6 Universitas Kristen Petra

6 Universitas Kristen Petra 2. LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen

Menurut John D. Millet dalam buku Public Administration, manajemen adalah proses pembimbingan dan pemberian fasilitas terhadap pekerjaan orang-orang yang terorganisir dalam kelompok formil untuk mencapai suatu tujuan yang dikehendaki (Sukarna, 2011). Sementara John M. Pfiffner dalam buku Public

Administration, mengatakan bahwa manajemen bertalian dengan pembimbingan

orang-orang dan fungsi-fungsi untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (Sukarna, 2011). Sedangkan G. R. Terry dalam bukunya yang berjudul

Principles of Management mengatakan bahwa manajemen ialah pencapaian

tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui/bersama-sama usaha orang lain (Sukarna, 2011).

Dari ketiga pandangan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen diperlukan untuk pencapaian tujuan dan pelaksanaan pekerjaan, manajemen merupakan sistem kerja yang kooperatif dan rasionil, manajemen menekankan perlunya prinsip-prinsip officiency dan manajemen tidak dapat dilepaskan dari pada kepemimpinan pembimbingan (Sukarna, 2011). Manajemen juga dapat dikatakan sebagai sebuah proses untuk meraih tujjuan organisasi secara efektif dan efisien melalui serta bersama orang-orang dengan pemanfaatan berbagai sumber daya yang ada (Harsanto, 2013).

2.2 Manajemen Operasi

Manajemen operasi (OM) adalah serangkaian aktivitas untuk menciptakan nilai dalam bentuk barang dan jasa melalui transformasi input menjadi output. Aktivitas merupakan proses atau sekumpulan kegiatan yang memerlukan satu atau lebih dari input, merubah dan menambah nilai pada input tersebut, sehingga dapat memberikan satu atau lebih output bagi pelanggan. Input terdiri atas sumber daya manusia (tenaga kerja), modal (peralatan dan fasilitas), pembelian bahan baku dan jasa, tanah dan energi. Sedangkan outputnya adalah barang dan jasa (Hatani, 2008).

7 Universitas Kristen Petra Manajemen operasi merupakan pengarahan dan pengawasan proses yang mengubah bentuk input menjadi barang dan jasa (output) (Hatani, 2008).

Manajemen operasi (OM) adalah fungsi bisnis yang merencanakan, mengatur, mengoordinasikan, dan mengendalikan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan barang dan jasa perusahaan (Reid & Sanders, 2011). Manajemen operasi adalah fungsi manajemen. Ini melibatkan mengelola orang, peralatan, teknologi, informasi, dan banyak sumber lainnya. Manajemen operasi adalah fungsi inti pusat dari setiap perusahaan.

Gambar 2.2 Manajemen Proses Sumber: (Reid & Sanders, 2011, p. 4)

2.3 Fungsi-fungsi Manajemen

Proses dalam aktivitas di dalam organisasi mempunyai fungsi penting yang harus dilakukan, fungsi-fungsi tersebut dikemukakan oleh G. R. Terry antara lain adalah (Sukarna, 2011):

2.3.1 Fungsi Planning (Perencanaan)

Perencanaan ialah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan/asumsi-asumsi untuk masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Ada 7 (tujuh) kategori perencanaan sebagai berikut (Sukarna, 2011):

Inputs  Human Resources  Facilities & Processes  Technologies  Materials The Transformation Process Outputs  Goods  Services Performance Information Customer feedback

8 Universitas Kristen Petra a. Objective (Tujuan)

Dari kategori ini jelas bahwa dalam penyusunan atau pembuatan planning harus dibuat secara matang dan diarahkan kepada sasaran yang akan dituju. Karena apabila suatu planning yang dibuat tanpa ditentukan tujuan

(objective) terlebih dahulu, maka pelaksanaan perencanaan itu tidak akan

mencapai apa yang diharapkan. b. Budget

Di dalam pembuatan plannning harus disertakan dengan budget (anggaran) yang cukup dan disesuaikan dengan kemampuan. Tanpa adanya budget yang mencukupi, maka planning tidak mungkin dilaksanakan. Oleh karena itu faktor planning sangat menentukan.

c. Standard

Di dalam planning juga harus ditentukan standarnya, yaitu baik standar kuantitas maupun kualitas barang yang akan diproduksi. Tanpa ditentukan standar akan sulit untuk menentukan kontrol dalam pelaksanaan kerja. Standar merupakan ukuran baik buruknya serta tepat tidaknya jumlah hasil sesuatu pekerjaaan. Yang harus distandarisasi bukan hanya hasil-hasil kerja, tetapi meliputi sarana manajemen (tools of management), yaitu men (manusia), money (uang), materials (materi), methods (metode), machines (mesin) dan markets (pasar).

d. Program (Acara/tahap)

Dalam setiap planning harus ada program atau penentuan tahap-tahap pekerjaan yang akan dikerjakan. Suatu planning tanpa adanya program akan sulit untuk dikerjakan, karena tidak diketahui dari mana dulu pekerjaan itu harus dimulai. Program menentukan bagian mana dulu yang harus dikerjakan, atau dengan kata lain menentukan urutan kerja sehingga menjadi pedoman para pelaksana. Oleh karena itu program sering disebut sebagai pedoman kerja.

e. Policy (Kebijakan)

Suatu kebijakan ialah petunjuk yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan untuk menetapkan batas-batas dan arah bagi tindakan administratif yang akan diambil. Dengan demikian, kebijakan itu akan meliputi

kebijaksanaan-9 Universitas Kristen Petra kebijaksanaan permodalan (finance policy), kebijaksanaan produksi

(production policy), kebijaksanaan penjualan (sales policy), kebijaksanaan

pegawai (personel policy). Kebijaksanaan-kebijaksanaan yang dibuat oleh manager adalah sangat penting agar supaya segala kegiatan terarah kepada sasarannya untuk tercapainya tujuan yang dikehendaki.

Adapun kebijaksanaan yang sehat, mmempunyai ciri-ciri:  Clearity (kejelasan)

 Flexibility (flexible/luwes)

 Consistency (tetap pada pendirian/tujuan)  Individuality (berkepribadian)

f. Procedure (Prosedur)

Suatu prosedur, ialah suatu rangkaian tugas-tugas yang berhubung-hubungan, sehingga mewujudkan urutan waktu dan rangkaian kerja yang harus dilaksanakan. Penetapan prosedur dalam planning sangat penting, agar supaya pelaksanaan kerja tidak menjadi simpang siur. Banyak kelambatan dan kemandengan dalam pekerjaan yang disebabkan kurang tertibnya prosedur kerja.

g. Method (Metode)

Metode dapat dirumuskan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas. Dengan memperhatikan tujuan, fasilitas yang ada dan jumlah penggunaan waktu, uang dan usaha.

Dalam suatu perencanaan, metode kerja sangat penting. Mengingat suatu perencanaan yang tidak memperhitungkan metode kerja akan mengalami penghamburan bahan, uang dan tenaga kerja dan waktu. Hal ini sudah tentu akan mengakibatkan penggunaan biaya yang lebih, sehingga keluar dari pada budget yang telah ditetapkan dalam planning.

2.3.1.1 Syarat Fungsi Planning

Perencanaan yang baik tentunya harus memenuhi beberapa syarat-syarat berikut (Sukarna, 2011):

 Mempunyai tujuan yang jelas

10 Universitas Kristen Petra  Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan

 Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi

 Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada setiap bagian

 Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

2.3.1.2 Manfaat Fungsi Planning

Berikut adalah beberapa manfaat dari fungsi planning atau perencanaan, yaitu (Sukarna, 2011):

 Membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama

 Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi  Memudahkan pengawasan

 Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

2.3.2 Fungsi Organizing (Pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah penentuan, pengelompokkan, dan penyusunan macam-macam kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan, penempatan orang-orang (pegawai), terhadap kegiatan-kegiatan ini, penyediaan faktor-faktor fisik yang cocok bagi keperluan kerja dan penunjukkan hubungan wewenang, yang dilimpahkan terhadap setiap orang dalam hubungannya dengan pelaksanaan setiap kegiatan yang diharapkan (Sukarna, 2011).

Fungsi pengorganisasian dari pada manajer meliputi penentuan, perhitungan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan, pengelompokkan kegiatan, penempatan kelompok kegiatan-kegiatan termasuk ke dalam suatu bagian yang dikepalai oleh seorang manajer, serta melimpahkan wewenang untuk melaksanakannya.

2.3.2.1 Kegiatan Fungsi Organizing

Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang seharusnya dilakukan pada fungsi

11 Universitas Kristen Petra  Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta

menetapkan prosedur yang diperlukan

 Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

 Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja

 Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat

2.3.2.2 Manfaat Fungsi Organizing

Berikut adalah beberapa manfaat dari fungsi organizing atau pengorganisasian, yaitu (Sukarna, 2011):

 Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan  Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas

 Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan  Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen

pelaksana.

 Adanya pembagian tugas yang jelas.

 Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

2.3.3 Fungsi Actuating (Penggerakan)

Penggerakan ialah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok agar supaya berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan (Sukarna, 2011).

Untuk berhasilnya penggerakan tergantung kepada faktor-faktor di bawah ini:

a. Kepemimpinan (leadership)

Kepemimpinan ialah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang agar supaya berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama (Sukarna, 2011).

12 Universitas Kristen Petra b. Sikap dan moril (attitude and morale)

Suatu kesiapan (yang telah terbiasa) untuk bereaksi dalam suatu cara tertentu yang biasanya sebagian meliputi suatu tindakan simbolis (Sukarna, 2011).

c. Tata hubungan (communication)

Komunikasi membantu perencanaan manajerial dilakukan dengan efektif, pengorganisasian manajerial dilakukan dengan efektif, penggerakan manajerial diikuti dengan efektif dan pengawasan manajerial diterapkan dengan efektif (Sukarna, 2011).

d. Perangsang (incentive)

Insentif ialah sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak (Sukarna, 2011).

e. Supervisi (supervision)

Supervisi ialah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi di mana anggota manajemen dan bukan anggota manajemen saling berhubungan secara langsung (Sukarna, 2011).

f. Disiplin (discipline)

G. R. Terry dalam buku Principles of Management menyebutkan bahwa jenis disiplin ada dua, yaitu:

 Self imposed discipline (disiplin yang timbul dengan dirinya)

Self imposed discipline merupakan jenis disiplin yang paling efektif,

karena para pegawai memiliki disiplin kerja bukan disebabkan rasa takut atas sanksi atau hukuman yang akan diterima, apabila tidak patuh terhadap atasan, melainkan timbul karena kesadaran pegawai itu sendiri akan tugas dan tanggung jawabnya, disebabkan adanya insentif yang baik dan memuaskan (Sukarna, 2011).

 Command discipline (disiplin berdasarkan perintah)

Command discipline merupakan disiplin yang timbul disebabkan oleh

rasa takut atas sanksi yang akan dikenakan oleh atasan, apabila perintahnya itu tidak dituruti (Sukarna, 2011).

13 Universitas Kristen Petra 2.3.4 Fungsi Controling (Pengawasan)

Pengawasan dapat dirumuskan sebagai penentuan apa yang harus dicapai, yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan; dan bilamana perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar (Sukarna, 2011).

2.3.4.1 Kegiatan Fungsi Controlling

Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang seharusnya dilakukan pada fungsi

controlling, yaitu (Sukarna, 2011):

 Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan

 Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan  Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang

terjadi

2.3.4.2 Syarat Fungsi Controlling

Kegiatan controlling dapat berjalan dengan efektf apabila memperhatikan hal-hal berikut (Sukarna, 2011):

 Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak di mana suatu kesalahan sering terjadi.

 Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.

 Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan

 Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan

14 Universitas Kristen Petra peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali.

15 Universitas Kristen Petra 2.4 Kerangka Berpikir

Bagan 2.4 Kerangka Berpikir Sumber: (Sukarna, 2011, pp. 1-60)

Planning Organizing Actuating Controlling

- Tujuan - Budget - Standar - Program - Kebijakan - Prosedur - Metode - Pembagian Tugas - Pengelompok kan Tugas - Pendelegasian Wewenang - Pembagian Jadwal - Leadership - Attitude and morale - Communication - Incentive - Supervision - Discipline - Monitoring - Penyelesaian Tugas - Evaluasi atau Koreksi Tugas Analisis Fungsi Manajemen Operasional Departemen Housekeeping G Suites Hotel Fungsi Manajemen