Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik

Pelaksanaan Tugas Lainnya 11.1. Pengelolaan Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan

11.4. Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik

Pelaksanaan e-Procurement di lingkungan Kementerian Keuangan telah dimulai sejak tahun 2008. Secara bertahap, pada tahun 2012, seluruh paket pekerjaaan yang dilelang melalui pelelangan/ seleksi umum wajib dilakukan melalui e-Procurement. Penerapan e-Procurement merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Program Reformasi Birokrasi Kementerian Keuangan dalam hal mengimplementasikan e-Government dalam proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Upaya ini mempunyai implikasi yang sangat strategis dan memberikan kontribusi riil, yaitu rasa nyaman dan aman kepada panitia pengadaan pada seluruh Satker Kementerian Keuangan. Selain itu, penerapan e-Procurement membuat peran Kementerian Keuangan di lingkungan instansi pemerintah semakin meningkat, karena layanan e-Procurement yang dikelola Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) juga dapat diberikan kepada instansi pemerintah (Kementerian/Lembaga/ Komisi) lainnya dengan syarat terlebih dahulu telah menjalin hubungan kerjasama sebagai pengguna sistem dengan Pusat LPSE Kementerian Keuangan.

Secara keseluruhan, capaian kinerja organisasi Pusat LPSE pada tahun 2011 berdasarkan Indikator Kinerja Utama (IKU) berbasis Balanced Scorecard yang ditetapkan untuk Pusat LPSE adalah sebagai berikut:

(1) paket pengadaan barang/jasa melalui e-Procurement sejumlah 1.135 paket;

(2) instansi yang menggunakan layanan e-Procurement Kementerian Keuangan berjumlah 26 unit; (3) Indeks Kepuasan Pengguna Layanan memperoleh nilai 3,21 pada skala 4;

(4) kebijakan di bidang e-Procurement sebanyak 10 buah;

(5) waktu rata-rata pemberian layanan registrasi mencapai 41 menit 40 detik; (6) waktu rata-rata kecepatan respon terhadap keluhan mencapai 21 menit; (7) frekuensi edukasi publik e-Procurement sebanyak 160 kali;

(8) persentase rekomendasi yang ditindaklanjuti sebanyak 100 persen;

(9) persentase penyelesaian pembangunan Scorecard individu sebanyak 100 persen; (10) persentase penerapan Manajemen Risiko sebanyak 100 persen;

(11) persentase pembukaan kantor layanan e-Procurement di 15 wilayah luar Pulau Jawa 100 persen; (12) jumlah sistem aplikasi dan infrastruktur yang diimplementasikan sebanyak 12 buah; dan (13) persentase penyerapan DIPA (Non Belanja Pegawai) sebesar 84,80 persen.

Seluruh capaian melebihi target kinerja yang ditetapkan dan merupakan bentuk keseriusan Pusat LPSE dalam rangka mencapai performance organisasi terbaik dan sebagai implementasi dari visi yang telah dicanangkan, yaitu “Menjadi Pengelola Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik yang Profesional, Terpercaya , dan Akuntabel”. Ruang lingkup capaian kinerja organisasi Pusat LPSE pada tahun 2011 adalah seluruh tugas dan fungsi yang diemban Pusat LPSE sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan.

Namun demikian, Pusat LPSE tidak ingin merasa puas diri dengan apa yang telah dilakukan dan berupaya meningkatkan peran organisasi dengan seoptimal mungkin. Peningkatan peran yang paling strategis pada tahun 2011 adalah Pusat LPSE bekerjasama dengan Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan membangun aplikasi Rencana Umum Pengadaan (RUP) sebagai media informasi dan sarana pemantauan terhadap RUP masing-masing Satker. Aplikasi ini dapat dijadikan sebagai rujukan dalam menentukan kebijakan yang tepat terkait dengan optimalisasi penyerapan anggaran pada masing-masing Satker.

Pelaksanaan Tugas Lainnya

11

BAB

Pengembangan SDM tidak lepas dari pengembangan organisasi secara keseluruhan. Pengembangan SDM merencanakan dan menyediakan bahan mentah dengan menerima pegawai dan pelatihan dasar, serta mengubahnya dengan cara program-program pengembangan sesuai dengan kebutuhan organisasi pada saat sekarang dan di masa yang akan datang. Pengembangan SDM akan menjadi sia-sia apabila tidak didukung dengan penataan organisasi yang baik.

PPAJP telah melakukan koordinasi secara intensif dengan instansi terkait serta melakukan studi pustaka dan bencmarking terhadap regulasi sejenis di luar negeri, yang hasilnya termuat dalam Naskah Akademis Kajian Penataan Kelembagaan PPAJP. Kajian telah disampaikan kepada Sekretaris Jenderal untuk selanjutnya dikoordinasikan oleh Biro Organta.

11.1.1. Capaian Kinerja Organisasi Pusat LPSE

Capaian kinerja e-Procurement identik dengan kinerja organisasi Pusat LPSE. Capaian ini merupakan capaian dari hasil lelang yang dilakukan melalui pengadaan barang secara elektronik, baik unit Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan maupun K/L yang menjadi pengguna Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Kementerian Keuangan. Data capaian kinerja e-Procurement disampaikan secara periodik kepada Pimpinan unit Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan dan K/L sebagai pengguna sistem. Tujuannya adalah untuk mengapresiasi dan mendorong optimalisasi e-Procurement di lingkungan kerja masing-masing. Adapun kinerja lelang secara elektronik secara keseluruhan yang dilakukan melalui LPSE Kementerian Keuangan adalah berikut ini.

(1) Lingkup unit Eselon I Kementerian Keuangan: i. total paket yang dilelang sebanyak 711 paket; ii. total pagu paket berjumlah Rp2.353.773.051.798; iii. total nilai hasil lelang sebesar Rp1.978.009.497.411; dan

iv. total penghematan yang dihasilkan berjumlah Rp375.763.554.387 atau sebesar 15,96 persen. (2) Lingkup K/L sebagai pengguna sistem:

i. total paket yang dilelang sebanyak 296 paket; ii. total pagu paket berjumlah Rp1.076.889.978.866; iii. total nilai hasil lelang sebesar Rp992.842.499.680; dan

iv. total penghematan yang dihasilkan berjumlah Rp83.948.814.186 atau sebesar 7,80 persen. (3) Pengadaan barang/jasa yang dilakukan melalui SPSE Kementerian Keuangan:

i. total paket yang dilelang sebanyak 1007 paket; ii. total pagu paket berjumlah Rp3.430.663.030.664; iii. total nilai hasil lelang sebesar Rp2.970.851.997.091; dan

iv. total penghematan yang dihasilkan berjumlah Rp459.712.368.573 atau sebesar 13,40 persen. 11.1.2. New Initiatives Tahun 2011

Sebagai sebuah organisasi, Pusat LPSE harus mengembangkan atau menginisiasi hal-hal baru untuk mendukung kinerja organisasi, di samping sebagai sebuah pembaruan (new initiatives) yang belum pernah dilakukan sebelumnya. New initiatives yang telah dilakukan oleh Pusat LPSE selama tahun 2012 meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini.

(1) Penyusunan Warta e-Procurement.

Pusat LPSE dalam mengelola pelayanan dan administrasi sistem aplikasi e-Procurement menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), khususnya internet, yaitu melalui alamat website www.lpse. depkeu.go.id. Sehubungan dengan pelaksanaan tugas tersebut, khususnya untuk pelayanan e-Procurement kepada K/L di luar Kementerian Keuangan, maka diperlukan upaya-upaya untuk menginformasikan atau mengingatkan calon pengguna sistem tentang spesifikasi layanan e-Procurement yang dikelola oleh Pusat LPSE. Proses penyampaian informasi dilakukan dengan metode promosi yang tepat sasaran dan melalui media informasi yang jelas agar tercipta citra publik yang baik dari pengelolaan layanan e-Procurement yang dilaksanakan oleh Kementerian Keuangan. Citra yang baik akan mampu menarik minat K/L lain untuk bergabung menjadi pengguna sistem LPSE Kementerian Keuangan serta memberikan gambaran yang jelas kepada para stakeholders mengenai kinerja layanan e-Procurement Kementerian Keuangan. Alasan/ pertimbangan kegiatan publikasi e-Procurement Kementerian Keuangan adalah dalam rangka melaksanakan instruksi Menteri Keuangan agar layanan e-Procurement dapat sebanyak mungkin digunakan oleh K/L bahkan oleh BUMN sebagai bukti kepercayaan instansi pemerintah terhadap kehandalan layanan yang diberikan, serta tersedianya media yang informatif dan terkoordinasi dengan stakeholders dalam rangka menggambarkan kinerja layanan e-Procurement. Penyampaian informasi dilakukan melalui media website, sosialisasi, pelatihan, serta pameran dan booklet berupa Warta e-Procurement. Warta e-Procurement berisi tentang current issues yang terkait dengan pengadaan barang/jasa terutama pengadaan barang dan jasa secara elektronik, pengenalan tokoh-tokoh di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah, kegiatan-kegiatan Pusat LPSE, regulasi di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah, serta tips-tips penggunaan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Hingga akhir tahun 2011, Pusat LPSE telah menerbitkan 2 edisi Warta e-Procurement. Edisi I diterbitkan pada bulan Oktober 2011 dan edisi II terbit di awal

Desember 2011. Untuk selanjutnya, Warta e-Procurement akan terbit secara teratur setiap 3 bulan sekali sebagai media informasi dan publikasi layanan e-Procurement Pusat LPSE kepada masyarakat dan khususnya pengguna layanan Pusat LPSE Kementerian Keuangan.

Gambar 11.10. Contoh Edisi Warta e-Procurement (2) Penerapan ISO 9001:2008.

Pusat LPSE terus memacu diri untuk memberikan layanan yang cepat dan bermutu kepada para stakeholder-nya. Salah satu upayanya adalah dengan memacu unit-unit kerja yang ada pada Pusat LPSE untuk mengacu pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 agar dapat menjadi indikasi bagi pihak terkait untuk mengetahui komitmen seluruh karyawan terhadap pemenuhan persyaratan kepuasan pelanggan. Implikasi dari penerapan ISO 9001:2008 adalah bahwa Pusat LPSE harus menyusun dan menerapkan berbagai aturan dan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin dihasilkannya pelayanan yang bermutu demi kepuasan pengguna jasa. Pada tanggal 15 dan 16 Agustus 2011 bertempat di Gedung Djuanda II telah dilaksanakan audit eksternal oleh SAI Global untuk mendapatkan ISO 9001:2008. Proses untuk mendapatkan sertifikasi ISO membutuhkan tahapan yang panjang dan penuh perjuangan. Tidak hanya harus memenuhi standar yang telah ditetapkan, tetapi juga harus mengimplementasikan mindset yang sangat mendasar untuk menempatkan kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan sebagai prioritas. Selama proses menuju sertifikasi, Pusat LPSE didampingi oleh Suconfindo Prima International Consultant (SPRINT Consultant) yang telah berpengalaman dalam menangani bidang tersebut. Sertifikat ISO 9001:2008 pada akhirnya berhasil diraih oleh Pusat LPSE pada tanggal 12 September 2012 setelah dilaksanakannya audit internal oleh Tim Audit Internal ISO Pusat LPSE pada tanggal 13-15 Juni 2011 serta proses Audit Eksternal oleh konsultan ISO SAI Global pada tanggal 8 (pre-audit) dan 16 Agustus (final audit) 2011. Atas tercapainya sertifikasi ISO 9001:2008, maka Pusat LPSE harus mampu meningkatkan kepercayaan dari pengguna layanan atas jaminan kesempurnaan pelayanan dan dukungan penyelenggaran e-Procurement yang paripurna.

Gambar 11.11. Sertifikat ISO 9001:2008

(3) Aplikasi Rencana Umum Pengadaan.

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 menyebutkan bahwa Pengguna Anggaran (PA) mengumumkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Barang/Jasa kepada masyarakat luas melalui website K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi, serta Portal Pengadaan melalui LPSE. Sebagai salah satu upaya untuk melaksanakan amanat Pasal 25 ayat (1), (2), dan (3) PP 54 Tahun 2010, serta dalam rangka peningkatan kualitas layanan yang diberikan Pusat LPSE Kementerian Keuangan kepada penggunanya, telah dikembangkan sebuah sistem aplikasi yang dapat mengakomodir kebutuhan PA dalam mengumumkan RUP. Selama ini, penyampaian RUP dilakukan secara manual dengan mengirimkan hardcopy dan softcopy untuk selanjutnya ditayangkan di portal Kementerian Keuangan. Adanya sistem aplikasi yang telah dikembangkan oleh Pusat LPSE, yaitu sistem aplikasi RUP, dapat menjadi sarana/alat bantu bagi Satker dalam penyusunan RUP serta bagi PA untuk mengumumkan RUP tepat pada waktunya. RUP merupakan aplikasi berbasis web, sehingga PA dan Satker dimanapun berada dapat mengaksesnya melalui laman http:// www.rup.lpse.depkeu.go.id. Pengguna sistem aplikasi RUP dibagi menjadi 4 jenis, yaitu admin LPSE Pusat, admin LPSE daerah, PA/KPA, dan Satker. Seluruh pengguna yang telah direkam datanya di dalam sistem aplikasi RUP tidak dapat dihapus. Hal tersebut dimaksudkan agar aktivitas yang dilakukan oleh

masing-Pelaksanaan Tugas Lainnya

11

BAB

masing pengguna tetap tersimpan di dalam sistem dan terlacak dalam jangka waktu yang lama. Sistem Aplikasi RUP merupakan aplikasi yang terpisah dari portal Kementerian Keuangan maupun portal LPSE Kementerian Keuangan, akan tetapi daftar RUP yang ada di dalam sistem aplikasi RUP telah dihubungkan dengan kedua portal tersebut. Walaupun masyarakat luas tidak mengetahui alamat resmi Sistem Aplikasi RUP, namun mereka dapat melihat pengumuman RUP melalui portal Kementerian Keuangan atau portal LPSE Kementerian Keuangan. Dalam rangka mempercepat implementasi aplikasi RUP, telah diselenggarakan sosialisasi pada tanggal 5 Desember 2011 di ruang pelatihan Pusat LPSE. Sosialisasi diikuti oleh perwakilan masing-masing unit Eselon II pada Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan. Penggunaan Aplikasi RUP diharapkan dapat mendukung terwujudnya pengadaan yang transparan dan akuntabel.

11.4.3. Tantangan (Pending Matters) dan Solusi (1) Aplikasi yang selalu disempurnakan.

Sistem aplikasi yang terus dikembangkan oleh LKPP maupun Pusat LPSE sebagai bentuk kesempurnaan layanan memerlukan tenaga ahli yang kompeten agar dapat menguasai dan meng-update aplikasi versi terbaru. Selain itu, dibutuhkan pula tutorial yang interaktif yang dapat membantu mempercepat proses pembelajaran kepada panitia, penyedia, dan seluruh pengguna aplikasi SPSE. Solusinya adalah perlunya dibangun sistem aplikasi e-Learning yang dapat dioptimalkan pemanfaatannya, sehingga menjadi kontributor yang positif terhadap proses pembelajaran aplikasi SPSE. Di masa yang akan datang, e-Learning diharapkan mencakup tutorial semua aplikasi yang ada di LPSE, termasuk aplikasi RUP.

(2) Penyusunan Proses Bisnis e-Procurement.

Proses Bisnis pada Pusat LPSE dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas dan terukur. Proses Bisnis dilaksanakan melalui penyusunan SOP, yaitu satu set instruksi tertulis yang mendokumentasikan aktivitas rutin dan berulang dilakukan oleh sebuah organisasi. Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan merupakan faktor yang dapat mengukur sukses tidaknya suatu kegiatan operasional. SOP juga menjaga konsistensi kegiatan operasional dari awal hingga akhir. Namun, sampai dengan saat ini belum ada alur kerja yang jelas dari masing-masing pelaku pengadaan barang/jasa. Solusinya adalah penyusunan proses bisnis dan alur kerja yang jelas untuk masing-masing pelaku pengadaan barang/jasa tesebut.

(3) Pemantapan organisasi.

Saat ini posisi organisasi Pusat LPSE berada pada area abu-abu, karena masih ada tugas dan tanggung jawab Pusat LPSE yang bersinggungan dengan LKPP. Misalnya terkait dengan Blacklist, di mana untuk penayangan Blacklist di SPSE ditetapkan oleh KPA di LPSE Kementerian Keuangan, tetapi diumumkan oleh LKPP. Selain itu, Pusat LPSEsebagai unit organisasi yang berhubungan dengan pengadaan barang/ jasa juga merasa perlu meningkatkan perannya dalam ikut menyukseskan kebijakan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa secara luas. Namun, mengingat di lingkungan Sekretariat Jenderal terdapat pula Biro Perlengkapan, maka tugas dimaksud seringkali mengalami overlap. Misalnya dalam hal pembinaan pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Keuangan. Solusinya adalah sentraliasi atau pembagian tugas dan tanggung jawab di antara LPSE dan LKPP, serta perlunya segera dilakukan penataan organisasi pengadaan barang/jasa Kementerian Keuangan yang dapat menjadi solusi organisasional dalam rangka efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Keuangan

11.5. Pengawasan Perpajakan