Pengaruh kompetisi internasional dalam persaingan pasar bebas memberikan tekanan kepada organisasi untuk mengikuti strategi bertahan yang multidimensional dimana sumber-sumber potensial yang ada dimanfaatkan sepenuhnya. Pada sejumlah organisasi/lembaga TQM merupakan suatu strategi manajemen yang pertama meningkatkan budaya organisasi yang mencakup peningkatan terus menerus dan mengetahui potensi personil guna menghadapi masalah. Kedua, TQM meningkatkan integrasi teknologi mutu dalam setiap proses organisasi/lembaga guna menyajikan produk dan layanan secara ekonomis dan berpihak
pada pelanggan. TQM sebagai manajemen strategi diterapkan secara aktif oleh banyak lembaga dan dipertimbangkan dalam memenangkan persaingan. (Oschman, 2004)
Menurut Kanji & Moura (2003) yang menganggap TQM sebagai strategi untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan pertama, komitmen semua karyawan guna memenuhi kebutuhan pelanggan sejalan dengan biaya terendah, dan kedua melalui peningkatan produk dan layanan secara terus menerus, prose organisasi, dan keterlibatan karyawan. Konsep TQM mencakup aspek ekonomi dan biaya produk dan layanan membawa pada situasi menang-menang sesuai sejalan dengan meningkatnya kemakmuran internal dan eksternal pelanggan. TQM merujuk pada strategi manajemen yang dikendalikan pelanggan sesuai dengan desain lembaga, mengembangkan, menghasilkan dan menyediakan produk dan layanan yang bersahabat secara ekonomi dan lingkungan serta selalu memuaskan pelanggan.
Selladurai (2002) menekankan bahwa TQM merupakan filosofi dan konsep untuk mengelola organisasi/lembaga sebagai sistem dan proses terintegrasi. Ehlers (2001) mendukungnya dengan menyatakan bahwa TQM adalah pendekatan manajemen yang diterapkan pada semua proses, yaitu interaksi antara sumberdaya manusia dan organisasi guna menghasilkan perbaikan berkelanjutan untuk memuaskan kebutuhan semua pihak terkait.
Semua pekerjaan dalam filosofi TQM dipandang sebagai proses, sementara lembaga dipandang sebagai sistem yang bertujuan melaksanakan proses. Proses merupakan kumpulan aktivitas dan tugas yang mensyaratkan input dan add value. Proses mentransformasi input untuk menghasilkan output dengan dukungan sumber daya manusia, peralatan, fasilitas, dan dokumentasi. Proses juga dapat dibagi dalam sub-sub sistem, setiap sub sistem didesain untuk melaksanakan satu atau lebih sub proses. Output dapat berupa produk, strategi, perencanaan, komunikasi, kebijakan, layanan, atau lainnya yang dilakukan oleh pribadi atau kelompok
Perhatian utama
Deteksi Pengendalian Koordinasi Pengaruh strategis Pandangan
terhadap mutu
Suatu masalah untuk
dipecahkan
Suatu masalah untuk dipecahkan
Suatu masalah untuk dipecahkan, tetapi dapat diatasi secara proaktif
Peluang kompetitif
Penekanan Keseragaman produk
Keseragaman produk dengan pengurangan inspeksi
Jaringan produksi keseluruhan.
Dari desain sampai pasar.
Kontribusi dari semua kelompok untuk mencegah kegagalan
Kebutuhan pasar atau pelanggan
C. Hakikat dan Ruang Lingkup TQM
Pengaruh kompetisi internasional dalam persaingan pasar bebas memberikan tekanan kepada organisasi untuk mengikuti strategi bertahan yang multidimensional dimana sumber-sumber potensial yang ada dimanfaatkan sepenuhnya. Pada sejumlah organisasi/lembaga TQM merupakan suatu strategi manajemen yang pertama meningkatkan budaya organisasi yang mencakup peningkatan terus menerus dan mengetahui potensi personil guna menghadapi masalah. Kedua, TQM meningkatkan integrasi teknologi mutu dalam setiap proses organisasi/lembaga guna menyajikan produk dan layanan secara ekonomis dan berpihak
pada pelanggan. TQM sebagai manajemen strategi diterapkan secara aktif oleh banyak lembaga dan dipertimbangkan dalam memenangkan persaingan. (Oschman, 2004)
Menurut Kanji & Moura (2003) yang menganggap TQM sebagai strategi untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan pertama, komitmen semua karyawan guna memenuhi kebutuhan pelanggan sejalan dengan biaya terendah, dan kedua melalui peningkatan produk dan layanan secara terus menerus, prose organisasi, dan keterlibatan karyawan. Konsep TQM mencakup aspek ekonomi dan biaya produk dan layanan membawa pada situasi menang-menang sesuai sejalan dengan meningkatnya kemakmuran internal dan eksternal pelanggan. TQM merujuk pada strategi manajemen yang dikendalikan pelanggan sesuai dengan desain lembaga, mengembangkan, menghasilkan dan menyediakan produk dan layanan yang bersahabat secara ekonomi dan lingkungan serta selalu memuaskan pelanggan.
Selladurai (2002) menekankan bahwa TQM merupakan filosofi dan konsep untuk mengelola organisasi/lembaga sebagai sistem dan proses terintegrasi. Ehlers (2001) mendukungnya dengan menyatakan bahwa TQM adalah pendekatan manajemen yang diterapkan pada semua proses, yaitu interaksi antara sumberdaya manusia dan organisasi guna menghasilkan perbaikan berkelanjutan untuk memuaskan kebutuhan semua pihak terkait.
Semua pekerjaan dalam filosofi TQM dipandang sebagai proses, sementara lembaga dipandang sebagai sistem yang bertujuan melaksanakan proses. Proses merupakan kumpulan aktivitas dan tugas yang mensyaratkan input dan add value. Proses mentransformasi input untuk menghasilkan output dengan dukungan sumber daya manusia, peralatan, fasilitas, dan dokumentasi. Proses juga dapat dibagi dalam sub-sub sistem, setiap sub sistem didesain untuk melaksanakan satu atau lebih sub proses. Output dapat berupa produk, strategi, perencanaan, komunikasi, kebijakan, layanan, atau lainnya yang dilakukan oleh pribadi atau kelompok
Hammer & Champy (2000) mengatakan bahwa TQM sebagai proses perbaikan berkelanjutan dari proses lembaga yang ada. Proses merupakan sekumpulan aktivitas mengambil satu atau dua jenis input dan menciptakan output yang memberi nilai bagi pelanggan. Dale (2003) menekankan hubungan antara pendekatan proses dan TQM dengan menempatkan sifat dasar TQM sebagai filosofi yang menggabungkan semua proses dalam sistem yang terintegrasi pada lembaga dan memusatkan semua sub sistem yang terintegrasi sebagai entitas lembaga dan menghubung- kannya dengan para pekerja, suplayer, dan pelanggan dengan tujuan bekerjasama sebagai teamwork untuk mencapai hasil.
Berkaitan dengan pendapat di muka, Lindsay & Petric (1998) mengatakan kata ‘Total’ dalam TQM dapat diterapkan untuk; (a) semua proses, (b) semua tugas. Oleh karena itu, TQM dapat diterapkan pada semua proses dan bukan hanya proses pabrikasi atau produksi. Menurut Ghobadian, D,H& J (1998) TQM harus diterapkan pada semua wilayah operasi. Desain, konsepsi, penelitian dan pengembangan, akuntansi, pemasaran, pemeliharaan, dan semua fungsi lain harus terlibat dalam perbaikan mutu. fungsi-fungsi pendukung seperti, penjualan, pemasaran, keuangan, dan logistic juga harus lebih terlibat dalam konsep TQM. Selanjutnya, TQM juga dapat diterapkan pada semua tugas, bukan hanya semua yang terkait dengan pabrikasi produk. Sekretaris diharapkan tidak membuat kesalahan ketik, akuntan tidak melakukan kesalahan entri, dan pimpinan tidak melakukan kesalahan strategi. TQM juga mensyaratkan kepada semua orang untuk memikul tanggung jawab terhadap mutu kerjanya.
TQM juga memerlukan perubahan (Evans & Deans, 2003). Perubahan ini meliputi peralihan dari suatu situasi dimana pengendalian diberikan kepada karyawan dan aktivitas mereka kepada sebuah pendekatan dimana karyawan didukung dan diberdayakan dalam upaya mereka untuk melakukan perbaikan terus menerus. Dengan pendekatan ini, karyawan didorong untuk
terus mengembangkan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu.
Menurut Pelser (2000) TQM juga merupakan sistem yang mensyaratkan tiap manajer puncak menerapkan kepemimpinan dan keterampilan manajerial pada setiap kepemimpinan individu dan posisi manajemen.
Selanjutnya menurut Cascellah (2006) mutu total harus diarahkan pada; (a) pembangunan nilai budaya dengan integritas, (b) tidak mengunci potensi personil, (c) menetapkan struktur, sistem, dan prosedur yang baik, dan (d) meningkatkan semua proses guna mengembangkan kemampuan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan kini dan akan datang.
Ghobadian D,H& J. (1998) mengatakan bahwa TQM dapat secara efektif ditujukan pada masalah strategis yang dialami oleh lembaga. Penjelasan terhadap hal ini dapat dilihat pada beberapa poin berikut:
a) TQM meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan pemborosan dalam sistem. Peningkatan prosedur operasi sejalan dengan nilai yang dirinci oleh TQM dan menggunakan peralatan-peralatan yang disarankannya, bukan hanya menghilangkan biaya yang tidak perlu, tetapi juga mengurangi waktu pemasaran dan pengiriman.
b) TQM meningkatkan penghasilan melalui penyediaan produk dan layanan yang efektif. Fokus pada pelanggan meningkatkan kepuasan pelanggan, sementara fokus pada efektivitas dan budaya lembaga meningkatkan image lembaga. Kombinasi keduanya membantu lembaga untuk meningkatkan penghasilannya.
c) TQM meningkatkan kemampuan berkompetisi secara keseluruhan melalui peningkatan efisiensi proses dan efektivitas kelembagaan.
d) TQM menyediakan fokus bagi pengenalan budaya secara luas, perubahan prosedural dan kelembagaan.
Hammer & Champy (2000) mengatakan bahwa TQM sebagai proses perbaikan berkelanjutan dari proses lembaga yang ada. Proses merupakan sekumpulan aktivitas mengambil satu atau dua jenis input dan menciptakan output yang memberi nilai bagi pelanggan. Dale (2003) menekankan hubungan antara pendekatan proses dan TQM dengan menempatkan sifat dasar TQM sebagai filosofi yang menggabungkan semua proses dalam sistem yang terintegrasi pada lembaga dan memusatkan semua sub sistem yang terintegrasi sebagai entitas lembaga dan menghubung- kannya dengan para pekerja, suplayer, dan pelanggan dengan tujuan bekerjasama sebagai teamwork untuk mencapai hasil.
Berkaitan dengan pendapat di muka, Lindsay & Petric (1998) mengatakan kata ‘Total’ dalam TQM dapat diterapkan untuk; (a) semua proses, (b) semua tugas. Oleh karena itu, TQM dapat diterapkan pada semua proses dan bukan hanya proses pabrikasi atau produksi. Menurut Ghobadian, D,H& J (1998) TQM harus diterapkan pada semua wilayah operasi. Desain, konsepsi, penelitian dan pengembangan, akuntansi, pemasaran, pemeliharaan, dan semua fungsi lain harus terlibat dalam perbaikan mutu. fungsi-fungsi pendukung seperti, penjualan, pemasaran, keuangan, dan logistic juga harus lebih terlibat dalam konsep TQM. Selanjutnya, TQM juga dapat diterapkan pada semua tugas, bukan hanya semua yang terkait dengan pabrikasi produk. Sekretaris diharapkan tidak membuat kesalahan ketik, akuntan tidak melakukan kesalahan entri, dan pimpinan tidak melakukan kesalahan strategi. TQM juga mensyaratkan kepada semua orang untuk memikul tanggung jawab terhadap mutu kerjanya.
TQM juga memerlukan perubahan (Evans & Deans, 2003). Perubahan ini meliputi peralihan dari suatu situasi dimana pengendalian diberikan kepada karyawan dan aktivitas mereka kepada sebuah pendekatan dimana karyawan didukung dan diberdayakan dalam upaya mereka untuk melakukan perbaikan terus menerus. Dengan pendekatan ini, karyawan didorong untuk
terus mengembangkan cara-cara baru dalam melakukan sesuatu.
Menurut Pelser (2000) TQM juga merupakan sistem yang mensyaratkan tiap manajer puncak menerapkan kepemimpinan dan keterampilan manajerial pada setiap kepemimpinan individu dan posisi manajemen.
Selanjutnya menurut Cascellah (2006) mutu total harus diarahkan pada; (a) pembangunan nilai budaya dengan integritas, (b) tidak mengunci potensi personil, (c) menetapkan struktur, sistem, dan prosedur yang baik, dan (d) meningkatkan semua proses guna mengembangkan kemampuan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan kini dan akan datang.
Ghobadian D,H& J. (1998) mengatakan bahwa TQM dapat secara efektif ditujukan pada masalah strategis yang dialami oleh lembaga. Penjelasan terhadap hal ini dapat dilihat pada beberapa poin berikut:
a) TQM meningkatkan efisiensi dengan menghilangkan pemborosan dalam sistem. Peningkatan prosedur operasi sejalan dengan nilai yang dirinci oleh TQM dan menggunakan peralatan-peralatan yang disarankannya, bukan hanya menghilangkan biaya yang tidak perlu, tetapi juga mengurangi waktu pemasaran dan pengiriman.
b) TQM meningkatkan penghasilan melalui penyediaan produk dan layanan yang efektif. Fokus pada pelanggan meningkatkan kepuasan pelanggan, sementara fokus pada efektivitas dan budaya lembaga meningkatkan image lembaga. Kombinasi keduanya membantu lembaga untuk meningkatkan penghasilannya.
c) TQM meningkatkan kemampuan berkompetisi secara keseluruhan melalui peningkatan efisiensi proses dan efektivitas kelembagaan.
d) TQM menyediakan fokus bagi pengenalan budaya secara luas, perubahan prosedural dan kelembagaan.
e) TQM menyediakan pengaruh positif pada kualitas kehidupan kerja (Quality of Working life) karyawan.
f) TQM menyajikan peningkatan berkelanjutan yang dapat dihubungkan dengan tujuan, dan pada akhirnya meningkatkan kepuasan kerja.
g) TQM menyediakan kerjasama tim yang meningkat yang dapat dihubungkan dengan peningkatan kepuasan kerja dan komitmen kelembagaan yang lebih baik.