Tips Pembukuan
Teman-teman pelaku UMKM yang kami banggakan, ada be- berapa hal yang harus dipatuhi terkait aspek keuangan jika ingin melihat usaha anda semua maju dan berkembang, sehingga tar- get yang ditetapkan dapat dicapai.
1. Setiap transaksi harus mempunyai bukti berupa nota, kwi- tansi, faktur, atau semacamnya.
2. Catat setiap transaksi pada buku kas, buku pembelian, buku penjualan, buku persediaan (stock control), atau buku lain yang terkait transaksi.
3. Cocokkan antara saldo kas yang ada di dalam catatan den- gan saldo uang tunai di laci usaha anda. Jika hasilnya ber- beda atau terdapat selisih, berarti ada masalah yang timbul.
Segera lakukan pengecekan dan lakukan perbaikan
4. Jangan pernah menunda-nunda untuk melakukan pen- catatan karena bisa jadi anda lupa untuk mencatatnya kemu- dian.
5. Pisahkan antara uang pribadi dengan uang usaha yang anda kelola.
6. Periksa catatan Anda setiap saat, setiap hari.
7. Agar tidak kehabisan modal, upayakan agar selalu ada uang tunai dalam usaha anda. Ini sangat penting, karena usaha anda membutuhkan uang tunai untuk membeli bahan baku, membayar gaji pegawai dan membayar biaya-biaya per- baikan.
8. Ingat! Jangan pernah mencampur adukkan antara uang prib- adi dan uang usaha anda. Jika itu terjadi, anda akan lalai da- lam menggunakan uang tunai yang ada karena merasa bah- wa semuanya adalah milik anda pribadi.
4. Menghubungkan nasabah UMKM tersebut dengan lembaga pembiayaan;
5. Melakukan monitoring dan pendampingan pasca penerimaan kredit.
a.Identifikasi
Identifikasi adalah menemukan dan mengenali calon nasabah (UMKM) yang nantinya akan menjadi binaan pendamping. Agar pelaksanaan identifikasi lebih terarah, maka langkah awal yang dilakukan adalah dengan mengetahui populasi UMKM disekitar wilayah yang menjadi lokasi pendampingan UMKM. Beberapa jalur yang dimungkinkan dapat memberikan informasi tentang populasi UMKM yang akan menjadi calon nasabah tersebut ada- lah :
ꟷ Mengamati langsung pasar lokal atau lokasi kegiatan usaha, sehingga dapat dipilih sektor dan komoditi yang dihasilkan sekaligus pelaku usahanya.
ꟷ Monografi dan/atau statistik perekonomian di kantor desa/
kelurahan atau di kantor kecamatan. Dari data monografi dapat dilihat : keadaan penduduk, jenis kegiatan perekono- mian atupun jenis usaha yang ada.
ꟷ Dinas/Instansi terkait dari pemerintah (Perindustrian, Perda- gangan, Koperasi, BKKBN, Pertanian, Peternakan dll) maupun swasta murni (KADINDA, IWAPI, Kluster – kluster ekonomi dan Asosiasi-asosiasi usaha lainnya.
ꟷ Setelah populasi calon nasabah teridentifikasi, selanjutnya melakukan pendataan melalui proses identifikasi dengan cara mengadakan kunjungan sekaligus melakukan wawan- cara singkat terhadap calon nasabah yang dipilihnya.
Dari proses identifikasi tersebut maka akan ditemukan sejum- lah calon nasabah yang belum pernah akses ke bank maupun yang telah akses secara terbatas ke bank baik untuk segmen mikro, kecil maupun menengah. Oleh karena itu instrumen iden- tifikasi harus dapat memprediksi minimal dapat menggali infor- masi antara lain :
ꟷ Identitas pengusaha (nama, usia, jenis kelamin, pendidikan, alamat, jumlah tanggungan dll )
ꟷ Identitas usaha (jenis usaha, lokasi usaha, konsumen utama, perkiraan modal dan sumbernya, perkiraan keuntungan, kapasitas produksi, pemasaran dan tenaga kerja, dll
ꟷ Informasi pendukung lainnya (usaha tsb sampingan/pokok, jenis usaha lain yang dipunyai, kesulitan yang dirasakan dll ).
ꟷ Hasil akhir yang yang diharapkan dari proses identifikasi
tersebut adalah :informasi tentang usaha yang potensial, informasi tentang pengusaha sebagai calon nasabah bank dari berbagai segmen, informasi untuk tindak lanjut kegia- tan untuk penyusunan proposal kredit.
b. Pembentukan kelompok
Apabila dalam proses identifikasi ditemukan populasi pengu- saha mikro cukup banyak dan berbagai sektor, maka diperlukan pembentukan kelompok sebagai wadah disebut Kelompok Pen- gusaha Mikro (KPM). Hal ini merupakan langkah awal dari kegia- tan pembinaan dan pengembangan usaha mikro, dan pendeka- tan kelompok sementara ini dipandang masih cukup efektif sebagai salah satu cara dalam melakukan aktivitas pembinaan lebih lanjut. Kriteria minimal yang harus dipenuhi bagi pendirian suatu kelompok yang akan dihubungkan dengan bank (BU/BPR) adalah :
• Diupayakan keanggotaan adalah satu jenis usaha yang sama atau apabila tidak memungkinkan dapat diupayakan ikatan pemersatu (ikatan karena usaha terkait, tempat tinggal, lo- kasi usaha, yang sesuai dengan kondisi setempat.
• Jumlah anggota dalam satu kelompok 10 orang pengusaha mikro
• Semua anggota mempunyai usaha produktif dan potensial untuk dikembangkan serta mempunyai kemampuan mem- bayar kembali pinjaman
• Mempunyai satu kesepakatan atau aturan main yang jelas secara tertulis.
c. Menyusun proposal kredit /kelayakan usaha
Dalam mempersiapkan penyusunan proposal kredit mau- pun kelayakan usaha harus dilakukan secara cermat dan akurat berdasarkan data yang dapat dihimpun. Apabila dalam proses analisa oleh pendamping terdapat nasabah yang belum layak, sebaiknya proses penyusunan kelayakan usaha dihentikan, dan tidak dibenarkan seorang pendamping menyusun kelayakan us- aha yang sebenarnya tidak layak. Hal ini sangat penting untuk menjaga agar tidak menimbulkan permasalahan dikemudian hari yang pada akhirnya akan menurunkan kredibilitas pendamping itu sendiri di mata bank.
d. Menghubungkan UMKM dengan lembaga pembiayaan
Kegiatan pendampingan untuk pembinaan yang mengandung misi pengembangan sebagai tujuan utama bagi pendamping,
maka kegiatan pendampingan untuk menghubungkan UMKM dengan bank sebenarnya memerankan fungsi jembatan peng- hubung. Langkah awal agar bangunan jembatan tetap kokoh, tentunya pendamping sangat berperan untuk selalu menjaga hubungan (komunikasi) dengan bank, disamping itu pendamp- ing diharapkan selain mampu dan terampil dalam menilai kelay- akan usaha dari umkm calon nasabah tersebut , juga terampil dalam menilai dan menghitung kemampuan membayar kembali nasabah yang mengajukan pinjaman ke bank.
Teknis menghubungkan dengan bank bagi pengusaha mikro menggunakan pendekatan kelompok namun tidak mempunyai status hukum tidak seperti Koperasi biasanya persyaratan pen- gajuan kreditnya harus terdapat kesepakatan yang ditanda tan- gani oleh masing-masing anggota seperti : kesepakatan tang- gung renteng, surat kuasa mendebet tabungan bila terdapat anggota yang menunggak atau macet, surat kuasa kepada ketua untuk menyerahkan agunan anggota yang selanjutnya diserah- kan ke bank dan diikatsecara di bawah tangan; dan pernyataan bersedia untuk menabung sebesar 10% dari kredit yang diterima dan ditampung dalam rekening tersendiri (atas nama kelompok) dan selanjutnya dibekukan oleh bank.
Pengajuan kredit dibuat dalam satu proposal kredit yang jum- lah kreditnya merupakan jumlah kumulatif pengajuan kredit seluruh anggota, kemudian setelah melalui proses analisa dan kunjungan on the spot ke kelompok, apabila disetujui maka kreditnya akan di tampung dalam satu rekening sehingga biaya dapat ditekan. Teknis menghubungankan Usaha Kecil dan Me- nengah dengan Bank dilakukan secara individual, permohonan kreditnya dituangkan dalam Kelayakan Usaha yang dibuat oleh pendamping secara komprehensif mencakup seluruh aspek sep- erti :
Hukum : Tidak bertentangan dengan peraturan dan norma yang berlaku
Teknis : Dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar Manajemen : Dapat dikelola dengan baik
Finansial : Memberikan arus kas yang positif dan dapat menutup semua biaya serta memberikan keuntungan bagi pengusaha
Sosial ekonomi : Memberikan manfaat bagi masyarakat Dengan disusunnya kelayakan usaha tersebut oleh pen- damping maka bagi investor dapat memilih alternatif in- vestasi dananya pada usaha yang menguntungkan. Sementara bagi perbankan sangat berguna dalam proses analisa untuk
menentukan jumlah pinjaman yang akan diberikan dan untuk mengetahui likuiditas usaha tersebut dikaitkan dengan ke- mampuan membayar hutangnya.
e. Monitoring dan pendampingan pasca kredit
Monitoring pinjaman merupakan suatu upaya terpadu me- liputi dua aspek yaitu penilaian atas kinerja kredit dan kinerja usaha UMKM dan rencana tindak lanjut untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Pada kenyataannya antara kinerja kredit tidak berbanding lurus dengan kinerja usaha, karena bisa saja terjadi kinerja usaha UMKM baik, namun kinerja kreditnya tidak baik akibat UMKM tidak koperatif dan tidak memenuhi kewa- jibannya tepat pada waktunya. Memperhatikan hal tersebut di atas maka dalam pelaksanaan monitoring kredit harus memper- hatikan kedua aspek tersebut di atas. Obyek monitoring kinerja usaha UMKM adalah angka-angka dan rasio-rasio dalam laporan keuangan UMKM; obyek monitoring kinerja kreditnya adalah an- gka angka/informasi kredit dari perbankan, sedangkan obyek monitoring kinerja UMKM dilakukan dengan melihat perkem- bangan dan prospek usaha. Monitoring yang dilakukan dengan benar akan berfungsi sebagai alat deteksi dini (early warning sign) terhadap permasalahan yang mungkin akan timbul dalam perusahaan UMKM dan segera mencari rencana tindak lanjut penyelesaian masalah, sehingga pada akhirnya dapat mengh- indari atau memperkecil resiko tidak terbayarnya pinjaman ke- pada bank.
Cara-cara monitoring kredit :
a. Monitoring secara pasif (administratif) bagi UMKM
Monitoring secara pasif dan administratif bagi UMKM pada dasarnya merupakan pembinaan yang dilakukan melalui pen- gamatan terhadap informasi dan catatan-catatan yang ada dari laporan keuangan UMKM, maupun informasi dari pihak ketiga (akuntan, appraisal, media massa). Fungsi informasi dari media massa juga sangat penting, sebagai contoh adanya informasi tentang kebijakan pemerintah yang memberikan kemudahan da- lam usaha tertentu misalnya kemudahan pendirian pabrik sepatu untuk penanaman modal asing di Indonesia dimana produknya direncanakan akan dipasarkan dalam negeri. Informasi ini untuk jangka panjang akan berpengaruh terhadap harga dan kualitas usaha home industri oleh UMKM yang memproduksi sepatu, karena dengan kondisi peralatan yang sederhana, maka sepatu
produksi home industri tersebut kemungkinan tidak akan dapat bersaing dengan produk pabrikan. Apabila usaha home industri tersebut dibiayai oleh bank, maka informasi tersebut membawa dampak yang negatif bagi bank.
Dalam konteks ini, monitoring UMKM oleh pendamping dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kualitas kredit UMKM serta untuk mengambil langkah-langkah antisipasif yang perlu dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang timbul, di- mana permasalahan kredit yang terdapat pada masing-masing UMKM selalu berbeda sehingga penanganannyapun tidak sama sesuai dengan situasi dan kondisi UMKM tersebut. Parameter – parameter yang dapat dianalisa dan dijadikan tanda-tanda per- ingatan dini dalam melakukan monitoring individual secara pasif antara lain :
Pada Neraca
Periode penagihan piutang mulai melambat demikian juga dengan periode perputaran persediaan atau adanya pening- katan yang tajam pada pos piutang dan persediaan.
Piutang terkonsentrasi pada pihak tertentu atau UMKM ber- sifat kompromi pada piutang sehingga penagihan memakan waktu yang lama.
Terjadi kenaikan piutang kepada karyawan/direksi secara ce- pat atau timbul piutang afiliasi (sebelumnya tidak ada).
Terjadi kenaikan aktiva tetap secara cepat.
Timbul hutang jangka pendek/jangka panjang yang sebelum- nya tidak muncul dalam neraca.
Terjadi kenaikan hutang kepada pihak lain.
Rugi / Laba UMKM
Terjadi penurunan penjualan dan laba kotor.
Terjadi peningkatan biaya-biaya yang meningkat drastis tidak proporsional yang berakibat penurunan profit margin.
Terjadi pengambilan/prive tanpa persetujuan bank (terutama jika dalam syarat kredit dilarang).
Terjadi biaya penghapusan piutang tidak tertagih atau perse- diaan rusak dalam jumlah besar.
Usaha mulai merugi
b. Monitoring secara aktif bagi UMKM
Dilakukan dengan melaksanakan pembinaan secara aktif melalui pendampingan untuk memantau kualitas dan prospek usaha UMKM meliputi :
(a). Manajemen
• Apakah ada perubahan sikap pengurus/pemilik perusa- haan terhadap pihak bank terutama itikad untuk beker- jasama, misalnya pejabat bank kesulitan atau tidak untuk menemui pengurus/pemilik perusahaan
• Apakah terjadi perpecahan pengurus, sehingga pengu- rus saling melempar tanggung jawab termasuk tanggung jawab pemenuhan kewajiban kepada bank.
• Apakah fungsi pengawasan dalam perusahaan tidak ber- jalan pengurus/pemilik perusahaan terlalu ekspansif dalam pengembangan usahanya tanpa didukung oleh pengala- man yang cukup.
• Apakah penempatan tenaga kerja telah didasarkan pada keahlian personal, dan bukan atas dasar hubungan kekel- uargaan.
• Apakah terjadi permasalahan perburuhan diperusahaan UMKM
(b). Kebijakan Pemerintah
Adanya peraturan pemerintah pusat/daerah yang mengatur tata niaga produk yang dihasilkan oleh UMKM, dengan perubah- an peraturan tersebut dapat berakibat positip/negatip terhadap usaha UMKM, misalnya adanya izin baru dari Pemda setempat untuk pendirian pasar grossir ritel di daerah tempat usaha UMKM (pedagang kelontongan) akan mengancam kelangsun- gan usaha UMKM.
(c). Kualitas Kredit
Monitoring kualitas kredit dilakukan untuk mengetahui sedini mungkin kinerja kredit UMKM. Hal ini perlu dilakukan mengin- gat kualitas usaha UMKM yang baik tidak menjamin akan meng- hasilkan kualitas kredit yang baik, karena ketertiban pembayaran kewajiban (bunga dan pokok) dipengaruhi oleh aspek karakter.
Kualitas kredit UMKM juga dapat dilihat dari data aktifitas rek- ening UMKM di bank yang datanya dapat diperoleh dari debitur UMKM. Monitoring terhadap kualitas kredit ini diperlukan untuk mengetahui:
- Ketertiban UMKM dalam pemenuhan kewajiban pemba- yaran pokok dan atau bunga kredit.
- Apakah tujuan penggunaan kredit telah sesuai dengan tujuan penggunaan semula, apabila KMK yang diberikan digunakan untuk pembiayaan investasi aktiva tetap, maka modal kerja bersih /Net Working Capital (NWC) akan turun
dan pada akhirnya cash flow UMKM akan terganggu dan dapat mempengaruhi kemampuan UMKM untuk me- menuhi kewajibannya.
- Apakah KMK yang diberikan telah digunakan sesuai untuk usaha yang dibiayai sesuai perjanjian kredit, dan bukan un- tuk usaha lainnya.
- Apakah struktur, type dan syarat kredit yang diberikan telah cocok dan sesuai dengan karakteristik sifat bisnis UMKM. Apabila tidak sesuai maka harus diantisipasi den- gan melakukan tindak lanjut berupa perubahan type, struk- tur dan syarat kreditnya.
- Apakah jumlah plafond kredit yang diberikan telah me- madai, sebagai contoh : apabila UMKM ingin mengaju- kan tambahan kreditnya, sementara itu dari data kinerja kreditnya tampak bahwa pemakaian plafond selama ini ti- dak pernah maksimal, maka data pinjaman yang terekam dalam aktifitas mutasi R/K UMKM dapat dipakai sebagai dasar untuk memberitahukan bahwa plafond yang ada ma- sih mengcover, sehingga pendamping dapat memutuskan bahwa tambahan kredit belum perlu diajukan ke bank.
c. Pendampingan pasca kredit
Pendampingan pasca kredit ini jika dilihat dari sisi bank ada- lah sebagai sarana untuk mengadakan pengawasan terhadap pengembalian kredit. Namun dari sisi pendamping adalah se- lain suatu kegiatan monitoring terhadap hasil pendampingan itu sendiri juga sebagai sarana apakah pendamping berhasil/tidak dalam menghubungkan UMKM. Bank dapat menjalin kerjasama dengan pendamping untuk melakukan pemantauan, penagihan angsuran, pengumpulan tabungan serta pembinaan-pembinaan lainnya terkait permasalahan keuangan lainnya. Namun apabi- la bank tidak menghendaki kerjasama dengan pendamping un- tuk melakukan hal-hal tersebut diatas, maka pendamping tetap melakukan kegiatan pendampingan kepada UMKM sampai jang- ka waktu kredit UMKM tersebut lunas pada Bank.
BAGIAN KESEBELAS
ASPEK PRODUKSI DAN PENDAMP- INGAN PRODUK UMKM
Jenius adalah 1% inspirasi dan 99% keringat.
Tidak ada yang dapat menggantikan kerja keras.
Keberuntungan adalah sesuatu yang terjadi ketika kesempatan bertemu dengan kesiapan.
Thomas A. Edison A. MANAJEMEN PRODUKSI UMKM
P
elaku UMKM perlu menerapkan prinsip-prinsip manajemen produksi dengan baik dalam rangka meningkatkan efisiensi produksi dan daya saing. Dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen produksi yang baik, UMKM dapat memperbaiki proses produksi dan meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan.Manajemen produksi adalah suatu proses secara berkesinam- bungan dan efektif menggunakan fungsi-fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumberdaya secara efisien dalam rang- ka mencapai tujuan. Manajemen produksi merupakan kegiatan ma- najemen yang berhubungan dengan pembuatan barang dan jasa.
Adapun fungsi manajemen produksi.
1. Pada fungsi perencanaan, mencakup penentuan peranan dari kegiatan produksi termasuk perencanaan produk, perencanaan fasilitas, dan perencanaan pengunaan sumber daya produksi.
2. Pada fungsi pengorganisasian, mencakup penentuan struktur organisasi dan kebutuhan sumberdaya yang diperlukan di ba- gian produksi untuk mencapai tujuan operasi serta mengatur wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan dalam pelak- sanaannya.
3. Pada fungsi penggerakan, mencakup kegiatan memotivasi karyawan bagian produksi untuk melaksanakan tugasnya.
4. Pada fungsi kontrol, mencakup kegiatan mengembangkan stan- dar kualitas, standar waktu kerja dan standar hasil kerja pada bagian produksi.
Salah satu hal yang utama dalam manajemen produksi adalah mengukur produktifitas kerja. Ukuran utama yang digunakan un- tuk mengukur kinerja dari manajemen operasi adalah produktivitas.
Produktivitas merupakan ukuran bagaimana baiknya suatu sumber daya diatur dan dimanfaatkan untuk mencapai hasil yang diingink- an. Secara umum produktivitas dapat dinyatakan sebagai berikut:
Produktivitas = keluaran /biaya (biaya tenaga kerja+biaya mesin+material).
Contoh:
Perusahaan roti “Nissin” biskuit pada tahun 2010 menghasilkan 28.000kg roti kering. Perusahaan menggunakan input: tena- ga kerja 10.000 jam a Rp.6.000,-/jam, energi listrik 8.000 KVA a Rp.5.000/KVA dan bahan baku 40.000 kg a Rp.1.000/kg.
Maka produktivitas= 28.0000kg/(10X5+ 8X5 + 40X1) = 2000kg/
juta rupiah
Hal penting lainnya dalam manajemen produksi adalah menen- tukan jumlah (volume) produksi. Penentuan volume produksi harus disesuaikan dengan jumlah permintaan pasar. Tingkat produksi ter- lalu besar dibanding permintaan pasar dapat mengakibatkan pem- borosam biaya seperti biaya penyimpanan, biaya modal dan biaya kerusakan barang selama penyimpanan. Tetapi tingkat produksi yang terlalu kecil dibanding permintaan juga mengakibatkan hil- angnya kesempatan memperoleh keuntungan dan hilangnya para pelanggan kita. Salah satu cara penentuan volume produksi adalah menggunakan model peramalan (estimasi). Estimasi dapat dilaku- kan dengan (a) metode kuantitatif yaitu membuat ramalan dengan bantuan metode statistik dan matematika, (b) metode kualitatif yai- tu memperkirakan jumlah produksi dengan pendapat ahli peramal.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mana- jemen produksi UMKM:
a). Perencanaan Produksi
Sebelum memulai produksi, UMKM perlu membuat perenca- naan produksi yang matang. Hal ini meliputi pemilihan bahan baku, pemilihan teknologi produksi, estimasi biaya produksi, jad- wal produksi, dan estimasi kapasitas produksi.
b). Pengendalian Kualitas
Pengendalian kualitas merupakan salah satu aspek penting dalam manajemen produksi. UMKM perlu memastikan bahwa produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan pemerik- saan kualitas pada setiap tahap produksi.
c). Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan yang baik dapat membantu UMKM dalam menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan bah- an baku. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat jadwal pem-
belian bahan baku dan pengelolaan persediaan yang efektif.
d). Pengaturan Proses Produksi
Pengaturan proses produksi yang baik dapat membantu UMKM dalam meningkatkan efisiensi produksi dan menghindari penumpukan barang jadi. Hal ini meliputi pengaturan aliran pro- duksi, jadwal produksi, dan pengaturan tata letak produksi.
e). Pemantauan Produksi
Pemantauan produksi yang teratur dapat membantu UMKM dalam mengetahui kinerja produksinya. Hal ini meliputi peman- tauan jumlah produksi, biaya produksi, dan kualitas produksi.