Pembinaan dan Penataan Organisasi dan Tata Laksana
5.3. Pembinaan Sistem dan Prosedur Kerja, Sistem Administrasi Umum, Tata Laksana Pelayanan Publik, dan Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja
5.3.1. Kebijakan 2011 a. Sistem dan Prosedur Kerja
Berdasarkan KMK Nomor 139/KMK.01/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Prosedur Operasi
(Standard Operating Procedures) di lingkungan Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah terakhir
dengan KMK Nomor 55/KMK.1/2007, diatur bahwa setiap usul penyusunan dan/atau penyempurnaan atas SOP, unit Eselon I pemrakarsa terlebih dahulu berkoordinasi dengan Sekretariat Jenderal, dalam hal ini adalah Biro Organta.
Tujuan dari penyusunan SOP di Kementerian Keuangan, antara lain: 1. bagi stakeholders, SOP dapat memberikan kepastian hukum dan transparansi;
2. bagi internal organisasi, SOP memperjelas persyaratan dan target pekerjaan dalam format yang siap diaplikasikan pada pekerjaan, serta memberikan informasi rinci tentang hal-hal yang diharapkan organisasi untuk dilakukan oleh para pegawai dalam situasi yang dialami/dihadapi;
3. bagi pimpinan Kementerian Keuangan, SOP dapat menyediakan informasi bagi perumusan strategi dan implementasi peraturan perundang-undangan; dan
4. bagi pegawai, SOP dapat bermanfaat sebagai standarisasi cara dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian, serta meningkatkan akuntabilitas.
sehingga terjadi kekurangan pegawai sebanyak 945 orang dengan tingkat Efisiensi Unit (EU) 0,97 dan Prestasi Unit (PU) B dengan kualifikasi baik.
Tabel 5.1. Beban Kerja Kementerian Keuangan Tahun Anggaran 2011
Sumber: Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan Keterangan:
*) mengambil data secara populasi di seluruh kantor vertikal. **) mengambil sampling di 25 kantor vertikal.
No. Unit Organisasi Jumlah Beban Kerja unit
Jumlah Kebutuhan Pegawai/ Pejabat Jumlah Pegawai/ Pejabat +/- BU PU Keterangan
1. Setjen 2.434.954,03 1.598 1.559 -39 1.04 A Sangat baik
2. DJA 1.214.964,23 773 728 -45 1.1 A Sangat baik
3. DJP*) 41.570.339,00 29.916 28.699 -1,217 0.96 B Baik
4. DJBC*) 16.246.990 11.082 10.339 -743 1.04 A Sangat baik
5. Ditjen PBN*) 11.641.882,26 7.712 8.806 1,094 0.88 C Cukup
6. DJKN**) 1.734.120,00 1.151 1.326 175 0.87 C Cukup
7. DJPK 621.146,88 421 394 -27 1.05 A Sangat baik
8. DJPU 500.152,00 331 319 -12 1.04 A Sangat baik
9. Itjen 865.691,60 569 531 -38 1.07 A Sangat baik
10. Bapepam LK 1.302.939,78 848 789 -59 1.1 A Sangat baik
11. BKF 635.810,21 413 405 -8 1.04 A Sangat baik
12. BPPK 1.457.804,29 1.013 987 -26 1.05 A Sangat baik
Jumlah 80.226.794,71 55.827 54.882 -945 0.97 B Baik
Pembinaan dan Penataan Organisasi dan Tata Laksana
5
BABb. Sistem Administrasi Umum
Sebagai satu-satunya kementerian yang berbentuk holding company type, Kementerian Keuangan mempunyai struktur organisasi yang besar, yaitu terdiri atas 12 unit Eselon I yang memiliki karakteristik tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, diperlukan dukungan sistem administrasi yang memadai agar tugas dan fungsi tersebut dapat dijalankan dengan baik. Kegiatan untuk mendukung sistem administrasi yang baik adalah pengaturan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Keuangan.
c. Pelayanan Publik
Untuk mengetahui secara langsung pelayanan publik yang dilakukan oleh kantor-kantor pelayanan yang ada di lingkungan Kementerian Keuangan, secara periodik dilakukan evaluasi terhadap kinerja pelayanan kantor-kantor pelayanan tersebut. Sekretariat Jenderal yang mempunyai fungsi pembinaan terhadap unit-unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan telah menjabarkan kebijakan nasional dalam rangka perbaikan pelayanan kepada masyarakat melalui langkah-langkah strategis. Salah satunya adalah dengan melakukan
monitoring dan evaluasi terhadap kinerja kantor-kantor pelayanan di lingkungan Kementerian Keuangan melalui
observasi dan peninjauan langsung ke lapangan untuk mengetahui dan melihat secara langsung kinerja kantor-kantor pelayanan.
d. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Biro Organta melakukan koordinasi dalam penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Kementerian Keuangan dan mendampingi penyusunan LAKIP unit-unit Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan. Kegiatan ini merupakan salah satu wujud pertanggungjawaban atas kinerja pencapaian visi dan misi serta tujuan organisasi. LAKIP Kementerian Keuangan Tahun 2010 merupakan pertanggungjawaban pencapaian visi dan misi Kementerian Keuangan pada Tahun Anggaran 2010. LAKIP ini dimaksudkan sebagai bentuk akuntabilitas pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Keuangan menuju terwujudnya good governance, transparansi, dan akuntabilitas kepada masyarakat. Selain itu, penyusunan LAKIP sekaligus sebagai alat kendali dan pemacu peningkatan kinerja setiap unit organisasi di lingkungan Kementerian Keuangan, serta sebagai salah satu alat untuk mendapatkan masukan bagi stakeholders demi perbaikan kinerja Kementerian Keuangan.
Penyusunan LAKIP tingkat Kementerian Keuangan Tahun 2010 dimulai sejak diterimanya surat edaran dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2010 tanggal 23 November 2010 tentang Penyampaian Laporan Akuntabilitas Kinerja Tahun 2010 dan Dokumen Penetapan Kinerja Tahun 2011. Surat Edaran antara lain memuat arahan mengenai batas waktu penyampaian LAKIP Kementerian kepada Presiden, yaitu paling lambat tanggal 15 Maret 2011.
5.3.2. Aktivitas/Kegiatan Tahun 2011
Pada tahun 2011, terkait sistem administrasi umum, Biro Organta telah melakukan sosialisasi Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Keuangan kepada para pejabat dan/atau pelaksana pada instansi vertikal dan unit pelaksana teknis terkait di tiga lokasi, yaitu Palembang, Balikpapan, dan Mataram.
Di samping itu, telah pula dilaksanakan kegiatan Perbaikan Mutu Pelayanan Masyarakat (PMPM) Tahun 2011 pada bulan Agustus sampai dengan November dengan sasaran 69 kantor pelayanan. Ruang lingkup kegiatan PMPM di lingkungan Kementerian Keuangan meliputi aspek penyelenggaraan pelayanan, Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta pengukuran indeks kepuasan masyarakat. Adapun kantor pelayanan yang menjadi sasaran kegiatan PMPM adalah pada Ditjen Pajak, Ditjen Bea Cukai, Ditjen Perbendaharaan, dan Ditjen Kekayaan Negara.
Sumber: Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan
5.3.3. Realisasi/Pencapaian Tahun 2011
Dalam tahun 2011, Biro Organta telah melakukan kajian dan reviu atas beberapa usulan SOP dari 12 unit eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan.
Tabel 5.2. Kajian dan Reviu Usulan SOP Tahun 2011
No. Unit Eselon I Keputusan/Surat Rekomendasi Jumlah SOP
1. Setjen - Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor KEP 2205/SJ/2011 tanggal 19 Agustus 2011 - Keputusan Sekretaris Jenderal Nomor KEP 2293/SJ/2011 tanggal 30 Des 2011
1 1.012
2. DJA - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2356/SJ/2011 tanggal 21 Desember 2011 3
3. DJP - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1412/SJ/2011 tanggal 28 Juli 2011 - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2013/SJ/2011 tanggal 16 November 2011
212 57 4. DJBC - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-865/SJ/2011 tanggal 29 Maret 2011
- Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1216/SJ/2011 tanggal 20 Juni 2011 - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1694/SJ/2011 tanggal 27 September 2011
60 63 38
5. DJPb - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1733/SJ/2011 tanggal 30 September 2011
- Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2373/SJ/2011 tanggal 6 Desember 2011
251 6 6. DJKN - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1732/SJ/2011 tanggal 30 September 2011
- Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2225/SJ/2011 tanggal 6 Desember 2011
11 317
7. DJPK - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1301/SJ/2011 tanggal 5 Juli 2011 28
8. DJPU - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1300/SJ/2011 tanggal 5 Juli 2011 - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2423/SJ/2011 tanggal 30 Desember 2011
144 83 9. Itjen - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1873/SJ/2011 tanggal 25 Oktober 2011
- Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2337/SJ/2011 tanggal 20 Desember 2011
424 1.042
10. BKF - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-526/SJ/2011 tanggal 28 Februari 2011 146
11. Bapepam LK - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-1420/SJ/2011 tanggal 3 Agustus 2011 - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2173/SJ/2011 tanggal 29 November 2011
4 9
12 BPPK - Surat Sekretaris Jenderal nomor S-2363/SJ/2011 tanggal 23 Desember 2011 633
Dari seluruh kegiatan dalam ruang lingkup administrasi umum, Biro Organta telah menghasilkan output Laporan Pelaksanaan Sosialisasi Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Keuangan Tahun Anggaran 2011 dan beberapa Keputusan Menteri Keuangan mengenai:
1. Penomoran dan Pemberian Kode Surat Tenaga Pengkaji di lingkungan Kementerian Keuangan; 2. Cap Jabatan Tenaga Pengkaji di lingkungan Kementerian Keuangan;
3. Penomoran dan Pemberian Kode Surat Staf Ahli di lingkungan Kementerian Keuangan; 4. Cap Jabatan Staf Ahli di lingkungan Kementerian Keuangan;
5. Penomoran dan Pemberian Kode Surat Pada Kantor Pengelolaan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Dan Barang Milik Negara;
6. Penetapan Cap Instansi dan Cap Jabatan Pada Kantor Pengelolaan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Dan Barang Milik Negara;
7. Penomoran dan Pemberian Kode Surat Pada Balai Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan; 8. Cap Instansi dan Cap Jabatan Pada Balai Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan;
9. Penomoran dan Pemberian Kode Surat Pada Instansi Vertikal Dan Unit Pelaksana Teknis Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;
10. Cap Instansi dan Cap Jabatan Pada Instansi Vertikal Dan Unit Pelaksana Teknis Direktorat Jenderal Bea dan Cukai;
11. Penomoran dan Pemberian Kode Surat Wakil Menteri Keuangan; serta
12. Pelimpahan Wewenang Kepada Pejabat di lingkungan Kementerian Keuangan Untuk Dan Atas Nama Menteri Keuangan Menandatangani Surat Dan/Atau Keputusan Menteri Keuangan (draft RPMK).
Pembinaan dan Penataan Organisasi dan Tata Laksana
5
BABSumber: Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan
Hasil IKM pada kantor-kantor pelayanan di lingkungan Kementerian Keuangan Tahun Anggaran 2011 secara umum adalah baik, yaitu rata-rata 78,99. Nilai tertinggi dijumpai pada unsur pungutan biaya pelayanan yang mencapai rata-rata 99,14. Sumbangan terbesar diberikan oleh KPPN (99,53). Sedangkan nilai terendah adalah pada unsur ketepatan waktu, yaitu 72,85.
Tabel 5.4. Hasil Survei IKM Kementerian Keuangan Tahun 2011
Sumber: Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan
Terkait penyusunan LAKIP, Biro Organta berhasil menyampaikan LAKIP kepada Presiden tepat pada tanggal 15 Maret 2011, sesuai batas waktu penyampaian LAKIP. Penyampaian LAKIP dilakukan melalui surat Menteri Keuangan Nomor S-125/MK.01/2011 tanggal 15 Maret 2011.
Untuk tahun 2011, Kementerian Keuangan memiliki 16 Sasaran Strategis (SS) yang dijabarkan ke dalam 39 Indeks Kinerja Utama (IKU). Secara umum, pencapaian SS yang telah ditetapkan dalam tahun 2011 telah sesuai dengan yang ditargetkan, dan bahkan beberapa diantaranya memiliki nilai capaian di atas 100 persen. Meskipun masih terdapat beberapa IKU yang belum memenuhi target, namun sasaran-sasaran strategis utama yang terletak pada perspektif stakeholder menunjukkan pencapaian yang memuaskan. Tercatat SS pendapatan negara mencapai 102,53 persen, sedangkan pencapaian SS pelaksanaan belanja negara yang efisien sebesar 100 Berkenaan dengan pelayanan publik, telah dilakukan survei Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) dengan kriteria-kriteria tertentu yang menggambarkan mutu pelayanan. Setiap tingkat mutu dan kinerja pelayanan memiliki kisaran nilai IKM tersendiri.
Tabel 5.3. Kriteria Survei IKM Kementerian Keuangan Tahun 2011
No. Nilai IKM Mutu Pelayanan Kinerja Pelayanan
1. 25,00 – 43,75 D Tidak Baik
2. 43,76 – 62,50 C Kurang Baik
3. 62,51 – 81,25 B Baik
4. 81,26 – 100,00 A Sangat Baik
No. Unsur KPP KPPBC KPPN KPKNL Rata-rata
1. Prosedur Pelayanan 75,39 76,09 74,92 78,25 76,16
2. Persyaratan Pelayanan 76,19 76,72 76,31 77,86 76,77
3. Kejelasan Petugas 76,98 78,30 77,32 80,30 78,22
4. Ketepatan Waktu 71,77 70,14 74,30 75,20 72,85
5. Kesesuaian Biaya Administrasi - 77,74 - 76,86 77,74
6. Pungutan Biaya Pelayanan 99,35 98,34 99,53 99,35 99,14
7. Kepastian Jadwal Pelayanan 75,65 76,58 74,90 78,47 76,40
8. Keadilan Pelayanan 77,36 76,88 77,38 79,46 77,77
9. Kemampuan Petugas Pelayanan 78,72 79,10 78,76 81,96 79,63
10. Tanggung Jawab Petugas 77,82 78,80 79,94 81,24 79,45
11. Kesopanan dan Keramahan Petugas 76,72 77,52 78,53 82,07 78,71
12. Respon Petugas 73,73 75,03 75,25 77,97 75,49
13. Sarpras Pelayanan 76,38 76,95 77,47 77,46 77,06
14. Kenyamanan Lingkungan 80,79 81,70 82,41 79,03 80,98
15. Keamanan Pelayanan 80,13 81,64 80,52 75,06 79,33
16. Kemudahan Akses Kantor 81,24 83,29 81,23 83,39 82,28
persen. Selanjutnya pencapaian SS pembiayaan yang aman bagi kesinambungan fiskal adalah 99,47 persen, SS utilisasi kekayaan negara yang optimal 5.640,98 persen, SS pertanggungjawaban yang transparan dan akuntabel 133,3 persen, dan SS industri pasar modal dan lembaga keuangan non bank yang stabil, tahan uji, dan likuid rata-rata 94,89 persen.
5.4. Pembinaan Jabatan Fungsional