31
3.1. Tinjauan Perusahaan
Pada tinjauan Instansi ini akan dibahas mengenai sejarah instansi Unit Pelaksanaan Teknis Daerah Dinas Lingkungan Hidup kecamatan Mustika Jaya, tempat dan kedudukan instansi, Yang di bentuk untuk menangani masalah lingkungan hidup dan kebersihan kota Bekasi. Juga bertujuan untuk melayani keluhan masyarakat kota Bekasi terkait permasalahan ligkungan dan kebersihan, untuk menciptakan lingkungan kota bekasi yang bersih dan nyaman. Sesuai slogan Dinas Lingkungan Hidup "hijau bersih dan nyaman.
UPTD LH juga dibentuk sebagai wadah masyarakat kota bekasi untuk mengelola sampah rumah tangga. Mana sampah yang harus di buang dan mana sampah yang bisa di daur ulang. Untuk kebutuhan masyarakat umum yang bisa bernilai ekonomis tentunya. UPTD LH juga mempunyai petugas yang diatur sesuai fungsi kerja nya. Yang terjun langsung di lapangan maupun yang mengurus administrasi.
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan
Unit Pelaksanaan Teknis Daerah Lingkungan Hidup Mustika Jaya di bentuk sesuai perwal No.7 Tahun 2008, sebagai turunan dari Dinas Lingkungan Hidup Kota Bekasi untuk melaksanakan kegiatan Teknis Dinas di setiap Kecamatan di Kota Bekasi.
Sebelum di bentuk nya UPTD LH, penanganan masalah kebersihan dan lingkungan kota bekasi masih di tangani oleh dinas kebersihan kota bekasi. Yang mana untuk melayani kebersihan di 12 kecamatan, Dinas LH kota Bekasi mengalami kendala yang berarti. Tidak tepat sasaran dan terkadang ada yang masih belum terjamah oleh pelayanan dari Dinas LH. Untuk itulah Dinas LH membentuk UPTD LH yang yang berbasis ditiap kecamatan. Agar semua pelaksanaan tugas dinas lebih tepat sasaran, efisien dan efektif. Kemudian seiring berjalannya waktu,walikota Bekasi pada saat itu, Bapak Mochtar Mohammad memprioritas kan Dinas LH pada kepemimpinannya. Dengan mengeluarkan banyak anggaran yang digunakan untuk merekrut petugas dan terobsesi untuk meraih piala adipura, Walikota bekasi selanjutnya yaitu Bapak Rahmat Effendi kembali melanjutkan kebijakan untuk membangun Dinas LH semakin maju. Yaitu dengan mengeluarkan anggaran yang tidak sedikit, untuk membeli armada truk, menghibahkan mobil hilux, dan mengangkat petugas lama menjadi Tkk kota Bekasi.
Kemudian pada tahun 2017 walikota bekasi kembali mengeluarkan kebijakan terkait Dinas LH kokoh Bekasi. Yaitu dengan menambah petugas lapangan, menambah armada truk, membuat tempat daur ulang sampah organik dan mengangkat petugas lama dari pekerja harian lepas (PHL) menjadi Tenaga kerja kontrak (TKK) dibawah naungan BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH, yang mana dengan status ini akan semakin meningkat kan rasa tanggung jawab dan semangat para petugas untuk bekerja, dan untuk saat ini UPTD LH semakin terasa manfaatnya untuk masyarakat kota Bekasi. masyarakat yang mengalami
permasalahan lingkungan dipersilahkan mengadukan langsung kepada UPTD LH untuk langsung ditangani secara langsuung, untuk Secara take and give, yang mana masyarakat akan dikenakan biaya retribusi yang telah ditentukan sesuai perda yang berlaku, kemudian anggaran dari masyarakat itu akan masuk ke kas dinas dan akan diteruskan menjadi kas daerah.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi menunjukan adanya pembagian kerja dan menunjukan fungsi-fungsi atau kegiantan yang berbeda-beda, struktur organisasi juga menunjukan spesialis pekerjaan, struktur organisasi dan fungsi yang terdapat pada Unit Pelaksanaan Teknis Daerah Lingkungan Hidup Mustika Jaya.
STRUKTUR ORGANISASI
UPTD LINGKUNGAN HIDUP
STAFF ADMINISTRASI 2 Orang Djumhana Lutfi, S.OS
KADIS
Rabu Hasan, S.AP
KA. UPTD
Samsul Anwar BENDAHARA
Wawan Setiaji, S.AP
SEKERTARIS KORLAP Ahmad Fathoni KORLAP.1 4 Orang PSAPHON 3 Orang TEAM URC.1 Herman M, S.IP KORLAP.2 3 Orang PSAPHON 3 Orang TEAM URC.2 96 Orang PETUGAS 16 Unit ARMADA PENGANGKUTAN
Gambar III.1. Struktur Organisasi UPTD Lingkungan Hidup (Sumber: Masripah & Yuliansyah, 2019)
Dari struktur organisasi diatas, masing-masing posisi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. KADIS
a) Perumusan dan penyusunan kebijakan teknis dan strategi di bidang lingkungan hidup;
b) Pelaksanaan kebijakan di bidang lingkungan hidup;
c) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang lingkungan hidup;
d) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang lingkungan hidup;
e) Pembinaan terhadap UPTD dalam lingkungan dinas lingkungan hidup; f) Penyelenggaraan kesekretariatan Dinas Lingkungan Hidup; dan
g) Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. KA UPTD
a) Memimpin instansi Dinas Lingkungan Hidup ditingkat kecamatan.
b) Penanggung jawab pelaksanaan tugas Dinas Lingkungan Hidup dikecamatan yang akan dipertanggung jawabkan ke pusat Dinas Lingkungan Hidup Kota Bekasi.
3. SEKRETARIS
a) Pelaksanaan Penyusunan dan pengembangan kebijakan teknis dan program kerja pada sekretariat
b) Pengkoordinasian dan penyiapan bahan penyusunan perencanaan dan program kerja dan anggar
c) Pelaksanaan monitoring, evaluasi pelaksanaan tugas kesekretariatan; d) Penyusunan laporan pelaksanaan tugas yang telah dilaksanakan
e) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai ketentuan yang Berlaku.
4. BENDAHARA
a) Melaksanakan tugas-tugas verifikasi keuangan dinas Lingkungan Hidup;
b) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dilingkungan sub bagian perencanaan dan keuangan
c) Melaporkan pelaksanaan kinerja dilingkungan sub bagian perencanaan dan keuangan
d) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. 5. STAFF ADMINISTRASI
a) Menginput data harian petugas lapangan
b) Melaporkan data yang sudah diinput ke pusat Dinas Lingkungan Hidup
6. KORDINATOR LAPANGAN
a) Bertanggung jawab terhadap kinerja kerja petugas di lapangan 7. TEAM UNIT REAKSI CEPAT (URC)
a) Mengendalikan sampah liar sekaligus bertanggung jawab untuk mengatasi permasalahan kerbersihan di setiap kecamatan
8. PSAPHON
a) Membersihkan atau menyapu sepanjang jalan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
UPTD Dinas Lingkungan Hidup kec. Mustika Jaya dalam melakukan sistem penginputan data laporan harian. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut :
1. Mengumpulkan Data
a) Petugas lapangan bertugas keliling mengambil sampah dan mencatat daerah mana saja yang mereka kunjungin untuk mengambil sampah. 2. Input Data
a) Petugas lapangan melaporkan data harian yang mereka buat, lalu diberikan ke bagian administrasi untuk diinput data hariannya manual memakai Microsoft excel.
3. Mengirim Data
a) Setelah data hariannya di input manual, setelah seminggu data tersebut diprint lalu dikirim ke kantor pusat langsung.
3.3 Use Case Diagram Sistem Berjalan
Driver
Mangisi Data Pekerjaan Driver
Cetak Laporan Harian Pekerjaan Petugas Cetak Laporan Harian Pekerjaan Driver
Administrasi
Petugas
Mangisi Data Pekerjaan Petugas <<include>>
<<include>>
Gambar III.2. Use Case Diagram Sistem Berjalan (Sumber: Analisis Data, 2019)
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini merincikan bentuk-bentuk dokumen yang masuk dan dikeluarkan sistem laporan harian pada UPTD Lingkungan Hidup Kec.Mustika Jaya (ULH). Spesifikasi dokumen sistem berjalan ini terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen keluaran.
3.4.1 Bentuk Sistem Masukan
Dokumen yang menjadi masukan sistem akan diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi bentuk dokumen masukan berupa penjelasan rinci dari dokumen tersebut. Dokumen masukan yang mengalir di sistem terdiri dari satu (1) dokumen yaitu pemesanan barang (PB).
Nama Dokumen : Lembar Laporan Harian Driver
Fungsi : Sebagai data yang digunakan untuk pencatatan pekerjaan driver
Sumber : Driver
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Driver melakukan pekerjaan
Lampiran : A-1
Nama Dokumen : Lembar Laporan Harian Petugas Lapangan Fungsi : Sebagai data yang digunakan untuk pencatatan
pekerjaan petugas lapangan Sumber : Petugas Lapangan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Petugas Lapangan melakukan pekerjaan
Lampiran : A-2
3.4.2 Bentuk Sistem Keluaran
Dokumen yang menjadi keluaran sistem akan diuraikan lebih lanjut menjadi spesifikasi bentuk dokumen keluaran berupa penjelasan rinci dari dokumen tersebut. Dokumen keluaran yang dialirkan oleh sistem terdiri dari satu (2) dokumen yaitu Laporan Harian Driver (LPD) dan Laporan Harian Pekerja Lapangan (LPPL)
Nama Dokumen : Laporan Harian Driver (LPD)
Fungsi : Sebagai data laporan pencatatan pekerjaan harian Driver
Sumber : Driver
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Driver melakukan pekerjaan
Lampiran : B-1
Nama Dokumen : Laporan Harian Pekerja Lapangan (LPPL)
Fungsi : Sebagai data laporan pencatatan pekerjaan harian Pekerja Lapangan
Sumber : Petugas Lapangan
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Pekerja Lapangan melakukan pekerjaan
3.5 Permasalahan Pokok
Setelah mengamati dan mempelajari sistem berjalan pada UPTD LH kec.Mustika Jaya, penulis mencoba memberikan analisa terhadap prosedur laporan harian. Dalam hal ini penulis mencoba menguraikan permasalahan yang ada pada UPTD LH kec. Mustika Jaya sistem yang berjalan, yaitu: Pengelolaan datanya masih dilakukan secara manual, yaitu menggunakan Microsoft Excel sehingga sering menimbulkan kerumitan dalam proses input data pembuatan laporan harian dan memperlambat mengirim data laporan ke pusat karena dokumen masukan berkaitan dengan semua dokumen keluaran yang berkaitan dengan sistem laporan harian, akibatnya sering terjadi pelambatan mengirim laporan harian tersebut.
3.6 Pemecahan Masalah
Penulis mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah dari sistem berjalan laporan harian UPTD LH Kec. Mustika Jaya, yaitu:
1. Dengan melakukan komputerisasi, khususnya dalam sistem laporan harian UPTD LH kec. Mustika Jaya, sehingga akan mempercepat dalam proses pengolahan data. Ada beberapa kelebihan dalam penggunaan sistem komputerisasi antara lain:
a. Dapat mempercepat dalam pengolahan data sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan efektifitas kerja
b. Dapat menghindari kesalahan-kesalahan kecil pada proses penginputan data sehingga ke akuratan informasi dapat terjaga.
c. Dalam pencarian data melalui sistem komputerisasi akan lebih cepat tanpa harus menunggu lama sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.
d. Pekerjaan akan menghasilkan laporan yang cepat dan akurat
2. Selain dengan proses pencatatan komputerisasi sistem, yang perlu diperhatikan adalah sumber daya manusia yang terlibat. Dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia, maka kinerja dan produktifitas instansi akan ikut meningkat.
