2. DASAR TEORI
2.1 Toyota Produstion System
Toyota Production System merupakan suatu filosofi yang digunakan Toyota untuk mengatur suatu perusahaan dan untuk mengatur perhitungan bahan baku yang akan digunakan. TPS juga sering dikenal sebagai Lean manufacturing yang didalamnya terus ada continuous improvement yang dilakukan dengan cara mengeliminasi atau mengurangi waste di semua aspek yang berkaitan dengan aliran produk dari supplier sampai ke tangan customer, sehingga didapatkan metode yang paling efisien.
Gambar 2.1 Toyota House Sumber: TMMIN TPS modul
Hasil yang ingin dicapai dengan adanya TPS adalah mendapatkan kualitas yang baik dengan cost yang rendah serta waktu proses yang lebih pendek.
2.1.1 Just In Time
Just in time adalah konsep dimana bahan baku dimana bahan baku untuk produksi didatangkan dari pemasok atau supplier tepat pada waktu bahan itu dibutuhkan oleh proses produksi, sehingga akan menghemat bahkan meniadakan biaya persediaan barang atau stocking cost (TMMIN, 2007).
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam JIT, adalah 1. Aliran Material yang lancar
Sederhanakan pola aliran material. Untuk itu dibutuhkan pengaturan total pada line produksi. Ini juga membutuhkan akses langsung dengan dan dari bagian penerimaan dan pengiriman. Tujuannya adalah untuk mendapatkan aliran material yang tidak terputus dari bagian penerimaan dan kemudian antar tiap tingkat produksi yang saling berhubungan secara langsung, sampai pada bagian pengiriman. Apapun yang menghalangi aliran yang merupakan target yang harus diselidiki dan dieliminasi.
2. Pengurangan waktu set-up
Sesuai dengan JIT, terdapat beberapa bagian produksi diskret yang memilki waktu set-up mesin yang kadang-kadang membutuhkan waktu beberapa jam. Hal ini tidak dapat ditoleransi dalam sistem JIT. Pengurangan waktu setup yang dramatis telah dapat dicapai oleh berbagai perusahaan, kadang dari 4-7 jam menjadi 3-7 menit. Ini membuat ukuran batch dapat dikurangi menjadi jumlah yang sangta kecil, yang mengijinkan perusahaan menjadi sangat fleksibel dan responsif dalam menghadapi perubahan permintaan konsumen. 3. Pengurangan lead time vendor
Sebagai pengganti dari pengiriman yang sangat besar dari komponen-komponen yang harus dibeli setiap 2/3 bulan, dengan sistem JIT, harapannya adalah dapat menerima komponen tepat pada saat operasi produksi membutuhkan. Untuk itu perusahaan kadang-kadang harus membuat kontrak jangka panjang dengan vendor untuk mendapatkan kondisi seperti ini.
4. Komponen zero defect
Sistem JIT tidak dapat mentolelir komponen yang cacat, baik itu yang diproduksi maupun yang dibeli. Untuk komponen yang diproduksi, teknis
kontrol statistik harus digunakan untuk menjamin bahwa semua proses sedang memproses komponen dalam toleransi setiap waktu. Untuk komponen yang dibeli, vendor diminta untuk menjamin bahwa semua produk yang mereka sediakan telah diproduksi dalam sistem produksi yang diawasi secara satistik. Perusahaan selalu memiliki program sertifikasi vendor untuk menjamin terlaksananya hal ini.
5. Kontrol lantai produksi yang disiplin.
Dalam sistem pengawasan lantai produksi tradisional, penekanan diberikan pada utilitas mesin, waktu produksi yang panjang yang dapat mengurangi biaya set-up dan juga pengurangan waktu pekerja. Untuk itu, order produksi dikeluarkan dengan memperhatikan faktor-faktor ini. Dalam JIT, perhitungan performansi tradisional ini sangat jauh dari keinginan untuk membentuk persediaan yang rendah dan menghilangkan hal-hal yang menghalangi operasi yang responsif. Hal ini membuat waktu awal pelepasan order yang tepat harus dilakukan setiap saat. Ini juga berarti, kadangkadang mesin dan operator mesin dapat saja menganggur. Banyak manajer produksi yang telah menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menjaga agar mesin dan tenaga kerja tetap sibuk, mendapat kesulitan membuat penyesuaian-penyesuaian yang dibutuhkan agar berhasil menggunakan operasi JIT. Perusahaan yang telah berhasil mengimplementasikan filosofi JIT akan mendapatkan manfaat yang besar.
Elemen-elemen dari JIT-TPS dapat dijabarkan sebagai berikut: a. Flow process
b. Tack time
c. Standardlized work d. Pull system
2.1.1.1 Shipping Operation Diagram (SOD)
Shipping Operation Diagram (SOD) adalah diagram yang berisi urutan proses yang dilakukan beserta waktu untuk memenuhi order dari customer. Shipping operation diagram digunakan sebagai acuan atau standar menuju operasi JIT mulai dari informasi datang, setting heijunka (tempat untuk meratakan kanban pulling), pulling, preparation delivery, bahkan sampai kendaraan kembali.
Langkah-langkah membuat SOD adalah sebagai berikut:
1. Tulis semua proses mulai dari informasi diterima, barang dikirim, sampai truk kembali, tulis lama waktu proses
2. Gambarkan lama proses berupa kotak persegi sesuai waktu yang dibutuhkan dari kiri ke kanan.
3. Hubungkan proses sebelum dan sesudah dengan menggunakan garis lurus 4. Untuk proses menunggu gambarkan dengan garis solid dari kiri ke kanan
2.1.1.2 Part Information Flow Chart (PIFC)
Merupakan diagram yang berisi aliran informasi dan aliran barang sebagai pemetaan suatu proses.
Pemetaan ini bertujuan untuk mengetahui (The Toyota Way, Jeffrey K. Liker):
1. Stagnasi informasi & material 2. Sistem produksi
3. kondisi proses apakah sudah kondisi actual sudah sesuai standard 4. Lead time
Step pembuatan PIFC current : 1. Genba
2. Gambarkan semua proses dari RM sampai FG 3. Gambarkan aliran material antar proses
4. Gambarkan aliran informasi antar proses sesuai jenis sesuai jenis informasinya
5. Lengkapi keterangan infomasi & material meliputi :
a. Kapan
b. Berapa banyak
c. Siapa
d. Apa/ Berupa apa
e. Bagaimana
Antara kondisi standard dan actual 6. Hitung Lead time
Gambar 2.2 Contoh Part Information Flow Chart (PIFC) Sumber: PT AOP AWP Plant 1
2.1.2 Jidoka
Jidoka didefinisikan dalam TPS sebagai suatu alat atau sistem yang digunakan untuk mengetahui atau mendeteksi ketidaknormalan proses jika terjadi sesuatu yang abnormal, dan proses akan terhenti secara otomatis. Prinsip Jidoka adalah otomasi peralatan yang bekerja secara harmonis dengan operator (machine-human automation). Jidoka memiliki tujuan sebagai berikut:
a. Menjamin kualitas produksi untuk mencapai hasil kualitas 100% baik. b. Menghemat atau menyederhanakan Man Power.
c. Mencegah terjadinya down time akibat adanya kelainan pada proses operasional produksi.
Dengan adanya prinsip Jidhoka ini, TPS mengajak seluruh operator untuk senantiasa memiliki kepekaan dan rasa tanggung jawab terhadap kualitas produksi.
Muda (waste) dapat didefinisikan semua hal yang melebihi jumlah peralatan, bahan, ruangan, dan waktu yang secara tidak absolute diperlukan untk memberikan nilai tambah pada produk.
Macam-macam muda dalam TPS ada 7, yaitu: 1. Muda produksi yang berlebihan
Produksi lebih cepat atau kelebihan produksi untuk menutupi masalah 2. Muda pergerakan
Gerakan manusia atau mesin yang tidak memberikan nilai tambah 3. Muda menunggu
Keterlambatan atau perbedaan cycle time proses sebelumnya 4. Muda transportasi
Pengangkutan yang tidak JIT 5. Muda proses
Melakukan proses yang tidak dibutuhkan 6. Muda stock
Melebihi jumlah minimum yang dibutuhkan 7. Muda defect
Terdapat produk yang cacat atau rusak.
2.2 Kaizen and Standardized Work 2.2.1 Kaizen
Kaizen adalah improvement yang dilakukan secara terus menerus agar sistem produksi yang ada bisa terus menjadi lebih baik lagi. Salah satu kegiatan yang menjalankan kaizen ini adalah jishuken. Jishuken adalah implementasi TPS secara mandiri untuk mengeliminasi in-efisiensi dalam proses produksi meliputi sisi kualitas, sistem, metode, dan sebagainya. Improvement yang dilakukan kemudian distandardisasi sebagai acuan untuk proses improvement berikutnya dimasa yang akan datang. Target dari TPS jishuken ini adalah:
a. Meningkatkan kondisi safety melalui standardisasi safety. b. Mengurangi lead time produksi.
c. Peningkatan kemampuan dan kontribusi SDM. d. Quality assurance.
e. Maintenance equipment. f. Meningkatkan produktivitas. g. Keterlibatan supplier.
Dalam melaksanakan jishuken ini, ada 17 step yang bisa diikuti. 17 step ini dibagi berdasarkan 4 fase dari PDCA (Plan Do Check Act). 17 step ini adalah:
Tabel 2.1 17 Step dalam Jishuken
Fase Step
PLAN
Safety assurance Theme selection
Make part flow chart before Arrange smooth flow(seiryuka) Set temporary standard
Confirmation trial
Make Part information flow chart before Make Part information flow chart ideal Gap/problem analysis
Set up jishuken target
Make part information flow chart target Set up jishuken group & schedule DO Kaizen activity
Training and trial CHECK Trial result evaluation
ACT Make standardized work Set next step kaizen target
2.2.2 Standarized Work
Standarized Work adalah sebuah metode kerja agar bisa memproduksi seefisien mungkin dengan urutan kerja dan cara pengerjaannya dalam waktu yang sudah ditetapkan yang betul-betul menjamin safety dan quality. Ada 2 alasan mengapa standard kerja harus digunakan, yaitu (The Toyota Way, Jeffrey K. Liker):
1. Standar kerja menjelaskan metode pelaksanaan produksi dalam membuat produk yang berkualitas dengan aman dan murah.
2. Standar kerja adalah langkah pertama menuju perbaikan(kaizen), dan akan selalu dirubah oleh langkah perbaikan, penambahan atau pengurangan man power serta jumlah produksi. Tidak akan ada improvement jika tidak ada standar.
Ada 3 persyaratan yang harus diperhatikan dalam membuat Standarized Work, yaitu:
1. Segi pekerjaan: persyaratan ketentuan waktu yang memusatkan pada gerakan orang dan pekerjaan yang berulang.
2. Segi perlengkapan: gangguan perlengkapan dan jalur harus seminimum mungkin.
3. Segi kualitas: gaangguan kualitas proses part dan produksi harus seminimum mungkin.
Tiga unsur dalam Standarized Work: a. Takt time.
Takt time menunjukan kecepatan penjualan kepada pelanggan, sedangkan untuk bagian produksi itu berarti kecepatan untuk membuat 1 unit produk. Kebutuhan volume perhari adalah kebutuhan volume per bulan dibagi dengan jumlah hari kerja dalam 1 bulan. Sedangkan, takt time adalah waktu proses per hari (tanpa lembur) dibagi dengan kebuhtuhan volume per hari.
b. Urutan kerja
Urutan kerja menunjukan urutan tindakan untuk melakukan suatu pekerjaan hingga menjadi barang jadi.
c. Standar stock dalam proses
Merupakan jumlah minimum stock part yang dibutuhkan atau yang selalu ada untuk melaksanakan suatu proses kerja.
2.3 5-S
Merupakan sistem atau cara untuk mencapai suatu keteraturan, ketertiban, kebersihan, kebersihan, kedisiplinan, kelestarian dalam melaksanakan proses kerja. Kriteria dalam 5-S adalah sebagai berikut:
1. Seiri (ringkas, keteraturan)
Mengatur, merapikan serta memisahkan yang perlu dan yang tidak perlu. 2. Seiton (rapi, kerapian)
Penyusunan, pengaturan serta pengurutan untuk ditempatan di tempat yang mudah dilihat serta dimengerti untuk digunakan.
3. Seiso (resik, kebersihan)
Membersihkan ruangan, sarana serta segala sesuatu yang kotor. 4. Seiketsu (rawat, kelestarian)
Menyediakan tempat penampungan sampah, bocoran oil, air, dan lain-lain agar tempat tesebut lebih terlihat terawat.
5. Shitsuke (rajin, kedisiplinan)
Melaksananakan ketentuan dan peratuaran yang berlaku.
2.4 Supply Chain Management
Istilah Supply Chain Management (SCM) pertama kali dikemukakan oleh Oliver dan Weberp pada tahun 1982. Jika supply chain adalah jaringan fisiknya, yakni perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam memasokan bahan baku, memproduksi barang, maupun mengirimkannya ke pemakai akhir (end user), SCM) adalah metode, alat, atau pendekatan pengolahannya.
Definisi dari SCM adalah sebuah pendekatan yang dipakai untuk mengintegrasikan aktivitas supplier, vendor, pabrik, pergudangan dan end user atau konsumen agar produk dan jasa yang dihasilkan dapat didistribusikan dengan jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat dan pada tempat yang tepat dengan sasaran akhir meminimalkan keseluruhan biaya dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen. SCM adalah perencanaan, desain dan kontrol aliran informasi dan material dalam sebuah rantai pasok untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa yang akan datang secara efisien.(Supply Chain Management in The Retail Industry, Michael Hugos and Chris Thomas).
Untuk memperbaiki masalah-masalah tentang ketersediaan material tersebut, dengan berdasarkan definisi di atas, dapat dilihat dan mengevaluasi kembali semua aktivias pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dalam kegiatan operasional sehari-hari dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
• Apakah aktivitas supplier, vendor, pabrik, pergudangan dan end user sudah terintegrasi dengan baik?
• Apakah produk dan jasa dapat sampai kepada end user dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan pada lokasi yang tepat?
• Apakah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan sudah cukup efisien?
• Apakah kualitas pelayanan terhadap end user atau konsumen sudah menjadi lebih baik?
Langkah menuju perbaikan sistem rantai pasok (supply chain) itupun dapat dimulai dengan strategi untuk mengintegrasikan aktivitas semua komponen yang terlibat dalam supply chain itu sendiri, mulai dari pabrik, supplier, transportasi, sampai kepada end user, dalam hal ini petugas pelaksanaan penanganan gangguan di unit terdepan.
Dalam mengaplikasikan SCM di suatu perusahaan, komitmen dan dukungan dari manajemen puncak mutlak diperlukan, karena aplikasi SCM ini mencakup tiga level penting di dalam kegiatan perusahaan yaitu:
1. Level strategis berhubungan dengan keputusan-keputusan yang mempunyai dampak jangka panjang terhadap perusahaan. Termasuk dalam level ini adalah keputusan mengenai penentuan jumlah, lokasi dan kapasitas dari fasilitas-fasilitas atau aset perusahaan, serta aliran material atau jasa di seluruh sistem. 2. Level taktis, berhubungan dengan keputusan yang harus dievaluasi setiap tiga
bulan sampai dengan satu tahun. Termasuk di dalam katagori ini adalah keputusan tentang pengadaan, kapasitas produksi, kebijakan inventori, transportasi dan sebagainya.
3. Operasional level, berhubungan dengan keputusan harian yang berdampak jangka pendek seperti penjadwalan kegiatan, bongkar muat barang dan sebagainya.
2.4.1 Area Cakupan Supply Chain Management
Kegiatan-kegiatan utama yang masuk dalam klasifikasi Supply Chain Management, adalah:
Tabel 2.2 Empat Bagian Utama dalam Sebuah Perusahaan Manufaktur yang Terkait dengan Fungsi-fungsi Utama Supply Chain.
Bagian Cakupan Kegiatan
Pengembangan Produk Melakukan riset pasar, merancang produk baru, melibatkan supplier dalam perancangan produk baru.
Pengadaan
Memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier.
Perencanaan dan Pengendalian
Demand planning, peramalan permintaan, perencanaan kapasitas, perencanaan produksi dan persediaan.
Operasi atau Produksi Eksekusi produksi, pengendalian kualitas
Pengiriman atau Distribusi
Perancangan jaringan distribusi, penjadwalan pengiriman, mencari dan memelihara hubungan dengan perusahaan jasa pengiriman, memonitor service level di tiap pusat distribusi.
Sumber : Supply Chain Management. I Nyoman Pujawan. a. Perencanaan dan Pengendalian (Planning and Control)
Pada bagian perencanaa dan pengendalian memainkan peran untuk menciptakan koordinasi taktis maupun operasional, sehingga kegiatan produksi, pengadaan material, maupun pengiriman barang dapat dilakukan dengan efisien dan tepat waktu. Dengan banyaknya perusahaan-perusahaan yang beroperasi secara global dan memiliki pabrik di beberapa temapt, koordinasi rencana produksi menjadi sangat penting.
b. Operasi atau Produksi
Bagian ini bertugas secara fisik melakukan tranformasi dari bahan baku, bahan setengah jadi, atau komponen menjadi produk jadi. Kegiatan produksi dalam konteks supply chain tidak harus dilakukan dalam perusahaan. Telah banyak perusahaan yang telah melakukan outsourcing, yakni memindahkan kegiatan produksi ke pihak subkontraktor.
Dalam kegiatan produksi, banyak hal yang harus diperhatikan. Terdapat dua hal penting dalam mengelola sistem produksi, yaitu:
1. Konsep-konsep lean manufacturing yang mementingkan efisiensi.
2. Agile manufacturing yang menekankan pada fleksibilitas dan ketangkasan merespon perubahan.
c. Pengiriman atau Distribusi
Pada saat produk telah selesai diproduksi, maka tugas berikutnya dalam lingkup supply chain adalah mengirimkan produk tersebut agar sampai di tangan pelanggan (customer) pada waktu dan tempat yang tepat. Pengiriman produk ke pelanggan (customer) atau end user tentunya akan melibatkan jasa transportasi.
Dalam cakupan kegiatan distribusi, perusahaan harus dapat merancang jaringan distribusi yang tepat. Keputusan tentang perancangan jaringan distribusi harus mempertimbangkan tradeoff antara aspek biaya, aspek fleksibilitas, dan aspek kecepatan respon terhadap pelanggan.
2.5 Milkrun
Gambar 2.3 Perbedaan Sistem Direct Delivery dan Sistem Milkrun Delivery Sumber: PT AOP AWP Plant 1
Milkrun adalah sistem logistik yang mengupayakan penarikan komponen sehingga dapat memberikan kepastian supply dari supplier atau vendor dengan
quality perfomance yang terbaik (Erna Mulyati, 2008). Tujuan dari milkrun adalah:
1. Menurunkan level stock Raw Material dan komponen. 2. Mengurangi kebutuhan space Warehouse.
3. Memberikan kepastian pengiriman ( JIT). 4. Quality level up ( Zero Defect ).
5. Optimalisasi penggunaan truck.
Ketentuan-ketentuan yang ada di Milkrun, adalah (Erna Mulyati, 2008): 1. Truck yang digunakan adalah truck perusahaan yang order.
2. Truck berangkat dari perusahaan tersebut sesuai jadwal dan rute yang ditentukan.
3. Supplier harus sudah menyiapkan part pada area persiapan delivery. 4. Supplier juga menyiapkan alat handling pada waktu pick up atau loading . 5. Loading di supplier dilakukan oleh Manpower dari perusahaan yang
melakukan order.
6. Apabila terjadi keterlambatan persiapan oleh supplier melebihi waktu pick up kanban, supplier harus delivery ke perusahaan yang mengorder menggunakan armada delivery supplier pada hari yang sama.
Gambar 2.4 Flow Sistem Milkrun Sumber: PT AOP AWP Plant 1
