58
BAB IV
PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Pengumpulan Data 4.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. ECMI Indonesia bergerak dalam bidang penyelenggaraan pameran di Indonesia yang berdiri sejak tahun 2005. ECMI merupakan kependekan kata dari
Exhibition Convention Management International yang memiliki induk perusahaan di Singapura dengan nama ECMI Services Pte Ltd. Selain di Indonesia ECMI juga ada di Malaysia. Masing-masing memiliki Pameran sendiri dan tidak menerima permintaan penyelenggaraan dari pihak lain. Khusus untuk ECMI Indonesia pameran yang diselenggarakan ada 3 yaitu MTT expo Indonesia, ICT expo Indonesia dan Premium Gift Indonesia. Dari ketiga pameran tersebut sepenuhnya kegiatan promosi dilakukan oleh divisi promosi di PT ECMI Indonesia.
4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Misi dari ECMI Indonesia adalah :
Menyamakan visi peserta pameran dan pengunjung dalam satu tujuan untuk mencapai tujuan bersama
59
Menjadi mitra bagi organisasi pemerintah ataupun asosiasi lokal terkait untuk bersama mencapai target dan tujuan mereka
Menyelenggarakan pameran berkelas internasional yang menjadi pilihan pemimpin pasar
Menjadi jembatan dan memfasilitasi peserta pameran untuk mencapi tujuan mereka
Visi dari ECMI indonesia adalah :
"Your Vision is Our Goal" (Visi anda adalah tujuan kami)
4.1.3 Struktur Organisasi PT ECMI Indonesia
60
Berikut ini adalah deskripsi kerja dari setiap jabatan dalam struktur organisasi :
a. Direktur (Director)
Bertanggung jawab untuk :
Menetapkan kebijakan penjualan dan keuntungan perusahaan
Meninjau dan mengesahkan purchase order (PO) untuk batas nilai tertentu
Menetapkan kebijakan mutu perusahaan dan menjamin mutu pameran yang diselenggarakan
Memantau, meninjau jalannya kegiatan perusahaan dalam periode tertentu untuk menjamin mutu, kelancaran dan efektifitas pameran serta perbaikan secara terus menerus terlaksana dengan baik.
b. Manager Dept. Akutansi dan Keuangan (Accounting & Finance) Bertanggung jawab untuk :
Mengendalikan lalu lintas keuangan (cash flow) perusahaan Mengendalikan keuangan perusahaan
Meninjau dan mengambil keputusan atas semua transaksi yang tidak layak
Melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran bersama dengan departemen operasional
Melaporkan setiap kegiatan akutansi dan keuangan secara berkala kepada direktur perusahaan.
61 c. Manager Dept. Penjualan (Sales)
Bertanggung jawab untuk :
Memantau aktifitas penjualan pameran baik didalam ataupun diluar negeri
Bekerja sama dengan departemen operational untuk melakukan kegiatan pemasaran serta promosi baik untuk peserta pameran ataupun calaon pengunjung. Bertanggung jawab dan melaporkan setiap kegiatan sales dan pemasaran kepada
direktur perusahaan.
Sales Supervisor
Melakukan pengawasan dan terjun langsung dalam kegiatan penjualan pameran baik didalam negeri (local) ataupun luar negeri (overseas).
Melakukan pengawasan dalam proses adminstrasi penjualan pameran.
Bertanggung jawab kepada sales manajer untuk semua kegiatan penjualan dan administrasinya.
Marketing Supervisor
Melakukan pengawasan dan terjun langsung dalam kegiatan pemasaran baik untuk calon peserta pameran ataupun calon pengunjung
Menjalin hubungan baik dengan media untuk kelancaran proses promosi pameran
Bertanggung jawab kepada sales manajer untuk semua kegiatan pemasaran yang telah dilakukan.
62
d. Manager Dept. Operasional & MSDM (Operational & HRD) Bertanggung jawab untuk :
Memantau kegiatan operasional perusahaan dan kegiatan operasional pameran Bekerja sama dengan departemen penjualan melakukan aktifitas pemasaran dan
promosi untuk peserta pameran dan calon pengunjung pameran.
Melakukan kegiatan perekrutan, pelatihan dan pengembangan karyawan.
Bertanggung jawab dan melaporkan kegiatan operasional perusahaan dan pameran serta kegiatan MSDM kepada direktur perusahaan.
Marketing Supervisor
Melakukan pengawasan dan terjun langsung dalam kegiatan promosi pameran baik untuk calon peserta pameran ataupun calon pengunjung
Bekerjasama dengan bagian creative & design dalam mendesain materi promosi yang baik untuk calon peserta dan pengunjung pameran.
Bertanggung jawab kepada operation & MSDM manager untuk semua kegiatan promosi yang telah dilakukan.
Operational Supervisor
Melakukan pengawasan dan terjun langsung dalam kegiatan operasional perusahaan dan pameran
Melakukan pengawasan, memberi saran dan memutuskan materi promosi yang baik untuk dipublikasikan
63
Bertanggung jawab kepada operation & MSDM manager untuk semua kegiatan operasional yang telah dilakukan.
4.1.4 Lokasi Perusahaan
ECMI Indonesia bertempat didalam komplek Jakarta International Expo kemayoran - Jakarta Pusat, tepatnya di Gambir Expo kemayoran. Pemilihan lokasi kantor didasari oleh dekatnya lokasi pameran yang biasa digelar oleh ECMI. Sehingga hal tersebut dapat memudahkan kegiatan operasional pameran. Kegiatan operasional ECMI selanjutnya bertempat di Tanjung Barat, Jakarta Selatan. Beberapa staff operasional dan marketing ditempatkan dilokasi ini untuk alasan tertentu seperti lokasi beberapa supplier yang tersebar dibeberapa tempat di Jakarta selatan, sehingga dapat memudahkan proses peninjauan dan pemantauan.
4.1.5 Sistem Kerja
PT ECMI Indonesia dalam melakukan kegiatannya mempekerjakan karyawan sebanyak 23 orang. Sedangkan pada saat penyelenggaraan pameran sebagian besar karyawan yang dipekerjakan merupakan karyawan lepas (freelance). Waktu kerja normal adalah 08:30 - 17:30 WIB, dengan waktu istirahat 1 jam pada hari biasa dan 1,5 jam pada hari Jumat. Sedangkan pada saat persiapan menjelang pameran waktu kerja mulai 08:30 sampai waktu yang tidak ditentukan. Hal ini disebabkan oleh karena waktu persiapan yang tersedia sangat terbatas sehingga harus digunakan semaksimal mungkin.
64 4.1.6 Profil Pameran MTT Indonesia
MTT expo Indonesia merupakan pameran pertama yang di buat dan diselenggarakan oleh PT ECMI Indonesia, Jenis pameran ini adalah B to B atau
Business to Business artinya pameran ini mempertemukan produsen mesin pengolahan logam dengan pengusaha-pengusaha yang menggunakan mesin-mesin tersebut untuk menghasilkan prosuk yang dibuat oleh mesin pengolah logam tersebut. Kepanjangan dari MTT adalah Metalworking Technology & Machine Tools, sesuai dengan namanya MTT expo Indonesia adalah pameran tentang teknologi mesin-mesin pengolahan logam dan peralatan pendukungnya yang biasa di laksanakan setiap 2 tahun sekali bertempat di JIExpo Kemayoran Jakarta. Pameran ini pertama kali diselenggarakan pada tahun 2005 diikuti oleh beberapa perusahaan dari Eropa, Asia dan puluhan perusahaan lokal dari beberapa kawasan industri seperti Tangerang, Pulogadung, Bekasi dan Cikarang.
Seiring berjalannya waktu pameran MTT expo Indonesia semakin mendapat tempat di hati para pelaku industri, khususnya industri pengolahan logam. Itu terbukti dengan semakin meningkatnya jumlah peserta maupun pengunjung pameran. Hal ini tidak terlepas dari peran kegiatan promosi yang gencar dilakukan jauh sebelum pameran berlangsung, bahkan pada saat pameran MTT expo tahun 2011 kami sudah mulai memasang poster berisi jadwal penyelenggaraan MTT untuk tahun 2013 yang dipasang pada setiap tempat registrasi pengunjung atau pun di setiap sudut tempat penyelenggaraan MTT expo 2011.
Penyelenggaraan pameran MTT expo 2013 yang diikuti oleh lebih dari 508 perusahaan dari 26 negara adalah penyelenggaraan yang paling terbesar dari tahun-tahun sebelumnya, pameran MTT expo Indonesia selanjutnya akan diselenggarakan pada bulan Mei tahun 2013.
65
4.1.7 Gambaran Umum Proses Produksi Materi Promosi Pengunjung Pameran MTT Expo 2013
Gambar 4.2 Blok Diagram Proses Produksi Materi Promosi Pengunjung Pameran MTT Expo 2013
66
Secara umum proses produksi materi promosi pengunjung pameran MTT expo 2013 melalui empat tahapan proses utama yaitu proses penentuan strategi dan konsep promosi, konsep desain, proses desain dan proses produksi materi promosi. Berikut ini adalah gambaran aliran proses promosi pengunjung pameran MTT Expo Indonesia
Gambar 4.3 Aliran Proses Promosi Pengunjung Pameran MTT Expo Indonesia.
1. Penentuan Strategi dan Konsep Promosi
Pada tahapan ini harus diketahui terlebih dahulu database pengunjung MTT Expo yang sudah ada sebelumnya dan juga data dari hasil pemetaan lokasi, segmentasi dan perilaku target calon pengunjung pameran. Kemudian berdasarkan data yang ada tersebut dapat dilakukan proses penentuan strategi dan konsep promosi yang akan dilakukan oleh penyelenggara. Database pengunjung yang sudah ada berisi nama, nama perusahaan, alamat perusahaan, jabatan dan nomor telepon, dari data tersebut sudah dapat diketahui bidang usaha dan juga posisi dari pengunjung tersebut diperusahaannya, sehingga dapat membantu dalam proses penentuan strategi dan konsep promosi. Sedangkan target calon pengunjung selanjutnya didapat dari proses pencarian melalui buku-buku katalog industri terbaru serta didapat dari internet. Pemetaan lokasi dilakukan untuk mengetahui lokasi-lokasi yang merupakan pelaku industri bidang pengolahan logam, sehingga dari sana dapat ditentukan materi promosi apa yang akan diterapkan. Sebagai contoh untuk strategi promosi di Medan, Sumatera Utara dilakukan melalui surat kabar lokal. sedangkan untuk wilayah Kalimantan karena pelku industri pengolahan logam tidak terlalu banyak, maka
67
dilakukan dengan pengiriman undangan pameran beserta show preview pameran. hal tersebut dilakukan karena biaya produksi materi promosi tersebut dan biaya pengirimannya masih lebih murah dbandingkan dengan promosi melalui suratkabar. Pemetaan segmentasi dan perilaku target pengunjung dilakukan agar dapat diketahui kategori usia dan tingkat ekonomi serta gaya hidup dari calon pengunjung yang didapat, sehingga bentuk materi promosi beserta pesan yang akan disampaikan dapat diterima dengan baik oleh mereka. Proses ini dilakukan oleh 3 orang yaitu bagian marketing komunikasi, pemasaran dan bagian operasional. Memakan waktu kurang lebih 1 hari.
2. Konsep Desain
Pada tahapan ini visualisasi dan pesan dari materi promosi di rencanakan sesuai dengan strategi dan konsep promosi yang sudah ditetapkan. Semua materi promosi baik above the line ataupun below the line dibuat dalam satu konsep sehingga terdapat benang merah dalam semua materi promosi yang dipersiapkan untuk menampilkan dan menjaga identitas pameran. Proses ini dilakukan oleh 2 orang yaitu bagian marketing komunikasi dan staff desain dari bagian operasional. Memakan waktu kurang lebih 2 hari.
3. Proses Desain
Dari konsep desain yang didapat, dapat dilanjutkan pada pencarian atau pengumpulan materi desain berupa gambar-gambar pendukung seperti foto-foto pameran terdahulu atau gambar-gambar mesin yang akan ditampilkan, dan juga informasi-informasi penting yang dapat mendukung suksesnya pameran yang akan
68
digelar seperti berita-berita tentang perkembangan teknologi mesin-mesin pengolahan logam atau berita-berita yang memuat dukungan pemerintah terhadap industri otomotif dan lain sebagainya. Tahapan selanjutnya adalah pengerjaan desain menggunakan materi-materi yang telah terseleksi. Pengerjaan dilakukan dengan mengolah materi yang ada sesuai dengan prinsip-prinsip desain yaitu : keseimbangan (balance), ritme (rhythm), tekanan (emphasis), proporsi ("proportion") dan kesatuan (unity) dengan menggunakan perangkat komputer desain. Dari proses ini maka tercipta sebuah induk (master) tampilan desain promosi yang dapat diaplikasikan kedalam materi-materi promosi yang lain. Proses ini dilakukan oleh 2 orang, yaitu desainer grafis senior dibantu dengan 1 orang asisten. Memakan waktu kurang lebih 2 hari, untuk dapat menyelesaikan 1 master desain yang akan diaplikasikan ke semua materi desain agar seragam.
4. Proses Produksi Materi Promosi
Untuk desain materi seperti brosur, invitation, show preview, iklan majalah, iklan surat kabar dan outdoor promotion dikirim kepada pihak ketiga yaitu percetakan ataupun agen-agen yang memberikan penawaran harga terbaik untuk pemasangan iklan di surat kabar yang telah menjadi rekanan PT ECMI Indonesia. Sedangkan untuk materi desain multimedia seperti web banner, invitation eDM dan lain sebagainya dikirim langsung kepada calon pengunjung yang sudah ada ataupun materi dikirim ke pengelola portal media di internet yang bekerja sama dengan PT ECMI Indonesia.
69 4.2 Profil Materi Promosi
4.2.1 Above the line Media cetak
a. Materi Iklan media cetak pada Surat kabar :
Tujuan dari iklan pada surat kabar adalah untuk menginformasikan dan mempromosikan pameran pada khalayak. Pemilihan suratkabar dilakukan setelah dilakukan pemetaan pada calon pengunjung potensial pameran MTT expo 2013 diberbagai daerah di Indonesia, sehingga dapat dipilih surat kabar yang area distribusinya mencakup area calon pengunjung yang ingin dituju.
Gambar 4.4 Iklan Surat Kabar MTT expo 2013
Gambar 4.5 Aliran proses produksi iklan surat kabar
Proses pembuatan materi iklan surat kabar dilakukan dengan menggunakan master desain yang telah dibuat sebelumnya, hanya ukurannya disesuaikan dengan ruang iklan yang telah dipesan. Untuk proses produksi hingga dapat dilihat oleh calon pengunjung
70
sepenuhnya dilakukan media surat kabar yang dipilih dengan melalui agen rekanan PT ECMI Indonesia. Pengiriman materi ke agen dilakukan minimal 3 hari sebelum tanggal edar yang telah ditentukan.
b. Materi Iklan media cetak pada Majalah :
Sama halnya dengan iklan surat kabar, iklan majalah juga ditujukan untuk menginformasikan dan mempromosikan pameran MTT 2013 Indonesia. Iklan majalah dipasang pada majalah-majalah tertentu yang membahas tentang teknologi industri di Indonesia ataupun diluar negeri, khususnya teknologi pengolahan logam.
71
Gambar 4.7 Aliran proses produksi iklan majalah
Proses produksi materi iklan majalah juga dilakukan dengan menggunakan master desain yang telah dibuat sebelumnya, hanya ukurannya disesuaikan dengan ruang iklan yang telah dipesan serta ada beberapa tambahan pesan. Untuk proses produksi hingga dapat dilihat oleh calon pengunjung sepenuhnya dilakukan oleh penerbit majalah yang dipilih atau yang sudah melakukan kesepakatan berpartner dengan PT ECMI Indonesia. Pengiriman materi ke penerbit dilakukan minimal 3 hari sebelum tanggal edar yang telah ditentukan.
Media elektronik
a. Materi Iklan media elektronik pada Radio :
Iklan pada media elektronik radio ditujukan juga untuk menginformasikan dan juga mempromosikan pameran MTT 2013 Indonesia. Pemilihan stasiun radio berdasarkan hasil survey acak pengunjung pameran MTT expo 2013.
72
Gambar 4.8 Iklan Radio, MTT expo 2013
Gambar 4.9 Aliran proses produksi iklan radio
Langkah awal produksi iklan radio adalah perancangan materi isi iklan radio yang dikerjakan oleh 3 orang, yaitu bagian marketing komunikasi, pemasaran dan bagian operasional. Proses tersebut memakan waktu kurang lebih 1 hari, selanjutnya materi yang sudah siap dikirim via email ke agen pembuatan iklan radio. Proses produksi iklan radio pada agen kurang lebih 3 hari, kemudian hasilnya akan dikirim via email kembali untuk diperiksa terlebih dahulu. Proses pemeriksaan ini meliputi materi yang telah diberikan, suara atau intonasi dari iklan tersebut dan durasi yang dipesan, setelah selesai maka akan segera di setujui dan langsung dikirim ke media radio yang akan
73
menayangkan iklan tersebut. Pengiriman dilakukan via email sehingga tidak memakan waktu lama.
b. Materi promosi melalui website :
Materi promosi animasi yang terdiri dari logo pameran dan deskripsi pameran, tanggal dan tempat penyelenggaraan dan alamat website pameran ini terpasang pada website-website peserta pameran ataupun portal berita yang berisi tentang teknologi industri di Indonesia dan luar negeri khususnya teknologi pengolahan logam.
Gambar 4.10 Web banner, MTT expo 2013
Gambar 4.11 Aliran proses produksi web banner
Proses produksi materi web banner cukup sederhana hanya dilakukan oleh 1 orang, memakan waktu kurang lebih 3 jam, dengan proses revisi dan persetujuan kurang lebih 2 jam. Selanjutnya file web banner yang sudah selesai dikirim via email ke website peserta pameran atau beberapa portal berita yang dipilih.
Keempat media promosi diatas di lakukan tidak berdasarkan database pengunjung pameran, tujuannya adalah untuk menjaring database pengunjung baru untuk masuk kedalam database pameran. Jadi dengan media promosi diatas diharapkan dapat
74
memberikan informasi bagi calon pengunjung yang belum mengenal pameran atau belum pernah berkunjung ke pameran MTT 2013 Indonesia untuk merencanakan kehadiran mereka. Untuk dapat masuk kedalam area pameran penyelenggara menyediakan formulir yang harus diisi calon pengunjung berisi data pribadi pengunjung, nama perusahaan, nomor ponsel dan alamat email. Kemudian dari data yang didapat akan dimasukan kedalam database, sehingga dimasa yang akan datang mereka dapat menerima undangan atau materi promosi lain yang dikirim berdasarkan database yang ada.
c. Materi promosi melalui E-mail :
Materi promosi berupa undangan ini berisi informasi umum, preview mesin-mesin yang ditampilkan serta jadwal bus jemputan untuk pengunjung yang menginap di hotel yang berada di sekitar pameran. Besar file materi promosi di buat sekecil mungkin dengan tetap mempertahankan kualitas gambar dan informasi yang ada sehingga dapat memberikan informasi sejelas-jelasnya kepada calon pengunjung.
75
Gambar 4.12 Electronic direct mail invitation
Gambar 4.13 Aliran proses produksi Electronic direct mail invitation
Proses produksi materi promosi Electronic direct mail invitation hampir serupa dengan proses produksi materi iklan surat kabar Proses pembuatan materi iklan surat kabar dilakukan dengan menggunakan master desain yang telah dibuat sebelumnya, hanya ukurannya disesuaikan dengan ruang iklan yang telah dipesan. Pendistribusian dilakukan sendiri oleh pihak penyelenggara kepada calon peserta yang ada didalam database.
76 4.2.2 Below the line
a. Media promosi billboard :
Materi promosi luar ruangan (outdoor promotion) berukuran besar yang terpasang ditempat-tempat strategis untuk memberikan informasi tentang akan diselenggarakannya pameran MTT 2013 Indonesia. Materi promosi ini berisi informasi tanggal, tempat dan waktu penyelenggaraan, dan juga alamat website serta nomor telepon yang bisa dihubungi untuk informasi lebih lanjut mengenai pameran yang akan berlangsung.
77
Gambar 4.15 Aliran proses produksi materi promosi Billboard
Proses desain billboard juga menggunakan master desain yang sudah ada disesuaikan dengan ukuran yang ada serta beberapa tambahan ornamen dan pesan yang akan disampaikan. Proses ini memakan waktu 5 jam termasuk proses persetujuan dan revisi. Selanjutnya desain yang sudah disetujui dikirim via email kepada percetakan digital sekaligus menggunakan jasa mereka untuk pemasangan di 2 tempat yang sudah dipesan.
b. Media promosi Spanduk :
Materi promosi luar ruangan (outdoor promotion) berukuran kecil yang terpasang di tempat-tempat strategis seperti pintu masuk kawasan industri Pulogadung Industrial Estate, EJIP Cikarang, Delta Silikon Cikarang, MM 2100 Cikarang dan lain-lain. Untuk memberikan informasi tentang akan diselenggarakannya pameran MTT 2013 Indonesia. Materi promosi ini berisi informasi tanggal, tempat dan waktu penyelenggaraan, dan juga alamat website serta nomor telepon yang bisa dihubungi untuk informasi lebih lanjut mengenai pameran yang akan berlangsung. Pemasangan dilakukan selama 3 minggu sampai acara pameran selesai.
78
Gambar 4.17 Aliran proses produksi materi promosi Spanduk
Masih sama dengan desain billboard, desain spanduk juga menggunakan master desain yang sudah ada disesuaikan dengan ukuran yang ada serta beberapa tambahan ornamen dan pesan yang akan disampaikan. Proses ini memakan waktu 3 jam termasuk proses persetujuan dan revisi. Selanjutnya desain yang sudah disetujui dikirim via email kepada percetakan digital sekaligus menggunakan jasa mereka untuk pemasangan di beberapa lokasi yang sudah ditentukan.
c. Media promosi giant banner :
Materi promosi luar ruangan (outdoor promotion) berukuran sedang yang terpasang di tempat-tempat strategis seperti jalan Tol, pintu keluar Tol dan tempat-tempat strategis lainnya untuk menginformasikan kegiatan pameran yang akan segera berlangsung. Pemasangan dilakukan seminggu sebelum pelaksanaan pameran. Pihak penyelenggara juga bekerja sama dengan beberapa peserta pameran untuk menggunakan area pabrik dan gedung mereka untuk dapat dipasang giant banner dengan menempatkan logo perusahaan peserta pameran di dalam desain giant banner.
79
Gambar 4.18 Giant banner, MTT expo 2013
Gambar 4.19 Aliran proses produksi materi promosi Giant banner
Tidak jauh berbeda dengan desain billboard dan spanduk, desain giant banner juga menggunakan master desain yang sudah ada disesuaikan dengan ukuran yang ada serta beberapa tambahan ornamen dan pesan yang akan disampaikan. karena untuk beberapa pemasangan giant banner pihak penyelenggara bekerja sama peserta pameran, maka didalam desainnya disertakan pula logo perusahaan tersebut. Proses ini memakan waktu 3 jam termasuk proses persetujuan dan revisi. Selanjutnya desain yang sudah disetujui dikirim via email kepada percetakan digital sekaligus menggunakan jasa mereka untuk pemasangan di beberapa lokasi yang sudah ditentukan.
80
d. Media promosi Poster :
Materi promosi poster seperti sudah dijelaskan sebelumnya adalah media promosi pertama yang terpasang pada saat penyelenggaraan pameran MTT expo 2011.
Diharapkan dengan adanya poster ini maka baik peserta pameran ataupun pengunjung pameran dapat berperan serta kembali pada penyelenggaraan MTT expo selanjutnya di Jakarta.
Gambar 4.20 Poster, MTT expo 2013
81
Poster tentang jadwal pameran hingga tahun 2015, adalah materi romosi yang dibuat pertama kali yaitu pada saat penyelenggaraan pameran MTT expo 2011. proses desain dilakukan selama 3 jam dengan menggunakan master desain dari pameran MTT expo 2011. Proses cetak dilakukan oleh percetakan digital dengan waktu 1 hari untuk jumlah 200 lembar.
e. Media promosi undangan :
Materi promosi undangan dikirimkan kepada calon pengunjung yang terdapat didalam database ataupun dikirim melalui peserta pameran kepada pelanggan-pelanggan mereka. Materi ini dikirim dalam 2 tahap, tahap pertama adalah 2 bulan sebelum pameran, dan tahap kedua adalah sebulan sebelum pameran bersama-sama dengan materi promosi show preview. Tahap pertama dimaksudkan sebagai informasi awal, tahap kedua sebagai pengingat dan show preview sebagai daya tarik tambahan.
82
Gambar 4.23 Tampilan halaman belakang undangan
Undangan didesain sedemikian rupa dengan bagian belakang dapat difungsikan sebagai kalender meja. sehingga masih dapat digunakan sampai tahun 2013 berakhir.
83
Hampir sama halnya dengan undangan yang dikirim melalui email, undangan versi cetak ini berisi informasi umum, preview logo-logo peserta pameran serta jadwal bus jemputan untuk pengunjung yang menginap di hotel yang berada di sekitar pameran.
Gambar 4.25 Tampilan bagian form pengisian
84
Bagian dalam undangan adalah formulir yang harus diisi calon peserta pameran sama halnya seperti formulir yang akan disediakan penyelenggara saat pengunjung ingin memasuki area pameran. Sehingga calon pengunjung yang sudah menerima undangan dan sudah mengisi formulir yang ada didalam undangan dapat lebih cepat masuk ke area pameran tanpa harus mengantre di loket pengisian, mereka hanya tinggal menunjukan formulir yang sudah terisi kepada petugas untuk mendapatkan tanda masuk pengunjung.
Proses desain dan produksi materi promosi undangan memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan pembuatan materi promosi yang lain. Ini disebabkan karena materi isi undangan berbeda dengan materi promosi yang lain. Materi isi undangan memuat logo-logo dari pemimpin pasar yang ikut serta dalam pameran, sedangkan ruang yang tersedia terbatas sehingga harus dipilih terlebih dahulu logo-logo yang akan terpasang.
Proses ini memakan waktu kurang lebih 2 hari termasuk proses persetujuan desain. Undangan pameran dicetak dalam 2 tahap seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tahap pertama dicetak sebanyak 25 ribu eksemplar untuk dikirimkan 4 bulan sebelum pameran berlangsung, sedangkan tahap kedua dicetak bersama materi show preview 1 bulan sebelum pameran. Alasan mengapa undangan dicetak dalam dua tahap adalah karena proses penjualan ruangan booth masih tetap berjalan, sehingga masih akan ada kemungkinan masuknya peserta lain yang akan bergabung ikut serta dalam pameran, jadi logo-logo yang sudah masuk dapat terlebih dahulu dicetak dalam undangan tahap pertama, jika nanti ada peserta baru yang bergabung dan logonya harus ada didalam undangan, maka dapat dicetak pada undangan tahap kedua. Proses produksi cetak tidak banyak menemukan kendala berarti karena bentuknya yang sederhana dan
85
tanpa finishing yang rumit. Proses produksi cetak tahap pertama sebanyak 25 ribu eksemplar memakan waktu 5 hari kerja. Tahap selanjutnya sebelum undangan dikirimkan adalah menempelkan label nama dari database yang sudah dicetak diatas stiker, kemudian setelah undangan tertempel stiker tahap selanjutnya adalah memasukan undangan kedalam plastik. Tahapan ini sangat diperlukan untuk melindungi undangan dan label yang sudah ditempel agar tidak rusak terkena cuaca.
f. Media promosi brosur :
Brosur pameran dapat berfungsi ganda, yaitu untuk menginformasikan agenda pameran kepada calon pengunjung dan juga dapat digunakan sebagai alat penjualan kepada calon peserta pameran. Dibagian depan brosur adalah agenda pameran MTT Indonesia sampai tahun 2015 yang akan datang, halaman kedua berisi informasi-informasi tentang perkembangan industri dan teknologi di Indonesia, khususnya teknologi pengolahan logam.
86
Gambar 4.28 Tampilan dalam materi brosur
Gambar 4.29 Aliran proses produksi materi Brosur
Kemudian dihalaman ketiga adalah informasi konstruksi booth yang diinginkan beserta informasi harga, halaman ini memang khusus diperuntukan bagi calon peserta pameran. Halaman selanjutnya adalah halaman keempat, pada halaman ini terdapat post show report atau laporan dari pameran MTT Indonesia sebelumnya, berisi tentang data statistik pameran seperti jumlah pengunjung pada hari pertama sampai hari terakhir, statistik pengunjung berdasarkan sektor industri dan lain-lain. Halaman kelima adalah informasi tentang pameran yang akan diadakan selanjutnya pada tahun 2014 setelah pameran MTT 2013 Indonesia. Dan halaman terakhir adalah informasi tentang profile pengunjung pameran dan informasi tentang profil peserta pameran, sehingga baik calon pengunjung ataupun calon peserta dapat mengetahui dengan jelas apakah mereka pameran ini layak dikunjungi.
87
Proses desain materi promosi brosur dikerjakan oleh 1 orang senior desainer grafis dibantu dengan 1 orang asisten, dengan waktu pengerjaan selama 4 hari kerja sudah termasuk proses revisi dan persetujuan. Proses cetak brosur dikerjakan selama 6 hari kerja untuk jumlah 1000 eksemplar, proses ini lebih lama dari materi cetak undangan karena bentuk dan finishing brosur lebih rumit dari pada materi undangan. Tahap selanjutnya adalah memasukan brosur kedalam plastik agar tidak rusak terkena cuaca untuk kemudian dikirimkan ke calon peserta dan calon pengunjung yang terpilih.
g. Media promosi Show Preview :
Materi promosi ini dikirim bersamaan dengan undangan pameran tahap kedua kepada calon pengunjung pameran berdasarkan database ataupun melalui peserta pameran kepada pelanggan mereka masing-masing. Show preview berisi produk-produk unggulan atau terbaru dari peserta pameran yang akan dipamerkan. Selain preview produk dari peserta pameran, show preview juga berisi informasi seminar yang diadakan oleh penyelenggara pameran. Materi promosi ini paling efektif untuk menjaring calon pengunjung agar hadir di pameran MTT expo, karena dengan ditampilkannya produk-produk yang akan dipamerkan, maka calon pengunjung akan lebih antusias untuk mengetahui teknologi terbaru dari produk-produk tersebut.
88
Gambar 4.30 Show preview, MTT expo 2013
Gambar 4.31 Aliran proses produksi materi Show preview
Proses produksi show preview memakan waktu lebih lama lagi, yaitu kurang lebih 1 bulan. Hal tersebut disebabkan karena gambar-gambar mesin beserta deskripsi singkat yang ditampilkan tidak selalu dapat diberikan dengan cepat oleh peserta pameran. Sedangkan pihak penyelenggara harus mengakomodir permintaan peserta sebaik mungkin, jadi hampir semua peserta yang ikut serta ingin produk mereka ada didalam show preview yang akan dicetak. Proses cetak show preview juga tergolong rumit. Sebelum dicetak pihak penyelenggara meminta contoh cetak terlebih dahulu karena didalamnya terdapat gambar-gambar mesin peserta, maka penyelenggara tidak ingin jika warna mesin yang tercetak nantinya meleset atau berbeda dengan tampilan mesin sebenarnya. Proses ini memakan waktu 1 hari. Selanjutnya brosur dikerjakan oleh 1 orang senior desainer grafis dibantu dengan 1 orang asisten, dengan waktu pengerjaan selama 4 hari kerja sudah termasuk proses revisi dan persetujuan. Proses
89
cetak brosur dikerjakan selama 6 hari kerja untuk jumlah 1000 eksemplar, proses ini lebih lama dari materi cetak undangan karena bentuk dan finishing brosur lebih rumit dari pada materi undangan. Tahap selanjutnya adalah memasukan brosur kedalam plastik agar tidak rusak terkena cuaca untuk kemudian dikirimkan ke calon peserta dan calon pengunjung yang terpilih.
h. Media promosi Roll up banner :
Roll up banner merupakan media promosi portable yang dapat dengan mudah dibawa. Media ini biasa digunakan pada saat konferensi pers atau juga dapat ditempatkan diruangan sehingga tidak perlu repot-repot memasangnya seperti jika hendak memasang banner atau spanduk. Untuk MTT expo 2013 penyelenggara juga memasang roll up banner di loby gedung kementerian perindustrian, loby gedung kementerian perdagangan dan dibeberapa lokasi penting lainnya yang sering dikunjungi oleh pelaku-pelaku industri baik dari dalam maupun luar kota, atau mungkin luar negeri.
90
Gambar 4.32 Roll Up Banner, MTT expo 2013
Gambar 4.33 Aliran proses produksi materi promosi Roll Up Banner
Proses desain roll up banner masih menggunakan master desain yang sudah ada disesuaikan dengan ukuran yang ada serta beberapa tambahan ornamen dan pesan yang akan disampaikan. Proses desain dikerjakan dalam waktu 3 jam termasuk proses revisi dan persetujuan. Setelah itu materi di cetak sebanyak 10 buah dipercetakan digital terdekat yang memakan waktu kurang lebih 1 hari. Selanjutnya dilakukan pemasangan di tempat-tempat yang sudah ditentukan.
91 4.3 Pengolahan Data
Pengolahan data dilakukan pada proses produksi materi promosi yang terindikasi memiliki peluang paling sering memunculkan waste. Penyeleksian dilakukan dengan melakukan survey dan menyebarkan kuesioner pada pihak-pihak yang berkecimpung langsung dalam kegiatan produksi materi promosi seperti manajer sales, manajer operasional, staff marketing komunikasi, staff operasional, staff promosi, desain grafis, bagian gudang/packing dan bagian pengiriman.
Berikut ini adalah hasil rekap dari kuesioner yang diberikan :
Tabel 4.1 Hasil rekap kuesioner iklan surat kabar dan iklan majalah
92
Tabel 4.3 Hasil rekap kuesioner EDM Invitation & Outdoor Promotion
Tabel 4.4 Hasil rekap kuesioner Poster & Brosur
Tabel 4.5 Hasil rekap kuesioner Undangan cetak & Show Preview
Dari hasil data rekap diatas dapat dilanjutkan ke tahap pembuatan lembaran data diagram pareto seperti yang terlihat pada tabel 4.6 dibawah ini :
93
Tabel 4.6 Tabel lembaran data diagram Pareto No. Materi Promosi Skor
Kuesioner % % Kum 1 Show Preview 117 28,89% 28,89% 2 Undangan Cetak 102 25,19% 54,07% 3 Brosur 60 14,81% 68,89% 4 EDM invitation 53 13,09% 81,98% 5 Outdoor Promotion 27 6,67% 88.64% 6 Poster 22 5,43% 94.07% 7 Iklan Radio 20 4,93% 99,01% 8 Web banner 4 0,99% 100% Jumlah 405
Grafik 4.1 Diagram Pareto
Dari hasil diagram pareto diatas, dapat diketahui bahwa proses produksi materi promosi yang memiliki peluang terbesar dalam memunculkan waste materi promosi show preview. Maka proses penelitian selanjutnya dapat lebih difokuskan kepada produksi materi promosi show preview agar setiap proses yang dilakukan dapat sesuai dengan filosofi lean.
117 102 60 53 27 22 20 4 28,89% 54,07% 68,89% 81,98% 88,64% 94,07% 99,01% 100% Show Preview Undangan Cetak Brosur EDM invitation Outdoor Promotion
Poster Iklan Radio Web banner
Diagram Pareto
94 4.3.1 Penggambaran Value Stream Mapping
Value Stream Mapping adalah suatu tools yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem secara keseluruhan beserta aliran nilai (value stream) yang terdapat dalam aktivitas suatu kegiatan atau secera keseluruhan perusahaan. Dengan Value Stream Mapping, dapat diketahui aliran informasi dan fisik dalam sistem dari masing-masing proses yang terjadi. langkah awal dalam pembuatan Value Stream Mapping adalah dengan penjelasan aliran informasi dan fisik untuk proses produksi materi show preview promosi pameran MTT expo 2013 Indonesia.
1. Aliran Informasi
Aliran informasi proses produksi materi promosi show preview promosi pameran MTT expo 2013 Indonesia dibuat berdasarkan observasi (studi lapangan) dan wawancara dengan pihak-pihak terkait. Penggambaran aliran informasi dilakukan pada keseluruhan pihak yang terkait dalam proses produksi materi show preview promosi MTT expo 2013. Adapun gambaran aliran informasi pada proses produksi show preview promosi pameran MTT expo 2013 adalah sebagai berikut :
1) Aliran informasi proses produksi materi show preview promosi pameran MTT expo 2013 diawali dari rapat manajemen sehubungan dengan semakin dekatnya penyelenggaraan pameran, dalam rapat tersebut disepakati bahwa harus dibuat sebuah materi preview pameran seperti yang sudah dilakukan pada pameran-pameran sebelumnya untuk lebih menarik perhatian calon pengunjung. Hanya saja materi tersebut haruslah lebih lengkap dari yang sudah pernah ada mengingat pameran MTT expo 2013 adalah pameran MTT yang terbesar daripada tahun-tahun sebelumnya. Maka mulai dirancang sebuah konsep materi show preview tersebut agar dapat mengakomodir kepentingan promosi pameran.
95
2) Berdasarkan konsep promosi tersebut, direktur operasional akan meneruskannya ke manajer operational untuk membuat konsep lanjutan dari materi show preview baik dari ukuran, bentuk dan desain yang akan dibuat menjadi sebuah konsep materi show preview yang matang.
3) Konsep materi show preview diberikan kepada staff operational dan desain grafis untuk ditindak lanjuti.
4) Staff operational dan desain grafis akan melaporkan kegiatan-kegiatan seperti pencarian vendor dan pembuatan desain kepada kepala bagian operasional beserta analisa dan tindakan jika terdapat kendala, penyimpangan dan lain-lain.
2. Aliran Fisik
Aliran fisik yang terjadi selama proses produksi materi show preview promosi pameran MTT 2013 adalah sebagai berikut :
1) Bahan baku (raw material) untuk membuat materi show preview promosi adalah gambar-gambar pendukung dari industri pengolahan logam, informasi umum tentang pameran yang akan diadakan, kata-kata pembuka yang diberikan oleh bagian marketing komunikasi, gambar mesin-mesin unggulan dari peserta pameran yang akan ikut serta dan informasi singkat tentang produk-produk mesin yang akan dipamerkan. Proses selanjutnya dilakukan pengeditan dari gambar-gambar pendukung, dan gambar-gambar mesin-mesin yang akan dipamerkan. Pada tahap ini kualitas gambar sangat diperhatikan agar dapat menghasilkan kualitas desain yang baik. Kemudian materi tersebut disusun dan ditata oleh staff desain grafis agar terlihat menarik, rapi dan dapat memberikan informasi sejelas-jelasnya kepada calon pengunjung. Setelah itu materi diberikan kepada manajer
96
operasional dan sales untuk diteliti apakah aspek pemasaran dan promosi yang diinginkan sudah terpenuhi.
2) Setelah desain disetujui maka proses selanjutnya adalah pembuatan final artwork
untuk kebutuhan produksi cetak. final artwork adalah proses penyelesaian desain dengan memeriksa setiap bagian desain atau gambar-gambar demi kelancaran proses cetak. Proses ini meliputi pengecekan warna yang digunakan, jenis huruf yang digunakan, besar kecilnya resolusi gambar yang digunakan dan lain-lain 3) Kemudian dari hasil final artwork yang telah selesai, dilakukan proses produksi.
Proses produksi cetak dilakukan oleh vendor yang telah dipilih. Pemilihan vendor percetakan dilakukan dengan memperhatikan beberapa kriteria seperti: harga terbaik, waktu tercepat dan kualitas terbaik.
4) Proses selanjutnya setelah materi show preview selesai dicetak adalah pengiriman dari vendor ke PT ECMI Indonesia. Hasil cetak yang dikirim adalah hasil cetak yang sudah melalui proses quality control oleh pihak percetakan, sehingga yang diterima oleh PT ECMI Indonesia adalah materi show preview yang sudah dalam keadaan baik dan layak.
5) Setelah sampai di PT ECMI Indonesia materi show preview akan ditempelkan label dari data calon pengunjung yang ingin dikirim berdasarkan database yang telah ada. Label tersebut berisi nama orang yang akan diundang, jabatan dan alamat lengkap dari calon pengunjung (biasanya alamat kantor atau pabrik). Label yang dicetak biasanya sudah terseleksi berdasarkan area wilayah dari calon pengunjung, sehingga pada proses ini sekalian dapat dipilah-pilah pembagian materi show preview berdasarkan pembagian wilayah tersebut.
97
6) Proses penempelan label dan pembagian wilayah dapat dilakukan hampir berbarengan dengan proses memasukan materi show preview kedalam plastik seal. Hal ini sangat penting untuk melindungi materi tersebut dari cuaca yang tidak menentu pada saat pengiriman. Plastik akan melindungi materi show preview agar sampai kepada calon pengunjung dengan baik dan dapat memberikan informasi dan promosi dengan baik pula.
7) Tahap selanjutnya adalah proses packing oleh bagian gudang dan packing berdasarkan wilayah pengiriman untuk mempermudah jalannya pendistribusian. 8) Proses selanjutnya adalah pendistribusian oleh bagian pengiriman. Proses ini juga
melibatkan vendor untuk mengirimkan materi show preview yang tidak bisa dijangkau oleh bagain pengiriman PT ECMI Indonesia. area jangkau bagain pengiriman hanya terbatas wilayah DKI Jakarta, sedangkan untuk area diluar wilayah DKI Jakarta, peniriman dilakukan oleh vendor yang dipilih berdasarkan kriteria seperti : Pelayanan terbaik, harga terbaik dan pengiriman paling cepat serta reputasi vendor tersebut dalam industri pengiriman.
98
99
4.3.2 Identifikasi Waste yang Paling Berpengaruh
Proses identifikasi waste ini dilakukan dengan cara diskusi/wawancara dan menyebarkan sejumlah kuesioner. Diskusi dilakukan untuk menyatukan persepsi tenang pemahaman terhadap waste dan keterkaitan antar waste. Sedangkan penyebaran kuesioner dilakukan untuk mendapatkan bobot dari waste. Proses diskusi dan pengisian kuesioner melibatkan staf yang berkompeten serta mengetahui dengan pasti waste yang paling berpengaruh dan waste yang paling sering muncul. Kuesioner ini dibagikan kepada delapan responden yang terlibat langsung dalam proses produksi materi show preview promosi pameran MTT 2013, yaitu :
1. Manajer sales 2. Manajer operasional 3. Bagian marketing 4. Bagian operasional 5. Bagian promosi 6. Bagian desain grafis 7. Bagian gudang & packing 8. Bagian pengiriman
Hasil rekap data kuesioner tentang tingkat keseringan waste yang terjadi pada materi show preview promosi MTT expo 2013 adalah sebagai berikut :
100
Tabel 4.7 Hasil Kuesioner Identifikasi Waste pada Materi Show Preview
No Waste
(pemborosan)
Skor Untuk Kuesioner
Jumlah Rata-rata 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Transportation 0 0 0 4 0 0 0 3 7 1 2 Inventory 0 0 0 4 0 0 3 0 7 1 3 Motion 6 5 6 5 3 4 3 2 34 4 4 Waiting Process 0 2 1 3 2 6 5 5 32 4 5 Over Processing 3 4 3 4 3 5 3 1 26 3 6 Over Production 0 0 1 3 0 4 0 0 8 1 7 Defect 0 0 0 0 0 0 2 1 3 0
Gambar 4.2 Grafik Hasil Identifikasi Waste (Pemborosan)
Berdasarkan hasil kuesioner diatas identifikasi pemborosan (waste) yang sering terjadi adalah : 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5
Hasil Identifikasi Waste (pemborosan)
101
Tabel 4.8 Rangking Hasil Identifikasi Waste (Pemborosan) Ranking Waste (Pemborosan) Jumlah Rata-rata 1 Motion 34 4 2 Waiting Process 32 4 3 Over Processing 26 3 4 Over Production 8 1 5 Transportation 7 1 6 Inventory 7 1 7 Defect 3 0
Tabel dan diagram batang diatas menjelaskan bahwa pemborosan (waste) yang sering terjadi pada proses produksi materi show preview promosi pameran MTT 2013 adalah motion, waiting process dan over processing.
4.3.3 Value Stream Analysis Tool (VALSAT)
Setelah mendapatkan bobot dari masing-masing pemborosan, langkah selanjutnya adalah pemilihan detailed mapping tool yang sesuai dengan jenis pemborosan yang timbul pada proses yang berjalan. Pemilihan detailed mapping tool ini dilakukan berdasarkan perhitungan bobot pada value stream analysis tool (VALSAT). Perhitungan bobot pada VALSAT ini dilakukan dengan mengalikan bobot pemborosan yang diperoleh dari kuesioner dengan faktor pengali hubungan antara pemborosan dengan
detailed mapping tool yang dipakai. Berikut ini adalah hasil perhitungan bobot masing-masing detailed mapping tool.
102
Tabel 4.9 Value Stream Analysis Tool (VALSAT) Result
Dibawah ini adalah hasil pembobotan Value Stream Analysis Tool (VALSAT) yang telah diurutkan berdasarkan bobot terbesar hingga terkecil :
Tabel 4.10 Hasil Pembobotan Value Stream Analysis Tool (VALSAT)
Detailed Mapping tool Bobot Ranking
Process Activity Mapping 112 1
Supply Chain Response Matrix 52 2
Production Variety Funnel 16 5
Quality Filter Mapping 4 6
Demand Amplification Planning 24 4
Decision Point Analysis 27 3
103
Grafik 4.3 Hasil Identifikasi Values Stream Analysis Tool (VALSAT)
Berdasarkan tabel dan diagram tabel diatas dapat dilihat bahwa detail mapping tool yang memiliki total skor yang terbesar adalah Process activity Mapping (PAM) sebesar 112 dan Supply Chain Response Matrix (SCRM) yaitu sebesar 52. dari hasil
detail mapping tool diatas yang dipilih adalah Process Activity Mapping (PAM) karena nilai PAM memiliki skor paling besar secara nyata. selanjutnya akan dibuat detailed mapping dari PAM yang ada pada proses produksi.
4.3.4 Process Activity Mapping (PAM)
Process Activity Mapping merupakan sebuah tool yang digunakan untuk menggambarkan proses produksi secara detail dari tiap-tiap aktivitas yang dilakukan dalam proses produksi dan mengetahui proporsi dari kegiatan yang termasuk value added activity (VA),necessary but non value adding activity (NNVA) dan non value added activity (NVA). Peta ini mampu mengidentifikasi adanya pemborosan pada value
112 52 16 4 24 27 2 Process Activity Mapping Supply Chain Response Matrix Production Variety Funnel Quality Filter Mapping Demand Amplification Planning Decision Point Analysis Physical Structure
104
stream dan mengoptimalisasi proses agar lebih efisien dengan cara simplifikasi, kombinasi ataupun eliminasi.
Untuk pembuatan Process Activity Mapping ini, tahapannya adalah sebagai berikut:
1. Mencatat semua aktivitas yang akan dilakukan dalam proses produksi materi show preview yang antara lain, elemen kerja, waktu proses dan jumlah pekerja.
2. Mengklasifikasikan aktivitas tersebut ke dalam Operasi (Operation), Transportasi (Transportation), Inspeksi (Inspection), Penyimpanan (Storage) dan Menunggu (Delay) dengan pendefinisian sebagai berikut:
Operasi (operation) adalah aktivitas yang bernilai tambah (value added)
Transportasi (transportation), inspeksi (inspection) dan penyimpanan (storage)
berjenis penting tapi tidak bernilai tambah (necessary but non value added)
Delay adalah aktivitas yang dihindari untuk terjadi sehingga merupakan aktivitas berjenis tidak bernilai tambah (non value added)
3. Menambahkan informasi untuk proses analisa selanjutnya
4. Menganalisa proporsi aktivitas yang tergolong value added activity (VA), necessary but non value adding activity (NNVA) dan non value added activity (NVA).
4.3.4.1 Pengumpulan dan Pengukuran Data PAM
Pengumpulan dan pengukuran data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan pengukuran langsung. data yang terdapat pada process activity mapping merupakan data untuk proses produksi materi show preview. Berdasarkan hasil pengukuran dan pengumpulan data maka selanjutnya bisa dibuat Process Activity Mapping untuk proses produksi materi show preview secara lengkap.
105
Tabel 4.11 Process Activity Mapping Produksi Materi Show Preview
Proses Langkah-langkah Peralatan Waktu
(jam) Jumlah Pekerja Aktifitas Kategori O T I S D Proses Desain
Membuat konsep desain Pensil & Kertas 5 3 O VA
Mengumpulkan materi desain berupa gambar, foto & tulisan
Komputer &
Koneksi Internet 32 2 S
NNVA Melakukan pengeditan gambar, foto, produk
& tulisan Komputer desain 8 2 O
VA
Proses pembuatan layout desain Komputer desain 16 1 O VA
Menunggu kiriman materi produk 40 D NVA
Melakukan pengeditan materi produk Komputer desain 16 2 O VA
Proses penempatan materi produk kedalam
desain Komputer desain 16 1 O
VA Pengiriman hasil desain ke manajer
Operasional dan sales Via Network 0,5 1 T
NNVA
Menunggu persetujuan desain 8 D NVA
Penyelesaian desain Komputer desain 2 1 O VA
Pembuatan dummy desain Printer, kertas,
cutter & lem 1 1 I
NNVA
Proses Produksi Cetak (Supplier)
Penyimpanan materi kedalam keping DVD Komputer &
keping DVD 1 1 O
VA Pengiriman materi DVD bersama dummy
desain Motor 1 1 T
NNVA
Proses pembuatan proof cetak Mesin cetak
digital 8 D
NVA
Pengiriman hasil proof desain ke PT ECMI Motor 1,5 D NVA
Proses pemeriksaan proof cetak dan
persetujuan 8 I
106
Pengiriman hasil persetujuan proof cetak Motor 1,5 1 T NNVA
Proses produksi cetak di supplier Mesin cetak 48 I NNVA
Pengiriman hasil cetak ke PT ECMI Truck 2 D NVA
Proses penempelan label
Pencetakan label nama berdasarkan wilayah Printer & label
kosong 8 1 O
VA Pengecekan materi show preview sebelum di
tempel label 8 2 I
NNVA Penempelan label nama pada materi show
preview 16 6 O
VA
Persiapan pengiriman
Proses memasukan materi yang sudah
tertempel label ke dalam plastik Plastik 16 6 O
VA
Pengepakan berdasarkan wilayah
Kertas pembungkus &
lakban
5 3 O VA
107
Tabel 4.12 Process Activity Mapping Produksi Materi Show Preview Setelah Perhitungan
Proses Langkah-langkah Peralatan Waktu
(jam)
Jumlah Pekerja
Aktifitas
Kategori
Waktu operasi (jam)
O T I S D O T I S D
Proses Desain
Membuat konsep desain Pensil & Kertas 5 3 O VA 5
Mengumpulkan materi desain berupa gambar,
foto & tulisan
Komputer &
Koneksi Internet 32 2 S NNVA 32
Melakukan pengeditan gambar, foto, produk &
tulisan
Komputer
desain 8 2 O VA 8
Proses pembuatan layout desain
Komputer
desain 16 1 O VA 16
Menunggu kiriman
materi produk 40 D NVA 40
Melakukan pengeditan materi produk
Komputer
desain 16 2 O VA 16
Proses penempatan materi produk kedalam
desain
Komputer
desain 16 1 O VA 16
Pengiriman hasil desain ke manajer Operasional
dan sales
Via Network 0,5 1 T NNVA 0,5
Menunggu persetujuan
desain 8 D NVA 8
Penyelesaian desain Komputer
desain 2 1 O VA 2
Pembuatan dummy desain
Printer, kertas,
cutter & lem 1 1 I NNVA 1
Proses Produksi Penyimpanan materi kedalam keping DVD Komputer & keping DVD 1 1 O VA 1
108 Cetak
(Supplier)
bersama dummy Proses pembuatan proof
cetak
Mesin cetak
digital 8 D NVA 8
Pengiriman hasil proof
desain ke PT ECMI Motor 1,5 D NVA 1,5
Proses pemeriksaan proof cetak dan
persetujuan
8 2 I NNVA 8
Pengiriman hasil
persetujuan proof cetak Motor 1,5 1 T NNVA 1,5
Proses produksi cetak di
supplier Mesin cetak 48 I NNVA 48
Pengiriman hasil cetak
ke PT ECMI Truck 2 D NVA 2
Proses penempelan
label
Pencetakan label nama berdasarkan wilayah
Printer & label
kosong 8 1 O VA 8
Pengecekan materi show preview sebelum di
tempel label
8 2 I NNVA 8
Penempelan label nama pada materi show
preview
16 6 O VA 16
Persiapan pengiriman
Proses memasukan materi yang sudah tertempel label ke dalam
plastik Plastik 16 6 O VA 16 Pengepakan berdasarkan wilayah Kertas pembungkus & lakban 5 3 O VA 5
Pengiriman Motor &
Supplier 32 2 T NNVA 32 Total 25 Langkah 300,5 39 11 4 4 1 5 109 35 65 32 59,5 Total Persentase 100% 36,3 % 11,7 % 21,6 % 10,6 % 19,8 %
109
Berdasarkan tabel diatas maka didapat hasil sebagai berikut: 1. Aktifitas Operasi (Operation)
Pada proses ini melibatkan 11 aktifitas operasi dari total 25 aktifitas secara keseluruhan ( 44%), dengan waktu operasi sebesar 109 jam atau 36,3% 2. Aktifitas Transportasi (Transportation)
Pada proses ini melibatkan 4 aktifitas transportasi dari total 25 aktifitas secara keseluruhan (16%), dengan waktu operasi sebesar 35 jam atau 11,7%
3. Aktifitas Inspeksi (Inspection)
Pada proses ini melibatkan 4 aktifitas transportasi dari total 25 aktifitas secara keseluruhan (16%), dengan waktu operasi sebesar 65 jam atau 21,6%
4. Aktifitas Penyimpanan (Storage)
Pada proses ini melibatkan 1 aktifitas transportasi dari total 25 aktifitas secara keseluruhan (4%), dengan waktu operasi sebesar 32 jam atau 10,6%
5. Aktifitas Menunggu (Delay)
Pada proses ini melibatkan 5 aktifitas transportasi dari total 25 aktifitas secara keseluruhan (20%), dengan waktu operasi sebesar 59,5 jam atau 19,8%
4.3.4.2 Pengelompokan Waktu Berdasarkan 3 Jenis Aktifitas
Dibawah ini akan dilakukan pengelompokkan proses produksi materi show preview kedalam 3 aktifitas yaitu value added activity (VA), necessary but non value adding activity (NNVA) dan non value added activity (NVA). Pada tabel ini didapatkan informasi waktu proses untuk masing-masing elemen kerja tiap-tiap prosesnya.
110
Tabel 4.13 Waktu Aktifitas VA, NNVA dan NVA No Kegiatan-kegiatan VA (jam) NNVA (jam)
NVA (jam)
1 Membuat konsep desain 5
2 Mengumpulkan materi desain: gambar, foto & tulisan 32
3 Pengeditan gambar, foto, produk & tulisan 8
4 Proses pembuatan layout desain 16
5 Menunggu kiriman materi produk 40
6 Melakukan pengeditan materi produk 16
7 Proses penempatan materi produk kedalam desain 16 8 Pengiriman hasil desain ke manajer Operasional dan
sales 0,5
9 Menunggu persetujuan desain 8
10 Penyelesaian desain 2
11 Pembuatan dummy desain 1
12 Penyimpanan materi kedalam keping DVD 1
13 Pengiriman materi DVD bersama dummy desain 1
14 Proses pembuatan proof cetak 8
15 Pengiriman hasil proof desain ke PT ECMI 1,5
16 Proses pemeriksaan proof cetak dan persetujuan 8
17 Pengiriman hasil persetujuan proof cetak 1,5
18 Proses produksi cetak di supplier 48
19 Pengiriman hasil cetak ke PT ECMI 2
20 Pencetakan label nama berdasarkan wilayah 8
21 Pengecekan materi show preview sebelum di tempel
label 8
22 Penempelan label nama pada materi show preview 16
23 Proses memasukan materi yang sudah tertempel label
ke dalam plastik 16
24 Pengepakan berdasarkan wilayah 5
25 Pengiriman 32
Total waktu
109 130,5 59,5 36,78% 43,42% 19,8%
Berikut ini merupakan diagram lingkaran (pie chart) hasil persentase dari aktifitas proses produksi granit yang telah dikelompokkan ke dalam 3 aktifitas yaitu value adde
111
activity (VA), necessary but non value adding activity (NNVA), dan non value added activity (NVA)
Grafik 4.4 Aktifitas Proses Produksi Materi Promosi Show Preview yang telah Dikelompokan ke Dalam 3 Aktifitas
Dari perhitungan tersebut didapatkan hasil sebagai berikut : 1. Aktifitas yang memiliki nilai tambah (value added activity/VA)
Pada proses produksi materi promosi show preview melibatkan 11 aktifitas yang memiliki nilai tambah, dengan total waktu 109 jam atau 36,78%.
2. Aktifitas yang dibutuhkan tetapi tidak memiliki nilai tambah (necessary but non value added/NNVA).
Pada proses produksi materi promosi show preview melibatkan 8 aktifitas
necessary but non value added/NNVA, dengan total waktu 130,5 jam atau 43,42%.
VA 37% NNVA 43% NVA 20%
Aktifitas Proses Produksi Materi Promosi
Show Preview dikelompokkan dalam 3
112
3. Aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah (non value added/NVA).\
Pada proses produksi materi promosi show preview melibatkan 5 aktifitas yang memiliki nilai tambah, dengan total waktu 59,5 jam atau 19,8%.
Setelah diketahui ketiga jenis waktu masing-masing aktifitas, maka dapat dihitung
value to waste ratio dengan rumus sebagai berikut :
Value to waste ratio = VA/(NVA+NNVA)
Sehingga didapat hasil value to waste ratio sebagai berikut : Value to waste ratio = 109/(59,5+130,5)
Value to waste ratio = 0,58
Value to waste ratio = 58%
Value to waste ratio adalah nilai perbandingan antara aktivitas yang memberikan nilai tambah dengan keseluruhan aktivitas.Berdasarkan perhitungan diatas, didapatkan hasil bahwa value to waste ratio untuk proses produksi materi promosi Show Preview pameran MTT expo 2013 sebesar 0,58 atau 58%
