UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
SORAYA YUNITA SIREGAR 072102050
DIPLOMA III AKUNTANSI
Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
MEDAN
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirahim,
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Analisis Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Dimana tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang terdalam kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara,
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak, selaku Ketua Program Studi D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan juga selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini,
3. Bapak Iskandar Muda, SE, MSi, selaku sekretaris Program Studi D-III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,
tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda bangga terhadap penulis.
Akhir kata penulis memanjatkan doa dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala bantuan yang telah diberikan, semoga akan memperoleh balasan yang berlipat ganda dariNya, dan Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi yang menggunakannya, dan menjadi amal bagi penulis. Amin yaa Rabbal Alamin .
Medan, Maret 2010 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... iv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Aktivitas Penelitian 1. Jadwal Survei / Observasi ... 4
2. Laporan Tugas Akhir ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI/LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 8
2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 8
3. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 9
B. Jenis Usaha Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Job Description ... 13
E. Kinerja Usaha Terkini ... 17
BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Sistem Pengawasan Internal Kas ... 19
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas ... 24
C. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Kas ... 27
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU ... 30
E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas FE USU ... 36
F. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada FE USU ... 38
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 40
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perusahaan / instansi ( dalam hal ini instansi pendidikan) yang besar selalu berhadapan dengan kendala-kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta bendanya, khususnya masalah kas, dimana sebagian besar transaksi yang dilakukan perusahaan / instansi selalu melibatkan kas. Apalagi dengan perkembangan teknologi yang terjadi pada masa sekarang yang memungkinkan terjadinya penyalahgunaan kas, dengan demikian perusahaan harus lebih aktif dalam melakukan pengawasan terhadap kas.
Teknologi yang semakin maju mempengaruhi perkembangan pada setiap perusahaan maupun lembaga, baik swasta ataupun pemerintah. Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan / instansi juga semakin rumit terutama dalam penyajian laporan keuangan. Oleh karena itu, profesi akuntan memegang peranan yang sangat penting dalam membantu menyusun laporan keuangan. Dalam fungsi manajemen, pengawasan merupakan tanggungjawab yang tidak dapat diabaikan.
Didalam mencapai tujuannya perusahaan / instansi selalu menghadapi persoalan baik yang berasal dari dalam maupun dari luar. Dilihat dari ciri-ciri dan kepentingannya, kas selalu menjadi objek utama yang disalahgunakan, untuk itu diperlukan adanya pengawasan – pengawasan internal yang dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan kas.
ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melaksanakan pengawasan adalah dengan menyusun sistem pengawasan internal kas yang memadai dan tentunya dapat dipertanggungjawabkan pelaksanaannya dalam mengamankan harta suatu perusahaan/ instansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong karyawan untuk selalu mematuhi kebijakan – kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen sehingga kecurangan dan penyalahgunaan kas dapat diminimalisasi atau bahkan dapat dihindari. Dengan kata lain pengawasan internal yang baik didalam suatu perusahaan / instansi dapat menunjang keberhasilan setiap keputusan dan peraturan yang telah ditetapkan serta dapat mendukung keberhasilan operasi suatu perusahaan / instansi ( dalam hal ini lembaga pendidikan).
Kas merupakan aset perusahaan yang paling lancar (likuid) dari seluruh aktiva yang ada. Ini karena setiap transaksi yang dilakukan oleh suatu perusahaan / instansi selalu berhubungan dengan kas. Oleh karena itu kas menjadi objek yang paling mudah untuk diselewengkan, sehingga banyak pihak yang berusaha menyelewengkan kas dengan berbagai cara. Oleh karena itu, maka perlu adanya pengawasan intern yang efektif terhadap kas. Apabila pengawasan internal terhadap kas dalam sebuah perusahaan / instansi berjalan dengan efektif maka penyalahgunaan kas dapat diketahui dengan mudah.
5. B. Permasalahan
Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini yaitu apakah pengendalian internal kas yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif dari sisi pembukuan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan yaitu untuk mengetahui apakah pengendalian internal kas yang dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah berjalan efektif.
Manfaat penelitian
Adapun manfaat penelitian yang ingin dicapai penulis adalah :
a. bagi penulis, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengendalian internal kas pada masa yang akan datang, b. bagi perusahaan, dapat digunakan sebagai masukan yang
bermanfaat dalam melaksanakan pengendalian internal kas pada masa yang akan datang,
D. Rencana Penulisan 1. Jadwal survei / observasi
Penelitian ini dilakukan di fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M. Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini :
NO Kegiatan Minggu Ke
1 2 3
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 04 Januari 2010 – 12 Maret 2010.
2. Rencana isi
BAB II
PROFIL INSTANSI / LEMBAGA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. departemen Ekonomi Pembangunan,
2. departemen Manajemen, 3. departemen Akuntansi.
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. jurusan Kesekretariatan,
2. jurusan Keuangan, 3. jurusan Akuntansi.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar, b. meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN,
d. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya,
e. meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional, b. menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan
penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : penyelenggaraan pendidikan, pengabdian penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,
b. menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,
c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan,
e. melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas,
f. melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat,
g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas, h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,
kegiatan fakultas,
k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,
b. mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,
c. melakukan administrasi akademik,
d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik,
e. menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum, f. melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,
g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas,
h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
b. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan, c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,
d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,
e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,
f. melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan,
g. melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya,
h. mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,
i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,
j. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai, c. melakukan urusan mutasi pegawai,
d. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti,
f. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai, g. memproses SK jabatan struktural dan fungsional, h. memproses pelanggaran disiplin pegawai,
i. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni, c. melakukan administrasi kemahasiwaan,
d. melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi,
f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas, g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa,
h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan, i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,
j. melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni,
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,
c. mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan, d. melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan,
e. melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan,
f. melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,
g. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil,
2. perkuliahan semester genap/ganjil,
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Kas
Maju mundurnya suatu perusahaan / instansi sangat bergantung pada cara pengelolaan manajemen yang diterapkan. Sedangkan berhasil tidaknya manajemen dalam menjalankan tugasnya akan tercermin dalam laporan keuangan yang disajikan, dalam hal ini pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk menyelenggarakan seluruh rencana kegiatan yang telah ditetapkan agar dapat berjalan dengan baik.
Untuk itu sistem yang dijalankan perusahaan / instansi haruslah mempunyai sistem yang baik agar nantinya perusahaan / instansi tersebut dapat berfungsi dalam mengatasi penyelewengan yang mungkin terjadi pada aktiva perusahaan. Dan tentunya sebelum pengendalian dilakukan, harus dipastikan pihak – pihak yang menjadi pengendali tersebut haruslah orang-orang yang jujur, profesional dan tentunya loyal terhadap perusahaan / instansi.
Seorang pemimpin apapun jabatannya mempunyai tugas merencanakan, dan mengupayakan agar rencana tersebut dapat tercapai. Karena tujuan pengendalian adalah upaya merealisasikan rencana, maka fungsi pengendalian itu sama pentingnya dengan perencanaan itu sendiri.
Dari defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengendalian internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. melindungi harta atau aktiva perusahaan,
2. memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya,
3. meningkatkan efisiensi kerja karyawan,
4. mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.
Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Pengendalian internal kas meliputi 3 hal : 1. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
a. transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau wewenang pimpinan, baik yang bersifat umum maupun khusus,
memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan / instansi,
c. penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan,
d. jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.
2. Pengendalian administratif
Pengendalian administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengendalian akuntansi atau transaksi.
3. Pengendalian penggunaan
artinya guna menentukan nilai ekonomis aktiva tetap seperti keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Disamping itu hal lain yang dapat dilihat bahwa sistem pengendalian internal kas yang telah dilaksanakan dapat dilihat dengan adanya pemisahan tugas secara fungsional, maksudnya dimana setiap bagian telah mempunyai tugasnya masing-masing yang harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan selama kegiatan operasional.
Menurut Suharli (2006;173), “ kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat
dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko
perubahan nilai yang signifikan.”
Ciri-ciri sistem pengendalian internal yang baik adalah sebagai berikut : a. struktur organisasi yang baik,
b. sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas, c. sistem akuntansi yang baik,
d. kebijaksanaan personalia yag baik,
e. badan atau staf internal auditor yang cakap, f. dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
a. setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan,
b. kas yang seharusnya diterima memang benar-benar diterima, c. tidak ada penyalahgunaan terhadap kas perusahaan.
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengendalian internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengendalian internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.
Secara garis besar pengendalian kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : administrative dan accounting controll sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan /instansi,
b. menghindari terjadinya kas yang menganggur,
c. meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian – kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengendalian internal kas, mencakup :
akan melalui kas juga,
b. kas merupakan aset yang paling lancar sehingga menjadi sasaran utama untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi, perkreditan piutang disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah,
c. pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas,
d. kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengendalian internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Adanya suatu perencanaan kas mutlak diperlukan agar setiap saat diperlukan, tersedia kas yang cukup untuk membiayai kegiatan perusahaan/ instansi serta menghindari persediaan kas yang berlebihan, karena kas yang berlebihan dapat mengakibatkan adanya pemborosan, bahkan dapat menghilangkan kesempatan untuk mendapatkan suatu manfaat.
B. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas 1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
tanggungjawab utama menjaga harta milik perusahaan dan mencegah serta menemukan kesalahan-kesalahan terletak ditangan manajemen, perlu adanya pengendalian internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara tepat,
jadi, perlindungan yang diharapkan dari pengendalian internal agar berfungsi dengan baik adalah dengan mereduksi kerugian yang disebabkan oleh kas, misalnya dengan mengurangi kemungkinan kesalahan, dengan adanya pengendalian internal yang baik akan menyebabkan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan/ Instansi akan menaruh kepercayaan kepada ketelitian data yang tersedia,
b. menjaga ketelitian data akuntansi
c. mewujudkan efisiensi kerja
untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib,
d. membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen yang ditetapkan dengan adanya formulir-formulir, bukti pencatatan dan prosedur yang
telah ditetapkan serta adanya pemisahan tanggungjawab yang jelas, diharapkan dapat membantu serta menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan,
2. Fungsi pengawasan internal kas
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengendalian internal kas secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di dalam pencatatan. Struktur pengenndalian internal kas tersebut harus memberikan kepastian pada :
a. setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)
struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi lainnya, b. setiap transaksi diotorisasi dengan tepat,
mengakibatkan otorisasi yang curang, d. setiap transaksi yang terjadi harus dicatat
hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari catatan, e. setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat
pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan,
f. transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat
pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien harus dicatat dalam jurnal,
g. transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat
setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.
C. Unsur-unsur Pengawasan Inernal Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengendalian internal adalah sebagai berikut :
1. suatu rencana organisasi harus memiliki pemisahan fungsi secara tepat
Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab
penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Kadang-kadang pemisahan tanggung jawab sering disebut pembagian tugas. Ada tiga jenis tanggung jawab fungsi yang dilaksanakan oleh departemen/bagian.
a. Otorisasi untuk melaksanakan transaksi. Otorisasi ini menunjukkan orang yang mempunyai otoritas dan tanggung jawab untuk memulai suatu transaksi.
b. Pencatatan transaksi. Tugas ini menunjukkan tugas atau fungsi pencatatan dan akuntansi.
c. Penyimpanan aktiva. Tugas ini menunjukkan penyimpanan fisik atau pengendalian fisik secara efektif.
2. sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya
Sistem kuasa dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengendalian terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat, klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar, menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :
menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi, b. menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam
setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan, dan biaya-biaya.
3. praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi
adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang diberi tanggungjawab,
a. setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya,
b. keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak,
4. pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian internal. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, bisa dipastikan bahwa sistem pengendalian tidak akan berhasil dengan baik.
Adanya pembagian tugas yang ada di fakultas ekonomi ini yang berhubungan dengan kas adalah sebagai berikut:
1. yang bertanggung jawab terhadap pengendalian internal kas adalah PD II,
2. yang bertanggung jawab terhadap kas dan pembayaran gaji dosen/ pegawai adalah kasubag keuangan,
3. yang bertanggung jawab terhadap seluruh kwitansi, faktur, penandatanganan kwitansi dan fkatur adalah PUMC,
D. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
Gambar Prosedur Penerimaan Kas
(Seteleh disetujui)
Gambar III.1 : Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Setoran SPP
Mahasiswa
Biro Rektor USU Fakultas Mengajukan
Rencana Anggaran
Fakultas Ekonomi USU
Melampirkan Bukti Penerimaan cek Mencatat di Buku
Besar Keuangan Fakultas
Pengelolaan Dana
Oleh Fakultas Pembukuan
Realisasi Anggaran Biro Rektor USU
1. Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi.
Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU secara lebih rinci meliputi :
a. setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor,
b. pihak Fakultas mengirimkan rencana Anggaran ke Biro Rektor,
c. setelah diteliti, pihak Biro akan menyetujui rencana Anggaran tersebut,
d. pihak biro mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan Anggaran yang diajukan sebelumnya,
e. fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang / cek,
f. mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari birek,
g. cek/dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas ( Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Fakultas,
h. bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut, i. pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan
Gambar Prosedur Pengeluaran Kas
Gambar III.2 : Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Melampirkan dokumen pendukung
pengeluaran uang
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pembayaran
pengeluaran uang
Meminta pengesahan pejabat ((Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran
Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan pembayaran pengeluaran
uang
Membuat Laporan Realisassi Anggaran
Menerima berkas tagihan pembayaran
Untuk pembayaran melalui Bank dibuatkan
2. Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada FE USU.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi USU meliputi:
a. menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran, b. melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang, c. membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya,
d. memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek,
e. meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank,
f. mntuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro,
g. menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro,
h. mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran,
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU terdiri atas:
1. kwitansi penagihan yang harus segera dibayar,
2. kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran,
3. surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara / pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan,
4. bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank,
5. buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas,
6. buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu,
7. bukti pembayaran pajak ( PPh Pasal 21 dan 22 ).
E. Jenis-jenis Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Jenis –jenis penerimaan kas
Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari :
studi S1 reguler maupun mandiri, Diploma III, Ekstensi, 2. sumbangan pribadi,
3. sumbangan Instansi / perusahaan.
Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin.
2. Jenis-jenis pengeluaran kas
Pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi, secara umum mencakup; belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan dan belanja perjalanan.
a. Belanja pegawai, terdiri dari : 1. pendidikan, mencakup : a) kuliah di kelas,
b) dosen pembimbing dan penguji skripsi, c) seminar lokakarya,
d) pelaksana Administrasi,
i) tim pengembangan program pendidikan.
2. biaya penelitian,
3. pengabdian kepada masyarakat,
4. pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat, 5. pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus.
b. Belanja barang, mencakup ; 1. bahan,
2. inventaris,
3. langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon, 4. penyelenggaraan, mencakup :
a) proses belajar-mengajar, b) seminar dan workshop,
c) penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran.
c. Belanja pemeliharaan, mencakup ; 1. pemeliharaan perabot/ inventaris, 2. pemeliharaan kendaraan operasional,
d. Belanja perjalanan, mencakup ;
1. perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai,
2. bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi.
F. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada Fakultas Ekonomi USU
1. Sistem pengawasan internal penerimaan kas Fakultas Ekonomi USU Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Fakultas Ekonomi USU maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :
a. tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti,
b. pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas,
c. memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima,
d. fungsi penerima kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda,
e. saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya,
f. untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan,
2. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Fakultas Ekonomi USU Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. fakultas menetapkan bagian–bagian tertentu yang bertanggung jawab untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu,
b. penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian,
c. semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut, d. fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang
berbeda,
e. bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya,
f. bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran, g. setelah pembayaran dilakukan, semua dokumen pendukung diberi tanda
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KesimpulanSetiap perusahaan ( dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari – hari. Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengawasan internal yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik.
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi USU, maka penulis dapat menarik 4 kesimpulan sebagai berikut.
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi USU dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pembagian tugas, fungsi, serta tanggung jawab yang jelas, hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengendalian internal kas yang dilakukan fakultas.
2.Yang bertanggung jawab terhadap internal kas pada Fakultas Ekonomi USU adalah:
a) PD II
b) kasubag keuangan
c) PUMC, yang dibantu oleh:
(2) pembuat daftar honor
d) bendaharawan, dibantu oleh:
a) pembuat daftar gaji
3. Pengendalian internal kas yang telah dilakukan telah berjalan efektif karena semua pengeluaran dan penerimaan kas yang terjadi di Universitas Sumatera Utara dikendalikan dan diproses langsung di Biro Rektor dan Biro Rektor hanya memberikan dana ke fakultas sesuai dengan jumlah pada saat pengajuan dana itu disetujui.
B. Saran
Berdasarkan data – data yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis akan mencoba memberikan saran sesuai dengan kemampuan penulis sebagai uraian terakhir dari penulisan Tugas Akhir ini. Semoga saran ini akan bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan. Ada 4 saran yang ingin penulis ungkapkan sebagai berikut.
1. Sistem pengendalian internal kas yang berlaku di Fakultas Ekonomi USU hendaknya dapat ditingkatkan terus, mengingat semakin berkembangnya kemajuan di segala bidang terutama di dunia pendidikan.
2. Pembagian tugas yang telah dilakukan sangat membantu dalam meningkatkan kinerja pegawai dan dapat menjaga keamanan kas itu sendiri, dengan adanya pembagian tanggung jawab dapat menghindari double job yang dapat menyebabkan penyelewengan kas.
3. Pengendalian yang efektif itu memang sebaiknya dikendalikan oleh satu badan organisasi atau satu bagian tertentu yang dapat dipercaya sehingga tidak dapat terjadi hal-hal yang tidak baik.
DAFTAR PUSTAKA
Hartadi, Bambang. Sistem Pengendalian Intern (Dalam Hubungannya Dengan Manajemen Dan Audit). Edisi ke-3, Cetakan ke-1. Yogyakarta : BPFE,
1999.
Mulyadi, Kanaka Puradiredja. Auditing. Edisi ke-5, Cetakan ke-1. Jakarta : PT Salemba Empat, 1998.
Mulyadi. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3, Cetakan ke-3. Jakarta : PT Salemba Empat, 2001.
Mulyadi. Auditing. Edisi ke-6, Cetakan ke-1. Jakarta : PT Salemba Empat, 2002. Munawir. S, Auditing. Edisi ke-1, Cetakan ke-2. Yogyakarta : Liberty, 1984.
