Form PRO-05 Version 1.3
CALL FOR TENDER
ACTED INDONESIA
PELELANGAN ACTED INDONESIA
Date/Tanggal: 28/08/2013
Tender N°: T/09BNC/341LBC-341ELB-341SWC/Jakarta/28-08-2013/4
ACTED is requesting through this tender a company to provide detailed written quotations for the supply of the following products / melalui pelelangan ini ACTED mengundang sebuah perusahaan menyiapkan penawaran
lengkap tertulis dalam kegiatan pengadaan produk-produk sebagai berikut:
PRODUCT SPECIFICATIONS/SPESIFIKASI PRODUK:
1. Description / Uraian: Works services for the construction of evacuation sites including construction of latrine blocks, shallow wells and septic tanks / Jasa Pembangunan Konstruksi Daerah Evakuasi yang Terdiri dari Konstruksi Blok Kakus, Sumur Dangkal dan Septic Tank
2. Product class / category / Kelas Produk/Kategori: Construction / Konstruksi Bangunan 3. Made in (product origin) / Buatan (Produk Asli): Indonesia
4. Product stage / Tahapan Produk: Ready to use / Siap Pakai
5. INCOTERM (delivery conditions) / Kondisi Pengadaan: Various locations listed below in Belu/ Malaka district, NTT (all costs and duties paid by supplier) / Lokasi-lokasi yang tidak sama/bervariasi sebagaimana tertera dalam daftar berikut ini in kabupaten Belu/Malaka, NTT (semua biaya dan tanggung jawab dibiayai pihak pengadaan/kontraktor)
Description of the items / Uraian aktivitas:
LOT
NO Type of Packages / Type Paket Jumlah Units / Villages / Desa
Bid Bond Amount / Jumlah Nilai Obilgasi / Jaminan Penawaran (IDR/Rp)
Eligible Grade/Experience for Contractors / Kewajaran Kelas/Pengalaman Kontraktor
1
Construction of two units of latrines, one septic tank and one shallow well / Pembangunan 2 unit kakus, 1 septic tank dan 1 sumur dangkal
8
Suai and Naimana
villages/desa in Malaka Tengah sub-district/kecamatan and/dan Lasaen, Sikun, Oan Mane, Loofoun, Rabasa, and/dan Rabasahain villages/desa in/di Malaka Barat
sub-distric/kecamatan, Belu/Malaka, NTT
6,300,000
IDR/Rp Authorisation for small class construction / konstruksi kelas kecil
2
Construction of 2 latrine units, one septic tank and rain harvesting tank / Pembangunan 2 unit kakus, 1 septic tank dan bak penampungan air hujan
1 Kateri, Malaka Tengah sub-district/kecamatan, Belu/Malaka, NTT
800,000
3
Construction of 6 latrine units, two septic tank and 2 shallow wells /
Pembangunan 6 unit kakus, 2 septic tank dan 2 sumur dangkal
1 Besikama, Malaka Barat sub-district/kecamatan, Belu/Malaka, NTT
1,660,200
IDR/Rp Authorisation for small class construction / konstruksi kelas kecil
Note/Catatan:
a. Price for items above must be quoted in IDR and include all taxes and duties. This includes 10% PPN tax / Harga setiap item di atas harus disebutkan dalam Rupiah termasuk semua biaya pajak dan
aktivitas. Dalam hal ini termasuk 10% PPN.
b. All bids must have a bid bond drawn in the name of ACTED Indonesia, Jl. Penjernihan II / 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat 10210 / Semua penawar harus memiliki Penawaran Obligasi/Pengikatan
dimana harus disebutkan dengan nama ACTED Indonesia, Jl. Penjernihan II / 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat 10210;
c. Designs for each lot are attached as annexes to this bid document / Semua gambar disain dari setiap
lot/tipe tertera dalam lampiran dari dokument penawaran ini;
RESPONSIBILITIES OF THE CONTRACTOR /TANGGUNGJAWABKONTRAKTOR:
1. Terms of delivery / Persyaratan penyerahan: All construction works will be delivered to the 10 Villages at Malaka Tengah and Malaka Barat sub-districts, Belu/Malaka district, NTT / semua bangunan konstruksi
akan dibangun di 10 desa pada kecamatan Malaka Tengah dan Malaka Barat kabupaten Belu/Malaka, NTT
2. Date of delivery / Tanggal penyerahan: Construction to be completed no later than 15th of November
2013 / Pembangunan harus diselesaikan sebelum/tidak boleh melewati tanggal 15 Nopember 2013 3. Validity of the offer / Jangka waktu penawaran pelaksanaan: 2 Months / Bulan
The answers to this tender should include the following elements / Tanggapan atas penawaran lelang ini harus
dilengkapi dengan beberapa hal sebagai berikut:
A written quotation including all the product specifications, the price per unit, quantity proposed and unit, and total price (full list of documents provided below in Section 5) / Sebuah penawaran tertulis yang
dilengkapi dengan spesifikasi dari produk pengadaan, harga per satuan pekerjaan, jumlah/volume yang diusulkan dan satuan serta total harga (dokumen lengkap yang harus disiapkan tertera pada bagian 5 di bawah ini);
Pictures of previous similar constructions where possible should be attached with the offer / gambar dari
bangunan-bangunan yang sama dengan kegiatan ini apabila mungkin dapat dilampirkan dalam penawaran;
Valid bid bond / Jaminan penawaran adalah sah; GENERAL CONDITIONS /PERSYARATAN UMUM:
1. Bidders are requested to sign, stamp and return all part of the tender package / Penawar diminta untuk
menanda-tangani, stempel/cap dan memasukkan semua bagian dari paket tender;
2. Bidders must also attach a copy of the company registration certificate and/or licence / Penawar harus
melampirkan foto kopi sertifikat pendaftaran perusahaan dan/atau surat ijin perusahaan;
3. The closing date of this tender is fixed on 10/09/2013 at 5 PM in ACTED offices at the following address /
Pelelangan ini ditutup pada tanggal 10 September 2013 pukul 5 PM (sore) waktu setempat pada kantor ACTED dengan alamat sebagai berikut :
- Capital Office/Kantor Pusat ACTED Indonesia – Jl. Penjernihan II / 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat 10210 - Betun Office/Kantor Betun ACTED Indonesia – Jl. Jurusan Umakatahan RT 24/RW 10, Kota Betun – Kec.
Malaka Tengah Kab. Belu – NTT, 85762
Tenderers who will present their offer at ACTED bases other than Capital Office ACTED Indonesia / Para peserta tender yang akan memasukkan penawarannya ke kantor ACTED daerah selain dari kantor ACTED Indonesia Pusat di – Jl. Penjernihan II / 3C Bendungan Hilir Jakarta Pusat 10210 must take into
consideration the transport time from the local base Betun Office ACTED Indonesia / harus mempertimbangkan waktu setempat untuk mengirimkan semua material dari kantor ACTED Indonesia
Betun di – Jl. Jurusan Umakatahan RT 24/RW 10, Kota Betun – Kec. Malaka Tengah Kab. Belu – NTT, 85762 to the capital office ACTED Indonesia / ke kantor ACTED Indonesia Pusat.
4. Tenderers will fill, sign, stamp and return the Offer form according to ACTED’s format / Para peserta tender
akan mengisi, menanda-tangani, stempel/cap dan mengembalikan semua lembaran/berkas penawaran sesuai dengan format ACTED.
5. Tenderers will sign and return all pages of the Product Specifications for which they apply / Para peserta
tender akan menanda-tangani dan mengembalikan semua lembaran Spesifikasi Produk untuk setiap bagian yang dilamar.
6. The offer to the call for tender will not result in the award of a contract / Penawaran untuk pelelangan ini
tidak akan menjadi hasil dari penghargaan sebuah kontrak.
7. The offer must be submitted to ACTED purchase department in a sealed envelope with the mention “not to be opened before 16th of September 2013” and the purpose of the offer / Penawaran harus dimasukan ke
bagian pengadaan ACTED dalam amplop yang dilem dengan menyebutkan “tidak akan dibuka sebelum tanggal 16 September 2013” dan tujuan dari penawaran..
8. Unsealed envelope and late offers will not be considered / Amplop yang tidak dilem dan terlambat
dimasukkan tidak akan dipertimbangkan/diterima.
9. The following number can be contacted for general enquiries / Nomor telepon berikut dapat dihubungi untuk
mendapatkan keterangan umum: ACTED Jakarta: 021 57853715
10. Successful bidder will be required to provide a performance bond to ACTED prior to the signing of the contract / Penawar yang berhasil akan diminta membuat sebuah bukti jaminan sebelum penanda-tanganan
kontrak.
4.INSTRUCTIONSFORTENDERSUBMISSION/INTRUKSIUNTUKPEMASUKKANPENAWARAN: 1. Please fill all required information in the Offer Form (Part B) and the Ethical Declaration (Part D) for the items for which you apply / Silahkan mengisi semuar permintaan keterangan pada lembaran penawaran (Bagian B) dan Deklrasi Etik (Bagian D) untuk semua item yang dilamar/diajukan.
2. Please fill all required information in the Company Profile Form (Part C) and attach your company’s
registration documents / Silahkan mengisi semua permintaan keterangan pada lembaran Profil Perusahaan (Bagian C) dan lampirkan dokumen pendaftaran perusahaan.
3. Put all required documents (as listed under Section 5 below) signed and stamped into an envelope and seal & stamp it / Masukan semua dokumen yang diperlukan (sebagaimana tertera dalam Bagian 5 berikut) yang telah ditanda tangani dan dicap dalam sebuah amplop dan dilem serta dicap.
4. Make a copy of these documents and include them in a separate envelope when applying to this tender / Siapkan 1 (satu) kopi atas semua dokumen dan sertakan dalam 1 (satu) amplop terpisah ketika melamar untuk tender ini.
5. Write the tender reference on the two envelopes as indicated above / Tulislah acuan tender pada kedua amplop yang disebutkan di atas.
6. Send both envelopes by hand delivery or courrier to the address mentioned above / Kirimlah kedua amplop secara langsung atau melalui jasa pengiriman kepada alamat yang telah disebutkan di atas.
5. REQUIREDDOCUMENTSTOBESUBMITTEDTOACTED/DOKUMEN-DOKUMENYANGDIPERLUKAN UNTUKDIMASUKKANKEACTED:
1. PART / BAGIAN A – Instructions to Bidders must be attached, filled, signed and stamped by the supplier (compulsory) / Instruksi kepada para penawar harus dilampirkan, diisi, ditanda-tangani dan dicap oleh penawar (wajib);
2. PART / BAGIAN B – Offer Form must be attached, filled, signed and stamped by the supplier. The bid prices shall be in / Lembaran Penawaran harus dilampirkan, diisi, dicap oleh penawar. Harga penarawan harus dalam bentuk:
IDR and all columns of items applied to have been filled (compulsory) / Rp dan semua kolom dari setiap kegiatan yang dilamar disi (wajib);
3. PART / BAGIAN C – Company Profile Form must be attached, filled, signed and stamped by the supplier (compulsory) / Profil perusahaan harus dilampirkan, diisi, ditanda-tangani dan dicap oleh penawar (wajib); 4. PART / BAGIAN D – Bidder’s Ethical Declaration must be attached, filled, signed and stamped by the supplier
(compulsory) / Deklarasi Etis Penawar harus dilampirkan, disi, ditanda-tangani dan dicap oleh penawar (wajib); 5. Valid bid bond / Jaminan penawaran adalah sah;
6. ANNEXES / LAMPIRAN-LAMPIRAN – Proofs of past performances in a similar field of activity (e.g. past similar items deliveries) / Bukti dar pengalaman kerja dalam aktivitas yang sama pada masa lalau (contoh; item serupa yang dikerjakan);
7. ANNEXES / LAMPIRAN-LAMPIRAN – A Copy of Company registration documents, license and authorisation for small class construction / 1 (satu) kopi dokumen registrasi perusahaan, perijinan dan otoritas untuk kegiatan konstruksi kelas kecil;
8. ANNEXES / LAMPIRAN-LAMPIRAN – Color pictures (or samples) of item(s) / Gambar berwarna (contoh) dari semua item kegiatan;
9. An original and one copy of the bid must be provided / 1 (satu) dokumen penawaran asli dan 1 (satu) kopian harus disiapkan;
10. All bidding documents can be filled in either English or Bahasa Indonesia / Semua dokumen penawaran dapat diisi dalam bahasa Inggris atau bahasa Indonesia.
Note / Catatan:
a. Bidders may provide offers only for one batch or item. However, filling all information regarding every batch / item in the Offer Form (e.g. unit prices) is compulsory; any missing information may lead to rejection of your offer(s) / Para penawar diperkenankan hanya mengajukan satu bagian item kegiatan. Bagaimanapun juga, pengisian semau informasi berkenaan dengan setiap item kegiatan dalam Lembaran Penawaran (contoh: harga satuan) diwajibkan; setiap bagian informasi yang hilang dapat mengakibatkan dibatalkannya penawaran yang diajukan;
b. Bidders should consult the ACTED website (www.acted.org) regularly for possible modifications to this call for bids / Para penawar harus sesering mungkin mengunjungi ACTED website (www.acted.org) terhadap semua perubahan dalam pelelangan ini;
Reference number / Nomor Acuan (Tender): T/09BNC/341LBC-341ELB-341SWC/Jakarta/30-08-2013/4 c. The submission of offer(s) to this call for tender may not result in the award of a contract / Pemasukkan semua penawaran dalam pelelangan ini belum menjadi sebuah jaminan untuk dimasukan dalam kontrak;
d. ACTED will not be responsible for any costs or expenses incurred by the Bidders in connection with the preparation and submission of the bids to ACTED / ACTED tidak bertanggung jawab atas semua biaya atau pengeluaran berkenaan dengan penyiapan dan pemasukkan penawaran ke ACTED;
e. Documents sent without signature and / or stamp on every pages will not be accepted as valid offers / Semua dokumen yang telah dikirim tanpa tanda tangan/ atau dicap di setiap halaman tidak akan diterima sebagai dokumen yang sah.
f.The bid shall be typed or written in indelible ink and shall be signed by a person or persons duly authorized to sign on behalf of the bidder / Penawaran harus diketik atau ditulis dengan tinta yang tidak dapat luntur dan harus ditanda-tangani oleh orang atau para pihak yang mendapat otoritas sebagai penawar. The person or persons signing the bid shall initial all pages of the bid where entries or amendments have been made / Orang atau para pihak yang bertanda-tangan harus menandai semua lembaran penawaran dimana semua pengisian dan perubahan telah dilakukan.
g.A bidder shall submit only one bid per lot either by himself/herself, or as a partner in a joint venture / Seorang penawar harus dimasukkan hanya satu penawaran untuk setiap bundel oleh dirinya, atau sebagai rekanan untuk kerja sama. A bidder who submits or participates in more than one bid per lot will be disqualified / Seorang penawar yang memasukkan atau berpartisipasi lebih dari satu penawaran untuk setiap bundel kegiatan akan didiskualifikasi.
h.The bidder is advised to visit and examine the site of works and its surroundings and obtain for himself/herself on his/her own responsibility all information that may be necessary for preparing the bid and entering into a contract for construction of the works / Seorang penawar disarankan untuk mengunjungi atau mengukur lokasi kerja dan sekitarnya secara sendiri untuk semua informasi yang menjadi tanggungjawabnya yang dianggap penting berkenaan dengan persiapan dan pemasukan penawaran terhadap kontruksi yang dikerjkan. The costs of visiting the site shall be at the bidder’s own expense / Biaya kunjungan atas lokasi kerja menjadi tanggungan penawar.
i.The rates and prices quoted by the bidder shall be fixed for the duration of the contract and shall not be subject to any adjustment on any account / Semua tarif dan harga oleh penawar harus pasti selama waktu dari kontrak dan tidak akan disesuaikan pada jenis anggaran yang lain.
j.No bid may be modified by the bidder, after the deadline for submission of bids / Tidak ada penawaran yang boleh dimodifikasi oleh penawar, setelah deadline dari pemasukkan penawaran.
k.The bid securities of unsuccessful bidders will be returned as promptly as possible but in any event not later than thirty (30) days after the opening of offers / Keamanan penawaran bagi yang penawar yang tidak sukses akan dikembalikan dengan segera akan tetapi tidak melebihi dari 30 hari kalender setelah pembukaan penawaran.
l.The bid security of the successful bidder will be returned when the bidder has signed the contract and furnished the required performance bond / Keamanan penawaran dari penawar yang sukses akan dikembalikan setelah penawar telah menanda tangani kontrak dan melengkapi semua ikatan/obligasi yang diperlukan.
m.Any effort by a bidder to influence the ACTED’s processing of bids or award decisions may result in the rejection of the bidder’s bid / Setiap upaya dari penawar yang menganggu proses penawarn ACTED atau keputusan penghargaan akan berdampak pada penolakan dari penawaran penawar.
n.ACTED reserves the right to accept or reject any bid, and to annul the bidding process and reject all bids, at any time prior to award of contract, without thereby incurring any liability to the affected bidder or bidders or any obligation to inform the affected bidder or bidders of the grounds for the ACTED’s action / ACTED memiliki hak untuk menerima atau menolak semua penawaran, dan menganulir proses penawaran dan menolak semua penawar, di setiap waktu berkenaan dengan pemberian kontrak, tanpa mempengaruhi setiap kewajiban penawar atau setiap obligasi yang diinformasikan mempengaruhi penawar bekenaan dengan tindakan dari ACTED. FOR BIDDER’S USE / KHUSUS DILAKUKAN PENAWAR
I undersigned, the Bidder, agree with the instructions and general conditions of this Call for Tender / Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Penawar, menyetujui dengan semua petunjuk dan persyaratan umum bagi Pelelangan ini.
Company Name / Nama Perusahaan: _________________________
Authorized Representative Name / Nama yang Bertanggung Jawab: _________________________ Signature / Tanda Tangan: _________________________
