2. LANDASAN TEORI
2.1. Sumber Daya (Resources)
Pada suatu proyek konstruksi terdapat 3 jenis sumber daya yang utama yaitu pekerja, material dan peralatan.
Pekerja dikategorikan dalam dua kategori berdasarkan upah yang diterima yaitu:
1. Pekerja dengan upah tetap. Pekerja ini adalah proyek manajer, pengawas proyek, engineer, sekretaris dan pekerja-pekerja tetap. Mereka biasanya digaji selama proyek berlangsung.
2. Pekerja dengan upah per satuan waktu. Pekerja-pekerja ini dipekerjakan untuk melakukan suatu kegiatan tertentu seperti tukang kayu, tukang batu, tukang besi, tukang elektrikal dll. Mereka biasanya diupah berdasarkan lamanya bekerja dalam hitungan jam atau hari. (Hermawan, 2006)
2.2. Resources Allocation
Resources Allocation adalah penempatan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas dalam suatu proyek konstruksi dalam bentuk jumlah dan waktu.
Dalam menentukan jumlah sumber daya terdapat 2 kategori yaitu:
1. Resources yang terbatas (durasi proyek merupakan variabel). Kemungkinan bahwa resources yang tersedia terbatas sangat besar dan terbuka kemungkinan terjadi kekurangan resources, oleh karena itu sangat disarankan untuk mengevaluasi dampak dari kekurangan tersebut terhadap durasi proyek.
2. Resources yang tidak terbatas (durasi proyek telah ditetapkan). Ketika jumlah resources tidak terbatas maka yang menjadi masalah adalah mengenai berapa banyak resources optimal yang dibutuhkan untuk mencapai waktu penyelesaian proyek yang telah ditentukan. (Jimmie W Hinzie, 1998)
2.3. Resource Leveling
Pemerataan sumber daya manusia (resource leveling) merupakan salah satu usaha yang dilakukan untuk menghindari fluktuasi yang tajam. Tujuan dilakukan pemerataan adalah untuk memperoleh pemanfaatan yang merata dari sumber daya
manusia dan untuk menghindari saat dimana kebutuhan tenaga menjadi sangat tinggi atau sangat rendah. (Raja and Kumanan, 2007)
Untuk leveling disarankan resources sebaiknya dialokasikan untuk menyetarakan titik puncak dan titik terendah pada resource graph dan sebaiknya tidak ada penambahan durasi proyek pada saat melakukan leveling. Kecuali apabila resource limit terbatas dan banyak aktivitas pada jalur kritis maka durasi proyek harus mundur. (Sandra C. Weber, 2005)
2.4. Tujuan Penggunaan Resource Leveling
Resource leveling merupakan suatu teknik dalam manajemen proyek untuk membuat suatu sumber daya dapat digunakan secara efisien. Kunci untuk menjaga proyek sesuai jadwal adalah memanfaatkan resource leveling dalam konteks perencanaan kedepan dalam hal ini, para pekerja, teknik dan peralatan yang dibutuhkan pada saat yang tepat. Dengan memanfaatkan setiap float yang tersedia, serta dapat memahami hal yang diprioritaskan dalam proyek tersebut dan memiliki fleksibilitas bila terjadi kejadian dimana sumber daya yang dibutuhkan tidak dapat dialokasikan padaa saat itu. (Jimmie W. Hinze, 1998)
2.5. Perataan Penggunaan Sumber Daya (Resources Leveling)
Aspek lain yang perlu diperhatikan dalam hubungan antara jadwal dan sumber daya adalah usaha memakainya secara efisien. Tenaga kerja yang sudah bergabung tidak mudah untuk dilepas dan dipanggil kembali sesuai dengan naik turunnya pekerjaan. Oleh karena itu diusahakan jangan terjadi keperluan yang naik turun secara tajam, untuk mengatasinya dengan meratakan sumber daya (resources leveling). Pemerataan sumber daya dapat dikerjakan dengan cara grafis yaitu menggambar jadwal kegiatan dalam bentuk (barchart). Sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan dijumlah kebawah dalam satu satuan waktu.
Mencari jalur kritis dan float jarigan kerja kemudian komponen kegiatan nonkritis diatur dengan menggeser-geser (sebatas float yang tersedia) dan mangusahakan kebutuhan sumber daya untuk tidak terjadi fluktuasi yang tajam. (Jimmie W.
Hinze, 1998)
2.6. Metode yang digunakan Dalam Penggunaan Resource Leveling
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk penggunaan resource leveling dalam suatu manajemen proyek. Dalam makalah ini, akan dibagi menjadi dua bagian besar.
2.6.1 Menggunakan Metode Analytical
Cara analytical yang dimaksud adalah dengan menggunakan metode-metode yang menggunakan rumus untuk menyelesaikan suatu permasalahan resource leveling dalam manajemen proyek.
2.6.1.1 Heuristic Methods
Dalam bidang riset operasi, kata heuristik digunakan untuk menamai metode- metode yang berdasarkan pada alasan-alasan intuitif yang masuk akal dan menjanjikan ditemukannya solusi yang layak. Pada umumnya metode ini digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang masih dalam proses penelitian berdasarkan logika umum atau merupakan adaptasi dari metode eksak yang merupakan pemecahan model-model yang lebih sederhana. Metode ini bertujuan menentukan solusi layak dari masalah-masalah yang sulit dipecahkan secara eksak.
2.6.1.2 Minimum Moment Method
Minimum Moment Method adalah salah satu heuristic algorithm untuk melakukan resource leveling. Minimum moment method digunakan sebagai pendekatan secara heuristik untuk menghitung fluktuasi sumberdaya setiap hari.
(Christodoulou, 2010)
Walaupun Minimum Moment Method telah diimplementasikan pada aplikasi program (software) komersial, metode ini hanya dapat memberikan solusi yang bagus dan tidak ada jaminan untuk mendapatkan hasil yang optimal. (Tarek Hegazy, 1999)
2.6.2 Menggunakan Software
Pada era teknologi informasi seperti sekarang ini terdapat berbagai aplikasi program yang sangat berguna dalam suatu proyek konstruksi diantaranya Microsoft Project dan Oracle Primavera P6. Kedua aplikasi program ini merupakan software yang kemampuannya terus berkembang dan diperbaharui sehingga semua kebutuhan kemampuan teknis dalam penjadwalan proyek sering digunakan dalam proyek-proyek konstruksi karena mudah dipelajari dan memiliki kemampuan yang dibutuhkan seperti menampilkan barchart, histogram pekerja dan material, dan lain-lain (Elliot dan Icha, 2013)
Kedua software tersebut merupakan software yang sangat diperlukan dalam mengelola berbagai macam tipe penjadwalan proyek konstruksi. Walaupun secara umum semua software tersebut bertujuan sama, tetapi tentunya masing-masing software tersebut memiliki kemampuan yang berbeda. Perbedaan kemampuan tersebut juga mempengaruhi berbagai faktor dalam pemakaiannya sehingga kedua software tersebut dapat dibandingkan.
Pada Dasarnya, ada dua metode dasar resource leveling yang digunakan pada software :
a. Deadline Resource Leveling
Dalam metode ini, penekanan dilakukan untuk menyelesaikan proyek dalam waktu tertentu. Kali ini biasanya akan ditentukan oleh network analysis.
penyesuaian terhadap sumberdaya yang diperlukan harus dilakukan dalam float aktivitas yang tersedia. Tidak akan ada penyesuaian kegiatan yang berada di jalur kritis.
b. Resource Critical Leveling
Dalam metode ini, proyek harus diselesaikan dengan sumberdaya yang tersedia, bahkan jika harus memperpanjang durasi proyek. Jika permintaan sumberdaya melebihi ketersediaan sumberdaya, maka beberapa kegiatan harus ditunda pengerjaannya sampai ada ketersediaan sumberdaya yang memadai. (Andrew Dick, 2007)
2.6.2.1 Microsoft Project
Microsoft Project memang ditujukan untuk manajemen proyek sehinggga pada orang-orang yang berkecimpung dalam bidang manajemen proyek saja yang mengenal program Microsoft Project ini secara mendalam, Microsoft Project merupakan suatu program komputer yang banyak digunakan untuk menyusun rencana kerja sebuah proyek konstruksi. Project atau dalam bahasa sehari-hari disebut dengan proyek merupakan suatu rangkaian kerja yang dimulai dari tahap perencanaan sampai pada tahap akhir. Hal-hal yang perlu dilakukan bila memiliki sebuah proyek adalah :
1. Melakukan perencanaan dan penjadwalan, serta pelibatan pihak-pihak yang berkompeten dalam proyek tersebut.
2. Setelah itu masuk ke dalam proses penentuan jenis-jenis pekerjaan (Task),sumber daya yang diperlukan (Resources) baik sumber daya manusia maupun material,biaya yang diperlukan (cost), juga jadwal kerja (schedule) kapan pekerjaan dimulai dan kapan pekerjaan sudah harus selesai. Jika semua hal tersebut telah ditentukan dan disetujui oleh semua pihak maka kita telah mempunyai rencana dasar (Baseline).
3. Selanjutnya rencana tersebut harus dijalankan dan perkembangannya harus terus dipantau dalam sebuah tahapan Tracking. Apabila pekerjaan belum selesai maka harus dilakukan penjadwalan ulang (Rescheduling). Dengan Microsoft Project dapat memperoleh rincian seluruh komponen kerja secara detail.
(Madcoms, 2011)
2.6.2.2 Primavera
Oracle Primavera v8.2 (P6) telah dikenal sebagai sebuah aplikasi pengelola proyek konstruksi dengan ruang lingkup yang lengkap, terukur dan terintegrasi dalam merencanakan (planning), pengaturan (organizing), pengawasan (controlling), dan koordinasi (coordinating) proyek. Aplikasi program ini sering digunakan pada manajemen pengendalian proyek mulai dari merencanakan jadwal pelaksanaan proyek, biaya, waktu dan tenaga kerja pada proyek dengan skala kecil, sedang, dan besar. Biasanya proyek-proyek yang menggunakan Oracle Primavera(P6) relatif besar dan kompleks.
Metode kerja P6 menggunakan Critical Path Method (CPM) dalam mengkalkulasi jadwal dan floats setiap aktivitas proyek. P6 juga menggunakan Precedence Diagram Method (PDM) dalam menampilkan hubungan antar aktivitas.
Hasil keluaran dari program Oracle Primavera v8.2 dapat berupa lay out gantt chart, kurva S, tabel dan profil sumber daya dan lain sebagainya yang dapat digunakan dalam pengontrolan proyek.
2.6.2.3 Resource Leveling Menggunakan Microsoft Project dan Primavera Ada 2 cara untuk melakukan perataan sumber daya manusia (resources leveling) pada Microsoft Project dan Primavera, yaitu : (Hermawan, 2006)
1. Trial-and-error approach 2. Blok Schedule
a. Trial-and-error approach
Hal yang pertama-tama dilakukan saat melakukan perataan menggunakan pendekatan trial-and-error adalah menggambar jadwal kegiatan dalam bentuk diagram balok ( barchart ) yang dimulai dari kegiatan-kegiatan kritis di bagian atas. Sumber daya yang dibutuhkan untuk tiap kegiatan dijumlah kebawah dalam satu satuan waktu. Sumber daya untuk kegiatan kritis yang telah dijumlahkan tersebut berada pada baris terpisah dibawah barchart. Langkah berikutnya adalah dengan cara mencoba-coba menggeser-geser kegiatan nonkritis diantara EST dan LST sampai didapat fluktuasi minimum atau pola tertentu pada diagram penggunaan SDM.
Namun cara tersebut bila penelitian dilakukan secara manual tanpa bantuan program, sedang dalam Microsoft Project sendiri sudah ada fasilitas untuk melakukan Resources Levelling yang dilakukan trial pada MS.Project adalah pada batasan maksimum unit jumlah tenaga yang tersedia di resources sheet. Dengan mengubah-ubah nilai batasan maksimum kemudian dilakukan Resouces Levelling maka akan diperoleh beberapa Histogram Sumber Daya setelah itu dipilih histogram yang paling ideal.
b. Blok Schedule
Keterbatasan sumber daya yang terampil seringkali menjadi kendala tersendiri dalam menyususn kebutuhan sumber daya. Selain keterbatasan sumber daya yang ada, yang sering juga terjadi adalah keterbatasan ruang atau area kerja sehingga tidak memungkinkan sumber daya dengan jumlah yang banyak. Penyusunan grafik sumber daya yang baik dapat juga dilakukan dengan membuat blok schedule. Misal untuk sebuah kegiatan yang jumlah total kebutuhan tenaga adalah 60 orang, dengan durasi 4 hari, maka per harinya 60/4 atau 15 orang per harinya.
Namun yang sering terjadi di lapangan adalah keberadaan tenaga kerja yang pada awalnya tidak tersedia secara lengkap sehingga pembagian tenaga kerja tidak memungkinkan untuk merata seperti diatas. Misalnya tenaga kerja yang akan dipekerjakan didatangkan dari tempat lain (dari kampung), pada hari :
1. Pertama, tenaga kerja yang datang hanya 5 orang sehingga hanya 5 orang yang bekerja pada hari pertama.
2. Kedua, datang lagi 5 orang sehingga sampai pada ahri kedua jumlah yang bekerja 10 orang
3. Ketiga, datang 10 orang lagi sehingga pada hari ketiga yang bekerja 20 orang 4. Keempat, datang lagi 5 orang sehingga berjumlah 25 orang.
Penyusunan sumber dayanya adalah sebagai berikut :
Terlihat jumlah total kebutuhan tenaga kerjanya adalah sama, yaitu 60 orang dengan durasi yang sama yaitu 4 hari. Perbedaannya adalah pada jumlah tenaga kerja yang bekerja per harinya sehingga jumlah produktivitasnya per harinya berbeda.
Dalam penelitian kali ini kedua metode akan digunakan dan dipilih hasil histogram sumber daya yang paling ideal.
2.7. Tahapan Perencanaan dan Penjadwalan Proyek Dalam Aplikasi Program
Proyek pada dasarnya adalah seperangkat operasi atau aktivitas yang harus diselesaikan dalam urutan logis untuk mencapai outcome yang ditentukan oleh waktu akhir definitif (Harris, 2010). Jadwal proyek adalah upaya untuk mendesain aktivitas-aktivitas proyek yang ada berdasarkan jangka waktu dan hubungan antar aktivitas tersebut. Setiap aktivitas membutuhkan waktu untuk mencapai target proyek dan dapat menggunakan sumber daya yang memiliki ketersediaan terbatas seperti orang, material, peralatan, dan uang.
Aplikasi program perencanaan dan penjadwalan proyek memungkinkan pengguna untuk:
a) Memasukkan Product Breakdown Structure (PBS) dari data proyek dan semua struktur proyek yang dibutuhkan ke dalam aplikasi program.
b) Menyederhanakan proyek ke dalam aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk dimasukkan dalam aplikasi program. Aktivitas tersebut disesuaikan dengan PBS.
c) Menetapkan kalender, jangka waktu, constraints , predecessors dan successor setiap aktivitas dan kemudian menghitung tanggal mulai dan akhir dari aktivitas tersebut.
d) Menetapkan sumber daya dan biaya seperti pekerja, peralatan atau bahan dari setiap aktivitas yang kemudian disesuaikan dan dihitung menurut kebutuhan sumber daya proyek.
e) Mengoptimalkan rencana kerja proyek.
f) Menetapkan tanggal dasar dan anggaran biaya dasar untuk dapat dibandingkan sesuai kemajuannya dalam proyek.
g) Menyepakati tanggal dimulainya pekerjaan proyek.
h) Mengamati kemajuan aktual dari setiap aktivitas terhadap rencana awal dan memperbaiki rencana yang ada jika diperlukan,
i) Mengamati penggunaan sumber daya dan biaya sehingga dapat memperkirakan sumber daya dan biaya yang dibutuhkan untuk
j) Membuat laporan kemajuan manajemen proyek.
Selanjutnya, setiap aplikasi program yang digunakan untuk penjadwalan proyek setidaknya telah dibuat untuk memiliki kemampuan standar yang terbagi menjadi beberapa tahapan sehingga dapat digunakan dengan efektif.
Setiap aplikasi program yang digunakan untuk penjadwalan proyek setidaknya telah dibuat untuk memiliki kemampuan standar yang terbagi menjadi beberapa tahapan sehingga dapat digunakan dengan efektif. Ada 4 tahapan/level dalam perencanaan dan penjadwalan suatu software (Harris, 2010) yaitu:
Tabel 2.1 Tabel Level of Schedule (Harris, 2010, page 4) LEVEL 1 - Perencanaan Tanpa Sumber Daya
Pada level ini perencanaan sangat dasar karena hanya memulai proyek dengan memperkirakan tanggal mulai dan selesai suatu proyek, setelah itu mendefinisikan sistem struktur pengkodean proyek lalu menambahkan sub-aktivitas untuk mewakili sebuah aktivitas.
Mendefinisikan aktivitas tersebut dan menggunakan milestone lalu hubungkan aktivitas-aktivitas tersebut, setelah itu tentukan constraints, analisa resiko.
Penjadwalan proyek menggunakan CPM.
LEVEL 2 - Memonitor Perkembangan Tanpa Sumber Daya
Pada Level 2 ini, pengguna dapat mengatur baseline dan melakukan tracking progress
LEVEL 3 - Perencanaan Dengan Sumber Daya
Pada level 3, Pengguna merencanakan suatu proyek dengan memasukkan resources yang ada sehingga dapat mengestimasikan dan merencanakan pengendalian biaya, keseimbangan antara jumlah kegiatan dan sumber daya, menggunakan sumber daya seperlunya, mengendalikan sumber daya, lalu dapat menggunakan penggunaan grafik dan tabel daya.
LEVEL 4 - Memonitor Perkembangan Dengan Sumber Daya
Level ini dipakai jika ingin memperbaharui sumber daya proyek tetapi dengan mengumpulkan informasi tambahan seperti :
1. Kuantitas, jam atau biaya yang dikeluarkan sampai saat ini per kegiatan untuk setiap sumber daya
2. Kuantitas, jam atau biaya yang dibutuhkan per sumber daya untuk menyelesaikan setiap kegiatan.
2.8. Perencanaan Sumber Daya (Resource Planning)
Terdapat perbedaan yang cukup signifikan dalam fitur perencanaan sumber daya, yaitu dalam hal jumlah jenis sumber daya yang dapat ditentukan untuk per proyek / per aktivitas dan dalam rincian prosedur entri data untuk menentukan kebutuhan sumber daya dan biaya yang sesuai. Pada kategori ini terdapat 6 sub kategori, yaitu: (J. De Wit, 1990)
A. Jumlah tipe sumber daya per proyek B. Jumlah tipe sumber daya per aktivitas
C. Kemampuan kapasitas untuk spesifikasi sumber daya D. Pembuatan dan identifikasi kategori sumber daya E. Harga satuan untuk masing-masing tipe sumber daya F. Resource leveling
G. resource constraint.
2.9. Perbandingan kategori software
Perbandingan kedua software didasarkan pada kategori:
1. Kebutuhan untuk manajemen proyek dan persyaratan kesesuaian data yang akan dimasukkan
2. Persyaratan untuk hardware and software serta batasannya 3. Memiliki fitur pendukung skema jaringan proyek
4. Kapasitas aplikasi program dalam mengatur kegiatan proyek 5. Entri data, verifikasi, dan edit
6. Perhitungan waktu yang tepat untuk aktivitas proyek 7. Laporan Kemajuan proyek
8. Kontrol dan pemantauan terhadap biaya 9. Perencanaan sumber daya (resource planning) 10. Laporan hasil pengujian
11. Pilihan berbagai macam tampilan software (software interface option) 12. Kenyamanan tampilan bagi pengguna dan pendokumentasian (J.De Witt,
1990)
