33
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam suatu institusi atau perusahaan pastinya memiliki suatu bagan atau struktur organisasi yang jelas. Tujuannya adalah skema atau program kerja dari bidang- bidang dalam institusi atau perusahaan tersebut jelas diketahui dan dapat ditetpkan deskripsi pekerjaan masing-masing bidang agar proses kegiatan dalam perusahaan atau organisasi dapat berjalan dengan lancar guna mencapai tujuan yang diharapkan.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1967, Yayasan Dikantara menawarkan kepada pimpinan terdekat untuk membangun sekolah, dan pada tahun 1967 secara resmi mendirikan SMK Tanjung Priok 1 dengan program studinya teknik perkapalan, teknik otomotif, teknik komputer dan Informatika. Tahun 1982, Sr. Emmanuela Jansen mendirikan SMP Tanjung Priok dan pada Tahun 1985 didirikan pula SMA Tanjung Priok. Dan pada tahun 1995 yayasan dikantara membuat satu sekolah lagi yaitu SMK Tanjung Priok 2 tepat diseberang SMK Tanjung Priok 1 dengan jurusan akutansi, dan sekretaris atau adminstrasi perkantoran. Sejak semula, sekolah-sekolah dikantara di Jakarta Utara masih bernaung dengan nama yayasan dikantara, namun pada tahun 1973 berganti dengan nama Yayasan Pendidikan Jakarta Utara.
SMK Tanjung Priok 1 bernaung dibawah Yayasan Dikantara merupakan sebuah sekolah menengah kejuruan kelompok Teknik dan IT yang beralamat di Jalan Mangga No.3 Rt 006 Rw 08 Kelurahan Lagoa Kecamatan Koja Jakarta Utara 14270, Telp 021-4301192 Fax 021-43905185. SMK Tanjung Priok 1 berdiri sejak Tahun Pelajaran 1985/1968 dengan surat persetujuan Kanwil Depdikbud DKI Jakarta No. SP/1950/I01-A1/iV/86, pada tahun 2009 mendapatkan status akreditasi “A” dari BAS Provinsi DKI Jakarta.
SMK Tanjung Priok 1 terdiri dari 3 kompetensi keahlian yakni, Ins Pemesinan Kapal, Teknik Otomotif dan Teknik Informasi Komunikasi. Dengan fasilitas 26 ruang kelas, 2 unit tuang produksi, lab komputer dengan akses internet, ruang multimedia, ruang ibadah, dan perpustakaan.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Adapun Struktur Organisasi SMK Tanjung Priok 1 secara umum dapat di lihat berikut ini :
Sumber : SMK Tanjung Priok 1
Gambar III.1
Struktur Organisasi SMK Tanjung Priok 1
Pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab dari masing-masing bagian, secara garis besar adalah: Fungsi dari tiap-tiap bagian organisasi :
a. Yayasan Dikantara
Yayasan dikantara mempunyai hak penuh atas pengolahan SMK Tanjung Priok 1 dan bertanggung jawab atas kemajuannya.
b. Kepala Sekolah
Kepala sekolah memiliki tanggung jawab yang besar untuk memimpin sekolah serta bertanggung jawab atas rekan kerja atau guru-guru yang bergabung didalam sekolah tersebut.
c. Komite Sekolah
Mendorong orang tua dan masyarakat berpartisipasi dalam pendidikan guna mendukung peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan.
d. Wakil Kepala Sekolah
Memiliki tanggung jawab sebagai tangan kanan kepala sekolah apa bila dalam menjalani aktifitas-aktifitas yang ada pada sekolah.
e. Program Keahlian
Membuat dan menunjukan kejuruan yang ada di SMK Tanjung Priok 1 merupakan kejuruan yang sangat profesional.
f. Tata Usaha
Bertanggung jawab dalam menangani pembayaran yang dilakukan oleh
siswa/siswi dan pembayaran lainnya, yang dimana yang nantinya akan membuat laporan untuk data-data pembayaran siswa/siswi smk tanjung priok 1 jakarta.
g. Bendahara
Mendata pemasukan dan pengeluaran sekolah dan membuat laporan keuangan kepada kepala sekolah.
h. BP / BK(Bimbingan Konseling)
Menyusun dan melaksanakan program bimbingan, konseling, saran dan pertimbangan terhadap siswa / siswi disekolah
i. Pembina OSIS
Bertanggung jawab, pengarahan, mengesahkan dan melantik pengurus OSIS dan evaluasi terhadap pelaksanaanya
j. Dewan Guru
Menyerahkan kebudayaan kepada siswa / siswi didik berupa kepandaian, kecakapan dan pengalaman-pengalaman untuk membentuk kepribadian siswa
k. Wali Kelas
Mampu menjadi wakil atau wali di sekolah bagi siswa / siswa dan mampu menjadi motivator untuk siswa / siswi .
l. Siswa / Siswa
Belajar, berkompetensi, dan mampu membentuk kepribadian dengan baik dan profesional.
3.2. Proses Bisnis Sistem
Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis selama penelitian, bahwa proses bisnis masih menggunakan sistem konvensional yaitu berupa tulis tangan belum menggunakan aplikasi atau software, berikut proses bisnis sistem peniliain nilai siswa dan absen pada SMK Tanjung Priok 1 Jakarta sebagai berikut:
Pengolahan data nilai siswa siswi SMK Tanjung Priok 1 Jakarta dimulai ketika siswa melakukan absensi dikelas lalu mengikuti proses belajar mengajar kemudian siswa melakukan ujian, kemudian guru memeriksa hasil ujian lalu menginput data nilai dan rekap absensi kelas kemudian guru menyerahkan buku nilai dan absensi kelas ke bagian tata usaha, kemudian dibagian tata usaha menginput nilai dari buku nilai dan input absensi. Dari buku absen lalu bagian tata usaha cetak rekap data nilai dan absensi secara global, bagian tata usaha menyerahkan rekap nilai raport dan absensi secara global kepada wali kelas lalu wali kelas akan memindahkan nilai tersebut kedalam buku raport siswa setelah itu wali kelas menyerahkan rekap nilai dan buku raport kepada sekolah untuk diperiksa kepala sekolah untuk diperiksa dan ditanda tangani. Setelah diperiksa dan ditanda tangani kepala sekolah akan menyerahkan buku raport kepada wali kelas untuk dibagikan kepada orang tua siswa.
Gambar III.2
Activity Diagram Prosedur Belajar Mengajar Pada SMK Tanjung Priok 1 Jakarta
3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Adapun bentuk dokumen masukan di SMK Tanjung Priok 1 Jakarta adalah sebagai berikut:
a.Nama Dokumen :Form Rekapitulasi Nilai Fungsi : Sebagai rekap nilai siswa
Sumber : Guru
Tujuan : Wali Kelas
Frekuensi : Setiap akhir semester
Media : Kertas
Start
Memberikan buku nilai dan buku absensi
Menginput nilai
Menginput Rekap Absensi
Mencetak Nilai dan Rekap Absensi
Menerima Rekap Nilai dan Rekap Absensi
Mengisi Buku Raport
Menerima dan Menandatangani Raport
Menerima Buku Raport dari Wali Kelas
Menerima Buku Raport Sisw a
Melakukan Absensi
Mengikuti Proses Belaj ar Mengaj ar
Melakukan Uj ian
Guru
Memeriksa Hasil Uj ian
Menginput Hasil Uj ian dan Rekap Absensi
Tata Usaha Wali Kelas Kepala Sekolah Orang Tua Sisw a
Jumlah : 1 Lembar Format : Lampiran A-1 b. Nama Dokumen : Buku Absen Siswa Fungsi : Sebagai data absen siswa Sumber : Sekretaris
Tujuan : Wali Kelas
Frekuensi : Setiap hari masuk siswa
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Format : Lampiran A-2
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Sedangkan bentuk dokumen keluaran di SMK Tanjung Priok 1 Jakarta adalah sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Buku Raport
Fungsi : Sebagai hasil nilai siswa Sumber : Wali kelas
Tujuan : Siswa / wali murid
Media : Kertas
Jumlah : Satu rangkap
Frekuensi : Setiap akhir semester
Format : Lampiran A-3
