ADMINISTRASI SEKOLAH
B. Fungsi Administrasi
Secara umum dan banyak dikemukakan oleh beberapa ahli bahwa administrasi pendidikan memiliki ruang lingkup yang luas. Tetapi sebelum membahas ruang lingkup tersebut terlebih dahulu akan diuraikan tinjauan administrasi sebagai proses kegiatan, yang di dalamnya menerapkan fungsi-fungsi manajemen (ada ahli yang menyebutkan dengan fungsi-fungsi organik). Sedangkan John Stephen Knezevich menyebutnya dengan istilah administrasi pendidikan dilihat sebagai proses manajemen.
Tugas pengelolaan (khususnya dalam dunia perusahaan) sering berada pada manajer. Meskipun demikian sering pula tugas pengelolaan itu dilakukan sendiri oleh pimpinan tertinggi. Sebagai manajer ia perlu menggunakan fungsi-fungsi manajemen dalam pelaksanaan tugasnya. Ada berbagai macam
DUMMY
fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli, menurut cara pandang dan latar belakang filosofis mereka masing-masing.
1. Fayol : Planning, organizing, commanding, coordinating and controlling. 2. GulHck : Planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting and
budgetting
3. Newman: Planning, organizing, assembling resource, directing and controlling. 4. Sears : Planning, organizing, allocating, coordinating and evaluating. 5. Assa : Planning, allocating, stimulating, coordinating, and evaluating. 6. Gregg: Decision making, planning, organizing, communication, influencing,
coordinating and evaluating.
7. Campbell: Decision making, programming, coordinating, and appraising. Dalam diskusi kita pada bagian ini, tidak menguraikan seluruh fungsi-fungsi di atas, tetapi hanya beberapa fungsi-fungsi yang memang mutlak ada dalam setiap kegiatan proses manajemen yaitu planning, organizing, directing,
coordinating, controlling dan communicating.
1. Planning (Perencanaan)
Pernahkah Anda membayangkan bagaimana suatu kegiatan dilakukan tanpa perencanaan? Bahkan kita sering memberikan kritik kepada seseorang atau lembaga tertentu dengan kata-kata tajam kurang perencanaan, atau perencanaan tidak matang apabila kita melihat kegiatan tidak dilakukan secara baik. Tetapi apa dan bagaimana perencanaan itu sebenarnya? Sudahkah kita menghayatinya secara benar. Untuk memantapkan pemahaman kita tentang perencanaan mari kita simak uraian-uraian berikut ini.
Perencanaan adalah proses pemikiran tentang bagaimana kegiatan yang akan dilakukan dimasa yang akan datang dengan sebaik-baiknya sehingga tujuan yang ditetapkan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Ini berarti dalam perencanaan adalah persiapan menyusun suatu keputusan, berupa langkah-langkah penyelesaian suatu masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan yang terarah kepada pencapaian tujuan tertentu.
Perencanaan merupakan suatu keharusan yang mutlak dipersiapkan terlebih dahulu sebelum orang melaksanakan kegiatan. Apabila pekerjaan tersebut sudah merupakan pekerjaan yang besar dan kompleks, perencanaan yang matang mutlak diperlukan.
Apa yang harus dipikirkan dan diputuskan dalam kegiatan perencanaan adalah jawaban dan pertanyaan-pertanyaan berikut ini.
DUMMY
a. Apa yang harus dikerjakan (What), hal ini berarti mencakup penentuan tujuan kegiatan yang ingin dicapai serta jenis kegiatan yang akan dilakukan. Memikirkan tentang apa yang akan dilakukan harus diingat dan diperhatikan adalah apa yang menjadi visi dan misi organisasi atau kalau organisasi sekolah maka visi dan misi sekolah harus menjadi dasar untuk menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang. b. Mengapa hal tersebut dikerjakan (Why). Hal ini berarti menyangkut
rasional suatu kegiatan dilakukan, atau dengan kata lain latar belakang dan alasan suatu kegiatan perlu dilakukan. Dalam membuat kegiatan di sekolah, maka latar belakang ini perlu disusun alasan rasional (akademik), landasan empirik dan landasan yuridis sehingga kegiatan tersebut perlu dilakukan yang dituangkan dalam perencanaan.
c. Siapa yang mengerjakan (Who). Ini berarti menyangkut personel yang akan melaksanakan kegiatan yang akan dilakukan. Untuk itu pilihan penempatan seseorang sesuai dengan keahlian dan kemauan merupakan pertimbangan yang harus diperhatikan. Sudah bukan lagi zamannya pada saat sekarang menentukan siapa yang akan melakukan kegiatan didasarkan pada suka dan tidak suka (like and dislike). Jadi dalam menentukan siapa yang akan mengerjakan harus didasarkan pada kriteria yang jelas dan tegas.
d. Di mana kegiatan akan dilaksanakan (Where). Ini berarti menyangkut tempat pelaksanaan kegiatan. Tidak semua tempat cocok untuk semua kegiatan. Setiap kegiatan memiliki karakteristik tersendiri, oleh sebab itu, dalam menentukan tempat kegiatan harus mempertimbangkan kesesuaian karakteristik kegiatan dengan tempat kegiatan yang akan digunakan. Ketidaksesuaian karakteristik tempat dengan karakteristik kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan.
e. Kapan kegiatan tersebut akan dilakukan dan kapan akan berakhir (When). Ini berarti menyangkut waktu pelaksanaan, periodisasi tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan. Untuk itu maka penyusunan jadwal kegiatan secara rinci dengan mempertimbangkan berbagai aspek perlu diperhatikan.
f. Bagaimana kegiatan tersebut akan dikerjakan (How). Ini berarti menyangkut tata kerja, metode dan prosedur atau mekanisme kerja perlu diatur secara matang agar kegiatan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Bagian ini menjadi sangat penting karena berkaitan dengan strategi implementasi.
DUMMY
Perencanaan dapat berfungsi sebagai pengarah semua kegiatan yang dilakukan dalam pencapaian tujuan. Di samping itu, ia berfungsi juga sebagai alat kontrol terhadap pekerjaan yang sedang dilakukan. Oleh sebab itu, perencanaan yang baik akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan pekerjaan. Bagaimana perencanaan yang baik, di samping harus mempertimbangkan beberapa karakteristik sebagai berikut:
1) Tujuan, harus jelas dalam arti tidak menimbulkan makna gAnda bagi para pelaksana pekerjaan, serta tujuan tersebut mudah diukur.
2) Perencanaan sederhana dan fleksibel, sederhana dalam arti tidak muluk-muluk dan bombastis, tetapi kemungkinan pencapaian tujuan lebih besar sesuai dengan kondisi dan potensi organisasi yang bersangkutan. 3) Tersedianya sumber daya, dalam arti tersedia sumber daya yang memadai
baik dilihat dan segi kuantitas (jumlah pelaksana) maupun dilihat dari segi kualitas tenaga yang tersedia. Semakin lengkap tenaga yang tersedia dan berkualitas tinggi, maka semakin besar kemungkinan pencapaian tujuan sesuai dengan yang direncanakan dapat berhasil secara optimal. 4) Segala kendala sudah diperhitungkan secara matang, dalam arti apa
hambatan yang akan mungkin muncul pada saat pelaksanaan pekerjaan sudah diperhitungkan secara matang dan diantisipasi kemungkinan mengatasinya.
Coba Anda buat kesimpulan bersama kawan-kawan, apa sebenarnya yang dimaksudkan dengan perencanaan itu, dan apa kaitannya dengan keberhasilan pelakasnaan program di masa depan.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Kalau kita berada di suatu unit organisasi termasuk di sekolah, kita akan menyaksikan gambar struktur organisasi sekolah mulai dari kepala sekolah sebagai pucuk pimpinan sampai pada tingkat yang paling bawah apakah itu yang disebut dengan pengorganisasian?
Pengorganisasian diartikan sebagai pengaturan penyelesaian kegiatan berdasarkan aturan yang berlaku. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan menyusun struktur dan membentuk hubungan-hubungan agar diperoleh kesesuaian dalam usaha mencapai tujuan bersama. Dengan demikian pengorganisasian ini diwujudkan dengan menetapkan bidang-bidang atau fungsi-fungsi yang termasuk ruang lingkup kegiatan yang akan dilaksanakan oleh sekelompok orang, kegiatan ini sekaligus merupakan pembagian kerja beserta deskripsi kerjanya, juga dilengkapi dengan mekanisme kerja dalam bentuk struktur organisasi.
DUMMY
Melalui struktur organisasi akan tampak pembagian kerja dan mekanisme hubungan serta pertanggungjawaban dalam pekerjaan tersebut. Struktur organisasi sebagai salah satu bentuk pengorganisasian merupakan kerangka yang terdiri dan satuan-satuan kerja atau fungsi-fungsi yang memiliki wewenang dan tanggung jawab secara hierarkis. Di sana tergambar mekanisme hubungan pertanggungjawaban sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing personel. Namun demikian dalam struktur organisasi hendaknya juga dikembangkan hubungan informal yang dapat meningkatkan produktivitas, efektivitas dan efisiensi kerja antarpersonel.
Pembagian kerja pada dasarnya merupakan pembagian tugas dan jenis-jenis kegiatan yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing personel, namun perlu dihindari pembagian kerja yang menjadikan pengotakan antarpersonel dan antarunit sehingga seolah-olah terpisah antara satu unit dengan unit yang lain.
Dalam pengelompokan kerja harus dipertimbangkan beban tugas, sifat pekerjaan dan spesialisasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepada personel.
Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen, harus disusun secara pasti oleh manajer pendidikan, sehingga dalam praktik kegiatannya dapat diperoleh/ditemukan keteraturan dalam pelaksanaan tugas berdasarkan tanggung jawab setiap personel. Agar pengorganisasian ini jelas maka, harus dibuat skema/bagan struktur organisasi, baik skema jabatan (memuat jabatan-jabatan dalam organisasi), skema nama (memuat nama-nama pejabatnya), skema tugas (memuat tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pejabat maupun skema foto yang memuat foto pejabat. Di samping itu dapat pula skema atau struktur tersebut gabungan dan bermacam-macam bentuk skema.
Dari berbagai uraian tersebut di atas, mari kita mencoba menarik kesimpulan bersama pengorganisasian tidak hanya sebatas menyusun struktur organisasi, tetapi jauh lebih luas yaitu: pembagian kerja, pengaturan kerja, penetapan pola hubungan kerja yang disertai dengan pemberian tugas, tanggung jawab dan kewenangan dalam suatu organisasi.
3. Directing (Pengarahan)
Pernahkah Anda mendengar istilah pengarahan? Atau pernahkan Anda diundang untuk menghadiri pertemuan yang katanya untuk mendengarkan pengarahan? Rasanya semua orang pernah mendengar istilah pengarahan, bahkan sering ikut dalam kegiatan pengarahan mulai dari perkumpulan di tingkat RT/RW sampai dengan pengarahan dari lurah, camat, bupati/walikota
DUMMY
dan sebagainya. Apakah kita semua sudah mengetahui apa makna sebenarnya tentang pengaharan? Untuk mempertajam pemahaman dan pengertian kita apa makna pengarahan mari kita simak bersama uraian-uraian berikut ini.
Apabila kegiatan sudah dimulai dan setiap personel mulai berfungsi sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan? Apakah mereka sudah memahami secara jelas apa dan bagaimana mereka melakukan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing? Sejumlah pertanyaan lain dapat diajukan untuk mengetahui pelaksanaan kegiatan yang mantap, pada saat itulah kegiatan pengarahan (ada ahli yang menyebutnya dengan istilah bimbingan) sangat diperlukan agar seluruh kegiatan selalu terarah kepada pencapaian tujuan yang ditetapkan.
Pengarahan dapat diartikan sebagai proses kegiatan memberi petunjuk secara operasional kepada semua anggota staf yang berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai, tugas dan tanggung jawab masing-masing, waktu yang tersedia untuk melakukan kegiatan (target waktu) serta memberikan gambaran umum tentang pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan.
Pengarahan dapat pula diartikan sebagai kegiatan untuk memelihara, menjaga dan memajukan organisasi melalui setiap personel, baik secara struktural maupun fungsional agar setiap kegiatannya tidak terlepas dari usaha pencapaian tujuan. Kegiatan nyata dalam rangka pemeliharaan tersebut diwujudkan oleh pimpinan dengan melakukan berbagai hal sebagai berikut: a. Memberi dan menjelaskan perintah.
b. Memberi petunjuk melaksanakan suatu kegiatan.
c. Memberi kesempatan meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan keahlian agar lebih efektif dalam melaksanakan berbagai tugas yang dipercayakan organisasi kepada personel yang bersangkutan.
d. Memberi kesempatan ikut serta menyumbangkan tenaga dan pikiran untuk memajukan organisasi berdasarkan inisiatif dan kreativitas masing-masing.
e. Memberikan koreksi agar setiap personel memahami serta mampu melaksanakan tugas sehari-hari secara efektif dan efisien.
Apabila kita cermati secara mendalam apa yang diuraikan di atas, dapat kita tarik suatu kesimpulan bahwa pengarahan pada dasarnya adalah upaya yang harus dilakukan oleh seseorang (kepala sekolah atau orang lain yang ditunjuk) untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan. Pengarahan ini dapat dilakukan melalui berbagai kegiatan seperti pemberian
DUMMY
petunjuk, bimbingan, penjelasan tentang proses dan prosedur kerja kepada semua staf.
4. Coordinating (Pengoordinasian)
lstilah koordinasi merupakan istilah yang sangat akrab bagi kita semua. Kita sering mendengar rapat koordinasi, kecaman tentang kurang koordinasi, harus berkoordinasi dan lain-lain istilah yang diungkapkan orang dalam kehidupan sehari-hari. Tetapi apakah Anda memahami apa makna sebenarnya istilah koordinasi? Pengoordinasian dapat diartikan sebagai kegiatan membawa orang-orang, mempersatukan sumbangan masing-masing orang atau unit, mempersatukan metode, bahan dan sumber lain ke arah hubungan kerja yang harmonis, saling melengkapi dan saling menunjang sehingga semua pekerjaan yang sedang dilakukan semua terarah kepada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Pengoordinasian sebagai fungsi manajemen memegang peranan penting dan merupakan kegiatan yang mutlak dilakukan oleh seorang manajer. Koordinasi yang sistematik akan menjamin terhindarnya saling tumpang tindih atau konflik antar berbagai kegiatan. Kegiatan ini memegang peranan yang sangat besar lebih-lebih pada organisasi yang unit kerjanya besar.
Pembentukan unit kerja dalam organisasi pada dasarnya adalah untuk efisiensi pekerjaan. Oleh sebab itu, hendaknya hal tersebut bukan menyebabkan pengotakan pekerjaan, sehingga satu unit kerja merasa lebih penting daripada unit kerja lain, tetapi semua unit kerja merupakan satu kesatuan yang secara bersama-sama memikul tanggung jawab untuk mencapai tujuan bersama. Untuk itulah kegiatan koordinasi sangat diperlukan.
Dalam suatu organisasi, tidak hanya sekadar antar unit kerja akan tetapi juga antarpersonel di dalam suatu unit kerja yang berlainan harus dilakukan koordinasi yang efektif. Pekerjaan yang sangat besar artinya akan memberikan sumbangan bagi pencapaian tujuan apabila personel dan masing-masing unit kerja, bekerja dan bergerak sebagai suatu kesatuan integral dalam satu langkah dan satu bahasa (meskipun bervariasi dan berbeda jenis pekerjaan) untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk itulah diperlukan masing-masing unit kerja diberikan job description yang tegas dan jelas.
Dalam usaha pengoordinasian ini manajer dituntut kecermatannya dalam memonitor berbagai kegiatan. Untuk itu ia dituntut memiliki pengetahuan kepemimpinan dengan sejumlah keterampilannya. Dalam hal ini Kimball mengemukakan paling tidak menyangkut keterampilan tentang personnel
DUMMY
mampu memberikan dorongan, motivasi, membimbing, menumbuhkan kepuasan (satisfaction) dan membangun iklim kerja yang positif dalam lingkungan kerja. Dengan cara ini pemimpin akan mampu menumbuhkan
sence of belonging dan sence of participation bagi pekerja. Perasaan ini sangat
menunjang bagi keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa: koordinasi pada dasarnya merupakan upaya untuk menyatukan, menyamakan persepsi dan tindakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi sehingga semua kegiatan organisasi yang berbeda dalam unit, staf dan jenis kegiatan dapat mengarah pada satu tujuan yang sama yaitu tujuan organisasi.
5. Controlling (Pengawasan)
Pengawasan berarti kegiatan memonitor, mengobservasi dan melihat untuk membandingkan apakah kegiatan yang sedang dilakukan sesuai dengan apa yang seharusnya dilakukan. Dengan arti lain pengawasan juga berarti mengukur tingkat efektivitas kerja personel dan tingkat efisiensi penggunaan metode dan alat dalam usaha mencapai tujuan.
Mengukur efektivitas berarti menilai apakah kegiatan yang dilakukan telah menghasilkan sesuatu seperti apa yang telah direncanakan, paling tidak kegiatan yang sedang berjalan sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Sedangkan mengamati efisiensi berarti menilai kegiatan yang dilakukan apakah metode yang dilakukan merupakan cara yang paling tepat dan terbaik untuk mencapai hasil yang sebesar-besarnya dengan tingkat kerugian yang paling kecil.
Dengan kegiatan pengawasan maka akan dapat diketahui sampai sejauhmana tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai, juga dapat diketahui hambatan-hambatan, masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas. Dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan dan penyempurnaannya.
Dari uraian di atas jelas keterkaitan antara kegiatan pengawasan dengan kegiatan evaluasi, dengan kata lain kegiatan pengawasan harus memungkinkan dilakukannya kegiatan evaluasi terhadap bidang-bidang yang sedang dikontrol.
Kegiatan pengawasan ini dapat dilakukan antara lain dengan pemeriksaaan, penyampaian pertanggungjawaban, pengecekan dan pengumpulan informasi (dari berbagai sumber) untuk diolah dan diinterpretasikan berdasarkan perbandingan dengan tujuan yang hendak dicapai sebagai standar keberhasilan. Jadi pengawasan dan penilaian ini tidak hanya menyangkut kuantitas tetapi juga hendaknya menyangkut kualitas.
DUMMY
Kesimpulan yang dapat kita tarik bersama dari uraian tentang pengawasan dan evaluasi ini adalah bahwa pengawasan dan evaluasi tidak boleh dipergunakan sebagai alat untuk memberikan hukuman yang tidak wajar dengan maksud menjatuhkan atau merugikan personel yang tidak disenangi secara pribadi (hindarkan perasaan like and dislike atau anak emas dalam organisasi). Oleh sebab itu, pengawasan dan evaluasi harus objektif (menilai apa adanya tanpa pandang bulu), komprehensif (memberikan penilaian kepada seluruh aspek, bukan hanya pada aspek tertentu saja) dan kontinuitas dalam pelaksanaannya.
6. Communicating (Pengomunikasian)
Mari kita membayangkan bersama, apakah seseorang dapat hidup dengan sempurna tanpa berkomunikasi dengan orang lain atau tanpa berkomunikasi dengan lingkungan? Dapatkah seorang guru berhasil mengajar tanpa melakukan komunikasi? Dapatkah seorang kepala sekolah berhasil memimpin sekolahnya tanpa komunikasi dengan lingkungannya di sekolah dan di luar sekolah? Tentu kita akan menjawab pertanyaan tersebut serentak TIDAK. Kenapa kita menjawab serentak seperti itu, ikuti uraian berikut ini untuk mendalami berbagai argumen pentingnya komunikasi dan bagaimana cara berkomunikasi.
Komunikasi sering diartikan sebagai proses penyempurnaan informasi, ide, gagasan, pendapat dan saran-saran bahkan kritik secara timbal balik dalam rangka melancarkan proses kerja sama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Komunikasi sebagai salah satu fungsi manajemen mutlak dilakukan oleh seorang manajer (dalam pendidikan berarti kepala sekolah, di dalam kelas berarti guru) dalam proses kegiatan untuk mencapai tujuan. Dalam setiap organisasi (termasuk organisasi pendidikan di sekolah) komunikasi juga berarti untuk menyampaikan informasi, perintah memengaruhi, membujuk atau persuasi serta mengadakan integrasi (Koontz, 1981), bahkan Kallaus dan Kelling (1987) menambahkan fungsi komunikasi juga berarti untuk mengevaluasi dan memenuhi kebutuhan kemanusiaan dan budaya. Karena menurut Kallaus dkk komunikasi merupakan kebutuhan dasar (basic needs) manusia dalam kodratnya sebagai makhluk sosial.
Ditinjau dan segi teori kebutuhan, maka Adler & Rodman, (1982) menyatakan bahwa komunikasi merupakan salah satu kebutuhan hidup yaitu kebutuhan fisik berupa kerja sama, sehingga manusia tidak akan menjadi manusiawi tanpa berkomunikasi dengan manusia lainnya. Hal ini menuntut kemampuan berkomunikasi. Tanpa kemampuan komunikasi ini dalam rangka
DUMMY
bertukar pesan secara efektif manusia mungkin tidak bakal bertahan sebagai spesies demikian ungkapan Maslow dan Schultz.
Komunikasi sebagai sarana hubungan antar orang-orang di dalam organisasi untuk mencapai tujuan, oleh sebab itu tanpa hal ini tidak mungkin ada aktivitas kelompok.
Dalam kehidupan organisasi anggota organisasi tidak dapat dan memang tidak mungkin terisolasi dari pimpinan. Strategi, rencana, program kerja yang hendak direalisasikan membutuhkan komunikasi baik antarindividu maupun satuan kerja. Dengan kata lain komunikasi merupakan bagian integral dari seluruh proses manajemen. Komunikasi dengan segala seginya merupakan hal yang sangat penting untuk mendapatkan perhatian dari seluruh anggota organisasi, baik tingkat pelaksana apalagi tingkat pimpinan. Sebab melalui komunikasi yang efektiflah kerja sama yang harmonis dan sinergis dapat ditumbuhkembangkan dan dipelihara serta ditingkatkan.
Siagian (1983) menyatakan ada empat alasan utama mengapa komunikasi harus dilakukan yaitu:
a. adanya kebutuhan untuk mengurangi ketidakpastian b. memperoleh informasi
c. menggunakan keyakinan tentang jalan yang ditempuh organisasi d. menggunaan wewenang fungsional.
Brume Da Sheats melihat komunikasi kelompok dalam dua perspektif yaitu perilaku tugas dan perilaku pemeliharaan. Dalam perspektif perilaku tugas, melalui komunikasi ini bawahan dapat mengambil inisiatif, memberi dan mencari informasi, memberi dan mencari pendapat, mengelaborasi dan menjelaskan serta mengembangkan konsensus. Hal ini sangat penting dan bermakna bagi pengambilan kebijakan dalam rangka penyempurnaan pelaksanaan tugas. Dengan demikian, efektivitas dapat ditingkatkan. Sedangkan dalam perspektif pemeliharaan, komunikasi bermanfaat untuk mengharmoniskan kelompok seperti mengurangi ketegangan, menghindarkan pertentangan serta mempermudah interaksi di antara anggota dalam rangka menumbuhkan komunikasi interpersonal.
Agar komunikasi dapat berjaan lancar, perlu diperhatikan beberapa hal yaitu:
a) Clearity (kejelasan), yaitu informasi yang akan disampaikan harus jelas dan tidak menimbulkan tafsiran yang salah dari penerima (artinya bahasa yang digunakan harus sesuai dengan tingkat pemahaman orang-orang yang diajak berkomunikasi).
DUMMY
b) Consistency (kesesuaian), yaitu informasi yang disampaikan jangan sampai bertentangan antara yang satu dengan yang lain/bagian sehingga dapat menimbulkan kebingungan.
c) Adequacy (kecukupan), yaitu informasi yang disampaikan cukup memadai dalam arti tidak terlalu berlebihan (overload), tetapi informasi tersebut harus lengkap.
d) Timelesness (tepat waktu), yaitu informasi harus up to date dan disampaikan pada saat yang tepat.
e) Distribution (penyebaran), yaitu informasi yang disebarkan harus mencapai orang yang menjadi sasaran informasi.
f) Uniformity (keseragaman), yaitu informasi yang bersifat umum harus disampaikan dalam bentuk yang sama atau seragam.
g) Interet atau acceptance (menarik), yaitu informasi dan cara menyampaikannya harus menarik bagi penerimanya.
Dari uraian di atas jelas bahwa komunikasi sangat besar pengaruhnya bagi keberhasilan organisasi (sekolah) dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, komunikasi yang efektif harus terus-menerus dikembangkan dan diwujudkan dengan tercapainya tujuan bersama yang sudah dirumuskan sebelumnya.
Apabila fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan sampai komunikasi. Fungsi-fungsi tersebut harus diwujudkan secara terpadu, akan berdaya guna secara optimal bagi keseluruhan proses manajemen di sekolah. Keterpaduan itu akan terwujud apabila pimpinan berusaha mendayagunakan dan memberikan peran serta pada setiap personel sesuai posisi dan kedudukannya masing-masing. Peran serta yang diberikan ini pada gilirannya akan menumbuhkan dan mengembangkan perasaan memiliki terhadap organisasi.
Apabila keadaan tersebut tumbuh maka akan menumbuhkan perasaan bertanggung jawab (sence of responsibility) yang tinggi, sehingga akan memungkinkan seluruh volume kerja dan beban kerja dilaksanakan secara baik sehingga tujuan akan dapat tercapai secara efektif dan efisien.