1. Proses perancangan sumber manusia adalah amat penting bagi
sesebuah organisasi kerana ia akan dapat memastikan kesinambungan serta kelancaran perjalanan organisasi tersebut. Organisasi akan sentiasa berhadapan dengan pelbagai cabaran, halangan dan masalah semasa beroperasi. Jalan penyelesaian yang terancang dan membina adalah amat perlu untuk menyelesaikan segalanya. Pencapaian matlamat dan pencarian jalan penyelesaian terhadap cabaran, halangan dan masalah inilah sebenarnya proses perancangan sumber manusia. Tanpa proses perancangan ini organisasi mungkin akan menghadapai masalah kerana tidak dapat menyesuaikan diri dengan perubahan persekitaran dan juga keperluan baru yang timbul. Proses ini juga amat penting untuk memastikan kemajuan dan kecanggihan organisasi dalam berhadapan dengan arus perubahan persekitaran yang cukup drastik. Proses perancangan ini juga boleh membantu melicinkan aspek pentadbiran dalaman organisasi dan menyelaraskannya dengan perubahan serta cabaran luaran.
2. Secara umumnya, proses perancangan sumber manusia
mempunyai dua tahap utama iaitu 1) tahap ramalan keperluan dan 2) tahap perancangan program. Tahap yang pertama iaitu ramalan keperluan akan memberi laluan kepada tahap kedua. Tahap ramalan keperluan perlukan kepada beberapa analisis yang boleh memberikan gambaran menyeluruh tentang keperluan sesebuah organisasi. Ramalan ini haruslah melihat dari kedua-dua aspek perjalanan dalaman organisasi serta faktor persekitaran luaran yang mempunyai kaitan rapat dengan organisasi.
SDT 2.2
1. Proses perancangan strategik adalah proses menetapkan objektif
organisasi dan membuat keputusan tentang program tindakan yang komprehensif untuk mencapai objektif tersebut proses ini adalah satu proses yang menetapkan hala tuju sesebuah organisasi dan menyelaraskan hala tuju tersebut dengan proses operasi organisasi. Ia juga boleh digambarkan sebagai satu proses yang mampu mengintegrasikan proses perancangan sumber manusia yang efektif dengan proses perancangan perniagaan.
2. Proses perancangan sumber manusia mempunyai kaitan dengan
proses perancangan strategik terutamanya ketika di peringkat awal dan peringkat penghujung perkaitan proses tersebut. Di peringkat awal, proses perancangan sumber manusia adalah amat penting kepada proses perancangan strategik kerana ia memperuntukkan input kepada pembentukan pelan perancangan strategik. Input tersebut secara umumnya adalah merangkumi aspek, apakah kemungkinan yang boleh dibuat oleh organisasi berlandaskan kepada komposisi pekerja yang sedia ada. Di peringkat penghujungnya pula, proses perancangan sumber manusia adalah berkait dengan proses perancangan strategik dari aspek implementasi. Setelah hala tuju strategik ditetapkan, sumber haruslah dibahagikan supaya objektif dan ketetapan matlamat mampu dicapai. Proses perancangan sumber manusia adalah agen yang mampu mengimplementasikan ketetapan strategik dalam kebanyakan aspek operasi organisasi.
3. Dengan adanya perkaitan input, semua maklumat penting
tentang aspek sumber manusia dalam organisasi boleh disalurkan kepada proses perancangan strategik. Perkaitan pemasukan keputusan pula adalah bertujuan untuk memastikan bahawa pegawai dari bahagian sumber manusia boleh melibatkan diri sama ada secara langsung atau pun secara tidak langsung. Perkaitan kajian semula akan memberikan peluang kepada para pengurus bahagian sumber manusia memberi maklum balas kepada cadangan perancangan strategik perniagaan dan melihat sama ada peruntukan perancangan strategik tersebut bertepatan dengan keperluan sumber manusia.
SDT 2.3
1. Analisis persekitaran adalah analisis yang dijalankan atas pelbagai
sesebuah organisasi seperti faktor ekonomi yang akan memberi kesan kepada perjalanan organisasi, perubahan teknologi serta perubahan inovatif yang akan meninggalkan kesan kepada organisasi, isu politik serta perundangan Negara atau kawasan di aman organisasi beroperasi, isu sosial yang timbul di kalangan populasi pekerja atau pun populasi umum, juga arah aliran faktor demografi. Analisis dalaman pula secara umumnya melihat kepada kekuatan pembentukan budaya organisasi di kalangan para pekerja. Budaya dianggap sebagai satu kuasa yang mampu mencorakkan hala tuju para pekerja dan secara langsung, hala
tuju organisasi. Cultural audit dilaksanakan untuk mendapat
maklumat tentang bagaimana budaya mempengaruhi aspek kerja populasi pekerja dalam organisasi dan bagaimana ianya boleh diperbaiki untuk memastikan pulangan yang positif kepada kedua-dua pekerja dan organisasi.
2. Fokus utama ramalan keperluan permintaan sumber manusia
adalah jumlah dan jenis pekerja yang diperlukan pada masa hadapan. Lramalan ini akan menjurus secara lebih khusus lagi kepada aspek bentuk kemahiran serta kepakaran yang diperlukan dalam usaha organisasi mencapai ketetapan perancangan strategik. Lazimnya ramalan permintaan ini akan dilakukan pada
kategori kerja atau kategori kemahiran (job categories or skills) yang
tertentu. Setelah dikenalpasti kategori kerja serta kemahiran tersebut, maka ramalan akan dibuat dengan melihat sama ada permintaan terhadap kerja serta kemahiran tersebut akan meningkat atau pun menurun selaras dengan perancangan strategik yang juga berkait rapat dengan perubahan persekitaran.
3. Fokus analisis ini adalah ke atas para pekerja yang dijangka akan
menyertai organisasi dari luar. Faktor yang harus diambil kira oleh organisasi dalam memperolehi maklumat ini adalah faktor persekitaran luar yang memberi kesan kepada bekalan tenaga kerja luar, contohnya perubahan faktor demografi seperti proses penuaan pekerja atau pun peningkatan pekerja wanita dan imigran; perkembangan ekonomi negara, tahap pendidikan tenaga kerja, polisi kerajaan, dan permintaan bentuk kemahiran yang tertentu. Penerbitan umum dalam sesebuah Negara di mana organisasi beroperasi seperti data kadar pengangguran, serta data kriteria populasi boleh membantu organisasi melakukan aspek ramalan ini.
4. Sekiranya hasil proses perancangan sumber manusia
menampakkan fenomena kekurangan pekerja, organisasi boleh mengambil pekerja sepenuh masa, menggalakkan pekerja
melakukan kerja lebih masa, memanggil kembali pekerja yang diberhentikan kerja sementara, dan menggunakan tenaga kerja sementara. Sekiranya hasil analisis menampakkan fenomena lebihan pekerja, organisasi harus memikirkan alternatif seperti menghadkan pengambilan pekerja, mengurangkan jangka masa kerja, menggalakkan perkongsian kerja, atau pun mengambil kira alternatif yang agak kontroversi iaitu pemberhentian kerja
sementara (lay-offs), penurunan pangkat (demotions), atau pun
penamatan kerja (terminations).