Penyelenggaraan Kerjasama dan Hubungan Masyarakat
6.2. Perencanaan dan Realisasi Program
6.2.5. Perencanaan, Pengendalian Program, dan Perpustakaan
Perencanaan, pengendalian program, dan perpustakaan dilaksanakan melalui aktivitas perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pengendalian, monitoring, serta evaluasi program, pelayanan perpustakaan, pengelolaan database dan sistem informasi kehumasan, serta urusan tata usaha dan rumah tangga biro. Fungsi dari kegitan tersebut adalah:
(1) penyusunan rencana dan program serta pengembangan perpustakaan;
(2) penyusunan katalogisasi dan klasifikasi buku-buku, koleksi AV dan digital (CD, DVD), serta koleksi perpustakaan lainnya;
(3) penyusunan bibliografi;
(4) pengadaan buku-buku dan koleksi perpustakaan lainnya; (5) pelayanan peminjaman buku-buku dan reference work;
(6) pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan dengan institusi lain; (7) peningkatan kualitas dan kuantitas perpustakaan dan riset kepustakaan;
Penyelenggaraan Kerjasama dan Hubungan Masyarakat
6
BAB(8) penyusunan rencana strategis dan laporan akuntabilitas kinerja biro; (9) penyusunan sistem dan prosedur yang berhubungan dengan kegiatan biro; (10) pelaksanaan manajemen database dan sistem informasi biro; serta (11) pengurusan tata usaha dan rumah tangga biro;
6.2.5.1. Perencanaan dan Realisasi Program Kerja Tahun 2011
Perencanaan dan realisasi program kerja tahun 2011 yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengendalian program, dan perpustakaan meliputi hal-hal berikut ini.
(1) Peluncuran buku, bedah buku, dan diskusi buku.
Biro KLI telah melaksanakan 3 kali kegiatan peluncuran, yaitu Perpustakaan Online Kementerian Keuangan dan Bedah Buku Audit Elektronik karya Dr. Anies Basalamah, peluncuran dan Bedah Buku Syafrudin Prawiranegara, dan peluncuran dan Bedah Buku Analisis Media.
(2) Pengembangan koleksi Perpustakaan Kementerian Keuangan.
Perpustakaan menambah koleksi buku 2.870 sehingga total 7.870 buku. Sedangkan koleksi digital terealisasi dalam bentuk e-journal dan e-book berlangganan yaitu proquest, AMAcom, global professional publishing, dan mylibrary.
(3) Koordinasi perpustakaan di lingkungan Kementerian Keuangan.
Kegiatan koordinasi internal direncanakan sebanyak 3 kali dalam setahun dengan anggota 14 perpustakaan di lingkungan Kementerian Keuangan di dalam wadah kerjasama yang disebut Forum Perpustakaan Kementerian Keuangan. Kegiatan ini berhasil dipenuhi sesuai rencana. Setiap perpustakaan telah terotomasi dan memiliki portal berbasis web maupun intranet. Selain itu, setiap perpustakaan rata-rata memiliki 10.000 koleksi buku cetak yang berlokasi di kantor pusat setiap Direktorat Jenderal.
(4) Pengembangan TIK Perpustakaan Online.
Website perpustakaan online versi 2.0 dibutuhkan untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan dengan hadirnya sistem tata kelola administrasi perpustakaan yang lebih baik.
(5) Partisipasi dalam kongres, seminar nasional, dan studi banding perpustakaan.
Perpustakaan Kementerian Keuangan aktif berpartisipasi dalam Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia, Seminar Nasional Perpustakaan, kegiatan Organisasi Profesi, dan studi banding ke perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi di berbagai daerah. Berbagai kegiatan tersebut dapat memberikan manfaat, dorongan, inovasi, dan inspirasi.
(6) Pembangunan Modul Aplikasi SIK.
Perencanaan SIK bertujuan untuk memetakan semua kebutuhan yang ada. Berdasarkan pemetaan kebutuhan telah dilakukan pembangunan/pengembangan 8 modul aplikasi yang merupakan perioritas utama. Kedelapan modul aplikasi yang dimaksud adalah:
i. Modul Sistem Informasi Strategi Komunikasi; ii. Modul Sistem Informasi Manajemen Opini Publik; iii. Modul Sistem Informasi Layanan Informasi; iv. Modul Sistem Informasi Rapat;
v. Modul Sistem Informasi Manajemen Pers; vi. Modul Sistem Informasi Dokumen;
vii. Modul Sistem Informasi Profiling Stakeholder; dan viii. Modul Sistem Informasi Multi Media.
Pada tahap pertama, yaitu bulan Januari-Juli 2011, modul SIK yang dibangun adalah Sistem Informasi Rapat, Sistem Informasi Manajemen Pers, dan Sistem Informasi Profiling Stakeholders. Selanjutnya, pada tahap kedua, yaitu bulan Agustus-Desember 2011, modul SIK yang dibangun adalah Sistem Informasi Strategi Komunikasi, Sistem Informasi Layanan Informasi, Sistem Informasi Dokumen, Sistem Informasi Multimedia, dan Pengembangan Manajemen Opini Publik. Setiap modul aplikasi yang akan dibangun/ dikembangkan dituangkan dalam bentuk dokumen user requirements, desain Database, dan desain Modul SIK. Dari 8 modul aplikasi SIK, terdapat 5 modul aplikasi yang telah selesai dibangun dan dikembangkan dan akan diaplikasikan, yaitu:
i. Modul Sistem Informasi Profiling Stakeholders; ii. Modul Sistem Informasi Manajemen Opini Publik; iii. Modul Sistem Informasi Layanan Informasi; iv. Modul Sistem Informasi Rapat; dan v. Modul Sistem Informasi Manajemen Pers.
Terhadap kelima modul yang telah selesai pembangunannya/pengembangannya, tetap dilakukan kegiatan pengembangan modul aplikasi, pengelolaan, dan monitoring, serta pengendalian sistem informasi dan
database sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan manajemen keuangan agar lebih sempurna. Untuk
mempermudah penggunaannya, telah dibuat buku panduan yang disebut dengan User Manual Book untuk setiap modul aplikasi.
(7) Monitoring Database SIK.
(8) Pelayanan dukungan teknologi di internal Biro KLI. (9) Pengembangan TIK Perpustakaan Online.
Website perpustakaan online versi 2.0 dapat mengakomodasi kebutuhan perpustakaan terkini dengan hadirnya sistem tata kelola administrasi perpustakaan yang baik, yaitu sistem pengendalian pengadaan buku, pengolahan, dan pencetakan barcode buku. Di samping itu, pemisahan aplikasi perpustakaan back
end (administrasi) dan front office (sistem sirkulasi) menjadi aplikasi tersendiri guna ketertiban dalam
proses registrasi anggota perpustakaan yang ingin meminjam atau mengembalikan buku. Penyediaan user
account tersendiri dalam website 2.0 dapat menampung kebutuhan pengguna perpustakaan dalam hal
mengakses jurnal online dan informasi record data peminjaman serta pengembalian user secara online. (10) Penyusunan Kontrak Kinerja.
Meliputi IKU dan Manual IKU hingga pelaksanaan kontrak kinerja. Pada tahun 2011, dilakukan dengan cara melakukan penyusunan telah selesai dilaksanakan sampai dengan Kemenkeu-Five (Pelaksana).
(11) Pengembangan organisasi yang andal dan modern.
Penyusunan, penyempurnaan, atau pengembangan SOP Biro KLI berdasarkan PMK No. 184 Tahun 2010 hingga disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Biro KLI. SOP yang diajukan oleh Biro KLI semula berjumlah 140 SOP dan kemudian menjadi 156 SOP. Manajemen Risiko merupakan kelengkapan lainnya bagi suatu organisasi yang andal dan moderen. Persentase penyerapan manajemen risiko adalah Perbandingan antara tahapan Manajemen Risiko yang telah dilaksanakan dibandingkan dengan jumlah tahapan penerapan Manajemen Risiko berdasarkan PMK No. 191/PMK.09/2008. Penerapan Manajemen Risiko di lingkungan Biro KLI yang telah dilakukan pada tahun 2011 adalah 2 kali assessment. Assessment pertama dilakukan pada semester pertama 2011 yang diawali dengan penyusunan Profil Risiko Biro KLI yang terdiri dari 7 formulir. Form 1 sampai dengan Form 5 disusun pada awal tahun, sementara pengisian Form 6 dan Form 7 dilakukan pada awal semester II tahun 2011. Assessment kedua dilakukan pada semester II tahun 2011. (12) Pengelolaan anggaran yang optimal.
Pengelolaan anggaran yang optimal dilaksanakan melalui peningkatan kualitas perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban. Penyerapan anggaran Biro KLI sampai dengan 31 Desember 2011 berdasarkan data SAU adalah 81,07 persen, yaitu sebanyak Rp27.518.942.120 dari yang dianggarkan sebesar Rp33.943.019.000, dengan rincian Belanja Barang sebesar Rp24.323.515.870 dan Belanja Modal sejumlah Rp3.186.426.250.
6.3. Pending Matters
Dengan berbagai tantangan dan kendala yang dihadapi, maka terdapat beberapa kegiatan yang belum dapat diselesaikan dengan tuntas oleh Biro KLI pada tahun 2011. Kegiatan-kegiatan yang tertunda ini akan terus dilanjutkan penyelesaiannya pada tahun 2012.
(1) Sampai dengan akhir tahun 2011, masih terdapat 6 RUU di bidang keuangan yang belum selesai dibahas bersama DPR.
Penyelenggaraan Kerjasama dan Hubungan Masyarakat
6
BABTabel 6.7. RUU di Bidang Keuangan yang Belum Selesai Dibahas pada Tahun 2011
No. Judul RUU Pemrakarsa Keterangan
1. Pengurusan Piutang Negara dan Piutang Daerah Pemerintah Termasuk dalam Prolegnas
2. Jaring Pengaman Sistem Keuangan Pemerintah Termasuk dalam Prolegnas
3. Perubahan atas UU No. 8 Tahun 1995 tentang Pasar Modal Pemerintah Termasuk dalam Prolegnas
4. Perubahan atas UU No. 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia Pemerintah Termasuk dalam Prolegnas
5. Perubahan atas UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara DPR Termasuk dalam Prolegnas
6. Lembaga Keuangan Mikro DPR Termasuk dalam Prolegnas
Sumber: Biro KLI
Beberapa rencana strategis yang akan dilakukan untuk menyelesaikan pending matters terkait RUU di bidang keuangan adalah:
i. melakukan koordinasi internal dengan unit Eselon I terkait dengan tujuan agar unit Eselon I dimaksud segera menyelesaikan RUU yang belum ditetapkan;
ii. melakukan perubahan terhadap peraturan perundang-undangan yang terkait setelah ditetapkannya UU No. 21 Tahun 2011 tentang Otoritas Jasa Keuangan; serta
iii. melakukan koordinasi dengan pihak Kementerian Hukum dan HAM dengan tujuan agar RUU yang belum selesai dibahas dalam tahun 2011 dimasukkan dalam Prolegnas tahun 2012, yang rencananya akan direvisi pada bulan April 2012.
(2) Pada tahun 2011 direncanakan kegiatan pembangunan/pengembangan 8 modul aplikasi. Sampai dengan akhir tahun 2011, telah terealisasi 5 modul aplikasi, sedangkan 3 modul aplikasi yang belum selesai adalah:
i. Modul aplikasi Sistem Informasi Dokumen; ii. Modul aplikasi Sistem Informasi Multimedia; dan iii. Modul aplikasi Sistem Informasi Strategi Komunikasi. (3) Pengembangan back end Perpustakaan.