BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

22

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Analisis sistem yang berjalan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem sedang berjalan pada perusahaan, berbagai perubahan sistem yang lebih baik. Analisis ini berorientasi pada objek-objek yang diperlukan oleh sistem yang dirancang, dimaksud untuk beratkan kepada fungsi sistem yang berjalan dengan tidak memberatkan kepada alur proses dari sistem. Selanjutnya dari hasil analisis ini digambarkan dan didokumentasikan dengan metodologi berorientasi objek melalui diagram seperti use case diagram, skenario use case dan aktifitas diagram, pertimbangan diagram tersebut ini karena dianggap mewakili secara keseluruhan sistem dan diharapkan dapat memperjelas sistem yang dibuat untuk user.

Dengan adanya sistem, secara umum perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak pencatatan keuangan menggunakan secara manual ini, mulai dari perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak kesalahan yang terjadi, antara lain membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita membutuhkan dokumen, adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya keamanan data sehingga butuh media penyimpanan yang cukup besar untuk dokumen dan data keuangan perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak tersebut.

(2)

3.2. Tinjauan Perusahaan

Perusahaa Dwiki Mobil 2 Pontianak melakukan pelaksanaan kegiatan penjualan setiap bulannya selalu mengalami peningkatan. Dalam hal ini perusahaan juga mempermudah proses penjualannya.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Dwiki Mobil 2 Pontianak merupakan sebuah perusahaan mobil yang bergerak dibidang penjualan serta penjulan secara kredit yang dikembangkan diperusahaan ini. Dwiki Mobil 2 Pontianak salah satu perusahaan yang bisa bekerja sama. Perusahaan Dwiki 2 Mobil beralamat di Jln. Putri Daranante Pontianak, dan proses penjualannya bisa dikreditkan pada perusahaan. Perusahaan Dwiki Mobil 2 berdiri pertama kalinya pada tahun 2005 di Jl. Penjara, setelah itu perusahaan pindah di Jl. Putri Daranante Pontianak sejak 2008 sampai sekarang.

Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak juga melayani berbagai macam penjualan misalnya seperti penjualan motor dan penjualan mobil, perusahaan juga menyediakan mobil baru dan mobil bekas jika Customer ingin memilih, sesuai pilihan konsumen yang telah dipinta. Penjualan pada perusahaan bukan hanya cash saja penjualan secara kredit oleh perusahaan tersebut. Perusahaan sangat berkembang pesat setiap tahunnya karena perusahaan ini bisa dikredit oleh perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak.

(3)

Adapun visi dan misi dari Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak sendiri adalah sebagai berikut :

1. Visi

Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak yang pembiayaan menjadi termuka, menjadi lebih efektif dalam pengerjaan penjualan mobil, dengan menciptakan nilai-nilai yang terbaik bagi seluruh pembelinya (Customer)

2. Misi

Membantu masyarakat khususnya pembeli dalam menyediakan setiap kemudahan fasilitas kredit kendaraan bermobil yang terjangkau dan dapat diandalkan melalui kerjasama yang saling menguntungkan serta berkesinambungan dengan bisnis dan melakukan pengelolaan bisnis yang dijalankan makin maju.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.1 berikut ini merupakan struktur organisasi dari Dwiki Mobil 2 Pontianak.

Sumber :Dwiki Mobil 2 Pontianak

Gambar III.1 Struktur Organisasi Dwiki Mobil 2

Direktur

Admin Bagian Penjualan

(4)

Berikut merupakan fungsi dari beberapa bagian dari Dwiki Mobil 2 Pontianak:

1. Direktur

Direktur rmerupakan pemilik sebuah perusahaan yang membiayai semua modal yang harus dikeluarkan berdasarkan kebutuhan perusahaan tersebut serta berhak mengetahui setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.

2. Bagian Penjualan

Bagian Penjualan merupakan bagian pemasaran produk yang berfungsi untuk mencari, mendapatkan, mempertahankan dan memperbanyak konsumen serta menguasai pasar.

3. Admin

Admin merupakan bagian yang difokuskan dalam penanganan keuangan dan mengatasi masalah penjualan yang mengurusnya.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Suatu prosedur bisnis sistem berjalan tahap-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan prosedur sistem bisnis. Sesuai dengan adanya Tugas Akhir (TA) ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil dari Dwiki Mobil 2 Pontianak yaitu sistem penjualan mobil yang selama ini telah melewati beberapa proses. Prosedur sistem akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang proses piutangnya adalah :

1. Pengajuan Kredit

Customer bisa memilih mobil yang diingin, CV akan meminta dokumen persyaratan kredit ke customer, serta akan diserahkan kepada pihak finance

(5)

(lising). Kalau pengajuan di ACC oleh pihak finance (lising) maka pihak cutomer wajib membayar DP kepada pihak CV. Pada bagian Penjualan customer harus membayar, setelah melakukan transaksi customer akan mendapatkan Kwitansi DP oleh pihak CV yang ditanggani oleh admin tersebut.

2. Pengiriman

Pihak CV pada bagian administrasi membuat surat jalan untuk pegiriman mobil kepada pihak customer beserta berkas (STNK dan BPKB) mobil yang akan diserahkan kepada customer tersebut.

3. Pelunasan Piutang

Pihak CV akan menerima pelunasan piutang mobil dari pihak finance (lising), dengan menerima dana sesuai harga mobil yang telah ditetapkan oleh pihak CV, serta bukti transaksi berupa Kwitansi DP awal dan tandatangan diatas materai bahwa customer telah menerima dan menyepakati proses yang telah diikuti oleh pihak CV tersebut.

3.3. Unified Modelling Language (UML)

Unified Modelling Language (UML) Diagram yang digunakan oleh tahap ini pada pihak CV adalah activity diagram yaitu :

3.4.1. Activity Diagram

Contoh activity diagram yang digunakan oleh pihak CV (Dwiki Mobil 2 Pontianak) sebagai berikut :

(6)

Customer Bagian Penjualan Tidak Ada Admin Finance Acc Acc Tidak

Sumber : Dwiki Mobil 2 Pontianak (2017)

Gambar III.II Activity Diagram Penjualan Mobil

Pilih Mobil Cek Mobil

Menerima Bukti Kwitansi Mencatat Kwitansi Transaksi Membuat Persyaratan Mencatat Nota,Surat Jalan Pembayaran DP Melakukan Pelunasan Menerima Persyaratan Menyerahkan Memproses Menerima Menerima Dokumen Mengimformasi kan Pengiriman Dokumentasi Ke Finance Menerima Menerima Pelunasan Menerima Pembayaran DP Pencatatan Kredit

(7)

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan sangat diperlukan suatu dokumen untuk memperoses data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan mobil pada Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem bejalan.

Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi di dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output).

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu keluaran yang yang disebut dengan output. Dokumen masukan yang digunakan oleh perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak tersebut dapat dijelaskan dokumen masukan dibawah ini adalah :

a. Nama Dokumen : Formulir Kredit

Fungsi : Sebagai Bukti

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Penjualan

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi

Jumlah : 1 Lembar

(8)

Bentuk : Lampiran A.1 b. Nama Dokumen : KK (Kartu keluarga)

Sumber : Customer, Arsip Perusahaan

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Bentuk : Lampiran A.2

c. Nama Dokumen : KTP (Kartu Tanda Penduduk)

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

d. Nama Dokumen : Surat Keterangan Menikah

Jumlah : 1 Lembar

(9)

e. Nama Dokumen : Surat Keterangan Usaha

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak tersebut yang digunakan. Contoh dokumen keluaran adalah :

a. Nama Dokumen : Kwitansi DP

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer, Arsip Perusahaan

Frekuansi : setiap 1 bulan sekali dalam transaksi penjualan

Media : Kertas

Jumlah : Disesuaikan

(10)

b. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Untuk mengetahui penjualan mobil di perusahaan

Sumber : Arsip Kwitansi

Tujuan : Pemilik (Manager)

Frekuansi : Setiap terjadi permintaan barang

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Bentuk : Lampiran B.3

3.6. Permasalahan Pokok

Dari hasil yang telah diteliti dan diamati pada Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak maka dapat mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem penjualan secara kredit dan piutang dagang yang sedang berjalan pada perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak dapat dijelaskan pokok masalah seperti dibawah ini, yaitu :

1. Belum ada laporan transaksi pada pihak CV sehingga tidak ada data perbulan dan pertahun yang direkap oleh pihak CV tersebut.

2. Belum ada bukti transaksi yang masih diluar secara teratur dan tertata rapi sehingga rentan terjadi kesalahan pada pihak CV tersebut.

3. Belum ada catatan akuntansi sehingga tidak dapat diketahui kondisi sistem akuntansi penjualan secara kredit pada pihak perusahaan tersebut.

(11)

3.7. Pemecahan Masalah

Dari permasalahan-permasalahan pada perusahaan diatas maka menyarankan bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan mobil yang sudah terkomputerisasi pada Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak. Dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi dengan baik. Maka mengusulkan pemecahan masalah yaitu sistem penjualan kredit pada Perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak. Oleh karena itu dapat diambil bahwa setiap masalah pasti ada solusinya , pemecahan masalah perusahaan Dwiki Mobil 2 Pontianak adalah sebagai berikut :

1. Dengan adanya komputerisasi laporan keuangan akan dihasilkan secara otomatis oleh sistem yang akan dijalankan.

2. Dengan adanya komputerisassi pada komputer akan menghasilkan secara otomatis data, user dan mencetak pada sistem tersebut.

3. Proses yang dibutuhkan sistem yang dapat mengolah data akuntansi hingga menghasilkan laporan keuangan, serta meminimalisasikan laporan penjualan secara kredit dan piutang dagang pada perusahaan tersebut.