuh tempo maka bagian Accounting akan melakukan konfirmasi pembayaran kepada Customer melalui e-mail dan Customer akan langsung membayar lunas.
3.4. Activity Diagram Sistem Berjalan
Berikut ini adalah gambar Activity Diagram sistem berjalan PT. Yc Tec Indonesia, yang menunjukan proses bisnis, urutan aktivitas dan alur kerja sistem penjualan kredit sebagaimana tampak pada Gambar III.2
3.4.1 Activity Diagram
1. Activity Diagram Pemesanan
Sumber: Bag. Marketing PT.Yc Tec Indonesia
2. Activity Diagram Pengiriman
Sumber: Bag. Marketing PT.Yc Tec Indonesia
3. Activity Diagram Penagihan
Sumber: Bag. Accounting PT.Yc Tec Indonesia
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi system berjalan ini akan di jelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen-dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Purchase Order
Nama Dokumen : Purchase Order (PO) Fungsi : Untuk pemesanan barang
Sumber : Customer
Tujuan : Marketing
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap order barang
Format : Lampiran A.1
2. Form Packing
Nama Dokumen : Form Packing
Fungsi : Untuk membuat packinglist dan surat jalan
Sumber : Bag.Gudang
Tujuan : Marketing
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Packing pesanan
3. Surat Jalan
Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk membuat dokumen penagihan
Sumber : Customer
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap pesanan selesai diterima
Format : Lampiran A.3
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Kontrak Jual Beli Kredit
Nama Dokumen : Kontrak Jual Beli Kredit
Fungsi : Sebagai persetujuan jual beli kedua belah pihak
Sumber : Marketing
Tujuan : Customer
Media : kertas
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan kredit
Format : Lampiran B.1
2. Invoice
Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Sebagai dokumen penagihan
Sumber : Accounting
Tujuan : Costumer
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan kredit Format : Lampiran B.2
3. Kwitansi
Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan uang
Sumber : Accounting
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan kredit
Format : Lampiran B.3
4. Surat Jalan
Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang
Sumber : Marketing
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap kali pada saat terjadi pengiriman
Format : Lampiran B.4
5. Faktur Pajak
Nama Dokumen : Faktur Pajak
Fungsi : Sebagai bukti pemungutan pajak
Sumber : Accounting
Tujuan : Customer
Frekuensi : Setiap kali pada saat penagihan
Format : Lampiran B.5
6. Form Packing
Nama Dokumen : Form Packing
Fungsi : Untuk menyiapkan barang yang di packing
Sumber : Bag.PPIC
Tujuan : Bag. Gudang
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Packing pesanan
Format : Lampiran A.2
7. Packing List
Nama Dokumen : Packing List
Fungsi : Sebagai bukti barang yang di packing
Sumber : Marketing
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap kali pada saat pengiriman
Format : Lampiran B.6
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem penjualan kredit pada perusahaan PT.Yc Tec Indonesia pada umumnya telah berjalan baik, untuk mesin produksi injection phylon yang sudah
beroperasi dengan lancar dan menghasilkan kwalitas baik sehingga banyak di minati. Namun penulis merasa masih adanya kekurangan sistem yang terdapat di dalam perusahaan khususnya sistem penjualan kredit, adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :
1. Prosedur order penjualan kredit yang berjalan saat ini kurang efektif dan efisien dikarenakan sistem yang diterapkan di perusahaan pencatatannya masih dilakukan dengan Microsoft excel tanpa menambahkan keterangan atau Nomor identitas purchase order, sehingga sering terjadi kesalahan pengiriman yang tidak sesuai dengan Purchase Order Customer.
2. Dokumen penagihan yang dibuat hanya satu rangkap atau satu lembar menyulitkan Accounting untuk rekonsiliasi antara laporan dan dokumen asli secara langsung, karena tidak ada arsip dokumen. Sehingga menimbulkan kesulitan untuk mengetahui pembayaran invoice mana saja yang dibayarkan oleh customer, ataupun bisa menimbulkan piutang yang tidak tertagih. 3. Prosedur penjualan kredit yang berjalan pada PT. Yc Tec Indonesia belum
berjalan secara efektif karena tidak dapat menyajikan laporan secara cepat, bag. Marketing kesulitan untuk mengetahui balance purchase order atau atau item barang yang sudah dikirim dari PO tersebut sehinggan menjadikan keterlambatan pengiriman barang, kekurangan atau kelebihan pengiriman barang kepada customer.
3.7. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah tersebut, ada beberapa opsi alternatif pemecahan masalah di antaranya adalah :
1. Purchase Order dari Customer seharusnya diinput dengan menambahkan ID PO , sehingga tidak kesulitan mencari data pesanan atau terjadi kekeliruan dengan Purchase Order yang lain, sehingga tidak terjadi kesalahan pengiriman yang tidak sesuai dengan Purchase Order.
2. Diterbitkan dokumen penagihan sedikitnya 3 rangkap untuk kemudian di arsip sehingga ketika perusahaan menerima pembayaran bisa rekonsiliasi dengan dokumen yang ada, Dibuatkan laporan penjualan kredit yang didalam laporannya terdapat tanggal jatuh tempo sehingga memudahkan perusahaan untuk mengetahui kapan akan menerima pembayaran dan tidak terjadi keterlambatan atau piutang tidak tertagih.
3. Dibuatkan laporan balance PO yang didalam laporan tersebut sudah terdapat Informasi actual barang yang sudah dikirim.
Dalam pemacahan masalah diatas di PT YC Tec Indonesia, penulis berharap kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam pengiriman, keterlambatan pembayaran atau pembuatan laporan untuk manajemen perusahaan.
