Annual & Sustainability Report 2022
138 PT Pelayaran Tamarin Samudra Tbk
www.tamarin.co.id
Unit Audit Internal (UAI) adalah satuan kerja yang bertugas memberikan jasa assurance dan konsultasi (consultative management) secara objektif dan independen kepada unit-unit kerja lain di Perseroan.
Selain itu, UAI juga bertugas membantu Direktur Utama dan Komite Audit untuk mengevaluasi efektivitas manajemen risiko, sistem pengendalian manajemen, dan proses governance yang berlangsung di internal organisasi. Pembentukan dan keberadaan UAI di Perseroan mengacu pada Surat Keputusan Direksi No. 134/PTS-DIR/KEP-UAI/VIII/2020 tanggal 26 Agustus 2020 tentang Pengangkatan Unit Audit
www.tamarin.co.id
Piagam Audit Internal
Perseroan telah memiliki Piagam Audit Internal Perseroan yang isinya sesuai dengan Pasal 9 POJK No. 56/2015 sejak tanggal 28 Juni 2018. Piagam ini berfungsi sebagai landasan tertulis dan pedoman kerja yang bersifat mengikat bagi semua auditor internal. Secara garis besar, Piagam Unit Audit mengatur hal-hal mengenai tujuan, organisasi, tanggung jawab, wewenang dan ruang lingkup Unit Audit Internal. Piagam Audit Internal dapat diakses di situs web Perseroan, www.tamarin.co.id.
Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Unit Audit Internal
Berdasarkan isi Piagam Audit Internal, tugas dan tanggung jawab UAI Perseroan paling sedikit meliputi:
1. Menyusun dan melaksanakan rencana Audit Internal secara periodik dan terjadwal.
2. Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian interen dan sistem manajemen risiko sesuai dengan kebijakan Perusahaan.
3. Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan kegiatan lainnya.
4. Memberikan saran perbaikan dan informasi yang objektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkat manajemen.
5. Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris.
6. Memantau, menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan,
7. Bekerja sama dengan Komite Audit.
8. Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan audit internal yang dilakukannya.
9. Melakukan pemeriksaan khusus apabila diperlukan, disetujui dan ditugaskan oleh Direktur Utama.
Sementara dalam rangka mendukung efektivitas pelaksanaan tugasnya, UAI turut diberikan sejumlah kewenangan paling sedikit untuk:
1. Mengakses seluruh informasi yang relevan tentang Perusahaan terkait dengan tugas dan fungsinya.
2. Melakukan komunikasi secara langsung dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit
Internal Audit Charter
The Company already has the Company’s Internal Audit Charter, the contents of which are in accordance with Article 9 POJK No. 56/2015 since June 28, 2018. This charter serves as a written foundation and binding work guidelines for all internal auditors.
Broadly speaking, the Audit Unit Charter regulates matters regarding the objectives, organization, responsibilities, authorities and scope of the Internal Audit Unit. The Internal Audit Charter can be accessed on the Company’s website, www.tamarin.co.id.
Duties, Responsibilities and
Authorities of the Internal Audit Uni
Based on the contents of the Internal Audit Charter, the duties and responsibilities of the UAI of the Company include at least:
1. Develop and carry out periodic and scheduled Internal Audit plans.
2. Test and evaluate the implementation of internal control and risk management systems in accordance with Company policies.
3. Examine and evaluate efficiency and effectiveness in finance, accounting, operations, human resources, marketing, information technology and other activities.
4. Provide suggestions for improvement and objective information about the activities examined at all levels of management.
5. Prepare an audit report and submit the report to the President Director and the Board of Commissioners.
6. Monitor, analyze and report on the implementation of follow-up improvements that have been suggested,
7. Cooperate with the Audit Committee.
8. Develop a program to evaluate the quality of the internal audit activities it performs.
9. Carry out special inspections if necessary, approved and assigned by the President Director.
Meanwhile, in order to support the effectiveness of carrying out its duties, UAI is also given a number of authorities at least to:
1. Access all relevant information about the Company related to its duties and functions.
2. Communicate directly with the Board of Directors, Board of Commissioners and/or the Audit
Annual & Sustainability Report 2022
140 PT Pelayaran Tamarin Samudra Tbk
www.tamarin.co.id
atau Komite Audit.
3. Mengadakan rapat secara berkala dan insidentil dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit.
4. Melakukan koordinasi kegiatannya dengan kegiatan auditor eksternal.
Struktur dan Kedudukan Unit Audit Internal
Sebagaimana tertuang dalam Piagam Audit Internal Perseroan, UAI dipimpin oleh seorang Kepala Unit Audit Internal yang secara struktural bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
Berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. 134/PTS- DIR/KEP-UAI/VIII/2020 tanggal 26 Agustus 2020, UAI terdiri atas 1 orang yang bertugas sebagai Ketua merangkap anggota, yaitu Samuel Marpaung.
Profil Kepala Unit Audit Internal
Samuel Marpaung
Warga Negara Indonesia, 47 tahun, domisili di Jakarta.
Dasar Pengangkatan:
Surat Keputusan Direksi No. 134/PTS-DIR/KEP-UAI/
VIII/2020 tanggal 26 Agustus 2020.
Riwayat Pendidikan:
Menyelesaikan pendidikan Sarjana Ekonomi dari Universitas HKBP Nommensen, Medan tahun 1992.
Riwayat Karier:
Beliau memiliki pengalaman 20 tahun di bidang akuntansi, dan bergabung dengan Perseroan sejak tahun 2019.
Pengangkatan dan Pemberhentian Kepala Unit Audit Internal
Sesuai ketentuan pasal 5 POJK 56/2015, Kepala Unit Audit Internal diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama atas persetujuan Dewan Komisaris. Kendati demikian, apabila Kepala Unit Audit Internal gagal atau tidak cakap dalam menjalankan tugasnya, serta tidak memenuhi syarat sebagai auditor internal maka Direktur utama dapat memberhentikan Kepala Unit Audit Internal sewaktu-waktu setelah mendapat persetujuan Dewan Komisaris.
Board of Commissioners and/or the Audit Committee.
3. Hold regular and incidental meetings with the Board of Directors, Board of Commissioners and/or the Audit Committee.
4. Coordinate its activities with the activities of the external auditors.
Structure and Position of the Internal Audit Unit
As stated in the Company’s Internal Audit Charter, UAI is led by a Head of the Internal Audit Unit who is structurally responsible directly to the Main Director.
Based on Directors Decree No. 134/PTS-DIR/KEP- UAI/VIII/2020 dated August 26, 2020, UAI consisted of 1 person who served as Head and member, namely Samuel Marpaung.
Profile of Head of Internal Audit Unit
Samuel Marpaung
Indonesian citizen, 47 years old, domiciled in Jakarta.
Basis of Appointment:
Board of Directors Decree No. 134/PTS-DIR/KEP-UAI/
VIII/2020 dated August 26, 2020.
Educational background:
Graduated with a Bachelor of Economics degree from HKBP Nommensen University, Medan in 1992.
Career History:
He has 20 years experience in accounting, and joined the Company since 2019.
Appointment and Dismissal of Head of Internal Audit Unit
In accordance with the provisions of article 5 POJK 56/2015, the Head of the Internal Audit Unit is appointed and dismissed by the President Director with the approval of the Board of Commissioners.
Nevertheless, if the Head of the Internal Audit Unit fails or is incompetent in carrying out his duties, and does not meet the requirements as an internal auditor, the Main Director can dismiss the Head of the Internal Audit Unit at any time after obtaining approval from the Board of Commissioners.
www.tamarin.co.id
Independensi Auditor Internal
Untuk mendorong terwujudnya budaya etis dalam proses kegiatan audit internal, maka seluruh auditor internal Perseroan wajib berpedoman pada kode etik profesi auditor internal selama bekerja. Perseroan secara tegas melarang perangkapan tugas dan jabatan auditor internal dari pelaksanaan kegiatan operasional baik di Perseroan maupun Entitas Anak. Kebijakan ini diterapkan agar independensi dan integritas seluruh auditor internal tetap terjaga sehingga dapat diperoleh hasil investigasi audit yang objektif.
Keanggotaan Unit Audit Internal dan Sertifikasi Auditor Internal
Per 31 Desember 2022, jumlah auditor internal Perseroan tercatat sebanyak 1 orang, yang bertugas sebagai Kepala Unit Audit Internal merangkap anggota. Auditor telah memiliki sertifikat profesi yang relevan dengan bidang audit internal.
Pelaksanaan Rapat Unit Audit Internal Dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit Tahun 2022
Sebagaimana tercantum dalam Piagam Audit Internal, disebutkan bahwa UAI dapat mengadakan rapat secara berkala dan insidentil dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit. Pelaksanaan rapat tersebut bertujuan untuk membahas kemajuan hasil audit, khususnya yang berkaitan dengan penerapan dari sistem pengendalian internal, manajemen risiko, dan GCG. Kebijakan rapat UAI yang tercantum dalam Piagam Audit Internal sudah selaras dengan ketentuan pasal 8c) POJK 56/2015.
Pada tahun 2022, rapat tersebut sudah dilaksanakan sebanyak 12 kali dengan tingkat rata-rata kehadiran seluruh anggota adalah 80%. Hal-hal yang dibahas dalam rapat tersebut, antara lain mencakup moitoring dan evaluasi pelaksanaan pengendalian interen dan sistem manajemen risiko serta penerapan GCG sesuai dengan kebijakan Perusahaan.
Program Pengembangan Kompetensi Unit Audit Internal Tahun 2022
Pada tahun 2022, auditor internal Perseroan tidak mengikuti kegiatan pelatihan, seminar atau workshop.
Internal Auditor Independence
To encourage the realization of an ethical culture in the process of internal audit activities, all of the Company’s internal auditors must be guided by the internal auditor’s professional code of ethics while working. The Company strictly prohibits concurrent duties and positions as internal auditors from carrying out operational activities in both the Company and its Subsidiaries. This policy is implemented so that the independence and integrity of all internal auditors are maintained so that objective audit investigation results can be obtained.
Internal Audit Unit Membership and Internal Auditor Certification
As of December 31, 2022, the number of the Company’s internal auditors was recorded at 1 person, who served as the Head of the Internal Audit Unit and also as a member. The auditor has a professional certificate relevant to the field of internal audit.
Implementation of Internal Audit Unit Meetings with Directors, Board of Commissioners, and/or Audit Committee in 2022
As stated in the Internal Audit Charter, it is stated that UAI can hold regular and incidental meetings with the Board of Directors, Board of Commissioners, and/or the Audit Committee. The purpose of the meeting is to discuss the progress of the audit results, especially those related to the implementation of the internal control system, risk management and GCG. The UAI meeting policy listed in the Internal Audit Charter is in line with the provisions of article 8c) POJK 56/2015.
In 2022, the meeting has been held 12 times with an average attendance rate of all members of 80%. Matters discussed at the meeting included, among other things, monitoring and evaluating the implementation of internal control and the risk management system as well as the implementation of GCG in accordance with Company policies.
Internal Audit Unit Competency Development Program for 2022
In 2022, the Company’s internal auditors have not participated in training activities, seminars or workshops.
Annual & Sustainability Report 2022
142 PT Pelayaran Tamarin Samudra Tbk
www.tamarin.co.id
Laporan Pelaksanaan Tugas Unit Audit Internal Tahun 2022
1. Membuat laporan triwulanan mengenai review atas laporan keuangan di tahun 2022.
2. Melakukan evaluasi dan memberikan opini mengenai manajemen risiko.
3. Memberikan rekomendasi atas pelaksanaan kebijakan, peraturan, dan prosedur kerja.
2022 Internal Audit Unit Duties Implementation Report
1. Make a quarterly report regarding the review of financial reports in 2022.
2. Evaluate and provide opinions regarding risk management.
3. Provide recommendations on the implementation of policies, regulations and work procedures.
www.tamarin.co.id