1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Hotel Kenongo adalah sebuah hotel melati tingkat 2 yang mempunyai nama usaha CV. Mandiri Cemerlang yang saat ini telah mengalami perkembangan sangat pesat jika dibandingkan dengan masa lalu, jumlah karyawan terus meningkat dari waktu ke waktu namun sayangnya kurang dibarengi oleh sistem absensi yang baik. Perusahaan ini memiliki sistem absensi dan penggajian karyawan yang masih tidak diotomatisasi sehingga terjadi kesulitan dalam melakukan perhitungan gaji. Oleh karena itu dengan adanya sistem baru ini diharapkan bisa memberikan suatu pelayanan baru bagi Hotel Kenongo untuk bisa mengembangkan sistem di perusahaannya yang lebih baik dari waktu ke waktu. Berbagai kesulitan yang terjadi di perusahaan antara lain seperti pembagian shift karyawan yang bermacam-macam, penentuan dan pembagian jabatan kerja yang cukup bervariasi, aturan-aturan yang diterapkan secara mandiri oleh perusahaan, pemberian cuti karyawan, penerapan lembur karyawan, perhitungan gaji seseorang serta pemberian bonus karyawan yang lebih baik dan teliti serta fasilitas hutang yang diberikan khusus kepada karyawannya.
Untuk menunjang semua itu, dibutuhkan sistem penggajian yang lebih memadai agar dapat membantu memenuhi kebutuhan Hotel Kenongo yang semakin rumit dan kompleks, sehingga lambannya proses gaji dan peluang terjadinya bottleneck di setiap akhir minggu dapat diatasi. Semua hal itu dapat diselesaikan dengan adanya suatu sistem penggajian karyawan yang nantinya akan meningkatkan efisiensi dan kinerja pada bagian personalia, karena tanpa adanya sistem absensi dan penggajian karyawan yang baik perusahaan akan sulit untuk mencapai keberhasilan yang diinginkan mengingat perusahaan besar memiliki populasi karyawan yang besar pula. Diharapkan sistem ini akan memberikan keamanan, kenyamanan, efisiensi lebih bagi Hotel Kenongo.
Dengan adanya sistem komputerisasi pada sistem penggajian karyawan, maka perusahaan akan mendapatkan hasil laporan absensi karyawannya dengan cepat,
karyawan, laporan lembur karyawan, laporan karyawan yang melakukan pelanggaran kedisiplinan tertentu, laporan pengambilan cuti, laporan gaji karyawan, laporan lama kerja, laporan hari masuk karyawan, laporan tanggal berakhirnya kontrak karyawan.
1.2. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah:
1. Bagaimana menyelesaikan dan menuntaskan kerumitan di bidang absensi karyawan dan penggajian karyawan dengan berbagai macam kerumitan yang ada.
2. Bagaimana memberi efisiensi dan kemudahan kerja pada perusahaan yang semakin rumit dan kompleks di sistem penggajian dan absensi karyawan.
1.3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup tugas akhir ini dibatasi pada:
1. Berbasis Windows 7, sederhana dan mudah digunakan (simple and user friendly).
2. Terdapat pencatatan data-data pribadi karyawan, daftar keluarga, dan masa kontrak kerja, lama kerja, tempat kelahiran, tanggal kelahiran dan data personal lainnya (No Hp, No Gsm).
3. Berbagai komponen gaji (gaji pokok, tunjangan jabatan, uang makan, uang lembur) diisi sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Shift kerja dapat diatur sendiri sesuai dengan kondisi perusahaan.
4. Sistem ini dapat melakukan pengaturan jam absensi wajib karyawan (jam masuk, jam pulang, serta jam lembur, denda keterlambatan, perbaikan absensi karyawan, pengaturan cuti dan hutang).
5. Menggunakan bahasa pemrograman Delphi.
6. Databasenya menggunakan MySql.
7. Input :
- Terdapat pencatatan data personal karyawan (no KTP, nama, alamat, telepon rumah, nomer Handphone, e-mail, jenis kelamin, status
pernikahan, tanggal lahir, kota lahir, nama ayah, nama ibu, tanggal masuk, tanggal kontrak akhir, divisi, jabatan, gaji pokok, shift karyawan, username, password).
- Terdapat pencatatan divisi dan jabatan sesuai dengan keadaan yang ada di perusahaan,
- Terdapat input berbagai macam peraturan yang diterapkan perusahaan beserta denda yang akan dikenakan,
- Terdapat berbagai macam komponen gaji yang dapat diatur sendiri (gaji pokok, tunjangan, bonus dan lembur karyawan),
- Terdapat input Tools untuk mengatur jumlah Shift kerja sesuai dengan keinginan pembagian jam di perusahaan.
o Contoh :
- Adapun perusahaan A mempunyai 3 shift kerja, seperti:
shift 1: 07.50 – 15.10 shift 2: 14.50 – 23.10 shift 3: 22.50 – 07.10
o Jam masuk tersebut bisa diatur dan dikembangkan sendiri sesuai dengan selera dan kebutuhan perusahaan.
- Terdapat fitur untuk pengaturan jam masuk kerja, jam pulang, dan waktu-waktu khusus sesuai dengan kebutuhan karyawan. (Misalnya:
Restoran shift 1: 09.00 – 16.00 shift 2: 16.00 – 22.00
- Di setiap shift kerja terdapat fitur untuk mengatur denda karyawan atas keterlambatan.
o Contoh :
- Hotel Kenongo mempunyai sistem, karyawan shift pagi harus masuk sebelum pukul 07.50 (start working time) Maka pukul 07.50. – 07.59.59 denda sebesar Rp. 5,000.00 pukul 08.00 – 08.29.59 denda sebesar Rp. 10,000.00 pukul ≥ 08.30 denda sebesar Rp. 35,000.00
- Untuk shift siang, karyawan shift ini harus masuk sebelum pukul 14.50 (start working time)
pukul 14.50 – 14.59.59 denda sebesar Rp. 5,000.00 pukul 15.00 – 15.29.59 denda sebesar Rp. 10,000.00 pukul ≥ 15.30 denda sebesar Rp. 35,000.00
- Untuk shift malam, karyawan shift ini harus masuk sebelum pukul 22.50 (start working time)
pukul 22.50 – 22.59.59 denda sebesar Rp. 5,000.00 pukul 23.00 – 23.29.59 denda sebesar Rp. 10,000.00 pukul ≥ 23.30 denda sebesar Rp. 35,000.00
- Untuk shift seharian, karyawan shift ini harus masuk sebelum pukul 07.50 (start working time)
pukul 07.50 – 07.59.59 denda sebesar Rp. 5,000.00 pukul 08.00 – 08.29.59 denda sebesar Rp. 10,000.00 pukul ≥ 08.30 denda sebesar Rp. 35,000.00
- Terdapat fitur untuk mengatasi apabila terjadi karyawan lupa check clock pada saat pulang. Misalnya: Seseorang melakukan check clock pada awal kerja, namun pada saat pulang kerja ia lupa melakukan check clock, maka karyawan tersebut keesokan harinya tidak bisa log in ke dalam sistem.
- Di sistem ini sebelum melakukan lembur, akan diverifikasi oleh bagian personalia atau Human resource Development (HRD), sehingga setiap karyawan tidak bisa melakukan lembur dengan keinginannya sendiri tetapi harus disesuaikan dengan perintah lembur dari HRD.
- Dilengkapi fitur pinjaman untuk karyawan.
Output :
- Laporan biodata karyawan - Laporan bonus karyawan - Laporan denda karyawan - Laporan sisa cuti karyawan
- Laporan pengambilan cuti karyawan
- Laporan absensi shift karyawan - Laporan jumlah bolos karyawan - Laporan detail bolos karyawan - Laporan SPKL
- Laporan pulang sebelum waktunya
- Laporan slip gaji karyawan dan pajak penghasilan karyawan - Laporan SPKL detail karyawan
- Laporan absensi karyawan detail
- Laporan pelanggaran aturan per periode - Laporan keterlambatan karyawan - Laporan tidak check clock
- Laporan potongan gaji karyawan per hari - Laporan lama kerja karyawan
- Laporan hari masuk karyawan - Laporan kontrak karyawan
1.4. Tujuan Tugas Akhir
Tujuan dari tugas akhir ini adalah membuat suatu aplikasi yang dapat menerima input absensi karyawan beserta penghitungan gaji sesuai dengan sistem yang diterapkan perusahaan sehingga dengan itu bisa memberikan sistem kinerja yang lebih baik dan efisien demi menyongsong kehidupan yang lebih maju terutama penggunaan IT (Information Technology) di dunia perusahaan.
Kelebihan (Manfaat) dalam penggunaan program ini adalah:
1. Absensi dilakukan dengan cepat dan mudah.
2. Membantu menciptakan budaya disiplin karyawan.
3. Bisa merekap jumlah kehadiran dan ketidakhadiran karyawan setiap saat 4. Membantu melakukan monitoring karyawan setiap saat.
5. Memperlancar dan mempercepat perhitungan Presensi dan Penggajian.
6. Mengurangi tingkat kesalahan (human error).
7. Dapat dikembangkan lebih lanjut untuk keperluan Human Resource Development.
8. Mudah dalam pengoperasionalannya.
9. Dapat digunakan untuk Kantor/Bidang Usaha yang menggunakan sistem shift kerja.
1.5. Metodologi Penelitian
Langkah-langkah dalam pengerjaan tugas akhir:
1. Studi Literatur tentang :
1.1 Mempelajari pemprograman Delphi 7
1.2 Mempelajari penggunaan database MySql 5.0 1.3 Mempelajari pemprograman PHP
2. Pengumpulan data : 2.1 Wawancara
Melakukan tanya jawab dengan pemilik HOTEL KENONGO untuk mendapatkan informasi tentang proses bisnis yang ada dan mengetahui kesulitan yang ada pada sistem yang sekarang.
2.2 Observasi
Melakukan observasi untuk mengetahui tentang proses bisnis terutama mengenai sistem absensi karyawan yang terjadi dan sistem yang ada di HOTEL KENONGO untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal.
2.3 Analisa
Analisa sistem lama, Analisa permasalahan, Analisa kebutuhan tiap-tiap perusahaan.
3. Perancangan perangkat lunak 3.1 Pembuatan DFD dan ERD 3.2 Perancangan sistem database 3.3 Perancangan tampilan sistem 3.4 Perancangan implementasi sistem
4. Pembuatan perangkat lunak
4.1 Pembuatan database menggunakan MySql 5.0 4.2 Pembuatan aplikasi menggunakan Delphi 7.0 4.3 Pembuatan hasil laporan menggunakan PHP
5. Pengujian dan analisa perangkat lunak
5.1 Pengujian aplikasi yang telah dibuat 5.2 Analisa hasil output dari aplikasi 5.3 Pembuatan laporan
6. Pengambilan kesimpulan
Pengambilan kesimpulan dengan membandingkan hasil output aplikasi dengan hasil yang diinginkan user.
1.6. Sistematika Penulisan
Garis besar rencana penulisan Skripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN
Bab I berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan tugas akhir, dan metodologi penelitian.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab II berisi tentang teori-teori dan prinsip yang menunjang perancangan dan pembuatan Tugas Akhir.
BAB III : ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Bab III berisi tentang rancangan pembuatan program serta prosedur-prosedur yang ada di dalamnya.
BAB IV : IMPLEMENTASI SISTEM
Bab IV berisi tentang pengaturan awal penggunaan database MySQL, pengaturan awal Delphi, implementasi sistem dan interface pada aplikasi yang dibuat.
BAB V : PENGUJIAN SISTEM
Bab V berisi pengujian aplikasi yang telah dibuat secara menyeluruh dari awal hingga akhir proses.
BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab VI berisi kesimpulan dari keseluruhan Tugas Akhir dan saran-saran yang dapat dijadikan masukan yang berarti.
