LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ASN (BerAKHLAK)

(1)

i

LAPORAN AKTUALISASI

NILAI-NILAI DASAR ASN (BerAKHLAK)

DIGITALISASI DATA KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

DI RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI SULAWESI TENGGARA

Disusun Oleh :

Nama : Gusti Ayu Putu Wulandari, A.Md.Gz

NDH : 13

NIP : 199808142020122003 Jabatan : Pengelola Program Gizi

Instansi : Pemerintah Provinsi Sulawesi Tenggara

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI SULAWESI TENGGARA

KENDARI 2022

(2)

ii

(3)

iii

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan kehadiarat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga laporan aktualisasi dengan judul “Digitalisasi Data Kepegawaian Menggunakan Google Drive Pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi” dapat diselesaikan dengan baik. Dalam pelatihan dasar pola baru ini, penulis telah diberikan pengetahuan tentang nilai-nilai dasar ASN yang terdiri dari Berorientasi terhadap pelayanan, Akuntabel, Kompoten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif. Laporan aktualisasi ini disusun sebagai salah satu persyaratan yang diperlukan untuk memenuhi syarat kelulusan Latsar CPNS golongan II tahun 2022.

Penulisan laporan aktualisasi ini dapat diselesaikan dengan bimbingan, bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Pemerintah Provinsi Sulawesi Tenggara atas segala dukungannya selama pelaksanaan Pelatihan Dasar CPNS Tahun 2022

2. Dra. Yuni Nurmalawati, M.Si. selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Sulawesi Tenggara yang telah memberikan fasilitas dan arahan selama kegiatan berlangsung;

3. Panitia Pelatihan Dasar dari Badan Pengembangan dan Sumber Daya Manusia Provinsi Sulawesi Tenggara;

4. Bapak Yasman Wanci, S.KM. selaku mentor dari Sub Umum dan Kepegawaian;

5. Abdul Kahar Muzakir S, SE., M.Si selaku coach kelompok XIV Angkatan XXIX Tahun 2022;

6. Bapak Dr.Ir. I Ketut Puspa Adnyana, M.TP selaku penguji kelompok XIV Angkatan XXIX Tahun 2022;

7. Bapak Meizun B Anwar selaku wali kelas D Angkatan XXIX Tahun 2022;

8. Seluruh Widyaiswara Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XXIX Tahun 2022 Lingkup Pemerintah Provinsi Sulawesi Tenggara yang telah memberikan ilmunya;

9. Kedua orang tua, keluarga yang senantiasa selalu memberikan doa, dukungan dan motivasi dalam menyelesaikan segala rangkaian kegiatan selama Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XXIX Tahun 2022;

10. Seluruh peserta Pelatihan Dasar CPNS Golongan II Angkatan XXIX Tahun 2022;

(5)

v

11. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu dalam penyusunan laporan aktualisasi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Aktualisasi ini masih banyak terdapat kesalahan dan kekeliruan yang disebabkan keterbatasan penulis baik dari aspek pengetahuan, tenaga maupun materi. Oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan dari semua pihak demi kesempurnaan Laporan Aktualisasi ini.

Kendari, 20 Juni 2022

GUSTI AYU PUTU WULANDARI, A.Md.,Gz Nip. 19940208 202012 1 004

(6)

vi DAFTAR ISI

Hal.

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I. PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Tujuan Aktualisasi ... 2

1.3. Manfaat ... 2

1.4. Ruang Lingkup ... 3

BAB II. PROFIL INSTANSI DAN PROFIL PESERTA ... 4

2.1. Profil Instansi ... 4

2.2. Profil Peserta ... 11

BAB III. RANCANGAN AKTUALISASI ... 12

3.1. Identifikasi, Penetapan dan Analisis Isu ... 12

3.2. Gagasan Kreatif ⁄ Terpilih dan Kegiatan Sebagai Pemecahan Isu ... 15

3.3. Tabel Rancangan Kegiatan ... 16

3.4. Matriks Rekapitulasi Rencana Habituasi Core Value ASN (BerAKHLAK) ... 24

3.5. Estimasi Biaya ... 25

3.6. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ... 26

BAB IV. CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI ... 28

4.1. Realisasi Kegiatan ... 28

4.2. Capaian Aktualisasi ... 29

(7)

vii

4.3. Matriks Rekapitulasi Realisasi Habituasi NND ASN (BerAKHLAK) ... 44

4.4. Capaian Penyelesaian Core Issue ... 45

4.5. Manfaat Terselesaikannya Core Issue ... 45

4.6. Rencana Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi ... 45

BAB V. PENUTUP ... 47

A. Kesimpulan ... 47

B. Saran ⁄ Rekomendasi ... 47

C. Rencana Tindak Lanjut ... 47

DAFTAR PUSTAKA ... 48

LAMPIRAN ... 49

(8)

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Daftar Ketenagaan RSJ ... 9

Tabel 2. Deskripsi Isu ... 12

Tabel 3 Penetapan Isu Prioritas Menggunakan Metode APKL ... 13

Tabel 4. Deskripsi Kegiatan 1. Melakukan konsultasi kepada atasan ... 16

Tabel 5. Deskripsi Kegiatan 2. Menyiapkan data arsip kepegawaian ... 18

Tabel 6. Deskripsi Kegiatan 3. Melakukan scanning arsip pegawai ... 20

Tabel 7. Deskripsi Kegiatan 4. Melakukan pengarsipan data ke aplikasi Google Drive .... 22

Tabel 8. Matriks Rekapitulasi Rencana Habituasi Core Value ASN (BerAKHLAK) ... 24

Tabel 9. Estimasi biaya ... 25

Tabel 10. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan aktualisasi ... `26

Tabel 11. Realisasi Kegiatan ... 28

Tabel 12. Matriks Rekapitulasi Realisasi Habituasi nilai-nilai dasar asn (BerAKHLAK) . 44 Tabel 13. Capaian Penyelesaian Core Issue ... 45

Tabel 14. Rencana Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi ... 45

(9)

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Sketsa Rumah Sakit Jiwa ... 4

Gambar 2. Analisis Isu ... 14

Gambar 3. Menyiapkan bahan konsultasi... 29

Gambar 4. Bahan konsultasi ... 29

Gambar 5. Jadwal pertemuan dengan atasan ... 30

Gambar 6. Konsultasi dengan atasan ... 31

Gambar 7. Catatan arahan dari atasan ... 31

Gambar 8. Meminta persetujuan pelaksanaan aktualisasi dari atasan ... 32

Gambar 9. Konsultasi kepada atasan tentang daftar arsip ... 33

Gambar 10. Catatan arahan dari atasan ... 33

Gambar 11. Memeriksa arsip kepegawaian ... 34

Gambar 12. Daftar Arsip yang diperiksa ... 34

Gambar 13. Memilah arsip kepegawaian ... 35

Gambar 14. Menyiapkan alat scaning dan laptop/komputer ... 36

Gambar 15. Melakukan scan arsip kepegawaian... 36

Gambar 16. Arsip kepegawaian berbentuk PDF ... 37

Gambar 17. Memindahkan arsip ke dalam folder ... 38

Gambar 18. Membuat akun email kepegawaian ... 39

Gambar 19. Membuka Google Drive menggunakan email kepegawaian ... 40

Gambar 20. Menginput dokumen ke Google Drive ... 40

Gambar 21. Dokumen telah terinput ke Google Drive ... 41

Gambar 22. Pengecekan ulang dokumen yang telah diinput... 42

Gambar 23. Melakukan sosialisasi google drive dengan rekan kerja ... 43

(10)

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran 1. Lembar Komitmen Tindak Lanjut Aktualisasi dan Habituasi ... 50

2. Lampiran 2. Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi Oleh Mentor ... 52

3. Lampiran 3. Bukti Pengendalian Pembelajaran Aktualisasi Oleh Coach ... 54

4. Lampiran 4. Bukti-Bukti Pendukung Kegiatan dan Dokumentasi ... 56

(11)

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 menjelaskan bahwa Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja pada instansi pemerintah. Fungsi dari ASN yakni sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik serta menjadi perekat dan pemersatu bangsa. Aparatur Sipil Negara bertugas melaksanakan kebijakan publik yang telah dibuat oleh pejabat pembina kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.

Dalam upaya mewujudkan terciptanya ASN yang profesional dan berkarakter, maka perlu dilakukan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS).

Pelatihan dasar tersebut diatur dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara (Per LAN) Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.

Tujuan dari latsar CPNS adalah untuk mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara terintegrasi.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kearsipan berperan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”

dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam kegiatan organisasi.

Apabila sebuah arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

Suatu organisasi atau instansi harus berhati-hati dan serius dalam melaksanakan penyimpanan arsip. Bagian administrasi memegang peranan penting di dalam administrasi pegawai dan semua arsip harus diarsipkan dengan baik oleh bagian administrasi. Sistem kearsipan selama ini masih menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan pada map atau binder. Keadaan ini berdampak pada pencarian arsip yang membutuhkan banyak waktu. Selain itu , arsip yang hanya tersimpan pada binder tanpa adanya back up dapat mengakibatkan arsip menjadi rawan rusak karena kelembaban, terkena debu dan kotoran, serta hilang jika terjadi musibah seperti kebakaran dan

(12)

2

bencana alam. Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi, maka sistem kearsipan dapat pula dirancang menjadi berbasis digital. Kelebihan dari pengarsipan secara digital yakni penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruang dan biaya yang besar. Salah satu contoh pengarsipan secara digital adalah dengan memanfaatkan fitur Google Drive yang disediakan oleh Google.

Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara merupakan salah satu institusi pemberi layanan kesehatan di Provinsi Sulawesi Tenggara. Penulis adalah CPNS yang diberi tugas sebagai pengelola kearsipan pada sub bagian umum dan kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra. Selama bertugas penulis melihat belum optimalnya penyimpanan dokumen administrasi PNS. Dokumen administrasi PNS tersebut masih tersimpan secara manual dan belum memiliki arsip secara digital. Kondisi tersebut menjadi alasan bagi penulis untuk menyusun rancangan aktualisasi yang berjudul

“Digitalisasi Data Kepegawaian Menggunakan Google Drive Pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara”.

Diharapkan dengan adanya digitalisasi arsip pegawai memudahkan penulis dalam melaksanakan tugasnya.

1.2. Tujuan Aktualisasi a. Tujuan Umum

Teraktualisasinya nilai dasar PNS BerAKHLAK (Berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif & kolaboratif) dan Kedudukan Peran ASN dalam mewujudkan Smart Governance dalam pelaksanaan tugas sebagai pengelola kearsipan.

b. Tujuan Khusus

Digitalisasi data kepegawaian menggunakan Google Drive pada sub bagian umum dan kepegawaian di Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra.

1.3. Manfaat

a. Manfaat Untuk Penulis

Diharapkan dengan terlaksananya kegiatan ini penulis mampu menerapkan nilai-nilai dasar PNS serta kedudukan dan peran PNS dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia.

(13)

3 b. Manfaat Untuk Organisasi

Diharapkan dengan terlaksananya kegiatan ini bermanfaat dalam menjamin mutu pelayanan di instansi, iklim kerja yang menyenangkan serta membantu pencapaian visi misi Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra.

c. Manfaat Untuk Masyarakat

Diharapkan dengan kegiatan ini bermanfaat khususnya untuk pegawai Rumah sakit Jiwa Prov. Sultra mendapatkan informasi data pribadi masing-masing dengan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

1.4. Ruang Lingkup

Ruang lingkup rancangan kegiatan aktualisasi adalah di ruangan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan selama 30 hari mulai 16 Mei 2022 sampai dengan 18 Juni 2022.

Kepegawaian adalah segala hal mengenai hak, kewajiban, kedudukan dan pembinaan terhadap pegawai. Sedangkan pegawai adalah orang yang bekerja pada pemerintah atau swasta. Rancangan aktualisasi ini menerapkan nilai- nilai dasar sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk mendigitalisasi data kepegawaian menggunakan aplikasi Google Drive.

Google Drive merupakan sebuah layanan tempat penyimpanan data secara online menggunakan akun Gmail. Selain arsip yang berbentuk dokumen, Google Drive juga dapat menyimpan arsip yang berupa video, gambar, musik, PDF dan lain-lain. Selain dapat menyimpan berbagai macam bentuk arsip Google Drive juga bekerja secara retrieval system, yaitu dapat ditemukan kembali serta dapat diakses sewaktu-waktu tanpa memerlukan hardware yang sama pada saat menyimpannya.

Kegiatan rancangan aktualisasi ini dimulai dengan konsultasi dengan atasan selaku kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, kemudian melakukan pemilahan data arsip kepegawaian, setelah itu arsip yang sudah dipilah akan dirubah dalam bentuk softfile atau PDF menggunakan alat scanning. Setelah itu file tersebut akan disimpan dalam folder masing-masing yang selanjutnya akan dilakukan penginputan ke Google Drive.

(14)

4 BAB II

PROFIL INSTANSI DAN PROFIL PESERTA 2.1. Profil Instansi

2.1.1. Kedudukan Organisasi

Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara Diresmikan pada tanggal 27 April 1986. Berdasarkan SK Depkes Nomor 656/MENKES/SK/X/1991 pada awal berdirinya Rumah Sakit Jiwa Povinsi Sulawesi Tenggara merupakan rumah sakit tipe B non pendidikan milik pemerintah pusat/vertikal dan saat tahun 2001 RSJ Prov.Sultra menjadi milik pemda sultra yang dipimpin oleh kepala rumah sakit eselon III A. Seiring dengan tuntutan kebutuhan kelembangaan dan semangat peningkatan pelayanan kepada masyarakat khususnya masyarakat Sulawesi Tenggara, PadaTahun 2012 rumah sakit jiwa Prov. Sultra dinaikkan eselonnya menjadi eselon II B sesuai dengan peraturan Gubernur No. 22 Tahun 2012.

Gambar 1. Sketsa Rumah Sakit Jiwa

Rumah Sakit Jiiwa Provinsi Sulawesi Tenggara memiliki luas tanah 140.000 m² (14 hektar), memiliki laus bangunan 5.992 m²(31 Unit) dan kapasitas 205 tempat tidur.

Fasilitas Pelayanan

Pelayanan di RSJ prov. Sultra terbagi menjadi 2 pelayanan yaitu pelayanan intramural dan pelayanan ekstramural.

(15)

5 Pelayanan Intramural

1. IGD Psikiatrik;

2. Rawat Inap;

3. Poliklinik Psikiatrik;

4. Konsultasi Psikologi;

5. Poliklinik Umum ; 6. Farmasi Klinik ; 7. Pelayanan Gimul ; 8. Radiologi ;

9. Pelayanan anak dan remaja ; 10. Intalasi Gizi ;

11. Pelayanan Geriatrik;

12. Laboratorium;

13. Rehab. Mental;

14. IPWL (KMK :1035/2011);

15. Rehab. Medik/Fisioterapi.

Pelayanan Ekstramural (Keswamas) 1. Integrasi Kesehatan Jiwa;

2. Home Visite/Job Visite;

3. Droping.

2.1.2. Visi Misi dan Nilai Organisasi, Tujuan dan Sasaran Unit Kerja a. Visi Organisasi

Menjadi Rumah Sakit Jiwa Rujukan dan Pendidikan Dengan pelayanan Paripurna Tahun 2023.

b. Misi Organisasi

1. Meningkatkan kualitas sumber daya rumah sakit yang mendukung upaya peningkatan kualitas pendidikan dan pelayanan kesehatan paripurna kepada masyarakat;

2. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan kepada semua lapisan masyarakat secara cepat, tepat, nyaman dan terjangkau dengan dilandasi etika profesi.;

3. Mewujudkan pelayanan yang pro aktif dan perluasan jangkauan pelayanan kepada masyarakat.

(16)

6 c. Nilai Organisasi

Sikap kerja pegawai rumah sakit dalam melaksanakan tugas didasarkan atas nilai nilai yaitu nilai sehat jiwa. SEHAT JIWA yaitu :

 Sederhana;

 Efisiensi;

 Harmonis;

 Aktif;

 Tertib;

 Jujur;

 Inisiatif;

 Wawasan;

 Antisipatif.

d. Tujuan dan Sasaran Unit Kerja Tujuan

Terwujudnya peningkatan kualitas dan pemerataan jangkauan pelayanan kesehatan kepada masyarakat melalui penyediaan sarana, prasarana dan peralatan serta mutu pendidikan.

Sasaran

Berkembangnya pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara sebagai RS Pendidikan yang berkualitas dengan pelayanan paripurna.

Berdasarkan makna penetapan sasaran tersebut maka Rumah Sakit Jiwa menetapkan sasaran dengan rincian sebagai berikut :

1. Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu.

2. Terselenggaranya kerja sama dengan Instansi Pendidikan Kedokteran dan Kesehatan lainnya.

3. Meningkatnya kualitas dan kuantitas SDM (Sesuai dengan standar Rs kelas B Pendidikan)

4. Meningkatnya pemanfaatan RS oleh masyarakat potensial :

 Pelayanan kesehatan kolaborasi, psikiatri, psikolog, dan nutrisionis

 Terlaksananya penanganan pasien rawat jalan oleh dokter spesialis lainnya

5. Meningkatnya jumlah kunjungan pengguna jasa rumah sakit.

6. Bertambahnya jenis dan jangkauan pelayanan.

(17)

7

7. Meningkatnya rasio efektifitas pendapatan..

8. Tersedianya tenaga kesehatan yang profesional.

9. Tercapai Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit.

2.1.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Organisasi

Ada beberapa tugas dan fungsi organisasi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara Berdasarkan peraturan menteri kesehatan republik indonesia nomor340/MENKES/PER/III/2010 tentang klasifikasi rumah sakit,rumah sakit jiwa adalah suatu lembaga yang memberikan pelayanan kesehatan khususnya kesehatan jiwa yang meliputi upaya yang bersifat promotif (promosi),preventif (pencegahan), kuratif (penyembuhan), rehabilitatif (pemulihan). Rumah Sakit Jiwa mempunyai tugas yaitu :

a. Memberikan pelayanan kesehatan khusus kesehatan jiwa bagi orang dengan gangguan jiwa;

b. Menghilangkan stigma,diskriminasi, pelanggaran hak asasi orang dengan gangguan jiwa sebagai bagian dari masyarakat;

c. Mencegah terjadinya masalah kejiwaan dan mengurangi faktor resiko akibat gangguan jiwa pada masyarakat secara umum atau perorangan;

d. Memeberikan penyembuhan dan pemulihan terhadap orang dengan gangguan Kejiwaan;

e. Memberikan rehabilitasi untuk mempersiapkan dan memberi kemampuan kepada orang dengan gangguan kejiwaan agar mandiri di masyarakat;

f. Memberikan kesempatan kepada orang dengan gangguan jiwa untuk dapat memperoleh haknya sebagai warga negara indonesia.

2.1.4. Program dan Kegiatan Utama Unit Kerja

Program utama dapat dijabarkan ke dalam 3 (tiga) program, 13 (tiga belas) kegiatan dan 45 (empat puluh lima) sub kegiatan masing-masing dipenjabaran sebagai berikut:

Program/Kegiatan/Sub Kegiatan

PROGRAM PENUNJANG URUSAN PEMERINTAHAN DAERAH PROVINSI

Perencanaan, Penganggaran, dan Evaluasi Kinerja Perangkat Daerah Penyusunan Dokumen Perencanaan Perangkat Daerah

(18)

8

Koordinasi dan Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD

Administrasi Keuangan Perangkat Daerah Penyediaan Gaji dan Tunjangan ASN

Koordinasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun SKPD Koordinasi dan Penyusunan Laporan Keuangan

Bulanan/Triwulanan/Semesteran SKPD

Administrasi Barang Milik Daerah pada Perangkat Daerah Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Daerah SKPD Administrasi Kepegawaian Perangkat Daerah

Peningkatan Sarana dan Prasarana Disiplin Pegawai Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Atribut Kelengkapannya Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Berdasarkan Tugas dan Fungsi Sosialisasi Peraturan Perundang-Undangan

Bimbingan Teknis Implementasi Peraturan Perundang-Undangan Administrasi Umum Perangkat Daerah

Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Penyediaan Peralatan Rumah Tangga Penyediaan Bahan Logistik Kantor

Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan

Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan Fasilitasi Kunjungan Tamu

Penyelenggaraan Rapat Koordinasi dan Konsultasi SKPD

Pengadaan Barang Milik Daerah Penunjang Urusan Pemerintah Daerah Pengadaan Kendaraan Perorangan Dinas atau Kendaraan Dinas Jabatan

Pengadaan Kendaraan Dinas Operasional atau Lapangan Pengadaan Mebel

Pengadaan Peralatan dan Mesin Lainnya Pengadaan Aset Tetap Lainnya

Pengadaan Sarana dan Prasarana Gedung Kantor atau Bangunan Lainnya Penyediaan Jasa Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah

Penyediaan Jasa Surat Menyurat

Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik Penyediaan Jasa Pelayanan Umum Kantor

Pemeliharaan Barang Milik Daerah Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah

Penyediaan Jasa Pemeliharaan, Biaya Pemeliharaan dan Pajak Kendaraan Perorangan Dinas atau Kendaraan Dinas Jabatan

Penyediaan Jasa Pemeliharaan, Biaya Pemeliharaan, Pajak dan Perizinan Kendaraan Dinas Operasional atau Lapangan

Pemeliharaan Mebel

Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Lainnya

Pemeliharaan/Rehabilitasi Gedung Kantor dan Bangunan Lainnya Pemeliharaan /Rehabilitasi Sarana dan Prasarana Gedung Kantor atau Bangunan Lainnya

URUSAN PEMERINTAHAN BIDANG KESEHATAN

PROGRAM PEMENUHAN UPAYA KESEHATAN PERORANGAN DAN

(19)

9

UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT

Penyediaan Fasilitas Pelayanan, Sarana, Prasarana dan Alat Kesehatan untuk UKP Rujukan, UKM dan UKM Rujukan Tingkat Daerah Provinsi

Pengembangan Rumah Sakit

Rehabilitasi dan Pemeliharaan Rumah Sakit

Pengadaan Alat Kesehatan/Alat Penunjang Medik Fasilitas Layanan Kesehatan

Pengadaan Prasarana Fasilitas Layanan Kesehatan

Pengadaan Bahan Habis Pakai Lainnya (Sprei, Handuk dan Habis Pakai Lainnya)

Pemeliharaan Alat Kesehatan/Alat Penunjang Medik Fasilitas Layanan Kesehatan

Pengadaan Obat, Vaksin, Makanan dan Minuman serta Fasilitas Kesehatan Lainnya

Penyediaan Layanan Kesehatan untuk UKP Rujukan, UKM dan UKM Rujukan Tingkat Daerah Provinsi

Pengelolaan Pelayanan Kesehatan Orang dengan Masalah Kesehatan Jiwa (ODMK)

Penyelenggaraan Sistem Informasi Kesehatan secara Terintegrasi Pengadaan Alat/Perangkat Sistem Informasi Kesehatan dan Jaringan Internet

Penerbitan Izin Rumah Sakit Kelas B dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Daerah Provinsi

Peningkatan Mutu Pelayanan Fasilitas Kesehatan

PROGRAM PEMBERDAYAAN MASYARAKAT BIDANG KESEHATAN

Pelaksanaan Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE) Perilaku Hidup Bersih dan Sehat dalam rangka Promotif Preventif Tingkat Daerah Provinsi Penyelenggaraan Promosi Kesehatan dan Perilaku Hidup Bersih dan Sehat 2.1.5. Data-Data Sumber Daya Yang Dimiliki Unit Kerja dan Data-Data Terkait Isu

Yang Diangkat

a. Data-Data Sumber Daya Yang dimiliki Unit Kerja

Jenis dan Jumlah Ketenagaan PNS RSJ Prov.Sultra berdasarkan uraian tugas sebanyak 235 pegawai.

Tabel 1. Daftar Ketenagaan RSJ Prov.Sultra

NO. URAIAN JUMLAH PEGAWAI

1 TENAGA MEDIS

Dokter Umum 3

Dokter Gigi 8

Dokter Ahli Jiwa 2

Jumlah 13

2. TENAGA KEPERAWATAN

(20)

10

Ners 15

Perawat 72

JUMLAH 87

3. TENAGA KEFARMASIAN

Apoteker 8

Asisten Apoteker 7

Jumlah 15

4. TENAGA KESEHATAN MASYARAKAT

Epidemologi Kesehatan 2

Penyuluh Kesehatan 2

Administrasi Kesehatan 11

Sanitarian 7

Jumlah 22

5. TENAGA GIZI

Nutrisionis Dan Dietisien 13

Jumlah 13

6. TENAGA KETEKNISAN MEDIS

Radiografer 3

Analis Kesehatan 2

Jumlah 5

7. PERAWAT GIGI

D3 Perawat Gigi 3

Jumlah 3

8. PSIKOLOG

Psikolog 4

Jumlah 4

9. NON PROFESI 73

Jumlah 73

TOTAL 235

b. Data Terkait Isu yang Diangkat

Selama bekerja di Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra, penulis menemukan beberapa masalah atau isu yang terjadi dari berbagai sumber yaitu :

1) Hasil observasi dan pengalaman penulis selama masa percobaan (CPNS).

2) Tugas pokok dan fungsi tambahan penulis sebagai pengelola kearsipan.

3) Data arsip administrasi kepegawaian meliputi : SK pertama-terahir, SK jabatan, taspen, karpeg, NPWP, STR, SIP dan lain-lain.

(21)

11 2.2. Profil Peserta

Nama : Gusti Ayu Putu Wulandari, A.Md.Gz

NIP : 199808142020122003

Pendidikan : D-III Gizi Poltekkes Kemenkes Kendari Jabatan : Pengelola Program Gizi

Unit Kerja : Rumah sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara

Tugas dan Fungsi Tambahan yang dilaksanakan

:  Mengelola arsip aktif

 Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

 Menyusun jadwal retensi arsip

 Melaksanakan pemusnahan arsip

 Menyusun laporan sesuai dengan pelaksanaan kegiatan sebagai pertanggungjawaban kepada pimpinan

 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan

Pengalaman Kerja Pada tahun 2019 perseta pernah bekerja di Rumah Sakit Umum Tiara Sentosa hingga akhir tahun 2020. Peserta mulai bekerja di rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara pada bulan januari 2021. Hingga saat ini peserta ditugaskan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara.

(22)

12 BAB III

RANCANGAN AKTUALISASI 3.1. Identifikasi, Penetapan dan Analisis Isu

3.1.1. Identifikasi dan Penetapan Isu

Sebelum penetapan judul rancangan aktualisasi terlebih dahulu dilakukan identifikasi dan penetapan isu berdasarkan observasi penulis selama bertugas di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra. Dari hasil identifikasi isu tersebut akan menghasilkan isu yang layak dan dijadikan rancangan aktualisasi.

Beberapa isu yang ditemukan oleh penulis di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra yaitu sebagai berikut :

a. Kurang efisiennya pencarian dokumen administrasi pegawai pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah sakit Jiwa Prov. Sultra.

Pencarian dokumen pegawai karena penyimpanannya masih dalam sistem manual yaitu dengan menyimpan dokumen pada map atau binder.

b. Belum optimalnya sistem penyimpanan arsip pegawai pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah sakit Jiwa Prov. Sultra

Belum Adanya penyimpanan arsip pegawai dalam bentuk digital.

mengakibatkan ada beberapa arsip yang rusak karena kelembaban, terkena debu dan kotoran.

c. Belum optimalnya penataan arsip surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah sakit Jiwa Prov. Sultra

Peyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar yang penataannya juga masih manual, sehingga kadang ada beberapa surat yang tercecer.

Tabel 2. Deskripsi Isu

No

Pelaksanaan Tugas Dan Fungsi Yang

Belum Optimal

Isu yang Teridentifikasi

Deskripsi Keterkaitan dengan Agenda III

1 Melakukan

pengelola arsip

Kurang efisiennya pencarian dokumen arsip pegawai pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Manajemen ASN : ASN tetap profesional dalam pengarsipan dokumen pegawai

Smart ASN :

ASN memanfaatkan IT dalam

(23)

13

Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra

pencarian arsip pegawai

2 Melakukan

pengelola arsip

Belum optimalnya sistem

penyimpanan arsip pegawai pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra

Manajemen ASN : ASN tetap

profesional dalam

melaksanakan penyimpanan dokumen arsip pegawai

Smart ASN :

ASN melakukan penyimpanan arsip pegawai dengan berbasis digital

3 Melakukan

pengelola arsip

Belum optimalnya penataan arsip surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah sakit Jiwa Prov. Sultra

Manajemen ASN : ASN tetap

profesional dalam

melaksanakan penataan arsip surat

Smart ASN :

ASN inovatif dalam penataan arsip surat masuk dan surat keluar

Analisis yang digunakan untuk menetapkan isu yang akan ditindak lanjuti yaitu menggunakan analisis APKL. Analisis APKL didasarkan pada Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak dengan menggunakan skala nilai dari 1 hingga 5 dengan makna : 5 sangat tinggi; 4 tinggi; 3 cukup; 2 rendah; 1 sangat rendah.

Tabel 3. Penetapan Isu Prioritas Menggunakan Metode APKL

No Isu A P K L Total Ranking

1

Kurang efisiennya pencarian dokumen pegawai pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara

4 4 3 4 15 II

2

Belum optimalnya sistem penyimpanan arsip pegawai pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah sakit Jiwa Provinsi Sulawesi Tenggara

4 5 4 4 17 I

(24)

14 3

Belum optimalnya penataan arsip surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sulawesi tenggara

4 3 3 4 14 III

Keterangan :

A : Aktual (sedang terjadi/dalam proses kejadian) P : Problematik (Masalah mendesak untuk dipecahkan) K : Kekhalayakan (Menyangkut hidup orang banyak) L : Layak ( Logis, pantas, realistis dan dapat dibahas) 3.1.2. Analisis Isu

4.

5.

Gambar 2. Analisis Isu PELAYANAN SUB BIDANG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

TERHAMBAT

DAMPAK

Belum optimalnya penyimpanan arsip pegawai

Kurangnya kesadaran adakn

pentingnya penyimpanan arsip

kepegawaian Arsip kurang

rapi/tercecer dan rusak akibat penyimpanan arsip

masih manual

Belum adanya digitalisasi arsip sebagai backup data

DIGITALISASI PENYIMPANAN ARSIP

PEGAWAI

ISU

PENYEBAB

SOLUSI

(25)

15

3.3. Gagasan Kreatif ⁄ Terpilih dan Kegiatan Sebagai Pemecahan Isu

Unit Kerja : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian rumah Sakit Jiwa Prov.

Sultra

Identifikasi Isu : Belum optimalnya sistem penyimpanan arsip pegawai pada sub bagian umum dan kepegawaian

Isu yang di angkat : Optimalisasi Sistem Penyimpanan Arsip Kepegawaian Menggunakan Aplikasi Google Drive pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra Tujuan : Digitalisasi data kepegawaian pada sub bagian umum dan

kepegawaian menggunakan aplikasi Google Drive

Gagasan Kreatif Pemecahan Isu

:

Digitalisasi data kepegawaian menggunakan Google Drive pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Rumah Sakit Jiwa Prov. Sultra. Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan konsultasi kepada atasan 2. Memilah data arsip pegawai

3. Melakukan scanning arsip pegawai

4. Melakukan pengarsipan data ke aplikasi Google Drive

(26)

16 3.3. Tabel Rancangan Kegiatan

Tabel 4.

Deskripsi Kegiatan 1. Melakukan konsultasi kepada atasan

No Kegiatan Tahapan kegiatan Output/hasil Keterkaitan substansi mata pelatihan

Kontribusi terhadap visi &

misi organisasi

Penguatan nilai organisasi

1 2 2 4 5 6 7

1 Melakukan

konsultasi kepada atasan

Manajemen ASN:

Saya akan melakukan konsultasi kepada atasan dengan jujur dan bersikap profesional.

Smart Asn:

Saya akan melakukan konsultasi kepada atasan dengan ramah, hormat dan sopan.

Mewujudkan salah satu misi RSJ Prov.Sultra,yaitu

“Meningkatkan kualitas sumber daya rumah sakit yang mendukung upaya peningkatan kualitas

pendidikan dan pelayanan

kesehatan

paripurna kepada masyarakat”

Kegiatan konsultasi kepada atasan ini terkait dengan nilai organisasi yaitu : efisiensi, harmonis, aktif dan tertib.

1. Menyiapkan bahan untuk konsultasi

Adanya bahan konsultasi

Akuntabel:

Dalam menyiapkan bahan konsultasi saya akan melakukan dengan ketelitian dan penuh tanggung jawab.

kompeten:

Dalam menyiapkan bahan konsultasi saya akan melaksanakan dengan cermat untuk menghasilkan kualitas terbaik.

2. Membuat jadwal waktu pertemuan dengan atasan

Terjadwalnya waktu

pertemuan dengan

Adaptif:

Ketika membuat jadwal

pertemuan saya akan

menyesuaikan diri dengan waktu

(27)

17 atasan atasan

Kolaboratif:

Dalam membuat jadwal pertemuan saya akan memohon kerja sama dengan atasan

Akuntabel:

Dalam penetuan waktu pertemuan saya akan konsisten terhadap jadwal pertemuan yang telah disepakati

3. Melakukan konsultasi dengan atasan

Adanya catatan konsultasi kepada atasan

Adaptif:

Dalam melakukan konsultasi saya bersikap Proaktif dan jujur dengan atasan.

Harmonis

Dalam melakukan konsultasi saya akan sopan dan menghargai pendapat, ide dan gagasan atasan.

Berorientasi Pelayanan:

Dalam melakukan konsultasi saya akan bersikap ramah dan dapat diandalkan kepada atasan

4. Meminta persetujuan dari atasan

Adanya lembar persetujuan

Loyal :

Pada saat meminta persetujuan dari atasan, saya akan berkomitmen untuk jujur dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan kegiatan.

Analisis dampak

1. Perkiraan hambatan : Atasan tidak ada ditempat

2. Dampak bila kegiatan tidak terlaksana : Tertundanya konsultasi 3. Alternatif Solusi : Menyesuaikan waktu konsultasi dengan atasan

(28)

18 Tabel 5.

Deskripsi Kegiatan 2. Memilah data arsip kepegawaian

misi organisasi

1 2 3 4 5 6 7

2 Memilah data arsip kepegawaian

Manajemen ASN:

Saya akan meyiapkan data arsip kepegawaian dengan cermat dan disiplin.

Smart Asn:

Saya akan meyiapkan data arsip kepegawaian dengan integritas tinggi.

kesehatan

Kegiatan konsultasi kepada atasan ini terkait dengan nilai organisasi yaitu:

efisiensi, harmonis, aktif dan tertib.

1. Melakukan konsultasi kepada atasan atasan / mentor

Adanya catatan konsultasi

Akuntabel :

Saya akan berkomitmen untuk jujur dan tanggung jawab terhadap daftar arsip yang akan discan

Berorientasi Pelayanan:

Dalam melakukan konsultasi saya akan bersikap ramah dan dapat diandalkan kepada atasan

Kolaboratif:

Dalam melakukan konsultasi saya akan bekerja sama untuk mennentukan data kepegawaian yang perlu disiapkan.

Harmonis:

(29)

19

Dalam melakukan konsultasi saya Menghargai pendapat yang diberikan atasan.

2. Memeriksa kelengkapan arsip

kepegawaian

Adanya daftar arsip yang

diperiksa

Kompeten:

Saya akan memeriksa

kelengkapan arsip dengan memberikan kinerja yang terbaik.

Adaptif:

Saya akan melakukan dengan cermat dan bersikap proaktif dalam memeriksa kelengkapan arsip.

Berotientasi Pelayanan:

Dalam memeriksa kelengkapan arsip pegawai saya akan bersikap dapat diandalakan.

1. Memilah arsip kepegawaian

Adanya arsip yang terpilah

Akuntabel:

Dalam memilah arsip saya akan lakukan dengan jujur dan penuh tanggungjawab

Loyal:

Saya akan melakukan pemiilahan arsip dengan sungguh-sungguh cermat dan berintegritas tinggi.

Analisi dampak

1. Perkiraan hambatan : Tidak adanya arsip kepegawaian.

2. Dampak bila kegiatan tidak terlaksana : Kegiatan tidak terlaksana sesuai rencana.

3. Alternatif Solusi : Melakukan koordinasi dengan para pegawai

(30)

20 Tabel 6.

Deskripsi Kegiatan 3. Melakukan scanning arsip pegawai

misi organisasi

1 2 3 4 5 6 7

3 Melakukan

scanning arsip kepegawaian

Manajemen ASN:

Saya akan melakukan scanning arsip kepegawaian dengan penuh tanggungjawab, cermat dan disiplin.

Smart Asn:

Saya akan melakukan scanning arsip pegawai dengan integritas tinggi.

kesehatan

Kegiatan konsultasi kepada atasan ini terkait dengan nilai organisasi yaitu:

efisiensi, harmonis, aktif dan tertib.

1. Menyiapkan alat scaning dan laptop

Adanya alat scaning dan laptop

Kolaboratif:

Saya akan memanfaatkan sumber daya kantor dengan efektif dan efesien.

Akuntabel:

Saya akan bertanggungjawab, efektif dan efesien dalam menggunakan barang kantor.

2. Memindai / melakukan scan arsip sehingga berbentuk PDF

Adanya arsip berbentuk PDF

Adaptif:

Saya akan cepat menyesuaikan diri dalam menggunakan alat scanning

Berorientasi pelayanan:

Saya akan melakukan scan arsip

(31)

21

dengan cekatan dan dapat diandalkan.

Kompeten:

Saya akan melakukan yang terbaik dalam menscan arsip.

Harmonis:

Saya akan membangun

lingkungan kondusif dalam melaksanakan tugas

3. Memindahkan arsip yang telah discan pada masing- masing folder di dalam laptop

Adanya arsip pada masing- masing folder

Loyal:

Saya berkomitmen akan melakukan pemindahan arsip pada masing-masing folder.

Analisis dampak

1. Perkiraan hambatan : ketersediaan alat scanning yang terbatas

2. Dampak bila kegiatan tidak terlaksana : Kegiatan tidak terlaksana sesuai rencana 3. Alternatif Solusi : Menggunakan aplikasi Camscanner

(32)

22 Tabel 7.

Deskripsi Kegiatan 4. Melakukan pengarsipan data ke aplikasi Google Drive

misi organisasi

1 2 3 4 5 6 7

4 Melakukan

pengarsipan data ke aplikasi Google Drive

Manajemen ASN:

Saya akan melakukan

pengarsipan data ke aplikasi Google Drive dengan penuh tanggungjawab dan profesional..

Smart Asn:

Saya akan melakukan

pengarsipan data dengan memanfaatkan IT dengan penuh tanggungjawab dan berintegritas tinggi.

kesehatan

Kegiatan konsultasi kepada atasan ini terkait dengan nilai organisasi yaitu : efisiensi, harmonis, aktif dan tertib.

1. Membuat akun email kepegawaian

Adanya akun email

kepegawaian

Akuntabel:

Saya akan bertanggungjawab

dalam membuat email

kepegawaian.

Loyal:

Saya akan berkomitmen menjaga nama baik instansi dalam

membuat akun email

kepegawaian.

Adaptif:

Saya akan inovatif dalam membuat email kepegawaian dengan user dan password

(33)

23

yang mudah diingat.

2. Membuka Google Drive menggunakan email

kepegawaian

Terbukanya Google Drive

Akuntabel:

Saya akan menunjukkan sikap bertanggung jawab dalam mengakses Google Drive

menggunakan email

kepegawaian.

3. Menginput dokumen yang telah di scan melalui Google Drive

Adanya dokumen dalam Google Drive

Akuntabel:

Saya akan menunjukkan sikap bertanggung jawab dan transparan dalam mengunggah folder pada Google Drive

menggunakan email

kepegawaian Kompeten:

Saya akan melakukan yang terbaik dalam menginput dokumen.

4. Melakukan pengecekan ulang dokumen yang telah di input

Lengkapnya dokumen yang telah diinput

Akuntabel:

Saya akan menunjukkan cermat,

bertanggungjawab dan

berintegritas tinggi dalam melakukan pengecekan dokumen.

5. Melakukan sosialisasi link google drive dengan rekan kerja

Terlaksananya sosialisasi

Kolaboratif:

Saya akan melakukan kerjasama dengan rekan kerja dalam rangka sosialisasi serta bersikap sopan dan tanpa tekanan..

Harmonis:

Saya akan menghargai pendapat

(34)

24

rekan kerja dalam melakukan sosialisasi.

Beorientasi pelayanan:

Dalam melaksanakan sosialisasi saya bersikap ramah responsif dan tanpa tekanan.

Analisis dampak

1. Perkiraan hambatan : Tidak tersedianya jaringan

2. Dampak bila kegiatan tidak terlaksana : Tidak terinputnya data pada Google Drive 3. Alternatif Solusi : Diperlukan fasilitas pendukung seperti WIFI

3.4. Matriks Rekapitulasi Rencana Habituasi Core Value ASN (BerAKHLAK) Tabel 8

Matriks Rekapitulasi Rencana Habituasi Core Value ASN (BerAKHLAK)

Nilai Kegiatan 1 Kegiatan 2 Kegiatan 3 Kegiatan 4 Jumlah per

a b c d a b c a b c a b c d e MP

Berorientasi Pelayanan √ √ √ √ √ 5

Akuntabel √ √ √ √ √ √ √ √ 8

Kompeten √ √ √ √ 4

Harmonis √ √ √ √ 4

Loyal √ √ √ √ 4

Adaptif √ √ √ √ √ 5

Kolaboratif √ √ √ √ 3

Jumlah Nilai per kegiatan 2 3 3 1 4 3 2 2 4 1 3 1 2 1 2

(35)

25 3.4. Estimasi Biaya

Tabel 9.

Estimasi Biaya

No. Kegiatan Estimasi Biaya

Yang Tersedia

Keterangan 1. Kegiatan 1. Melakukan konsultasi

kepada atasan

Rp. 100.000 Kertas dan tinta printer

2. Kegiatan 2. Memilah data arsip kepegawaian

- 3. Kegiatan 3. Melakukan scanning arsip

kepegawaian

- 4. Kegiatan 4. Melakukan pengarsipan

data ke aplikasi Google Drive

Rp. 100.000 Paket internet

(36)

26 3.4. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan-kegiatan tersebut akan dilaksanakan di tempat kerja dengan berurutan dari tanggal 16 Mei s.d 18 Juni 2022 dengan jadwal sebagai berikut :

Tabel 10.

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan aktualisasi

No Kegiatan Tahapan

Kegiatan

Bulan Mei Bulan Juni

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

1. Melakukan konsultasi kepada atasan

Menyiapka n bahan untuk konsultasi Membuat jadwal waktu pertemuan dengan atasan Melakukan konsultasi dengan atasan Meminta persetujuan dari atasan 2. Memilah

data arsip kepegawai an

Melakukan konsultasi kepada atasan atasan/

mentor Memeriksa kelengkapa n arsip kepegawaia n Memilah arsip kepegawaia n 3. Melakukan

scanning arsip

Menyiapka

n alat

scaning dan

(37)

27

kepegawai an

laptop Memindai / melakukan scan arsip sehingga berbentuk PDF Memindahk an arsip yang telah discan pada masing- masing folder di dalam laptop 4. Melakukan

pengarsipa n data ke aplikasi Google Drive

Membuat akun email kepegawaia n Membuka Google Drive menggunak an email kepegawaia n Menginput dokumen yang telah

di scan

melalui Google Drive Melakukan pengecekan ulang dokumen yang telah di input Melakukan sosialisasi link google drive dengan rekan kerja

(38)

28 BAB IV.

CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI 4.1. Realisasi Kegiatan

Tabel 11. Realisasi Kegiatan

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Realisasi Keterangan

1. Melakukan

konsultasi dengan atasan

1. Menyiapkan bahan untuk konsultasi

2. Membuat jadwal waktu pertemuan dengan atasan

3. Melakukan konsultasi dengan atasan

4. Meminta persetujuan dari atasan

Sesuai Rancangan

Setiap tahapan kegiatan terealisasi sesuai dengan rancangan

2. Memilah data arsip kepegawaian

1. Melakukan konsultasi kepada atasan atasan / mentor

2. Memeriksa

kelengkapan arsip kepegawaian

3. Memilah arsip kepegawaian

Sesuai Rancangan

3. Melakukan Scanning arsip kepegawaian

1. Menyiapkan alat scaning dan laptop 2. Memindai / melakukan

scan arsip sehingga berbentuk PDF

3. Memindahkan arsip yang telah discan pada masing-masing folder di dalam laptop

Sesuai Rancangan

4. Melakukan

pengarsipan data ke aplikasi Google Drive

1. Membuat akun email kepegawaian

2. Membuka Google Drive menggunakan email kepegawaian 3. Menginput dokumen

yang telah di scan melalui Google Drive 4. Melakukan pengecekan

ulang dokumen yang telah di input

5. Melakukan sosialisasi link google drive dengan rekan kerja

Sesuai Rancangan

(39)

29 4.2. Capaian Aktualisasi

4.2.1. Kegiatan 1 : Melakukan konsultasi dengan atasan Tahap Kegiatan 1 : Menyiapkan bahan untuk konsultasi Tanggal Pelaksanaan : 17 Mei 2022

Output : Bahan konsultasi

Dokumentasi (Proses dan Output)

Penulis menyiapkan bahan konsultasi berupa kepada atasan selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian berupa rancangan aktualisasi, lembar catatan konsultasi dan lembar persetujuan.

Gambar 3. Menyiapkan bahan konsultasi

Gambar 4. Bahan konsultasi Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Dalam menyiapkan bahan untuk konsultasi nilai dasar yang diterapkan pada tahap ini adalah :

Manajemen ASN: Saya telah melakukan konsultasi kepada atasan dengan jujur dan bersikap profesional.

Smart Asn: Saya telah melakukan konsultasi kepada atasan dengan ramah, hormat dan sopan.

Akuntabel: Dalam menyiapkan bahan konsultasi dilakukan dengan ketelitian dan penuh tanggung jawab.

Kompeten: Dalam menyiapkan bahan konsultasi

(40)

30

dilaksanakan dengan cermat untuk menghasilkan kualitas terbaik.

Tahap Kegiatan 2 : Membuat jadwal waktu pertemuan dengan atasan Tanggal Pelaksanaan : 17 Mei 2022

Output : Jadwal pertemuan

Penulis menghubungi atasan via whatsapp untuk mengkonfirmasi waktu pertemuan.

Gambar 5. Jadwal pertemuan dengan atasan Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Dalam membuat jadwal waktu pertemuan dengan atasan melalui Whatsapp, nilai dasar yang diterapkan pada tahap ini adalah :

Adaptif: Ketika membuat jadwal pertemuan saya menyesuaikan diri dengan waktu atasan

Kolaboratif: Dalam membuat jadwal pertemuan saya memohon kerja sama dengan atasan

Akuntabel: Dalam penetuan waktu pertemuan saya konsisten terhadap jadwal pertemuan yang telah disepakati

Tahap Kegiatan 3 : Melakukan konsultasi dengan atasan Tanggal Pelaksanaan : 18 Mei 2022

Output : Catatan arahan atasan Dokumentasi (Proses dan Output)

Penulis melakukan konsultasi dengan atasan selaku Kepala sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan mencatat petunjuk dan arahan atasan.

(41)

31

Gambar 6. Konsultasi dengan atasan

Gambar 7. Catatan arahan dari atasan Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Penulis melakukan konsultasi kepada atasan mengenai rancangan kegiatan aktualisasi, nilai dasar yang diterapkan pada tahap ini adalah :

Adaptif: Dalam melakukan konsultasi saya bersikap Proaktif dan jujur dengan atasan.

Harmonis: Dalam melakukan konsultasi saya bersikap sopan dan menghargai pendapat, ide atau gagasan atasan.

Berorientasi Pelayanan: Dalam melakukan konsultasi saya bersikap ramah dan dapat diandalkan kepada atasan.

Tahap Kegiatan 4 : Meminta persetujuan dari atasan Tanggal Pelaksanaan : 18 Mei 2022

Output : Persetujuan dari atasan Dokumentasi (Proses dan Output)

Penulis mengajukan surat persetujuan untuk melaksanakan aktualisasi dan disetujui oleh atasan.

(42)

32

Gambar 8. Meminta persetujuan pelaksanaan aktualisasi dari atasan Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai Dasar

: Setelah melakukan konsultasi dengan atasan, penulis meminta persetujuan pelaksanaan aktualisasi. Nilai dasar yang diterapkan pada tahap ini adalah :

Loyal : Pada saat meminta persetujuan dari atasan, saya berkomitmen untuk jujur dan bertanggungjawab dalam menyelesaikan kegiatan.

Kontribusi Terhadap Visi, Misi dan Nilai Organisasi

Kontribusi Terhadap Visi, Misi Organisasi

Pada kegiatan pertama yaitu melakukan konsultasi kepada atasan telah berkontribusi terhadap visi dan misi Organisasi yaitu “Meningkatkan kualitas sumber daya rumah sakit yang mendukung upaya peningkatan kualitas pendidikan dan pelayanan kesehatan paripurna kepada masyarakat”.

Kontribusi Terhadap Nilai Organisasi

Pada kegiatan pertama yaitu melakukan konsultasi kepada atasan telah berkontribusi terhadap nilai organisasi yaitu : efisiensi, harmonis, aktif dan tertib.

4.2.2. Kegiatan 2 : Memilah data arsip kepegawaian

Tahap Kegiatan 1 : Melakukan konsultasi kepada Atasan / Mentor Tanggal Pelaksanaan : 19 Mei 2022

Output : Catatan arahan atasan / mentor Dokumentasi(Proses dan Output)

Penulis melakukan konsultasi kepada atasan/ mentor tentang daftar arsip yang akan diperiksa dan mencatat arahan dan petujuk atasan / mentor.

(43)

33

Gambar 9. Konsultasi kepada atasan tentang daftar arsip

Gambar 10. Catatan arahan dari atasan / mentor Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Pada saat melakukan konsultasi dengan atasan / mentor nilai dasar yang diterapkan adalah :

Manajemen ASN: Saya telah memilah data arsip kepegawaian dengan cermat dan disiplin.

Smart Asn: Saya telah memilah data arsip kepegawaian dengan integritas tinggi.

Akuntabel : Saya berkomitmen untuk jujur dan tanggung jawab terhadap daftar arsip yang akan discan Berorientasi Pelayanan: Dalam melakukan konsultasi saya akan bersikap ramah dan dapat diandalkan kepada atasan

Kolaboratif: Dalam melakukan konsultasi saya akan bekerja sama untuk menentukan data kepegawaian yang perlu disiapkan.

Harmonis: Dalam melakukan konsultasi saya Menghargai pendapat yang diberikan atasan.

Tahap Kegiatan 2 : Memeriksa kelengkapan arsip kepegawaian Tanggal Pelaksanaan : 19 - 25 Mei 2022

(44)

34

Output : Daftar kelengkapan arsip Dokumentasi (Proses dan Output)

Penulis memeriksa kelengkapan arsip kepegawaian berdasarkan daftar arsip yang telah dibuat.

Gambar 11. Memeriksa arsip kepegawaian

Gambar 12. Daftar arsip yang diperiksa Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Pada saat melakukan pemeriksaaan pada arsip kepegawaian, nilai dasar yang diterapkan adalah : Manajemen ASN: Saya telah memilah data arsip kepegawaian dengan cermat dan disiplin.

Kompeten : saya telah memeriksa kelengkapan arsip dengan memberikan kinerja yang terbaik.

Adaptif : saya melakukan dengan cermat dan bersikap proaktif dalam memeriksa kelengkapan arsip.

Berorientasi Pelayanan: dalam memeriksa kelengkapan arsip pegawai saya telah bersikap dapat diandalakan.

Tahap Kegiatan 3 : Memilah arsip kepegawaian Tanggal Pelaksanaan : 19 - 25 Mei 2022 Output : Arsip sudah dipilah Dokumentasi (Proses dan Output)

(45)

35

Penulis melakukan pemilahan arsip kepegawaian berdasarkan daftar arsip yang terlah dibuat dan diperiksa.

Gambar 13. Memilah arsip kepegawaian Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Pada saat memilah arsip kepegawaian, nilai dasar yang diterapkan adalah :

Manajemen ASN: Saya telah memilah data arsip kepegawaian dengan cermat dan disiplin.

Akuntabel : Dalam memilah arsip saya melakukan dengan jujur dan penuh tanggungjawab.

Loyal : Saya melakukan pemilahan arsip dengan sungguh-sungguh cermat dan berintegritas tinggi.

Kontribusi Terhadap Visi, Misi Organisasi

Pada kegiatan kedua yaitu memilah data arsip kepegawaian telah berkontribusi terhadap visi dan misi Organisasi yaitu “Meningkatkan kualitas sumber daya rumah sakit yang mendukung upaya peningkatan kualitas pendidikan dan pelayanan kesehatan paripurna kepada masyarakat”.

Pada kegiatan kedua yaitu memilah data arsip kepegawaian telah berkontribusi terhadap nilai organisasi yaitu : efisiensi, harmonis, aktif dan tertib.

(46)

36

4.2.3. Kegiatan 3 : Melakukan Scanning arsip kepegawaian

Tahap Kegiatan 1 : Menyiapkan alat scaning dan laptop/komputer Tanggal Pelaksanaan : 26 Mei 2022

Output : Alat scaning dan laptop/komputer Dokumentasi (Proses dan Output)

Penulis meyiapkan alat scanning dan komputer.

Gambar 14. Menyiapkan alat scaning dan laptop/komputer Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Dalam menyiapkan alat scaning dan laptop/komputer, nilai dasar yang diterapkan adalah :

Manajemen ASN: Saya telah melakukan scanning arsip kepegawaian dengan penuh tanggungjawab, cermat dan disiplin.

Smart Asn: Saya telah melakukan scanning arsip pegawai dengan integritas tinggi.

Kolaboratif : Saya akan memanfaatkan sumber daya kantor dengan efektif dan efesien.

Akuntabel : Saya akan bertanggungjawab, efektif dan efesien dalam menggunakan barang kantor.

Tahap Kegiatan 2 : Memindai / melakukan scan arsip sehingga berbentuk PDF Tanggal Pelaksanaan : 27 Mei – 10 Juni 2022

Output : Arsip berbentuk PDF

Penulis melakukan pemindai / scanning arsip data kepegawaian sehingga berbentuk PDF.

Gambar 15. Melakukan scan arsip kepegawaian

(47)

37

Gambar 16. Arsip kepegawaian berbentuk PDF Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Pada saat memindai / melakukan scan arsip sehingga berbentuk PDF, nilai dasar yang diterapkan adalah : Manajemen ASN: Saya telah melakukan scanning arsip kepegawaian dengan penuh tanggungjawab, cermat dan disiplin.

Adaptif : Saya cepat menyesuaikan diri dalam menggunakan alat scanning

Berorientasi pelayanan : Saya melakukan scan arsip dengan cekatan dan dapat diandalkan.

Kompeten: Saya akan melakukan yang terbaik dalam menscan arsip.

Harmonis : Saya akan membangun lingkungan kondusif dalam melaksanakan tugas

Tahap Kegiatan 3 : Memindahkan arsip yang telah discan pada masing-masing folder di dalam laptop/komputer

Tanggal Pelaksanaan : 27 Mei – 10 Juni 2022

Output : Arsip pada masing-masing folder Dokumentasi (Proses dan Output)

Penulis membuat folder nama pegawai dan memindahkan arsip data kepegawaian pada masing-masing folder.

(48)

38

Gambar 17. Memindahkan Arsip ke dalam folder Keterkaitan Dengan

Nilai-Nilai dasar

: Pada saat memindahkan arsip yang telah discan pada masing-masing folder di dalam laptop/komputer, nilai dasar yang diterapkan adalah : Manajemen ASN: Saya telah melakukan scanning arsip kepegawaian dengan penuh tanggungjawab, cermat dan disiplin.

Loyal : Saya berkomitmen melakukan pemindahan arsip pada masing-masing folder.

Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi Pada kegiatan ketiga yaitu melakukan scanning arsip kepegawaian telah berkontribusi terhadap visi dan misi Organisasi yaitu “Meningkatkan kualitas sumber daya rumah sakit yang mendukung upaya peningkatan kualitas pendidikan dan pelayanan kesehatan paripurna kepada masyarakat”.

Pada kegiatan ketiga yaitu melakukan scanning arsip kepegawaian telah berkontribusi terhadap nilai organisasi yaitu : efisiensi, harmonis, aktif dan tertib.

4.2.4. Kegiatan 4 : Melakukan pengarsipan data ke aplikasi Google Drive Tahap Kegiatan 1 : Membuat akun email kepegawaian

Tanggal Pelaksanaan : 13 Juni 2022

Output : Adanya akun email kepegawaian

Penulis membuat akun emaail kepegawaian.

(49)

39

Gambar 18. Membuat akun email kepegawaian Keterkaitan Dengan Nilai-

Nilai dasar

: Pada saat membuat akun email kepegawaian , nilai dasar yang diterapkan adalah :

Manajemen ASN: Saya telah melakukan pengarsipan data ke aplikasi Google Drive dengan penuh tanggungjawab dan profesional..

Smart Asn: Saya telah melakukan pengarsipan data dengan memanfaatkan IT dengan penuh tanggungjawab dan berintegritas tinggi.

Akuntabel: Saya bersikap bertanggungjawab dalam membuat email kepegawaian.

Loyal: Saya berkomitmen menjaga nama baik instansi dalam membuat akun email kepegawaian.

Adaptif: Saya bersikap inovatif dalam membuat email kepegawaian dengan user dan password yang mudah diingat.

Tahap Kegiatan 2 : Membuka Google Drive menggunakan email kepegawaian Tanggal Pelaksanaan 14 Juni 2022

Output Terbukanya Google Drive

Setelah akun email kepegawaian dibuat kemudian penulis membuka Google Drive menggunakan email kepegawaian yang telah dibuat.

(50)

40

Gambar 19. Membuka Google Drive menggunakan email kepegawaian Keterkaitan Dengan Nilai-

Nilai dasar

Pada saat membuka Google Drive menggunakan email kepegawaian , nilai dasar yang diterapkan adalah :

Akuntabel: Saya menunjukkan sikap bertanggung jawab dalam mengakses Google Drive menggunakan email kepegawaian.

Tahap Kegiatan 3 : Menginput dokumen yang telah di scan melalui Google Drive Tanggal Pelaksanaan 15 Juni 2022

Output Adanya dokumen dalam Google Drive

Penulis melakukan penginputan arsip kepegawaian yang telah dscan dan telah berada pada folder masing-masing ke Google Drive.

Gambar 20. Menginput dokumen ke Google Drive

(51)

41

Gambar 21. Dokumen telah terinput ke Google Drive

Keterkaitan Dengan Nilai- Nilai dasar

Pada saat menginput dokumen yang telah di scan melalui Google Drive , nilai dasar yang diterapkan adalah :

Akuntabel: Saya bersikap bertanggung jawab dan transparan dalam mengunggah folder pada Google Drive menggunakan email kepegawaian

Kompeten: Saya melakukan yang terbaik dalam menginput dokumen.

Tahap Kegiatan 4 : Melakukan pengecekan ulang dokumen yang telah di input Tanggal Pelaksanaan 16 Juni 2022

Output Lengkapnya dokumen yang telah diinput

Penulis mengecek kembali folder data kepegawaian yang telah diupload atau diinput.