Selepas mengikuti bab ini, anda seharusnya dapat:
1. Mendedahkan proses-proses yang terlibat dalam analisis kerja. 2. Menerangkan kegunaan analisis kerja serta kaedah-kaedah
pengumpulan data analisis kerja.
3. Mengenal pasti sumber dan kaedah pemilihan personel.
4. Menerangkan langkah-langkah yang terlibat dalam pemilihan personel.
5. Menjelaskan aspek-aspek temu duga dalam pemilihan personel.
3.1 PENGENALAN
Setelah mengetahui kepentingan perancangan sumber manusia, seseorang pentadbir sumber manusia yang baik perlu mempunyai asas yang kukuh dalam pengambilan atau pemilihan pekerja. Memilih pekerja yang dapat menunjukkan prestasi yang baik adalah penting bagi semua organisasi. Organisasi yang berjaya terletak kepada kemampuan memilih pekerja yang dapat memenuhi ciri-ciri yang dikehendaki oleh organisasi untuk pekerja tersebut melakukan kerja mereka. Anda haruslah mempunyai kemahiran meneliti proses dan kaedah pengambilan yang sesuai supaya pekerja yang diambil akan menyumbangkan khidmat yang terbaik untuk organisasi anda.
Bagi melaksanakan tugas memilih pekerja secara profesional, anda haruslah membuat perancangan dengan melakukan analisis kerja terlebih dahulu. Perbincangan seterusnya akan menjurus kepada butir-butir mengenai analisis kerja dan kemudian diikuti dengan cara membuat pemilihan pekerja yang baik serta perkara-perkara yang bersangkutan dengannya.
3.2 DEFINISI
Definisi kepada istilah-istilah analisis kerja, pengrekrutan dan pemilihan yang patut anda faham adalah seperti berikut:
a. Definisi Analisis Kerja
Analisis kerja merupakan satu proses di mana maklumat-maklumat mengenai sesuatu tugas kerja dan keperluan-keperluan kemahiran, pengetahuan dan kemampuan diperolehi melalui kaedah-kaedah pengumpulan data yang formal (Dessler, 2000). Merujuk kepada definisi ini, analisis kerja dapatlah dikatakan sebagai satu proses terperinci yang mengumpulkan data-data mengenai sesuatu jenis pekerjaan.
b. Definisi Pengrekrutan
Pengrekrutan pula merujuk kepada proses tersusun yang melibatkan penjanaan calon-calon yang layak untuk sesuatu jenis pekerjaan/jawatan dan merupakan langkah pertama dalam proses pemilihan (Gomez-Mejla, Balkin dan Cardy, 2001). Dengan kata lain, pengrekrutan melibatkan kaedah mendapatkan maklumat serta tatacara mendapatkan data mengenai sumber calon dalam pasaran serta menarik calon-calon yang berkelayakan.
c. Definisi Pemilihan
Pemilihan merupakan satu proses membuat keputusan sama ada mengambil atau menolak calon bagi sesuatu pekerjaan dan biasanya merupakan langkah kedua dalam sesuatu proses pemilihan (Gomez- Mejla, Balkin dan Cardy, 2001). Ia juga satu proses yang sistematik untuk menapis, memilih dan menempatkan individu.
3.3 ANALISIS KERJA 3.3.1 Proses Analisis Kerja
Proses analisis kerja merupakan satu proses pengumpulan data bagi mendapatkan maklumat mengenai jenis-jenis pekerjaan dari segi deskripsi dan spesifikasi kerja untuk kegunaan pemilihan personel. Model analisis kerja yang lengkap adalah seperti dalam Rajah 3.1.
Berdasarkan Rajah 3.1, sesuatu analisis kerja akan melibatkan dua perkara iaitu:
a. Deskripsi Kerja
Apakah yang dimaksudkan dengan deskripsi kerja? Deskripsi kerja merupakan satu kenyataan bertulis yang menghuraikan tugas, tanggungjawab, keadaan kerja serta aktiviti bagaimana sesuatu kerja itu dilakukan (Dessler, 2000). Ia dilakukan melalui kaedah-kaedah tertentu yang akan dihuraikan nanti.
b. Spesifikasi Kerja
Apakah pula yang dimaksudkan dengan spesifikasi kerja? Spesifikasi kerja merupakan satu kenyataan bertulis yang menerangkan tentang kelayakan yang perlu ada pada seseorang pekerja seperti tahap pendidikan, pengalaman, latihan, pengetahuan dan kriteria-kriteria fizikal serta mental yang diperlukan untuk melakukan sesuatu jenis pekerjaan (Dessler, 2000).
Rajah 3.1 Model Analisis Kerja Jenis Pekerjaan Kumpulan Data • Jenis Data • Kaedah Pengumpulan • Agen Pengumpulan Proses Maklumat Deskripsi Kerja • Tugas • Tanggungjawab • Persekitaran Kerja
• Hubungan dengan tugas/kerja
lain
Spesifikasi Kerja
• Sifat peribadi untuk melakukan
kerja • Pendidikan • Pengalaman • Kemahiran/kebolehan • Sifat-sifat psikologikal • Pengetahuan • Sikap • Ciri-ciri peribadi • Bakat
Kegunaan Deskripsi/Spesifikasi Kerja
• Pemilihan/Perancangan Personel
• Perkembangan Kriteria
• Perkembangan Kerjaya
• Penilaian Prestasi
• Gaji dan Pampasan
• Kesatuan Sekerja/Hubungan Industri
• Disiplin
• Program Keselamatan dan Kesihatan
3.4 KAEDAH PENGUMPULAN DATA DALAM ANALISIS KERJA
Terdapat pelbagai kaedah yang boleh digunakan bagi mengumpulkan data dalam analisis kerja iaitu
a. Temu bual Analisis Kerja
Temu bual analisis kerja merupakan kaedah yang popular dan sering digunakan oleh penganalisis kerja. Penganalisis akan menemu bual pekerja yang menjawat sesuatu jawatan untuk mengetahui maklumat kerjanya melalui temu bual berstruktur atau tidak berstruktur. Penganalisis harus mendapatkan maklumat yang lengkap, tepat dan objektif. Bidang kerja, tugas dan cara bekerja merupakan antara maklumat yang perlu diperolehi oleh penganalisis kerja. Walaupun masa yang diambil dengan menggunakan kaedah ini adalah agak lama, tetapi penganalisis boleh bersemuka dan bertanyakan hal-hal mengenai kerja secara lebih mendalam.
b. Soal Selidik Analisis Kerja
Soal selidik yang lengkap akan digunakan bagi mendapatkan maklumat mengenai tugas dalam sesuatu jawatan. Dalam soal selidik ini pekerja perlu mencatatkan maklumat atau memilih fakta dari maklumat yang disediakan. Jika memilih maklumat, maka ia merupakan sebuah inventori kerja (Kleiman, 2000). Terdapat pelbagai jenis soal selidik yang boleh
digunakan seperti ‘Position Analysis Questionnaire’ (PAQ), ‘The Occupational
Analysis Inventory’ (OAI) dan ‘The Management Description Questionnaire’
(MDQ).
c. Pemerhatian Analisis Kerja
Kaedah pemerhatian merupakan kaedah yang memerlukan kemahiran yang khusus dan hanya boleh dilakukan oleh penganalisis kerja yang mempunyai pengalaman yang luas. Untuk melakukan pemerhatian, kerja- kerja yang diperhatikan ialah kerja-kerja yang melibatkan pentadbiran dan pengurusan. Namun begitu kaedah pemerhatian tidak sesuai untuk kerja- kerja yang melibatkan pemikiran dan kebolehan analitikal kerana kerja- kerja ini tidak boleh diperhatikan secara langsung. Penganalisis perlu juga berhati-hati apabila membuat pemerhatian kerana kadangkala pekerja akan merasa tidak selesa bila diperhatikan dan ini akan menjejaskan kerja mereka.
d. Kumpulan Panel Pakar Analisis Kerja
Satu lagi cara yang penting ialah dengan cara menggunakan pakar-pakar dalam bidang kerja yang hendak dianalisis. Namun begitu, cara ini memerlukan masa dan kos yang agak tinggi. Sekumpulan pakar akan mengumpulkan maklumat dan berbincang tentang tugas kerja yang tertentu. Perbincangan dan hasil analisis mereka biasanya lebih spesifik, jitu dan kukuh.