TQM dalam Pendidikan - Rumah Mutu (house of quality) dalam TQM

H. Rumah Mutu (house of quality) dalam TQM

I. TQM dalam Pendidikan

a. Implementasi TQM dalam Lembaga Pendidikan

Total Quality Mangement (TQM) yang telah merupakan filosofi dan metodologi yang membantu organisasi termasuk organisasi penyedia layanan pendidikan untuk mengelola perubahan. Esensi dari TQM adalah perubahan budaya (culture change). Perubahan ini bertujuan memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan, baik pelanggan internal yang meliputi staf edukatif dan non edukatif maupun pelanggan eksternal primer yang meliputi para peserta didik atau siswa, pelanggan eksternal sekunder yang meliputi orang tua, pemberi beasiswa, dan pemilik perusahaan, serta pelanggan eksternal tersier yang meliputi pasar tenaga kerja, pemerintah, dan masyarakat luas. Kebutuhan dan harapan

a. Strategic management.

Perencanaan mutu (quality planning) adalah level manajerial yang paling luas. Perencanaan strategis membangun strategi dan kerangka total quality management organisasi. Ini merupakan strategi top down, diinisiasi oleh manajemen senior dan dikembangkan oleh orang-orang yang terlibat melalui beragam consensus, team building, dan aktivitas brainstorming.

Outcomenya berupa perencanaa tiga atau lima tahun mencakup visi, misi, prinsip, nilai, dan tujuan organisasi. Kepemilikan (Ownership) terhadap perencanaan dicapai manakala setiap orang memahami fokus perencanaan dan menerima kemungkinannya untuk membantu pergerakan organisasi.

b. Process Management

Perencanaan operasi (Operasion planning) menjamin bahwa semua proses kunci bekerjasa secara harmoni dengan misi dan memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dengan memaksimalkan efektivitas organisasi. Komponen kuncinya adalah perbaikan berkesinambungan dan metode problem solving.

Upaya-upaya pada level manajerial ini biasanya cross – fungtional, sebanyak fungsi antar departemen (seperti, layanan mahasiswa, pemeliharaan, program jurusan, dan jadwal).

Outcomenya adalah proses dan bahasa umum untuk mendokumentasikan dan menkomunikasikan aktivitas serta keputusan untuk merealisasikan keberhasilan dalam menghindari pemborosan (waste), dan pembuangan (redundance).

c. Project Management

Perencanaan proyek (project planning) menetapkan suatu

sistem untuk merencanakan, mengorganisir, mengimplementasikan, dan mengontrol semua sumber-sumber

dan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai kesuksesan program. Pada level inilah tim dibentuk untuk mengatasi dan melaksanakan proses dan kebijakan terkait. Aktivitas tim berhubungan dengan tujuan operasional dan target

pengembangan. Tim mengembangkan faktor-faktor kesuksesan, seperti sistem control, skedul, mekanisme pelacakan, indicator kinerja, dan analisis skil. Outcomenya adalah sebuah visi proyek yang dihubungkan dengan tujuan organisasi, rencana kerja, proses komunikasi untuk mendokumentasikan keputusan-keputusa dan pengembangan kunci, dan sebuah proyek yang diselesaikan tepat waktu.

d. Personal Management

Perencanaan mutu personal (personal quality management) menyediakan peralatan bagi semua karyawan untuk mengimple-mentasikan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) proses dan sistem diatas melalui pengembangan fungsi dan kontrol kerja individu. Setiap individu dibimbing melalui pengembangan visi dan misi pribadi dan analisa mengenai bagaimana dia bertanggungjawab dalam pencapaian visi dan misi.

Outcome manajemen personal adalah visi organisasi yang tersebar, pekerja diberdayakan untuk membuat keputusan dan memecahkan masalah, rasa memiliki yang besar terhadap pekerjaan, komunikasi yang berkembang, dan sistem kerja yang lebih baik

I. TQM dalam Pendidikan

a. Implementasi TQM dalam Lembaga Pendidikan

seluruh pelanggan dalam bisnis pendidikan tersebut akan dapat terwujud bila dapat dicapai kepuasan pemberi layanan yang juga merupakan pelanggan internal dan pengelola beserta seluruh staf. Dan semua ini akan tercapai bila dapat terwujud mutual trust antara manajer yang dalam hal ini adalah pengelola bisnis layanan pendidikan dengan karyawan yaitu para pengajar dan staf non-edukatif.

TQM bukan pengendalian mutu (quality control) yang merupakan pengendalian mutu setelah proses produksi (after-the-event process). Namun TQM selalu memusatkan pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dan mengadakan pengendalian mutu sejak awal. Hal ini juga berlaku untuk sektor pendidikan. Permasalahan di sektor pendidikan yang dapat diselesaikan dengan TQM antara lain masalah kurikulum, penggunaan sumber daya yang ada secara ekonomis, bagaimana mengendalikan peningkatan biaya, penggunaan teknologi dan pembelajaran, hubungan kerlayananma dengan sektor lain, dan yang berhubungan dengan peraturan pemerintah.

Penerapan TQM pada lembaga pendidikan, lebih dahulu ditinjau tujuan utama lembaga pendidikan tersebut menerapkan TQM. Tujuan utama lembaga pendidikan yang menerapkan filosofi TQM adalah memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggannya. Organisasi yang baik harus mencip- takan dan memelihara kedekatan hubungan dengan pelanggan. Kualitas hams disesuaikan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Kualitas adalah apa yang diinginkan dan diharapkan pelanggan, baik pelanggan internal (yaitu semua pihak yang berada dalam lingkungan pendidikan) maupun eksternal (yaitu semua pihak yang berada di luar lingkungan pendidikan tetapi sangat berpengaruh pada industri layanan pendidikan tersebut, seperti masyarakat), dan bukan apa yang dianggap oleh lembaga pendidikan sebagai yang terbaik.

Kesulitan yang dialami lembaga pendidikan adalah pelanggan pendidikan ikut memerankan peran penting dalam mutu belajarnya. Pelanggan mempunyai fungsi yang unik dalam menentukan mutu dari apa yang mereka terima dari dunia pendidikan. TQM menekankan pada kedaulatan pelanggan, sehingga banyak bertentangan dengan konsep lama. Pendidikan dan pelatihan bagi pengajar dalam konsep dan pemikiran mengenai kualitas adalah elemen penting dalam perubahan budaya. TQM lebih dari sekedar menyenangkan dan membuat pelanggan lembaga pendidikan tersenyum, melainkan mengenai kemampuan lembaga pendidikan mendengarkan dan masuk dalam dialog mengenai ketakutan dan inspirasi orang-orang atau pihak-pihak yang terlibat di dalamnya.

Pendidikan adalah menyangkut orang yang belajar.

TQM di sektor pendidikan menyangkut mutu pengalaman peserta didik atau siswa. Siswa adalah pelanggan primer.

Tanpa keman-tpuan untuk memenuhi pendidikan yang dibutuhkan, tidak akan mungkin untuk suatu lembaga pendidikan dikatakan telah mencapai TQM. Sebuah lembaga pendidikan mempunyai kewajiban untuk membuat siswa menyadari adanya berbagai macam metode belajar yang tersedia baginya.

Banyak orang mempelajari bagaimana menggunakan prinsip TQM di kelas. Beberapa elemen mungkin terlibat dalam cara ini. Diawali dengan menyusun misi yang akan dicapai oleh siswa dan pengajar. Dari sini negosiasi dilakukan mengenai bagaimana dua bagian tersebut akan dapat mencapai misi, gaya belajar dan mengajar dan sumber daya yang dibutuhkan. Siswa dapat membicarakan rencana kegiatannya untuk memberikan petunjuk dan motivasi. Penyusunan feedback dengan mengadakan evaluasi bagi setiap siswa sangat penting untuk proses pembentukan jaminan kualitas (quality assurance). Evaluasi harus

Pendidikan adalah menyangkut orang yang belajar.

TQM di sektor pendidikan menyangkut mutu pengalaman peserta didik atau siswa. Siswa adalah pelanggan primer.

merupakan proses yang berjalan terus-menerus dan tidak boleh ditinggalkan sebelum siswa menyelesaikan sekolah tersebut. Hasil evaluasi pun harus didiskusikan dengan para siswa. Namun bukan berarti lembaga pendidikan yang telah menerapkan filosofi TQM selalu memberikan nilai "A" bagi para siswanya bagaimanapun kondisi siswa tersebut.

Ada tiga unsur yang harus ada dalam definisi Total quality management (TQM) dalam penerapannya dalam pendidikan. Total quality management adalah; a) filosofi yang menangani pelanggan internal dan eksternal dengan peningkatan kualitas produk dan layanan, dan keyakinan mengenai manfaat dari umpan balik dari pelanggan tersebut untuk mengembangkan spesifikasi tingkatan mutu untuk dicapai oleh setiap produk dan layanan, b) Tujuan yang menyatakan bahwa setiap produk dan layanan yang dikirim kepada setiap pelanggan (murid, pelanggan eksternal, dan karyawan), dan semua kegiatan mengarah pada produk layanan akhir, harus merupakan kualitas tertinggi, c) proses yang menerima umpan balik dari semua stakeholder guna menentukan tingkat kuantitas dan spesifikasi produk dan layanan untuk dipenuhi dan menekankan pada pemberdayaan dan pelatihan karyawan dalam struktur sistem guna mengembangkan produk dan layanan (Herman, 1994).

Konsep TQM yang dapat diterapkan dalam pendidikan, yaitu;

a) Pelanggan adalah stakeholder internal dan eksternal (siswa dan orang tua), semua karyawan adalah pelanggan bagi karyawan lainnya, misalnya seorang guru senior memberikan dukungan terhadap guru junior lainnya.

b) TQM memiliki dimensi nilai tambah. Yaitu kualitas manfaat pendidikan dan pengajaran ditambahkan pada setiap langkah dalam proses yang membawa pada perluasan pengalaman pembelajaran.

c) Pelatihan senantiasa disyaratkan bagi tenaga administrasi, guru, dan personil tertentu untuk memastikan bahwa mereka secara berkesinambungan mampu meningkatkan kualitas layanan dan produk pendidikan yang diberikan.

d) Kepuasan pelanggan internal dan eksternal diperoleh dengan cara menyediakan kualitas layanan pendidikan dan kualitas produk.

e) Komunikasi dua arah yang luas dengan semua pelanggan internal dan eksternal sekolah distrik disyaratkan untuk merumuskan spesifikasi kualitas untuk digunakan dalam pengembangan dan kualitas produk dan layanan sekolah distrik.

f) TQM secara berkesinambungan pada semua langkah – proses program pembelajaran, ketersediaan layanan siswa, dan fasilitas-fasilitas kerja – pada setiap proses dengan tujuan untuk pengembangan produk dan layanan secara berkesinambungan yang diberikan pada semua siswa, para orang tua, dan pelanggan lainnya.

g) Sekolah yang menerapkan TQM pada akhirnya akan mengubah budaya organisasi mereka menjadi lebih baik.

h) Visi, misi, kebijakan, dan tujuan sekolah harus fokus pada pemberian kualitas layanan pendidikan, baik pengajaran maupun non pengajaran kepada semua pelanggan.

i) Pemecahan masalah sekolah dan organisasi lainnya merupakan struktur yang integral dengan sistem pendekatan TQM sekolah distrik (daerah).

j) TQM mensyaratkan pemberdayaan kekuatan kerja tenaga adm dan guru yang memberikan respon secara sukarela untuk meningkatkan produk / layanan pendidikan dimana mereka terlibat.

Implementasi manajemen mutu total pada lembaga pendidikan paling harus berpegang pada prinsip-prinsip berikut; (Sukmadinata, 2006)

Konsep TQM yang dapat diterapkan dalam pendidikan, yaitu;

b) TQM memiliki dimensi nilai tambah. Yaitu kualitas manfaat pendidikan dan pengajaran ditambahkan pada setiap langkah dalam proses yang membawa pada perluasan pengalaman pembelajaran.

d) Kepuasan pelanggan internal dan eksternal diperoleh dengan cara menyediakan kualitas layanan pendidikan dan kualitas produk.

g) Sekolah yang menerapkan TQM pada akhirnya akan mengubah budaya organisasi mereka menjadi lebih baik.

h) Visi, misi, kebijakan, dan tujuan sekolah harus fokus pada pemberian kualitas layanan pendidikan, baik pengajaran maupun non pengajaran kepada semua pelanggan.

i) Pemecahan masalah sekolah dan organisasi lainnya merupakan struktur yang integral dengan sistem pendekatan TQM sekolah distrik (daerah).

j) TQM mensyaratkan pemberdayaan kekuatan kerja tenaga adm dan guru yang memberikan respon secara sukarela untuk meningkatkan produk / layanan pendidikan dimana mereka terlibat.

Implementasi manajemen mutu total pada lembaga pendidikan paling harus berpegang pada prinsip-prinsip berikut; (Sukmadinata, 2006)

a) Fokus pada pelanggan.

Setiap orang di lembaga pendidikan harus memahami bahwa setiap produk pendidikan mempunyai pengguna (customer). Setiap anggota dari lembaga pendidikan adalah pemasok (supplier) dan pengguna (customer).

Pengguna pertama pendidikan adalah keluarga atau disebut big C dan siswa atau little C. Keluarga atau orang tua juga merupakan pemasok. Ada dua macam pengguna (customer), yaitu internal customer dan external customer.

Internal customer, yaitu orang tua, siswa, guru, administrator, staf, dan majlis sekolah. Pengguna eskternal, seperti masyarakat, pimpinan perusahaan- industri, lembaga pemerintah, lembaga swasta, perguruan tinggi, dan lembaga terkait lain.

b) Keterlibatan menyeluruh

Semua orang harus terlibat dalam transformasi mutu.

Manajemen harus komitmen dan terfokus pada peningkatan mutu. Transformasi mutu harus dimulai dengan mengadopsi paradigma pendidikan baru, kepercayaan lama harus dibuang. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam mengadopsi paradigma pendidikan baru adalah mengelimininasi cara pandang bahwa mutu pendidikan senantiasa bergantung pada kuantitas uang yang tersedia. Kedua, pendidikan merupakan “a good old boy network” yang menolak keterlibatan pihak –pihak di luar pendidikan.

c) Pengukuran

Pandangan lama mutu pendidikan diukur dari prestasi belajar. Dalam pendekatan baru para prosfesional pendidikan harus belajar mengukur mutu pendidikan dari kemampuan dan kinerja lulusan berdasarkan tuntutan pengguna. Para profesional pendidikan menguasai teknik- tekni pengumpulan dan analisis data, bukan semata data kemampuan lulusan, melainkan semua data yang terkait

dengan kegiatan penunjang pelaksanaan pendidikan.

Melalui pengumpulan dan analisis data, para profesional pendidikan akan mengetahui nilai tambah pendidikan, kelemahan dan hambatan yang dihadapi, serta upaya penyempurnaannya.

d) Pendidikan sebagai sistem

Peningkatan mutu hendaknya berdasarkan konsep dan pemahaman pendidikan sebagai sistem. Pendidikan sebagai sistem memiliki sejumlah komponen, seperti siswa, sarana, guru, kurikulum, media, sumber belajar, orang tua, dan lingkungan. Diantara komponen-komponen tersebut terjalin hubungan yang berkesinambungan dan keterpaduan dalam pelaksanaan sistem.

e) Perbaikan yang berkelanjutan

Dalam cara pandang lama dianut prinsip “jika sudah rusak baru diperbaiki”, sedangkan dalam filsafat mutu dianut prinsip bahwa setiap proses perlu diperbaki dan tidak ada proses yang sempurna, perlu selalu diperbaiki dan disempurnakan.

b. Hambatan dan Kunci Sukses dalam Penerapan TQM pada Lembaga Pendidikan.

Pelaksanaan TQM tidak luput dari hambatan- hambatan yang dialami, khususnya untuk sektor pendidikan.

Kenyataannya, pelaksanaan TQM merupakan pekerjaan yang berat dan memerlukan waktu lama untuk mengadakan perubahan budaya untuk quality improvement. TQM membutuhkan suatu kepemimpinan dan merupakan tantangan dan perubahan yang luar biasa dalam dunia pendidikan. TQM memerlukan waktu yang lama dan ketaatan staf atau manajer senior dalam pelaksanaannya. Ketakutan terhadap metode atau cara baru merupakan hambatan yang besar dalam penerapan filosofi TQM. Takut akan ketidak tahuan, takut mengerjakan segala sesuatu dengan cara yang berbeda, takut percaya pada orang lain, takut membuat kesalahan, dan sebagainya. Seluruh staf tidak akan dapat memberikan yang