Kerja praktek ini merupakan salah satu kegiatan mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis dalam menyelesaikan studi yang dilakukan pada akhir semester IV (empat) dan sebagai syarat untuk melanjutkan semester berikutnya. Mengembangkan hard skill dan soft skill selama kuliah yaitu Politeknik Negeri Bengkalis merupakan kunci dan jalan terbaik untuk meraih kesuksesan dan menghadapi persaingan di dunia kerja. Demikian juga yang dilakukan Politeknik Negeri Bengkalis untuk dapat memberikan hard skill dan soft skill melalui program kerja praktek.
Politeknik Negeri Bengkalis didirikan pada tahun 2001 oleh Pemerintah Kabupaten Bengkalis di bawah naungan Yayasan Bangun Insani (YBI). Saat ini Politeknik Negeri Bengkalis memiliki 8 (delapan) jurusan antara lain jurusan Teknik Perkapalan, Teknik Mesin, Teknik Elektronika, Teknik Sipil, Administrasi Niaga, Bahasa Inggris, Teknik Informatika dan Teknik Maritim. Politeknik Negeri Bengkalis memiliki 18 program studi yang terdiri dari 9 (sembilan) program studi D-III antara lain: Teknik Perkapalan, Teknik Mesin, Teknik Elektronika, Teknik Sipil, Administrasi Bisnis, Teknik Informatika, Ilmu Pelayaran dan Manajemen Pelayaran Niaga.
Politeknik Negeri Bengkalis juga memiliki 9 (sembilan) program studi D-IV antara lain: Teknik Mesin Manufaktur dan Pemeliharaan, Teknik Elektro, Administrasi Bisnis Internasional, Akuntansi Keuangan Publik, Rekayasa Perangkat Lunak, Perkapalan, Teknologi Teknik Arsitektur, English for Business and Professional Communication, Information Sistem Keamanan dan rekayasa desain untuk jalan dan jembatan. Program studi Administrasi Bisnis merupakan salah satu program studi di Politeknik Negeri Bengkalis yang fokus pada kesekretariatan dan administrasi perkantoran. Sesuai dengan kurikulum Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bengkalis, setiap mahasiswa yang menyelesaikan studi wajib mengikuti Praktek Kerja Lapangan yang ditetapkan dengan keputusan Direktur Politeknik Negeri Bengkalis dalam suatu peraturan khusus.
Kerja praktek merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan setiap tahun dan wajib diikuti oleh setiap mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis, dimana kegiatan ini bertujuan untuk mengimplementasikan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah ke dunia kerja.
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek (KP)
Telah dilaksanakan kerja praktek bidang kerjasama di Kantor Bupati Bengkalis yang dilaksanakan selama 4 (bulan) minggu sejak tanggal 1 Maret 2021 sampai dengan 30 Juni 2021.
Waktu dan Lama Kerja Praktek (KP)
Tempat Kerja Praktek (KP)
Sejarah Singkat Kantor Bupati Kabupaten Bengkalis
Diterbitkannya Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 1980 tentang Pembentukan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah yang pelaksanaannya diatur dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 185 Tahun 1980 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Tingkat Musyawarah Perencanaan Pembangunan Daerah I dan Musyawarah Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat II. Seperti dalam Keputusan Presiden, kantor pusat daerah di Provinsi Daerah Tingkat I disebut Bappeda Tingkat I, demikian halnya dengan Pemerintah Daerah Provinsi/Tingkat I Daerah Istimewa Yogyakarta. Bappeda Tingkat I adalah Badan Kepegawaian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur/Kepala Daerah Tingkat I.
Susunan organisasi Bappeda Tingkat I terdiri dari: ketua, wakil ketua, sekretariat, bidang penelitian, bidang ekonomi, bidang sosial budaya, bidang fisik dan infrastruktur, bidang statistik dan pelaporan.
Visi dan Misi Kantor Bupati Kabupaten Bengkalis
Struktur Organisasi Kantor Bupati Kabupaten Bengkalis
Tugas kepala daerah adalah membantu bupati, melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerahnya dan memberikan bantuan di bidang penataan ruang. Sekretariat bertanggung jawab untuk mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi administrasi, layanan kesekretariatan termasuk koordinasi, perencanaan, pemrograman dan penganggaran, pengelolaan keuangan, perlengkapan dan Urusan Umum dan Personalia. Subbagian Pemrograman bertanggung jawab untuk menyiapkan bahan pedoman, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis, serta layanan pemrograman sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Subbagian Umum dan Kepegawaian bertugas menyiapkan bahan pedoman, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis serta pelayanan di bidang Umum dan Kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Subbagian Keuangan dan Perlengkapan bertugas menyiapkan bahan pedoman, kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis serta pelayanan di bidang keuangan dan perlengkapan sesuai dengan ketentuan. Bidang Infrastruktur dan Pembangunan Wilayah mempunyai tugas memimpin, merencanakan, menyusun, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengendalikan fungsi Bidang Infrastruktur dan Pembangunan Wilayah.
Bidang ekonomi mempunyai tugas memimpin, merencanakan, menyusun, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi, dan mengendalikan fungsi-fungsi bidang ekonomi. Bidang sosial budaya dan pemerintahan mempunyai tugas memimpin, merencanakan, menyusun, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengendalikan fungsi bidang sosial budaya dan pemerintahan. Bagian Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi mempunyai tugas memimpin, merencanakan, menyusun, melaksanakan, mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengendalikan fungsi-fungsi Bagian Perencanaan, Pengendalian dan Evaluasi.
Ruang Lingkup Kegiatan Kantor Bupati Bengkalis
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek Pada Kantor Bupati Bengkalis Pada bab ini ada beberapa uraian tentang kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas Pada bab ini ada beberapa uraian tentang kegiatan-kegiatan atau tugas-tugas
11 Pada minggu pertama akan dilakukan pekerjaan yaitu pengenalan lokasi, kegiatan kerja praktek dan pengarsipan akan dilakukan di area kerjasama. Berikut adalah laporan kerja untuk minggu ke 6 (enam) yaitu hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan. Rabu 14 April 2021 Penyampaian surat ke Bagian Kerjasama 4 Kamis 15 April 2021 Penyampaian surat ke Departemen Kerjasama 5 Jumat 16 April 2021 Rencana surat masuk agenda Kerjasama Sumber: Data Olahan 2021.
Di bawah ini adalah laporan pekerjaan minggu ke 9 (sembilan) yaitu hari/tanggal, kegiatan dan tempat pelaksanaan. Menulis surat di Collaborative Field Diary sangat penting agar surat terekam dengan baik dan dapat diambil kembali dengan lebih mudah saat dibutuhkan.
Target yang Diharapkan
Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (BWP) dilakukan agar BWP yang telah dibuat tertata rapi dengan melubangi BWP untuk kemudian dimasukkan ke dalam folder Ordner. Menyusun dan mencetak laporan perjalanan dinas sesuai arahan staf lapangan dan sesuai tujuan perjalanan dinas yang dilakukan staf. Memasukkan data Rencana Kerja Anggaran (BWP) dalam bentuk Excel berdasarkan hard copy yang diberikan oleh Pegawai Ekonomi untuk mengetahui program masing-masing dinas di Kabupaten Bengkalis.
Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dilakukan sedemikian rupa sehingga RKA yang telah dibuat tertata rapi dengan membuat lubang-lubang pada RKA untuk kemudian dimasukkan ke dalam map Tata Tertib.
Perangkat Lunak dan Keras yang Digunakan
Microsoft Excel adalah perangkat lunak untuk pengolahan data otomatis termasuk perhitungan dasar, penggunaan fungsi, bagan dan pengelolaan data. Software ini sangat berguna untuk menyelesaikan masalah administrasi mulai dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks. Microsoft Word adalah program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata termasuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen.
Peralatan yang digunakan
Saat melakukan kerja praktek, stapler digunakan untuk menyatukan dokumen berupa kertas sehingga menyatu menjadi satu.
Data-data yang diperlukan
Penjadwalan surat masuk dilakukan pada saat surat masuk diterima dan hampir setiap hari, sedangkan data yang dibutuhkan untuk menjadwalkan surat masuk adalah sortir, subyek, asal surat dan tanggal penerimaan surat. Pengetikan laporan hasil perjalanan dinas Pembuatan laporan perjalanan dinas dilakukan pada saat pegawai lapangan pulang dari perjalanan dinas, sedangkan data yang diperlukan untuk pengetikan laporan adalah data hasil perjalanan dinas. Penggandaan dokumen dilakukan hampir setiap hari, sedangkan data yang dibutuhkan adalah dokumen yang ingin digandakan, seperti surat, nota dinas, kwitansi dan lain-lain.
Data yang diperlukan untuk menyusun RKA ialah data salinan keras yang akan disusun ke dalam folder Ordner.
Dokumen-dokumen yang Dihasilkan
Kendala dan Solusi yang Dihadapi Selama Kerja Praktek
PENUTUP
Kesimpulan
Kendala yang kami hadapi dalam pelaksanaan pelatihan kerja adalah mencari solusi dari apa yang dilaksanakan. Seperti entri data, ada pemadaman listrik dan tidak ada mesin fotokopi dokumen di dalam ruangan. Solusi dari permasalahan tersebut adalah dengan menunggu hingga listrik menyala kembali, dan dilakukan penggandaan dokumen pada pekerjaan umum.
Perusahaan menawarkan mesin duplikasi lebih dari 1) untuk mempercepat pekerjaan karena tidak hanya satu staf yang menggunakannya.
