2.1. Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.1), “Informasi pada dasarnya adalah sumber daya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas sebagai sesuatu hal yang penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik.” Dengan demikian keberadaan sistem informasi akuntansi (SIA) sangat penting di dalam suatu perusahaan, karena merupakan suatu alat untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Menurut Winarno (2006, p.1.11),
“Perusahaan dapat menciptakan keunggulan kompetitif (competitive advantage) melalui sistem informasi yang dibangunnya.”
Sistem informasi akuntansi berasal dari kata sistem, informasi, dan akuntansi.
Bodnar dan Hopwood (2005, p.1) memberikan definisi sistem, informasi, dan akuntansi secara terpisah sebagai berikut:
Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang diolah, sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntansi, sebagai suatu sistem informasi, mengindentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.
Berdasarkan definisi di atas, maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi akuntansi diawali dengan keberadaan suatu data. Data dapat diartikan sekumpulan karakter, fakta atau jumlah-jumlah yang merupakan masukan (input) bagi suatu sistem informasi (Baridwan, 2005, p.4). Data adalah fakta atau representasi suatu obyek. Data yang belum diolah belum dapat digunakan sebagai informasi untuk pembuatan keputusan. Dengan demikian, informasi adalah data yang sudah diolah, sehingga berguna untuk pembuatan keputusan. (Winarno, 2006, p.1.6). Adapun sistem berfungsi menerima input (masukan data), mengolah input, dan menghasilkan output (keluaran) atau informasi. Informasi biasanya sudah tersusun dengan baik dan mempunyai arti bagi yang menerimanya.
Dalam usaha memahami arti sistem informasi akuntansi secara komprehensif, berikut ini dikutipkan pendapat dua orang pakar. Menurut Baridwan (2005, p.3),
“Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu komponen yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelola, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan serta pembuatan keputusan yang relevan kepada pihak ekstern perusahaan dan pihak intern perusahaan.”
Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.1), “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, untuk dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem informasi akuntansi mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi.”
Berdasarkan dua definisi di atas, maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kegiatan sumber daya manusia mulai dari mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelola, dan menganalisa data untuk diubah menjadi informasi keuangan, agar dapat dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan, misalnya kantor pajak, penanam modal, maupun para kreditur (pihak ekstern), dan pihak intern perusahaan sendiri, yang dapat dikerjakan secara manual atau terkomputerisasi. Data dapat diubah menjadi informasi dengan tiga cara, yaitu manual, komputer, dan perpaduan antara manual dan komputerisasi. Penerapan salah satu dari tiga cara di atas tergantung dari keberadaan perusahaan dan modernisasi pola pikir pihak manajemen perusahaan.
Proses mengolah data menjadi suatu informasi dibutuhkan suatu sistem.
Penyusunan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang penting seperti karakteristik informasi.
Karakteristik informasi yang berguna meliputi : 1. Relevan
Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan pengambilan keputusan membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.
2. Andal
Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.
3. Lengkap
Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.
4. Tepat waktu
Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.
5. Dapat dipahami
Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.
6. Dapat diverifikasi
Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.
2.2. Pengendalian atas Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.8), ”Aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah sistem harus berjalan dalam struktur pengendalian intern.” Artinya, sistem informasi akuntansi dibuat dengan harapan dapat dipakai sebagai alat untuk pengendalian intern perusahaan. Bodnar dan Hopwood (2005, p.8) menambahkan bahwa, “Struktur pengendalian intern menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas- aktivitas perusahaan.”
Inti dari tujuan pengendalian atas Sistem Informasi Akuntansi, sebenarnya sudah tersirat pada pengertian atau definisi dari pengendalian Sistem Informasi Akuntansi itu sendiri, yaitu: (1) menjaga kekayaan organisasi, (2) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (3) mendorong efisiensi, dan (4) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001, p.165-166). Dengan pengendalian Sistem Informasi Akuntansi yang baik, maka perusahaan akan mendapatkan keempat manfaat di atas, sehingga perusahaan dapat unggul dalam bersaing.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2005, p.186), “Pengendalian proses transaksi terdiri dari pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Pengendalian umum mempengaruhi seluruh proses transaksi.
Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.”
2.2.1.1.General Control (Pengendalian Umum)
General control merupakan pengendalian yang dirancang untuk mengawasi berbagai rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi, prosedur-prosedur operasi, masalah pengendalian peralatan, serta pengendalian peralatan dan akses data (Bodnar
& Hopwood, 2005, p.186). Pengendalian ini dirancang untuk meyakinkan bahwa lingkungan pengendalian organisasi stabil dan ditangani dengan baik untuk mencapai keefektifan application control. General control yang dibahas dalam penulisan ini adalah pengendalian hak akses dan pengendalian password.
1. Pengendalian hak akses
Hak akses ditentukan oleh individu dan seluruh kelompok kerja yang terorganisasi untuk menggunakan sistem. Cara penetapan hak akses ditentukan oleh hak untuk menentukan file, aplikasi, dan sumber daya lainnya, manakah yang boleh diakses oleh individu atau kelompok tertentu. Hak akses harus diadministrasikan secara hati-hati dan dimonitor secara tertutup untuk kepatuhan terhadap kebijakan organisasi dan prinsip pengendalian internal. Pengendalian atas hak akses biasanya dibuat dalam bentuk tabel access control matrix.
2. Pengendalian password
Password adalah kode rahasia yang dimasukkan oleh user (pemakai) untuk melakukan akses ke sistem, aplikasi, file, data, atau jaringan server. Jika user tidak dapat menyediakan atau memasukkan password dengan benar, maka sistem operasi akan meniadakan akses.
2.2.1.2. Application Control (Pengendalian Aplikasi)
Application control digunakan untuk mencegah, mendeteksi dan mem- perbaiki error dan irregularities (ketidakberesan) pada transaksi yang sedang diproses (James, 2000, p.214). Kategori dari pengendalian aplikasi ada tiga, yaitu
input, proses, dan output. Dalam penelitian ini hanya membahas pengendalian input dan pengendalian output.
1. Pengendalian input
Pengendalian input adalah pengendalian yang didesain untuk menjamin bahwa suatu transaksi yang akan dimasukkan dalam sistem adalah valid (sahih), akurat, dan lengkap. Penelitian ini menggunakan sistem batch yang memerlukan keterlibatan manusia, sehingga lebih rentan terhadap human error, kesalahan data yang dimasukkan dalam sistem yang tidak dapat dideteksi dan dikoreksi selama tahap pemasukan data. Sehubungan dengan masalah tersebut, maka diperlukan penelusuran kembali ke sumber transaksi untuk mengoreksi kesalahan.
Pengendalian input yang dibahas pada penelitian ini, yaitu:
a. Validation control, yaitu pengendalian untuk mendeteksi kesalahan data transaksi sebelum data diproses. Validation control yang dibahas pada penelitian ini adalah:
1) Field interrogation, yaitu prosedur yang diprogram untuk memeriksa karakteristik data dalam suatu field. Field interrogation yang dibahas adalah:
a) Missing data checks, yaitu untuk mengecek apakah suatu field diisi atau kosong. Misalnya, kode barang yang tidak diisi, maka akan muncul peringatan berupa Message Box.
b) Number alphabetic data checks yaitu menentukan apakah tipe-tipe data yang dimasukkan telah benar. Misalnya, saldo akun persediaan tidak boleh berisi data alphabet.
c) Zero value checks yaitu untuk memeriksa bahwa field-field tertentu terisi dengan angka nol untuk membedakan angka yang berupa general numeric dan numeric currency.
d) Validity checks yaitu untuk memastikan apakah data yang dimasukkan sama dengan data master. Hal ini bisa dilakukan dengan redundancy check, yaitu menampilkan data yang berhubungan dengan kode yang diinputkan. Misalnya, menampilkan nama dan harga barang secara otomatis jika user menginputkan kode barang, sehingga user tidak
menginputkan sendiri. Hal ini untuk mengurangi kesalahan dalam penginputan (James, 2000, p.215-221).
2) Record interrogation, yaitu memvalidasi seluruh record dengan menguji hubungan antar field dalam suatu record. Record interrogation yang dibahas dalam penelitian ini adalah:
a) Reasonableness checks, yaitu untuk menentukan kesesuaian data antar field dalam record. Misalnya, jumlah jam lembur sebulan yang melebihi jam kerja sebulan dianggap tidak wajar.
b) Sign checks, yaitu untuk memastikan apakah tanda matematis yang digunakan dalam field benar. Misalnya, kuantitas persediaan barang pada file persediaan tidak boleh negatif (James, 2000, p.222-223).
b. Automatic system data entry, yaitu pengendalian atas keakuratan dan integritas dari data transaksi yang diinputkan ke dalam sistem. Pengendalian ini juga terdapat pada field tanggal yang berisi secara otomatis berdasarkan tanggal saat user menginputkan data.
2. Pengendalian Output
Pengendalian output adalah pengendalian yang dirancang untuk memeriksa apakah masukan dan pemrosesan data berpengaruh pada keluaran secara sahih dan apakah keluaran telah didistribusikan secara memadai (Bodnar &
Hopwood, 2005, p.194). Pengendalian output yang digunakan pada penelitian ini, yaitu (James, 2000, p.231):
a. Waste
Melindungi output yang tidak terpakai dengan cara menghancurkannya sebelum dibuang. Menghancurkan dokumen atau laporan yang sudah tidak dipakai dengan menggunakan instrumen berupa mesin pemotong kertas (paper shredder) atau dibakar. Tujuannya adalah untuk mencegah pencurian atau penyalahgunaan dokumen atau laporan perusahaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.
b. Report Distribution
Memastikan bahwa report diberikan kepada orang yang mempunyai hak dan kepentingan. Tujuannya adalah untuk meminimalisasi kemungkinan hilang- nya atau pencurian atau kesalahan distribusi laporan-laporan yang dihasilkan.
c. End user control
End user control adalah pengendalian yang dilakukan pada saat user menerima laporan. Misalnya, pengecekan banyak halaman laporan yang diterima.
2.3. Dokumen Sistem Informasi Akuntansi 2.3.1. Bagan Aliran (Flowchart)
Flowchart adalah gambar yang menggunakan lambang-lambang baku untuk menggambar sistem atau proses (Winarno, 2006, p.10.6). Menurut Romney dan Steinbart (2005a, p.191), ”Flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.”
Flowchart menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem.
Document flowchart mengilustrasikan arus dokumen dan informasi di antara bidang tanggung jawab dalam suatu organisasi. Document flowchart melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi.
Flowchart tersebut memperlihatkan tempat asal setiap dokumen, distribusi, tujuan penggunaan, tempat akhirnya, dan segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir melewati sistem.
Simbol yang digunakan dalam pembuatan document flowchart menunju-kan dan mendeskripsikan operasi yang dilaksanakan, input, output, pemrosesan serta media penyimpanan. Simbol document flowchart dapat dibagi menjadi empat kategori (lihat Gambar 2.1), yaitu simbol input/output, simbol pemrosesan, simbol penyimpanan, dan simbol arus dan lain-lain.
Empat simbol untuk membuat flowchart di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Simbol input/output, mewakili alat atau media yang memberikan input untuk atau mencatat output dari suatu pemrosesan.
b. Simbol pemrosesan, memperlihatkan jenis alat yang dipergunakan untuk memproses data atau menunjukan kapan proses diselesaikan secara manual.
c. Simbol penyimpanan, mewakili alat yang dipergunakan untuk menyimpan data yan saat ini sedang tidak dipergunakan untuk menyimpan data yang saat ini sedang tidak dipergunakan oleh sistem.
d. Simbol arus dan lain-lain, menunjukan arus data dan barang, yang juga mewakili suatu awal atau akhir flowchart, waktu keputusan dibuat, dan waktu untuk menambah catatan penjelasan dalam flowchart.
Simbol Nama Keterangan Dokumen
Dokumen atau laporan; dokumen tersebut dapat dipersiapkan dengan tulisan tangan, atau dicetak dengan komputer
Beberapa tembusan dari satu dokumen
Digambarkan dengan cara menumpuk simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen dibagian depan sudut kanan atas
Input / Output
Fungsi input atau output apapun didalam bagan alir program. Juga dipergunakan untuk mewakili jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen
Proses manual
Pelaksanaan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual
File
File dokumen secara manual disimpan dan ditarik kembali; huruf yang ditulis di dalam simbol menunjukkan urutan pengaturan file secara N = Numerik, A=Alphabetic, D=Date
Arus dokumen atau proses
Arah pemrosesan atau arus dokumen; arus yang normal berada di bawah dan mengarah ke kanan
Arus data / Informasi
Arah arus data/informasi; sering dipergunakan untuk memperlihatkan data yang dikopi dari satu dokumen ke dokumen lainnya
Off-page connector
Suatu penanda masuk dari, atau keluar ke halaman lain
On-page connector
Menghubungkan arus pemrosesan di satu halaman yang sama; penggunaan konektor ini akan menghindari garis-garis yang saling silang di satu halaman
Terminal
Titik awal, akhir, atau pemberhentian dalam suatu proses atau program; juga dipergunakan untuk menunjukkan adanya pihak eksternal.
Anotasi Komentar deskriptif tambahan atau catatan penjelasan untuk klarifikasi
Keputusan
Langkah pengambilan keputusan; dipergunakan dalam sebuah program komputer bagan alir untuk memperlihatkan pembuatan cabang ke jalan alternatif
Gambar 2.1. Simbol-Simbol Flowchart
Sumber: Romney dan Steinbart (2005a, p.198-199)
2.3.2. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Romney dan Steinbart (2005a, p.184), ”Diagram arus data (Data Flow Diagram-DFD) secara grafis mendeskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. Data flow diagram dipergunakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada dan untuk merencanakan sistem yang baru.” Ditambahkan oleh Winarno (2006, p.10.9) bahwa, ”Data flow diagram menggambarkan proses, penyimpanan data, entitas eksternal dalam suatu bisnis atau sistem, serta aliran data informasi di antara unit-unit tersebut.”
Data Flow Diagram merupakan jawaban atas kelemahan flowchart yang tidak mampu menggambarkan proses bisnis atau logika program secara garis besar.
Flowchart memang mampu menggambarkan alur program secara rinci, termasuk variabel dan proses hitungannya, tetapi para analis tidak memerlukan informasi secara rinci, terutama pada tahap pengembangan sistem. Menurut Romney dan Steinbart (2005a, p.164),
Flowchart di dalam SIA tradisional hanya berisi data mengenai aspek-aspek keuangan dari transaksi penjualan, seperti tanggal dan jumlah. Data lainnya yang berguna untuk mengevaluasi kinerja operasional, seperti waktu terjadinya penjualan atau jika pelanggan mengganti alat yang tua, harus
disimpan dalam sistem informasi atau database terpisah. Keberadaan sistem yang terpisah membuat manajemen lebih sulit dan lebih lambat dalam mengakses informasi yang dibutuhkan.
Flowchart di dalam SIA tradisional hanya dapat menghasilkan informasi- informasi keuangan, sedangkan informasi-informasi non-keuangan tidak dapat disajikan. Itulah sebabnya, keberadaan Data Flow Diagram (SIA modern) mutlak dibutuhkan oleh perusahaan, apabila ingin mengakses informasi keuangan dan non- keuangan secara lebih cepat dan komprehensif.
Data Flow Diagram disusun dari empat elemen dasar, yaitu: (1) sumber dan tujuan data, (2) arus data, (3) proses transformasi, dan (4) penyimpanan data (Romney & Steinbart, 2005a, p.184). Keempat elemen ini dikombinasikan untuk memperlihatkan bagaimana cara data diproses. Setiap elemen tersebut diwakili melalui simbol-simbol tersendiri yang ditunjukkan pada Gambar 2.2.
Simbol Nama Penjelasan
Sumber dan tujuan
(Lambang Entitas)
Orang dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima data dari sistem yang diwakili oleh bujur sangkar. Tujuan data juga disebut sebagai kotak penampungan data (data sink)
Arus data
Arus data masuk atau keluar dari suatu proses diwakili oleh garis lengkung, atau oleh garis lurus dengan tanda panah di ujungnya.
Proses transformasi (Lambang Proses atau Sistem)
Proses yang mentransformasi data dari masukan ke keluaran,
diwakili oleh lingkaran.
Lingkaran ini disebut juga gelembung (bubble).
Penyimpanan data (Lambang File Data atau Tabel)
Tempat penyimpanan data
diwakili oleh dua garis horisontal.
Gambar 2.2. Simbol-Simbol Data Flow Diagram (DFD) Sumber: Romney dan Steinbart (2005a, p.187).
DFD dibagi ke dalam subdivisi hingga ke tingkat yang rendah, untuk menyediakan kemungkinan peningkatan jumlah rincian, karena jarang sekali sistem
yang dapat dibuat diagramnya secara lengkap dengan menggunakan hanya satu halaman kertas kerja. Para pemakai memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, jadi variasi tingkat dapat lebih memuaskan permintaan pemakai.
Menurut Romney dan Steinbart (2005a, p.190), ”DFD dengan tingkat tertinggi disebut sebagai Context Diagram (CD). Context Diagram memberikan pandangan secara ringkas kepada pembaca atas suatu sistem. Diagram tersebut menunjukkan sistem pemrosesan data dan entitas eksternal yang merupakan sumber serta tujuan dari input dan output sistem.” Level setelah Context Diagram adalah Level Zero (Level 0), yang berisi penjabaran dari Context Diagram. Level yang lebih rendah lagi adalah Level One (Level 1), yang berisikan penjabaran yang lebih detail dari Level Zero, dan seterusnya sampai cukup dirasa menggambarkan sistem yang ada (Winarno, 2006, p.10.4).
2.3.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram (diagram hubungan entitas) merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database (Romney & Steinbart, 2005a, p.134). Sejalan dengan pendapat tersebut, Hall (2007, p. 19) menyatakan bahwa,
”Representasi grafis yang digunakan untuk mencerminkan model disebut entity relationship diagram atau diagram ER.”
Disebut sebagai ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut (Romney & Steinbart, 2005a, p.134). Kroenke (2004, p.51) mendefinisikan ERD sebagai suatu pemodelan konseptual yang didesain secara khusus untuk mengidentifikasikan entitas yang menjelaskan data dan hubungan antar data, yaitu dengan menuliskan dalam cardinality.
Menurut Hall (2007, p.19-23), ERD mempunyai beberapa komponen, yaitu:
1. Entity (Entitas)
Entity atau entitas adalah segala sesuatu yang digunakan oleh organisasi untuk menangkap data. Menurut Romney dan Steinbart (2005a, p.134), ”Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi”. Entitas bisa bersifat fisik, seperti persediaan, pelanggan, atau karyawan, dan bersifat konseptual, seperti penjualan, piutang, atau utang usaha.
2. Occurrence (Pemunculan)
Istilah occurrence digunakan untuk mendeskripsikan jumlah contoh atau record yang berkaitan dengan entitas tertentu. Misalnya, jika organisasi memiliki 100 karyawan, entitas karyawan disebut terdiri dari 100 pemunculan.
3. Attribute (Atribut)
Attribute atau atribut adalah elemen data yang mendefinisikan entitas.
Misalnya, entitas Karyawan bisa didefinisikan dengan serangkaian atribut berikut ini: Nama, Alamat, Keterampilan, Lama Bekerja, dan Upah per Jam.
4. Identifier (Identifikasi)
Identifier atau identifikasi merupakan nama atribut yang digunakan untuk mengidentifikasi entitas. Ada tiga jenis identifier, yaitu Primary Key, Secondary Key, dan Foreign Key. Dalam penulisan skripsi ini hanya menggunakan Primary Key dan Foreign Key.
a. Primary Key
Merupakan suatu kode identifikasi yang bersifat unik yang ditunjukkan oleh masing-masing record dalam sistem. Tujuan primary key adalah untuk menunjukkan lokasi tiap catatan di dalam suatu file mengenai catatan-catatan serupa. Biasanya disimbolkan dengan tanda # di awal attribute atau attribute digarisbawahi untuk membedakan dengan attribute lain. Contoh primary key pada entity SUPPLIER adalah #Supplier atau Supplier.
b. Foreign Key
Adalah attribute yang merupakan primary key dari relasi lain yang ditarik ke suatu relasi. Contoh foreign key pada entity PURCHASE ORDER adalah
#Supplier yang merupakan primary key dari entity SUPPLIER.
5. Relationship (Hubungan)
Garis berlabel yang menghubungkan dua entitas dalam model data mendeskripsikan sifat relationship (asosiasi) di antara keduanya. Asosiasi ini ditunjukkan dengan kata kerja, seperti kirim, minta, atau terima.
6. Cardinality (Kardinalitas)
Cardinality adalah derajat asosiasi di antara dua entitas. Sederhana nya, kardinalitas mendeskripsikan jumlah pemunculan yang mungkin terjadi dalam suatu tabel yang berkaitan dengan pemunculan tunggal dalam tabel terkait
(Hall, 2007, p.20). Dengan kata lain, cardinality dari suatu relationship mengindikasikan seberapa banyak keberadaan dari suatu entitas yang dapat dihubungkan pada suatu entitas lain dalam sebuah relationship. Cardinality seringkali diekspresikan dalam sepasang angka. Angka pertama (kiri) disebut minimum cardinality, yang mengindikasikan angka terkecil dari baris yang dapat dihubungkan dalam relationship. Angka kedua (kanan) disebut maximum cardinality, yang mengindikasikan angka terbesar dari baris yang dapat dihubungkan dalam relationship.
Menurut Romney dan Steinbart (2005a, p.114) terdapat tiga jenis dasar hubungan antar entitas, tergantung dari maximum cardinality yang berhubungan dengan setiap entitas, sebagai mana ditunjukkan pada Gambar 2.3.
No Jenis Dasar Hubungan Gambar Berbagai Jenis Relationship 1 One-to-One Relationship (1:1),
di mana maximum cardinality setiap entitas yang
berhubungan adalah 1.
(0,1) (1,1)
2 One-to-Many Relationship (1:N), di mana maximum cardinality dari suatu entitas adalah 1 dan maximum cardinality dari entitas lain adalah N.
(0,N) (1,1)
(0,1) (1,N)
3 Many-to-Many Relationship (M:N), di mana maximum cardinality kedua entity yang berhubungan adalah N.
(0,N) (1,N)
Gambar 2.3. Berbagai Jenis Relationship Sumber: Romney dan Steinbart (2005a, p.144-145).
2.4. System Development Life Cycle (SDLC)
Perusahaan kecil atau besar memiliki kebutuhan informasi yang unik, dan berusaha mengembangkan sistem informasi yang ada di dalam perusahaan.
Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan oleh tenaga ahli TI yang ada di perusahaan, tetapi juga dapat membeli sistem informasi dari pemasok piranti lunak
Penjualan Penerimaan
Kas
Penjualan Penerimaan
Kas
Penjualan Penerimaan
Kas
Penjualan Penerimaan
Kas
(software). Hanya saja kedua pendekatan tersebut memiliki risiko keuangan dan operasional yang signifikan. Dalam usaha mengurangi risiko (risiko keuangan dan operasional) tersebut dibutuhkan System Development Life Cycle-SDLC (Siklus Hidup Pengembangan Sistem) (Hall, 2007, p.262).
Menurut Romney dan Steinbart (2005b, p.268), ”System Development Life Cycle (SDLC) adalah proses yang ditempuh organisasi untuk memperoleh serta mengimplementasikan sistem informasi akuntansi (SIA) yang baru.”
Menurut Hall (2007, p.262), “System Development Life Cycle adalah model untuk mengurangi risiko (keuangan dan operasional) melalui perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan dokumentasi secara hati-hati dari aktivitas-aktivitas utama.”
Berdasarkan dua pengertian di atas, maka dapat dikatakan bahwa System Development Life Cycle dibutuhkan oleh perusahaan apabila perusahaan tersebut menginginkan adanya suatu perubahan pada SIA tradisional yang ada menjadi SIA modern untuk dapat mengurangi risiko keuangan dan operasional secara signifikan, menyajikan data dengan lebih cepat dan lebih andal. Perubahan suatu sistem bukan suatu keharusan, yang harus dijalankan oleh setiap perusahaan, karena setiap pimpinan perusahaan mempunyai pola berpikir yang berbeda-beda. Pada hakekatnya, sistem informasi akuntansi harus terus mengalami perubahan, dari penyesuaian kecil ke pergantian besar (Romney & Steinbart, 2005b, p.266). Perusahaan yang menginginkan perubahan pada SIA, tentunya dengan satu atau beberapa alasan, seperti: perubahan kebutuhan pemakai atau bisnis, perubahan teknologi, peningkatan proses bisnis, keunggulan kompetitif, perolehan produktivitas, pertumbuhan, dan penciutan tenaga kerja.
System Development Life Cycle sesuai dengan konsepnya dibagi menjadi 5 tahap, tetapi masing-masing pakar mempunyai pendapat yang berbeda. Menurut Hall (2007, p.264), lima tahap System Development Life Cycle, yaitu: (1) Strategi Sistem, (2) Inisiasi Proyek, (3) Pengembangan Sistem di dalam Perusahaan, (4) Paket Komersial, dan (5) Pemeliharaan dan Dukungan.
Menurut Romney dan Steinbart (2005b, p.268), lima tahap System Development Life Cycle, yaitu: (1) System Analysis (Analisis Sistem), (2) Conceptual Design (Desain Konseptual), (3) Physical Design (Desain Fisik), (4) Implementation
and Conversion (Implementasi dan Perubahan), dan (5) Operation and Maintenance (Operasional dan Pemeliharaan), sebagai mana ditunjukkan pada Gambar 2.4. Dalam penelitian ini nantinya yang dibahas hanya 3 tahap didasarkan atas pendapat Romney dan Steinbart (2005b, p.268), yaitu: System Analysis, Conceptual Design, dan Physical Design, di mana implementasinya didasarkan atas batasan-batasan penelitian tertentu.
Gambar 2.4. System Development Life Cycle SDLC) Sumber: Romney dan Steinbart (2005b, p.269).
*
* *
*
* Analisis kelayakan dan poin-poin keputusan Kelayakan ekonomis
Kelayakan teknis Kelayakan legal Kelayakan penjadwalan Kelayakan operasional
Analisis Sistem
Melakukan investigasi awal Melakukan survei sistem Melakukan studi kelayakan Menetapkan kebutuhan informasi dan
persyaratan sistem Menyerahkan persyaratan sistem
Desain Konseptual
Mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif desain Mengembangkan spesifikasi desain Menyerahkan konsep persyaratan desain
Desain Fisik
Mendesain output Mendesain database
Mendesain input Mengembangkan program Mengembangkan prosedur Mendesain pengendalian Menyerahkan sistem yang telah
dikembangkan Operasional dan Pemeliharaan
Melakukan penyesuaian (fine-tune) dan tinjauan pasca implementasi Mengoperasionalkan sistem
Mengubah sistem
Melakukan pemeliharaan terus menerus Menyerahkan sistem yang telah ditingkatkan
Implementasi dan Perubahan
Mengembangkan rencana Implementasi dan perubahan Memasang hardware dan software
Melatih personil Menguji sistem Melengkapi dokumentasi Berubah dari sistem lama ke yang baru
Menyerahkan sistem operasional
2.4.1. System Analysis (Analisis Sistem)
Pada tahap system analysis semua informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan suatu sistem baru dikumpulkan. System analysis dilakukan untuk mengetahui permasalahan dalam sistem yang ada di perusahaan dan mengapa sistem tersebut dibutuhkan oleh perusahaan. Berdasarkan Gambar 2.4, tahap system analysis dibagi menjadi lima aktivitas, yaitu melakukan investigasi awal, melakukan survei sistem, melakukan studi kelayakan, menetapkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem, dan menyerahkan persyaratan sistem pada pihak manajemen perusahaan. Penelitian ini, system analysis dibatasi hanya pada tiga aktivitas, yaitu:
1. Investigasi awal yaitu mengidentifikasi permasalahan yang sedang terjadi di perusahaan dan membangun komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam sistem informasi akuntansi, khususnya untuk siklus produksi.
2. Survei sistem yaitu mempelajari sistem yang ada dalam rangka untuk memahami aktifitas operasional perusahaan, yang meliputi:
a. Mengevaluasi kebijakan manajemen, prosedur, aliran informasi, dan kelengkapan formulir dan dokumen yang ada di perusahaan.
b. Mengidentifikasi masalah utama yang dihadapi perusahaan dan mengevaluasi penyebab terjadinya masalah yang dihadapi.
c. Mengumpulkan data yang dapat mendukung proses pengembangan SIA.
3. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan persyaratan sistem meliputi:
a. Jenis informasi yang menjadi dasar evaluasi dan pengambilan keputusan manajemen.
b. Tugas/wewenang yang dimiliki oleh bagian-bagian yang terkait dengan SIA.
2.4.2. Conceptual Design (Desain Konseptual)
Tahap conceptual design, yaitu tahap di mana perusahaan mempertimbang- kan bagaimana sistem yang akan dikembangkan agar dapat sesuai dengan kebutuhan pemakai/perusahaan, tetapi masih dalam bentuk konsep. Berdasarkan Gambar 2.4, tahap conceptual design dibagi ke dalam tiga aktivitas, yaitu mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif desain, mengembangkan spesifikasi desain, dan menyerahkan konsep persyaratan desain. Dalam penelitian ini, conceptual design dibatasi pada dua aktivitas, yaitu:
1. Mengembangkan/menyiapkan spesifikasi desain untuk elemen-elemen:
a. Output (harus dibuat terlebih dahulu karena untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemakai). Misalnya, seberapa sering laporan tersebut harus dibuat, apa seharusnya isi laporan (nama bahan baku/pembantu, kuantitas, dan lain-lain), apakah pemakai membutuhkan output tersebut dalam bentuk tercetak (print-out) atau tampilan, atau keduanya.
b. Penyimpanan data (berurutan atau acak, file atau database apa yang seharus- nya digunakan).
c. Input, atau masukan data yang akan diproses. Input dipertimbangkan hanya setelah output yang diinginkan telah diidentifikasi.
d. Prosedur dan operasi pemrosesan, yaitu mencakup bagaimana memproses input dan menyimpan data agar dapat menghasilkan laporan dan juga urutan proses yang harus dilakukan (Romney & Steinbart, 2005b, p.385-386).
Dalam penelitian ini, spesifikasi desain yang dibuat adalah dengan cara pemodelan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram) atau Diagram ER..
2. Menyiapkan desain laporan sistem konseptual dengan cara memberikan arah kegiatan perancangan sistem yang harus dilakukan pada tahap perancangan fisik
2.4.3. Physical Design (Desain Fisik)
Physical design mengartikan persyaratan luas dan berorientasi pemakai dari SIA desain konseptual, ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk pengkodean dan pengujian program komputer (Romney & Steinbart, 2005b, p.386).
Pada tahap physical design, penyusun sistem merancang sistem dengan memperhatikan berbagai keluaran yang diinginkan oleh perusahaan.
Berdasarkan Gambar 2.4, tahap physical design dibagi menjadi tujuh aktivitas, yaitu desain output, desain database, desain input, desain program, desain prosedur, desain pengendalian, dan menyerahkan sistem yang telah dikembangkan.
Tahap physical design yang dibahas dalam penelitian ini adalah design output, design input, design database, dan design control, yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Design Output
Design output dapat berupa informasi dan laporan yang dihasilkan. Data output merupakan informasi yang dikirimkan kepada pemakai melalui sistem informasi yang berupa laporan perusahaan. Output informasi yang ditampilkan pada monitor disebut soft copy, sedangkan yang dicetak pada kertas disebut hard copy.
Menurut Kendall (2003, p.481), adapun yang menjadi tujuan dalam design output adalah sebagai berikut:
a. Desain output untuk memenuhi tujuan yang diinginkan.
b. Desain output untuk disesuaikan dengan pemakai.
c. Mengirimkan kuantitas output dengan tepat.
d. Memberi kepastian bahwa output tersebut memang dibutuhkan.
e. Menyediakan output secara tepat waktu.
f. Memilih bentuk output yang benar.
2. Design Input
Design input berkaitan dengan data yang akan digunakan. Tim desain (programer) harus mengidentifikasi berbagai jenis input data dan metode input yang optimal (sebaik-baiknya). Ada dua jenis prinsip input data, yaitu formulir dan tampilan layar, yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Desain Formulir
Beberapa sistem informasi masih mengumpulkan data input dalam bentuk formulir. Menurut Mulyadi (2001, p.77), “Formulir yaitu secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.” Pada hakekatnya, formulir bukan hanya sekedar secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi, melainkan pembuatannya harus memenuhi prinsip-prinsip utama bagi pembuatan SIA yang baik. Jadi, pembuatan formulir harus memenuhi atau mempertimbangkan prinsip-prinsip desain formulir yang penting, seperti ditunjukkan pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1. Prinsip-Prinsip Desain Formulir yang Bagus
Sumber: Romney dan Steinbart (2005b, p.390).
b. Desain Tampilan Layar Komputer
Pada saat data harus diketik ke dalam sistem, akan lebih efisien untuk memasukkannya secara langsung dengan layar komputer dari pada dengan kertas untuk entri yang selanjutnya, guna menghindari redundan (pencatatan yang berulang). Menurut Romney dan Steinbart (2005b, p.391-392), layar komputer adalah cara yang paling efektif ketika prinsip-prinsip berikut ini digunakan:
1) Atur layar hingga data dapat masuk dengan cepat, akurat, dan lengkap.
2) Masukkan data dalam cara yang sama seperti yang ditampilkan dalam formulir kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data.
3) Lengkapi layar dari kirin ke kanan, dan dari atas ke bawah.
4) Desain layar agar para pemakai dapat melompat dari satu lokasi entri data ke lokasi yang lain dengan menggunakan satu tombol, atau secara langsung ke lokasi layar.
Pertimbangan Umum
1. Apakah data yang dicetak digunakan hingga ke batas maksimum yang memungkinkan?
2. Apakah berat dan kualitas kertas sesuai untuk penggunaan yang direncanakan?
3. Apakah jenis tebal, garis dobel tipis, dan bayangan digunakan dengan benar untuk menekankan perbedaan bagian dalam formulir tersebut?
4. Apakah formulir tersebut ukurannya standar?
5. Apakah ukuran formulir konsisten dengan kebutuhan untuk menyimpan file, penyatuan dokumen, atau pengiriman?
6. Jika formulir akan dikirim ke pihak luar, apakah alamat ditulis sedemikian rupa hingga formulir tersebut dapat digunakan untuk amplop transparan di bagian alamat?
7. Apakah copy formulir dicetak dengan warna berbeda untuk memfasilitasi penyebaran yang memadai?
8. Apakah terdapat perintah yang jelas atas bagaimana mengisi formulir tersebut?
Bagian Pendahuluan Formulir
1. Apakah nama formulir tampak pada bagian atas, dengan huruf tebal?
2. Apakah formulir tersebut diberikan nomor berurutan?
3. Apakah formulir tersebut akan disebarkan ke pihak luar, apakah nama dan alamat tercetak di formulir?
Bagian Utama Formulir
1. Apakah informasi yang logikanya saling berhubungan (contoh, nama pelanggan, alamat) dikelompokkan bersama?
2. Apakah terdapat ruang yang cukup untuk mencatat setiap bagian data?
3. Apakah penyusunan bagian data konsisten dengan urutan kecenderungan bagian data tersebut diperoleh?
4. Apakah penjelasan standar tercetak hingga kode atau tanda cetak dapat digunakan sebagai ganti meminta pemakai menuliskan entry data?
Bagian Kesimpulan Formulir
1. Apakah terdapat ruang untuk mencatat disposisi akhir dari formulir tersebut?
2. Apakah terdapat ruang tanda tangan untuk memastikan persetujuan akhir dari transaksi?
3. Apakah terdapat ruang untuk mencatat tanggal disposisi atau persetujuan akhir?
4. Apakah terdapat ruang untuk total nilai uang atau numeris?
5. Apakah penyebaran setiap copy formulir tersebut disebutkan dengan jelas?
5) Permudah perbaikan kesalahan. Harus terdapat fitur bantuan (Help) untuk memberikan bantuan secara on-line.
6) Batasi jumlah data di layar untuk menghindari kekacauan. Batasi jumlah menu dalam satu layar.
3. Design database
Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Perusahaan mempunyai banyak file utama, dan keberadaan file terus bertumbuh, seiring pertumbuhan perusahaan itu sendiri. Database berasal dari beberapa file, file berasal dari beberapa record (catatan), dan record berasal dari beberapa field (Romney & Steinbart, 2005a, p.94).
Menurut Kroenke (2002, p.16), database merupakan hirarki tertinggi dan merupakan kumpulan dari files, metadata, indeks, dan aplikasi metadata. Files terdiri dari beberapa records, records terdiri dari beberapa fileds, fields terdiri dari beberapa bytes, dan bytes terdiri dari beberapa bits, sebagai mana yang ditunjukkan pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4. Hirarki dari Data
Sumber: Kroenke (2002, p.16).
Penulisan ini difokuskan pada Metadata. Menurut Kroenke (2002, p.27),
“Metadata merupakan bagian dari database yang berisi penjelasan tentang struktur database itu sendiri. Metadata dapat disimpan dalam bentuk dua sistem
penyimpanan tabel. Pertama adalah System Tables Table yang berisi nama tabel, nomor kolom, dan primary key (lihat Tabel 2.2). Kedua adalah System Columns Table yang berisi daftar kolom di tiap tabel, nama tabel, tipe data, dan length di tiap kolom (lihat Tabel 2.3).
Tabel 2.2. System Tables Table Table Name Number of
Columns
Primary Key
Student 4 StudentNumber
Adviser 3 AdviserName
Course 3 ReferenceNumber
Enrollment 3 {StudentNumber, ReferenceNumber)
Keterangan: Primary key (kunci utama) adalah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengidentifikasi baris tertentu dalam sebuah tabel.
Sumber: Kroenke (2002, p.27).
Tabel 2.3. System Columnns Table
Column Name Table Name Data Type Length
Student Number Student Integer 4
FirstName Student Text 20
LastName Student Text 30
Major Student Text 10
AdviserName Adviser Text 25
Phone Adviser Text 12
Department Adviser Text 15
ReferenceNumber Course Integer 4
Title Course Text 10
NumberHours Course Decimal 4
StudentNumber Enrollment Integer 4
ReferenceNumber Enrollment Integer 4
Grade Enrollment Text 2
Sumber: Kroenke (2002, p.27).
4. Design Control (Desain Pengendalian)
Desain pengendalian harus dibangun ke dalam SIA untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan akurasinya. Pengendalian harus meminimalkan kesalahan dan mendeteksi serta memperbaiki kesalahan ketika terjadi (Romney
& Steinbart, 2005b, p.394). Beberapa hal yang menjadi pertimbangan desain pengendalian ditunjukkan pada Tabel 2.4.
Tabel 2.4. Pertimbangan Desain Pengendalian
Pertimbangan Kekhawatiran Validitas Apakah semua interaksi sistem valid?
Otorisasi Apakah input, penyimpanan, dan aktivitas output diotorisasi oleh manajer yang benar?
Akurasi Apakah input diverifikasi untuk memastikan akurasi?
Keamanan Apakah sistem dilindungi dari akses fisik, perubahan, penghancuran, dan pencurian sumber daya?
Pengendalian numeris
Apakah dokumen diberi nomor tercetak untuk mencegah kesalahan atau ketidaksengajaan kesalahan penggunaan dan untuk mendeteksi kapan dokumen hilan atau dicuri?
Ketersediaan Apakah sistem tersedia untuk dijalankan dan digunakan pada waktu yang telah ditetapkan?
Dapat dipelihara
Dapatkah sistem diubah seperti diminta tanpa mempengaruhi ketersediaan sistem, keamanan, dan integritasnya?
Integritas Apakah pemrosesan data lengkap, akurat, tepat waktu, sah, dan bebas dari manipulasi sistem yang tidak sah?
Jejak audit Dapatkah data transaksi ditelusuri dari dokumen sumber hingga ke output terakhir (dan sebaliknya)?
Sumber: Romney dan Steinbart (2005b, p.395).
2.5. Siklus Produksi
2.5.1. Pengertian Siklus Produksi
Siklus produksi adalah siklus yang berfungsi untuk mengubah bahan baku menjadi produk jadi (barang), atau siklus yang membuat layanan jasa (Winarno, 2006, p.14.3). Menurut Romney dan Steinbart (2005b, p.139), ”Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi di dalam perusahaan, yang berkaitan dengan pembuatan produk.”
Tanpa adanya siklus produksi, perusahaan tidak dapat menyediakan keluaran (produk) yang baik bagi pelanggan. Bahkan, dalam bentuk perusahaan yang paling sederhana sekalipun, yaitu perusahaan jasa, tetap memerlukan kegiatan untuk menyediakan produk, tetapi dalam bentuk jasa. Apabila perusahaan tidak memiliki siklus produksi yang baik, perusahaan tidak akan memiliki keluaran yang baik, sehingga pembeli tidak akan membeli produk (barang/jasa) perusahaan.
2.5.2. Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu: ”desain produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produk, dan akuntansi biaya” (Romney dan
Steinbart, 2005b, p.140). Siklus produksi (Gambar 2.5) memperlihatkan informasi penting yang mengalir di antara setiap aktivitas tersebut dan siklus SIA lainnya.
Gambar 2.5. Diagram Arus Data (DFD) Tingkat 0 dari Siklus Produksi Sumber: Romney dan Steinbart (2005b, p.141)
2.5.2.1.Desain Produk
Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desain produk (lingkaran 1.0 dalam Gambar 2.5). Tujuan aktivitas ini adalah mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi (Romney & Steinbart, 2005b, p.141).
Aktivitas desain produk menciptakan dua dokumen utama, yaitu:
1. Daftar Bahan Baku (Bill of Material-BOM), yaitu dokumen yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, serta jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu unit produk jadi. Dokumen BOM terdiri atas nomor bagian, penjelasan, dan kuantitas dari setiap komponen yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk. Dokumen BOM dipakai sebagai bahan informasi dalam membuat Production Order.
2. Daftar Operasi (Operation List-OL), yaitu dokumen yang menyebutkan kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang dibutuhkan untuk memproduksi produk.
Dokumen ini juga berhubungan dengan routing sheet, yang menjelaskan mengenai urutan kegiatan yang dilakukan dan berapa banyak waktu produksi yang diperlukan.
2.5.2.2.Perencanaan dan Penjadwalan
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan (lingkaran 2.0 dalam Gambar 2.5). Tujuan langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi (Romney & Steinbart, 2005b, p.142). Dalam tahap ini ada dua metode, yaitu Manufacturing Resource Planning (MRP-II) dan sistem produksi Just in Time (JIT). MRP-II untuk mencari keseimbangan dalam kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan penjualan. Sistem produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses (working in process-WIP), dan barang jadi. Sistem MRP-II dapat mengembangkan rencana produksi hingga untuk 12 bulan ke depan, sedangkan sistem produksi JIT menggunakan rentang waktu perencanaan yang lebih pendek, yang harus didukung dengan asumsi ketersediaan barang yang tepat waktu, produksi yang harus berjalan baik, sehingga sistem produksi JIT kurang fleksibel untuk diterapkan di perusahaan- perusahaan di Indonesia.
Dokumen-dokumen yang terkait dengan perencanaan dan penjadwalan produksi adalah:
1. Master Production Schedule (MPS), yaitu dokumen yang menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Dokumen MPS berisi tentang nomor produk, penjelasan (nama produk), lead time (waktu tunggu), dan week number.
2. Perintah Produksi (Production Order-PO), yaitu dokumen yang digunakan untuk mensahkan jumlah produksi dari sutau produk. Perintah tersebut menyebutkan operasi yang perlu dilakukan, jumlah yang akan diproduksi, serta lokasi/tempat barang jadi harus dikirim.
3. Permintaan Bahan (Materials Requesition-MR), yaitu dokumen yang mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi nomor perintah produksi, tanggal pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku yang dibutuhkan.
4. Kartu Perpindahan (Moving Tickets-MT), yaitu dokumen yang mensahkan perpindahan bahan atau barang jadi dari satu bagian ke bagian yang lain, juga memuat lokasi dan waktu perpindahan.
2.5.2.3. Operasi Produksi
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah operasi produksi (lingkaran 3.0 dalam Gambar 2.5). Tujuan operasi produksi adalah memproduksi produk yang sudah direncanakan, baik jenis produk, kualitas produk, jumlah produk, serta ketepatan waktu produksi.
Setiap perusahaan, walaupun sifat proses produksi tidak sama, namun membutuhkan data mengenai: bahan baku yang dibutuhkan, jam tenaga kerja yang digunakan, operasi mesin yang dipakai, dan biaya overhead produksi lainnya (Romney & Steinbart, 2005b, p.148).
2.5.2.4. Akuntansi Biaya
Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya (lingkaran 4.0 dalam Gambar 2.5). Tujuan utama sistem akuntansi biaya adalah:
1. Memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi.
2. Memberikan data yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan dan harga pokok produksi, serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan (Romney & Steinbart, 2005, p.148).
Perusahaan agar dapat berhasil mencapai tujuan ke-1 di atas, maka SIA harus didesain untuk mengumpulkan data real-time (data yang sesungguhnya pada waktu- waktu tertentu) mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat pada waktunya. Untuk mencapai tujuan ke-2 dan ke-3, SIA harus dapat mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasional tertentu. Hal ini membutuhkan pengkodean yang hati-hati atas data biaya selama pengumpulan, karena sering kali biaya yang sama dapat dialokasikan dalam beberapa cara, untuk beberapa tujuan berbeda. Contoh, biaya supervisor pabrik dapat dibebankan ke beberapa departemen untuk tujuan evaluasi kinerja, tetapi ke produk tertentu untuk menetapkan harga dan keputusan bauran produk.
Menurut Horngren et al. (2006, p.35), perusahaan dalam membeli bahan dan barang yang dapat diubah/diproses menjadi barang/produk jadi, biasanya perusahaan mempunyai satu atau lebih tipe persediaan (inventory), yaitu:
1. Direct materials inventory, yaitu bahan-bahan keperluan produksi yang ada di gudang, dan menunggu untuk digunakan dalam proses produksi.
2. Work-in-process inventory, yaitu barang yang sedang diproses tetapi belum sepenuhnya selesai.
3. Finished goods inventory, yaitu barang yang sudah jadi (barang jadi) yang belum dijual.
Perusahaan manufaktur dalam membuat laporan keuangan ada perbedaan pengakuan biaya, yaitu inventoriable costs (biaya produk) dan period costs (biaya periode) (Horngren et al., 2006, p.36). Biaya produk adalah penetapan biaya untuk unit yang diproduksi dan pengakuan beban ketika produk itu dijual. Adapun biaya periode adalah termasuk semua biaya dan beban yang terjadi. Dalam perusahaan manufaktur, biaya periode termasuk semua nonmanufacturing costs (misalnya, biaya riset dan pengembangan, biaya distribusi, biaya penjualan, dan biaya pemasaran).
Biaya pabrik (manufacturing costs) dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Direct manufacturing costs (biaya pabrik langsung)
Biaya pabrik langsung adalah biaya produk yang dapat diidentifikasi dengan unit (batches of units), yang terdiri dari:
a. Direct materials costs (biaya bahan langsung).
Biaya bahan baku langsung merupakan biaya bahan dasar yang dipakai perusahaan manufaktur untuk menghasilkan produk jadi, yang diolah dalam perusahaan, yang dapat diperoleh dari pembelian atau pengolahan sendiri.
Misalnya, biaya pembelian bahan baku. Direct materials costs dihitung di- hitung dengan formulasi sebagai berikut:
Beginning direct materials inventory + Purchases of direct materials - Ending direct materials inventory
= Direct materials used (Horngren et al., 2006, p. 37).
b. Direct manufacturing labor costs (biaya tenaga kerja langsung)
Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya semua karyawan yang secara langsung ikut serta memproduksi produk jadi, yang jasanya dapat diusut secara langsung pada produk dan yang upahnya merupakan bagian yang besar dalam memproduksi produk.
2. Indirect manufacturing costs (biaya pabrik tidak langsung)
Indirect manufacturing costs adalah semua biaya produk kecuali biaya pabrik langsung. Indirect manufacturing costs juga disebut dengan nama manufacturing overhead costs. Manufacturing overhead costs meliputi biaya- biaya power, supplies, indirect material (bahan pembantu), indirect manufacturing labor (supervisor, manajer), plant rent, plant insurance, plant depreciation, dan compensation of plant manager (Horngren et al., 2006, p. 36).
Salah satu output dari akuntansi biaya adalah harga pokok produksi (Cost of Goods Manufactured). Menurut Horngren et al. (2006, p.37), ”Cost of goods manufactured refers to the costs of goods brought to completion, whether they were started before or during the current accounting period.” Maksudnya, harga pokok produksi menunjuk pada biaya-biaya yang digunakan untuk menghasilkan produk jadi, apakah dimulai sebelum dan selama periode akuntansi berlangsung.
Proses pengumpulan data biaya produksi dalam penentuan harga pokok produk dapat dikelompokkan menjadi dua metode, yaitu: metode biaya pesanan dan metode biaya proses. Dalam penelitian ini, perusahaan menggunakan metode biaya proses, karena produk yang dihasilkan adalah produk massal (bukan produk berdasarkan pesanan).
Menurut Weganth dan Kieso (2002, p.902), metode biaya proses adalah menghitung biaya untuk yang sama, yang diproduksi secara massal dan terus menerus. Karakteristik dari biaya proses ini antara lain:
1. Harga Pokok Produksi dihitung berdasarkan periode tertentu (umumnya satu bulan).
2. Harga Pokok Produksi ditentukan pada akhir periode tertentu.
3. Harga Pokok Produksi per unit dihitung dengan cara membagi harga pokok produk selesai periode dengan jumlah unit produk selesai, dalam periode yang bersangkutan.
Contoh laporan harga pokok produksi suatu perusahaan (Cellular Products) ditunjukkan pada Tabel 2.5.
Tabel 2.5. Schedule of Cost of Goods Manufactured Sumber: Horngren et al. (2006, p.38).
2.6. Konsep Biaya
2.6.1. Pengertian Akuntansi Biaya
Sebelum diuraikan tentang pengertian akuntansi biaya, terlebih dahulu akan dijelaskan apa yang dimaksud dengan akuntansi biaya. Pengertian akuntansi seperti yang dikemukakan oleh Abdul Halim dalam bukunya Akuntansi Biaya sebagai berikut: “Akuntansi secara umum adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian dengan cara-cara tertentu dari transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan/organisasi lain dan penafsiran terhadap hasilnya”. (Abdul Halim, 1996, hal. 3)
Kemudian Al Haryono Yusup dalam bukunya dasar-dasar akuntansi mendefinisikan akuntansi dari dua sudut pandang, yaitu:
Cellular Products
Schedule of Cost of Goods Manufactured For the Year Ended December 31, 2001 (in thousands)
Direct materials:
Beginning inventory, January 1, 2001 $ 11,000
Purchases of direct materials 73,000
Cost of direct materials available for uses 84,000 Ending inventory, December 31, 2001 8,000
Direct materials used $ 76,000
Direct manufacturing labor 9,000
Indirect manufacturing costs:
Indirect manufacturing labor 7,000
Supplies 2,000
Heat, light, and power 5,000
Depreciation-plant building 2,000
Depreciation-plant equipment 3,000
Miscellaneous 1,000 20,000
Manufacturing costs incurred during the period 105,000
Add beginning work-in-process inventory, January 1, 2001 6,000
Total manufacturing costs to account for 111,000
Deduct ending work-in-process inventory, December 31, 2001 7,000
Cost of goods manufactured (to Income Statement) $ 104,000
1. Definisi dari sudut pemakai jasa akuntansi
Ditinjau dari sudut pemakainya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai
“suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.
2. Definisi dari sudut proses kegiatan
Akuntansi didefinisikan sebagai “Proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisaan data keuangan suatu organisasi. (Al Haryono Yusuf, 1997, hal. 4)
Pengertian biaya menurut Mas’ud Machfoedz adalah sebagai berikut: “Biaya (expense) adalah beban terhadap penghasilan karena perusahaan menggunakan sumber daya ekonomi yang ada”. (Mas’ud Machfoedz, 1996, hal. 122)
Menurut Mulyadi dalam bukunya Akuntansi Biaya dalam arti luas, sebagai berikut:
Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi, yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi yaitu tujuan tertentu.
Ada 4 unsur pokok dalam definisi biaya tersebut di atas, yaitu:
1. Biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomi 2. Diukur dalam satuan uang
3. Yang telah terjadi atau yang secara potensial akan terjadi
4. Pengorbanan tersebut untuk tujuan tertentu. (Mulyadi, 1996, hal. 8)
Adapun Menurut L. Gayle Rayburn dalam bukunya Akuntansi Biaya dengan Pendekatan Manajemen Biaya mengemukakan bahwa akuntansi biaya adalah :
“Mengidentifikasi, mendefinisikan, mengukur, melaporkan dan menganalisis berbagai unsur biaya langsung dan tidak langsung yang berkaitan dengan produksi serta pemasaran barang dan jasa”. (L. Gayle Rayburn, 1999, hal. 11)
Dari pengertian akuntansi dan biaya yang telah diuraikan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan akuntansi biaya adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan dan penyajian biaya pembuatan dan penjualan produk/jasa dengan cara-cara tertentu, serta penafsiran terhadapnya.
2.6.2. Tujuan Akuntansi Biaya
Akuntansi biaya dapat menyediakan salah satu informasi yang diperlukan manajemen dalam mengelola perusahaan yaitu informasi biaya.
Menurut Mulyadi bahwa akuntansi biaya mempunyai tiga tujuan pokok:
1. Penentuan harga pokok produk 2. Pengendalian biaya
3. Pengambilan keputusan khusus. (L. Gayle Rayburn, 1999, hal. 12)
Untuk tujuan penentuan harga pokok produk, akuntansi biaya diarahkan untuk mencatat, menggolongkan dan meringkas biaya-biaya pembuatan produk atau pengerahan jasa. Biaya yang dikumpulkan dan disajikan adalah biaya yang telah terjadi di masa yang lalu atau biaya historis.
Untuk pengendalian biaya, manajer harus menetapkan penentuan biaya yang seharusnya dikeluarkan untuk memproduksi satu satuan produk, setelah ditetapkan, akuntansi biaya bertugas untuk memantau pengeluaran biaya kemudian melakukan analisis terhadap penyimpangan yang terjadi. Manajemen akan melakukan tindakan koreksi dengan demikian manajemen akan dapat mengadakan penilaian atas para manajer di bawahnya atas penyimpangan yang terjadi.
Tujuan akuntansi biaya dalam pengambilan keputusan selalu berhubungan dengan informasi di masa yang akan datang, untuk pemilihan perusahaan. Beberapa alternatif dalam perencanaan kegiatan perusahaan yang mempertimbangkan, mengukur akibat alternatif yang dapat diambil.
2.6.3. Penggolongan Biaya
Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen adalah informasi biaya, agar dalam mengelola perusahaan dapat mengklasifikasikan biaya sesuai dengan golongan maupun jenis dari biaya tersebut sehingga dalam pengendaliannya dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Penggolongan biaya menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
1. Penggolongan biaya atas dasar obyek pengeluaran, yaitu berupa penjelasan singkat obyek suatu pengeluaran.
2. Penggolongan biaya atas fungsi-fungsi pokok dalam perusahaan, yaitu penggolongan biaya berdasarkan fungsi-fungsi dimana biaya tersebut terjadi atau berhubungan.
3. Penggolongan biaya atas dasar hubungan biaya dengan yang dibiayai atau obyek pembiayaan.
4. Penggolongan biaya sesuai tingkah lakunya terhadap perubahan volume kegiatan, penggolongan biaya terdiri atas :
• Biaya tetap, yaitu biaya yang jumlah totalnya tetap atau konstan, tidak terpengaruh adanya volume kegiatan dalam batas tertentu.
• Biaya semi variabel, adalah biaya yang jumlah totalnya berubah-ubah tidak sebanding dengan volume kegiatan.
• Biaya variabel, adalah biaya yang jumlah totalnya berubah sebanding dengan volume kegiatan.
5. Penggolongan biaya atas dasar waktu, adalah pembebanan biaya dalam hubungannya dengan pembebanan biaya tersebut pada suatu periode akuntansi tertentu. (L. Gayle Rayburn, 1999, hal. 14)
Penggolongan biaya lain menurut Abdul Halim, Akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan hubungan dengan produk
a. Biaya produksi adalah biaya-biaya yang berhubungan langsung dengan produksi dari suatu produk dan akan dipertemukan dengan penghasilan di periode mana produk itu dijual.
b. Biaya periodik adalah biaya-biaya yang lebih berhubungan dengan waktu dibanding dari unit yang diproduksi.
2. Berdasarkan periode akuntansi
a. Pengeluaran modal adalah biaya-biaya yang dikeluarkan yang manfaatnya dinikmati oleh lebih dari satu periode akuntansi (biaya satu tahun).
b. Pengeluaran penghasilan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan yang hanya bermanfaat dalam satu periode akuntansi.
3. Berdasarkan hubungannya dengan volume produksi/kegiatan perusahaan.
a. Biaya variabel adalah biaya-biaya yang selalu berubah secara proporsional (sebanding) sesuai dengan perbandingan volume kegiatan perusahaan.
b. Biaya semi variabel adalah biaya yang selalu berubah tetapi perubahannya tidak proporsional dengan perubahan kegiatan perusahaan.
c. Biaya tetap adalah biaya yang besar kecilnya tidak dipengaruhi oleh besar kecilnya volume kegiatan perusahaan.
4. Berdasarkan dalam hubungannya untuk tujuan pengawasan a. Biaya standar
b. Biaya taksiran c. Biaya sesungguhnya
5. Berdasarkan dalam hubungannya dengan departemen produksi a. Biaya departemen produksi
b. Biaya departemen pembantu c. Biaya langsung departemen d. Biaya tidak langsung departemen
6. Berdasarkan dalam hubungannya dengan fungsi-fungsi yang ada di perusahaan a. Biaya produksi adalah total biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya
overhead pabrik dalam rangka memproduksi produk.
b. Biaya pemasaran adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka memasarkan produk yang dihasilkan, misalnya :
- Biaya iklan
- Biaya gaji penjualan.
- Biaya alat tulis kantor
c. Biaya administrasi dan umum adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengarahkan, mengendalikan dan mengoperasikan perusahaan, misalnya : - Gaji direksi
- Biaya telepon
- Biaya perjalanan dinas pemasaran - Asuransi kendaraan
- Biaya entertainment
- Pemeliharaan bangunan kantor - Dan biaya umum
d. Biaya keuangan adalah biaya yang dikeluarkan dalam rangka mendapatkan dana operasi perusahaan, misalnya biaya bunga. (Abdul Halim, hal. 5).
2.6.4. Pengertian Biaya Produksi
Setiap perusahaan memerlukan data biaya yang akurat untuk menentukan harga pokok produk secara teliti, maka biaya perlu diklasifikasikan sehingga dapat dipisahkan antara biaya produksi dan biaya bukan produksi.
Walaupun pada dasarnya pengertian tentang biaya produksi yang diberikan para ahli beragam tetapi intinya hampir sama.
Definisi biaya produksi menurut Supriyono dalam bukunya Akuntansi Biaya, pengertian biaya produksi yaitu “Semua biaya yang berhubungan dengan fungsi produksi atau kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk selesai”. (Supriyono, 1999, hal. 22)
Sedangkan menurut Mulyadi dalam bukunya Akuntansi Biaya, “Biaya produksi merupakan biaya-biaya yang terjadi untuk mengolah bahan baku menjadi produk jadi yang siap dijual”. (Mulyadi, hal. 14.)
Jadi biaya produksi adalah biaya yang dikeluarkan dalam pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, sedangkan biaya non produksi adalah biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan non produksi seperti (kegiatan pemasaran, kegiatan administrasi, dan umum).
Dengan terjadinya suatu kegiatan produksi maka akan menimbulkan biaya yang disebut biaya produksi, terdiri dari biaya yang terkait dalam pembuatan produk yang meliputi biaya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik. Pada awal timbulnya akuntansi biaya mula-mula ditujukan untuk penentuan harga pokok produksi produk atau jasa yang dihasilkan, akan tetapi dengan semakin pentingnya biaya pemasaran serta biaya administrasi dan umum, akuntansi biaya saat ini ditujukan untuk menyajikan informasi biaya baik biaya produksi maupun biaya non produksi untuk kepentingan manajemen guna membantu di dalam mengelola perusahaan dan pengambilan keputusan.
Tujuan dari penentuan biaya produksi yaitu :
a. Menekan biaya produksi sehingga tidak terjadi pemborosan b. Tercapainya produksi sesuai yang direncanakan
c. Menstabilkan harga pokok produksi
d. Menjaga serta meningkatkan mutu hasil produksi agar dapat memenuhi selera dan kebutuhan konsumen.
2.6.5. Elemen-elemen Biaya Produksi
Dalam melaksanakan kegiatan produksi diperlukan biaya-biaya yang dikenal dengan istilah biaya produksi. Biaya produksi yang akan disimpulkan untuk diperhitungkan sesuai dengan proses produksi, menurut Supriyono, meliputi :
1. Biaya bahan baku langsung 2. Biaya tenaga kerja langsung
3. Biaya overhead pabrik. (Supriyono, 1999, hal. 19)
Ad.1. Biaya bahan baku langsung
Bahan baku merupakan unsur yang penting yang dipakai dalam produksi untuk dirubah menjadi bahan jadi dengan penambahan upah langsung dan biaya overhead pabrik, bahan baku langsung dan bahan baku tidak langsung. Bila bahan baku tersebut dibebankan pada kelompok bahan baku dinamakan biaya bahan baku langsung dan bila dibebankan pada rekening biaya overhead pabrik dinamakan biaya bahan baku tidak langsung.
Ad.2. Biaya tenaga kerja langsung
Biaya tenaga kerja langsung adalah balas jasa yang diberikan pada karyawan pabrik yang manfaatnya dapat diikuti jejaknya pada produk tertentu yang dihasilkan perusahaan, tetapi bila balas jasa yang diberikan pada karyawan tersebut manfaatnya tidak dapat diikuti jejaknya pada produk tertentu yang dihasilkan perusahaan, maka disebut biaya tenaga kerja tidak langsung.
Biaya tenaga kerja tidak langsung digolongkan sebagai biaya overhead pabrik.
Ad.3. Biaya overhead pabrik
BOP adalah biaya produksi selain biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung biaya-biaya ini disebut juga biaya produksi tidak langsung. Elemen-elemen biaya overhead pabrik adalah :
1. Biaya bahan penolong
2. Biaya tenaga kerja tidak langsung 3. Biaya penyusutan aktiva tetap pabrik
4. Biaya reparasi dan pemeliharaan aktiva tetap pabrik
5. Biaya listrik dan air pabrik 6. Biaya asuransi pabrik 7. Biaya overhead lainnya
2.6.6. Pengertian Harga Pokok Produksi
Pada dasarnya harga pokok produksi merupakan harga suatu barang yang telah diproduksi oleh suatu perusahaan sebelum menetapkan seberapa besar harga pokok produksi. Maka penulis akan mengemukakan beberapa pengertian harga pokok produksi dari para ahli diantaranya pengertian harga pokok produksi menurut M. Manullang adalah : “Harga pokok produksi adalah biaya yang seharusnya untuk memproduksi sesuatu barang ditambah dengan biaya-biaya lainnya hingga barang itu berada di pasar”. (M. Manullang, 1999, hal. 157)
Sedang menurut R.A. Supriyono dalam bukunya Akuntansi Biaya Penentuan Harga Pokok Produksi, mengemukakan bahwa “Harga Pokok Produksi merupakan akumulasi dari biaya-biaya yang dibebankan kepada produk yang dihasilkan oleh perusahaan”. (Supriyono, hal. 16)
Dari berbagai pendapat dapat disimpulkan bahwa harga pokok produksi adalah sejumlah biaya yang dikeluarkan baik langsung atau tidak langsung untuk membuat barang melalui proses produksi, sehingga barang tersebut siap untuk dijual.
2.6.7. Sistem Penentuan Biaya
Ketepatan penentuan biaya pokok barang jadi sangat penting artinya, sebab akan ditentukan harga jualnya. Sistem penentuan biaya adalah suatu system bagamana harga pokok barang jadi ditentukan. Menurut Soegeng Soetedjo, ada tiga system penentuan biaya, yaitu :
a. Biaya Standar
Yaitu biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung dan biaya overhead pabrik yang ditentukan terlebih dahulu sebelum produksi dimulai. Biaya-biaya tersebut diestimasi terlebih dahulu sebelum proses produksi dilakukan.
