SOALAN DALAM TEKS 5
5.3 KAEDAH PENILAIAN PRESTAS
Terdapat pelbagai teknik atau kaedah yang boleh digunakan untuk mengukur prestasi seseorang pekerja. Walaubagaimanapun sebelum kita membincangkan tentang kaedah-kaedah tersebut, terdapat beberapa garispanduan yang perlu diketahui terlebih dahulu agar proses penilaian
tersebut berkesan dan boleh dipercayai (reliable) (Bird & Germain, 1989).
Garispanduan yang pertama ialah mengutamakan prestasi, bukan personaliti. Ini bermakna penilai perlu memberikan tumpuan kepada objektif, keperluan, prestasi dan hasil daripada tugas yang dijalankan dan bukannya kepada diri individu terbabit. Panduan yang kedua yang tidak kurang pentingnya ialah pegawai penilai perlu memahami bahawa segala maklumat yang diperolehi adalah sulit dan perlu dirahsiakan. Ini penting agar para pekerja tidak terasa seolah-olah mereka sedang diadili dan sukar memberikan kerjasama pada masa hadapan.
Selain itu, proses penilaian prestasi juga perlulah boleh mengenalpasti kekuatan dan kelemahan yang ada pada seseorang pekerja. Penilai perlu mengambilkira prestasi keseluruhan yang telah ditunjukkan oleh seseorang pekerja tanpa merujuk kepada satu–satu tugas atau eleman tertentu kerana pekerja mungkin boleh melakukan tugas jenis A dengan cemerlang misalnya tetapi kurang berjaya dalam tugas jenis B. Garis panduan lain ialah penilai juga perlu mengelakkan dirinya daripada terpengaruh atau membuat penilaian dengan merujuk kepada peristiwa lampau yang pernah dialami oleh seseorang pekerja.
Secara umumnya terdapat tiga pendekatan dalam membincangkan kaedah–kaedah penilaian prestasi iaitu Pendekatan Mutlak, Perbandingan dan Objektif. Setiap satu pendekatan ini mempunyai teknik-teknik
penilaian yang tersendiri. Pendekatan Mutlak juga dikenali sebagai Preset
Standards (D. Cenzo, 1997) iaitu berdasarkan satu standard yang telah ditetapkan lebih awal. Pendekatan ini tidak melihat kepada faktor-faktor lain sebagai asas penilaian seperti yang terdapat dalam Pendekatan Perbandingan. Pendekatan berasaskan objektif pula melihat kepada sejauh mana prestasi seseorang individu itu menjurus kepada pencapaian matlamat organisasi. Kita akan membincangkan dengan lebih lanjut beberapa teknik yang lazim digunakan yang terdapat di dalam setiap pendekatan.
5.3.1 Pendekatan Mutlak
Dalam pendekatan ini penilaian prestasi bergantung sepenuhnya kepada pertimbangan dan kesukaran penilai dalam menilai prestasi pekerja mereka. Satu piawaian prestasi ditetapkan tanpa merujuk kepada pekerja- pekerja yang lain sebagai asas atau perbandingan. Daley (1992) mengatakan bahawa pendekatan ini dapat memenuhi keperluan dan
pembuatan keputusan dalam masa yang sama. Melalui pendekatan ini penilai diberi kebebasan untuk menilai prestasi pekerja dan membuat penilaian berdasarkan pandangan, pengalaman dan pemerhatiannya sendiri. Antara teknik-teknik yang dikategorikan dalam pendekatan ini
ialah Kaedah Esei, Skala Pemeringkatan Grafik (Graphic Rating Scale),
Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS) dan Teknik Peristiwa Genting (Critical Incident Technique).
Dalam Kaedah Esei, penilai perlu menghuraikan prestasi kerja seseorang pekerja dalam bentuk esei atau karangan pendek termasuk kekuatan dan kelemahannya. Penilaian jenis ini mudah dilakukan dan hanya melibatkan kos yang kecil. Penilai akan menulis huraian ringkas mengenai prestasi seseorang pekerja tanpa terikat kepada sesuatu format tertentu. Dalam kaedah ini juga penulisan penilai adalah tertumpu kepada tingkah laku, kemahiran dan pengetahuan pekerja yang dinilai semasa menjalankan tugas-tugas rutinnya setiap hari. Ini bermakna ia bergantung kepada keupayaan penilai dalam menulis laporannya. Pengalaman dan kemahiran penulisan penilai mungkin mempengaruhi proses penilaian yang dibuat. Skala Pemeringkatan Grafik pula memerlukan penilai membuat penilaian berdasarkan satu set ciri atau sifat yang berkaitan dengan seseoang pekerja seperti kuantiti dan kualiti kerja, kesetiaan, kerjasama komitmen dan sebagainya. Setiap satu ciri atau sifat ini diberikan skala markah, misalnya 1 hingga 5 di mana 1 dikatakan paling buruk dan 5 paling cemerlang. Ciri-ciri ini akan dinilai secara keseluruhan dan dibandingkan dengan piawaian prestasi yang telah ditetapkan.
Dalam Teknik Peristiwa Genting penilai akan membuat penilaian dengan mencatatkan tingkah laku kerja yang dirasakan penting dan signifikan dengan tugas yang dilakukan. Tingkah laku ini dianggap genting kerana ia akan memberikan kesan sama ada sangat berkesan atau sangat tidak berkesan dalam melaksanakan sesuatu tugas. Contohnya, pekerja A selaku Penganalisis Projek diberikan tugas untuk melaksanakan sesuatu projek dan beliau telah berjaya menyiapkan projek tersebut dengan jayanya dan membawa keuntungan yang besar kepada organisasi. Maka peristiwa kejayaan ini dikatakan genting kerana ia membawa kesan yang signifikan terhadap kerjanya sebagai seorang Penganalisis Projek. Jadi kita boleh memberikan penilaian yang cemerlang kepada beliau dan begitulah sebaliknya jika projek tersebut tidak berjaya malah menyebabkan kerugian yang besar kepada organisasi. Teknik ini dikatakan berkesan kerana pekerja akan mendapat maklumbalas tentang prestasi kerja mereka dan berpeluang untuk membaiki kelemahan yang ada.
Teknik lain yang termasuk dalam pendekatan ini ialah BARS. Kaedah ini sebenarnya adalah kombinasi teknik Peristiwa Genting dan Skala Pemeringkatan Grafik. Ia mementingkan aspek kelakuan pekerja sebagai
asas penilaian dan kelakuan ini akan diberi nilai untuk mengenalpasti sama ada seseorang pekerja itu berada pada tahap yang positif atau negatif. Biasanya teknik ini mengandungi 5 hingga 10 langkah atau skala tegak. Di dalam setiap skala tersebut akan dimasukkan ciri-ciri atau ilustrasi yang spesifik tentang keberkesanan dan ketidakberkesanan sesuatu kelakuan atau peristiwa.
5.3.2 Pendekatan Perbandingan
Dalam pendekatan ini proses penilaian dibuat dengan membandingkan prestasi seseorang pekerja dengan pekerja yang lain. Daley (1992) mengatakan bahawa pendekatan ini adalah berdasarkan kriteria subjektif dan objektif yang akan menerangkan kelebihan seseorang individu dengan pekerja yang lain tanpa menghasilkan maklumat yang kukuh untuk memperbaiki prestasi pekerja yang lemah. Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam pendekatan ini iaitu Perbandingan Berpasangan dan Perbandingan Mudah.
Dalam teknik Perbandingan Mudah, penilai perlu membandingkan prestasi pekerja dari tahap yang paling baik sehingga tahap yang paling buruk dengan menyenaraikan semua pekerja mengikut nombor merit. Ia sukar dilakukan jika jumlah pekerja adalah ramai. Selain itu perbandingan ini hanya memberikan maklumat tentang pekerja mana yang lebih baik berbanding pekerja yang lain dan tidak menerangkan kelemahan dan kekuatan mereka.
Perbandingan Berpasangan pula mengkehendaki penilai membandingkan pekerja bersama pasangannya yang terdiri daripada setiap pekerja organisasi dari segi keupayaan mereka melakukan tugas. Bilangan kekerapan seseorang pekerja dipilih sebagai lebih baik berbanding pasangannya akan direkodkan. Seperti mana Perbandingan Mudah, teknik ini juga tidak sesuai jika bilangan pekerja dalam sesebuah organisasi adalah ramai. Ini akan menyebabkan penilai mengambilkira sesetengah aspek sahaja untuk dinilai dan mengabaikan aspek yang dirasakannya kurang penting.
5.3.3 Pendekatan Objektif
Pendekatan ini lazimnya digunakan oleh organisasi swasta untuk menilai prestasi pekerja-pekerja peringkat pengurusan. Walaubagaimanapun ia juga digunakan dalam sektor awam untuk membuat penilaian ke atas pegawai-pegawai atasan. Penilaian boleh dibuat dengan menyelaraskan matlamat prestasi setiap pekerja, penyelia, unit kerja atau jabatan dengan matlamat organisasi (Nizam, 2001). Pendekatan ini memberi tumpuan kepada aspek-aspek kuantitatif sebagai asas pengukuran prestasi pekerja seperti keuntungan, kos, masa, pulangan ke atas pelaburan dan
pengulangan kerja. Teknik yang sangat sesuai dalam pendekatan ini ialah
Pengurusan Melalui Objektif (Management By Objective). Melalui teknik ini
pekerja dan penyelia akan membentuk matlamat secara bersama dan seterusnya menentukan tahap pencapaian yang hendak dicapai. Misalnya apakah objektif atau target yang ingin dicapai dalam masa setahun. Pegawai terbabit akan memastikan objektif yang telah ditetapkan dapat dicapai dan pihak atasan perlu membantu mereka mencapai matlamat- matlamat tersebut dan memberikan panduan-panduan yang penting.
SOALAN DALAM TEKS 5.3
1. Senaraikan tiga teknik penilaian prestasi yang boleh
digunakan untuk mengukur prestasi pekerja berdasarkan Pendekatan Mutlak.
2. Dengan merujuk kepada perbincangan di atas, pada
pendapat anda apakah teknik yang paling efisyen untuk menilai prestasi pekerja berdasarkan Pendekatan Mutlak? Mengapa?
3. Berikan dua kelemahan yang timbul dalam
Pendekatan Perbandingan.
Semak jawapan anda di akhir bab ini.