7. Kesepakatan kontrak antara pemberi produk atau jasa dengan pelanggan.
7. Kesepakatan kontrak antara pemberi produk atau jasa dengan pelanggan.
C. Tujuan dan lingkup Jaminan Mutu
Penjaminan mutu merupakan kegiatan untuk memberikan bukti-bukti guna membangun kepercayaan bahwa mutu dapat berfungsi secara efektif. Tujuan diadakannya penjaminan mutu adalah agar dapat berhasil mencapai sasaran masing-masing.
Penjaminan mutu merupapakan bagian yang menyatu dalam membentuk mutu produk dan jasa suatu organisasi atau perusahaan. Mekanisme penjaminan mutu yang digunakaan juga harus dapat menghentkan perubahan bila dinilai perubahan tersebut menuju kea arah penurunan atau kemunduran. Namun, penjaminan mutu tidak mengambil inisiatif dalam pengembangan staf atau pengembangan organisasi yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi itu sendiri (Ariani, 2003).
Kegiatan penjaminan mutu menurut Yorke (1977) memiliki tujuan-tujuan terhadap mutu diantaranya:
1. Membantu perbaikan dan peningkatan secara terus menerus dan berkesinambungan melalui praktek yang terbaik dan mau mengadakan inovasi.
2. Memudahkan mendapatkan bantuan, baik pinjaman uang atau fasilitas atau bantuan lain dari lembaga yang lebih kuat dan data dipercaya.
3. Menyediakan informasi pada masyarakat sesuai sasaran dan waktu secara konsisten, dan bila mungkin, membandingkan standar yang telah dicapai dengan standar pesaing.
4. Menjamin tidak adanya hal-hal yang tidak dikehendaki
Willborn dan Cheng (1994) menambahkan bahwa beberapa keuntungan dari kesuksesaan penerapan sistem manajemen mutu yaitu:
1. Meningkatkan kepercayaan diri pengguna terhadap mutu produk
2. Meminimalkan biaya mutu dan memaksimalkan hasil 3. Mengurangi kerta kerja (paperwork) dan kesalahan
4. Meningkatkan image perusahaan dan kemampuan bersaing 5. Meningkatkan moral staf dan keamanan kerja
6. Terpenuhinya standar fasilitas audit eksternal dan registrasi 7. Sistem mutu yang teregistrasi yang dapat menarik pelanggan
baru dan memudahkan negosiasi.
8. Melahirkan sistem mutu yang menfasilitasi TQM dan aplikasi kontrol mutu statistis.
9. Meningkatkan komunikasi, pemahaman, dan kepercayaan diri denga patner bisnis luar, serta posisi bersaing yang kuat di pasar global.
Jaminan mutu menghendaki adanya penyatuan dan pengendalian secara menyeluruh semua elemen dalam operasi.
Elemen tersebut mencakup seluruh aspek yang meliputi aspek administrasi, keuangan, pemasaran, desain,pembelian, produksi, dll. Penjaminan mutu mencakup seluruh siklus hidup produk, dimulai dari identifikasi produk sampai dengan inspeksi akhirm keyakinan dalam penggunaan, dna kepuasan pelanggan. Jika semua elemen tersebut secara keseluruhan dipersatukan sehingga tidak ada lagi yang menumpuk ke yang lain, maka peran dan fungsi dari elemen-elemen tersebut harus disusun dan ditangani bersama. Penjaminan mutu merupakan fungsi manajemen yang tidak dapat didelegasikan dan harus melibatkan banyak bagian/departemen. Sistem penjaminan mutu dapat dicapai dengan penggunaan secara lebih konprehensif dalam manual mutu, perbaikan prosedur, teknik statistic yang benar, dan audit sistem mutu yang memberikan jaminan bahwa tidakan perbaikan terus meneus telah dilaksanakan.
D. Posisi dan Karakteristik Jaminan Mutu
Jaminan mutu menciptakan dan mempertahkan kepercayaan pelanggan dalam manajemen mutu perusahaan,
melalui perencanaan dan pengawasan mutu produk, jasa dan proes produksi terkait. Jaminan mutu pada umumnya ditempatkan sebagai elemen penting, bahkan terpenting dalam sistem manajemen mutu. Jaminan mutu (quality assurance) dan peningkatan mutu (quality improvement) merupakan elemen penting dalam manajemen mutu. Jaminan mutu mencakup perencanaan mutu (quality planning) dan pengendalian mutu (quality control). Seperti ditunjukkan pada gambar berikut:
Gambar 5.1
Posisi Jaminan Mutu dalam sistem Manajemen Mutu
Pada gambar tersebut, langkah pengembangan sistem manajemen mutu secara efektif pertama adalah menetapkan sistem jaminan mutu (quality assurance system) kemudian mencari peningkatan mutu selanjutnya. Langkah-langkahnya secara runtun dan berbentuk daur yaitu (1) Desain mutu (quality design, (2) Pengendalian mutu (quality control, (3) Audit (audits), (4) Kerjasama Tim (teamwork).
Kegiatan jaminan mutu (quality assurance) menurut Stebbing (1993) mencakup karakterisitik sebagai berikut:
Manajemen mutu
Jaminan mutu Peningkatan
mutu
Desain mutu
Kontrol mutu
Audit Kerjasama
1. Jaminan mutu bukan pengendalian mutu atau inspeksi.
Meskipun program jaminan mutu mencakup pengendalian mutu dan inspeksi, namun kedua kegiatan yang disebut terakhir hanya merupakan bagian dari komitmen terhadap mutu.
2. Jaminan mutu bukan pengecekan yang luar biasa. Artinya, departemen pengendali mutu tidak harus bertanggungjawab dalam pemeriksaan segala sesuatu yang dikerjakan oleh orang lain.
3. Jaminan mutu bukan merupakan tanggungjawab bagian perencanaan. Artinya, departemen penjaminan mutu bukan merupakan keputusan bidang desain atau teknik, tetapi memerlukan orang-orang yang dapat bertanggungjawab dalam pengambilan keputusan .
4. Jaminan mutu bukan bidang yang membutuhkan biaya yang sangat besar. Dokumentasi dan akreditasi terkait dengan jaminan mut bukan pemborosan. Kegiatan jaminan mutu merupakan kegiatan pengendalian melalui prosedur secara benar, sehingga dapat mencapai efisiensi, produktifitas, dan profitabilitas.
5. Jaminan mutu bukan obat mujarab yang mampu mengobati semua penyakit tetapi justru dapat mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejal awal dan setiap waktu.
6. Jaminan mutu merupakan kegiatan untuk mencapai biaya yang efektif, meningkatkan produktivitas.
Menurut Stebbing (1993) beberapa hal yang harus dilakukan sebelum melakukan kegiatan penjaminan mutu, yaitu;
1. Merumuskan tanggungjawab dan komunikasi pada masing- masing atau disiplin.
2. Menyusun hubungan antardepartemen
3. Memeriksa, menguji, dan menyetujui kegiatan dan fungsi- fungsi yang dapat dikendalikan secara prosedural.
melalui perencanaan dan pengawasan mutu produk, jasa dan proes produksi terkait. Jaminan mutu pada umumnya ditempatkan sebagai elemen penting, bahkan terpenting dalam sistem manajemen mutu. Jaminan mutu (quality assurance) dan peningkatan mutu (quality improvement) merupakan elemen penting dalam manajemen mutu. Jaminan mutu mencakup perencanaan mutu (quality planning) dan pengendalian mutu (quality control). Seperti ditunjukkan pada gambar berikut:
Gambar 5.1
Posisi Jaminan Mutu dalam sistem Manajemen Mutu
Pada gambar tersebut, langkah pengembangan sistem manajemen mutu secara efektif pertama adalah menetapkan sistem jaminan mutu (quality assurance system) kemudian mencari peningkatan mutu selanjutnya. Langkah-langkahnya secara runtun dan berbentuk daur yaitu (1) Desain mutu (quality design, (2) Pengendalian mutu (quality control, (3) Audit (audits), (4) Kerjasama Tim (teamwork).
Kegiatan jaminan mutu (quality assurance) menurut Stebbing (1993) mencakup karakterisitik sebagai berikut:
Manajemen mutu
Jaminan mutu Peningkatan
mutu
Desain mutu
Kontrol mutu
Audit Kerjasama
1. Jaminan mutu bukan pengendalian mutu atau inspeksi.
Meskipun program jaminan mutu mencakup pengendalian mutu dan inspeksi, namun kedua kegiatan yang disebut terakhir hanya merupakan bagian dari komitmen terhadap mutu.
2. Jaminan mutu bukan pengecekan yang luar biasa. Artinya, departemen pengendali mutu tidak harus bertanggungjawab dalam pemeriksaan segala sesuatu yang dikerjakan oleh orang lain.
3. Jaminan mutu bukan merupakan tanggungjawab bagian perencanaan. Artinya, departemen penjaminan mutu bukan merupakan keputusan bidang desain atau teknik, tetapi memerlukan orang-orang yang dapat bertanggungjawab dalam pengambilan keputusan .
4. Jaminan mutu bukan bidang yang membutuhkan biaya yang sangat besar. Dokumentasi dan akreditasi terkait dengan jaminan mut bukan pemborosan. Kegiatan jaminan mutu merupakan kegiatan pengendalian melalui prosedur secara benar, sehingga dapat mencapai efisiensi, produktifitas, dan profitabilitas.
5. Jaminan mutu bukan obat mujarab yang mampu mengobati semua penyakit tetapi justru dapat mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejal awal dan setiap waktu.
6. Jaminan mutu merupakan kegiatan untuk mencapai biaya yang efektif, meningkatkan produktivitas.
Menurut Stebbing (1993) beberapa hal yang harus dilakukan sebelum melakukan kegiatan penjaminan mutu, yaitu;
1. Merumuskan tanggungjawab dan komunikasi pada masing- masing atau disiplin.
2. Menyusun hubungan antardepartemen
3. Memeriksa, menguji, dan menyetujui kegiatan dan fungsi- fungsi yang dapat dikendalikan secara prosedural.
4. Mengkomunikasikan kepada semua komponen, alasan, manfaat, dan implementas program jaminan mutu.
Jaminan mutu mencakup semua perencanaan dan tindakan sistematis dari segi kebijakan, strategi, sikap, prosedur, dan aktivitas dalam memastikan bahwa mutu senantiasa terpelihara dan dapat ditingkatkan, serta produk dan layanan memenuhi standar yang ditetapkan.
Jaminan mutu dapat diterapkan dengan mengikuti beberapa langkah (Hoyle, 2001) berikut;
1. Memperoleh dokumen yang berisi desain organisasi untuk mencapai mutu
2. Memastikan dan merancang bagaimana jaminan mutu dapat diperoleh, misalnya dengan perencanaan penjaminan mutu 3. Mengengidentifikasi persyaratan yang diperlukan untuk
memenuhi harapan pelanggan baik maupun layanan.
4. Membuat penilaian pelaksanaan, produk atau layanan yang disediakan oleh organisasi dan memastikan apakah ada resikonya atau tidak.
5. Menentukan perencanaan organisasi yang mana yang mempunyai resiko
6. Membuktikan bahwa produk atau layanan yang diadakan memiliki persyaratan yang ditetapkan.
Langkah-langkah tersebut harus diimplementasikan guna memastikan jaminan mutu terhadap produk dan layanan yang diberikan mencapai kualitas yang diinginkan.