45
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
PT. Aprisma Indonesia telah berdiri dengan sebuah visi untuk mengembangkan perusahaan menjadi penyedia solusi terhadap masalah keuangan secara umum. PT. Aprisma Indonesia didirikan di Indonesia sejak tahun 1999 dan berlokasi di Jl. Jend. Sudirman Kav 25, Plaza DM, Jakarta, yang berfokus dalam penjualan, implementasi dan technical support untuk perusahaan yang bergerak di bidang Perbankan. Sejak didirikan, tim PT. Aprisma Indonesia telah dibekali dengan pengalaman meliputi sistem yang terintegrasi dan implementasi terhadap beberapa situs Bank yang memiliki sistem front end.
PT. Aprisma Indonesia mempunyai pengalaman dengan metodologi implementasi proyek yang memastikan semua proses dan data menjadi akurat serta menyediakan jasa atau layanan berdasarkan permintaan klien dan membangun suatu tim pendukung untuk menangani masalah kritis yang dihadapi klien.
PT. Aprisma Indonesia telah memiliki keahlian yang kompetitif dalam merancang solusi yang inovatif dan proses pengimplementasiannya. Tim PT. Aprisma Indonesia menawarkan pelayanaan yang profesional, termasuk produk software yang telah di tes sebelumnya, business process re-engineering, network design, pengembangan software, dan sistem keamanan.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. Aprisma Indonesia adalah ”Untuk menjadi pemimpin dalam perusahaan TI di kawasan Asia Pasifik yang menyediakan serangkaian solusi terbaik kepada institusi financial dengan menggunakan teknologi yang tercanggih.”
Misi PT. Aprisma Indonesia adalah :
• Menyediakan solusi terbaik yang berkualitas tinggi dengan menggunakan teknologi terbaru.
• Menyediakan layanan yang sempurna kepada klien.
• Menggunakan standar internasional dalam operasional dan prosedur pengembangan TI.
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Aprisma Indonesia (Sumber: PT.Aprisma Indonesia)
Berikut adalah deskripsi tugas dari struktur organisasi dari PT. Aprisma Indonesia:
• CEO: merupakan jabatan tertinggi di suatu perusahaan dan mempunyai tugas untuk memimpin suatu perusahaan dan bertanggung jawab untuk kestabilan perusahaan.
• Secretary: merupakan posisi yang melakukan tugas rutin untuk
atasannya, mendukung administrasi seperti penjadwalan, pengetikan, dan penyelesaian tugas-tugas administrasi.
• Deputy CEO: bertanggung jawab untuk mengurus tugas-tugas CEO dalam situasi dimana CEO situasi ketika CEO sibuk.
• Chief Financial Officer: bertanggung jawab dalam akuntansi suatu
perusahaan dan pengendali struktur dan aktivitas keuangan, dan memberikan laporan kepada CEO.
o Finance & Admin: bertanggung jawab dalam mengatur keuangan
dan administrasi perusahaan.
Accounting: bertanggung jawab dalam mengelola dan
mengaudit keuangan dan menyiapkan laporan keuangan untuk kepentingan bisnis perusahaan.
Admin: bertanggung jawab mengentri data kedalam sistem
keuangan perusahaan.
Office Boy: bertanggung jawab melayani kebutuhan
karyawan.
o HR: menjalankan proses recruitment, pelatihan dan pengembangan, menangani hubungan diantara para pekerja, mengatur upah pegawai serta menangani sistem informasi sumber daya manusia. Dalam kegiatannya bertanggung jawab kepada chief financial officer.
• Sales & Marketing: bertanggung jawab dalam menangani penjualan
PreSales: bertanggung jawab untuk memberikan konsultasi dari sisi teknis kepada pelanggan /calon pelanggan.
Sales : melakukan pemasaran dan penjualan terhadap
produk dan layanan yang dihasilkan.
o Biz Development: bertanggung jawab dalam pengembangan
bisnis dalam perusahaan.
Consultant: profesional IT yang bertugas dalam
menyediakan konsultasi, dan pembuatan program.
• Chief Operation Officer: bertanggung jawab dalam menangani semua
kegiatan operasional sehari-hari.
o Product Development: bertanggung jawab dalam pengembangan,
perbaikkan, penggantian produk atau layanan.
Consultant: profesional IT yang bertugas
mengembangkan suatu produk tertentu.
Technical Leader: bertanggung jawab dalam
menyelesaikan masalah teknis dengan membuat manajemen yang baik serta membawahi tim yang terlibat dalam proyek.
o System Development: Bertugas untuk merancang struktur
hardware dan software untuk mencapai keefektifan dan keefesiensian proses informasi.
Design & Architect: bertanggung jawab dalam merancang
sistem.
System Engineer: bertanggung jawab dalam mengelola
keseluruhan waktu produksi atau sistem mulai dari proyek yang besar sampai kompleks.
Specialist: bertanggung jawab dalam menangani
permasalahan yang berkaitan dengan perancangan sistem. o PMO: bertanggung jawab memusatkan unit organisasi dan
mengkoordinasi proyek manajemen secara keseluruhan.
o Support: bertanggung jawab dalam mendukung bagian
operasional perusahan.
Deputy: bertanggung jawab untuk mengurus tugas-tugas
pendukung dalam situasi dimana pendukung situasi ketika pendukung sibuk.
Production Support: bertanggung jawab dalam
penyediaan pembuatan produk dan memelihara produk.
Operation Control: bertanggung jawab dalam kegiatan
pengontrolan di perusahaan.
Quality Control: bertanggung jawab dalam pengontrolan
3.4 Produk dan Layanan
Digital Credit Management System Credit Card (DCMS CC) adalah sistem kredit yang terotomatisasi dan sistem peminjaman yang memampukan bank untuk mempersingkat persetujuan dan proses kerja oleh sebuah aplikasi rute peminjaman dari proses sebelum kredit (Pre-Credit Screening), peminjaman sampai pengeluaran kredit (Disbursement).
DCMS CC membantu bank untuk mengimplementasi sebuah sistem manajemen kartu kredit terotomatisasi terhadap semua cabang dan telah dibuktikan dengan menyediakan pelayanan yang lebih baik pada customer service dan kepuasan pelanggan.
DCMS CC secara efektif mampu mengurangi siklus proses aplikasi produk. Hal ini membawa PT. Aprisma Indonesia kepada penggunaan sumber daya yang lebih baik dan membantu Bank dalam mengurangi biaya.
3.5 Permasalahan yang dihadapi oleh klien
Pihak klien mengalami kesulitan dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, karena proses pengentrian data masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan terbatasnya jumlah form yang dientri. Selain itu, tidak terdapat pengecekkan data pribadi pelanggan yang ingin membuka kartu kredit secara cepat. Hal tersebut menyebabkan lamanya proses penyetujuan kartu kredit, sehingga mengurangi kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, klien membutuhkan sistem yang dapat mempercepat proses penyetujuan kartu kredit.
3.6 Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Proyek ini dibuat untuk menjawab kebutuhan klien (User Requirement) yang dapat mendukung sistem kartu kredit agar proses pengentrian data lebih cepat serta secara efektif mampu mengurangi siklus proses aplikasi produk dengan menambahkan Sistem Scanning pada alur kerja Data Capture, maka pada fase satu membutuhkan :
• Tempat penyimpanan data hasil proses scan untuk disimpan ke dalam Data Capture.
• Membangun interface file untuk komunikasi file Data Capture dengan DCMS CC.
• Pengecekan internal oleh DCMS.
• Data yang sudah disetujui akan dikirimkan kepada CardPac.
Sedangkan fase dua membutuhkan :
• Penambahan Documentum untuk manajemen data, yang berfungsi sebagai bukti jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan.
• Penambahan pengecekan blacklist data baik internal (DCMS CC) dan eksternal (AKKI).
• Penambahan sistem yang dapat mengelola informasi tentang kartu kredit yang selanjutnya akan diteruskan proses pembuatan kartu kredit.
3.6.1 User requirement
Tabel 3.1 Modul DCMS CC berdasarkan kebutuhan user
No User
Requirement
Keterangan Isi Durasi Rate
Customer 1 Personal Particulars merupakan keterangan yang lengkap tentang klien/ pelanggan kartu kredit.
Proses pengidentifikasi data pribadi pelanggan, antara lain: nama, tipe id, no id, jenis kelamin, warga Negara, tanggal lahir, status, Number of Dependant(s), tingkat
pendidikan, nama gadis dari sang ibu.
3 hari $300 2 Residence merupakan keterangan tempat tinggal tentang klien/ pelanggan kartu kredit
Proses yang mengidentifikasi tempat tinggal pelanggan secara detail seperti: tempat yang dituju, alamat 1, alamat 2, kota, Negara, kode pos, status tempat tinggal, tempat yang ditinggali pada saat ini. 3 hari $300 3 Employment merupakan keterangan tentang pekerjaan customer/nasabah kartu kredit
Proses yang mengidentifikasi nama pekerjaan serta deskripsinya seperti: nama perusahaan, alamat kantor 1, alamat kantor 2, kota perusahaan, kode pos, jabatan pekerjaan. 3 hari $300 4. Other Information merupakan keterangan tentang informasi tambahan yang layak diketahui oleh klien
Proses yang mengidentifikasi tentang informasi yang harus diketahui oleh pihak klien tentang pelanggannya. Seperti: cara pembayaran melalui debit secara langsung, persentase dari total pembayaran, nama staf yang bertugas, no NIP, dll.
No User Requirement
Keterangan Isi Durasi Rate
Application
1. Application Info merupakan
keterangan tentang aplikasi kartu kredit.
Proses yang mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan selama pembuatan aplikasi, seperti: Tujuan aplikasi, cabang dan sumber bisnis.
5 hari $500
Facility
1. Basic Card merupakan
modul untuk menyimpan informasi dan kredit limit dari kartu kredit utama.
Proses yang mengidentifikasi fasilitas yang melengkapi kartu utama seperti nama produk, nama yang tertera pada kartu, cabang, PIN. yang berada dalam masa aktif, foto,dll. 3 hari $300 2. Supplement Card merupakan modul untuk menyimpan informasi dan kredit limit dari kartu kredit tambahan.
Proses yang mengidentifikasi tentang dukungan adanya pembuatan kartu tambahan, seperti produk, nama yang tertera pada kartu, tanggal lahir, hubungan, dan cabang.
3.6.2 Proses Bisnis (Business Process)
Berikut ini proses bisnis yang akan terjadi dalam proyek berdasarkan kebutuhan user:
Gambar 3.2 Project Scope Fase 1 (Sumber: PT. Aprisma Indonesia)
Proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, serta menyediakan penyingkatan waktu sehingga dapat mempercepat proses kartu kredit. Adapun kegiatannya meliputi:
• Pada fase pertama
Proses pembuatan kartu kredit dimulai dengan pengisian form yang telah disediakan, kemudian form yang telah diisi diteruskan melalui proses scanning yang dilakukan oleh Data Capture. Image dari form tersebut
ditampung kedalam database Data Capture. Kemudian aplikasinya akan dikirimkan kepada database DCMS CC yang ditangani oleh pihak Aprisma. Proses tersebut membutuhkan manajemen perencanaan proyek karena menghubungkan database aplikasi yang satu dengan database aplikasi DCMS CC, dan untuk menghubungkannya dibutuhkan adanya interface. Didalam DCMS CC terdapat database blacklist internal yang berisi data orang-orang yang bermasalah dalam bank klien. Dalam DCMS CC itu sendiri telah terdapat proses pengesahan, lalu akan diteruskan ke CardPac, berfungsi sebagai mainframe yang telah tersedia dalam suatu bank, dan sebagai tempat pengolahan data orang-orang yang menggunakan kartu kredit.
Gambar 3.3 Project Scope Fase 2 (Sumber: PT. Aprisma Indonesia)
• Pada fase kedua
Pada fase kedua ini terdapat Documentum, yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan image dari form yang telah di-scan. Image tersebut disimpan, baik yang disetujui maupun ditolak dalam pembuatan kartu kredit. Bank akan mengecek data pribadi orang yang akan membuat kartu kredit ke dalam blacklist database. Blacklist database terdiri dari blacklist database internal dan blacklist database AKKI (Asosiasi Kartu Kredit Indonesia) yang bertugas melakukan pengecekkan dari Bank Indonesia. Image yang terdapat pada documentum disimpan untuk bukti jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan seperti penipuan, pemalsuan kartu kredit, dan lainnya.
3.6.3 Perincian Resources User Requirement
Tabel 3.2 Perincian User Requirement Modul Lama (hari) Programmer Biaya / hari Total Fase 1 Update database 5 D1 $100 $500
Personal Particular Module 3 D1 $100 $300
Residence Module 3 D1 $100 $300
Employment Module 3 D1 $100 $300
Other Information Module 3 D1 $100 $300
Application Information 5 D1 $100 $500
Basic Card Module 3 D2 $100 $300
Supplement Card Module 2 D2 $100 $200
Workflow Update 15 D2 $100 $1,500
Update Audit Log / Audit Trail 15 D3 $100 $1,500
Reconcilement Report 3 D3 $100 $300
Test Using Dummy Interface (SIT) 1 D3 $100 $100
Test CIS (Customer Information System) Module (SIT)
1 D1 $100 $100
Test Application Module (SIT) 1 D1 $100 $100
Modul Lama (hari)
Programmer Biaya / hari
Total
Test Workflow (SIT) 1 D2 $100 $100
Test Reconcilement (SIT) 1 D3 $100 $100
Test Interface File (UAT) 1 D3 $100 $100
Test CIS Module (UAT) 1 D1 $100 $100
Test Application Module (UAT) 1 D1 $100 $100
Test Facility Module (UAT) 1 D2 $100 $100
Test Workflow (UAT) 1 D2 $100 $100
Test Reconcilement Report 1 D3 $100 $100
Deploy to sign off sheet production 1 D1,D2,D3 $100 $100
Deployment Environtment Check 1 D1 $100 $100
Back up Master File 1 D2 $100 $100
Back up Database Schema 1 D2 $100 $100
Deploy Files to production 1 D1 $100 $100
Apply Database Changes 1 D3 $100 $100
Online Testing 1 D3 $100 $100
Site Testing 1 D3 $100 $100
Fase 2
New Screen For Documentum 1 D1 $100 $100
Audit Log / Audit Trail 1 D3 $100 $100
Workflow 1 D2 $100 $100
New Screen for Documentum (UAT) 2 D1 $100 $200
Audit Log / Audit Trail (UAT) 2 D3 $100 $100
Workflow 2 D2 $100 $200
Deployment Environtment Check 1 D1 $100 $100
Backup Master File 1 D2 $100 $100
Backup Database Schema 1 D2 $100 $100
Deploy Files to production 1 D1 $100 $100
Apply Database Changes 1 D3 $100 $100
Online Testing 1 D3 $100 $100
Site Launching 1 D3 $100 $100
3.7 Tahapan DCMS CC
Dalam melaksanakan proyek Pengembangan Interface Data Capture pada Aplikasi DCMS CC dilaksanakan oleh orang yang berkompeten di bidangnya. Proyek DCMS CC pada awalnya terdiri atas beberapa tahapan, dan berkembang menurut kebutuhan bisnis dan permintaaan klien. Tahapan proyek DCMS CC yang telah berjalan antara lain:
1. Normal Application
Pada tahap ini, klien membutuhkan sistem otomatis dan terintegrasi untuk menampilkan program yang dapat memenuhi kriteria dari form yang telah diisi oleh pihak pelanggan. Data dari pelanggan tersebut diisi berdasarakan kategori:
• Data pribadi pelanggan (Customer)
a. Personal Particular, merupakan keterangan yang lengkap tentang klien atau pelanggan kartu kredit. Field tersebut berupa nama, tipe_id, no_id, jenis kelamin, warga negara, tanggal lahir, status, number of dependant, tingkat pendidikan, dan nama gadis dari sang ibu.
b. Residence, merupakan keterangan tempat tinggal tentang pelanggan kartu kredit. Field tersebut berupa tempat yang dituju, alamat 1, alamat 2, kota, negara, kode pos, status tempat tinggal,dan tempat yang ditinggali saat ini.
c. Employment, merupakan keterangan tentang pekerjaan pelanggan / nasabah kartu kredit. Field tersebut berupa nama perusahaan, alamat kantor 1, alamat kantor 2, kota perusahaan, kode pos, dan jabatan pekerjaan.
d. Other Information, merupakan keterangan tentang informasi tambahan yang layak diketahui oleh pelanggan. Informasi tersebut berupa cara pembayaran melalui debit secara langsung, persentase dari total pembayaran, nama staff yang bertugas, dan no_NIP.
• Application, merupakan keterangan tentang aplikasi kartu kredit. Proses yang mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan selama pembuatan aplikasi, seperti: tujuan aplikasi, cabang dan sumber bisnis.
• Facility
a. Basic Card, merupakan modul untuk menyimpan informasi dan kredit limit dari kartu kredit utama. Proses yang mengidentifikasi fasilitas yang melengkapai kartu kredit utama seperti no_produk, nama yang tertera pada kartu, cabang, PIN yang berada pada masa aktif, dan foto.
b. Supplement Card, merupakan modul untuk menyimpan informasi dan kredit limit dari kartu kredit tambahan. Proses yang mengidentifikasi tentang dukungan adanya pembuatan kartu tambahan, seperti produk, nama yang tertera pada kartu, tanggal lahir, hubungan, dan cabang.
Pada tahap ini, semua pengentrian data masih dianggap manual, karena meskipun sudah terotomatisasi, namun masih membutuhkan waktu yang sangat lama. Setiap form membutuhkan kira-kira 20 menit untuk dientry. Oleh karena itu, klien membutuhkan sistem yang lebih cepat untuk proses pengentrian data, untuk memenuhi kepuasan pelanggan dalam proses penyetujuan kartu kredit.
2. Pre Approval
Pada tahap ini, sistem dapat melihat data dari pelanggan yang memiliki saldo terbesar, kemudian ditawarkan untuk membuat kartu kredit. Kartu kredit
tersebut dapat berupa kartu tambahan, visa, master card, JCB International, dan kartu lainnya.
3. Enhancement
Pada tahap ini, terjadi penyesuaian permintaan klien atas proses bisnis yang berkembang dengan proses bisnis saat ini. Seperti perubahan divisi yang mengakibatkan proses bisnis yang lalu berubah, dan disesuaikan dengan proses bisnis saat ini.
4. Data Capture dan Documentum
Pada tahap ini, dibutuhkan komunikasi file dari Data Capture pada DCMS CC atas hasil scan dari form yang telah dientri oleh pelanggan. Kemudian, image dari form yang telah di scan tersebut akan disimpan kedalam documentum yang berfungsi sebagai bukti atas kegiatan yang tidak diinginkan, seperti penipuan, pemalsuan, dan kejahatan lainnya.
