Pemanfaatan Koleksi Deposit
Pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Oleh :
LELY EMILIYANA, S.Sos.
NIP : 19750101 200112 2 002
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN TINGGI
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat-Nyalah
saya masih diberi kesehatan dan kesempatan sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
dengan judul “Pemanfaatan Koleksi Deposit Pada Perpustakaan Politeknik Negeri
Medan”. Adapun penyusunan makalah ini untuk mengetahui pemanfaatan koleksi deposit pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
Saya menyadari masih banyak kesalahan dalam peyusunan atau pun isi dari makalah
ini. Maka dari itu saya meminta maaf atas kesalahan serta kata-kata yang tidak tepat yang
terdapat dalam makalah ini.
Demikianlah makalah ini disusun, semoga dapat memberikan manfaat bagi semua.
Akhir kata saya ucapkan terima kasih.
Medan, Agustus 2014
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.1Rumusan Masalan ... 2
1.2Tinjauan Penulisan ... 2
1.3Ruang Lingkup ... 2
1.4Metode Penelitian ... 2
BAB II ISI 2.1 Pengertian Koleksi Deposit ... 3
2.2 Jenis-jenis Koleksi Deposit ... 5
2.3 Layanan Pengguna ... 6
2.3.1 Sistem Layanan Pengguna ... 6
2.3.1.1 Layanan Terbuka ... 7
2.3.1.2 Layanan Tertutup ... 8
2.4 Tata Cara Pelayanan Koleksi Deposit ... 9
BAB III PENUTUP 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Polmed ... 11
3.2 Visi dan Misi Politeknik Negeri Medan ... 11
3.3 Struktur Organisasi ... 11
3.4 Jenis-jenis Koleksi Deposit ... 13
3.5 Layanan Pengguna ... 13
3.6 Fungsi dan Tujuan Layanan Koleksi Deposit ... 14
3.7 Tata Cara Layanan Koleksi Deposit ... 14
3.8 Petugas Bagian Koleksi Deposit ... 17
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 18
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era informasi dan teknologi sekarang ini, terdapat berbagai bentuk informasi
yang disajikan, baik dalam bentuk tercetak maupun berbentuk elektronik. Sehingga banyak
orang memerlukan informasi yang secara praktis dan cepat, baik dapat diperoleh melalui
perpustakaan maupun tempat lain yang menyediakan segala informasi misalnya saja
Warung Internet (Warnet).
Dengan beragamnya tempat pencarian alternatif yang menyajikan informasi yang
dibutuhkan, mengharuskan perpustakaan selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas
informasi yang dimilikinya. Dan informasi tersebut tidak harus terbaru, namun dapat
memenuhi kebutuhan akan informasi yang dibutuhkan. Sehingga perpustakaan
mengharuskan mengadakan layanan tersendiri dalam pemenuhan koleksi tertentu, seperti
layanan koleksi deposit yang memiliki karakteristik tersendiri.
Pada koleksi deposit ini merupakan koleksi yang memiliki khazanah ilmu
pengetahuan yang merupakan hasil karya ilmiah dari suatu daerah atau instansi tertentu.
Oleh karena itu, kegiatan deposit dapat dilakukan di perpustakaan perguruan tinggi
bertujuan untuk melestarikan hasil-hasil karya dari civitas akademika.
Dengan adanya pengumpulan hasil-hasil karya ilmiah tersebut, maka perpustakaan
memiliki koleksi lengkap tentang perguruan tinggi, karya civitas akademikanya maupun
terbitan dari perguruan tinggi tersebut. Dilihat dari sisi lain juga pengguna perpustakaan
dapat memanfaatkan koleksi tersebut baik untuk kebutuhan studi maupun penelitian.
Melihat pentingnya peranan pada koleksi deposit bagi pengguna khususnya pengguna
yang akan mengadakan penelitian, maka dalam hal ini perpustakaan berusaha memberikan
pelayanan kepada pengguna dengan sebaik-baiknya agar informasi yang terkandung
didalamnya dapat dimanfaatkan.
Untuk itu peneliti ingin mengetahui lebih jauh tentang pemanfaatan dan pelayanan
koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dalam membantu pengguna untuk
2
dalam penelitian ini adalah bagaimana pelayanan dan pendayagunaan koleksi deposit
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan bagi pengguna yang akan mencari informasi.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka peneliti merumuskan masalah dalam
penelitian ini yaitu bagaimana pelayanan dan pemanfaatan koleksi deposit Perpustakaan
Politeknik Negeri Medan bagi pengguna yang akan mencari informasi.
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sejauh mana Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
memberikan pelayanan dan pengunaan koleksi deposit.
2. Untuk mengetahui sejauh mana pengguna memanfaatkan koleksi deposit
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
3. Untuk mengetahui usaha dan tata cara pelayanan koleksi deposit yang dilakukan
dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam pelayanan yang diberikan dan
penggunaanya.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan penelitian ini, ruang lingkup yang dikaji meliputi koleksi deposit,
pelayanan dan penggunaan koleksi deposit pada Layanan Koleksi Deposit Perpustakaan
Politeknik Negeri Medan.
1.5 Metode Penelitian
Dalam pengumpulan data tulisan ini, penulis menggunakan metode :
1. Metode Studi Kepustakaan (Library Research Method)
Peneliti membaca dan mempelajari litratur yang relevan sesuai dengan penelitian
yang dibahas.
2. Metode Penelitan Lapangan (Field Research Method)
Peneliti melakukan observasi/pengamatan langsung ke objek yang diteliti pada
bagian Layanan Koleksi Deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dan
3
BAB II
KAJIAN TEORITIS PEMANFAATAN KOLEKSI DEPOSIT
2.1 Pengertian Koleksi Deposit
Deposit merupakan istilah yang tidak asing lagi, dimana orang berpendapat bahwa
istilah deposit identik dengan tempat penyimpanan, namun dalam hal ini sesuatu atau
benda yang disimpan berbeda menurut profesi dan keahlian penyimpanannya. Misal saja
pegawai suatu bank berpendapat bahwa deposit adalah deposito yaitu penyimpanan uang
pada sebuah bank. Disisi lain bila pada profesi seorang dokter istilah deposit diartikan
sebagai tempat penyimpanan lemak didalam jaringan tubuh manuasia. Namun dalam hal
ini bukanlah deposit yang akan dibahas, melainkan deposit atau penyimpanan bahan
pustaka pada suatu perpustakaan.
Menurut Ensyclopedi Umum (1990:263) yang dimaksud dengan deposit adalah
“Penyimpanan atau Deposito”. Maka setelah dilihat dari defenisi deposit bahwa koleksi deposit adalah koleksi yang disimpan dan dikumpulkan pada tempat atau ruangan tertentu
agar koleksi yang ada didalamnya terhindar dari kerusakan, kehilangan dan penduplikasian
serta agar tetap lestari.
Pada suatu perpustakaan koleksi deposit merupakan koleksi yang khusus, dimana sifat
pelayanan berbeda dengan koleksi biasa. Pada umumnya koleksi deposit dapat
dipinjamkan, karena sifatnya yang khusus maka dilakukan usaha pelestarian terhadap
koleksi ini. Sebagai contoh di Indonesia perpustakaan yang menjalankan fungsi sebagai
pusat deposit adalah Perustakaan Nasional RI.
Koleksi deposit adalah kumpulan dari semua karya cetak dan karya rekam bangsa yang diserahkan oleh para penerbit dan pengusaha rekam kepada Perpustakaan Nasional RI sebagai hasil dari pelaksanaan udang-undang No. 4 tahun 1990 dan peraturan-peraturan pelaksanaanya. Karya cetak dan karya rekam tersebut wajib dilestasrikan, sebagai warisan budaya bangsa dan bukti peradaban bangsa Indonesia (Nelwaty,2002:19).
Dalam kaitan pelestarian tersebut, koleksi deposit dapat dimanfaatkan oleh bangsa
Indonesia dari genersi ke generasi untuk kepentingan umum dan penelitian. Oleh karena
itu kewajiban menyimpan dan melestarikan bahan pustaka menjadi perioritas utama dari
koleksi ini. Hal tersebut sesuai dengan tugas pokok Perpustakaan Nasional RI yaitu
4
selengkapnya, baik yang diterbitkan di Indonesia maupun di luar negeri sebagai khasanah
kebudayaan bangsa dalam arti yang luas serta melaksanakan pelayanan untuk kepentingan
pembangunan nasional dan kemajuan bangsa.
Hal ini dapat dilihat dari fungsi Perpustakaan Nasional (Sulistyo-Basuki, 1992:44)
sebagai berikut :
1. Mengumpulkan setiap bahan pustaka yang diterbitkan sebuah negara
2. Mengumpulkan atau memilih bahan pustaka terbitan lain mengenai negara bersangkutan
3. Menyusun bibliografi nasional artinya daftar buku yang diterbitkan disebuah negara. Bibliografi yang diterbitkan ada yang bersifat mutahir artinya mencakup periode mutakhir, misalnya pada tahun 1987 menerbitkan bibliografi yang mencakup terbitan tahun 1987. Ada pula bibliografi retrosfektif artinya bibliografi dengan cakupan waktu ke belakang
4. Menjadi pusat informasi negara bersangkutan. Biasanya jasa ini diberikan atas permintaan
5. Berfungsi sebagai antar pinjam perpustakaan di negara yang bersangkutan serta antar negara bersangkutan dengan negara lain. Umumnya perpustakaan nasional tidak meminjamkan buku langsung ke pembaca melainkan harus melalu perpustakaan lain
6. Sebagai tugas tambahan biasanya perpustakaan nasional memberikan jasa penterjemahan, latihan kerja bagi pustakawan, mencatat hak cipta atas buku.
Menurut (Sulistyo-Basuki, 1992:45) ketentuan perundang-undangan, tugas
perpustakaan nasional adalah :
1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pendayagunaan bahan pustaka yang diterbitkan di Indonesia sebagai koleksi deposit nasional
2. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, pengembangan serta pendayagunaan bahan pustaka dengan mengutamakan bidang-bidang ilmu sosial dan kemanusiaan terbitan asing
3. Melaksanakan penyusunan dan penerbitan bibiografi nasional
4. Melaksanakan tugas sebagai pusat kerjasama antar perpustakaan di dalam negeri maupun diluar negeri
5. Memberikan jasa referensi studi, jasa bibliografi dan informasi ilmiah 6. Melaksanakan urusan tata usaha perpustakaan nasional
Dilihat dari kutipan diatas, bahwa perpustakaan nasional adalah perpustakaan yang
melakukan tugas penyimpanan, pemeliharaan dan pelestarian koleksi deposit nasional. Ini
berarti semua koleksi terbitan dan rekaman yang merupakan hasil karya yang baik
diterbitkan didalam maupun diluar negeri tentang Indonesia menjadi koleksi deposit
5
2.2 Jenis-jenis Koleksi Deposit
Diketahui bahwa koleksi deposit merupakan koleksi yang ditempatkan pada tempat
tertentu yang khusus dan mempunyai sifat khusus didalam melayankannya agar terhindar
dari kehilangan, kerusakan, dan penduplikasian oleh pihak tertentu. Jenis-jenis koleksi
deposit sangat bervariasi ada yang berupa karya cetak dan berupa karya rekam.
Menurut PP No. 70 Tahun 1991 RI tentang pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun
1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam pada pasal 1 (1994:34) yang
dimaksud dengan karya cetak dan karya rekam adalah :
“Karya cetak adalah semua jenis terbitan dari setiap karya cetak atau artistik yang tercetak atau digandakan dalam sistem buku, majalah, surat kabar, peta, brosur dan
sejenisnya yang diperuntukkan bagi umum”. Sedangkan “Karya rekam adalah rekaman
dari setiap intelektual atau artistik yang direkam dan digandakan dalam sistem pita
piringan dan sistem lain sesuai perkembangan teknologi yang diperuntukkan bagi umum”.
Dari defenisi kedua kutipan tersebut adalah bahwa karya cetak dan karya rekam
adalah sama-sama terbitan atau rekaman dari karya intelektual dan karya yang
mengandung nilai artistik yang digandakan dan diperuntukkan bagi umum, namun berbeda
sistem penyajiannya.
Melihat adanya variasi dalam penyajian sistem karya cetak dan karya rekam, maka
jenis kedua karya terebut dapat dilihat secara terperinci pada PP No. 70 Tahun 1991 RI
tentang pelaksanaan Undang-undang No. 4 Tahun 1990 tentang karya cetak dan karya
rekam pada pasal 5 dan pasal 10 yang terdiri dari :
Pada pasal 5, yang termasuk dalam karya cetak terdiri dari :
a. Buku fiksi b. Buku non fiksi c. Buku rujukan d. Karya artistik
e. Karya ilmiah yang dipublikasikan f. Majalah
g. Surat kabar h. Peta
i. Brosur
6
Sedangkan yang termasuk karya rekam pada pasal 10 terdiri dari :
a. Film
b. Kaset audio c. Piringan hitam d. Video disk e. Disket
f. Sistem lain dengan perkembangan teknologi
Pada kutipan diatas dapat dinyatakan bahwa koleksi deposit itu tidak tergantung pada
sistem saja seperti koleksi-koleksi lainnya melainkan koleksi yang bervariasi yang terdiri
dari koleksi cetak rekam.
2.3 Layanan Pengguna
Kegiatan pelayanan pengguna pada dasarnya mengandung pengertian penyampaian
dan penyebaran informasi dari berbagai bahan pustaka kepada pengguna perpustakaan.
Pelayanan merupakan ujung tombak bagi suatu perpustakaan karena pada bagian inilah
pengguna berhubungan secara langsung dengan pustakawan dari suatu perpustakaan. Oleh
karena itu sikap dan penampilan pustakawan dapat berpengaruh terhadap citra
perpustakaan. Selain itu citra perpustakaan ditentukan juga oleh pendapat masyarakat atas
kesanggupan perpustakaan untuk mencapai suatu tujuan, dan bagaimana perpustakaan
dapat membantu pengguna dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Tujuan perpustakaan memberikan pelayanan yang baik, apabila bahan pustaka yang
dilayankan tersebut relevan dengan yang dibutuhkan oleh pengguna. Sehingga untuk hal
ini diperlukan penyesuaian antar permintaan dan penemuan bahan pustaka.
Seiring dengan penyediaan bahan pustaka yang dilakukan, fungsi perpustakaan tidak
boleh menyimpang dari tujuan perpustakaan itu sendiri. Perpustakaan harus dapat
memberikan informasi kepada penggguna untuk mengadakan penelitian. Selanjutnya
perputakaan juga memberikan kesempatan kepada pembaca untuk rekreasi.
2.3.1 Sistem Layanan Pengguna
Disetiap perpustakaan pelayanan menempati kedudukan yang paling terpenting oleh
karena itu perlu adanya suatu sistem yang digunakan dalam pelayanan. Sehingga proses
7
didasarkan pada berbagai faktor, misalnya : jumlah koleksi, jumlah staf perpustakaan, tata
ruang yang dimiliki perpustakaan, masyarakat yang dilayani atau pengguna dapat
mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku, dengan demikian antara pustakawan
dan pengguna sama-sama mengetahui apa hak dan kewajibannya.
Sistem pelayanan pengguna yang dikenal ada dua yaitu : sistem pelayanan terbuka
(Open Access) dan sistem tertutup (Close Access).
2.3.1.1 Layanan Terbuka
Sistem layanan terbuka (Open Access) adalah suatu cara peminjaman yang
memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruangan koleksi untuk memilih, mengambil
sendiri koleksi yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya. Pada sistem ini
hendaknya pengguna mengenal pengelompokan koleksi yang dibuat perpustakaan, agar
pengguna tidak berputar-putar mengelilingi rak apabila mencari satu rak koleksi.
Dalam suatu sistem pelayanan sudah pasti ada keuntungan dan kelemahannya. Di
suatu sistem ini memberikan keuntungan disisi lain juga mempunyai kelemahan.
Menurut Lasa Hs (1994:5) keuntungan dan kelemahan sistem terbuka adalah sebagai
berikut :
a. Keuntungan sistem pelayanan terbuka :
1. Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju rak buku untuk memilih sendiri
2. Menghemat tenaga sebab dalam sistem ini pustakawan tidak perlu mengambilkan buku-buku yang akan dibaca maupun dikembalikan hari itu juga 3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak
4. Akan segera diketahui judul buku yang sudah dipinjam nama dan alamat peminjam
5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula ia dapat memilih judul yang relevan
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antar pustakawan dan peminjam.
b. Kelemahan sistem pelayanan terbuka : 1. Frekwensi kerusakan besar
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak longgar
3. Susunan buku menjadi tidak teratur, oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving
8
Melihat keuntungan dan kelemahannya, sistem pelayanan ini cocok untuk
perpustakaan besar karena pada pelayanan terbuka ini memerlukan ruangan yang luas
untuk penempatan bahan pustaka dan ruang baca. Namun pustakawan dituntut untuk
mengembalikan koleksi yang telah dibaca di tempat ke rak. Sistem pelayanan ini juga
memberikan kebebasan pada pengguna untuk memilih judul koleksi yang dibutuhkan dan
apabila koleksi yang dicarinya tidak ada, maka ia dapat memilih judul lain yang relevan.
Untuk menentukan sistem mana yang paling cocok, kiranya tidak ada ketentuan yang
mutlak untuk memilih salah satu sistem ini. Sebab apabila sebuah sistem pelayanan sudah
dianggap cocok dengan suatu perpustakaan, belum tentu cocok dengan perpustakaan lain.
Oleh karena itu sebaiknya dipilih sistem pelayanan yang cocok dengan kondisi setempat
dan lebih efisien serta sedikit menimbulkan kerugian.
2.3.1.2 Layanan Tertutup
Pada sistem ini perpustakaan tertutup bagi pengguna dalam arti mereka tidak boleh
mengambil koleksi ke rak secara langsung. Apabila pengguna membutuhkan suatu bahan
pustaka maka mereka menuliskan judul, pengarang dan nomor panggil koleksi kemudian
pustakawan akan mengambilkannya sesuai dengan apa yang diminta oleh pengguna.Dalam
sistem pelayanan tertutup ini peranan katalog sangat penting. Karena sebelum pengguna
memberikan judul apa yang akan dipinjamnya pengguna terlebih dahulu mencari di
katalog. Sebab tidak semua pengguna tahu judul, pengarang dan nomor panggil dalam
suatu buku. Selain itu pustakawan harus tanggap terhadap koleksi yang diinginkan oleh
pengguna. Dengan demikian tidak jarang pengguna dan pustakawan hanya menyebutkan
subjek atau pengarangnya saja.
Menurut Lasa Hs (1994:4-5) keuntungan dan kelemahan sistem pelayanan tertutup
adalah sebagai berikut :
a. Keuntungan sistem tertutup
1. Daya tampung koleksi banyak, karena jajran satu rak denga rak lain lebih dekat 2. Susunan buku akan teratur dan tidak mudah rusak
3. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi
b. Kelemahan sistem tertutup 1. Banyak energi terserap
2. Sering menimbulkan salah pengertian antara pustakawan dan peminjam
9
Melihat keuntungan dan kelemahan sistem tertutup ini, pelayanan ini sangat cocok
dengan perpustakaan kecil. Sebab pada sistem pelayanan tertutup ini tidak memerlukan
ruangan yang luas karena jajaran antara rak dengan rak lain bisa lebih dekat, tidak
memerlukan meja baca diruang koleksi dan tidak memerlukan banyak pustakawan untuk
melayaninya.
2.4 Tata Cara Pelayanan Koleksi Deposit
Pada prinsipnya pemberian pelayanan adalah sama yaitu menyampaikan informasi
kepada pengguna yang membutuhkannya. Pelayanan di perpustakaan merupakan hal yang
paling utama, oleh sebab itu penentuan sistem pelayanan di perpustakaan harus ditentukan
secara tepat. Tujuan penentuan sistem pelayanan ini agar pengguna dapat mengetahui tata
cara penggunaan koleksi sehingga antara pustakawan dan pengguna terjalin hubungan
yang baik dan sama-sama tahu hak dan kewajibannya. Disamping itu juga harus
diperhatikan apakah sistem pelayanan itu cocok dengan ukuran gedung/luas gedung,
jumlah pustakawan, jumlah koleksi dan jenis koleksi yang akan dilayankan.
Namun sistem pelayanan ini juga mempunyai kelemahan karena pengguna tidak dapat
mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkannya, sementara pengguna tidak tahu secara
pasti judul apa dan pengarang siapa yang membuat tentang informasi yang dibutuhkannya,
karena pengguna koleksi ini hanya pada waktu tertentu saja tidak seperti koleksi biasa.
Sekalipun sistem pelayanan deposit ini adalah sistem tertutup, tetapi semua orang
dapat menggunakan jasa layanannya. Sebagai contoh Perpustakaan Daerah Sumatera Utara
melayani anggotanya sendiri diluar anggota perpustakaan itu. Peraturan penggunaan
koleksi deposit menurut pedoman kerja Perpustakaan Daerah Sumatera Utara (1992:12)
adalah :
- Menggunakan buku tamu
- Menggunakan kartu katalog untuk menemukan informasi yang diperlukan - Koleksi deposit tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang
- Mengisi formulir yang telah tersedia
- Catatlah judul, pengarang, nomor induk koleksi pada formulir peminjaman yang telah disediakan
- Menyerahkan pada petugas formulir yang telah diisi beserta kartu anggota/pengenal
- Petugas mencari buku sesuai dengan nomor induk buku
10
Tetapi bagi perpustakaan-perpustakaan lain tata cara/aturan pelayanan koleksi deposit
dibuat sesuai dengan aturan yang berlaku di perpustakaan tersebut. Dimana perpustakaan
berusaha semaksimal mungkin agar tata cara/aturan pelayanan koleksi deposit itu tidak
membebani pengguna dalam menggunakan koleksi, ini dan lebih bersifat efisien serta
sedikit menimbulkan kerugian.
Namun prinsipnya tata cara/aturan pelayanan koleksi deposit disetiap perpustakaan
adalah sama, dimana setiap pengguna diwajibkan harus mempunyai kartu anggota dan
menyerahkannya kepada pustakawan sebelum menggunakan koleksi deposit sebagai
pertinggal. Hal ini dilakukan untuk menghindari kehilangan dan kerusakan terhadap
11
BAB III
PEMANFAATAN KOLEKSI DEPOSIT PADA PERPUSTAKAAN POLMED
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Polmed
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan didirikan pada tahun 1983, yaitu satu tahun
setelah berdirinya Politeknik. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berada di lantai II
Gedung Pusat Daya Penunjang, yang mempunyai luas ruangan ± 460 .
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan mempunyai jumlah buku teks sebanyak 4126
judul dan 12438 eksemplar, jumlah course note atau diktat sebanyak 763 judul dan 3720
eksemplar. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memiliki berbagai macam koleksi,
antara lain: buku teks, buku referensi, buku fiksi, tugas akhir, majalah, koran dan jurnal.
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan menyediakan sarana dan prasarana untuk
memberi kemudahan bagi pengguna dalam mengakses berbagai informasi yang
dibutuhkan.
3.2 Visi dan Misi Politeknik Negeri Medan
Visi Politeknik Negeri Medan
Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang berkualitas dan terdepan di Asia Tenggara
pada tahun 2020 dalam pendidikan dan pelatihan vokasi serta pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi untuk menghasilkan tenaga profesional yang beriman dan
bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Misi Politeknik Negeri Medan
1) Memajukan pendidikan dan pelatihan yang menghasilkan tenaga profesional dengan
standar mutu nasional dan internasional.
2) Melaksanakan penelitian terapan untuk pengembangan aplikasi Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi (IPTEK).
3) Menerapkan IPTEK untuk memajukan kewirausahaan, meningkatkan kesejahteraan
masyarakat bangsa dan negara.
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan merupakan suatu unit kerja yang didalamnya
12
tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas, merupakan prasyarat keberhasilan
pencapaian tujuan perpustakaan.
Secara makro Perpustakaan Politeknik Negeri Medan merupakan Unit Pelayanan
Teknis (UPT) yang mempunyai kedudukan setingkat tetapi degan peranan yang berbeda
dengan unit pelayanan teknis lainnya dalam struktur organisasi Politeknik Negeri Medan.
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dilayani oleh 12 (dua belas) staf yang terdiri
dari 3 (tiga) orang dengan latar belakang ilmu perpustakaan dan 9 (sembilan) orang dengan
latar belakang ilmu yang berbeda. Kegiatan kerja perpustakaan terbagi dalam beberapa
bagian.
Pada struktur organisasi dapat diketahui dengan jelas gambar kedudukan dan tugas
yang dilakukan dalam satu unit kerja atau instansi. Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
juga mempunyai struktur organisasi yang dapat dilihat dari gambar berikut :
STRUKTUR ORGANISASI UPT PERPUSTAKAAN
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
Gambar : Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(Sumber : Perpustakaan Politeknik Negeri Medan) Ka. UPT
PERPUSTAKAAN
Sekr. UPT PERPUSTAKAAN
Pelayanan Teknis
Pelayanan Pengguna
Pengadaan
Pengolahan
Perawatan
Sirkulasi
Koleksi
Referensi
13
3.4 Jenis-jenis Koleksi Deposit
Pengadaan koleksi deposit perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja
pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan dalam usahanya untuk
memberikan informasi pada pengguna agar tujuannya dapat tercapai, yaitu mendukung
memperlancar dan meningkatkan kwalitas dalam melaksanakan kegiatan perguruan tinggi.
Salah satu tugas utama yang sangat penting bagi perpustakaan perguruan tinggi adalah
menyediakan koleksi yang dibutuhkan bagi civitas akademika sesuai denga tujuan dan
fungsinya. Oleh sebab itu perpustakaan berusaha semaksimal mungkin agar kebutuhan
koleksi tersebut selalu tersedia di perpustakaan.
Adapun koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, sebagai berikut :
1. Hasil Penelitian dan Pengabdian Dosen/Pegawai
2. Tugas Akhir Mahasiswa
3. Terbitan berkala, seperti majalah, jurnal, bulletin dan terbitan pemerintah lainnya.
Mengingat pentingnya informasi yang ada pada koleksi deposit Perpustakaan
Politeknik Negeri Medan maka pada saat sekarang ini sebagian koleksi deposit telah
dipublikasikan dalam bentuk online. Sehingga dapat ditelusur dan dibaca oleh pengguna
melalui web perpustakaan.
3.5 Layanan Pengguna
Pelayanan yang diberikan oleh Perpustakaan Politeknik Negeri Medan adalah layanan
sirkulasi, layanan referensi, layanan terbitan berkala, layanan deposit. Perpustakaan
Politeknik Negeri Medan memberikan jam layanan deposit sama dengan jam layanan
lainnya. Adapun jadwal buka layanan perpustakaan adalah sebagai berikut :
Jadwal Layanan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Hari Buka Tutup
Senin s/d Jum’at 08.00 WIB 16.30 WIB
Sabtu 08.00 WIB 15.30 WIB
Perpustakaan yang baik dapat juga dilihat dari sisi pelayanannya, pengguna dapat
14
diberikan pustakawan kepada pengguna, maka diharapkan pengguna merasa betah di
perpustakaan, kondisi ini merupakan bagian dari tujuan perpustakaan.
Melalui pelayanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh informasi secara
optimal dan memanfaatkan berbagai fasilitas yang tersedia. Tujuan perpustakaan
memberikan pelayanan merupakan hal yang penting karena dengan adanya pelayanan
yang efektif, maka pengguna dapat memperoleh informasi yang dibutuhkannya dengan
cepat. Dan tujuan memberikan pelayanan kepada pengguna dapat terlaksana dengan baik,
apabila bahan pustaka yang akan dilayankan tersebut relevan dengan yang dibutuhkan
pengguna. Dalam hal ini harus ada kesesuaian antara permintaan dan penemuan bahan
pustaka.
3.6 Fungsi dan Tujuan Layanan Koleksi Deposit
Layanan koleksi deposit memiliki fungsi dan tujuan yang sama yaitu untuk
meningkatkan salah satu layanan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan. Adapun fungsi
lainnya yaitu membantu pengguna dalam pencarian koleksi yang diinginkan, menjamin
koleksi deposit agar tetap berada ditempatnya. Dengan adanya layanan deposit, kecil
kemungkinan terjadi kehilangan koleksi, karena tidak dapat dipinjam melainkan hanya
boleh dibaca ditempat.
3.7 Tata Cara Layanan Koleksi Deposit
Pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan merupakan
pelayanan terbuka. Bahan pustaka tidak dapat dipinjam, hanya boleh dibaca ditempat.
Namun, perpustakaan menyediakan mesin fotocopy, apabila pengguna ingin mengkopi
bahan pustaka bisa melalui pustakawan dengan batas ketentuan hanya bisa mengkopi
maksimal 10 halaman saja.
Berikut peraturan pengunjung layanan deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan,
yaitu :
1. Pengguna koleksi deposit adalah anggota Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
yang masih aktif
2. Pengguna koleksi deposit harus menunjukkan Kartu Tanda Anggota (KTA) dan
meletakkannya pada tempat yang telah tersedia dibagian layanan deposit
3. Mengisi daftar pengunjung
15
Adapun tata cara pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
adalah sebagai berikut :
1. Meletakkan Kartu Tanda Anggota (KTA) pada tempat yang telah tersedia dibagian
layanan deposit
2. Mengisi buku pengunjung
3. Melihat bahan pustaka yang dibutuhkan pada daftar yang telah tersedia
4. Apabila telah ditemukan lalu mencari langsung ke rak. Dalam hal ini tidak ada
batas maksimal hanya saja sekali ambil hanya boleh satu bahan pustaka, kemudian
setelah selesai lalu mengembalikannya ke rak, dan boleh mengambil bahan pustaka
yang lain lagi
5. Apabila pengguna ingin mengkopi bahan pustaka bisa melalui pustakawan dengan
batas ketentuan hanya bisa mengkopi maksimal 10 halaman saja.
16
DATA PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN UNTUK KOLEKSI DEPOSIT TAHUN 2013
BULAN
Total Pengunjung Perpustakaan Periode Januari - Desember 2013 yaitu : 36443
Pada tabel dibawah ini, merupakan data koleksi deposit yang dibaca untuk tahun
2013.
Pemanfaatan Koleksi Deposit Tahun 2013
17
Dari data di atas, maka dapat dianalisa bahwa rata-rata pengunjung koleksi deposit per
bulan adalah 6092 : 12 = lebih kurang 508 orang. Sedangkan koleksi deposit yang
digunakan (dibaca) rata-rata per bulan adalah 18.276 eksemplar. Hal ini menunjukkan
bahwa koleksi deposit yang digunakan pengunjung rata-rata 3 judul per orang.
3.8 Petugas Bagian Koleksi Deposit
Koleksi perpustakaan harus senantiasa berkembang, demikian juga sumber daya
manusianya. Oleh karena itu perpustakaan membutuhkan pustakawan yang cukup dan ahli
dalam mengolah perpustakaan. Sri Rahyani Zulaikha dalam “Media Informasi” (2005:5)
menyarankan seorang pustakawan itu harus mengandung unsur-unsur sebagai berikut :
a. Expertise/keahlian yang membentuk kemampuan khusus dalam berbagai bidang yang relevan dengan tugasnya
b. Disiplin yang tinggi dan dinamis, yang menjadi dasar keuletan dalam melaksanakan tugas
c. Etos kerja berkaitan dengan spirit, stamina, ketabahan, dan keuletan dalam melaksanakan tugas
d. Kecermatan dan ketelitian sebagai upaya untuk tidak melakukan kesalahan
e. Percaya diri merupakan aset penting dan mendasar untuk melaksanakan semua perilaku dalam melakanakan tugas
f. Kualitas merupakan kelengkapan individu untuk mengembangkan imajinasi yang kaya dengan berbagai alternatif baru yang diperlukan untuk membuat perubahan-perubahan.
Pada layanan deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan memiliki petugas
(pustakawan) sebanyak 2 (dua) orang, dengan perincian sebagai berikut :
No. Nama Pendidikan
1. Mahyudin Sitorus, S.E. Sarjana
18
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab-bab sebelumnya, penulis berkesimpulan sebagai berikut :
1. Koleksi deposit adalah salah satu koleksi yang khusus, yang memerlukan sifat dan
pelayanan yang khusus.
2. Pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan menggunakan
sistem pelayanan terbuka (Open Access) untuk memudahkan pengguna
menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya.
3. Dengan adanya koleksi deposit maka koleksi perpustakaan semakin bervariasi,
dimana akan terkumpul koleksi berupa karya ilmiah, Hasil Penelitian dan
Pengabdian Dosen, dan Tugas Akhir Mahasiswa.
4. Dalam hal pelayanan koleksi deposit, perpustakaan menyediakan mesin fotocopy.
Apabila pengguna ingin mengkopi bahan pustaka bisa melalui pustakawan dengan
batas ketentuan hanya bisa mengkopi maksimal 10 halaman saja.
4.2 Saran
Seyogyanya pelayanan koleksi deposit Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
menggunakan sistem pelayanan tertutup (Closed Access) untuk menjaga kelestarian
koleksi agar terhindar dari kerusakan, kehilangan dan penduplikasian serta susunan koleksi
19
DAFTAR PUSTAKA
Arif, ikhwan. 2003. “Konsep dan perencanaan dalam Automasi Perpustakaan” Dalam Makalah Seminar Sehari :Membangun Jaringan Perputakaan Digital dan Otomasi
Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan”
http://1073443876_MakalahAP.doc06/04/20070
Ensiklopedi Umum. 1990. Deposit. Yokyakarta : kaisius.
Indonesia. Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 1994. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Direktorat Jenderal Pendidika Tinggi.
Indonesia. Undang-undang, Peraturan. 1992. Keputusan Presiden RI No. 11 tahun 1989, undang-undang RI No. 11 Tahun 1991. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.
Lasa, Hs. 1994. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Gaja Mada University.
Nelwaty dan Lily Suarni. 2002. Pedoman Teknis Pengembangan Koleksi Layanan Perpustakaan RI. Jakarta : Proyek Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan RI.
http://www.pnri.go.id/uploaded_files/pdf/manuals_and_standarts/manuals/normal/2004 130105629.pdf.09/04/2007
Siregar. A. Ridwan dan Rasiman. 2004. Buku Panduan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Medan : USU Press.
Sulistyo-Basuki. 1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
