SISTEM AKUNTANSI GAJI DAN UPAH SERTA PENERAPAN INTERNAL CONTROL PADA PT. PERKEBUNAN
NUSANTARA III (Persero) MEDAN
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Mencapai
Derajat Sarjana Pada Program Studi Akuntansi
Oleh:
NAMA : HELINA BR SURBAKTI NIM : 12.21.0044
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
INTERNATIONAL BUSSINESS MANAGEMENT INDONESIA MEDAN
2016
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan rahmatnya peneliti mampu mengerjakan skripsi ini.
Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menyelesaikan program sarjana ekonomi pada Program Jurusan Akuntansi STIE IBMI Medan, isi skripsi ini menjelaskan bagaimana pentingnya “Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Serta Penerapan Internal Control pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”.
Selama penulisan skripsi ini, peneliti mendapatkan bimbingan, bantuan dan dorongan dari berbagai pihak baik secara moril, informasi maupun dari segi administrasi. Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih banyak terdapat kekurangan baik dari segi materi maupun dari segi penyajiaannya.
Segala upaya dan kemampuan, peneliti menyadari sepenuhnya bahwa proses penyusunan skripsi ini dapat terselesaikan berkat bantuan,bimbingan dan petunjuk berbagai pihak oleh karena itu peneliti mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak DR.Dede Ruslan M.Si,selaku ketua STIE IBMI 2. Bapak Jekson Sinaga, SE selaku ketua Jurusan Akuntansi
3. Ibu Rafida Khairani, SE. I. MSi, selaku dosen pembimbing I (satu) peneliti 4. Ibu Nurhasanah,SE.MM, selaku dosen pembimbing II (dua) peneliti
5. Ibu Herlin Munthe, S.Pd., M.Pd selaku dosen penguji 1 (satu) 6. Ibu Dewi Sartika, S.Hut, MM selaku dosen penguji II (dua)
7. Seluruh Bapak dan Ibu dosen STIE IBMI yang telah mendidik peneliti selama ini
8. Seluruh staf akademik STIE IBMI Medan
9. Teristimewa kedua orang tua peneliti yang sangat peneliti sayangi S.Surbakti dan P Br Ginting terima kasih buat kasih sayang yang kalian berikan dan terima kasiah telah banyak berkorban serta memberi peneliti doa dan dukungan dalam menyelesaikan proposal ini.
10. Adik peneliti yang sangat di sayangi Abner Amasa Surbakti
11. Semua rekan-rekan peneliti jurusan Akuntansi D pagi Angkatan 2012 yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu.
12. Buat sahabat-sahabat peneliti yang terkasih Fuindah Sipayung, Marni silitonga, Nency Sinaga, Nurmanita Chairani dan Widya Rahmadani yang telah banyak membantu untuk menyelesaikan skripsi ini.
Peneliti
Helina Br. Surbakti
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
ABSTRAK ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 5
1.2 Perumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN TEORITIS ... 7
2.1 Tinjauan Pustaka dan Penelitian Terdahulu ... 7
2.1.1 Pengertian Sistem dan Akuntansi ... 7
2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi ... 10
2.2 Pengertian gaji dan Upah ... 11
2.2.1 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen atas Gaji dan Upah ... 12
2.2.2 Dokumen yanh Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah ... 12
2.2.3 Pembayaran Gaji dan Pembayaran Upah ... 14
2.2.4 Resiko dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian dan Pengupahan ... 16
2.2.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 18
2.2.6 Fungsi yang Terkait dalam Gaji dan Upah ... 19
2.2.7 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah ... 21
2.2.8 Unsur Pengendalian Intern dalam Gaji dan Upah ... 23
2.2.9 Distribusi Biaya Gaji dan Upah ... 24
2.3 Pengertian Internal Control ... 25
2.3.1 Unsur Sistem Internal Control Terhadap Akuntansi Gaji dan Upah ... 26
2.3.2 Tujuan Internal Control ... 29
2.3.3 Lingkungan Internal Control ... 30
2.3.4 Prosedur Internal Control ... 31
2.3.5 Pengawasan dalam Interal Control ... 31
2.3.6 Aktivitas dalam Internal Control ... 33
2.4 Penelitian Terdahulu ... 34
2.5 Kerangka pemikiran Teoritis ... 35
BAB III METODE PENELITIAN ... 38
3.1 Jenis Penelitian ... 38
3.2 Sumber Data ... 38
3.3 Metode Pengumpulan Data ... 38
3.4 Defenisi Operasioal ... 39
3.5 Metode Analisa Data ... 40
BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN ... 41
4.1 Gambar Umum Perusahaan ... 41
4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 41
4.1.2 Visi dan Misi ... 42
4.1.3 Logo Perusahaan ... 43
4.1.4 Struktur Organisasi ... 46
4.1.5 Deskripsi Jabatan ... 48
4.2 Metode Perhitungan Gaji dan Upah ... 51
4.2.1 Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ... 51
4.3 Penyajian Data Akuntansi Gaji dan Upah serta Penerapan Internal Control ... 55
4.3.1 Pengawasan Intern Gaji dan Upah ... 56
4.3.2 Penerapan Internal Control Terhadap Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Perkebuna Nusantara III (persero) Medan ... 58
4.3.3 Kebijakan Perusahaan ... 60
4.3.4 Sistem Pengendalian intern ... 60
BAB V PENUTUP ... 64
5.1 Kesimpulan ... 64
5.2 Saran ... 64
DAFTAR PUSTAKA ... 65
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman Tabel II.1 Penelitian Terdahulu ... 34
Tabel III.1 Pengukuran Variabel ... 39
Tabel IV.1 Daftar Nama-nama kebun/unit PT. Perkebunan Nusantara III (persero) Medan ... 45
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
Gambar II.1 Kerangka Pemikiran Teoritis ... 36
Gambar IV.2 Logo PT. Perkebunan Nusantara III (persero) Medan ... 43
Gambar IV.3 Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III
(persero) Medan ... 47
Gamabr IV.4 Bagan Pembayaran Gaji karyawan Pelaksana (Kadir) ... 58
ABSTRAK
HELINA BR SURBAKTI, 12210044, “SISTEM AKUNTANSI GAJI DAN UPAH SERTA PENERAPAN INTERNAL CONTROL PADA PT.
PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN”.
Gaji dan Upah adalah imbalan yang diberikan perusahaan kepada karyawan atas imbalan kerja mereka. Gaji adalah imbalan yang didapatkan oleh karyawan atas kerja mereka yang dilihat dari jenjang jabatan yang dibayarkan secara tetap. Sedangkan upah adalah imbalan yang diberikan kepada karyawan yang dihitung dari hari kerja, jam kerja, atau jumlah produk yang dihasilkan.
Internal control merupakan struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem akuntansi terhadap penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh PT.
Perkebinan Nusantara III (Persero) Medan dapat memadai untuk membantu manajemen perusahaan dalam melakukan pengendalian intern.
Metode yang digunakan untuk penelitian ini adalah pendekatan kualitatif yaitu metode deskriptif. Tehnik pengumpulan data dilakukan menggunakan tehnik observasi dan wawancara.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi yang diterapkan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan, untuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan dalam pengendalian gaji dan upah. Hal ini dilihat dari perusahaan banyak menggunakan tenaga kerja dan memberikan imbalan atas jasa mereka berupa gaji dan upah.
Kata kunci : Sistem Akuntansi, Gaji dan Upah, Internal Control
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang sama yaitu mencapai laba atau keuntungan yang maksimal serta bisa bersaing dengan perusahaan lain khususnya dengan perusahaan yang sejenis.Kunci keberhasilan dari suatu perusahaan itu adalah bergantung pada kinerja sumber daya manusia yang memberi kontribusi pada perusahaan.
Kelangsungan hidup suatu perusahaan itu bergantung pada karyawan dan sistem yang bekerja dalam perusahaan, jika setiap karyawan yang ada dalam perusahaan mempunyai kinerja yang baik maka perusahaan tersebut otomatis mendapatkan laba yang sudah ditargetkan.Maka dari itu karyawan juga mau mendapatkan imbalan dari kinerja mereka yaitu gaji atau upah.Berbicara tentang gaji dan upah, setiap perusahaan pastikah mengeluarkan gaji dan upah untuk setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan.
Agoes (2012:104):“Pengendalian Intern merupakan bagian yang sangat penting dalam penggajian dan pengupahan jika pengendalian intern gaji dan upah lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak akuratanataupun kecuranganpadasaat pemberian gaji dan upah”1.
Oleh sebab itu suatu perusahaan memerlukan adanya penerapan internal control atas penggajian dan pengupahan.
Gaji merupakan salah satu unsur yang penting yang dapat mempengaruhi kinerja, sebab gaji adalah alat untuk memenuhi berbagai kebutuhan pegawai/karyawan, sehingga dengan gaji yang diberikan pegawai/karyawan akan
termotivasi untuk bekerja lebih giat. Upah merupakan salah satu bentuk rangsangan material untuk memotivasi kerja sumber daya manusia pada tingkat operasional, tidak tertutup kemungkinan ada kesalahan atau kecurangan pada saat pemberian gaji dan upah, oleh karena itu suatu perusahaan memerlukan adanya penerapan internal control atas penggajian dan pengupahan supaya perusahaan bisa mengetahui kecurangan pada saat pemberian gaji dan upah.
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan gaji diberikan pada karyawan tetap sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana atau buruh.Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan dan upah umumnya diberikan pada karyawan honor.
Permasalahan yang sering dijumpai di perusahaan secara umum terkait dengan penggajian danpengupahan antara lain adalah jika karyawan melakukan keterlambatan dan ketidakhadiran dalam bekerja tidak adanya pengaruh terhadap jumlah gaji dan upah.Dengan banyaknya karyawan besar kemungkinan adanya kekeliruan perhitungan penggajian dan pengupahan, hal ini menunjukkan masih lemahnya sistem pengendalian dan sistem akuntansi.
Sistem akuntansi gaji dan upah yang baik akan memacu semangat kerja karyawan terhadap perusahaan, serta menjamin perusahaan terhindar dari kecurangan. Lemahnya sistem akuntansi gaji dan upah akan membuat
kecurangan-kecurangan yang tidak sehat seperti penggelapan dan penyalahgunaan uang perusahaan atau gaji karyawan.
Bagian dari penggajian dan pengupahan adalah menentukan jumlah yang harus diberikan kepada karyawan pada saat tertentu, jumlah yang diberikan secara berkala pada karyawan terdiri dari gaji pokok ditambah dengan tunjangan- tunjangan yang diberikan dalam bentuk uang sesuai dengan jenis golongan dari pegawai tersebut.
Penerapan internal control terhadap penggajian dan pengupahan harus memadai karena gaji dan upah adalah suatu material yang dikeluarkan dalam perusahaan.Oleh karena itu penerapan internal control yang memadai juga harus didukung oleh sistem akuntansi.Sistem akuntansi penting supaya bisa mendapatkan kinerja perusahaan yang lebih maksimal.
Mulyadi (2008:3):“Sistem akuntansi merupakan folmulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”2.
Internal controlatas gaji dan upah merupakan seluruh kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan transaksi gaji dan upah yang diterapkan untuk mendapatkan keyakinan yang memadai.Penerapan internal control yang memadai juga harus didukung oleh sistem akuntansi yang diterapkan di dalam perusahaan.
Suatu sistem akuntansi gaji dan upah dapat berjalan dengan baik apabila memiliki unsur-unsur sistem pengendalian.Pengendalian intern dalam perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan atau keterlambatan dalam pembayaran gaji dan upah. Sistem pengendalian internakan menghasilkan informasi yang dibutuhkan bagi perusahaan yaitu untuk mengamankan sumber-
sumber dari ketidakbenaran, meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayai data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
Demikian halnya dengan PT. Perkebunan Nusantara III ( Persero ) Medan yang merupakan Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) yang mempunyai bidang
usaha yang banyak misalnya Perkebunan, pengolahan, dan pemasaran.
Maka PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang banyak memiliki jumlah karyawan yang banyak maka otomatis pengeluaran gaji dan upah cukup besar, maka penting dilakukan penerapan internal control terhadap pemberian gaji dan upah supaya tidak terjadi kecurangan-kecurangan atau ketidaksesuaian gaji dan upah oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dalam perusahaan.
Pemberian gaji dan upah di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan sudah terkomputerisasi yang dilakukan oleh bagian akuntansi, kemudian akan diberikan kebagian keuangan lalu diberikan kepada setiap karyawan lalu bagian SDM yang memberikan struk daftar gaji ke setiap masing-masing karyawan.
Kesalahan yang sering terjadi dalam pemberian gaji dan upah di PT.
Perkebunan Nusantara III ( Persero ) Medan adalah kesalahan dalam pemberian gaji dan upah dengan nama yang sama seperti, kesalahan dalam pemberian potongan gaji yang seharusnya tidak mendapat potongan gaji tetapi dia mendapat potongan gaji dan yang seharusnya mendapat potongan gaji tetapi dia tidak mendapat potongan gaji itu disebabkan karena sistem pengawasan intern (SPI)yang ada di PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan tidak bekerja secara maksimal.
Maka dengan ini peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul
“Sistem Akuntansi Gaji Dan Upah Serta Penerapan Internal Control Pada PT. Perkebunan Nusantara III(Persero) Medan”.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan urain diatas maka perumusan masalah dalam skripsi ini adalah sebagai berikut, “Bagaimana penerapan internal controlpada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Perkebuna Nusantara III (Persero) Medan ?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan internal controlpada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.
Perkebunan Nusantara III ( Persero ) Medan.
1.4 Manfaat Penelitian 1. Bagi STIE IBMI
Memberikan informasi bagi pihak yang menggunakannya untuk menggunakannya sebagai bahan pembanding, pelengkap dan menambah kepustakaan serta dapat dijadikan sebagai acuan referensi.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi perusahaan khususnya dalam penerapan internal control terhadap gaji dan upah.
3. Bagi Peneliti
Untuk mendapatkan pengalaman dan pengetahuan dan menambah wawasan berfikir dalam melakukan penelitian dan melatih diri untuk
menerapkan ilmu pengetahuan yang sudah diperoleh dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
4. Bagi Peneliti selanjutnya
Penelitian ini dapat digunakan sebagai acuan dalam pengembangan penelitian sehingga dapat memperkaya informasi mengenai penerapan internal controlterhadap akuntansi penggajian dan pengupahan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN KERANGKA PEMIKIRAN TEORITIS
2.1 Tinjauan Pustaka dan Penelitian Terdahulu 2.1.1 PengertianSistem dan Akuntansi
Diana dan Setiawati (2011:3): “Sistem adalah serangkaian bagian yang saling bergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu”3. Kemudian James A.Hall (2011:6): “Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”4.
Mulyadi (2008:2): “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”5.
Berdasarkan beberapa definisi diatas, maka sistem adalah bagian yang saling bergantung dan berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.
Taswan(2008:5): “Akuntansi adalah seni mencatat, menggolongkan, dan mengikhtisarkan transaksi dan peristiwa yang paling tidak sebagian bersifat keuangan dengan satu cara yang bermakna dan dalam satuan uang, serta menginterprestasikan hasil-hasilnya”6. Kemudian Ismail (2010:3): “Akuntansi adalah seni dalam mencatat, menggolongkan, dan mengikhtisarkan semua transaksi-transaksi yang terkait dengan keuangan yang telah terjadi dengan suatu cara yang bermakna dan dalam satuan uang”7.
Diana dan Setiawati (2011:14):“Akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi (bisnis atau pun nonbisnis) kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi bisnis tersebut (pengguna informasi)”8.
Horngren (2007:4): “Akuntansi adalah sistem yang mengukur aktivitas bisnis, memproses data menjadi laporan dan mengkomunikasikannya hasilnya kepada para pengambil keputusan”9.
Kemudian Warren (2008:8): “Akuntansi adalah sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan”10.
Berdasarkan beberapa pengertian akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa Akuntansi adalah penggolongan, pengkelompokan, pengikhtisaran transaksi-transaksi untuk membuat laporan keuangan.
Mulyadi (2008:3): “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”11.
Selanjutnya Reeva, dkk (2009:223): “Sistem Akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengelompokkan, merangkum, serta melaporkan informasi keuangan dan operasi perusahaan”12. Kemudian Pura (2013:7): “Sistem adalah perancangan, pencatatan, dan pengolahan data agar laporan keuangan dapat disusun dan disajikan dengan cepat, akurat, dan efesien”13.
Widjaja (2012:317): “Sistem akuntansi merupakan sarana pemberian informasi kepada manajemen untuk dapat digunakan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan”14.
Berdasarkan pengertian diatas disimpulkan bahwa sistem akuntansi dapat diartikan sebagai suatu jaringan prosedur, yang didesain sesuai dengan keperluan perusahaan yang berfokus kepada tujuan utama perusahaan.Sistem akuntansi juga digunakan untuk pengambilan keputusan atau pertimbangan-pertimbangan dalam
perusahaan.Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi.
Sistem akuntansi antara satu perusahaan berbeda dengan perusahaan lainnya.Secara umum beberapa peranan sistem akuntansi adalah untuk:
a. Membantu dan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan b. Menyediakan data akuntansi yang diperlukan
c. Mempermudah dan memperlancar rencana perusahaan d. Mengurangi pemborosan dan pemborosan biaya
Mulyadi (2008:15): “Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari:
1. Sistem Akuntansi Pokok
Sistem akuntansi pokok merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan.Unsur-unsur sistem akuntansi ini dirancang oleh manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan pengelolaan perusahaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada pihak luar usaha (seperti investor, kreditur, Kantor Pelayanan Pajak).
2. Sistem Akuntansi Piutang
Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Terjadinya piutang berasal dari transaksi penjuaaln kredit dan berkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan dan penerimaan kas dari piutang.
3. Sistem Akuntansi Utang
Sistem akuntansi utang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya utang dan berkurangnya utang.Terjadinya utang berasal dari transaksi pembelian kredit dan berkurangnya utang berasal dari transaksi retur pembelian dan pelunasan utang.
4. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya.
5. Sistem Akuntansi Biaya
Sistem akuntasi biaya dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya.
6. Sistem Akuntansi Kas
Sistem akuntansi kas dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
7. Sistem Akuntansi Persediaan
Sistem akuntansi persediaan dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan digudang.
8. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Sistem akuntansi aktiva tetap dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap”15.
2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi
Ada beberapa tujuan umum sistem akuntansi menurut Mulyadi (2008:19) sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
Dalam perusahaan yang baru berjalan sangat dibutuhkan pengembangan sistem akuntansi. Pada perusahaan dang dibidang dagang, jasa, manufaktur sangat memerluka pengembangan sistem akuntansi lengkap, hal ini berguna agar kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar.
2. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur organisasinya.
Seringkali sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, mutu, ketepatan penyajian, dan struktur informasi yang terdapat dalam laporan.Hal ini disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga dengan sendirinya menuntut sistem akuntansi untuk bisa menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat dalam penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan perusahaan.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediaan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Akuntansi merupakan pertanggungjawaban kekayaan suatu perusahaan atau organisasi.Dalam hal pengembangan sistem akuntansi selalu digunakan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan perusahaan, sehingga pertanggungjawaban terhadap pengguna kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggara catatan akuntansi Dalam hal ini informasi dapat disajikan sebagai barang ekonomi yang mempunyai banyak manfaat, karena untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan sumber ekonomi lainnya.Jika pengorbanan lebih besar dari manfaatnya, maka sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali guna untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyedia informasi tersebut”16.
2.2 Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan salah satu pengeluaran yang cukup besar bagi perusahaan dan hampir rutin tiap bulan perusahaan mengeluarkan gaji dan upah kepada karyawan. Dan bagi karyawan gaji dan upah adalah imbalan dari kinerja mereka.
Diana dan Setiawati (2011:174): “Upah diberikan atas dasar kinerja harian, biasanya praktik ini ditemukan pada pabrik.Upah adakalanya juga didasarkan pada unit produk yang dihasilkan sedangkan gaji diberikan atas dasar kinerja bulanan”17.
Sedangkan Mulyadi (2008:373): “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap tiap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan jam produk yang dihasilkan oleh karyawan”18.
Selanjutnya Soemarso (2009:8): “Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dari pimpinan, pada umumnya jumlah gaji yang detetapkan secara bulanan”19.Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh Mardi (2011:107): “Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap”20.
Kemudian Hery (2009:97): “Gaji adalah pembayaran atas pemakaian jasa karyawan bagian manajerial dan administrasi, besarnya gaji yang diterima oleh karyawan dihitung berdasarkan tarif bulanan, bukan perjam ataupun harian”21.
Berdasarkan pengertian beberapa ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa gaji adalah imbalan yang didapatkan oleh karyawan atas kerja mereka yang dilihat dari jenjang jabatan yang dibayarkan secara tetap. Sedangkan upah adalah
imbalan yang di berikan kepada karyawan yang dihitung dari hari kerja, jam kerja atau jumlah produk yang dihasilkan.Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawa pelaksana.
2.2.1 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen atas Gaji dan Upah
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.
2.2.2 Dokumen yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan.Dengan dokumen ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Mulyadi (2008:374): “Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar”22.
Dokumen-dokumen di atas dijelaskan sebagai berikut:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.
2. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang di konsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya gaji langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan,dikurangi potongan- potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji perdepartemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersama dengan pembuatan daftar gaji.Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan berserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji.
Dihalaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji.
2.2.3 Pembayaran Gaji dan Pembayaran Upah
Diana danSetiawati (2011:174-182): “Dokumen yang dipakai dalam pembayaran gaji dan upah. Dokumen yang dipakai dalam pembayaran gaji antara lain meliputi:
1. Kartu Waktu
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, jam berapa karyawan hadir dikantor dan jam berapa pulang dari kantor. Bagi karyawan yang digaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan.Karyawan yang sering terlambat dapat terdeteksi dari kartu waktu.
Desain kartu waktu karyawan bulanan sama seperti kartu waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan.
2. Daftar Gaji
Daftar gaji memuat upah seluruh karyawan.Daftar gaji ini berguna untuk mengetahui gaji setiap karyawan, termasuk potongan dan pajak penghasilan pasal 21. Selain itu, daftar gaji juga berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar gaji karyawan.
3. Slip Gaji
Slip gaji memuat rincian komponen gaji. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji.
4. Daftar Transfer
Daftar transfer berfungsi sebagai surat perintah ke Bank untuk mentrasfer sejumlah tertentu ke setiap karyawan yang akan menerima gaji”23.
Adapun penjelasan dokumen yang dipakai dalam pembayaran upah adalah sebagai berikut:
1. Kartu Waktu
Kartu waktu berguna untuk merekam presensi setiap hari, yaitu jam berapa mereka hadir dikantor dan jam berapa mereka pulang dari kantor. Jika upah didasarkan pada hari kerja, maka kartu waktu ini berguna untuk menghitung upah yang akan diterima karyawan.
2. Slip Upah
Slip upah memuat rincian komponen upah. Slip upah diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji.
Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji.Misalnya, ada karyawan yang sudah menikah, tetapi belum mendapat tunjangan nikah, maka karyawan yang bersangkutan dapat memberikan informasi kepada bagian Personalia.
3. Bukti Penerimaan Upah
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penyerahan upah kepada karyawan yang bersangkutan.Daftar upah tidak dapat difungsikan sebagai bukti penyerahan upah karena dalam daftar upah tertera upah semua karyawan.
4. Daftar Upah
Daftar upah memuat upah seluruh karyawan.Daftar upah ini berguna untuk mengetahui upah setiap karyawan, termasuk potongan dan pajak penghasilan pasal 21. Selain itu, daftar upah juga berguna untuk mengetahui total kas yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar upah karyawan.
5. Dokumen Lain untuk Merekan Kinerja Karyawan
Dokumen yang merekam semua hasil kerja dari setiap karyawan yang bekerja dalam perusahaan.
2.2.4 Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian dan Pengupahan Risiko dalam siklus penggajian dan pengupahan adalah tidak tercapainnya tujuan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan.Diana danSetiawati (2011:186),“Perusahaan membangun sistem informasi akuntansi dalam siklus penggajian dan pengupahan dengan harapan agar:
1) Perusahaan dapat menghitung gaji dan upah dengan benar dan tepat.
Penghitungan gaji dan upah yang benar menentukan kebenaran penghitungan potongan-potongan dari karyawan yang mesti dibayarkan ke pihak ketiga. Selain itu, penghitunga yang benar juga berarti bahwa perusahaan tidak membayar lebih dari yang seharusnya atau kurang dari yang seharusnya.
2) Perusahaan dapat membayar gaji dan upah tepat waktu”24. Risiko dalam siklus penggajian dan pengupahan antara lain:
1. Data jam kerja yang tidak sesuai
Data jam kerja yang tidak benar ini bisa disebabkan oleh kecurangan dalam mengisi kartu waktu.
2. Data unit produk yang dihasilkan tidak benar
Tanpa administrasi pabrik yang bagus, bisa saja produk yang dihasilkan setiap karyawan tidak tercatat dengan baik.
3. Kesalahan petugas penggajian dalam menghitung gaji dan upah
Kesalahan penghitungan gaji dan upah bisa sangat merepotkan. Pertama, ini akan mengundang protes dari karyawan. Kedua, perhitungan gaji dan upah akan berdampak pada perhitungan pajak penghasilan. Ini berarti, salah hitung gaji dan upah akan mengakibatkan salah perhitungan pajak penghasilan.
Ketiga, ada perusahaan yang menetapkantunjangan dari persentase gaji pokok.
Dalam hal ini, jika petugas salah dalam menentukan gaji pokok, maka tunjangan juga akan salah.
Informasi yang bisa dihasilkan oleh sistem informasi penggajian dan pengupahan meliputi:
a) Besarnya potongan dari gaji upah karyawan untuk disetor ke pihak ketiga.
Informasi ini penting untuk menentukan jumlah yang harus disetor ke pihak ketiga.
b) Saldo piutang setiap karyawan ke perusahaan. Informasi ini berguna untuk membantu pelunasan piutang dari karyawan.
c) Besarnya upah langsung untuk setiap jenia produk. Informasi ini berguna untuk menghitung besarnya harga pokok produksi setiap jenis produk.
d) Total gaji dan upah. Informasi ini berguna untuk menghitung laba rugi perusahaan setiap bulan.
Mulyadi (2008:17):“Sistem akuntansi penggajian adalah sistem akuntansi gaji yang dirancanguntuk menangani transaksi perhitungan gaji karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan’’25.
2.2.5 Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Akuntansi mempunyai fungsi dan kegunaan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi(2008:382): “Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatan gaji dan upah meliputi:
1. Jurnal Umum
2. Kartu Harga Pokok Produk 3. Kartu Biaya
4. Kartu Penghasilan Karyawan”26.
Adapun penjelasan catatan akuntansi yang dugunakan adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Umum
Dalam gaji dan upah jurnal umum gigunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan.Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan.Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dan di tanda tanganinnya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
2.2.6 Fungsi yang Terkait dalam Gaji dan Upah
Setiap sistem akuntansi gaji dan upah dalam suatu perusahaan memiliki fungsi yang berbeda-beda tetapi fungsi tersebut memiliki fungsi yang terkait satu dengan yang lain. Fungsi tersebut memiliki kerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainya untuk tujuan yang tertentu.
Fungsi yang terkait dalam gaji dan upah menurut Mulyadi (2008:382) sebagai berikut:
1) Fungsi Kepegawaian 2) Fungsi Pencatatan Waktu
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah 4) Fungsi Akuntansi
5) Fungsi Keuangan”27.
Fungsi-fungsi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi salin karyawan, memutuskan penempatan keryawan baru, membuat surat keputusan tariff gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fingsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan, misalnya utang gaji, upah karyawan, utang pajak, dan utang dana pensiun. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek gunapembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut kebank.Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi diatas memiliki keterkaitan satu dengan yang lain yaitu memiliki tujuan yang sama yaitu membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik dalam perusahaan.
2.2.7 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem AkuntansiGaji dan Upah Mulyadi (2008:5):“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu depertemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang- ulang.Didalam suatu sistem, biasanya terdiri dari beberapa prosedur dimana prosedur – prosedur itu saling terkait dan saling mempengaruhi. Akibatya jika terjadi perubahan maka salah satu prosedur, maka akan mempengaruhi prosedur- prosedur yang lain”28.
SedangkanNafarin (2009:9), “Prosedur adalah suatu urutan-urutan seri tugas yang saling berhubungan yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan kerja yang seragam”29.
Berdasarkan pengertian diatas maka dapat di simpulkan prosedur adalah rangkaian kegiatan yang saling berhubungan atau saling keterkaitan satu dengan yang lainnya untuk menjamin penanganan transaksi yang ada dalam perusahaan.
Sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur menurut Mulyadi (2008:385) adalah sebagai berikut:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distrubusi gaji
4. Prosedur pembuatan kas keluar 5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar upah 3. Prosedur distrubusi upah
4. Prosedur pembuatan kas keluar 5. Prosedur pembayaran upah”30.
Adapun Pejelasan dari prosedur sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatangani setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
Dalam perusahan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepeda produk yang diproduksi.
3. Prosedur pambuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan.Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulanan sebelumnya dan daftar hadir.
4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen- departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5. Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keungan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keungan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
2.2.8 Unsur Internal Controldalam Gaji dan Upah
Penggajian dan pengupahan memiliki unsur-unsur internal controlmenurut Mulyadi (2008:386) sebagai berikut:
1. Oganisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji harus tepisah dari fungsi kepegawaian b. Fungsi pencatatan waktu gadir harus terpisah dari fungsi operasis 2. Sistem Otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar hadir harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
b. Setiap perubahan gaji karyawa karena perubahan pangkat, perubahan daftar gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktor keuangan.
c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan, harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
f. Daftar gaji harus diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian
g. Bukti kas keluar sebelum melakukan pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan
a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesim pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuat daftar gaji dan upah haru diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitunga oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
d. Perhitungan pajak penghasil karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji”31. 2.2.9 Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Distribusi biaya gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut janisnya (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara berbagai jenis klasifikasi tersebut.
Ditribusi biaya gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode menurut Mulyadi (2008:405) sebagai berikut:
1.Metode rekening berkolom
2.Metode summary strip atau tiket tunggal 3.Metode distribusi dengan computer”32.
Berikut ini penjelasan distribusi biaya gaji dan upah:
1.Metode Rekening Berkolom
Laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen, maka laporan ini dapat dihasilkan dengan menyediakan rekening biaya berkolom untuk setiap departemen dalam buku pembantu biaya.Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departemen.
2. Metodesummary strip atau tiket tunggal
Distribisi biaya upah langsung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu jam kerja ini kemudiaan diisi dengan tarif upah karyawa yang berkerja untuk order produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja.
3. Metode distribusi dengan komputer
Metode distribusi pendebetan yang timbul dari transaksi penggajian dan pengupahan dengan menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan.
2.3 Pengertian Internal Control
Internal control ini penting karena perusahaan suka tidak suka menghadapi banyak ancaman yang bisa mengganggu tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi perusahaan.Sebuah sistem informasi yang tidak memasukkan unsur pengendalian internal besar kemungkinannya sistem informasi tersebut tidak ada gunanya.Salah satu tujuan pengendalian internal adalah menghasilkan informasi keungan yang andal dan dapat dipercaya.
Diana danSetiawati (2011:82):“Internal control adalah semua rancangan organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek, keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efesiensi oferasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan”33.
Mulyadi (2008:163):“Sisteminternalcontrol adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan dan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”34.
Romney dan Steinbart (2006:229): “Internal control adalah rencana oganisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efesiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”35.
Defenisi sisteminternal control tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.Dengan demikian, pengertianinternal control tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengelola informasi secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer.
Mulyadi (2008:163): “Dalam hal ini dapat diketahui apa yang menjadi tujuan internal control, yaitu:
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efesiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”36.
Internal control akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern,meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporang keuangan yang dapat dipercaya.
2.3.1 Unsur Sistem Internal Control Terhadap Akuntansi Gaji da Upah
Mulyadi (2008:164):“Unsur pokok sistem internal control terhadap akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Sruktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam malaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya”37.
Adapun penjelasan dari unsur pokok tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sruktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan pokok perusahaan.
Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsioperasi dan peyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam malaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksananya.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan folmulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal dari akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campuran tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independen penjabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persengkokolan di antara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci karyawan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
g. Pembentukan unut organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur- unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Jika perusahaan memiliki keryawan yang komputen dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keungan yang dapat diandalkan.
2.3.2 Tujuan Internal Control
Reeve, dkk (2009:389):“Tujuan internal control adalah menyediakan keyakinan yang memadai. Adapun tujuan adalah sebagai berikut:
1. Aset telah dilindungi dan digunakan untuk keperluan bisnis 2. Informasi bisnis akurat
3. Karyawan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku”38.
Berikut ini penjelasan tujuan internal control adalah sebagai berikut:
1. Aset telah dilindungi dan digunakan untuk keperluan bisnis
Pengendalian internal dapat melindungi aset perusahaan dari pencurian, kecurngan, penyalahgunaan, atau kesalahan penempatan.Salah satu pelanggaran pengendalian internal yang serius adalah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.Kecurangan karyawan adalah tindakan yang disengaja untuk menipu perusahaan demi keuntungan pribadi.
2. Informasi bisnis akurat
Informasi yang akurat sangat penting untuk menjalankan perusahaan dengan sukses.Perlindungan aset serta informasi yang akurat sering kali berjalan beriringan.Alasannya adalah karyawan yang mencoba melakukan penipuan
juga harus melakukan penyesuaia pencatatan akuntansi agar dapat menyembunyikan kecurangan yang dilakukan.
3. Karyawan mematuhi hokum dan peraturan yang berlaku
Perusahaan harus patuh pada hukum, peraturan, serta standar pelaporan keungan yang berlaku.
Manajemen bertanggung jawab merancang dan menerapkan lima elemen pengendalian intern untuk mencapai tiga tujuan pengendalian intern. Elemen- elemen tersebut adalah:
1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian resiko
3. Prosedur pengendalian 4. Pengawasan
5. Informasi dan komunikasi 2.3.3 Lingkungan Internal Control
Lingkungan pengendalian perusahaan adalah perilaku manajemen dan karyawan secara keseluruhan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah filosofi dan gaya operasional manajemen. Manajemen yang berlebihan menekankan pentingnya pencapaian target operasi dan menyimpang dari kebijakan pengendaliannya, secara tidak langsung dapat mendorong karyawan untuk mengabaikan pengendalian. Struktur organisasi perusahaan, yang merupakan kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian operasi, juga memengaruhi lingkungan pengendalian.
Kebijakan personalia juga berpengaruh pada lingkungan pengendalian.Kebijakan personalia meliputi pemberian kontrak kerja, pelatihan, evaluasi, kompensasi, dan promosi karyawan.Deskripsi pekerjaan, kode etik karyawan, dan kebijakan atas konflik kepentingan merupakan bagian dari kebijakan personalia. Kebijakan semacam ini dapat membuat lingkungan pengendalian internal menjadi lebih baik jika dapat memberi keyakinan yanh memadai bahwa hanya karyawan yang kompeten dan jujur yang akan dipekerjakan dan dipertahankan.
2.3.4 Prosedur Internal Control
Reeve, dkk (2009:392): “Prosedur pengendalian dibuat untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai, termasuk mencegah kecurangan”39.
Sistem akuntansi yang berhasil membutuhkan prosedur-prosedur untuk memastikan bahwa setiap orang dapat melaksanakan tugas yang diberikan.Oleh karena itu, sangat penting bagi staf akuntan untuk mendapatkan pelatihan dan pengawasan yang memadai dalam melakukan pekerjaannya.Disarankan juga untuk meritasi kerja karyawan yang bertugas melakukan pencatatan dan menyimpan catatan akuntansi serta memberikan cuti wajib bagi karyawan yang tidak bertangguna jawab terhadap pencatatan akuntansi. Kebijakan-kebijakan ini akan mendorong karyawan untuk mematuhi prosedur yang telah ditetapkan.
2.3.5 Pengawasan Dalam Internal Control
Pengawasan terhadap sistem pengendalian internal dapat menemukan kelemahan-kelemahan dan memperbaiki efektivitas pengendalian.Sistem
pengendalian internal dapat diawasi melalui usaha manajemen yang berkelanjutan termasuk memantau perilaku karyawan dan sinyal peringatan dari sistem akuntansi.
Secara umum, evaluasi pengawasan terpisah dilakukan pada saat terjadi perubahan besar dalam strategi, manajemen senior, struktur bisnis, atau operasi.Pada perusahaan besar, auditor internal yang independen terhadap operasi biasanya bertanggung jawab atas pengawasan system pengendalian internal.
Auditor internal dapat melaporkan masalah-masalah dan hal-hal yang mendapat perhatian khusus kepada komite audit atau dewan direksi yang independen terhadap manajemen. Selain itu, auditor eksternal juga dapat mengevaluasi pengendalian internal sebagai bagian dari audit tahunan atas laporan keungan.
Semua perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti menghadapi resiko internal maupun eksternal dalam usahannya mencapai tujuan perusahaan.
Diana danSetiawati (2011:87):“Resiko dalam internal control antara lain:
1. Tindakan tidak sengaja, seperti
a. Kesalahan yang disebabkan oleh kecerobohan karyawan, kegagalan karyawan untuk mengikuti prosedur tertentu, dan karyawan yang tidak atau kurang terlatih.
b. Kesalahan yang tidak disengaja c. Kesalahan dalam mengcopi data
d. Sistem yang tidak dapat memenuhi kebutuan perusahaan atau tidak mampu menangani tujuan yang telah ditetapkan.
2. Tindakan sengaja
a. Sabotase, tindakan dengan sengaja merusak sistem informasi akuntansi b. Kecurangan karyawan dengan mencuri atau menyalahgunakan harta
perusahaan. Adakalanya tindakan ini diikuti dengan pemalsuan catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan.
3. Bencana alam atau kerusuhan politik, seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, sunami, angin ribut, perang, atau kerusuhan masa.
4. Kesalahan perangkat lunak dan kegagalan peralatan computer a. Kerusakan hardware
b. Kerusakan sistem operasi c. Kerusakan perangkat lunak
d. Arus listrik yang tidak stabil
Manajemen harus mengidentifikasikan paling tidak satu jenis pengendalian untuk mengatasi setiap resiko yang mungkin dihadapi perusahaan.Sebagian dari resiko mungkin memiliki peluang lebih tinggi untuk terjadi atau frekuensinya lebih tinggi bisa terjadi resiko-resiko yang tidak diharapkan dalan perusahaan”40.
2.3.6 Aktivitas Dalam Internal Control
Diana danSetiawati (2011:88): “Aktivitas pengendalian yang terkait dengan pelaporan keungan antara lain meliputi:
1. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak 2. Pemisahan tugas
3. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi 4. Mengamankan harta dan catatan perusahaan
5. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain”41. Adapun penjelasan dari aktivitas-aktivitas tersebut adalah sebagai berikut:
1. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak
Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang sederhana sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan mengisi.Dokumen juga digunakan sebagai bukti peralihan harta.
2. Pemisahan tugas. Terdapat tiga pekerjaan yang harus dipisahkan agar karyawan tidak memiliki peluang untuk mencuri harta perusahaan dan memalsukan catatan akuntansi. Ketiga pekerjaan tersebut adalah:
1) Fungsi penyimpanan harta 2) Fungsi pencatat
3) Fungsi otorisasi transaksi bisnis
3. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi
Otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajerkepada bawahannya untuk melakukan aktivitas atau untuk mengambil keputusan tertentu.
4. Mengamankan harta dan catatan perusahaan
Yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengamankan harta dan informasit tersebut,antra lain meliputi:
1) Menciptakan pengawasan yang memandai.
2) Memastikan catatan harta akurat.
3) Membatasi akses fisik terhadap harta (seperti penggunakan register kas, kotakbrankas,dan lain sebagainya).
4) Menjaga catatan dan dokumen dengan menyimpan catatan dan dokumen dalam lemari yang terkunci,serta dengan membuat backup yang memedai.
5) Pembatasan akses terhadap ruang komputer dan terhadap file perusahaan.
5. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain Beragam aktivitas untuk pengecekan independen antara lain meliputi:
1) Rekonsiliasi dua catatan yang dihasilkan oleh dua pihak yang independen 2) Membandingkan catatan dengan aktual fisik
3) Prinsipdouble entry bookeeping. Prinsip bahwa total debet akan sama dengan total kredit merupakan salah satu sarana pengecekan
4) Review independent
2.4 Penelitian Terdahulu
Tabel II.1 Penelitian Terdahulu No Nama Peneliti, Tahun
dan Alumnus
Judul Penelitian Hasil Penelitian 1 Devi Aryani (2010)
Universitas Sumatera Utara
Penerapan
pengawasan internal atas gaji dan upah sebagai sarana pengawasan
Manajemen pada PT.
Pertamina (Persero) Region I medan
PT. Pertamina (persero) Region I
Medan telah
menetapkan
pengawasan internal atas gaji dan upah sebagai sarana pengawasan
manajemen tetapi belum sepenuhnya.
Hal tersebut dapat
dilihat dari
pengawasan
pelaksanaan prosedur pencatatan waktu hadir karyawan serta pengawasan dalam hal otorisasi bagian yang berwenang dalam tiap prosedur.
2 Sri Oktoberia Saragih Napitu (2013)
STIE IBMI Medan
Analisa sistem akuntansi gaji dan upah pada perusahaan daerah rumah potong hewan Medan
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan tersebut telah sesuai dan cukup memadai guna dijadikan sebagai informasi akuntansi yang efesien dan akurat.
3 Indria Gustiani (2013)
STIE IBMI Medan
Analisis sistem pengendalian intern penggajian karyawan pada PT. Distrindo Bintang Agung Medan
Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern penggajian yang diterapkan oleh perusahaan tersebut
sudah cukup memadai dan sudah berjalan dengan baik.
Diolah: Peneliti
2.5 Kerangka Pemikiran Teoritis
Berdasarkan Agoes (2012:104): “Pengendalian Intern merupakan bagian yang sangat penting dalam penggajian dan pengupahan jika pengendalian intern gaji dan upah lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak akuratan ataupun kecurangan pada saat pemberian gaji dan upah”42.
Kelangsungan hidup suatu perusahaan itu bergantung pada karyawan dan sistem yang bekerja dalam perusahaan, jika setiap karyawan yang ada dalam perusahaan mempunyai kinerja yang baik tentunya akan menunjang penerimaan gaji dan upah. Dimulai dari awal kegiatan perusahaan, yaitu menyusun dan merencanakan tujuan perusahaan yang akan dicapai baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang, melaksanakan kegiatan operasional perusahaan sampai kepada tercapainya tujuan perusahaan tersebut. Atas sumbangan tenaga kerja karyawan yang ada dalam perusahaan tersebut, maka perusahaan memberikan imbalan sebagai balas jasa kepada mereka berupa gaji dan upah.
Secara efektif diperlukan seseorang yang benar-benar dapat menangani bagian penggajian dan pengupahan tersebut.Untuk lebih mempermudah penggajian dan pengupahan di perlukan suatu sistem untuk dapat menginput segala komponen penggajian dan pengupahan yaitu sitem akuntansi.
sumber:peneliti
Gambar II.1
Kerangka Pemikiran Teoritis Sistem Penggajian Dan
Pengupahan
Internal Control
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan.Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan digunakan untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan serta pembayarannya.Sistem penggajian dan pengupahan yang efektif juga penting untuk menjaga hubungan baik antara karyawan dengan perusahaan.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Metode yang digunakan untuk penelitian ini adalah pendekatan deskriptif yaitu metode kualitatif. Menurut Sugiyono (2007:11),“Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain”43.
Dengan menggunakan metode deskriptif yang berdasarkan pada penggambaran, pengumpulan, pengklasifikasian, dan sehingga memberikan keterangan untuk pemecahan masalah yang dihadapi.
3.2 Sumber Data
1. Data primer adalah Data yang diperoleh langsung dari perusahaan yangakan diolah lebih lanjut oleh peneliti, yaitu dengan cara wawancara,observasi, dan kuesioner dengan pihak perusahaan.
2. Data sekunder adalah Data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentukdokumentasi seperti sejarah berdirinya perusahaan. Data kelengkapanlainnya.Serta sumber-sumber tertulis maupun dari media elektronik.
3.3 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi
Metode pengumpulan data dengan cara mengamati dan melaksanakan langsung terhadap objek yang diteliti. Metode ini dilakukan dengan
